Austevoll kommune Møteprotokoll

Austevoll kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Bekkjarvik Gjestgiveri Dato: 06.10.2015 Tidspunkt: 10:00 13:15 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Joon Raymond Haugland Leiar H Anne-Kristine Bakke Medlem AP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Håkon Nyheim Nestleiar FRP Hans Reidar Njåstad Medlem SP Hege Storebø Medlem FRP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Hallvard Møgster Hans Reidar Njåstad KRF Eivind Nyheim Håkon Nyheim FRP Merknader Forfall for Hege Storebø var ikkje meldt. Det var såleis ikkje mogleg å få fatt i vararepresentant. Andre som møtte: Navn Harald Sylta Ruth Larsen Thomas Martin Larsen Kari Nygard Stilling Partner / rekneskapsrevisor KPMG heile møtet Kommunalsjef i PS 29/15 Økonomisjef i PS 30/15 og RS 20/15 23/15 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune heile møtet Joon Raymond Haugland utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

Saksliste Utvalgssaksnr PS 27/15 PS 28/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 29/15 PS 30/15 PS 31/15 Henvending til kontrollutvalet vedr. avtale om avslutta arbeidsforhold i Austevoll kommune Orienteringssak om arbeid med oppfølging etter forvaltningsrevisjon om styring av investeringsprosjekt Vurdering av om KPMG er uavhengig i høve til Austevoll kommune 2014/276 2014/407 2014/271 PS 32/15 Revisjonsplan for Austevoll kommune 2015 2014/266 PS 33/15 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2016 2014/265 PS 34/15 Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i denne valgperioden 2014/273 PS 35/15 Referatsaker RS 20/15 Finansforvaltning, status pr. 30.06.15 2014/266 RS 21/15 Rekneskapsrapportar 2015 - juli 2014/266 RS 22/15 Budsjettbrev frå Fylkesmannen - Austevoll kommune - budsjett og økonomiplan 2014/266 RS 23/15 Revidert nasjonalbudsjett 2015 og kommuneopplegget for 2016 2014/192 RS 24/15 Sekretariat for kontrollutvalet 2015/10 RS 25/15 Rekneskapsoversyn for kontroll og tilsyn pr. 24.09.15 2014/265 RS 26/15 Anbodskonkurranse på revisjonstenester - habilitetsinnvending RS 27/15 Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune - habilitetsvurdering 2014/273 2014/273 PS 36/15 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/267 PS 37/15 Eventuelt 2

PS 27/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Det kom ikkje merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 28/15 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det kom ingen merknader til protokoll frå kontrollutvalsmøte 20.05.15. Protokoll frå kontrollutvalsmøte 20.05.15 vart samrøystes godkjent. PS 29/15 Henvending til kontrollutvalet vedr. avtale om avslutta arbeidsforhold i Austevoll kommune Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Møtet vart lukka etter 31.3 i Kommunelova. Avtale med rektor vart delt ut. Sameleis vedlegga til brev frå kommunestyregruppa som viser mailkorrespondanse med ordførar og rådmann i saka. Kontrollutvalet las gjennom dokumenta. Kommunalsjef Ruth Larsen var med under saka og orienterte på vegne av rådmann, og svara på spørsmål frå kontrollutvalet. Ordførar var og tilstades og orienterte og svara på spørsmål. Møtet vart deretter åpna igjen. Kontrollutvalet drøfta kva som bør undersøkjast vidare. Konklusjonen vart at ein vil be revisor sjå på nokre av spørsmåla som er reist i brevet som er sendt til kontrollutvalet. Vidare vil ein og undersøkja måten saka vart handsama på i kommunestyret 22.06.15, og då det vart gjort vedtak ved sommarfullmakt vedr. same sak i møte 30.06.15. Kontrollutvalet vil at revisor føretek ein gjennomgang av saka ut frå desse spørsmålstillingane: Er avtala utforma innafor ramma over delegert mandat fra kommunestyret som er gitt i kapittel 2.9 delegasjon til ordførar og kapittel 3.1 delegasjon til rådmannen, samt etter reglementa som kjem inn under kapittel 3.1.3? Har ordførar og rådmann mandat til å bruke av budsjettmidlar for 2016 og 2017 utan å ha sak og godkjenning frå kommunestyret fyrst? Skulle handsaming av orientering om finansiering, debatt om saka og votering vore ført for åpe møte i kommunestyret 22.06.15? Kontrollutvalet har vidare i saka merka seg at protokoll frå kommunestyret i sak 51/15 «Referatsaker», er noko mangelfull då det: Ikkje er ført i protokollen kva referatsaker / dokument dette var, t.d. namn på dokumenta og kva det var stemt over Ikkje er paragraf eller anna som fortel kvifor dei skulle handsamast u.off. Ikkje er ført i protokollen at det vart føreteke avrøysting i sak(ene) Utvalet merkar seg og dette frå sak 79/15 på sommarfullmakt «Innsyn i avtale» At det ikkje er protokollført heimel for å unnata offentleggjering av dokument i saka. 3

