Avtale om vakt- og sikkerhetstjenester Bilag 1 Oppdragsgivers beskrivelse av tjenesten Innholdsfortegnelse 1 Avtalens tjenesteområder... 2 1.1 Tjenester... 2 1.2 Opsjoner... 2 1.2.1 Opsjon: Overvåkning av datarom i 5. etg. i Oppdragsgivers kontorlokaler i Oslo... 2 1.2.2 Opsjon: Manuelle vakt- og sikkerhetstjenester til Oppdragsgivers kontorlokaler i Alta med leie av utstyr 3 1.2.3 Opsjon: Rådgivning vedrørende fysisk sikkerhet... 4 1.3 Beskrivelse av Oppdragsgivers kontorlokaler... 4 1.3.1 Oslo... 4 1.3.2 Alta... 5 1.4 Vakt- og sikkerhetsutstyr som Oppdragsgiver eier... 5 1.4.1 Utstyr... 5 1.4.2 Service på utstyr... 5 2 Forhold som ikke omfattes av avtalen, men med betydning for avtalens tjenesteområder... 5 2.1 Utleier, Stortingsgt 28 AS sitt ansvar... 5 2.2 Nøkkelkort... 6 2.3 Adgangskontroll med nøkkelkort og kortlesere... 6 2.4 Kontorer og andre rom... 6 2.5 Oppdragsgivers andre lokaler... 6 3 Sikring av kontorlokaler i Oslo... 6 3.1 Etablering av manuelle vakt- og sikkerhetstjenester... 6 3.2 Overvåkning... 6 3.3 Mobilt vakthold... 7 3.3.1 Låste dører og rom... 7 3.3.2 Gjennomføring av mobilt vakthold... 7 3.4 Løsning for håndtering av alarmvarsel og uttrykning... 7 4 Leverandørens personell... 7 4.1 Bemanningsplan og vandelsattester... 7 4.2 Adgangskort og nøkler... 8 4.3 Overholdelse av Oppdragsgivers sikkerhetspolicy og annet reglement... 8 5 Rapportering av avvik... 8 6 Forpliktelser ved avtalens opphør... 8
1 Avtalens tjenesteområder 1.1 Tjenester Denne avtalen omfatter manuelle vakt- og sikkerhetstjenester til Oppdragsgivers kontorlokaler i Stortingsgata 28, 0161 Oslo og opsjoner for kjøp av tjenester og leie av utstyr som angitt nedenfor. Tjenestene under denne avtalen skal sikre tilfredstillende sikkerhet i Oppdragsgivers kontorlokaler. 1.2 Opsjoner Avtalen gir Oppdragsgiver opsjon på tjenester som angitt i dette bilag pkt. 1.2.1, 1,2,2 og 1.2.3. Avtalens vilkår og forutsetninger har gyldighet på disse opsjonene. Oppdragsgiver står fritt i hele avtaleperioden velge om og når opsjonene skal tre i kraft. Dersom Oppdragsgiver ønsker å benytte seg av opsjonene, skal Oppdragsgiver varsle Leverandøren skriftlig innen rimelig tid. Dersom Oppdragsgiver ønsker å avbestille hele eller deler av tjenester som omfattes av en opsjon etter at Leverandøren har mottatt slikt varsel, følges prosedyren i NS 8434:2008 pkt. 17. 1.2.1 Opsjon: Overvåkning av datarom i 5. etg. i Oppdragsgivers kontorlokaler i Oslo Avtalen omfatter opsjon for Oppdragsgiver på kjøp av manuelle vakt- og sikkerhetstjenester og tilhørende tjenester for hoveddatarom og reservedatarom i Oppdragsgivers lokaler i Stortingsgata 28, 0161 Oslo. Oppdragsgiver har per mars 2016 to datarom (hoveddatarom og reservedatarom) i 5. etg. Oppdragsgiver tar sikte på at disse datarommene blir avviklet gradvis mot sommeren 2016 slik at det ikke blir behov for denne tjenesten etter dette tidspunktet. Disse rommene skal likevel være låst, se pkt. 3.3. Denne tjenesten anses for etablert ved Kundens godkjenning. Kunden kan nekte godkjenning av etableringen ved saklig grunn. Følgende tjenester omfattes av opsjonen: For begge datarommene skal det være innbruddsalarm med varsling om uberettiget tilgang til Leverandør utenfor Oppdragsgivers arbeidstid, se bilag 3. For begge datarommene skal det være brannslukkesystem med kopling til husets generelle brannalarm-/varslingssystem slik at brannvesen varsles umiddelbart ved en eventuell utløsning av alarm i datarommene. For begge datarommene skal det være detektorer med varsling for fuktighet (vann) med varslingssystem. For begge datarommene skal det være varmefølere med varsling ved for høy temperatur. Oppdragsgiver har varmeføler med varsling ved for høy temperatur i hoveddatarom. Det skal også være vann-, brann-, temperatur- og innbruddsalarm i 2 stk. datarom. 2
