- PDF Free Download

AUSTRHEIM KOMMUNE Rådmannen Sekretær i kontrollutvalet Tonje Husum Aarland Dato Vår ref. Dykkar ref. 07.06.2016 16/504-2 Melding om vedtak - Kontrollutvalet Austrheim kommune-dialog med Austrheim kommunestyre Sjå vedlagt saksdokument. Vennleg helsing Emma Hjelmtveit sakshandsamar Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen underskrift Andre mottakere: Sekretær i kontrollutvalet Tonje Husum Aarland, Solveig Hopen

Sakspapir Saksnr Utvalg Type Dato 051/16 Kommunestyret PS 25.05.2016 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Jan Olav Osen FE - 033 16/504 Kontrollutvalet Austrheim kommune-dialog med Austrheim kommunestyre Vedlegg KU-brosjyre-kommunestyret Framlegg til vedtak: Saka vert lagt fram til drøfting utan framlegg til vedtak. Kommunestyret - 051/16-25.05.2016 KS - behandling: Leiar i kontrollutvalet innleiia om kontrollutvalet si rolle. Revisor Reidar Bjørsvik hadde eit innlegg om revisor si rolle. Gruppeleiarane hadde deretter innlegg om deira forventningar til kontrollutvalet. Gruppeleiarane sender sine innlegg til sekretæren i kontrollutvalet. Det vart ikkje gjort vedtak i saka. KS - vedtak: Det vart ikkje gjort vedtak i saka. Saksopplysninger:

Bakgrunn Austrheim kommunestyre har i møte den 18.02.2016 under handsaming av KS - 009/16 Kontrollutvalet Ansvar, oppgåver og organisering gjort fylgjande vedtak: 1.Saka vert utsatt. 2.Kommunestyret ønskjer eit drøftingsmøte med kontrollutvalet med tema rolleforståing og tillit til kontrollutvalsarbeidet og revisjonsarbeidet i Austrheim kommune. Grunnlagsdokumentet " Kontrollutvalet Austrheim kommune-ansvar, oppgåver og organisering" vert å ta opp som sak i same drøftingsmøte. Vedlagt er KU-brosjyre kommunestyret.

AUSTRHEIM KOMMUNE Rådmannen Sekretær i kontrollutvalet Tonje Hurum Aarland Dato Vår ref. Dykkar ref. 07.06.2016 16/510-2 Melding om vedtak - Kontrollutvalet - Ansvar, oppgåver og organisering Sjå vedlagt saksdokument. Vennleg helsing Emma Hjelmtveit sakshandsamar Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen underskrift Andre mottakere: Sekretær i kontrollutvalet Tonje Hurum Aarland, Solveig Hopen

Sakspapir Saksnr Utvalg Type Dato 052/16 Kommunestyret PS 25.05.2016 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Jan Olav Osen FE - 033 16/510 Kontrollutvalet - Ansvar, oppgåver og organisering Vedlegg Kontrollutvalet Austhreim - oppgaver og organisering vedtatt 02.05.16 2016 05 02 Særutskrift Kontrollutvalet Austrheim Framlegg til vedtak: Kommunestyret vedtek siste versjon av grunnlagsdokumentet datert 02.05.16 «Kontrollutvalet Austrheim kommune Ansvar, oppgåver og organisering. Kommunestyret - 052/16-25.05.2016 KS - behandling: Kontrollutvalet sitt framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. KS - vedtak: Kommunestyret vedtek siste versjon av grunnlagsdokumentet datert 02.05.16 «Kontrollutvalet Austrheim kommune Ansvar, oppgåver og organisering. Saksopplysninger: Bakgrunn Austrheim kommunestyre har i møte den 18.02.2016 under handsaming av KS - 009/16

Kontrollutvalet Ansvar, oppgåver og organisering gjort fylgjande vedtak: 1.Saka vert utsatt. 2.Kommunestyret ønskjer eit drøftingsmøte med kontrollutvalet med tema rolleforståing og tillit til kontrollutvalsarbeidet og revisjonsarbeidet i Austrheim kommune. Grunnlagsdokumentet " Kontrollutvalet Austrheim kommune-ansvar, oppgåver og organisering" vert å ta opp som sak i same drøftingsmøte. Kontrollutvalet har i møte den 02.05.16 i sak Oppfølgjing av KU-sak 06/16: Kontrollutvalet, oppgåver og organisering handsama saka på nytt, Sjå vedlagt Kontrollutvalet Austrheim - oppgaver og organisering vedtatt 02.05.16 og 2016 05 02 Særutskrift Kontrollutvalet Austrheim

ENDELELG TILSYNSRAPPORT Forvaltningskompetanse avgjerder om særskild tilrettelegging Austrheim kommune - Kaland barne- og ungdomsskule 1

Innhald 1 Innleiing... 3 2 Om tilsynet med Austrheim kommune Kaland barne- og ungdomsskule... 3 2.1 Fylkesmannen fører tilsyn med offentlege skular... 3 2.2 Tema for tilsyn... 3 2.3 Om gjennomføringa av tilsynet... 4 3 Generelle saksbehandlingsreglar for enkeltvedtak... 4 3.1 Rettslege krav... 4 3.2 Fylkesmannens vurderingar... 5 3.3 Fylkesmannens konklusjon... 7 4 Enkeltvedtak om spesialundervisning... 7 4.1 Rettslege krav... 7 4.2 Fylkesmannens vurderingar... 8 4.3 Fylkesmannens konklusjon... 9 5 Enkeltvedtak om særskild språkopplæring... 9 5.1 Rettsleg krav... 9 5.2 Fylkesmannens vurderingar...10 5.3 Fylkesmannens konklusjon...11 6 Frist for retting av lovbrot...11 Vedlegg: Dokumentasjonsgrunnlaget...13 2

1 Innleiing Fylkesmannen opna 22.12.2014 tilsyn med forvaltningskompetanse avgjerder om særskild tilrettelegging ved Kaland barne- og ungdomsskule i Austrheim kommune. Felles nasjonalt tilsyn 2014-17 handlar om skulens arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa og består av tre område for tilsyn: Skulens arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa, forvaltningskompetanse (som denne rapporten handlar om) og skulebasert vurdering. Utdanningsdirektoratet har utarbeidd rettleiingsmateriell 1 knytt til tilsynet, og Fylkesmannen har gjennomført informasjons- og rettleiingssamlingar. Det er kommunen som har det overordna ansvaret for at krava i opplæringslova blir etterlevde, jf. opplæringslova 13-10 første ledd. Kommunen er derfor adressat for denne tilsynsrapporten. I denne tilsynsrapporten er det fastsett frist for retting av lovbrot som er avdekte under tilsynet. Fristen er 15. november. Dersom lovbrota ikkje er retta innan fristen, vil Fylkesmannen vedta pålegg om retting med heimel i kommunelova 60 d. Eit eventuelt pålegg om retting vil ha status som enkeltvedtak og kan klagast på, jf. forvaltningslova kapittel VI. 2 Om tilsynet med Austrheim kommune Kaland barne- og ungdomsskule 2.1 Fylkesmannen fører tilsyn med offentlege skular Fylkesmannen fører tilsyn med kommunen som offentlege skular, jf. opplæringslova 14-1 første ledd. Fylkesmannens tilsyn på opplæringsområdet er tilsyn med det lovpålagde, jf. kommunelova 60 b. Fylkesmannens tilsyn med offentlege skular er utøving av myndigheit og skjer i samsvar med reglane for dette i forvaltningsretten. I dei tilfella der Fylkesmannen konkluderer med at eit rettsleg krav ikkje er oppfylt, blir dette sett på som lovbrot, uavhengig av om det er barnehagelova eller forskrifter fastsett i medhald av denne lova som er brotne. 2.2 Tema for tilsyn Temaet for tilsynet er skulens forvaltningskompetanse i avgjerder om særskild tilrettelegging av opplæringa. Særskild tilrettelegging for elevar inneber avvik frå det ordinære opplæringstilbodet og er enkeltvedtak etter lova. Hovudpunkt i tilsynet vil vere: - Generelle saksbehandlingsreglar for enkeltvedtak - Enkeltvedtak om spesialundervisning - Enkeltvedtak om punktskriftopplæring - Enkeltvedtak om særskild språkopplæring 1 http://www.udir.no/regelverk/tilsyn/_tilsyn/rettleiingsmateriell-for-felles-nasjonalttilsyn-2014-2017/ 3

