Møteinnkalling Arkivsak : 189-2010 Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Malvik kommune Møtedato/tid : Tirsdag 15.juni 2010 kl 17.00. Møtested/lokaler Deltagere fra KU : Formannskapssalen : Gunnar Lohse leder Per Arild Lyng Mary Dahl Arild Øyan Tove Grendstad Andre Kopi: Møteansvarlig : Rådmannen Jan Harry Kristiansen, leder trafikksikkerhetsutvalget Representant for Revisjon M-N IKS Eva Bekkavik, KonSek M-N IKS : Ordfører Rådmann Varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS : Gunnar Lohse Hommelvik 08.06.2010. Saksliste: Sak 14/2010 Godkjenning av protokoll fra møtet den 22.04.2010.... 2 Sak 15/2010 Referatsaker... 3 Sak 16/2010 Orientering om arbeidet i trafikksikkerhetsutvalget. Status per 15.06.2010... 9 Sak 17/2010 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Vurdering av interkommunalt samarbeid.... 10 Sak 18/2010 Eventuelt... 16 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950 eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Gunnar Lohse Leder (sign) Arvid Hanssen KonSek Side 1
MALVIK KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 14/2010 Godkjenning av protokoll fra møtet den 22.04.2010. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 15.06.2010 14/2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 22.04.10. Utsendt tidligere og ligger på www.konsek.no under kontrollutvalgene/malvik. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møtebok fra kontrollutvalgets møte den 22.04.10 godkjennes. Side 2
Sak 15/2010 Referatsaker. MALVIK KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 15.06.2010 15/2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: 1. Kommunestyrets behandling av sak 28/10, Forvaltningsrevisjonsrapport Malvik Eiendom KF. Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt. 2. Kommunestyrets behandling av sak 29/10, Plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011. Kontrollutvalgets prioritering ble noe endret. Prosjekt om interkommunalt samarbeid ble prioritert som nummer 1. 3. Kommunestyrets behandling av sak 35/10, Malvik Eiendom KF avvikling av eiendomsforetaksmodellen. Kommunestyret vedtok å forlate foretaksmodellen fra 01.07.10. 4. Orientering fra samling for kontrollutvalg og årsmøte i Forum for tilsyn og kontroll på Gardermoen 2-3.06.10. Leder og nestleder deltok. Notat utarbeidet av KonSek er vedlagt. 5. Kontrollutvalget er viktig i etikkarbeidet. Artikkel i Kommunal rapport 22.04.2010. (Vedlagt) 6. Samling for kontrollutvalg i KonSek-samarbeidet på Tiller 5.oktober 2010. Invitasjon kommer senere. SAKSUTREDNING: Sekretariatet vil orientere og svare på spørsmål. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Side 3
Vedlegg 4, sak 15/2010 Notat Til: Fra: E-post: Kontrollutvalgene KonSek v/sverre B. Midthjell Sverre.midthjell@konsek.no Oppsummering av fagkonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn, Gardermoen 2.-3. juni 2010. Fra KonSek og kontrollutvalgene våre møtte følgende personer: Martin Vatn Agdenes Nils Prestmo Orkdal Line Ølstøren Agdenes Hanne Dyveke STFK Søttar Per Ervik Hitra Eivind Stende STFK Jomar Aftret Klæbu Eva Bekkavik KonSek Bjørn Lervold Klæbu Hanne Kongsvik KonSek Gunnar Lohse Malvik Sverre B. Midthjell KonSek Per Arild Lyng Malvik Konferansen ble gjennomført på Clarion Hotel Oslo Airport på Gardermoen, onsdag 2. og torsdag 3. juni 2010. Årsmøtet ble gjennomført onsdag ettermiddag. Her følger kort referat fra hver av de forskjellige sesjonene under konferansen og årsmøtet. Lysarkene som ble brukt i de ulike innleggene skal etter hvert bli tilgjengelige på FKTs nettsider: http://www.ffkt.no Styrka eigenkontroll Innleder var Dag-Henrik Sandbakken, statssekretær i Kommunal- og regionaldepartementet, som holdt innlegg over temaet På vei mot en styrket egenkontroll i kommunene. Han fokuserte på at det er et økende ønske om kontroll med kommunesektoren. Kommunal egenkontroll er grunnlag for å unngå at dette må skje fra statlig nivå. Han presenterte også departementets tiltak på bakgrunn av egenkontrollutvalgets anbefalinger. Departementet kommer ut med et idéhefte på egenkontroll og en