Endelig rapport etter undersøkelse av Åmot kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Åmot kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Rådhuset, Torget 1, 2450 Rena Tidsrom for undersøkelsen: 21. - 22. september 2016 Kontaktperson i kommunen: Kristoffer Låg Fra Kartverket: Anders Østerås Knut Holter, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater: Kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Kommunen fører ikke bruttoareal for bygninger i matrikkelen.
Det ble ikke gitt merknader ved dette tilsynet. 2 Utarbeidet dato: 14. oktober 2016 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter ledet tilsynet i Åmot kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 6 6. Gjennomføring... 6 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Åmot kommune i perioden 21.- 22. september 2016. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Åmot kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 26. juni 2016. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende 2 avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 33 og matrikkelforskriften 27, 37 og 38. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav e og 38 første ledd bokstav d, har krav om at landmåleren har informert partene om hvorvidt vedkommende er personlige eller økonomisk knyttet til noen av partene, og at dette går fram av dokumentasjonen. Det skal foreligge erklæring fra landmåler om at grunnboka er undersøkt og at partene er spurt om det foreligger bruksretter og servitutter som er berørt av forretningen jf. matrikkelforskriften 27 første ledd bokstav d. I kommentarene til denne står det at det i tillegg til at grunnboksutskriften er undersøkt må det gå fram at landmåleren har spurt partene om avgivereiendommen har rettigheter på andre eiendommer, som ikke er tinglyst, og som evt. skal gjelde for den utskilte enheten. Det skal også gå fram at landmåleren har spurt partene om den nye matrikkelenheten skal ha noen andre rettigheter på (eller avledet fra) avgivereiendommen, enn de som går fram av kommunens tillatelse. Matrikkelforskriftens 37 femte ledd sier at varsel om oppmålingsforretning skal gis på dokumenterbar måte senest to uker før oppmålingsforretningen. De som skal varsles kan godta kortere frist og annen varsling. I kommentarene til denne står det at alle varslingsberettigede må godta kortere frist eller annen varsling. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon. Under oppmålingsforretningen opplyses det ikke om habilitet. Det går ikke frem av protokollen eller annen dokumentasjon at partene er spurt om det foreligger ikke tinglyste bruksretter og servitutter for de berørte arealene.
6 Kommunen praktiserer varsling pr. telefon uten at det dokumenteres at alle partene godtar en slik varslingsmåte. Dette ble bekreftet i sluttmøtet AVVIK 2 Kommunen fører ikke bruttoareal for bygninger i matrikkelen. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 første ledd, bokstav b. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 3 første ledd, bokstav b lister opp hvilke opplysninger som skal registreres, herunder bruttoareal. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at bruttoareal ikke blir ført i matrikkelen. Dette ble bekreftet i sluttmøtet. 5. Merknad Det ble ikke levert noen merknader under dette tilsynet. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 21. september 2016 ble 3 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 22. september 2016 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
7 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 01.09.2016 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart for Åmot kommune 6. Delegasjonsreglement 7. Saksliste for oppmålingssaker 2013 2016 8. Rutiner og arbeidsbeskrivelser for arbeid etter matrikkelloven 9. Saksmapper for 3 oppmålingsforretninger og 2 grensejusteringssaker 10. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 11. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 12. Rapport fra matrikkelen om status på adressering
VEDLEGG 2 8 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Åmot kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings Intervju Sluttmøte møte Randi Dørum Rådmann X X Dag Hoffmann Sektorleder samfunnsutvikling X X X Kristoffer Låg Enhetsleder plan, byggesak, geodata og matrikkelfører X X X Erna Andersen Matrikkelfører bygg X X X Fra Kartverket deltok Anders Østerås og Knut Holter, med sistnevnte som tilsynsleder.