- Enkeltvedtak om teiknspråkopplæring Det overordna formålet med det nasjonal tilsynet er å medverke til at elevar får eit godt utbytte av opplæringa. For å sikre at dette gjeld for alle elevar, er elevar med behov for særskild tilrettelegging gjevne eigne rettar i opplæringslova. Tilsynet skal medverke til at kommunen som skuleeigar syter for at skulen sikrar elevens rettstryggleik gjennom å involvere elevar og foreldre i vurderingane før skulen tek avgjerder om avvik frå det ordinære opplæringstilbodet følgjer reglane for innhald i enkeltvedtak syter for å vurdere og kartleggje elevens behov på ein fagleg forsvarleg måte gjer vedtak som gjev gode føringar for å leggje til rette innhaldet i opplæringa Manglande forvaltningskompetanse i avgjerder om særskild tilrettelegging av opplæringa kan føre til at elevane ikkje får sikra rettane sine. Det kan òg føre til at avgjerdene ikkje gjev gode faglege føringar for innhaldet i opplæringa. Elevane står da i fare for å få ei opplæring som ikkje gjev eit forsvarleg utbytte. Det er berre utvalde delar av saksbehandlingsreglane for enkeltvedtak som blir kontrollerte i tilsynet. Opplæringslova og forskrift til lova har òg krav som gjeld spesialundervisning, punktskriftopplæring og særskild språkopplæring som ikkje er inkluderte i dette tilsynet. 2.3 Om gjennomføringa av tilsynet Tilsyn med Austrheim kommune vart opna gjennom brev 24. juni 2014. Fylkesmannens vurderingar og konklusjonar er baserte på skriftleg dokumentasjon, sjå vedlegg. 3 Generelle saksbehandlingsreglar for enkeltvedtak 3.1 Rettslege krav Nedanfor har vi opplyst om dei rettslege krava som gjeld generelt for saksbehandling av enkeltvedtak. Vi viser òg til kva for reglar i opplæringslova og/eller forvaltningslova krava er knytte til. Elevar og foreldre skal varslast før det blir gjort enkeltvedtak om avvik frå det ordinære opplæringstilbodet. Dersom foreldra eller elevane ikkje allereie har uttalt seg i saka, skal dei varslast før skulen gjer eit vedtak. Dei skal ha høve til å uttale seg innan ein nærmare fastsett frist, jf. forvaltningslova 16. Skulen skal gje førehandsvarslet skriftleg. Varslet til foreldra gjeld for elevar under 18 år. Når eleven er over 15 år, skal skulen varsle eleven sjølv om eleven er representert av foreldra. Skulen kan la vere å varsle dersom eleven eller foreldra har - søkt eller bedt om vedtaket - hatt høve til å gje sine synspunkt i saka - fått kjennskap på annan måte til at skulen skal gjere eit vedtak og har hatt rimeleg tid til å uttale seg 4

Førehandsvarslet skal gjere greie for kva saka gjeld, og gje opplysningar om kva føresegner i lova vedtaket byggjer på, og kva forhold rundt eleven sin skulesituasjon som er grunnlaget for vedtaket. Førehandsvarslet skal innehalde det som er nødvendig for at elevar og foreldre kan ta vare på interessene sine på ein forsvarleg måte, jf. forvaltningslova 16. Varslet må derfor innehalde dei faktiske forholda: Kva det varsla vedtaket vil innebere for eleven, kva for type avvik frå ordinær opplæring det dreier seg om og kva forhold som er grunnlaget for vedtaket. Enkeltvedtaket skal innehalde grunngjeving for vedtaket ved å vise til heimelen, faktiske forhold som er lagde til grunn, og kva for omsyn som er vektlagde. Eleven eller foreldra har rett til å klage på enkeltvedtaket. For å gje eleven eller foreldra ei reell moglegheit til å argumentere for sitt syn, må vedtaket vere skriftleg og grunngjeve, jf. forvaltningslova 24 og 27. Grunngjevinga skal vise til dei reglar og faktiske forhold vedtaket byggjer på, og kva for omsyn skulen har lagt mest vekt på, jf. forvaltningslova 25. Skulen treng ikkje å grunngje vedtaket dersom vedtaket godkjenner ein søknad, og skulen ikkje har grunn til å tru at eleven og foreldra vil vere misnøgde med vedtaket. Enkeltvedtaket skal innehalde informasjon om høve til å klage, klagefrist, klageinstans og framgangsmåte ved klage. Det er eit krav at brevet med enkeltvedtaket skal opplyse om dei formelle forholda som gjeld dersom eleven eller foreldra vil klage, jf. forvaltningslova 27. Nærmare reglar for saksbehandling ved klage går fram av forvaltningslova 27-32. Skulen må opplyse om at klagefristen er tre veker frå eleven eller foreldra fekk vedtaket, at klagen skal sendast til skulen, og kven som er klageinstans. Klageinstans ved dei ulike aktuelle typar enkeltvedtak går fram av opplæringslova 15-2. Enkeltvedtaket skal innehalde informasjon om retten til å sjå saksdokumenta. Foreldra og elevane har rett til å gjere seg kjende med dokumenta som inngår i saka, jf. forvaltningslova 27. Brevet om enkeltvedtaket skal informere om denne retten. I nokre tilfelle har skulen grunn til å gjere unntak frå innsynsretten. Nærmare om innsynsretten og unntak frå innsyn går fram av forvaltningslova 18 og 19. 3.2 Fylkesmannens vurderingar Førehandsvarsel (kontrollspørsmål 1 3 jf. RefLex pkt 1.2. 1.5) I eigenvurderingsskjemaet har skulen opplyst at skulen alltid varslar heimen før vedtak om spesialundervisning. Føresette er deltakarar i tilmeldingsskjema til PPT, og fyller ut ein eigen del før det vert sendt til PPT. Føresette er med på tilbakemeldingsmøta på skulen mellom PPT, heimen og skulen der sakkunnig rapport vert lagt fram. Det vert då varsla om at det vert skrive enkeltvedtak etter søknad frå føresette om tilleggsressursar. Som dokumentasjon har skulen lagt ved Skjema for tilvisning for skuleborn (vedlegg 1). Skjemaet inneheld ei side som skal fyllast ut og signerast av foreldra. Det er også lagt ved eit anonymt døme på sakkunnig vurdering frå PPT. Der går det fram at foreldra skal ha kopi av den sakkunnige vurderinga. Det går òg fram at det har vore samarbeidsmøte 5

mellom skule, foreldre og PPT like før rapporten vart gitt. Dokumentet viser også til riktig lovheimel. Når det gjeld førehandsvarsel før vedtak om særskilt språkopplæring, har kommunen i tilbakemelding etter førebels rapport forklart at skulen har rutiner for dette. Det vert vist til Retningsliner for minoritetspråklege elevar, del 5 Vedtaksrutiner, der det står: «Før rektor gjer eit enkeltvedtak om særskild språkopplæring skal det hentast underskrift på samtykkeskjema». Generelle sakshandsamingsreglar for enkeltvedtak (kontrollspørsmål 4 6 jf RefLex pkt 1.5. 1.13) Krav til grunngjeving av enkeltvedtak (kontrollspørsmål 4) a) Lovheimel (RefLex 1.6) Som dokumentasjon har skulen lagt ved eit døme på enkeltvedtak om spesialundervisning og eit om særskilt språkopplæring. (vedlegga 2 og 8). Vedtaka viser til høvesvis 5 1 og 2 8, og gjev att innhaldet i desse. b) Faktiske tilhøve (RefLex 1.7) Når det gjeld dei faktiske tilhøva, inneheld vedtaket om spesialundervisning ei kort grunngjeving. Denne viser derimot vidare til den sakkunnige vurderinga, som mellom anna gjer greie for lærevanskane til eleven. I vedtaket om særskilt språkopplæring viser skulen til at dei har kartlagt norskkunnskapane til eleven, og summerer opp konklusjonen av denne. c) Opplysning om kva omsyn som er vektlagt (RefLex 1.8) Vedtaka om spesialundervisning viser til den sakkunnige vurderinga. Her går det fram kvifor PPT tilrår at eleven får spesialundervisning. Vedtaket om særskilt språkopplæring viser kvifor eleven har fått vedtak om særskilt norskopplæring. Derimot er grunngjevinga noko vag når det gjeld kvifor eleven skal få undervisning i gruppe. Her burde vedtaket sagt noko om vilkåret i 2 8 siste avsnitt om at eleven må vere «nykomen» og at dette vil «vere til beste for eleven». Informasjon om klagerett mv. (kontrollspørsmål 5 RefLex 1.9 1.13) Enkeltvedtaka som er lagt fram inneheld både informasjon om klagerett, klagefrist og klageinstans, og at klagen skal sendast til skulen. Det står derimot i vedtaket om særskilt norskopplæring at klagen må vere skriftleg og grunngjeven. Fylkesmannen vil her nemne at forvaltningslova 32 ikkje krev at klaga skal vere grunngjeven. Når det gjeld skriftleg klage, er det eit krav i lova om at klagar skal skrive under klagen, men etter forvaltningslova 11 pliktar skulen å hjelpe foreldre med å sette opp og formulere ein skriftleg klage dersom det er nødvendig. Dette kan særleg vere tilfelle når foreldra har dårleg kjennskap til norsk og norsk forvaltning, sjå forvaltningslovforskrifta 3 andre setning. Vedtaket om særskilt norskopplæring opplyser om retten for partane til å sjå dokumenta i saka, jf. fvl 18 ff. Vedtaka om spesialundervisning opplyser ikkje om denne retten. 6

