Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune Arkivsak: 13/167 Møtedato/tid: 12.12.2013, kl. 12:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Geir Rostad (leder) Eldbjørg Røstvold Jorulf Gumdal Erik Snekvik Asbjørn Åsmul (vara for Kjønsvik) Forfall: Kristin Kjønsvik Andre møtende: Gruppeledere i kommunestyret (sak 26) Kopi: Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Fra kl 12.00- ca. kl. 13.30 er gruppelederne i kommunestyret invitert til å gi innspill til arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon 908 30 248, eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 5.12.2013 Geir Rostad (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek
Sakliste 025/13 026/13 027/13 028/13 029/13 Referatsaker Innspill til plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 Avtaler om gjennomføring av forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon 2014 Møteplan for kontrollutvalget 2014 Eventuelt
Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 12.12.2013 Saksnr 025/13 Sverre B. Midthjell 033 13/167-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Program for NKRFs kontrollutvalgskonferanse Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. NKRFs kontrollutvalgskonferanse 5.-6. februar 2014 2. Konsek midlertidig sekretariatsoppdrag for Trondheim kommune 1.12.2013-30.6.2014 3. Kommunestyrets behandling av rapport fra forvaltningsrevisjon om arbeidet med næringsutvikling i Hemne.
NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2014? Vi har gleden av å invitere til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 5. - 6. februar 2014 den 10. i rekken, og som vanlig på Gardermoen. Fra den første konferansen i 2005 med ca. 300 deltakere har dette årlige arrangementet etablert seg som det viktigste treffpunktet for kontroll og tilsyn i kommunal sektor. Programmet for denne "jubileumskonferansen" vil omhandle dagsaktuelle temaer som den nye regjeringens varslede kommunereform og det igangsatte utvalgsarbeidet med utforming av en ny kommunelov. Dessuten vil gjengangere som etikk, granskinger og intern kontroll bli dekket. Program Onsdag 5. februar 2014: 09.00: Registrering og kaffe Utstilling 10.00: Velkommen Daglig leder Ole Kristian Rogndokken, Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) 10.10: Åpning Statssekretær Jardar Jensen (H), Kommunal- og moderniseringsdepartementet 10.30: Kommunereform - om arbeidet, vurderinger og prosesser Statssekretær Jardar Jensen (H), Kommunal- og moderniseringsdepartementet Erfaringer Foredragsholder annonseres senere 11.30: Lunsj 12.45: Kommunelovutvalget Leder for kommunelovutvalget Oddvar Flæte, tidl. fylkesmann i Sogn og Fjordane Betrakninger om kommunenes behov Ordfører Bente Elin Lilleøkseth (Ap), Løten kommune og nestleder i KS Hedmark 13.40: Pause Utstilling
14.00: Rettslig gransking av Troms Kraft AS - hva kan vi lære? Siviløkonom og partner Leiv L. Nergaard, Norscan Partners, rettslig oppnevnt gransker av Troms Kraft AS 14.45: Pause Utstilling 15.05: Helseledere i utakt med etikken - kontrollkomiteens rolle Kontrollkomiteleder Rolf Jarle Brøske (H), Trondheim kommune 15.40: Pause Utstilling 16.00-17.00: Etikk i kommunal sektor Filosof Henrik Syse 19.30: Middag Torsdag 6. februar 2014: 09.00: Fra frisk BRIS til MOTVIND: Revisjon av en IT-anskaffelse i Trondheim kommune. Funn - viktige oppfølgingsområder for kontrollutvalgene Forvaltningsrevisor Kathrine Moen Bratteng, Trondheim kommune Et tema annonseres senere... 10.00: Pause Utsjekking Utstilling 10.30: Åpne møter - mulighet for å lukke møter. Habilitet Avd.direktør Siri Halvorsen, Kommunal- og moderniseringsdepartementet 11.30: Lunsj 12.45: Effektivisering av kommunene. Bruk av statistikk - fallgruver Seniorrådgiver Håvard Moe, KS-Konsulent as 13.30: Pause Utstilling 13.50: Rådmannens intern kontroll - hva kan kontrollutvalgene forvente? Spesialrådgiver Tina Skarheim, KS 14.45: Kåseri - til ettertanke på veien hjem Journalist Tone Holmquist, Kommunal Rapport 15.15-15.20: Avslutning Styreleder Per Olav Nilsen, Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) (Det tas forbehold om endringer i programmet. Sist oppdatert 27. november)
Nøkkelopplysninger 5. februar 2014, 10:00-6. februar 2014, 15:20 Fra/til Påmeldingsfrist 19. desember Kr 5 900 inkl. helpensjon (ikke-medlemmer*: kr 6 300) Kr 4 800 inkl. dagpakke (lunsj mm) (ikke-medlemmer*: kr 5 200) Ekstra overnatting m/frokost fra 4. - 5. februar 2014: kr 1 300 Pris *) Deltakere fra kontrollutvalg hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris. Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Ved behov vil også Comfort Hotel RunWay, som ligger rett ved siden av Sted Clarion, bli benyttet til overnatting. Etterutdanning 13 timer iht. NKRFs krav til etterutdanning Foredragsholder Se programmet
Innspill til plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 12.12.2013 Saksnr 026/13 Sverre B. Midthjell 033, &58, &30 12/88-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet bes ta med seg innspillene som fremkom i møtet og fremme forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 i kontrollutvalgets neste møte. Vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 Overordnet analyse 2012 Saksutredning Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner pålegger kontrollutvalget å utarbeide og legge frem for kommunestyret en plan for forvaltningsrevisjon: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. (..) Ytterligere informasjon om planer for forvaltningsrevisjon og forvaltningsrevisjon generelt kan finnes i KRDs veileder Kontrollutvalgsboken1, kapittel 6 og 7 (s. 77). Inneværende planperiode Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 ble vedtatt av kommunestyret i sak 115/12, og inneholdt følgende prioriterte områder: 1. Arbeid med næringsutvikling 2. Personalpolitikk og kompetanse 3. Forebyggende innsats overfor barn og unge I tillegg inneholdt planen følgende områder som ble vurdert som aktuelle, men ikke prioritert i planen: 1 Elektronisk versjon av Kontrollutvalgsboken kan lastes ned her: http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/veiledninger_brosjyrer/2011/kontrollutvalgsboken-omkontrollutvalget.html