veileder for kontrollutvalg. I tillegg vurderes det flere regelendringer, og det jobbes med et høringsskriv rundt disse. Departementet vil inntil videre ikke prioritere en sentral database for forvaltningsrevisjonsrapporter eller sertifisering av kommunerevisjon. Sandbakken la vekt på at det ikke er nødvendig å vente på staten før kommunene selv treffer tiltak. Kontrollutvalgene bør satse på større synlighet i kommunen, kommunestyrene bør sørge for at utvalgene har tilstrekkelig midler og vurdere størrelse og sammensetning som gir tilstrekkelig kompetente utvalg. Han trakk fram egne gode erfaringer med konkurranseutsetting av revisjon som rådmann i Tynset. Han mente at det var viktig for kommunen å stille kvalitetskrav til revisjonen enten gjennom eierskap i kommunerevisjon eller gjennom å skape konkurranse. Sak fra Kommunal Rapport: http://www.kommunal-rapport.no/id/11200984.0 Side 4
Offentlige innkjøp Innledere var direktør Anneline Vingsgård fra KOFA-sekretariatet og professor og KOFAnemdsmedlem Kai Krüger. Vingsgård fortalte om KOFAs arbeid. Hun forteller om en fordobling av antall klagesaker siden 2007, særlig når det gjelder direkteanskaffelser. Nytt håndhevelsesdirektiv kan føre til at KOFA ikke lenger får mulighet til å gi gebyrer for ulovlige anskaffelser, og at myndigheten overføres til domstolene. Vingsgård fortalte at feil blir begått innenfor hele anskaffelsesregelverket. KOFA har behandlet rundt 200 saker årlig, men så langt ilagt kun 17 gebyrer. Det største gebyret var på 42 millioner til Oslo kommune, med et bevisst ønske om å sette presedens for høye gebyrer der det er klare brudd på regelverket. Et viktig poeng hun trakk fram var at rammeavtaler som er eldre enn regelverket (som er fra 2001) ikke er en unnskyldning for å drive anskaffelser uten konkurranse. Dersom kommunen har slike avtaler er det kommunen som må sørge for å erstatte dem med avtaler eksponert for konkurranse. Kai Krüger holdt innlegg over temaet korrupsjon ved anskaffelser. Han la vekt på at det er mye kritikkverdig virksomhet som ikke faller inn under definisjonen korrupsjon. Lovgivningen er etter hans mening åpenbart utilstrekkelig for å avverge korrupsjon. Lovverket og kontrollmekanismene konsentrerer seg i liten grad om fasen før og etter selve konkurransen. Under diskusjonen om emnet kom det blant annet fram at det er ekstremt viktig at kommunene har 100% innsats i utformingen av konkurransegrunnlaget. Det er som regel her det skjer feil som sørger for at kostnadene blir større. Et annet moment som kom opp er at det i utgangspunktet også er forbudt å foretrekke lokale leverandører. Etter EØS-reglene skal alle stille likt, uansett hvor de kommer fra. Kontrollutvalet vaktbikkje eller puddel? Tre innledere holdt innlegg om kontrollutvalgets rolle fra tre ulike synsvinkler: Christian Hintze Holm rådmann i Nesodden kommune, Brynhild Hovde rådmann i Eidsvoll kommune og Martin Engeset kontrollutvalgsleder i Sarpsborg kommune. Holm fortalte om gode erfaringer med konstruktivt samarbeid med kontrollutvalget, og mente han var vesentlig mer fornøyd med den kommunale enn den statlige kontrollen. Han mente imidlertid det var viktig for kontrollutvalgene å styre seg for fristelsen for å overdramatisere ordbruk for å fremheve sin egen viktighet. Det er viktig å ha et konstruktivt fokus og vurdere hvilke regelbrudd som er vesentlige og ikke. Hovde la blant annet vekt på hva kontrollutvalgene burde forvente av rådmannen, særlig at kommunene skal ha et helhetlig og levende kvalitetssystem og at kontroll og tilsyn blir fulgt opp. Rådmannen har ansvar for å sørge for god internkontroll i kommunen. Hun hadde lagt opp som praksis at det i kommunens årsrapport alltid ble rapportert på alle kontroll og tilsyn foretatt gjennom revisjon eller fra fylkesmannen med informasjon om hvilken oppfølging som er iverksatt. Engeset holdt frem Airdale Terrier som den vaktbikkja kontrollutvalget burde søke å være. Modig, men ikke aggressiv, grundig og årvåken. Fremfor alt må man vokte seg for å konkludere på et svakt faktagrunnlag om man ikke vil undergrave hele ordningen. Han mente det er viktig at kontrollutvalget har mot til å ta tak i de sakene som er nødvendige, selv om det Side 5