3.3 Fylkesmannens konklusjon Slik Fylkesmannen vurderer dokumentasjonen i tilsynet, oppfyller skulen dei krava lova stiller til førehandsvarsel før det blir gjort enkeltvedtak om spesialundervisning og særskilt språkopplæring. Skulen oppfyller stort sett krava til innhald i enkeltvedtaket når det gjeld opplysning om lovheimel, faktiske tilhøve og kva omsyn skulen har lagt vekt på i vedtaka. Unntaket er vedtaket om særskilt språkopplæring, som ikkje grunngjev val av organisering. Både vedtaka om spesialundervisning og særskilt språkopplæring opplyser om klagerett mv. Vedtak om spesialundervisning opplyser ikkje om retten til å sjå dokumenta i saka, jf. fvl 18 ff. 4 Enkeltvedtak om spesialundervisning 4.1 Rettslege krav Nedanfor har vi opplyst om dei rettslege krava i tilsynet som gjeld for enkeltvedtak om spesialundervisning. Vi viser òg til kva for reglar i opplæringslova og/eller forvaltningslova krava er knytte til. Krava kjem i tillegg til dei generelle saksbehandlingsreglane som er omtalte over i kapittel 3. Foreldre / elevar over 15 år skal gje samtykke før det blir sett i gang utgreiing av behovet for spesialundervisning. Skolen må få samtykke frå foreldra til elevar over 15 år før PPT set i gang ei sakkunnig vurdering av behovet for spesialundervisning, jf. opplæringslova 5 4. Elevar som har fylt 15 år, skal sjølve gje samtykke i saker om spesialundervisning og om at foreldra skal bli orienterte (føresetnaden er at eleven er samtykkekompetent). Dersom foreldra/eleven sjølve har bedt om spesialundervisning, ligg samtykket implisitt i søknaden. Foreldra/eleven skal ha moglegheit til å uttale seg om innhaldet i ei sakkunnig vurdering før enkeltvedtaket blir gjort. Foreldra har rett til å gjere seg kjende med innhaldet i den sakkunnige vurderinga og til å uttale seg før skolen gjer eit enkeltvedtak, jf. opplæringslova 5 4. Skolen kan gje avgrensingar i denne retten, jf. forvaltningslova 19 og reglane om teieplikt. Skolen og PPT har ansvar for at samarbeidet med eleven og foreldra blir teke hand om på ein god måte på dei ulike trinna i prosessen. Foreldra må få sjå den sakkunnige vurderinga og få rimeleg tid til å uttale seg om innhaldet. Elevar som etter sakkunnig vurdering har behov for spesialundervisning, skal ha eit enkeltvedtak. Etter den sakkunnige vurderinga må skolen gjere eit vedtak. Dette gjeld både dersom skolen går med på spesialundervisning, og dersom skolen ikkje gjer det. Kravet om enkeltvedtak gjeld både når PPT tilrår spesialundervisning, og når dei ikkje tilrår dette. Ei 7

avgjerd om spesialundervisning gjeld rettar for ein bestemt person og er derfor eit enkeltvedtak, jf. forvaltningslova 2 og kapittel IV og V. Avvik frå ei sakkunnig vurdering skal grunngjevast i enkeltvedtaket. Dersom skolens vedtak vik av frå den sakkunnige vurderinga, må skolen grunngje dette. Grunngjevinga skal vise kvifor eleven likevel får eit opplæringstilbod som oppfyller elevens rett til spesialundervisning, jf. opplæringslova 5 3. Skolen må få klart fram kva avviket består i, og kva opplæringstilbodet inneber for eleven. Grunngjevinga må vere slik at foreldra forstår kva for vurderingar som ligg til grunn for at skolen ikkje følgjer tilrådinga i den sakkunnige vurderinga. Enkeltvedtaket skal innehalde opplysningar om kva for omfang, innhald og organisering spesialundervisninga skal ha, og kompetansekrav for dei som skal gjennomføre opplæringa. Den sakkunnige vurderinga skal ta stilling til kva som gjev eit forsvarleg opplæringstilbod, til innhaldet i opplæringa og gjere greie for andre særlege forhold som er viktige for opplæringa, jf. opplæringslova 5 3. Skolens vedtak om spesialundervisning skal byggje på den sakkunnige vurderinga. Enkeltvedtaket må vise tal på timar med spesialundervisning, fag/område for spesialundervisninga, om det skal vere avvik frå LK06, korleis opplæringa skal organiserast, og kva for kompetanse personalet skal ha. 4.2 Fylkesmannens vurderingar Samtykke til utgreiing av behovet for spesialundervisning (kontrollspørsmål 7 jf. RefLex pkt. 2.2) I eigenvurderingsskjemaet har skulen forklart at det blir innhenta samtykke frå foreldra før eleven blir utreda. Dette vert gjort ved at foreldra fyller ut og skriv under oppmeldiingsskjemaet til PPT. Skjemaet er lagt ved som dokumentasjon. (vedlegg 1). Det er ikkje uklart om skulen har rutinar for å hente inn samtykke frå eleven sjølv når han eller ho er over 15 år. Om foreldra får høve til å uttale seg om innhaldet i sakkyndig vurdering før skulen gjer enkeltvedtak (kontrollspørsmål 8 jf. RefLex 2.3) I eigenvurderinga har skulen forklart at det vert halde tilbakemeldingsmøte med PPT, føresette og skule der føresette har høve til å uttala seg før rektor gjer enkeltvedtak. Sakkunnig rapport vert også sendt til føresette før møtet. Som dokumentasjon viser skulen til ein vurdering frå PPT (vedlegg 5). Der viser PPT til oppll 5 4, og gjer kjent at dei føresette er kjende med innhaldet i den sakkunnige vurderinga. Skulen viser òg til eit døme på referat frå tilbakemeldingsmøte mellom foreldra, skulen og PPT (vedlegg 6). Om det blir gjort enkeltvedtak for elevar etter at det er gjennomført sakkunnig vurdering (kontrollspørsmål 9 jf RefLex 2.4) I eigenvurderingsskjemaet har skulen svart ja på dette spørsmålet. Kontrollspørsmålet femnar og om dei tilfella der ein elev er utreda av PPT, men der PPT har kommen til at eleven ikkje skal ha spesialundervisning. Det er noe uklart om skulen tar høgde for desse tilfella i svaret sitt. Det er heller ingen døme i dokumentasjonen på at elevar som etter sakkunnig vurdering ikkje får spesialundervisning, får enkeltvedtak om dette. Skulen må sørge for å ha ein rutine på at det også vert gjort vedtak i dei tilfella der PPT ikkje har tilrådd spesialundervisning. 8

