DRAMMEN KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Anne Sofie Portaas Arkiv: C83 &13 Arkivsaksnr.: 14/2381-27 Dato: 19.11.2015 DRAMMEN KOMMUNES FRIVILLIGHETSPOLITISKE PLATTFORM - FORSLAG TIL RETNINGSLINJER FOR UTLÅN AV SKOLELOKALER ::: Sett inn innstillingen under denne linja INNSTILLING TIL BYSTYREKOMITE FOR UTDANNING OG OPPVEKST/BYSTYRET: Rådmannens forslag til vedtak: Vedlagte retningslinjer for utleie vedtas. ::: Sett inn innstillingen over denne linja Osmund Kaldheim rådmann Jan Sivert Jøsendal utdanningsdirektør
... Sett inn saksutredningen under denne linja DRAMMEN KOMMUNES FRIVILLIGHETSPOLITISKE PLATTFORM - FORSLAG TIL RETNINGSLINJER FOR UTLÅN AV SKOLELOKALER Hensikten med saken Gratis utleie av skolelokaler til frivillig sektor er en hovedsatsing i kommunens frivillighetspolitikk. Saken ble første gang fremmet i forbindelse med behandlingen av Økonomiplan 2011-2014, sak 94/10 den 23.11.2010. Bystyret fattet da følgende vedtak: Bystyret ber om egen sak om muligheter og vilkår for at det frivillige kulturlivet, herunder idretten, kan ta i bruk skolene som lokaler for sin aktivitet. Bakgrunn for vedtaket var at byens skoler bør være gunstige øvingsarenaer for musikkorps, orkestre og sangkor etc. som trenger prisgunstige lokaler. Det forutsettes at slik bruk enkelt og greit kan kombineres med skolens primæroppgave å være gode undervisningsarenaer. Gratis utlån av skolelokaler er forankret i flere av kommunens ulike strategidokumenter: Bystyrets vedtak 17.6.2014 om Drammen kommunes frivillighetspolitiske plattform: 4.2.a: Kommunen stiller skolelokaler vederlagsfritt til rådighet for frivillige organisasjoner og andre ikke-kommersielle tiltak i nærmiljøet. 4.2.d: Kommunen sørger for tilgjengelig og enkel behandling av søknader om økonomiske tilskudd og leie av lokaler. Bystyrets vedtak 18.6.2013 om Bystrategi for Drammen: Langsiktig mål 2, kapittel om nærmiljøer: Skolene skal være aktivitetssentre for bydelene sine. Strategi 3, samme kapittel: Etablere organisert og uorganisert aktivitet i tilknytning til skolene for å forsterke bydelsperspektivet. Langsiktig mål 4, kapittel om grunnskole: Skolene skal være arenaer for aktivitet og læring på dag- og kveldstid. Strategi 7, kultur: Tilrettelegging, blant annet gjennom lokaler og forutsigbare rammebetingelser, for foreninger og frivillige. Hensikten med denne saken er legge fram forslag til retningslinjer for utlån av skolelokaler, samt å orientere om iverksetting av vedtaket. Saksutredning Den 25. 11.2014, sak 136/2014, Utleie av skolelokaler til frivillig sektor prinsipielle avklaringer fattet Bystyret følgende vedtak: 1. De prinsipielle føringene i rådmannens saksframlegg legges til grunn ved iverksetting av Drammen kommunes frivillighetspolitiske plattform, punkt 4.2.a.