setter kommunen i et dårlig lys. Kommunesektoren sysselsetter 480 000 personer og forvalter årlig 300 milliarder kroner. Da må man ha troverdig kontroll. Under diskusjonen kom det blant annet fram at det var viktig å også få fram det positive i rapporter om kontroll. Ofte blir det bare fokus på avvikene. Det ble også stilt spørsmål om kontrollutvalgenes anledning til innsyn i selskaper. Her svarte representanter fra departementet at utvalgene kun kan kreve slikt innsyn dersom utvalgene er fullstendig offentlig eide, men at det kan (og bør?) legges inn i kravspesifikasjonen i anbud eller stiftelsesdokumentene til selskap. Et annet moment som ble brakt på banen var at det var viktig å lære opp ikke bare kontrollutvalget, men også kommunestyret i hvordan kommunal kontroll fungerer og bør fungere. Selskapskontroll Brit Olssøn, utviklingsleder i Askim kommune og styremedlem i KS eierforum holdt innlegg om eierskaps- og selskapskontroll. Hun la vekt på at det har vært en enorm økning i antall selskaper og samarbeid som kommunene er med i. Mange forvaltningsoppgaver drives nå av andre. Dette er både et resultat av New Public Management-tankegang og å organisere seg så man klarer å etterleve kravene til offentlige anskaffelser. KS Eierforum er et viktig kompetansenettverk for offentlig eierskap med 70 kommuner som medlemmer, derav alle de største. De har utviklet 19 anbefalinger som er veiledende og man enten bør følge eller forklare hvorfor man ikke følger. Blant de sentrale anbefalingene er utvikling av eierskapsmeldinger og at man utnevner styrer gjennom valgkomiteer som ser på den helhetlige kompetansen til styrene, ikke bare ut fra politisk tilhørighet. Det er også viktig å skille eierstyring fra ledelse. Eierstyring skjer gjennom generalforsamling, representantskap og andre eierforsamlinger, ikke styret. Hun gikk også inngående inn på den felles eierskapsstrategien som var lagt for samarbeid og selskaper i Indre Østfold. Etikk, moral og korrupsjon Under dette temaet holdt førsteamanuensis Terje Knutsen fra Universitetet i Bergen og ordfører Anita Orlund i Skedsmo kommune. Knutsen holdt en generell gjennomgang av korrupsjon i offentlig sektor som fenomen. Han trakk fram at det er viktig å trekke skille mellom hva som er korrupsjon og legitim lobbyvirksomhet. Det er helt lov og nødvendig å kunne påvirke politikere i et demokrati, det blir ikke korrupsjon før dette gjøres gjennom å gi utilbørlige personlige fordeler. Korrupsjonsbegrepet blir mye misbrukt, bl.a. av pressen. Makt- og demokratiutredningen viser til at det er en del utfordringer i Norge på grunn av en korporativ struktur der politikk og næringsliv er tett knyttet sammen. Makt er ikke alltid koblet med ansvar, så det blir ikke alltid mulig å stille de til ansvar som i realiteten har tatt beslutningene. Varsling ble trukket fram som et svært effektivt virkemiddel mot korrupsjon, men varslingsvernet vi har i dag er muligens ikke godt nok. Offentlighetsloven har også mange hull som kan brukes til å hindre gjennomsiktighet. Ved granskning av mulig korrupsjon er det viktig å bruke profesjonelle aktører som kan skape legitimitet. Orlund orienterte om den såkalte vannverkssaken på Nedre Romerike og hvordan de har fulgt opp dette i ettertid. Innbyggerne hadde mistet tilliten til systemet, og fokus var på å få denne tilbake. For å oppnå dette, og trygghet om hva innbyggernes avgifter var brukt til, fikk granskning koste hva det ville. Det har også vært viktig å sørge for rolleavklaringer. Ordføreren sitter ikke lenger i styrer på vegne av kommunen. Styret skal ivareta selskapets interesser, mens ordføreren skal ivareta kommunens interesser som eier. Derfor møter Side 6
