KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4/16 Møtedato: 21.9.2016 Tid: Kl. 12.00 14.15 Møtested: Galleriet, Molde rådhus Sak nr: 25/16 34/16 Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte Marit Seljeseth Stokke, leder (Bor) Trygve Grydeland, nestleder (H) Ann Monica Haugland (Frp) Anne Brekke (Ap) Knut Ståle Morsund (Krf) Ingen Ingen Ingen Jane Anita Aspen, daglig leder Einar Andersen, forvaltningsrevisor Ingen Utvalgsleder ønsket velkommen og ledet møtet. Det var ingen merknader til innkallingen Det ble fremmet forslag om en sak i tillegg, sak 34/16 Eventuelt. Innkalling og sakliste med denne endringen ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 25/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 20. JUNI 2016 PS 26/16 REFEAT OG ORIENTERINGER PS 27/16 OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 PS 28/16 OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019 PS 29/19 REVISJONENS RAPPORT FOR 1. HALVÅR 2016 PS 30/16 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2016 PS 31/66 PS 32/16 PS 33/16 PS 34/16 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK BUDSJETTFORSLAG FOR 2017 FOR KONTROLL OG TILSYN OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 8
PS 25/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 20. JUNI 2016 Protokollen fra møte 20. juni 2016 godkjennes. Til å signere protokollen velges: 1. Ann Monica Haugland 2. Anne Brekke Protokollen fra møte 20. juni 2016 godkjennes. Det foreslås at Ann Monica Haugland og Anne Brekke velges til å underskrive protokollen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer (5 Sekretariatets innstilling Protokollen fra møte 20. juni 2016 godkjennes. Disse velges til å underskrive protokollen: 1.. 2.. PS 26/16 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 16/16 Overgang fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 til Møre og Romsdal Revisjon IKS brev til kommunene fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal, datert 29.6.2016 RS 17/16 Protokoll fra styremøte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, 7.9.2016 Orienteringssaker: OS 17/16 Kommunereform sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat, Norges kommunerevisorforbund Side 2 av 8
PS 27/16 OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til Molde kommunes plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere mellom tema som er beskrevet i planen eller prioritere andre tema, dersom disse uforutsett oppstår i planperioden. Sekretær informerte om at bestillingen av prosjekt vil bli behandlet som en egen sak i kontrollutvalget i et senere møte, og videre ca. en gang i året ut planperioden. Revisjonen har uttrykt at de har utformet Plan for forvaltningsrevisjon knyttet til tema for at det skal være rom for kontrollutvalget til å prioritere prosjekt som er aktuelle når bestillingen skal gjøres. Sekretær informerer om at kontrollutvalget har mottatt et brev fra kontrollutvalget i Rauma kommune der kontrollutvalget i Molde kommune, som vertskommune, blir oppfordret til å bestille en forvaltningsrevisjon av ROR IKT. Bakgrunnen for henvendelsen er bl.a. at regnskapsrapport fremlagt i styremøte i ROR IKT 2.9.2016 viser en prognose på 5 mill. i merforbruk i 2016. Kontrollutvalget drøftet denne henvendelsen og andre tema som medlemmene vurderer kan være aktuelt for forvaltningsrevisjon. F.eks. Molde Eiendom KF, kvalitet på tjenester og avvikssystem. Kontrollutvalget ønsker å få fremmet en sak om bestilling av forvaltningsrevisjon i første kontrollutvalgsmøte etter at kommunestyret har vedtatt planen. I denne saken vil sekretariatet samarbeide med revisjonen, slik at saksframlegget vil beskrive flere prosjekt som kan være aktuelt for forvaltningsrevisjon. Utvalgsmedlemmene gav uttrykk for at det er viktig å undersøke områder der det blir brukt mye midler. Forvaltningsrevisor Einar Andersen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Det ble i møtet fremsatt forslag om at kontrollutvalget også måtte ha anledning til å prioritere andre tema enn de som fremkommer i planen, dersom noe uforutsett oppstår i planperioden. Det foreslås derfor en tilføying på forslag til innstilling fra sekretariatet, slik at vedtaket blir som følger: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til Molde kommunes plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere mellom tema som er beskrevet i planen eller prioriter andre tema, dersom disse uforutsett oppstår i planperioden. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 Sekretariatets innstilling Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til Molde kommunes plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019, og gir kontrollutvalget fullmakt til å prioritere mellom tema som er beskrevet i planen. Side 3 av 8