Grunngjeving ved eventuelle avvik frå sakkunnig vurdering (kontrollspørsmål 10 jf. RefLex 2.5) I eigenvurderinga har skulen forklart at det ikkje har hendt at skulen har gjort avvik frå sakkunning vurdering i sine vedtak. Dette går òg fram av dei sakkunnige vurderingane og vedtaka som er lagt fram. Krav til vedtaket sitt innhald (kontrollspørsmål 11 jf. RefLex 2.6. 2.9.) Døma på vedtak frå skulen viser kor mange årstimar med spesialundervisning eleven blir tildelt. Vedtaka seier ikkje noko om kva for fag eleven skal ha spesialundervisning i, eventuelt deler av fag. Ut frå den sakkunnige vurderinga kan det synast som om eit av vedtaka (vedlegg 4) gjeld støtte gjennom heile opplæringa. Når det gjeld organisering, står det i vedtaka at timane som er tildelt «skal nyttast fleksibelt, slik at NN får eit best mogeleg fagleg utbyte». Dette er lite føreseieleg for eleven og foreldra. Dersom føresegnene om organisering skal vere så opne som her, må vedtaket eller den sakkunnige vurderinga seie noko om kvifor organiseringa vert gitt så fleksibelt. Sidan formuleringa går igjen i to vedtak, kan det synast som om dette er ein mal-formulering. Vedtaka er bygd på same mal synast å vere bygd på same mal, men inneheld lite informasjon utover malteksten. Fylkesmannen vurderer at vedtaket om spesialundervisning ikkje er tilstrekkeleg klart når det gjeld innhaldet. Det må gå klart og fullstendig fram kva slags opplæringstilbod eleven skal ha, jf. Ot.prp.nr. 46 (1997 1998) s. 169. Når det gjeld kompetansekravet, skil vedtaka mellom pedagog- og assistenttimar. 4.3 Fylkesmannens konklusjon Det er ikkje dokumentert i kva grad skulen gjer enkeltvedtak der PPT har konkludert med at eleven ikkje har behov for spesialundervisning. Enkeltvedtaka om spesialundervisning gir ikkje tilstrekkelig informasjon om innhaldet i den spesialundervisninga eleven vert gitt. 5 Enkeltvedtak om særskild språkopplæring 5.1 Rettsleg krav Nedanfor har vi opplyst om dei rettslege krava i tilsynet som gjeld for enkeltvedtak om særskild språkopplæring. Vi viser òg til kva for reglar i opplæringslova og/eller forvaltningslova desse krava er knytte til. Krava kjem i tillegg til dei generelle saksbehandlingsreglane som er omtalte over i kapittel 3. Elevar som har rett til særskild språkopplæring, skal ha eit enkeltvedtak. Elevar med anna morsmål enn norsk og samisk har rett til særskild norskopplæring til dei har tilstrekkelege ferdigheiter i norsk til å følgje ordinær opplæring i skulen, jf. opplæringslova 2 8. Om nødvendig har elevane òg rett til morsmålsopplæring, tospråkleg fagopplæring eller begge delar. Skulen må syte for å kartleggje 9

norskferdigheiter før skulen vedtek særskild språkopplæring. Ei avgjerd om særskild språkopplæring gjeld rettar for ein bestemt person og er derfor eit enkeltvedtak, jf. forvaltningslova 2 og kapittel IV og V. Enkeltvedtaket skal innehalde opplysningar om omfanget av opplæringa, kva for læreplanar eleven skal følgje, organiseringa av opplæringa, kompetansekrav for dei som skal gjennomføre opplæringa. Eleven skal kartleggjast før vedtak om særskild språkopplæring, jf. opplæringslova 2 8. Kartlegginga vil danne grunnlag for å vurdere behovet for språkopplæring og for å kunne ta stilling til omfanget (talet på timar og kor lenge), for kopling mot ordinær opplæring og eventuelt behovet for tospråkleg opplæring i fag eller morsmålsopplæring. Skuleeigaren må òg ta stilling til kva for læreplan eleven skal bruke: læreplan i grunnleggjande norsk for språklege minoritetar, eller ordinær læreplan i norsk. Skulen skal bruke ein eigen læreplan for morsmålsopplæring for elevar som får slik opplæring. Organiseringa må gå klart fram av vedtaket. Kommunen kan organisere tilbodet om særskild språkopplæring i eigne grupper for nykomne elevar i inntil to år, jf. opplæringslova 2 8. Vedtak kan berre gjerast for eitt år om gongen. Det er en føresetnad at skulen vurderer at eigne grupper er det beste for eleven. Denne vurderinga må komme fram av vedtaket. I vedtaket kan skulen òg gjere avvik frå læreplanverket. På bakgrunn av omfang, val av læreplan og organisering må skulen i vedtaket ta stilling til kva for lærarkompetanse som er nødvendig for å gjennomføre opplæringa. Det må til eit enkeltvedtak om stans i særskild språkopplæring når eleven blir overført til den ordinære opplæringa. Skulen må kartleggje elevar som får særskild språkopplæring, undervegs i opplæringa, jf. opplæringslova 2 8. Dette for å vurdere om elevane har tilstrekkelege ferdigheiter i norsk til å følgje ordinær opplæring på skulen. Før skulen overfører eleven til å følgje ordinær opplæring, må skulen gjere eit enkeltvedtak om stans i særskild språkopplæring. Dette gjeld rettar for ein bestemt person og er derfor eit enkeltvedtak, jf. forvaltningslova 2 og kapittel IV og V. 5.2 Fylkesmannens vurderingar Vert det gjort enkeltvedtak for elevar som har rett til særskilt språkopplæring (kontrollspørsmål 16 jf. RefLex 4.2) Skulen skriv i eigenvurderingsskjemaet at det vert enkeltvedtak om særskilt språkopplæring, og har lagt ved eit anonymt døme på vedtak (vedlegg 8). Krav til innhald i vedtaket (kontrollspørsmål 17 jf. RefLex 4.3. 4.6) Av enkeltvedtaket som er lagt fram går det fram kva omfang opplæringa skal ha, kva læreplan eleven skal følgje, og korleis den særskilte norskopplæringa skal organiserast. Når det gjeld kontrollspørsmålet om kompetanse, har Utdanningsdirektoratet nyleg avgjort at det likevel ikkje skal stillast krav om at dette går fram av vedtak som berre gjeld særskilt norskopplæring. Det framlagte vedtaket gjeld berre særskilt norskopplæring, og ikkje morsmålsopplæring og tospråkleg fagopplæring. Kontrollspørsmålet om særskilt (språk)kompetansekrav til personalet er difor ikkje aktuelt. 10

Opphøyr av særskilt språkopplæring (kontrollspørsmål 18 jf. RefLex 4.7) I eigenvurderingskjemaet har skulen svart det ikkje har hendt at den språkopplæringa har opphøyrt ved at eleven startar i den ordinære opplæringa. Skulen vil derimot gjere enkeltvedtak dersom dette skulle skje. I vedtaket skulen har lagt fram (vedlegg 8), står det at vedtaket gjeld for skuleåret 2014/2015. Samstundes står det at tilbodet «vil gjelda til ny kartlegging er gjort og eit nytt vedtak blir fatta». Slik Fylkesmannen les vedtaket, gjeld vedtaket ut skuleåret, men det kan avsluttast eller endrast tidlegare ved eit nytt vedtak dersom ei ny kartlegging gjer grunnlag for det. Etter førebels tilsynsrapport har kommunen lagt fram ein mal for vedtak når eleven ikkje har behov for særskilt språkopplæring. Fylkesmannen vil her vise til at Utdanningsdirektoratet har tolka lova slik at det alltid skal gjerast enkeltvedtak når ein elev er ferdig med særskilt språkopplæring. Dette gjeld både når den tidsavgrensa perioden som eventuelt er sett i vedtaket er over, og når skulen før den tid kartlegger eleven og finn at eleven har tilstrekkeleg dugleik i norsk til å følgje den vanlege opplæringa. 5.3 Fylkesmannens konklusjon Ut frå dokumenta i tilsynet oppfyller skulen lova sine krav til innhald i enkeltvedtak om særskilt språkopplæring. Som nemnt ovanfor i kapittel 3, saknast noko grunngjeving av gruppeorganisering. 6 Frist for retting av lovbrot Fylkesmannen har i kapittel 3 og 4 konstatert lovbrot. I denne rapporten får Austrheim kommune frist til å rette lovbrot, jf. kommunelova 60 d. Frist for retting er 15. november. Kommunen må innan denne datoen sende Fylkesmannen ei erklæring om at det ulovlege forholdet er retta, og ei utgreiing om korleis lovbrotet er retta. Dersom lovbrot ikkje er retta innan den fastsette fristen, vil Fylkesmannen vedta pålegg om retting. Eit eventuelt pålegg om retting vil ha status som enkeltvedtak og kan klagast på, jf. forvaltningslova kapittel VI. Følgjande pålegg er aktuelle å vedta etter utløpet av rettefristen i denne rapporten: Generelle saksbehandlingsreglar for enkeltvedtak 1. Austrheim kommune må syte for at saksbehandlinga ved Kaland barne- og ungdomsskule oppfyller krava til enkeltvedtak i forvaltningslova, jf. forvaltningslova 25. Austrheim kommune må i samband med dette sjå til at: a. Grunngjevinga nemner dei faktiske tilhøva vedtaket byggjer på, og kva omsyn som har vore avgjerande ved vurderingane b. Enkeltvedtak om spesialundervisning inneheld informasjon om retten etter forvaltningslova til å sjå saksdokumenta. Enkeltvedtak om spesialundervisning 11