Strømstansvarsling for begge datarommene: Døgnkontinuerlig overvåkning og varsling til vaktselskapet av strømstans til datarommene. Service, se dette bilag pkt. 1.4. Oppdragsgiver eier følgende vakt- og sikkerhetsprodukter vedrørende datarommene: Dørkontroll, innbruddsalarm, detektor med varsling av fuktighet, varmefølere med varsling ved for høy temperatur, varsler ved strømbrudd. Temperaturføler finnes allerede i hoveddatarom. Brannslukkesystem med kobling til husets generelle brannalarm-/ varslingssystem til hoveddatarom. 1.2.2 Opsjon: Manuelle vakt- og sikkerhetstjenester til Oppdragsgivers kontorlokaler i Alta med leie av utstyr Oppdragsgivers opsjon på kjøp av manuelle vakt- og sikkerhetstjenester til Oppdragsgivers kontorlokaler i Løkkeveien 111, 9510 Alta med leie av utstyr som en tjeneste, omfatter følgende: Tjeneste Etablering Omfang Installering skal omfatte nødvendig forberedelse og etablering av vakt- og sikkerhetstjenester og installering av nødvendig utstyr til sikring av Oppdragsgivers kontorlokaler, herunder hulltaking, elektrikerarbeid, eventuell branntetting og rørlegging, etablering av de manuelle vakt- og sikkerhetstjenester mm. Etablering av de manuelle vakt- og sikkerhetstjenester med leie av utstyr anses for etablert ved Kundens godkjenning. Kunden kan nekte godkjenning av etableringen ved saklig grunn. Sikkerhet og leie av nødvendig utstyr til sikring av kontorlokalene Oppdragsgiver ønsker å oppnå tilfredstillende sikkerhet i disse kontorlokalene, og ønsker følgende tjenester og leie av følgende utstyr som en tjeneste: 1. Sikring av kontorlokaler utenfor oppdragsgivers arbeidstid Leverandøren bør sikre Oppdragsgivers kontorlokaler utenfor Oppdragsgivers arbeidstid ved at det er låste dører fra hovedtrapp og til tilstøtende leietakere i etasjen. Oppdragsgivers arbeidstid fremgår av bilag 3 «Administrative bestemmelser». 2. Tilgang til Oppdragsgivers kontorlokaler for ansatte og besøkende Landbruksdirektoratets resepsjon er i 3. etasje. Det er i tillegg to dører ut mot fellestrapp som er åpne er Oppdragsgivers arbeidstid. 3. Innbruddssikring 3
Leie av nødvendig utstyr til sikring av Oppdragsgivers kontorlokaler. Innbruddssikring bør skje gjennom innbruddsalarm i Oppdragsgivers kontorlokaler og bestå av romfølere i korridor og dørkontroll. Innbruddsalarmsystemets tider avtales i avtaleperioden. Leverandøren har ansvar for service på dette utstyret i Oppdragsgivers arbeidstid. Med service menes vedlikehold av forebyggende og regelmessig karakter. Leverandøren skal beskrive løsning for håndtering av alarmvarsel. Mobilt vakthold Uttrykning ved utløst alarm Mobilt vakthold bør gjennomføres minimum én gang hver natt mellom kl. 22.30 og kl. 05.00 med kontroll av alle våtrom, T-kjøkken og at alle dører og vinduer er lukket, lys er slukket (gjelder ikke lys som skrur seg av og på automatisk), samt sjekk at nødutganger og at alle alarmer er slått på, gjennomføre legitimasjonskontroll av påtrufne personer mm. Omfatter uttrykning ved alle døgnets tider. 