PS 28/16 OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til Molde kommunes plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere selskapskontroll ut fra planen, eller dersom det kommer forespørsel fra andre kommuner om å delta i selskapskontroll på interkommunalt selskap. Forvaltningsrevisor Einar Andersen pekte på at de kan være nyttig for utvalget å se på eierskapsmeldingen etter at den blir revidert, før en eventuelt bestiller selskapskontroll. Utvalget diskuterte flere selskap som det kan være aktuelt å bestille selskapskontroll av. Astero AS og Krisesenteret for Molde og omegn IKS var diskutert som aktuelle. PS 29/16 REVISJONENS RAPPORT FOR 1. HALVÅR 2016 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport for 1. halvår 2016 til orientering. Sekretariatets innstilling manglet i saksframlegget som var utsendt til medlemmene. Utvalgsmedlemmene fikk utdelt korrigert saksframlegg i møte. PS 30/16 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2016 Kontrollutvalget tar revisjonsplanen for revisjonsåret 2016, sammen med revisors vurdering av uavhengighet til orientering. Forvaltningsrevisor Einar Andersen og sekretær svarte på spørsmål fra utvalget. Side 4 av 8
PS 31/16 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar oppfølging av politiske vedtak pr 31.12.2015 til orientering. Utvalgsleder påpekte at det er viktig å være oppmerksom på at om en sak er oppfulgt, så betyr det at vedtaket er sett i verk, men saken er ikke nødvendigvis avsluttet. PS 32/16 BUDSJETTFORSLAG FOR 2017 FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2017 med en netto ramme på kr 2 653 500.-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas. Kontrollutvalget tar forbehold om revisjonens kostnader som skal vedtas i representantskapsmøte 30.9.2016. Sekretær gjorde kontrollutvalget særlig oppmerksom på at det er noe usikkerhet knyttet til kostnadene til revisjon, da representantskapet skal vedta budsjett for 2017 for Møre og Romsdal Revisjon IKS i møte 30.9.2016. Sekretær viste også til informasjonen i saksframlegget om pensjonskostnadene som knytter seg pensjonister og personell som ikke blir med over i det nye revisjonsselskapet. Etter eieravtalen for Møre og Romsdal Revisjon IKS skal ikke disse kostnadene bli belastet det nye selskapet. Kostnadene skal gjøres opp mellom de respektive eierkommunen i det tidligere revisjonsselskapet (Kommunerevisjonsdistrikt 2). Disse kostnadene er derfor ikke tatt med i budsjettet for kontroll og tilsyn. På bakgrunn av dette, ble det i møte fremsatt forslag om å føre til følgende setning til sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar forbehold om revisjonens kostnader som skal vedtas i representantskapsmøte 30.9.2016. Kontrollutvalget diskuterte om det var behov for å korrigere noe av budsjettpostene og konkluderte med at de ønsker at det skal være kaffe tilgjengelig på kontrollutvalgsmøtene. Kontrollutvalget korrigerte derfor beløpet i følgende budsjettpost: Post 1115 Bespisning korrigeres fra 0, til kr 1 000,- På bakgrunn av dette ble det fremmet forslag om å korrigere beløpet i vedtak slik: Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2017 med en netto ramme på kr 2 653 500.-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas. Side 5 av 8
Budsjettforslaget kan spesifiseres som følger: Konto Tekst Budsjett 2017 Budsjett 2016 Regnskap sept. 2016 1080 Godtgjørelse folkevalgte 24 000 23 100 1080 Tapt arbeidsfortjeneste 9 000 9 500 1099 Arbeidsgiveravgift 5 000 6 000 1100 Faglitteratur, aviser, abonnement 2 000 2 000 8 400 1115 Bespisning 1 000 0 1150 Opplæring og kursutgifter 25 000 25 000 1160 Bilgodtgjøring + diett (oppg.pl.) 2 000 2 000 1170 Utgiftsdekning reise 10 000 10 000 1195 Kontingenter 6 500 6 400 Sum kontrollutvalgets egen virksomhet 84 500 84 000 1475 Kjøp tjenester Revisjon *1 666 500 1 935 000 1 452 000 1475 Kjøp tjenester KU-sekretariatet 902 500 878 750 878 750 Sum kontrollutvalg, sekretariat og revisjon 2 653 500 2 897 750 *Se kommentar til post 1475 Kjøp av Revisjon i saksfremlegget. Samlet forslag til vedtak fremmet i møte blir da: Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2017 med en netto ramme på kr 2 653 500.