2. Austrheim kommune må syte for at Kaland barne- og ungdomsskule ved behov for spesialundervisning oppfyller opplæringslova 5 3 og 5 4, jf. forvaltningslova 2 og kapittel IV og V. Austrheim kommune må i samband med dette sjå til at: a. Det vert gjort enkeltvedtak for elevar etter at den sakkunnige vurderinga er gjennomført, uavhengig av om PPT tilrår spesialundervisning eller ikkje b. Enkeltvedtaka inneheld klåre opplysningar om innhaldet i den spesialundervisninga eleven vert gitt, særleg når det gjeld organisering og fag/område Johan Sverre Rivertz tilsynsleiar Kjetil Stavø Høvig rådgjevar 12

Vedlegg: Dokumentasjonsgrunnlaget Følgjande dokument inngår i dokumentasjonsgrunnlaget for tilsynet: Egenvurdering Kaland barne- og ungdomsskule - Rektor - 2015-01-28 Vedlegg 1: Skjema for tilvisning for skuleborn Vedlegg 2: Sakkunnig vurdering anonymisert Vedlegg 3: Sakkunnig vurdering anonymisert Vedlegg 4: Enkeltvedtak om spesialundervisning for skuleåret 2014 2015 Vedlegg 5: Sakkunnig vurdering anonymisert Vedlegg 6: Referat frå tilbakemeldingsmøte 31 okt 2013 Vedlegg 7: Enkeltvedtak om spesialundervisning for skulåret 2014 2015 Vedlegg 8: Vedtak om særskild språkopplæring 2014 2015 anonymisert Tilbakemelding etter førebels tilsynsrapport Vedlegg: Foreldrekonferansar for minoritetsspråklege Kartleggingsmateriell nyankomne minoritetsspråklige ungdommer Kartleggingsmateriell, språkkompetanse i grunnleggjande norsk Registreringsskjema av nyankomne elever fra språklige minoriteter på nærskole Retningsliner for min.spr. i Austrheim kommune Samtykkeerklæring Vedtak når eleven ikkje har behov Vedtak om særskild språkopplæring, men utan tospråkleg lærar Vedtak om særskild språkopplæring Velkomstsamtalen på nærskolen 13

ENDELEG TILSYNSRAPPORT Forvaltningskompetanse avgjerder om særskild tilrettelegging Austrheim kommune Årås skule 1

Innhald 1 Innleiing... 3 2 Om tilsynet med Austrheim kommune Årås skule... 3 2.1 Fylkesmannen fører tilsyn med offentlege skular... 3 2.2 Tema for tilsyn... 3 2.3 Om gjennomføringa av tilsynet... 4 3 Generelle saksbehandlingsreglar for enkeltvedtak... 4 3.1 Rettslege krav... 4 3.2 Fylkesmannens vurderingar... 5 3.3 Fylkesmannens konklusjon... 7 4 Enkeltvedtak om spesialundervisning... 8 4.1 Rettslege krav... 8 4.2 Fylkesmannens vurderingar... 9 4.3 Fylkesmannens konklusjon...10 5 Enkeltvedtak om særskild språkopplæring...11 5.1 Rettsleg krav...11 5.2 Fylkesmannens vurderingar...12 5.3 Fylkesmannens konklusjon...13 6 Frist for retting av lovbrot...13 Vedlegg: Dokumentasjonsgrunnlaget...15 2

1 Innleiing Fylkesmannen opna 22.12.2014 tilsyn med forvaltningskompetanse avgjerder om særskild tilrettelegging ved Årås skule i Austrheim kommune. Felles nasjonalt tilsyn 2014 17 handlar om skulens arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa og består av tre område for tilsyn: Skulens arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa, forvaltningskompetanse (som denne rapporten handlar om) og skulebasert vurdering. Utdanningsdirektoratet har utarbeidd rettleiingsmateriell 1 knytt til tilsynet, og Fylkesmannen har gjennomført informasjons- og rettleiingssamlingar. Det er kommunen som har det overordna ansvaret for at krava i opplæringslova blir etterlevde, jf. opplæringslova 13 10 første ledd. Kommunen er derfor adressat for denne tilsynsrapporten. I denne tilsynsrapporten er det fastsett frist for retting av lovbrot som er avdekte under tilsynet. Fristen er 15. november. Dersom lovbrota ikkje er retta innan fristen, vil Fylkesmannen vedta pålegg om retting med heimel i kommunelova 60 d. Eit eventuelt pålegg om retting vil ha status som enkeltvedtak og kan klagast på, jf. forvaltningslova kapittel VI. 2 Om tilsynet med Austrheim kommune Årås skule 2.1 Fylkesmannen fører tilsyn med offentlege skular Fylkesmannen fører tilsyn med kommunen som offentlege skular, jf. opplæringslova 14 1 første ledd. Fylkesmannens tilsyn på opplæringsområdet er tilsyn med det lovpålagde, jf. kommunelova 60 b. Fylkesmannens tilsyn med offentlege skular er utøving av myndigheit og skjer i samsvar med reglane for dette i forvaltningsretten. I dei tilfella der Fylkesmannen konkluderer med at eit rettsleg krav ikkje er oppfylt, blir dette sett på som lovbrot, uavhengig av om det er barnehagelova eller forskrifter fastsett i medhald av denne lova som er brotne. 2.2 Tema for tilsyn Temaet for tilsynet er skulens forvaltningskompetanse i avgjerder om særskild tilrettelegging av opplæringa. Særskild tilrettelegging for elevar inneber avvik frå det ordinære opplæringstilbodet og er enkeltvedtak etter lova. Hovudpunkt i tilsynet vil vere: - Generelle saksbehandlingsreglar for enkeltvedtak - Enkeltvedtak om spesialundervisning - Enkeltvedtak om punktskriftopplæring - Enkeltvedtak om særskild språkopplæring - Enkeltvedtak om teiknspråkopplæring 1 http://www.udir.no/regelverk/tilsyn/_tilsyn/rettleiingsmateriell-for-felles-nasjonalttilsyn-2014-2017/ 3