1.2.3 Opsjon: Rådgivning vedrørende fysisk sikkerhet Oppdragsgivers opsjon på kjøp av rådgivning vedrørende fysisk sikkerhet kan omfatte for eksempel rådgivning vedrørende vakt- og sikkerhetsutstyr, kartlegging av risiko og sårbarhet mm. 1.3 Beskrivelse av Oppdragsgivers kontorlokaler 1.3.1 Oslo Kontorlokalene i Stortingsgata 28, 0161 Oslo er innleide og er samlokalisert i et bygg. Kontorlokalene fordeler seg over 5 etasjer: Etasje Bruttoareal Type areal Kjeller 57,1 m2 Arkiv/lagerrom 3. etasje 479,7 m2 Kontorer, gang- og fellesarealer, møterom, toaletter mm. 4. etasje 1473,9 m2 Kontorer, gang- og fellesarealer, møterom, toaletter, rekvisitarom mm. 5. etasje 1499,7 m2 Kontorer, gang- og fellesarealer, møterom, toaletter, resepsjon m.m. 6. 1353,6 m2 Kontorer, gang- og fellesarealer, møterom, toaletter, etasje kantine, mm. 7. etasje 114,7 m2 Kontorer Totalt 5676,8 m2 Bygningen har en låst hovedinngang og to låste bakinnganger, samt en låst heisinngang ved siden av den ene bakinngangen. 4
Hovedinngangen har en ringetavle til virksomhetene i bygget med mikrofon, kamera og høyttaler, tilsvarende ringetavle er det i bakinngangene og for heisen. Virksomhetene, herunder også Oppdragsgiver, kan åpne dørene med en impuls fra sine lokaliteter. Hovedinngang, bakinnganger og vareheis har kortleser som anvendes av Oppdragsgivers ansatte. 1.3.2 Alta Kontorlokalene i Løkkeveien 111, 9510 Alta er innleide og samlokalisert i ett bygg. Kontorlokalene befinner seg i byggets 3. etasje. Etasje Bruttoareal Type areal 3.etasje 605,0 m2 Kontorer, gang- og fellesarealer, møterom, toaletter mm. 1.4 Vakt- og sikkerhetsutstyr som Oppdragsgiver eier 1.4.1 Utstyr Oppdragsgiver eier følgende vakt- og sikkerhetsprodukter i kontorlokalene i Oslo: Innbruddssikring: Romfølere i korridorer og dørkontroll. Vakt og sikring: ITV-utstyr (kameraovervåkning med bevegelsessensor), vann-, brann- og innbruddsalarm i kjellerlokale (arkiv) med alarmtastatur og brannog innbruddsalarm i lokalene for øvrig. Oversikt over utstyr som Oppdragsgiver eier vedr. datarom i Oslo, se dette bilag pkt. 1.2.1. Oppdragsgiver eier per mars 2016 ikke vakt- og sikkerhetsutstyr i kontorlokalene i Alta. Oppdragsgiver kjenner ikke til kabel og kabelstruktur i disse lokalene. Dette utstyret, samt andre organer, eksisterende kabler og kabelstruktur som Oppdragsgiver allerede eier og er installert ved signering av denne avtalen, skal gjenbrukes i denne avtalen. 1.4.2 Service på utstyr Oppdragsgiver gir Leverandøren rett til å inspisere utstyret i avtaleperioden. Leverandøren skal utføre service på utstyret. Leverandøren skal utføre service av utstyret angitt i dette bilaget pkt. 1.4.1 i Oppdragsgivers arbeidstid, se bilag 3. Med service menes vedlikehold av forebyggende og regelmessig karakter. 2 Forhold som ikke omfattes av avtalen, men med betydning for avtalens tjenesteområder 2.1 Utleier, Stortingsgt 28 AS sitt ansvar Utleier, Stortingsgaten 28 AS, ivaretar følgende vakt- og sikringsoppgaver i Stortingsgata 28, 0161 Oslo, uavhengig av denne avtalen: Ytre adgangskontroll Sikkerhet i bygningens fellesarelaer Sikkerhet i tilstøtende dører mellom leietagere og mellom leietagere og fellesarelaer 5