ordføreren og andre sentrale politikere i generalforsamling og representantskap, men ikke i styrene. Orlund trakk også frem at selskapskontroll er viktig, og at man ikke må være redde for å gå i dybden og undersøke ned igjennom systemet. I debatten var det blant annet fokus på at det er greit å ha politikere i styrer, men styrene i selskaper må sammensettes ut fra kompetanse. Derfor er det viktig å ha valgkomiteer som finner styremedlemmer. Dersom styret nekter innsyn i et selskap er det eiernes rett å kaste styret og oppnevne et nytt gjennom ekstraordinær generalforsamling. Når ordfører sitter i et styre kan det føre til at rådmannen kobles av ansvarskjeden for drift av offentlige oppgaver. Det er uheldig. Skråblikk på kommunesektoren Matz Sandmann, tidligere statsråd og fylkesrådmann i Buskerud avsluttet med et innlegg om utviklingen i kommunesektoren. Blant de tingene han tok opp var at vi må ha utålmodighet til å drive ting framover selv om Norge stadig er på pallen. Skreddersøm og individualisering er noe som er kommet for å bli. Informasjon er ikke det den var, og er nå tilgjengelig for innbyggerne i helt andre omfang enn før. Kommunene blir stadig viktigere, fordi de er bedre enn staten til å yte tjenester, men med over 5 000 interkommunale ordninger er det fare for at generalistkommunen er i ferd med å forsvinne. Byregionene er framtidas kommunefellesskap. Fylkene kommer nok til å bestå. Det er også viktig å ikke la pendelen svinge for langt mot kontroll, det må være rom for en kreativ kultur. Kontroll- og tilsynssamfunnet må ta vare på finne-på-menneskene. Årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn. Årsmøtet gikk raskt, og alle sakene fikk enstemmige vedtak i tråd med innstillingen. Det ble foretatt mindre justeringer av vedtektene. Martin Engeset, kontrollutvalgsleder i Sarpsborg og tidligere stortingsrepresentant for Høyre ble valgt til ny leder av organisasjonen. Styret ser etter årsmøtet slik ut: -Martin Engeset, (leder) kontrollutvalgsleder i Sarpsborg kommune ny, til 2012 -Anne-Karin F. Pettersen, (nestleder) daglig leder Østfold kontrollutvalgssekretariat til 2011 -Rolleiv Lind, kontrollutvalgsmedlem Tromsø kommune til 2012 -Astri Furumo, kontrollutvalgsleder Haugesund kommune ny, til 2012 -Hanne K. Kongsvik, rådgiver Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge til 2011 Side 7
Vedlegg 5, sak 15/2010 Side 8
MALVIK KOMMUNE MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 16/2010 Orientering om arbeidet i trafikksikkerhetsutvalget. Status per 15.06.2010. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 15.06.2010 16/2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: På bakgrunn av at det de siste år har vært noe negativ fokus i forhold til aktivitet og drift av trafikksikkerhetsutvalget drøftet kontrollutvalget behovet for å få en nærmere orientering om arbeidet under sak 6/10 Eventuelt på møte den 21.jaunar 2010. Kontrollutvalget vedtok følgende: Representanter for Trafikksikkerhetsutvalget og rådmannen innkalles til møte i kontrollutvalget for å redegjøre om organisering og gjennomføring av trafikksikkerhetsarbeidet i Malvik kommune. Sekretariatet er orientert om at utvalget har fått ny sekretær og avholdt 2 møter i 2010. Leder av trafikksikkerhetsutvalget og en representant fra rådmannen vil delta i møte. De vil orientere om aktiviteten og planene fremover, samt svare på spørsmål fra kontrollutvalget. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken tas til orientering. Side 9
MALVIK KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 17/2010 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Vurdering av interkommunalt samarbeid. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 15.06.2010 17/2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: (Ikke vedlagt) 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011- Malvik kommune, vedtatt i kommunestyresak 29/2010, den 31.05.10. 2. NIVI - Rapport 2009:2, datert 13.10.10, Interkommunalt samarbeid i Sør-Trøndelag status, utfordringer og veivalg. 