2. Rådmannen kartlegger aktuelle lokaler og utarbeider nærmere retningslinjer og rutiner for ordningen. Retningslinjene legges fram til politisk behandling. 3. Ordningen iverksettes gradvis, som beskrevet i saksframlegget. 4. Økonomiske konsekvenser vurderes løpende i økonomiplansammenheng. 5. Ordningen evalueres innen utgangen av 2016. Presisering til pkt. 14 i saksutredningen: Det er ikke den enkelte rektor, men den enkelte kommune ved rådmannen som tar avgjørelsen. D.v.s.: Det vil være rådmannen som bestemmer hvilke lokaler som skal leies ut. Rådmannen la i saksframlegget opp til slik prosess 2015 2016: 1. Forbedret informasjon og markedsføring, samt gratis utleie innenfor eksisterende utleieordning. 2. Videre utredning, igangsettes straks: Kartlegging av utleieobjekter. Forbedring av informasjon om tilbudet. Utarbeiding av manuelle rutiner Utarbeiding av retningslinjer. 3. Politisk behandling, våren 2015: Retningslinjer basert på kartlegging av utleieobjekter og manuelle rutiner. 4. Iverksetting, våren 2015 (etter vedtak): Forbedret ordning, jfr. vedtatte retningslinjer. 5. Evaluering, innen utgangen av 2016. Drammen Idrettsråd involveres i evalueringen. 6. Iverksetting av eventuelle justeringer som følge av evalueringen, fra 1.1.2017. Alle skolene har i dag informasjon om utlån av lokaler på skolen på sine offisielle hjemmesider. Utarbeidelsen av forslag til retningslinjer for utlån av skolelokalene har skjedd i samarbeid med virksomhet Vei, natur og idrett. Alle skolene har fått kommet med sine innspill og forslaget har vært ute på endelig høring på skolene. Dette har medført noen mindre endringer/presiseringer i det opprinnelige forslaget. For å unngå kollisjon med Skolefritidsordningens (SFO) interesser og behov, ønsker skolene at ekstern utleie først starter når SFO stenger kl 17.00. Det utarbeides manuelle rutiner for registrering av kostnader og utfordringer knyttet til utlånsvirksomheten ved den enkelte skole. Økonomiske og administrative konsekvenser Det er ikke foretatt omfattende selvkostberegninger med sikte på fastsetting av verdien av tilbudet. Framtidig utleievolum, frekvens, type lokaler, aktiviteter og leietakere kan ikke anslås med
tilstrekkelig grad av sikkerhet før ordningen er etablert. Rådmannen legger til grunn at økte kostnader inntil videre dekkes innenfor gjeldende budsjettramme for programområdet. Økonomiske konsekvenser vurderes løpende i økonomiplansammenheng. Økt utlånsaktivitet vil i utgangspunktet medføre flere administrative oppgaver, men må vurderes opp mot arbeidsbesparelsen som digitaliseringen etter hvert medfører. Vederlagsfri leie av kommunale skolelokaler 1. Hjemmel Forskriften er utarbeidet med hjemmel i kommunelovens 6. 2. Ikrafttreden Forskriften trer i kraft 16.12.2015. 3. Formål Utleieordningen gir frivillige organisasjoner og andre ikke-kommersielle aktører / formål rett til vederlagsfri bruk av kommunale skolelokaler med utearealer på tidspunkter hvor kommunen ikke har behov for å disponere lokalene til egen virksomhet. Hvem og hva som er omfattet av utleieordningen 4. Målgruppe Målgruppe for utleieordningen er frivillige organisasjoner og andre ikke-kommersielle aktører som har virksomhet i Drammen. 5. Bruksformål Utleieordningen gjelder ikke-kommersielle aktiviteter: a) Aktiviteter knyttet til skolens ordinære virksomhet (ansatte, foreldre, FAU mv.). b) Aktiviteter i regi av frivillige organisasjoner mv knyttet til den enkelte skole (korps, kor, mv.). c) Aktiviteter i regi av kulturskolen. d) Voksenopplæring med tilskudd etter Lov om voksenopplæring 7. e) Aktiviteter for barn og unge i regi av frivillige organisasjoner og andre ikke-kommersielle aktører, og møtevirksomhet knyttet til slike aktiviteter. f) Aktiviteter for voksne i regi av frivillige organisasjoner og andre ikke-kommersielle aktører, og møtevirksomhet knyttet til slike aktiviteter. g) Andre ikke-kommersielle aktiviteter i regi av ikke-kommersielle aktører / institusjoner / enkeltpersoner. Hva som leies ut 6. Lokaler Utleieordningen gjelder kommunalt eide / innleide skolelokaler. Alle typer rom leies ut, også spesialrom og skolegymsaler. Idrettshaller i tilknytning til skolene er ikke omfattet av utleieordningen.
