Endelig rapport etter undersøkelse av Karmøy kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Karmøy kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Postboks 167 4291 Kobervik Tidsrom for undersøkelsen: 6. - 7. april 2016 Kontaktperson i kommunen: Marthon Høvring Fra Kartverket: Knut Holter Nils-Arnt Moen, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Under Kartverkets tilsyn i Karmøy kommune ble det ikke funnet grunnlag for å gi hverken avvik eller merknader.
2 Utarbeidet dato: 20. april 2016 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Nils-Arnt Moen ledet tilsynet i Karmøy kommune
3 Innhold Undersøkelsen omfattet følgende emner:... 1 Sammendrag av resultater... 1 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknader... 5 6. Gjennomføring... 5 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Karmøy kommune i perioden 6.-7. april 2016. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver avvik som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Karmøy kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 1. desember 2015. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Det ble ikke gitt avvik ved matrikkeltisynet i Karmøy kommune. 5. Merknader Det ble ikke gitt merknader under matrikkeltilsynet i Karmøy kommune. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 6. april 2016 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 7. april 2016 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 6 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 18.02.2016 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 03.10.2011 5. Organisasjonskart for Karmøy kommune 6. Karmøy kommunes reglementer, sist oppdatert 16.09.2014 7. Rådmannens delegeringsreglement, oppdatert 16.09.2014 8. Årsmelding 2015 for Karmøy kommune 9. Kommunens skriftlige rutiner for arbeid etter matrikkelloven 10. Saksliste for oppmålingssaker 2014-2015 11. Saksmapper for 2 saker på opprettele av ny matrikkelenheter og 3 grensejusteringssaker 12. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 13. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 14. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 15. Rapport fra matrikkelen om ikke fullførte oppmålingsforretninger 16. Rapport fra matrikkelen om midlertidige forretninger 17. Oversikt over jordskiftesaker
VEDLEGG 2 7 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Karmøy kommune ved åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Ørjan Røed Ass. Rådmann X X X Kjell Gilje Forvaltningssjef X X X Marthon Høvring Oppmålingsjef X X X Håvard Storegjerde Oppmåling, fører matrikkelenhet X X X Henrik Møgster Espedal Matrikkelfører, matrikkelenhet X X Bente Færevik Hansen Matrikkelfører, bygg og adresse X X X Fra Kartverket deltok Knut Holter og Nils Arnt Moen, med sistnevnte som tilsynsleder.