3. NIVI notat 2010:3, datert 07.05.10, Status for interkommunalt samarbeid og aktuelle veivalg. SAKSUTREDNING: I forhold til forvaltningsrevisjonsarbeidet har kontrollutvalget en bestillerrolle. Dette innebærer for det første å utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon i kommunen basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Dette fremgår av Forskrift om kontrollutvalg 10. Plan for forvaltningsrevisjon i Malvik kommune ble vedtatt av kommunestyret på møte den 31.05.2010 etter forutgående innstilling fra kontrollutvalget. Kommunestyret vedtok å prioritere prosjekt vedrørende interkommunalt samarbeid og ba om at vurdering av samarbeidet om legevaktordning måtte inngå i prosjektet. Etter at plan for forvaltningsrevisjon er vedtatt må kontrollutvalget initiere det enkelte prosjekt ut fra prioriteringene i planen. I vurderingen av om prosjektet skal igangsettes eller ikke, må kontrollutvalget ta stilling til om prosjektet fortsatt er relevant, og i så fall, innfallsvinkler og innretning på prosjektet, ressursbruk og tidspunkt for ferdigstillelse. Med utgangspunkt i kontrollutvalgets bestilling vil sekretariatet inngå en avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføringen av prosjektet basert på kontrollutvalgets vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Malvik kommune for 2010-2011 lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet frem til mai 2012. Når det gjelder prosjektet som bestilles i denne saken gjengis omtalen av prosjektet fra plan for forvaltningsrevisjon for Malvik kommune for 2010-2011: Side 10
1. Vurdering av interkommunalt samarbeid. Herunder legges det også vekt på samarbeidet om legevaktsordninge (vedtatt ved kommunestyrets behandling) Interkommunalt samarbeid er prøvd, planlegges eller igangsatt på flere områder i kommunen. Kommunen er aktiv både i forhold til Værnes-regionen og Trondheims-regionen. Fylkesmannen har gjennom et større prosjekt kartlagt ulike samarbeidsformer i Trøndelagsfylkene. Værnesregionen har pekt seg ut som en region med mye samarbeid og har fått økonomisk støtte til forskjellige prosjekt. Malvik kommune ønsker på enkelte områder å stå utenfor samarbeidet i Værnesregionen, noe som er mulig innenfor gjeldende samarbeidsavtale. Andre kommuner i samarbeidet har utrykt at Malvik vingler i forhold til sine samarbeidspartnere. En mulig innfallsvinkel for et prosjekt er å se på om kommunen har en strategi for sitt samarbeid og om denne følges opp i praksis. Å se på om interkommunalt samarbeid gir de effekter som er forventet, kan være en annen innfallsvinkel. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt her kan synliggjøre både gode og mindre gode erfaringer med interkommunalt samarbeid for Malvik kommune. Hvilke områder som er egnet for interkommunalt samarbeid, ulike organisasjonsmodeller og hvilke kostnader og gevinster denne typen samarbeid gir, kan også være aktuelle innfallsvinkler for et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Dersom er prosjekt om interkommunalt samarbeid prioriteres er det viktig at revisjonen ved utarbeidelse av den endelige prosjektplanen tar hensyn til evalueringer/rapporter som allerede er utarbeidet. Som det fremgår av planen er det foretatt en del evalueringer av det interkommunale samarbeidet. Disse er viktige grunnlagsmatriell i forhold et forvaltningsrevisjonsprosjekt på område. Den 6.oktober 2008 ble det avgitt en rapport: Evaluering av interkommunalt samarbeid i Værnesregionen fra HMS-Kompetansepartnere. Et annet og sentralt dokument er NIVI Rapport 2009:2 Interkommunalt samarbeid i Sør-Trøndelag status, utfordringer og veivalg. Rapporten er utarbeidet på oppdrag av Fylkesmannen i samarbeid med KS og følgende er hentet fra rapporten: I denne rapporten konkluderes det med at dagens interkommunale samarbeid i Sør- Trøndelag ikke er utviklet til en hovedløsning som gir svar på kommunenes utfordringer for å ivareta lovpålagte tjenester med tilstrekkelig kompetanse og kapasitet. Dagens samarbeid berører kun noen få prosent av den samlede oppgaveløsningen. Dersom utfordringene skal møtes gjennom interkommunalt samarbeid, er det behov for et vesentlig mer omfattende og mer forpliktende samarbeid. Bredden i utfordringene tilsier et samlet politisk og administrativt styringsgrep innenfor faste geografiske samarbeidsområder. Alternativet til et mer formalisert interkommunalt samarbeid er enten nedbygging av kommunenes oppgaveansvar eller en kommuneinndelingsreform. Begrensninger ved tradisjonelt samarbeid Gjennomgang av ulike modeller for interkommunalt samarbeid tilsier at videreføring av Side 11
