KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 6/13 Møtedato: 05.12.2013 Tid: kl. 12.00 kl. 14.15 Møtested: Møterom «Utsikten», Molde rådhus Sak nr: 37/13 43/13 Møteleder: Finn Myrland, leder (Ap) Møtende medlemmer: Are Krohn Venås (Frp) Harald Valved (Sp) Forfall: Tove A. Melsæter, nestleder (H) Evy Olin Strømme (V) Ikke møtt: Rolf I. Gaasø, varamedlem (V) Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Anny Sønderland, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Åsmund Vestad, daglig leder Molde Eiendom KF (under sak 40/13) Tor Egil Heimstad, leder for virksomhetsområdet Prosjekt, Molde Eiendom KF (under sak 40/13) Møteleder ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 37/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 15. OKTOBER 2013 PS 38/13 PS 39/13 PS 40/13 PS 41/13 PS 42/13 PS 43/13 REFERAT OG ORIENTERINGER FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «SAMHANDLINGSREFORMEN I MOLDE KOMMUNE». GJENNOMGANG AV PROSJEKTPLAN RETNINGSLINJER FOR AVSLUTNING OG BEHANDLING AV REGNSKAP FOR INVESTERINGSPROSJEKT I MOLDE KOMMUNE NKRF s KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I 2014. DELTAGELSE OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Daglig leder Åsmund Vestad orienterte i starten av møtet om de utfordringer Molde Eiendom KF har i forhold til budsjett, bemanning og den økonomiske driften av foretaket. Daglig leder Side 1 av 5
ser det som vanskelig å ha en forsvarlig drift av foretaket innenfor de rammer som er satt i budsjettet. PS 37/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 16. SEPTEMBER 2013 Protokollen fra møte 15. oktober 2013 godkjennes. Møteleder orienterte. PS 38/13 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 14/13 RS 15/13 RS 16/13 Utredning om ny felles revisjonsordning i Møre og Romsdal saksprotokoll fra Molde kommunestyre, møte 17.10.2013, sak 96/13 Rullering av eiermelding 2013 saksframlegg og protokoll fra Molde kommunestyre, møte 14.11.2013, sak 97/13 Oppfølging av politiske vedtak - saksprotokoll fra Molde kommunestyre, møte 14.11.2013, sak 113/13 RS 17/13 Møteprotokoll fra styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 06.11.2013 Orienteringssaker: OS 12/13 einfo 13/6 Spørsmål om ugildhet for representanter for eierkommuner infoskriv fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert 16.10.2013 OS 13/13 OS 14/13 einfo 13/7 Forholdet mellom kontrollutvalgsforskriften 19 og forvaltningsloven 13 infoskriv fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert 15.11.2013 Rapport fra uanmeldt tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang etter pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4A i Molde kommune (ingen avvik), Helsetilsynet, Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert 25.10.2013 Sekretær og leder orienterte til den enkelte sak. Side 2 av 5
PS 39/13 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «SAMHANDLINGSREFORMEN I MOLDE KOMMUNE». GJENNOMGANG AV PROSJEKTPLAN Kontrollutvalget godkjenner den fremlagte prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Samhandlingsreformen i Molde kommune med de merknader og tilføyelser som måtte fremkomme i møtet. Prosjektplanen danner grunnlaget for gjennomføringen av prosjektet. Forvaltningsrevisor Anny Sønderland orienterte om revisjonens arbeidsmetode med prosjektet og redegjorde for problemstillingene som fremgår av prosjektplanen. Kontrollutvalget ønsker at revisjonen i rapporten skal se nærmere på kommunens kapasitet til å ta i mot utskrivningsklare pasienter fra sykehuset. PS 40/13 RETNINGSLINJER FOR AVSLUTNING OG BEHANDLING AV REGNSKAP FOR INVESTERINGSPROSJEKT I MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget ber om at det utarbeides et mer detaljert reglement for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune hvor kontrollutvalgets rolle er avklart. Sekretær orienterte om bakgrunnen for at denne saken ble fremmet. Åsmund Vestad og