Overordnet arkitekturdokumentasjon 04.02.2014
Dokumentene inneholder følgende informasjon Dokumentoversikt Overordnet arkitekturdokumentasjon (presenteres i dag) Overordnet visualisering av nåsituasjon, målbilde og veikart Detaljert arkitekturdokumentasjon Detaljert beskrivelse av nåsituasjon, målbilde og veikart Vedlegg til arkitekturdokumentasjon Vedlegg 1: Forklaring av tjenestemodellen Vedlegg 2: Beskrivelse av tjenester Vedlegg 3: Kobling mellom IT-tjenestemodell og virksomhetsmodell Teknisk systemdokumentasjon Detaljert beskrivelse av systemer, informasjon og integrasjoner Arkitekturdokumentasjon Arkitekturdokumentasjonen beskriver en tjenesteorientert arkitektur
Innholdsfortegnelse 1. Tjenestemodell 2. Overordnet nåsituasjon, målbilde og veikart 3. Arkitekturprinsipper 4. Prioriteringer og driftsmodeller
Tjenestemodellen er basert på HIOAs strategi og viser hvilke IT-tjenester som tilbys sluttbrukerne Satsningsområder som er definert i strategien frem mot 2020 Utdanning Forskning og utviklingsarbeid Samfunnsrettet virksomhet og formidling Menneskelige og økonomiske ressurser HiOA skal være internasjonalt ledende på profesjonsutdanninger. HiOA skal være i front på profesjonsrelevant forskning og utviklingsarbeid. HiOA skal utfordre og utvikle profesjonene i samspill med samfunns- og næringsliv, og være en aktiv pådriver og aktør i Samfunnsdebatten. HiOA skal være et lærende og nyskapende arbeidssted som organiserer og utvikler virksomheten og ressursene målrettet og effektivt. er de samme områdene som er definert i tjenestemodellen for IT (ref «Langtidsplan for IT»).
De fire strategiske satsningsområdene til HiOA er grunnsteinene i tjenestemodellen IT-tjenestemodell IT-rådgiving og arkitektur IT som støttespiller i utviklingen og bruk av ITtjenester i HiOA. Bidrag fra IT kan f.eks. være rådgivning innen IT-arkitektur, sikkerhet, opplæring, valg av verktøy og teknologi. Utdanning Tjenesteområdene som bistår HiOA i å tilby et bredt og godt pedagogisk tilbud til studentene. Både i form av studietilbud og verktøy som benyttes ved studiene. Forskning og utviklingsarbeid Tjenesteområdene som bistår HiOA i å være i front på forskning og utvikling. Både i form av forskningsverktøy og administrative verktøy. Grunntjenester Samfunnsrettet virksomhet og formidling Tjenesteområdene som bistår HiOA er en samarbeidspartner for næringslivet og en kjent merkevare for potensielle studenter og tilsatte. Menneskelige og økonomiske ressurser De tjenestene som tilrettelegger for at støttetjenester for økonomi, styring av ressurser og virksomhetsstyring kan gjennomføres mest mulig effektivt. Grunntjenester er felles tjenester som benyttes av to eller flere av de fire strategiske områdene til HiOA. Disse grunntjenestene er også med på å bistå de strategiske områdene som er definert i strategien. Sikkerhet Gjennomgående sikkerhet fra policy til fysiske tiltak. Sikkerhet skal balansere konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet av informasjon og tjenester.
