Endelig rapport etter undersøkelse av Lillesand og Birkenes kommuner som matrikkelmyndigheter Kommunenes navn: Lillesand kommune Birkenes kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Smedens Kjerr 30, 4760 Birkeland Tidsrom for undersøkelsen: 9. - 10. november 2016 Kontaktperson i kommunen: Knut Olav Raen Fra Kartverket: Janne Johnsen Anders Fekjær, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunene som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunenes matrikkellovforvaltning mottar reguleringsvedtak og delingstillatelser som ikke
alltid ivaretar nødvendige krav til geografisk presisjon og klarhet i forhold til hvilken matrikkelenhet den/de nye matrikkelenheten/e opprettes i fra. 2 Det ble levert en merknad under dette tilsynet i tilknyting til praktiseringen av samarbeidsavtalen mellom Lillesand og Birkenes kommuner om tekniske tjenester. Utarbeidet dato: 21. november 2016 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Janne Johnsen revisor under tilsynet
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 6 6. Gjennomføring... 6 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Lillesand og Birkenes kommuner i perioden 9.- 10. november 2016. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver avvik som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Lillesand og Birkenes kommuner: Hvordan kommunene som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunene gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til Lillesand kommune i brev av 23. juni 2016. Etter at det ble besluttet å utføre et samlet tilsyn i begge kommune ble det sendt særskilt varsel om dettte til Birkenes kommune i brev av 26. oktober 2016. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetenes egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunenes matrikkellovforvaltning mottar reguleringsvedtak og delingstillatelser som ikke alltid ivaretar nødvendige krav til geografisk presisjon og klarhet i forhold til hvilken matrikkelenhet den/de nye matrikkelenheten/e opprettes i fra. Kommentarer: Det vises til PBL 21-9. Bortfall av tillatelse: «Tillatelse til tiltak etter 20-1 første ledd bokstav m faller bort (...) dersom matrikkelføring vil være i strid med lov om eigedomsregistrering» (vår understreking). Noen planvedtak etter pbl. har utløst problemstillinger i forhold til matrikkelloven, jf. matrikkelloven 10 annet ledd. I matrikkellovens 10 annet ledd står det: «Ny matrikkeleining kan berre opprettast når det er klart kva for matrikkeleining eller matrikkeleiningar den nye eininga blir utskilt frå eller oppretta på». Avviket bygger på følgende observasjoner: Ved undersøkelse av utlånte saker og gjennom intervjuer ble det avdekket at saksbehandling av delingssøknader og private reguleringsforslag gjennomføres uten tilstrekkelig krav til klarhet i kartgrunnlaget og informasjon fra matrikkelen. Dette kan medføre unødige problemstillinger og tidsforbruk ved gjennomføring av oppmålingsforretning og matrikkelføring. Noen planvedtak og delingstillatelser har utløst problemstillinger i forhold til matrikkelloven. Blant annet fordi det har blitt fattet vedtak på et grunnlag som ikke har vært i samsvar med de matrikulære og faktiske forhold. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet.
5. Merknad 6 MERKNAD 1 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad nedfelt i skriftlige rutiner. Ansvarsfordeling og samarbeidsrutiner som en følge av inngått avtale om samarbeid innen tekniske tjenester mellom Lillesand kommune og Birkenes kommune er i liten grad ivaretatt. Kommentarer: Innføring av formelle rutiner vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling hos begge samarbeidskommunene. Mangel på slike rutiner vil ved nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik. En presisering av hvilket ansvar den enkelte kommune har i henhold til den nevnte avtale vil avklare rekkevidden av hvilket ansvar som påligger plan- og byggesaksbehandlingen. Det vises her til samarbeidsavtalen mellom kommunene hvor det i pkt. 6 fremgår at man skal avklare grensesnittet mot andre fagområder/tjenester innen teknisk sektor. For øvrig vises til avtalens pkt. 9 hvor samarbeidskommunen plikter å gi vertskommunen all informasjon som er nødvendig for behandling av sakene, og kan vedta instrukser og retningslinjer for saksbehandlingen. Fokus på samarbeidsrutiner i samsvar med inngått avtale vil kunne forenkle saksbehandlingen hos kommunene og sikre at lovkrav oppfylles. Dette gjelder ikke minst forholdet mellom byggesaksbehandling og matrikkelføring av bygg. Manglende informasjonsflyt til matrikkelfører kan føre til at lovkravet om fullstendig føring av bygg innen fristen på fem dager ikke blir overholdt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunenes saksbehandling innenfor matrikkelloven har få skriftlige rutiner. Intervjuene avdekket manglende oppfyllelse av gjeldende avtale om interkommunalt samarbeid (Avtalen om samarbeid innen tekniske tjenester mellom Lillesand kommune og Birkenes kommune). 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 9. november 2016 ble 7 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 10. november 2016 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 7 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 11.10.2016 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 03.10.2011 5. Organisasjonskart for Birkenes og Lillesand kommuner 6. Avtale om felles tekniske tjenester for Birkenes og Lillesand kommuner 7. Kommunens saksflytskjema for arbeid etter matrikkelloven 8. Saksliste for oppmålingssaker 2015-2016 9. Saksmapper for 2 saker på opprettele av ny matrikkelenheter og 3 grensejusteringssaker 10. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 11. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 12. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 13. Rapport fra matrikkelen om ikke fullførte oppmålingsforretninger
VEDLEGG 2 8 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Lillesand og Birkenes kommuner under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Tom Olstad Økonomisjef i Birkenes kommune. Representerer rådmannen X X X Halvor Nes Teknisk sjef i Birkenes kommune X X X Jan Henning Windegaard Rådmann i Lillesand kommune X X Aud Sunniva Fuhr Teknisk sjef i Lillesand kommune X X X Knut Olav Raen Unn Rita Lindtveit Kirsten Vadsø Fagansvarlig oppmåling (Birkenes og Lillesand). Fører matrikkelen Landmåler og fører matrikkelen (tidligere ansatt i Lillesand, og nå ansatt i Birkene)s Fører bygningsinformasjon i matrikkelen X X X X X X X X X Fra Kartverket deltok Janne Johnsen og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.