tradisjonelt samarbeid ikke vil være tilstrekkelig. Tradisjonelt samarbeid vurderes å ha sterke begrensinger i kapasitet til å ivareta bredden i de kommunale oppgaver som krever samordning på tvers av kommunegrensene. Utvidelse av den tradisjonelle samarbeidsmodellen kan lede til styringsproblemer, demokratiske ubalanser og svak effektivitet. Erfaringer fra de siste årene tyder på at mye av det tradisjonelle samarbeidet har vært preget av høye prosesskostnader og spillsituasjoner mellom kommunene. Den tradisjonelle samarbeidsformen vurderes også å være dårlig tilpasset den kommende samhandlingsreformen som stiller krav til samordnet og forpliktende opptreden mellom flere kommuner. Mye av det interkommunale samarbeidet som Malvik kommune er tilknyttet skjer i Værnesregionen. NIVI-rapporten omtaler erfaringer fra samarbeidet. Nedenfor gjengis sterke og svake sider ved samarbeidet i pkt 5.6.3 i rapporten: STERKE SIDER: Et godt samarbeidsklima mellom kommunene på både politisk og administrativt nivå. Sterk motivasjon og bred oppslutning om samarbeidet i Stjørdal. Regionsenterkommunen ønsker å ta en ledende rolle i samarbeidet. En slagkraftig region med store ressurser og store potensialer for samarbeid om både velferdspolitikk og regionalpolitikk Bred enighet om organiseringen av regionrådet og arbeidsutvalget i forhold til dagens roller og innretning på samarbeidet Handlingsorientert og målbevisst arbeidsutvalg som har bidratt til etablering av flere viktige samarbeidsordninger på kort tid Arbeidsdelingsmodell med spredning av regionale funksjoner til deltakende kommuner. Ved utvidelser av samarbeidet vil alle kommunene kunne få ansvar for regionale funksjoner. Stort sett vellykket omstilling til nye tjenesteenheter til tross for utfordringer i Etableringsfasen Høyere kompetanse, mer attraktive fagmiljøer og stort sett god kvalitet på interkommunale tjenester. Det gjelder både IKT, nyetablert tjenestesamarbeid og felles barnevern. Betydelige potensialer for økonomisk innsparing på sikt SVAKE SIDER: Variabel deltakelse i og oppslutning om samarbeidet fra medlemskommunene. Særlig Malvik og Frosta framheves som usikre deltakere i samarbeidet. Utfordringer knyttet til forankring i medlemskommunene og informasjon til de ansatte i forbindelse med omstillinger. Svak forankring kan gjøre det vanskelig å ta ut gevinster av samarbeidet. Fare for fordelingskonflikter. Et lite tydelig regionråd som politisk samarbeidsorgan, herunder manglende visjon og Side 12
strategier for det politiske samarbeidet Svak mobilisering i forhold til strategiske utfordringer, som dels dreier seg om utnyttelse av interne potensialer for samarbeid, dels forholdet til eksterne aktører, herunder Trondheim, andre regionråd og kommuner og ikke minst regionale og statlige aktører. Lite effektive beslutningsprosesser som følge av manglende delegering av oppgaver og beslutningsmyndighet fra kommunene til regionrådet. NIVI-notat 2010:3, datert 7.mai 2010 Status for interkommunalt samarbeid og aktuelle veivalg fremgår følgende i kapittel 6.4 Aktuelle prosessuelle grep. Baser på erfaringer fra Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag kan det peker på noen viktige kjennetegn ved de som har nådd lengst i det interkommunale samarbeidet: Avklart verdigrunnlag for samarbeid Klare mål med samarbeidet Definerte og avgrensende oppgaver Faste partnere Avklarte prinsipper for organisering og styring Grundige prosesser som involverer kommunestyrene Aktive eksterne støttespillere gjennom fylkesmann, KS og fylkeskommune Fokus på handling, skrittvis omstilling og læring Faseinndeling og god planlegging av samarbeidets innhold Årsrapport 2009 Malvik kommune gjengir i pkt 4.4 oversikt over interkommunalt samarbeid. Sekretariatet gjengir (noe forkortet) en oversikt og tar med hvilke kommuner, utenom Malvik, som er med i samarbeidet og eventuelt årstall for etablering: Trøndelag Brann og redning IKS (Trondheim og Klæbu - 01.01.08) Værnesregionen: - Skatt, lønn og regnskap (Stjørdal, Tydal og Selbu 2008) - IT-drift (Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal) Arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag: (Melhus, Stjørdal, Tydal, Selbu, Meråker, Frosta, Midtre Gauldal, Rennebu, Skaun, Oppdal, Hemne, Agdenes, Meldal og Orkdal. 01.01.2009) Arealplanlegging og næringsstrategier i Trondheimsregionen: (Mange kommuner) Det Digitale Trøndelag: Trondheim, Stjørdal, Frosta, Levanger, Verdal, Steinkjer, amt fylkeskommunene og fylkesmennene i NT og ST. Interkommunal legevakt: Trondheim, Klæbu og Melhus Side 13
