Endelig rapport etter undersøkelse av Hasvik kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Hasvik kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Postboks 43 9593 BREIVIKBOTN Tidsrom for undersøkelsen: 5. - 6. september 2016 Kontaktperson i kommunen: Kim-Are Walsø Fra Kartverket: Knut Holter John Th. Aalstad, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for føring av bygningsopplysninger i matrikkelen blir overholdt og det er gjennomgående mangelfull føring av flere bygningsopplysninger.
2 Det ble gitt en merknader ved dette tilsynet. Ressurssituasjonen i kommunen påvirker prioriteringen av arbeidsoppgaver. Dette gjør at kommunen ikke overholder tidsfrister, ikke fører alle bygningsopplysninger, reduserer muligheten til å gjennomføre kompetanseheving, lage og implementere skriftlige rutiner. Utarbeidet dato: 20. september 2016 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen John Thomas Aalstad ledet tilsynet i Hasvik kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 6 6. Gjennomføring... 7 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Hasvik kommune i perioden 5.-6. september 2016. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Hasvik kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 1. desember 2015. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende 2 avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 16, 24 og 33, matrikkelforskriften 34 og 38. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag. Matrikkelforskriften 38 første ledd, bokstav c, inneholder krav om at det ved grensejustering skal foreligge avtale med partenes underskrift. Ved utstedelse av matrikkelbrev skal kommunen orientere om klageadgang og klagefrist jf. matrikkellovens 24 tredje ledd siste setning. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon. Dette ble bekreftet i intervjuene. Det foreligger ikke dokumentasjon på at areal- og verdigrenser er vurdert ved grensejustering. I utlevert sak som går ut på grensejustering mangler signert avtale mellom partene. Ved underretning om matrikkelføring opplyses ikke om klagefrist og klageadgang. Dette ble bekreftet i intervjuene og i sluttmøtet
6 AVVIK 2 Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for føring av bygningsopplysninger i matrikkelen blir overholdt og det er gjennomgående mangelfull føring av flere bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 første ledd, bokstav b og matrikkelforskriften 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. Matrikkelforskriften 3 første ledd, bokstav b lister opp hvilke opplysninger som skal registreres. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon har ligget etter 5-dagersfristen. Rapporter på fullstendighet fra matrikkelen og intervjuer bekrefter at det er enkeltfelter som gjennomgående ikke føres i dag. Dette ble bekreftet i sluttmøtet. 5. Merknad Det ble levert en merknad under dette tilsynet: MERKNAD 1 Ressurssituasjonen i kommunen påvirker prioriteringen av arbeidsoppgaver. Dette gjør at kommunen ikke overholder tidsfrister, ikke fører alle bygningsopplysninger, reduserer muligheten til å gjennomføre kompetanseheving, lage og implementere skriftlige rutiner. Kommentar: Samtidig med å overholde tidsfrister for saker etter matrikkelloven er det vanskelig for kommunen å gjennomføre kompetanseheving og etablere skriftlige rutiner for gjennomføring av saker etter matrikkelloven. Bygningsopplysninger i matrikkelen har stor samfunnsmessig betydning, og er en prioritert oppgave sett fra overordnet myndighets side. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at ressurssituasjonen er sårbar ved ferieavvikling/langtidssykefravær og at det er ikke er laget rutiner innenfor matrikkelarbeidet. Dette ble bekreftet i sluttmøtet.
6. Gjennomføring 7 Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 5. september 2016 ble 2 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 6. september 2016 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 8 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 01.09.2016 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart for Hasvik kommune 6. Saksliste for oppmålingssaker 2014-2015 7. Saksmapper for 4 oppmålingsforretninger og en grensejusteringssak 8. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 9. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 10. Rapport fra matrikkelen om status på adressering
VEDLEGG 2 9 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Hasvik kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Gro Marie J. Nilssen Assisterende rådmann X X X Kim-Are Walsø Byggesaksbehandler og matrikkelfører X X X Fra Kartverket deltok Knut Holter og John Thomas Aalstad, med sistnevnte som tilsynsleder.