Kontorer, personalrom, rom for helsetjenester, lokaler med særlig verdifullt utstyr og lokaler som kommunen av andre grunner ikke finner det forsvarlig å gi utenforstående adgang til er ikke omfattet utleieordningen. 7. Utstyr og apparater Leietaker har rett til å bruke teknisk utstyr og apparater knyttet til det aktuelle lokalet, dersom ikke begrensninger er spesifisert i leieavtalen. Kommunen skal sørge for at leietaker får bruksanvisning / rettledning i bruk av teknisk utstyr som inngår i leieavtalen. 8. Utearealer Utleieordningen gjelder også utearealer i tilknytning til skolene. Utleietider og former for utleie 9. Leietider Utleieordningen gjelder utenom skolens / kommunens ordinære åpningstid / arbeidstid. Ordinær brukstid (leietid) er mandag-fredag kl 17-22, i skoleåret. Det er også mulig å leie i skolenes ferier / fridager, i helgene og etter kl 22 (overnatting). 10. Fast leie Lokaler kan leies for et helt skoleår av gangen. Det kan ikke inngås leieavtale for lengre perioder enn et helt skoleår, som i denne sammenheng er fra 1. september til 1. juni. Ved fast leie er det samlet søknad / tildeling. Søknadsfristen er 15. april. Tildeling skjer i løpet av juni. 11. Leilighetsvis leie Lokaler kan leies for enkeltstående arrangementer / tiltak. Ved leilighetsvis leie er det fortløpende søknad / tildeling. Søknadsfristen er 15 virkedager før den aktuelle dato. Fortrinnsrett 12. Fortrinnsrett ved tildeling Fast leie prioriteres foran leilighetsvis leie. For øvrig prioriteres søknader etter rekkefølgen i 5. 13. Fortrinnsrett for kommunen /skolen ved spesielle anledninger Selv om det er inngått leieavtale for et spesielt tidspunkt / tidsrom, må leietaker vike plass for avvikling av stortingsvalg, fylkestings- og kommunestyrevalg, folkeavstemninger og andre kommunale aktiviteter / arrangementer, dersom det ikke finnes mulighet for å avvikle begge. Dette gjelder også skolens egne arrangementer som avslutninger, kurs i regi av FAU, osv. Kommunen må i slike tilfelle gi beskjed i god tid.
Mat og drikke, tobakk og rusmidler 14. Servering og tilberedning av mat og drikke Servering av medbrakt mat og drikke er tillatt. Tilberedning av mat og drikke er tillatt i lokaler som er tilrettelagt for dette. 15. Tobakk, alkohol og andre rusmidler Bruk av alkohol eller andre rusmidler er ikke tillatt i kommunale lokaler med tilhørende arealer. Røyking og annen bruk av tobakk er ikke tillatt i kommunale lokaler med tilhørende arealer. Tilsyn, sikkerhet og orden 16. Leietakers ansvar for tilsyn, sikkerhet og orden Leietaker har ansvar for at det til enhver tid er minst én voksen person til stede, som holder tilsyn med aktivitetene og påser at uvedkommende ikke får adgang til lokalene. Ved brannalarm evakueres arealene umiddelbart. Leietaker rydder lokalet / arealet etter bruk, og mopper gulvet. Lokalet / arealet og utstyret skal overleveres i like god stand som det ble overtatt. Leietaker har ansvar for å hente /kvittere ut nøkkel i skolens åpningstid, samt levere denne på samme sted dagen etter leieforholdets opphør. 17. Leietakers ansvar ved brudd på ordensreglene Skader og hærverk på lokaler, arealer og utstyr skal erstattes økonomisk av leietaker. Brudd på ordensreglene kan medføre opphør av leieforholdet, eventuelt også utelukkelse fra framtidig leie. 18. Kommunens ansvar for sikkerhet Branninstruks skal være oppslått i lokalet. Branninstruks skal være vedlagt leieavtalen, og leietaker må krysse av for lest. Overnatting er bare aktuelt i lokaler som tilfredsstiller brannvesenets krav til brannsikkerhet for overnattingssteder. Kommunen/skolen må på vegne av leietaker søke brannvesenet om bruksendring ved utleie som medfører overnatting. 