Inkluderende arbeidsliv Etikk og likebehandling i saksbehandlingen Nav Omdømme og attraktivitet Kontrollutvalget har årlig en pott på ca. 280 timer til rådighet til forvaltningsrevisjon som utføres av Revisjon Midt-Norge. Denne rammen må i tillegg til å dekke forvaltningsrevisjon også dekke eventuelle prosjekter innen selskapskontroll. I 2012 ble det ferdigstilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt angående betryggende kontroll i byggesaker, bestilt før utarbeidelse av planen. I 2013 ble det levert forvaltningsrevisjon om arbeid med næringsutvikling. I tillegg er det i 2013 brukt timer til selskapskontroll i Trønderenergi som vil bli levert i løpet av februar 2014. Utarbeidelse av ny plan for forvaltningsrevisjon Planen skal i følge forskriften basere seg på en overordnet analyse av risiko og vesentlighet i kommunen. Overordnet analyse ble utarbeidet i forbindelse med planarbeidet i 2012 og foreslås ikke oppdatert på nytt nå. En tilgjengelig ramme på ca. 280 timer tilsier gjennomføring av ett prosjekt av middels omfang årlig. I 2014 og 2015 kan man derfor anta muligheten til å gjennomføre to prosjekter, litt avhengig av hvorvidt det også prioriteres å gjennomføre selskapskontroll, som vedtas i egen plan senere. Gjeldende plan for 2012-2013 inneholder i alt 6 forslag til områder for forvaltningsrevisjon som er valgt ut på bakgrunn av overordnet analyse og innspill i forrige runde. Det bør vurderes om disse fortsatt er aktuelle og bør tas med i ny plan. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget og andre inviterte til å diskutere aktuelle områder for forvaltningsrevisjon. Disse innspillene vil deretter legges til grunn for å legge fram forslag om ny plan for forvaltningsrevisjon til kontrollutvalgets neste møte.
Avtaler om gjennomføring av forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon 2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 12.12.2013 Saksnr 027/13 Sverre B. Midthjell 216 13/182-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til avtaler om gjennomføring av forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon 2014. Vedlegg Forslag til avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon Forslag til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften. Vedrørende regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 122. Vedrørende forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden.
Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 92. Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Dialogen mellom kontrollutvalg og revisjon er viktig for at kontrollutvalget skal kunne gjennomføre sine oppgaver. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget, og gir stor frihet for kontrollutvalget til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og revisjonen, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. Formuleringene i avtalene er de samme som for 2013. Det er kun timetall og datoer som er endret. Timetall for 2014 For 2014 er behovet for regnskapsrevisjon anslått til 370 timer, og ramme satt av til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 280 timer. Dette er samme tall som i 2013. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til for 2013. Kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for 2014.
Møteplan for kontrollutvalget 2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 12.12.2013 Saksnr 028/13 Sverre B. Midthjell 033 11/269-22 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møtedatoer for 2014: 13. februar 13. mars 8. mai 11. september 13. oktober 4. desember Møtene avholdes normalt kl 12:00. Saksutredning Kontrollutvalget har etablert en praksis med 6 møter årlig. Dette viser seg å være hensiktsmessig i forhold til kontrollutvalgets saksmengde. I tillegg til kontrollutvalgets møter er det noen andre arrangementer det kan være relevant for kontrollutvalgets medlemmer å delta på. I 2013 har torsdager kl. 12 vært fast møtetidspunkt. Forslaget til møtedatoer tar utgangspunkt i torsdager kl 12 som møtetidspunkt. I denne tabellen vises en oversikt over forslag til mulige møtedatoer og andre relevante arrangement og datoer: Måned Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember KUmøte 13. 13. 8. 11. 23. 4. Kst. 28. 25. 25. 29. 27. 24. Annet NKRF KU-konf: 5.-6. Vinterferie: 17.-21. Påske: 17.-21. FKT-konferanse: 3.-4. KonSek-samling: 14.
Oversikt over saker Under følger en gjennomgang av saker til behandling som vil ha konsekvens for møteplanene. Dette må anses som tentative planer som naturlig er mer usikre jo lenger fram i tid man beveger seg. Det vil også antagelig tilkomme flere saker i løpet av året. Det mest tidskritiske er som vanlig behandling av regnskap og revisjonsberetning. Frist for avlevering av revisjonsberetning er 15. april, og kontrollutvalget må ha sin behandling før formannskapet innstiller til kommunestyret på budsjettet. Det er derfor foreslått å legge kontrollutvalgets møte så snart som mulig etter fristen for avlevering av revisjonsberetningen. 13. februar Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 Årsmelding for kontrollutvalget 2013 13. mars Rapport fra selskapskontroll Trønderenergi Bestilling av forvaltningsrevisjon 8. mai Regnskap 2013 11. september Budsjett for kontrollutvalget 2013 23. oktober Status for regnskapsrevisjon 2013 4. desember Møteplan for 2013 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å vedta møteplan, med eventuelle justeringer.
Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Sverre B. Midthjell 033 13/167-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Møtedato 12.12.2013 Saksnr 029/13