Det overordna formålet med det nasjonal tilsynet er å medverke til at elevar får eit godt utbytte av opplæringa. For å sikre at dette gjeld for alle elevar, er elevar med behov for særskild tilrettelegging gjevne eigne rettar i opplæringslova. Tilsynet skal medverke til at kommunen som skuleeigar syter for at skulen sikrar elevens rettstryggleik gjennom å involvere elevar og foreldre i vurderingane før skulen tek avgjerder om avvik frå det ordinære opplæringstilbodet følgjer reglane for innhald i enkeltvedtak syter for å vurdere og kartleggje elevens behov på ein fagleg forsvarleg måte gjer vedtak som gjev gode føringar for å leggje til rette innhaldet i opplæringa Manglande forvaltningskompetanse i avgjerder om særskild tilrettelegging av opplæringa kan føre til at elevane ikkje får sikra rettane sine. Det kan òg føre til at avgjerdene ikkje gjev gode faglege føringar for innhaldet i opplæringa. Elevane står da i fare for å få ei opplæring som ikkje gjev eit forsvarleg utbytte. Det er berre utvalde delar av saksbehandlingsreglane for enkeltvedtak som blir kontrollerte i tilsynet. Opplæringslova og forskrift til lova har òg krav som gjeld spesialundervisning, punktskriftopplæring og særskild språkopplæring som ikkje er inkluderte i dette tilsynet. 2.3 Om gjennomføringa av tilsynet Tilsyn med Austrheim kommune vart opna gjennom brev 24. juni 2014. Fylkesmannens vurderingar og konklusjonar er baserte på skriftleg dokumentasjon, sjå vedlegg. 3 Generelle saksbehandlingsreglar for enkeltvedtak 3.1 Rettslege krav Nedanfor har vi opplyst om dei rettslege krava som gjeld generelt for saksbehandling av enkeltvedtak. Vi viser òg til kva for reglar i opplæringslova og/eller forvaltningslova krava er knytte til. Elevar og foreldre skal varslast før det blir gjort enkeltvedtak om avvik frå det ordinære opplæringstilbodet. Dersom foreldra eller elevane ikkje allereie har uttalt seg i saka, skal dei varslast før skulen gjer eit vedtak. Dei skal ha høve til å uttale seg innan ein nærmare fastsett frist, jf. forvaltningslova 16. Skulen skal gje førehandsvarslet skriftleg. Varslet til foreldra gjeld for elevar under 18 år. Når eleven er over 15 år, skal skulen varsle eleven sjølv om eleven er representert av foreldra. Skulen kan la vere å varsle dersom eleven eller foreldra har - søkt eller bedt om vedtaket - hatt høve til å gje sine synspunkt i saka - fått kjennskap på annan måte til at skulen skal gjere eit vedtak og har hatt rimeleg tid til å uttale seg 4

Førehandsvarslet skal gjere greie for kva saka gjeld, og gje opplysningar om kva føresegner i lova vedtaket byggjer på, og kva forhold rundt eleven sin skulesituasjon som er grunnlaget for vedtaket. Førehandsvarslet skal innehalde det som er nødvendig for at elevar og foreldre kan ta vare på interessene sine på ein forsvarleg måte, jf. forvaltningslova 16. Varslet må derfor innehalde dei faktiske forholda: Kva det varsla vedtaket vil innebere for eleven, kva for type avvik frå ordinær opplæring det dreier seg om og kva forhold som er grunnlaget for vedtaket. Enkeltvedtaket skal innehalde grunngjeving for vedtaket ved å vise til heimelen, faktiske forhold som er lagde til grunn, og kva for omsyn som er vektlagde. Eleven eller foreldra har rett til å klage på enkeltvedtaket. For å gje eleven eller foreldra ei reell moglegheit til å argumentere for sitt syn, må vedtaket vere skriftleg og grunngjeve, jf. forvaltningslova 24 og 27. Grunngjevinga skal vise til dei reglar og faktiske forhold vedtaket byggjer på, og kva for omsyn skulen har lagt mest vekt på, jf. forvaltningslova 25. Skulen treng ikkje å grunngje vedtaket dersom vedtaket godkjenner ein søknad, og skulen ikkje har grunn til å tru at eleven og foreldra vil vere misnøgde med vedtaket. Enkeltvedtaket skal innehalde informasjon om høve til å klage, klagefrist, klageinstans og framgangsmåte ved klage. Det er eit krav at brevet med enkeltvedtaket skal opplyse om dei formelle forholda som gjeld dersom eleven eller foreldra vil klage, jf. forvaltningslova 27. Nærmare reglar for saksbehandling ved klage går fram av forvaltningslova 27 32. Skulen må opplyse om at klagefristen er tre veker frå eleven eller foreldra fekk vedtaket, at klagen skal sendast til skulen, og kven som er klageinstans. Klageinstans ved dei ulike aktuelle typar enkeltvedtak går fram av opplæringslova 15 2. Enkeltvedtaket skal innehalde informasjon om retten til å sjå saksdokumenta. Foreldra og elevane har rett til å gjere seg kjende med dokumenta som inngår i saka, jf. forvaltningslova 27. Brevet om enkeltvedtaket skal informere om denne retten. I nokre tilfelle har skulen grunn til å gjere unntak frå innsynsretten. Nærmare om innsynsretten og unntak frå innsyn går fram av forvaltningslova 18 og 19. 3.2 Fylkesmannens vurderingar Førehandsvarsel (kontrollspørsmål 1 3 jf. RefLex pkt 1.2. 1.5) I eigenvurderingsskjemaet har skulen svart ja på spørsmålet om skulen varslar elever og foreldre før skulen gjør enkeltvedtak om avvik frå det ordinære opplæringstilbodet. Skulen viser til at prosessen frå ei oppmelding til PPT til ei sakkunnig vurdering alltid skjer i samråd og i dialog mellom skule og foreldre med møte undervegs og skriftleg godkjenning frå foreldre før nye tiltak vert sette i verk. Foreldra underteiknar oppmeldingsskjemaet og søknad om ressursar og på kva grunnlag ressursane er tildelt. Foreldra får anledning til å uttale seg i heile prosessen. Dei føresette vert kontakta av skulen eller dei føresette kontaktar skulen. Før oppmeldingsskjemaet vert fylt ut er det eit møte om grunnlaget for oppmaldinga mellom skule og heim. Oppmeldingsskjemaet 5

har rubrikkar der foreldra kan gjere greie for det dei meiner er grunlaget for ei oppmelding. Som dokumentasjon har skulen lagt ved Skjema for tilvisning for skuleborn (vedlegg 1). Skjemaet inneheld ei side som skal fyllast ut og signerast av foreldra. Det er også lagt ved anonyme døme på sakkunnig vurdering frå PPT (vedlegg 7 og 8). Der går det fram at dei føresette er kjende med innhaldet i den sakkunnige vurderinga. Det går òg fram at det har vore samarbeidsmøte mellom skule, foreldre og PPT like før rapporten vart gitt. Dokumentet viser også til riktig lovheimel. Når det gjeld førehandsvarsel før vedtak om særskilt språkopplæring, har kommunen i tilbakemelding etter førebels rapport forklart at skulen har rutiner for dette. Det vert vist til Retningsliner for minoritetspråklege elevar, del 5 Vedtaksrutiner, der det står: «Før rektor gjer eit enkeltvedtak om særskild språkopplæring skal det hentast underskrift på samtykkeskjema». Vedtaka om særskilt språkopplæring (vedlegg 20 24) inneheld ei opplisting av dokumentasjon kor søknad om særskilt språkundervisning er nemnd. Det står vidare at dette er avklart i møte med tolk. Generelle sakshandsamingsreglar for enkeltvedtak (kontrollspørsmål 4 6 jf RefLex pkt 1.5. 1.13) Krav til grunngjeving av enkeltvedtak (kontrollspørsmål 4) a) Lovheimel (RefLex 1.6) Som dokumentasjon har skulen lagt ved eit døme på enkeltvedtak om spesialundervisning og eit om særskilt språkopplæring. (vedlegga 4 og 20). Vedtaka viser til høvesvis opplæringslova 5 1 og 3 12. Vedtaka om særskilt språkopplæring viser til feil lovheimel oppll 3 12 i staden for 2 8. ). I tilbakemelding etter førebels tilsynsrapport har kommunen forklart at dette skuldast ein feil i kommunen sin mal, og lagt ved ny, retta mal. Skulen gjer ikkje nærmare greie for innhaldet i lovføresegnene. For denne type vedtak vil det kunne vere nødvendig å for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, sjå forvaltningslova 25 første avsnitt andre setning. Det avgjerande er at parten kan sjå kvifor og korleis reglane er brukt. b) Faktiske tilhøve Skulen viser her til døme på enkeltvedtak om spesialundervisning (vedlegg 5). Vedtaket seier lite om eleven sin situasjon, men viser til sakkunnig vurdering frå PPT, som inneheld observasjonar og kartlegging. Vedtaka om særskilt språkopplæring viser til at skulen har kartlagt norskkunnskapen til elevane, men seier ikkje kva skulen har konkludert med. Sjølv om det kan seiast å vere underforstått, bør vedtaket seie at eleven ikkje har tilstrekkeleg dugleik i norsk til å følgje ordinær undervisning. Under punktet dokumentasjon i vedtaket, vert det vist til skolen si vurdering for behov for særskilt språkopplæring, «eventuelt kartleggingsresultat». Det vert derimot ikkje sagt noko om det ligg føre noko slikt kartleggingsresultat, og om det er lagt ved vedtaket. Slik sett har vedtaket her noko karakter av å vere ein mal som ikkje er heilt ferdig utfylt. 6