19. Leietakers eiendeler og utstyr Ved fast leie har leietaker ikke anledning til å oppbevare eget teknisk utstyr og apparater i kommunens lokaler, dersom kommunen ikke har tilrettelagt spesielt for dette. Kommunen er ikke ansvarlig for tap av eller skade på leietakers utstyr, effekter eller personlige eiendeler. Søknad, vedtak og klage 20. Søknad Søknad sendes kommunen via bookingsystem på kommunens nettsider når dette er tilgjengelig. Inntil det er på plass sendes søknad til den enkelte skole via e-post eller ordinær post. Søknaden skal inneholde:
a) Organisasjonens navn, organisasjonsform, og målgruppe. b) Beskrivelse av aktiviteten / tiltaket som skal foregå i de leide lokalene. c) Hvilket lokale som ønskes leid. d) Ønsket tid og varighet for leieforholdet. e) Behov for utstyr (kommunens eller medbrakt). f) Navn og kontaktinformasjon om ansvarlig for gjennomføring av aktiviteten / tiltaket. Vedkommende må være over 18 år og ha formell kompetanse til å forplikte leietaker. Vedkommende står ansvarlig for alle leietakers funksjoner etter forskriften / leieavtalen. g) Annen informasjon som kan være relevant for søknaden. Dersom det er tvil om hvorvidt leietaker / bruksformål faller inn under 4 5 kan kommunen be om ytterligere opplysninger før vedtak fattes. 21. Vedtak og vedtaksmyndighet Vedtak etter denne forskriften er enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Myndighet til å fatte vedtak etter forskriften er delegert til rådmannen ved den enkelte rektor. 22. Innvilgelse av søknad om leie Melding om vedtak skal være skriftlig og gi opplysning om: a) Varighet (helt år / leilighetsvis). b) Tidspunkt for leie (dager, klokkeslett). c) Hvilke lokaler / arealer som skal leies. d) Øvrige rettigheter og plikter knyttet til leieforholdet. Leieforholdet dokumenteres i en kontrakt som underskrives av ansvarlig for tiltaket. Regler og vilkår for leie inngår som del av kontrakten. Dersom det tildelte lokalet ikke benyttes, plikter leietaker å melde fra om dette, slik at kommunen kan disponere lokalet til andre søkere / formål. Dersom tildelte lokaler ikke tas i bruk som avtalt, kan leieforholdet annulleres. 23. Avslag på søknad om leie, opphør av leieforhold, utelukkelse fra framtidig leie Melding om vedtak skal være skriftlig og gi opplysning om: a) Begrunnelsen for avslaget / opphøret / utelukkelsen. b) Klagerett og framgangsmåte ved klage. 24. Klage Vedtak i henhold til forskriften kan påklages, jfr. forvaltningslovens kapittel IV. Klagefrist er 3 uker fra tidspunktet for melding om vedtaket er mottatt av søker. Klagen sendes den instans som har fattet vedtaket. Vedtaksmyndigheten omgjør eller opprettholder tidligere beslutning. Dersom vedtaksmyndigheten opprettholder tidligere beslutning, avgjøres klagen av kommunens klagenemnd. Rådmannens vurdering Forslaget til rutiner for utlån av skolelokaler ser ut til å dekke de behov både kommune og leietakere har for forutsigbarhet og hva som kan leies ut.
Det legges opp til gradvis overgang fra dagens manuelle rutiner til framtidas digitale selvbetjeningsløsning. Overgangen til digital søknad og digital søknadsbehandling henger sammen med kommunens digitaliseringsstrategi, noe rådmannen vil komme tilbake til. Det er en usikkerhet knyttet til de økonomiske konsekvensene av ordningen. Rådmannen legger til grunn at økte kostnader inntil videre dekkes innenfor gjeldende budsjettramme for programområdet. Erfaringer og eventuelle uforutsette økonomiske konsekvenser av økt utleie vil rådmannen komme tilbake til i forbindelse med det videre økonomiplanarbeidet. Rådmannens forslag til vedtak: Vedlagte retningslinjer for utleie vedtas... Sett inn saksutredningen over denne linja