IT-rådgiving og IT-arkitektur Tjenestemodellen brytes ned på et nivå som understøtter kommunikasjon med virksomheten IT-tjenestemodell nivå 2 Utdanning Forskning og utviklingsarbeid Samfunnsrettet virksomhet og formidling Menneskelige og økonomiske ressurser Student- og studieadministrasjon Forskningsverktøy Publisering (intranett/ internett) Økonomistyring Teknologistøttet læring Søknadsstøtte Sosiale medier Personaladministra sjon og -ledelse Lab og Arbeidsstasjoner Læringsanalyse Publiseringsverktøy Forskning prosjekt og porteføljestyring Samfunnskontakt Rapportering og virksomhetsstyring Sikkerhet Grunntjenester Digitalt kontor Digital arbeidsgruppe Læringssenter og bibliotek Digitalt arrangement Mobil medarbeider Digital samhandling Eiendomsforvaltning, -drift og -vedlikehold Innkjøp og logistikk
Innholdsfortegnelse 1. Tjenestemodell 2. Overordnet nåsituasjon, målbilde og veikart 3. Arkitekturprinsipper 4. Prioriteringer og driftsmodeller
Ved hjelp av tjenestemodellen er tiltak i veikartet identifisert fra gapet mellom nåsituasjon og målbilde IT-arkitektur er en prosess! Nåsituasjon Nåsituasjonen avdekket store forbedringspotensial innen områdene: Digital samhandling Teknologistøttet læring IT- og virksomhetsarkitektur Virksomhetsstyring Ansvarsavklaringer Målbilde Målbildet viser en illustrasjon over hvor godt IT-tjenester skal støtte avdekket behov på forskjellige områder i virksomheten i 2020. Spesielt innen områdene virksomhetsstyring og teknologistøttet læring er ambisjonene høye. Veikart Veikartet viser de viktigste tiltakene og prosjektene som må gjennomføres for å nå målbildet i 2016 og målbildet i 2020. Blant de viktigste tiltakene er: Ansvarsavklaringer på en rekke områder Digital samhandling (ecampus) Full gjennomgang av virksomhetsarkitektur Etablering av funksjoner for IT-arkitektur og virksomhetsarkitektur
IT-rådgiving og IT-arkitektur Nåsituasjonen grad av udekte behov i tjenesteområdene Dekket behov: Fullt ut dekket Delvis dekket Lite dekket Utdanning Forskning og utviklingsarbeid Samfunnsrettet virksomhet og formidling Menneskelige og økonomiske ressurser Student- og studieadministrasjon Forskningsverktøy Publisering (intranett/ internett) Økonomistyring Teknologistøttet læring Søknadsstøtte Sosiale medier Personaladministra sjon og -ledelse Lab og Arbeidsstasjoner Læringsanalyse Publiseringsverktøy Forskning prosjekt og porteføljestyring Samfunnskontakt Rapportering og virksomhetsstyring Sikkerhet Grunntjenester Digitalt kontor Digital arbeidsgruppe Læringssenter og bibliotek Digitalt arrangement Mobil medarbeider Digital samhandling Eiendomsforvaltning, -drift og -vedlikehold Innkjøp og logistikk
IT-rådgiving og IT-arkitektur Målbildet sikrer at IT i HiOA er rustet for å understøtte Strategi 2020 Dekket behov: Fullt ut dekket Delvis dekket Lite dekket Utdanning Forskning og utviklingsarbeid Samfunnsrettet virksomhet og formidling Menneskelige og økonomiske ressurser Student- og studieadministrasjon Forskningsverktøy Publisering (intranett/ internett) Økonomistyring Teknologistøttet læring Søknadsstøtte Sosiale medier Personaladministra sjon og -ledelse Lab og Arbeidsstasjoner Læringsanalyse Publiseringsverktøy Forskning prosjekt og porteføljestyring Samfunnskontakt Rapportering og virksomhetsstyring Sikkerhet Grunntjenester Digitalt kontor Digital arbeidsgruppe Læringssenter og bibliotek Digitalt arrangement Mobil medarbeider Digital samhandling Eiendomsforvaltning, -drift og -vedlikehold Innkjøp og logistikk
For å nå målbildet er det viktig å fokusere på de tiltakene som er identifisert Nåsituasjon Veikart Målbilde Hovedtiltak frem mot målbildene for 2014 og 2016 Målbilde for Q42014 IT som en profesjonell samarbeidspartner Prosjektnavn Etablere arkitekturfunksjon Profesjonalisere IT-prosjektmodell Styringsmodell og samarbeidsarenaer Roller og ansvar Beskrivelse Etablere en funksjon som sikrer maksimering av verdi på tvers av HiOA Sikre tidlig deltakelse av IKT-personell i relevante prosjekter Sikre periodisk dialog om utvikling i virksomhetsbehov Definere ansvarsområder med grensesnitt mot IKT Prosjektnavn LMS og publisering av læringsinformasjon Prosjekt- og porteføljestyring for forskning Rapportering og virksomhetsstyring Digital samhandling Digital eksamen Målbilde for Q42016 IT som en profesjonell leverandør av forsknings- og utdanningstjenester Beskrivelse Sikre riktig bruk av implementerte IKT-verktøy i HiOA Etablering av ny tjeneste som muliggjør styring av forskningsinitiativ Bistå virksomheten i forbedring av virksomhetsstyring Sikre kvalitet i bredden på tjenestetilbudet innen digital samhandling Ny tjeneste som muliggjør en mer effektivt gjennomføring av eksamen