c) Opplysning om kva omsyn som er vektlagt (RefLex 1.8) Vedtaka om spesialundervisning viser til den sakkunnige vurderinga. I dei framlagte rapportane frå PPT går det fram kvifor PPT tilrår spesialundervisning. Vedtaka seier elles at «[i]nnhald, organisering og omfang er gjeve med utgangspunkt i skulen sine samla ressursar for komande skuleår, og med vektlegging av at alle elevane ved skulen skal få eit mest mogleg likeverdig undervisningstilbod». Fylkesmannen finn denne setninga uklar og for vag til å fungere som tilstrekkeleg grunngjeving for vedtaket. Setninga opnar òg for å tolke vedtaket slik at ressursomsyn kan ha vore meir førande i vurderingane enn det som rimelegvis har vore meininga. Vi viser her til Utdanningsdirektoratets uttale i rettleiaren til spesialundervisning om at ressursar eller økonomi ikkje kan nyttast som grunnlag for å avgrense spesialundervisninga. Vedtaka om særskilt språkopplæring viser til at skulen har kartlagt norskkunnskapen til eleven, men seier ikkje uttrykkeleg at eleven ikkje har tilstrekkeleg dugleik i norsk. Dette hadde gjort vedtaket klårare. Grunngjevinga seier ikkje noko om kvifor eleven skal få undervisning i gruppe. Her burde vedtaket sagt noko om vilkåret i 2 8 siste avsnitt om at eleven må vere «nykomen» og at dette vil «vere til beste for eleven». Vedtaket er soleies ikkje tilstrekkeleg grunngjeven. Informasjon om klagerett mv. (kontrollspørsmål 5 RefLex 1.9 1.13) Enkeltvedtaka som er lagt fram opplyser både om klagerett, klagefrist og klageinstans, og at klagen skal sendast til skulen. I vedtaka om særskilt språkopplæring (vedlegg 20 24) har derimot skulen ført opp feil klageinstans. (Hordaland fylkeskommune i staden for Fylkesmannen i Hordaland). I tilbakemelding etter førebels tilsynsrapport har kommunen forklart at dette skuldast ein feil i kommunen sin mal, og lagt fram ein ny, retta mal. I vedtaka om særskilt språkopplæring står det og at klagen må vere skriftleg og grunngjeven. Fylkesmannen vil her nemne at forvaltningslova 32 ikkje krev at klaga skal vere grunngjeven. Sidan det her er tale om foreldre som kanskje har dårleg kjennskap til norsk og norsk forvaltning, bør det heller ikkje krevjast skriftleg klage, sjå forvaltningslova 32 første ledd bokstav a jf. 11 og forvaltningslovforskrifta 3 andre setning. Vedtaka om spesialundervisning opplyser òg om retten for partane til å sjå dokumenta i saka. (Utan at det har noko å seie for tilsynet, vil Fylkesmannen foreslå at vedtaket viser til heimelen for partsinnsyn i forvaltningslova 18 ff.) Vedtaka om særskilt språkopplæring gir inga informasjon om innsynsretten. Anna Utan at det har noko å seie for tilsynet, gjør Fylkesmannen merksam på at vedtaka viser til den gamle offentleglova når vedtaka vert unnateke offentlegheit. Rett heimel etter den nye offentleglova er 13, jf. fvl 13. 3.3 Fylkesmannens konklusjon Slik Fylkesmannen vurderer dokumentasjonen i tilsynet, oppfyller skulen dei krava lova stiller til førehandsvarsel før det blir gjort enkeltvedtak om spesialundervisning og særskilt språkopplæring. 7

Vedtaka viser til rett lovheimel. Skulen oppfyller ikkje krava til grunngjeving av enkeltvedtak, jf. 28. Både vedtaka om spesialundervisning og særskilt språkopplæring opplyser om klagerett mv. Vedtaka om særskilt språkopplæring viser ikkje til retten til å sjå dokumenta i saka, jf. fvl 18 ff. 4 Enkeltvedtak om spesialundervisning 4.1 Rettslege krav Nedanfor har vi opplyst om dei rettslege krava i tilsynet som gjeld for enkeltvedtak om spesialundervisning. Vi viser òg til kva for reglar i opplæringslova og/eller forvaltningslova krava er knytte til. Krava kjem i tillegg til dei generelle saksbehandlingsreglane som er omtalte over i kapittel 3. Foreldre / elevar over 15 år skal gje samtykke før det blir sett i gang utgreiing av behovet for spesialundervisning. Skolen må få samtykke frå foreldra til elevar over 15 år før PPT set i gang ei sakkunnig vurdering av behovet for spesialundervisning, jf. opplæringslova 5 4. Elevar som har fylt 15 år, skal sjølve gje samtykke i saker om spesialundervisning og om at foreldra skal bli orienterte (føresetnaden er at eleven er samtykkekompetent). Dersom foreldra/eleven sjølve har bedt om spesialundervisning, ligg samtykket implisitt i søknaden. Foreldra/eleven skal ha moglegheit til å uttale seg om innhaldet i ei sakkunnig vurdering før enkeltvedtaket blir gjort. Foreldra har rett til å gjere seg kjende med innhaldet i den sakkunnige vurderinga og til å uttale seg før skolen gjer eit enkeltvedtak, jf. opplæringslova 5 4. Skolen kan gje avgrensingar i denne retten, jf. forvaltningslova 19 og reglane om teieplikt. Skolen og PPT har ansvar for at samarbeidet med eleven og foreldra blir teke hand om på ein god måte på dei ulike trinna i prosessen. Foreldra må få sjå den sakkunnige vurderinga og få rimeleg tid til å uttale seg om innhaldet. Elevar som etter sakkunnig vurdering har behov for spesialundervisning, skal ha eit enkeltvedtak. Etter den sakkunnige vurderinga må skolen gjere eit vedtak. Dette gjeld både dersom skolen går med på spesialundervisning, og dersom skolen ikkje gjer det. Kravet om enkeltvedtak gjeld både når PPT tilrår spesialundervisning, og når dei ikkje tilrår dette. Ei avgjerd om spesialundervisning gjeld rettar for ein bestemt person og er derfor eit enkeltvedtak, jf. forvaltningslova 2 og kapittel IV og V. Avvik frå ei sakkunnig vurdering skal grunngjevast i enkeltvedtaket. 8

