Endelig rapport etter undersøkelse av Karasjok kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Karasjok kommune Saksnummer: 15/00127 Virksomhetens adresse: Ráddeviessogeaidnu 4 Postboks 84 9735 Kárášjohka Karasjok Tidsrom for undersøkelsen: 16. -17. september 2015 Kontaktperson i kommunen: Hans Gunnar Guttorm Fra Kartverket: Knut Holter, leder Janne Johnsen Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Kommunen har mangelfull føring av bruttoareal.
Det ble gitt følgende merknader ved dette tilsynet: 2 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Utarbeidet dato: 30. september 2015 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter ledet tilsynet i Karasjok kommune
Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknad 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Karasjok kommune i perioden 16. 17. september 2015. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 21 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Karasjok kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert
4 Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 29. juni 2015. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet. 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende 2 avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 33, jf. matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav d), 38 første ledd, bokstav b) og 41 femte ledd. Kommentar: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning. Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav d) krever at det skal foreligge erklæring fra landmåler om at grunnboka, herunder bruksretter og servitutter, er undersøkt for de berørte arealene. I kommentarene til denne fremgår det at landmåleren skal ha spurt partene om avgivereiendommen(e) har rettigheter på andre eiendommer, som ikke er tinglyst, og som eventuelt også skal gjelde for den utskilte enheten. Matrikkelforskriften 38 første ledd, bokstav b) har regler om varsling og oppmøte.
Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. 5 Avviket bygger på følgende observasjon: I gjennomgang av de utlånte sakene er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon. Dette ble bekreftet i intervjuene. Det foreligge ikke erklæring fra landmåler om at grunnboka, herunder bruksretter og servitutter, er undersøkt. Det fremgår ikke at landmåler har spurt partene om avgivereiendommen(e) har rettigheter på andre eiendommer, som ikke er tinglyst, og som eventuelt også skal gjelde for den utskilte enheten. Dokument for varsling av parter er ikke vedlagt saken. Det er ikke laget fullstendig rapport i forbindelse med måling og beregning i henhold til Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden gir retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningen skal være vurdert og kommentert. Avviket ble bekreftet under sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen har mangelfull føring av bruttoareal. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal pr. etasje. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at informasjon om bruttoareal ikke blir ført. Avviket ble bekreftet under sluttmøtet. 5. Merknad Følgende merknad ble gitt: MERKNAD 1 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Kommentar: Innføring av formelle rutiner vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling. Mangel på slike rutiner kan ved nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven har få skriftlige rutiner.
6 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefon og e-postutveksling. Ved intervjuer den 16. september 2015 ble 3 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 17. september 2015 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen. VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 11.02.2015 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart Karasjok kommune 6. Dokumenter til bruk for tilsynet: -hvordan kommunen ivaretar sitt ansvar som matrikkelmyndighet -rutiner for saksbehandling -organisasjonskart -rutiner for publisering -delegasjon -avtale om at vegvesenet kan utføre oppmålingsforretninger på kommunens vegne 7. Saksmapper for 5 saker for oppretting av matrikkelenhet, ingen grensejusteringssaker 8. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 9. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 10. Rapport fra matrikkelen om status på adressering
VEDLEGG 2 7 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Karasjok kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Elfrid Boine Rådmann X X X Hans Gunnar Guttorm Enhetsleder X X X Tor Georg Næss Landmåler X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Kartverket deltok Janne Johnsen og Knut Holter, med sistnevnte som tilsynsleder.