-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas. Kontrollutvalget tar forbehold om revisjonen sine kostnader som skal vedtas i representantskapsmøte 30.9.2016. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2017 med en netto ramme på kr 2 652 500.-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas. PS 33/16 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i grunnskolen i Molde kommune» Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjons-rapporten i sitt møte 27.2.2013 i sak PS 04/13. Saken ble oversendt kommunestyret som behandlet rapporten i K sak 18/13 i møtet 21.3.2013. Oppfølging av rapporten vil ventelig skje i løpet av høsten 2014. Saken føres opp på oppfølgingslisten. 21.09.16: Sekretær undersøker status til møte i november Side 6 av 8
Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Etter gjennomført revisjon av regnskapsåret 2013 for Molde kommune og de kommunale foretakene, fant revisjonen at kommunen ikke har vært ute på anbud med sine rammeavtaler for innkjøp. Dette kan være i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Saken ble behandlet i dagens møte i sak PS 15/14. Kontrollutvalget ønsker at revisjonen skal følge opp saken videre og rapportere tilbake til kontrollutvalget. 21.09.16: Kontrollutvalget ønsker orientering om status i første møte 2017. Oppfølging av politiske vedtak Ifølge kommunens årshjul skal restanseliste for oppfølging av politiske vedtak oversendes kontrollutvalget som i sin tur skal rapportere til kommunestyret. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. 21.09.16: Oversikt over oppfølging av politiske vedtak pr. 31.12.15 framlagt i dagens møte, jf. sak 31/16. Til dette møtet var det ikke lagt opp til orientering knyttet til oppfølgingslisten. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Det ble ikke fremmet forslag om å føre nye saker på oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 Sekretariatets innstilling I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer:.. PS 34/16 EVENTUELT Oppfordring til forvaltningsrevisjon av ROR IKT Kontrollutvalget har mottatt brev fra kontrollutvalget i Rauma der de oppfordrer kontrollutvalget i Molde kommune, som vertskommune, om å foreta en forvaltningsrevisjon av ROR IKT. Utvalget drøftet henvendelsen grundig. Sekretær som også er sekretær for kontrollutvalget i Rauma, orienterte utvalget om bakgrunnen for henvendelsen. Som det går frem i brevet fra utvalget så viser siste fremlagte regnskapsrapport en prognose på kr 5 mill. i merforbruk i 2016. Det var også pekt på manglende fremdrift i prosjekt. Kontrollutvalget vurderer at det vil ta noe tid før kontrollutvalget kan bestille noe forvaltningsrevisjonsprosjekt, da plan for forvaltningsrevisjon først skal vedtas i kommunestyret. Utvalget ser at det i første omgang kan være hensiktsmessig å få en orientering fra ROR IKT om situasjonen. IKT ligger også inne i overordnet analyse for Molde Kommune, temaet kan derfor på bakgrunn av det som fremkommer, og på et senere tidspunkt være gjenstand for forvaltningsrevisjon Side 7 av 8
Kontrollutvalgets konklusjon Kontrollutvalget i Molde, som vertskommune for ROR IKT, ber på bakgrunn av henvendelsen fra Rauma kontrollutvalg om at daglig leder i ROR IKT gir en orientering i kontrollutvalgets møte 9.11.2016. Stikkord for det kontrollutvalget ønsker orientering om er: Situasjonsbeskrivelse drift og økonomi Pågående prosjekter og fremdrift i disse Personalsituasjon og kompetanse Dårlig kvalitet på enkelte vedlegg til møtedokumentene Utvalgsmedlem Ann Monica Haugland tok opp problem med lesbarhet på enkelt vedlegg som ligger ved saksdokumentene. Sekretær opplyste at det kan se ut som kvaliteten blir forringet i de tilfellene der dokument blir scannet som også tidligere er blitt skannet eller der det er gjort utklipp som er limt inn. Dette vil være en utfordring så lenge sekretariatet er avhengig av å scanne og sende møtedokumentene på pdf slik vi må i dag. Kontrollutvalgets konklusjon Utvalgsmedlemmene sier i fra til sekretær dersom det er vedlegg som er spesielt vanskelige å lese, sekretariatet vurderer en løsning i det enkelte tilfellet. For eksempel med papirutskrift. Marit Seljeseth Stokke Trygve Grydeland Anne Brekke leder nestleder Ann Monica Haugland Knut Ståle Morsund Jane Anita Aspen sekretær Side 8 av 8