Samfunnsrettet virksomhet og formidling Forskning og utviklingsarbeid Utdanning Overordnet veikart Kostnad Lav Medium Høy viser de viktigste tiltakene som må gjøres for å realisere målbildet Nytte Lav Medium Høy Målbilde for Q42014 IT som en profesjonell samarbeidspartner Målbilde for Q42016 IT som en profesjonell leverandør av forsknings- og utdanningstjenester ID Utvalgte tiltak 13 19 23 Strategi 2020 5 Opplæringsplan for bruk av IT 7 Etablere arkitekturfunksjon 8 Profesjonalisere IT-prosjektmodell 14 10 Styringsmodell og samarbeidsarenaer 24 11 Roller og ansvar 15 21 13 LMS og publisering av læringsinformasjon 14 Prosjekt- og porteføljestyring for forskning 15 Rapportering og virksomhetsstyring 19 Learning analytics (Læringsanalyse) 21 Digital samhandling 7 23 Digital eksamen 5 Menneskelige og økonomiske ressurser Grunntjenester 10 11 IT-rådgivning og ITarkitektur og informasjonssikkerhet 8 Tekniske tjenester 24 Kravsetting av eksterne leverandører Tiltakene vil være gjenstand for prioritering i budsjettprosessen, i porteføljestyring, i prosjektsammenheng og i kontekst av øvrige virksomsomhetssatsninger.
Innholdsfortegnelse 1. Tjenestemodell 2. Overordnet nåsituasjon, målbilde og veikart 3. Arkitekturprinsipper 4. Prioriteringer og driftsmodeller
HiOA skal følge DIFIs arkitekturprinsipper for offentlige virksomheter Definisjon: Prinsippene skal fungere som et sett med felles retningslinjer for alt arbeid med IT i offentlig sektor. Bruk: Prinsippene er gjort obligatoriske å forholde seg til for statlige virksomheter. Prinsippene skal legges til grunn ved etablering av nye IT-løsninger eller ved vesentlige ombygginger av eksisterende IT-løsninger. Dersom prinsippene fører til vesentlige uønskede konsekvenser, kan de helt eller delvis fravikes. Åpenhet IT-løsningers virkemåte og datagrunnlag skal kunne gjøres rede for. Fleksibilitet IT-løsninger skal være utformet slik at de ikke fremstår som begrensende for endringer i arbeidsprosesser, innhold, organisering, eierskap og infrastruktur. Sikkerhet IT-løsningen i seg selv og informasjonen som behandles i denne, skal med utgangspunkt i formelle og risikobaserte krav beskyttes mot brudd på konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Tjenesteorientering Interoperabilitet Tilgjengelighet Skalerbarhet Funksjonalitet og ytelsesnivå skal være hovedhensyn ved utvikling av IT-løsninger. IT-tjenester som er nødvendig for å understøtte hele eller deler av en eller flere arbeidsprosesser skal identifiseres. Virksomheten og dens ITløsninger må ved behov kunne samhandle med andre relevante virksomheter og deres ITløsninger på et hensiktsmessig nivå. Elektroniske tjenester skal være tilgjengelig når brukerne trenger dem, lette å finne frem til og brukervennlig og universelt utformet. IT-løsninger skal kunne skaleres ved endringer i bruken.
Konsekvens av DIFIs arkitekturprinsipper for HiOA Prinsipp Åpenhet Konsekvens Alle systemer skal være dokumentert med beskrivelse av datakilder og beskrivelse av datamanipulasjon som er programmert i systemet. *Gjelder hovedsakelig for systemer som er kritiske for rettssikkerheten, f.eks. skatteberegning, trygdeberegning osv., systemer i HiOA som er aktuelle er f.eks. Fronter og Agresso. Fleksibilitet Nye systemer skal ha mulighet til å kunne konfigureres til å kunne støtte endringer i organisatoriske forhold, hvor organisatoriske forhold betyr endringer i organisering, arbeidsflyt (prosesser), roller, utskiftning av driftsleverandør, endring i lisensavtaler osv. Tjenester skal være modularisert på et hensiktsmessig nivå. Modularisert betyr i denne sammenhengen at man satser på mindre systemer som til sammen dekker funksjonalitetskravet til tjenesten og derav har en bedre balanse mellom leverandør- og kundemakt. Forvaltningen av tjenester skal sikre at behov for organisatoriske endringer identifiseres Sikkerhet Alle systemer skal være risikovurdert og informasjonsobjektene skal være kategorisert i sikkerhetsnivå innen konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Sikre sikkerhet for IT-løsningen, som tilfredsstiller det sikkerhetsnivået som er besluttet Teste at sikkerhetstiltakene fungerer som forventet før implementering Løsningen må støtte endring i sikkerhetsnivå under dets livssyklus *Sikkerhetsprinsippet kan begrense andre prinsipper, dersom dette er avgjørende for tilliten til offentlig sektor. Tjenesteorientering Nyanskaffelser og større endringer skal alltid være begrunnet av et behov i virksomheten og derav som en videreutvikling av en tjeneste eller som etablering av en ny tjeneste. For å sikre gjenbruk skal alltid byggeklosser (tidligere implementerte løsninger) fra andre tjenester vurderes iht. om de er tilstrekkelig for å dekke behovet.