Tor Egil Heimstad fra Molde Eiendom KF ga uttrykk for at de så et behov for å ha tydelige retningslinjer nedfelt i et reglement for investeringsprosjekt, og viste til at de nå vil utarbeide forslag til retningslinjer. Reglement for investeringsprosjekt kan være en del av kommunens Økonomireglement eller vedtas som et eget reglement. Kontrollutvalget ser det som viktig at dette blir en prioritert oppgave og ber sekretariatet oversende saken til rådmannen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med forslag fremsatt i møtet. (3 voterende) PS 41/13 NKRF s KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I 2014. DELTAGELSE Finn Myrland deltar på NKRF s kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 5. og 6. februar 2014. Side 3 av 5
Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) Sekretærens forslag..deltar på NKRF s kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 5. og 6. februar 2014. PS 42/13 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Molde kommunes utøvelse av eierskap i selskap og kommunale foretak Kontrollutvalget ønsker å se nærmere på hvordan Molde kommune utøver sitt eierskap i kommunale foretak og selskap som de har eierandeler i. Molde kommune har utarbeidet en eierskapsmelding hvor kommunens eierstrategi i det enkelte selskap er nedfelt. Meldingen skal rulleres hvert 2. år. Kontrollutvalget ønsket å få framlagt den reviderte Eierskapsmeldingen når den foreligger. 05.12.13: Rullering av Molde kommunes eierskapsmelding er behandlet av kommunestyret 14.11.2013 i sak 97/13. Saksframlegg og protokoll er lagt fram for kontrollutvalget i dagens møte i referatsak RS 15/13. Kontrollutvalget anser saken for avsluttet. Sekretær orienterte. I dette møtet var det ikke lagt opp til noen orienteringer fra kommunens administrasjon. Utvalget gjennomgikk de saker som er på oppfølgingslisten. Det ble ikke fremmet forslag til nye saker til oppføring på oppfølgingslisten Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) PS 43/13 EVENTUELT Virksomhetsbesøk I kontrollutvalgets møteplan er det satt av tid til besøk i en kommunal virksomhet. Kontrollutvalget har konkludert tidligere med at de ønsket å besøke Råkhaugen omsorgssenter. Hensikten med besøket var å få omvisning på senteret og få en orientering om institusjonens funksjon som lokalmedisinsk senter og dagsenter. Dette er ikke lenger aktuelt da Råkhaugen omsorgssenter har fått endret funksjon. Konklusjon Kontrollutvalget konkluderte med at de ønsker å besøke Kirkebakken helsehus i forbindelse med sitt første møte i 2014. Utvalget ønsker også i den forbindelse å få en orientering om omsorgstilbudet i Molde kommune og vil rette en forespørsel til rådmannen om dette kan la seg gjøre. Side 4 av 5
Fastsettelse av dato for kontrollutvalgets første møte i 2014 Kontrollutvalgets møteplan for et helt år fastsettes normalt av utvalget i deres første møte i nytt år. Det er formålstjenlig at kontrollutvalgets første møte i nytt år avtales i det siste møtet i inneværende år. Kontrollutvalgets medlemmer ble enige om at dato for første møte i 2014 skal være mandag 3. februar. Elektronisk møtebehandling Fra og med 2014 vil det ikke lenger være mulig å trykke møtedokumenter ved trykkeriet i Molde kommune da virksomheten der opphører fra 1. desember i år. Utvalget drøftet forskjellige løsninger i møtet 15.10.2013. Et alternativ var å be kommunen om at det kjøpes inn I-pad til kontrollutvalgets medlemmer. Det andre alternativet var at utvalgsmedlemmene benytter eget elektronisk utstyr og får en årlig økonomisk kompensasjon fra kommunen for dette. Møtedokumentene vil heretter bli oversendt utvalgsmedlemmene som en pdf-fil. Konklusjon Kontrollutvalget konkluderte med at de ønsker å få utdelt I-pad/lesebrett fra Molde kommune for å kunne gjennomføre elektronisk møtebehandling fra 2014. Finn Myrland Are Krohn Venås Harald Valved leder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 5 av 5