I tillegg til samarbeidet som er nevnt i årsrapporten er det samarbeid om bl.a. revisjon, sekretariatstjenester for kontrollutvalg og interkommunalt arkiv gjennom interkommunale selskap. IKA- Trøndelag IKS, Revisjon Midt-Norge IKS og KonSek Midt-Norge IKS. Sekretariatet har kontaktet rådmannen i forhold til å få en oppdatert status i forhold til interkommunalt samarbeid. Rådmannen har ferie frem til 14.juni, men vil trolig kunne delta under behandling av saken den 15.juni. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERING: Sekretariatet mener at kommunens strategi og vedtak i tilknytning til interkommunalt samarbeid blir et utgangspunkt for prosjektet. Det bør være relevant å se om strategi og vedtak følges opp i praksis. Selv om samarbeidet om legevaktordningen er relativt nytt, må en evaluering av denne med som en del av prosjektet, da det lå som grunnlag for kommunestyrets omprioritering av prosjekt. Prosjektet må avgrenses, men sekretariatet mener det bør gjennomføres en evaluering på et par områder til - ut over legevaktordningen. Hvilke områder som peker seg ut som aktuelle vil trolig utkrystallisere seg gjennom diskusjonen i kontrollutvalget. Sekretariatet finner det naturlig at områder for samarbeid innen Værnesregionen peker seg ut og blir en del av prosjektet. Rådmannens muntlige oppdatering i møtet kan være oppklarende i forhold til områder som er lite aktuelle. Revisjonen må foreta en grundigere gjennomgang av foretatte evalueringer som en del av arbeidet frem mot oppstartsmøte med kommunen. Det er viktig at prosjektet innrettes slik at den endelige rapporten får frem informasjon som er ny og også er relevant i forhold til politikerne. Siden det interkommunale samarbeidet er relativt nytt på flere områder bør rapporten også kunne gi tilbakemelding som er nyttig i forhold til å videreutvikle/justere kommunens samarbeidsformer på områder som omfattes av rapporten. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til igangsetting av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på vurdering av interkommunalt samarbeid som Malvik kommune deltar i. Det samarbeides på mange områder. Den totale ressursrammen som stilles til disposisjon for prosjektet får betydning for hva som er mulig å innbefatte i prosjektet. Prosjektet gjennomføres og prosjektrapport oversendes til kontrollutvalgets sekretariat etter nærmere avtale, men senest innen utgangen av januar 2011. Ressursrammen avklares endelig i forbindelse med godkjenning av prosjektplanen, dersom kontrollutvalget ikke ønsker å vedta rammen i tilknytning til behandlingen av saken. Maksimal ramme for prosjektet settes likevel til 300 timer. Kontrollutvalgets sekretariat inngår avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og følger opp prosjektet på vegne av utvalget. Side 14
KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler vurdering av interkommunalt samarbeid. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor en nærmere fastlagt ressursramme i prosjektplanen, begrenset oppad til 300 timer. 3. Prosjektrapport leveres kontrollutvalgets sekretariat ihht prosjektplan, men senest 31.01.2011. 4. Kontrollutvalgets sekretariat inngår avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og følger opp prosjektet på vegne av utvalget. Side 15
MALVIK KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 18/2010 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 15.06.2010 18/2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: Ingen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten innstilling. Side 16