Konsekvens av DIFIs arkitekturprinsipper for HiOA Prinsipp Interoperabilitet Konsekvens Ingen systemer/løsninger skal implementeres uten at organisasjonen er harmonisert med arbeidsflyten i systemet. Altså må enten systemet eller organisasjonen tilpasses. Roller som systemeier, prosesseier, tjenesteeier osv. må identifiseres. Alle nye systemer skal ha mulighet for integrering med andre systemer basert på standard for integrasjonsarkitektur Ved innføring av nye systemer skal systemet sine informasjonsobjekter standardiseres på tvers av tidligere etablerte systemer, både navngivning og formatering. Ved valg av organisatoriske, semantiske og tekniske standarder skal Referansekatalog for IT-standarder i offentlig sektor legges til grunn. Tilgjengelighet *Gjelder hovedsakelig tjenester rettet mot studenter (allmenheten). De elektroniske tjenestene skal være enkle å finne frem til og skal ikke forutsette at brukerne kjenner til hvordan forvaltningen er organisert (SPOC) Tjenestene skal være teknologi og plattformuavhengig* Alle systemer skal være i tråd med diskriminerings- og tilgjengelighetsloven og annet relevant regelverk.* Tjenestene bør være tilgjengelig på målgruppenes språk (Norsk og/eller engelsk)* Skalerbarhet Alle systemer / løsninger / tjenester skal kunne skaleres i forhold til behov både opp og ned i etterkant av implementering. For interndriftede systemer må dermed systemet kunne skaleres mtp. endret kapasitet For eksterndriftede systemer må avtaler kunne skaleres mtp. endret kapasitet
Innholdsfortegnelse 1. Tjenestemodell 2. Overordnet nåsituasjon, målbilde og veikart 3. Arkitekturprinsipper 4. Prioriteringer og driftsmodeller
Prioriteringer og driftsmodeller Porteføljestyring Porteføljestyring er en betegnelse på metoder som benyttes av ledelsen i virksomheter for utvelgelse og prioritering av prosjekter og programmer i en virksomhet. Samlingen av disse prosjektene og programmene omtales som virksomhetens portefølje, derav navnet. For å kunne maksimere verdien av porteføljen trenger må man måle verdien av de enkelte prosjektene og programmene i porteføljen opp mot hverandre Strategisk forankring for å sikre at uansett hensyn, så skal den totale porteføljen reflektere HiOAs overordnede målsetninger og strategi Arbeid er igangsatt på IT-avdelingen hvor man gjør prioriteringer i en prosjektgruppe (prosjektkoordineringsforum). Dette vil etter hvert anta form som et sekretariat for porteføljestyret (direktørmøtet e.l.) Prosjektstyring Prosjektkoordineringsforum Fokus er på styring, koordinering, og leveranser innenfor tids-, kvalitets-, og kostnadsrammer Prosjektmaler og metodikk, Bruk av business case fokuserer på korrekt budsjettering i forhold til leveransen. Virksomhetsovergripende Sourcing HiOA er avhengig av IT-tjenester i både produksjon og leveranser. Gode og effektive IT-løsninger er avgjørende for å realisere de mål og strategi som HiOA har satt seg. En IT-sourcingsstrategi vil klargjøre hvordan IT-avdelingen skal understøtte dette. Kompetansekravet vil endre seg etter hvert som behovene fra brukerne endrer seg. Intern integrasjon vs ekstern effektivitet