Kontrollutvalet vil også at dei merknader som kontrollutvalet har gjort om sakshandsaminga i kommunestyret, vert gjennomgått og vurdert av revisor. Spørsmålstillingane bør vurderast opp mot relevant lovverk, t.d. Kommunelov og kommunen sine reglement. Kontrollutvalet vil be om at KPMG utarbeidar ein prosjektplan på dette arbeidet. Etter gjennomgangen av spørsmålstillingane vert KPMG beden om å legga fram ein rapport der det vert svara på spørsmålstillingane. Prosjektplanen skal innehalde: Dei spørsmålstillingar kontrollutvalet ønskjer å få svar på. Kva metode ein vil bruka for å gjennomgå spørsmålstillingane Oversyn over ressursbruk for gjennomføring av prosjektet og tidspunkt for ferdigstilling. Kontrollutvalet ber om at slik prosjektplan vert lagt fram på neste møte i kontrollutvalet. Det vil då vera nytt kontrollutval som tek stilling til endeleg bestilling i saka. Vedtak som vart fatta var samrøystes. KPMG vert beden om å utarbeida prosjektplan, i tråd med det som går fram over, for gjennomgang av sak vedr. avslutta arbeidsforhold i Austevoll kommune. Prosjektplanen vert å legga fram på neste møte i kontrollutvalet. PS 30/15 Orienteringssak om arbeid med oppfølging etter forvaltningsrevisjon om styring av investeringsprosjekt Orienteringssaka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Økonomisjef Thomas Martin Larsen orienterte om oppfølgingsarbeidet etter forvaltningsrevisjonen. Det er utarbeida handlingsplan som vart gjennomgått og kommentert. Informasjonen vart samrøystes teke til orientering. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. PS 31/15 Vurdering av om KPMG er uavhengig i høve til Austevoll kommune Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Harald Sylta om at KPMG AS er uavhengig i høve Austevoll kommune, til etterretning. Partner / rekneskapsrevisor frå KPMG, Harald Sylta, kommenterte kort erklæring om uavhengighet. Kontrollutvalet hadde ikkje spørsmål eller merknader til denne. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Harald Sylta om at KPMG AS er uavhengig i høve Austevoll kommune, til etterretning. 4

PS 32/15 Revisjonsplan for Austevoll kommune 2015 Revisjonsplan for regnskapsåret 2015 vert teke til orientering. Harals Sylta frå KPMG orienterte om revisjonsplan, og svara på spørsmål frå kontrollutvalet. Det kom ikkje nye innspel til revisor sitt arbeid. Revisjonsplan bør og leggast fram for det nye kontrollutvalet i første møte. vart samrøystes vedteke. Revisjonsplan for regnskapsåret 2015 vert teke til orientering. PS 33/15 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2016 Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2016. Budsjettpostar i forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet vart gjennomgått og drøfta. Det kom ikkje forslag til endring av budsjettpostar. Budsjettforslaget bør leggast fram for nytt kontrollutval som melding på første møte i utvalet. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2016. PS 34/15 Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i denne valgperioden Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Austevoll kommune i valperioden 2011 2015 vert å leggje fram for kontrollutvalet i valperioden 2015 2019. Kontrollutvalet (heretter kalla KUV), ordførar, revisor og sekretariatet drøfta korleis arbeidet i KUV i valperioden 2011 2015 har fungert. Rådmann var og invitert, men hadde ikkje høve til å vera med på møtet. Evalueringa inneheld desse spørsmåla: Nr. Spørsmål Svar 1 I kva grad blir møta gjennomførte på ein effektiv og engasjerande måte? Kva kan gjerast betre? 2 Er talet på møte tilstrekkeleg i høve til saksmengda? 3 Klarer KUV å fylle kontrollfunksjonen på ein god måte? Kva kan gjerast betre? 4 I kva grad har KUV hatt økonomiske rammer til å gjennomføre oppgåvene på ein god måte? Alle får koma til ordet. Vanskeleg å få tak i vara, men ved overgang til vara i rekkefølge vil dette bli betre. Effektiv gjennomføring av møter. Tal på møter er tilstrekkeleg og det er passeleg lengde på møta. Meiner kontrollfunksjonen vert fyllt på ein god måte. Har tilstrekkeleg med midlar til å gjennomføra oppgåver 5

