Endelig rapport etter undersøkelse av Farsund kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Farsund kommune Saksnummer: 15/00121 Virksomhetens adresse: Brogaten 7 4550 Farsund Tidsrom for undersøkelsen: 9-10. september 2015 Kontaktperson i kommunen: Jan Hornung Fra Kartverket: Anders Østeraas Anders Fekjær, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen sikrer ikke at all matrikkelføring er en del av kommunens virksomhet. Kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning oppfylles ikke Komunen har mangelfull føring av bygningers bruttoareal, energikilde og oppvarming.
2 Det ble ikke levert noen merknader under dette tilsynet. Utarbeidet dato: 30. september 2015 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Anders Østeraas revisor under tilsynet i Farsund kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 6 6. Gjennomføring... 7 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Farsund kommune i perioden 2. 3. september 2015. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 21 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Farsund kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 29. juni 2015. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende 3 avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen sikrer ikke at all matrikkelføring er en del av kommunens virksomhet. Avvik fra: Matrikkelloven 5a andre ledd. Kommentar: Matrikkelloven 5a andre ledd beskriver kommunens ansvar som lokal matrikkelstyresmakt. Matrikkelloven 5a andre ledd tredje setning har bestemmelse om at kommunen kan overlate matrikkelføring til annen kommunen eller sentral matrikkelstyresmakt. Bestemmelsen sto tidligere i matrikkelloven 22 andre ledd andre setning. Denne er kommentert i Ot.prp. nr. 70 (2004-2005) med blant annet følgende: Kommunen kan ikkje late andre enn dei som er nemde i andre ledd andre punktum utføre oppgåver innan matrikkelføringa. Det er likevel ikkje eit krav at matrikkelførar skal vere fast tilsett i kommunen. I rundskriv, 09.10.2009 nr.: T-5/09 om ikraftsetting av matrikkelloven, kapittel om Krav til faglig kompetanse uttaler Miljøverndepartementet følgende; Kommunen kan ikke la andre virksomheter utføre matrikkelføring på sine vegne. Unntak gjelder bare for andre kommuner eller Statens kartverk. Matrikkelføringen må således være organisert som del av kommunens egen virksomhet, dersom føringen ikke er overlatt til annen kommune eller Statens kartverk. For at matrikkelføringen skal være en del av kommunens virksomhet, må føringen foregå i kommunen (i det arbeidsmiljøet og på det stedet der kommunen har lagt til rette for at vedtak skal fattes og der publikum kan få rettledning). Dette er vanligvis kommunens administrasjonsbygg. I tillegg må personen som fører i matrikkelen ha et arbeidstakerforhold til kommunen, og en e-postadresse gjennom kommunen. Avviket bygger på følgende observasjoner: Under forberedelse av tilsynet og under intervjuene kom det fram at et privat konsulentfirma utfører deler av matrikkelføringen for kommunen. I oppdragsavtalen har kommunen forutsatt at føring av matrikkelen skal foregå i kommunens lokaler. Dette er i avtalen begrunnet i hensynet til ukentlig tilstedeværelse for publikum. Alle vedtak etter matrikkelloven ekspederes ut fra kommunen av kommunalt ansatte. Tilsynet ser at hensynet bak matrikkellovens 5a er ivaretatt for så vidt gjelder fysisk tilstedeværelse og epostadresse i kommunen. Men at det mangler et ansettelsesforhold som sikrer
at konsulenten er undergitt direkte instruksjonslinjer fra kommunens ledelse. Ansettelsesforholdet må minimum være en arbeidsavtale som går ut på engasjement. 6 AVVIK 2 Kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning oppfylles ikke. Avvik fra: Matrikkelloven 33 og 34, matrikkelforskriften 41 og 27. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav f, har krav til at det foreligger begrunnelse som oppfyller vilkårene for eventuelt ikke å merke alle grensene. Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon. Dette ble bekreftet i intervjuene. I protokollen foreligger ikke begrunnelse hvorfor enkelte knekkpunkter i eiendomsgrense ikke er merket. I beregningsrapport fra oppmålingsforretning er det ikke samsvar mellom punktnummerering i beregningsdokumentasjon og observasjonsriss/protokoll. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3 sier at «beregningsrapport skal inneholde riss/skisse over målingene (observasjonsplott ved bruk av totalstasjon)». AVVIK 3 Kommunens føring av bygningsopplysninger er mangelfull. Dette gjelder bruttoareal, oppvarming og energikilde. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. I merknaden står at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming i liten grad blir ført. 5. Merknad Det ble ikke levert noen merknader under dette tilsynet.
6. Gjennomføring 7 Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 9. september 2015 ble 5 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 10. september 2015 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen. VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 07.03.2015 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart Farsund kommune 6. Delegasjonsreglement for Farsund kommune 7. Rutine for grensejustering etter matrikkelloven 8. Saksliste for oppmålingssaker 2014-2015
9. Saksmapper for 2 oppmålingsforretninger og 3 grensejusteringssak 8 10. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 11. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 12. Rapport fra matrikkelen om status på adressering VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Farsund kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Vidar Torsøe Rådmann X X X Jan Hornung Enhetsleder X X X Stanley Larsen Landmåler X X X Øystein Egeland Oppmåling, fører matrikkelenhet X X X Rolf Arne Ditlefsen Fører bygg i matrikkel X X X Fra Kartverket deltok Anders Østeraas og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.