Brannsikkerhet ved bruk av branndetektorer, brannslukkeutstyr, branndokumentasjon, brannalarm og varsling til brannvesen. Hver leietager i Stortingsgaten 28 har individuell heiskode til vareheisen. Det er egen heiskode for de etasjer Oppdragsgiver benytter. Nødlys som viser nødutganger Vaktselskap har mobil inspeksjon 1 gang pr natt Utrykning ved heisstans 2.2 Nøkkelkort Alle medarbeidere hos Oppdragsgiver har adgangskort (nøkkelkort) og ID-kort med bilde. Nøkkelkortet har egen kode som anvendes utenfor ordinær arbeidstid. Oppdragsgiver administrerer selv kortene til sine medarbeidere. 2.3 Adgangskontroll med nøkkelkort og kortlesere Utleier i Oslo og Alta har ansvar for adgangskontrollsystem med nøkkelkort og kortlesere ved hovedinngang, bakinngangene og heis. Informasjon om bruk av kort/innpasseringer lagres i et angitt tidsrom. 2.4 Kontorer og andre rom Kontorer etc. har dører med låser, men de fleste kontordørene er åpne, med eller uten personer i rommet. Det er opp til den enkelte medarbeider å låse døren. 2.5 Oppdragsgivers andre lokaler Oppdragsgiver leier også kontorplass for en til fire ansatte fordelt mellom lokaler i Andselv, Karasjok og Kautokeino. Oppdragsgiver leier også en tjenesteleilighet i Alta. Per mars 2016 har gårdeier ansvar for vakt- og sikkerhetstjenester, og avtalen omfatter således ikke disse lokalene. 3 Sikring av kontorlokaler i Oslo 3.1 Etablering av manuelle vakt- og sikkerhetstjenester Leverandøren skal etablere de manuelle vakt- og sikkerhetstjenester og tilhørende tjenester som denne avtalen omfatter innen avtalt frist. Med dette menes blant annet omrouting av Oppdragsgivers utstyr. Etablering av de manuelle vakt- og sikkerhetstjenester anses for etablert ved Kundens godkjenning. Kunden kan nekte godkjenning av etableringen ved saklig grunn. 3.2 Overvåkning Oppdragsgiver ønsker følgende vakt- og sikringstjenester: ITV (kameraovervåkning med bevegelsessensor) i bakgård med monitor hos Leverandøren, samt varsling av leverandøren ved utløst alarm. Tidene for overvåkning avtales i avtaleperioden. Innbruddsalarm: overvåkning av innbruddsalarm i Kundens kontorlokaler, samt varsling av Leverandøren ved utløst alarm. Innbruddsalarm i Innbruddsalarmsystemets tider avtales i avtaleperioden. Uttrykning ved utløst alarm ved alle døgnets tider. Brann- og innbruddsalarm og fukt- og vannskadesikring i kjellerlokale (lager/arkiv) med alarmtastatur: Døgnkontinuerlig vervåking av brann-, fukt- 6
og vanndetektor og innbruddsalarm i kjellerlokale, samt varsling av Leverandøren ved utløst alarm. Alarmen bør kunne kobles av/på manuelt. Autorisert personell hos Oppdragsgiver skal ha kode til alarmen. Brannalarm i lokalene for øvrig (med unntak for datarommene i 5. etg.): Døgnkontinuerlig overvåkning av brannalarm for lokalene for øvrig (kontorlokalene, møterom, korridorer og kantinen), branndetektorer med kopling til husets generelle brannalarm-/varslingssystem slik at brannvesen varsles umiddelbart ved en eventuell utløsning av alarm. Alarmen bør kunne kobles av/på manuelt. Autorisert personell hos Oppdragsgiver skal ha kode til alarmen. 3.3 Mobilt vakthold 3.3.1 Låste dører og rom Leverandøren skal sikre Oppdragsgivers kontorlokaler ved at det er låste dører fra hovedtrapp og låste dører til baktrappene, samt fra vareheis og til tilstøtende leietagere i hver etasje. Landbruksdirektoratets resepsjon er i 5. etasje. Det er i tillegg et antall dører i hver etasje ut mot fellestrapper, heiser, andre leietagere og fellesområder. Alle dører skal være låst og skal kunne åpnes enten innenfra eller utenfra med kort/nøkkel eller via elektrisk impuls (dette gjelder hovedinngang, bakinngangene, heisinngang og dør til resepsjon i 5. etasje). Oppdragsgivers arbeidstid fremgår av bilag 3 «Administrative bestemmelser». Det er fire rom som skal være låst: Hoveddatarommet i 5. etg., med kortleser Reservedatarommet i 5. etg., med kortleser Kjellerlokalet (lager/arkiv) med kortleser Hvelvet i arkivet i 5. etg., med nøkkel Det skal være egne opplegg for nøkler og tilgang til disse rommene. 