5 Korleis blir KUV oppfatta av andre sentrale aktørar, slik som kommunestyret og administrasjonen? 6 Har kommunestyret og administrasjonen forståing av kva rolle og ansvar KUV har? Korleis kan KUV bidra til ei god forståing? 7 Er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom KUV, kommunestyret og administrasjonen? 8 I kva grad er KUV synleg nok på kommunen si heimeside? 9 Bør KUV gjere meir og/ eller mindre av noko? Ordførar meiner at KUV fungerer på ein god måte Ikkje god nok kunnskap om KUV sine oppgåver og ansvar. Folkevaldopplæringa nå ved ny periode bør omfatta dette temaet. Ja. Kunne vore betre. Ved starten av perioden hadde KUV ønske om å koma seg meir ut og ha møter utanfor rådhuset, på institusjonar, skular, barnehagar o.l. Dette har berre delvis vore gjennomført. Bør kanskje ha fleire møter for å få dette til. Det er positivt at ein inviterer personar inn og får orientering om diverse tema / delar av organisasjonen / tenestetilbodet. Samhandlinga fungerer bra og er OK 10 Korleis fungerer samhandlinga med revisor? Kva kan gjerast betre? 11 Korleis fungerer arbeidet med plan Dette fungerer godt, både ved utarbeiding og rullering for forvaltningsrevisjon og plan for av planane har ein hatt ein god prosess. selskapskontroll? 12 Korleis fungerer samhandlinga med Samhandlinga fungerer bra. sekretariatet? Kva kan gjerast betre? 13 Kva forbetringstiltak kan Koma seg ut oftare og invitera til orientering om tema. gjennomførast? 14 Kva bør folkevaldopplæringa for det Roller, ansvar og oppgåver. Opplæringa må ikkje være nye KUV innehalde og kor for omfattande («alt» på ein gong). Bør heller spreiast omfattande bør det vera? over tid. 15 Folkevaldopplæringa for KUV bør vera med når KST har folkevaldopplæring. kommunestyret: Viktig at KST får kunnskap om roller, ansvar og - Bør KUV få delta her? oppgåver i kontroll- og tilsynsarbeidet. - Bør roller og ansvar for KUV presenterast her? 16 Anna Innspel til nytt KUV: - setja fokus på kommunen sin utøving av eigarskap i selskap (som Austevoll har eigarinteresser i). Vurdera om det kan vera aktuelt å koma med innspel om det burde utarbeidast instruks for styrerepresentantar, planleggast opplæring for styrerepresentantar o.l. Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Austevoll kommune i valperioden 2011 2015 vert å legga fram for kontrollutvalet i valperioden 2015 2019. PS 35/15 Referatsaker Økonomisjef orienterte og svara på spørsmål frå kontrollutvalet i RS 20/15, RS 21/15, RS 22/15 og RS 23/15. Dei andre referatsakene vart og gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet gjorde samrøystes vedtak om å ta referatsakene til orientering. Kontrollutvalet tek referatsakene til orientering. 6

PS 36/15 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Saker frå aktuelle møteprotokollar vart gjennomgått. Sak 87/15 frå kommunestyremøte 08.09.15 vart drøfta. Det vart stilt spørsmål om habilitet for nokre representantar i saka, og kontrollutvalet merkar seg at dei aktuelle representantane ikkje vart kjent ugilde, sjølv om dei er det direkte ut frå lova (er styrerepresentantar i selskapet som var part i saka). Kontrollutvalet peika på at handtering av habilitetsspørsmål bør vera ein del av folkevaldopplæringa som skal gjennomførast nå. Ellers vart møteprotokollane teke til orientering. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 37/15 Eventuelt Det var ingen saker å ta opp under eventuelt i dette møtet. 7