Endelig rapport etter undersøkelse av Sokndal kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Sokndal kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: 4380 Hauge i Dalane Tidsrom for undersøkelsen: 10. -11. september 2014 Kontaktperson i kommunen: Linda L. Mydland Fra Kartverket: Nils-Arnt Moen, leder Finn E. Isaksen Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen fører enkelte bygningsopplysninger mangelfullt. Dette gjelder bruttoareal, oppvarming og energikilde. Kommunen har restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Kommunen sikrer ikke at matrikkelføring av matrikkelenheter er en del av kommunens virksomhet.
Det ble ikke gitt merknader ved dette tilsynet. 2 Utarbeidet dato: 29. september 2014 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Nils-Arnt Moen Ledet tilsynet i Sokndal kommune Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 3: Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Sokndal kommune i perioden 10. 11. september 2014. Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling.
3 Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Sokndal kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 13. juni 2014. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet. 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1.
4. Avvik Følgende tre avvik ble avdekket under undersøkelsen: 4 AVVIK 1 Kommunen fører bygningsopplysninger mangelfullt. Dette gjelder bruttoareal, oppvarming og energikilde. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 60. I merknaden står at kommunen skal registrerer opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming i liten grad blir ført. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. AVVIK 2 Kommunen har restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Avvik fra: Matrikkelloven 51 jf. matrikkelforskriften 66 Kommentar: Matrikkelforskriftens 66 andre ledd stiller krav om at kart og eventuell delingsforretning skal være fullført og målebrev skal være gjort ferdig og undertegnet innen 31. desember 2012. Slike saker skal nå fullføres etter reglene om oppmålingsforretning i matrikkeloven, jf tredje ledd i matrikkeforskriftens 66. Fylkesmannen kan gjennomføre saker for kommunens regning når fristen er overskredet, jf matrikkellovens 35 tredje ledd. Avviket bygger på følgende observasjoner: Rapport fra matrikkelen viser at kommunen har restanser på midlertidige forretninger. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. AVVIK 3 Kommunen sikrer ikke at matrikkelføring av matrikkelenheter er en del av kommunens virksomhet. Avvik fra: Matrikkelloven 5a andre ledd. Kommentar: Matrikkelloven 5a andre ledd beskriver kommunens ansvar som lokal matrikkelstyresmakt. Matrikkelloven 5a andre ledd tredje setning har bestemmelse om at kommunen kan overlate matrikkelføring til annen kommunen eller sentral matrikkelstyresmakt. Bestemmelsen sto tidligere i matrikkelloven 22 andre ledd andre setning. Denne er kommentert
5 i Ot.prp. nr. 70 (2004-2005) med blant annet følgende: Kommunen kan ikkje late andre enn dei som er nemde i andre ledd andre punktum utføre oppgåver innan matrikkelføringa. Det er likevel ikkje eit krav at matrikkelførar skal vere fast tilsett i kommunen. I rundskriv, 09.10.2009 Nr.: T-5/09 om ikraftsetting av matrikkelloven, kapittel om Krav til faglig kompetanse uttaler Miljøverndepartementet følgende; Kommunen kan ikke la andre virksomheter utføre matrikkelføring på sine vegne. Unntak gjelder bare for andre kommuner eller Statens kartverk. Matrikkelføringen må således være organisert som del av kommunens egen virksomhet, dersom føringen ikke er overlatt til annen kommune eller Statens kartverk. For at matrikkelføringen skal være en del av kommunens virksomhet, må føringen foregå i kommunen (i det arbeidsmiljøet og på det stedet der kommunen har lagt til rette for at vedtak skal fattes og der publikum kan få rettledning). Dette er vanligvis kommunens administrasjonsbygg. I tillegg må personen som fører i matrikkelen ha et arbeidstakerforhold til kommunen, og en e-postadresse gjennom kommunen. Avviket bygger på følgende observasjoner: Under forberedelse av tilsynet og under intervjuene kom det fram at kommunen kjøper tjenester fra et firma. Firmaet gjennomfører oppmålingsforretning og fører resultatet i matrikkelen. Det kom fram i intervjuene at føringen i matrikkelen er basert på en avtale mellom kommunen og firmaet. Det er ikke etablert noe ansettelsesforhold for den personen som fører i matrikkelen. Føring foregår i firmaets lokaler. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. 5. Gjennomføring Underrsøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og e-postutveksling. Ved intervjuer den 10. september 2014 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 11. september 2014 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
6 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 03.09.2013 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser oppdatert 03.10.2011 5. Delegasjonsreglement Sokndal kommune vedtatt 09.12.2013 6. Videredelegering fra rådmannen pr.03.07. 2014 7. Organisasjonsmodell Sokndal kommune 8. Saksliste for oppmålingsaker 2011, 2012 og 2013 9. Prosedyrer og rutiner for behanling av matrikkellovsaker 10. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger 11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter
7 VEDLEGG 2 Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Sokndal kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Dag Sørensen Rådmann X X X Bernt W. Jacobsen Enhetsleder teknisk X X X Linda L. Mydland Saksbehandler/matrikkelfører X X X Anlaug Larsen Fører matrikkelen X X X Erik S. Gotfredsen Fører bygg i matrikkelen X X X Herbjørn Gilje Landmåler/fører matrikkelen X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Statens kartverk deltok Finn E. Isaksen og Nils-Arnt Moen, med sistnevnte som tilsynsleder.