3.3.2 Gjennomføring av mobilt vakthold Mobilt vakthold bør gjennomføres minimum en gang hver natt mellom kl. 22.30 og kl. 05.00 med kontroll av alle våtrom, T-kjøkken og at alle vinduer og dører er lukket, lys er slukket (gjelder ikke lys som skrur seg av og på automatisk), samt sjekk av nødutganger og at alle alarmer er slått på, legitimasjonskontroll av påtrufne personer mm. 3.4 Løsning for håndtering av alarmvarsel og uttrykning Leverandøren skal beskrive løsning for håndtering av alarmvarsel og uttrykning ved utløst alarm. Uttrykning skal kunne skje ved alle døgnets tider. 4 Leverandørens personell 4.1 Bemanningsplan og vandelsattester Det skal til enhver tid foreligge en oppdatert bemanningsplan som kan stilles til disposisjon for Oppdragsgiver. Leverandøren skal utarbeide tentativ bemanningsplan for hvert kvartal. 7
Leverandøren skal ved forespørsel fra Oppdragsgiver fremlegge vandelsattest for de vektere som skal utføre tjenester etter denne avtalen. Vandelsattester skal leveres senest innen to dager etter at slik forespørsel er mottatt av Leverandøren. 4.2 Adgangskort og nøkler Tildelte nøkler og kort som kvitteres ut må oppbevares betryggende av Leverandørens nøkkelpersonell. Oppdragsgiver plikter å utlevere det eventuell nødvendige antall adgangskort/id-kort uten vederlag. Tap av nøkler og kort må straks meldes Oppdragsgivers koordinator. 4.3 Overholdelse av Oppdragsgivers sikkerhetspolicy og annet reglement Oppdragsgiver kan pålegge Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten, å etterleve Oppdragsgivers sikkerhetspolicy, sikkerhetsinstrukser, arbeidsreglement og andre bestemmelser som gjelder hos Oppdragsgiver og som har betydning for ytelser under denne kontrakten. 5 Rapportering av avvik Leverandøren skal rapportere om eventuelle funn av avvik i en avviksrapport. Avvik kan blant annet være åpne vinduer, kran som ikke er lukket, nødutganger som er dekket til, alarmer som ikke er påslått, lys som ikke var slukket (gjelder ikke lys som skrur seg av og på automatisk), påtrufne personer i Oppdragsgivers kontorlokaler ved inspeksjon med videre. Oppdragsgiver skal ha innsyn uten skjerming i avviksrapporten og tilhørende dokumentasjon. Leverandøren skal i løsningsbeskrivelsen beskrive hvordan avvik skal rapporteres og hvor ofte dette skal gjøres. 6 Forpliktelser ved avtalens opphør Ved avslutning av avtalen, uansett årsak, skal Leverandøren som del av avtalen stille nødvendige tjenester til rådighet i frem til avtalens opphør og samarbeide med eventuell ny leverandør, slik at nødvendige handlinger kan gjennomføres med minst mulig forstyrrelser for Oppdragsgivers virksomhet. Ved opphør av avtalen skal alle nøkler og adgangskort leveres tilbake og kvitteres inn. Dersom Oppdragsgiver leier utstyr fra Leverandøren som en tjeneste, se NS 8434:2008 pkt. 15 jf. bilag 5 for forpliktelser. Oppdragsgiver plikter å betale vederlag for de ytelser som er nevnt under dette punktet til priser som angitt i bilag 4. Kunden skal likevel ikke betale slikt vederlag dersom avtalen heves som følge av vesentlig mislighold fra Leverandørens side. 8