Dersom skolens vedtak vik av frå den sakkunnige vurderinga, må skolen grunngje dette. Grunngjevinga skal vise kvifor eleven likevel får eit opplæringstilbod som oppfyller elevens rett til spesialundervisning, jf. opplæringslova 5 3. Skolen må få klart fram kva avviket består i, og kva opplæringstilbodet inneber for eleven. Grunngjevinga må vere slik at foreldra forstår kva for vurderingar som ligg til grunn for at skolen ikkje følgjer tilrådinga i den sakkunnige vurderinga. Enkeltvedtaket skal innehalde opplysningar om kva for omfang, innhald og organisering spesialundervisninga skal ha, og kompetansekrav for dei som skal gjennomføre opplæringa. Den sakkunnige vurderinga skal ta stilling til kva som gjev eit forsvarleg opplæringstilbod, til innhaldet i opplæringa og gjere greie for andre særlege forhold som er viktige for opplæringa, jf. opplæringslova 5 3. Skolens vedtak om spesialundervisning skal byggje på den sakkunnige vurderinga. Enkeltvedtaket må vise tal på timar med spesialundervisning, fag/område for spesialundervisninga, om det skal vere avvik frå LK06, korleis opplæringa skal organiserast, og kva for kompetanse personalet skal ha. 4.2 Fylkesmannens vurderingar Samtykke til utgreiing av behovet for spesialundervisning (kontrollspørsmål 7 jf. RefLex pkt. 2.2) I eigenvurderingsskjemaet har skulen svart ja på spørsmålet om det vert innhenta samtykke frå foreldre og elevar over 15 år før eleven blir utreda. Som dokumentasjon har skulen lagt ved Skjema for tilvisning for skuleborn (vedlegg 6). Skjemaet inneheld ei side som foreldra skal fylle ut og signere. I tilbakemelding etter førebels tilsynsrapport har kommunen forklart at Årås skule har hatt saker om spesialundervisning der eleven har vore over 15 år når vedtaket vert gjort. Kommunen har derimot forklart at dersom elev over 15 år skal få utgreiing om spesialundervisning, vil skulen innhente samtykke frå eleven. Eleven vil også få uttale seg om innhaldet i ei eventuell sakkunnig vurdering. Sjølve opplegget for spesialundervisning vert utforma i dialog med eleven og foreldra når vedtak om spesialundervisning vert fatta. Om foreldra får høve til å uttale seg om innhaldet i sakkyndig vurdering før skulen gjer enkeltvedtak (kontrollspørsmål 8 jf. RefLex 2.3) I eigenvurderinga har skulen forklart at dei føresette vert kalla inn på møte med PPT til ein gjennomgang av innhaldet i den sakkunnige vurderinga. Dei har høve til å uttale seg i møtet. Dei føresette vert også kalla inn til møte med skule og PPT om innhaldet i den sakkunnige vurderinga. Dei føresette må også skrive under søknad om ressursar i tråd med den sakkunnige vurderinga. Skulen viser her til Skjema for tilvisning for skuleborn (vedlegg 7) og døme på sakkunnig vurdering (vedlegg 8). Det første dokumenterer derimot berre at foreldra får uttale seg før PPT startar sitt arbeid. Av den sakkunnige vurderinga går det derimot fram at dei føresette er kjent med innhaldet i den sakkunnige vurderinga. Om det blir gjort enkeltvedtak for elevar etter at det er gjennomført sakkunnig vurdering (kontrollspørsmål 9 jf RefLex 2.4) I eigenvurderingsskjemaet har skulen svart ja på dette spørsmålet, og vist til døme på sakkunnig vurdering og enkeltvedtak om spesialundervisning (vedlegg 9 og 10). Kontrollspørsmålet femnar og om dei tilfella der ein elev er utreda av PPT, men der PPT har kommen til at eleven ikkje skal ha spesialundervisning. Det er noe uklart om skulen tar høgde for desse tilfella i svaret sitt. Det er heller ingen døme i dokumentasjonen på at elevar som etter sakkunnig vurdering ikkje får spesialundervisning, får enkeltvedtak 9

om dette. Skulen må sørge for å ha ein rutine på at det også vert gjort vedtak i dei tilfella der PPT ikkje har tilrådd spesialundervisning. Grunngjeving ved eventuelle avvik frå sakkunnig vurdering (kontrollspørsmål 10 jf. RefLex 2.5) I eigenvurderinga har skulen svart ja på spørsmålet om skulen grunngjev eventuelle avvik frå sakkunnig vurdering. Skulen viser her til to døme på enkeltvedtak (vedlegg 11 og 12. Desse vedtaka opplyser derimot at innhaldet er i tråd med sakkunnig uttale, og inneber soleies ikkje noko avvik frå den sakkunnige vurderinga. I tilbakemelding etter førebels tilsynsrapport har kommunen forklart at Årås skule ikkje ikkje har gjort enkeltvedtak som avvik frå den sakkunnige vurderinga. Kommunen har forsikra om at dersom slike vedtak blir gjort, vil rektor grunngje kvifor, og forklare korleis skulen likevel vil oppfylle dei faglelge tilrådingane som PPT har gitt. Krav til vedtaket sitt innhald (kontrollspørsmål 11 jf. RefLex 2.6. 2.9.) Døma på vedtak frå skulen (vedlegg 13 og 14) viser kor mange årstimar med spesialundervisning eleven blir tildelt. Vedtaka seier ikkje noko om kva for fag eleven skal ha spesialundervisning i, eventuelt i kva delar av faga. Dei sakkunnige vurderingane som er lagt fram omtalar fag, men er ikkje heilt klåre om dette. Den eine av desse (vedlegg 3) latar til å gjelde støtte gjennom heile opplæringa enn spesialundervisning i spesifikke fag. Det er elles ikkje klart om kva for sakkunnige rapport som er knytt til kva enkeltvedtak. Eit av vedtaka har under punktet innhald følgande ordlyd: «Tilpassa opplæring i tråd med sakkunnig uttale og den individuell opplæringsplanen», og eit anna vedtak har liknande formulering. Fylkesmannen vil understreke at omgrepa tilpassa opplæring og spesialundervisning må skiljast klart frå kvarandre. Spesialundervisning er noko eleven har krav på når eleven ikkje har tilstrekkeleg utbytte av den tilpassa, ordinære opplæringa. Vidare vil Fylkesmannen understreke at ein IOP skal byggje på enkeltvedtaket om spesialundervisning, og ikkje omvendt. Når det gjeld organisering, er vedtaka opne og lister opp nær sagt alle tenkelege alternativ. Dersom føresegnene om organisering skal vere så opne som her, må vedtaket seie noko om kvifor det må formulerast så fleksibelt, eventuelt vise til den sakkunnige vurderinga om dette. I det eine døme på sakkunnig vurdering er det forklart kvifor organiseringa må vere fleksibel, men det er vanskeleg å sjå kva vedtak dei sakkunnig rapportane er knytt til. Vedtaka er bygd på same mal synast å vere bygd på same mal, men inneheld lite informasjon utover malteksten. Fylkesmannen vurderer at vedtaket om spesialundervisning ikkje er tilstrekkeleg klart når det gjeld innhaldet. Det må gå klart og fullstendig fram kva slags opplæringstilbod eleven skal ha, jf. Ot.prp.nr. 46 (1997 1998) s. 169. Når det gjeld kompetansekravet, skil vedtaka mellom pedagog- og assistenttimar. 4.3 Fylkesmannens konklusjon Det er ikkje dokumentert i kva grad skulen gjer enkeltvedtak der PPT har konkludert med at eleven ikkje har behov for spesialundervisning. Det er ikkje dokumentert at skulen grunngjev eventuelle avvik frå sakkunnig vurdering. 10

Enkeltvedtaka om spesialundervisning gir ikkje tilstrekkelig informasjon om innhaldet i den spesialundervisninga eleven vert gitt. 5 Enkeltvedtak om særskild språkopplæring 5.1 Rettsleg krav Nedanfor har vi opplyst om dei rettslege krava i tilsynet som gjeld for enkeltvedtak om særskild språkopplæring. Vi viser òg til kva for reglar i opplæringslova og/eller forvaltningslova desse krava er knytte til. Krava kjem i tillegg til dei generelle saksbehandlingsreglane som er omtalte over i kapittel 3. Elevar som har rett til særskild språkopplæring, skal ha eit enkeltvedtak. Elevar med anna morsmål enn norsk og samisk har rett til særskild norskopplæring til dei har tilstrekkelege ferdigheiter i norsk til å følgje ordinær opplæring i skulen, jf. opplæringslova 2-8. Om nødvendig har elevane òg rett til morsmålsopplæring, tospråkleg fagopplæring eller begge delar. Skulen må syte for å kartleggje norskferdigheiter før skulen vedtek særskild språkopplæring. Ei avgjerd om særskild språkopplæring gjeld rettar for ein bestemt person og er derfor eit enkeltvedtak, jf. forvaltningslova 2 og kapittel IV og V. Enkeltvedtaket skal innehalde opplysningar om omfanget av opplæringa, kva for læreplanar eleven skal følgje, organiseringa av opplæringa, kompetansekrav for dei som skal gjennomføre opplæringa. Eleven skal kartleggjast før vedtak om særskild språkopplæring, jf. opplæringslova 2 8. Kartlegginga vil danne grunnlag for å vurdere behovet for språkopplæring og for å kunne ta stilling til omfanget (talet på timar og kor lenge), for kopling mot ordinær opplæring og eventuelt behovet for tospråkleg opplæring i fag eller morsmålsopplæring. Skuleeigaren må òg ta stilling til kva for læreplan eleven skal bruke: læreplan i grunnleggjande norsk for språklege minoritetar, eller ordinær læreplan i norsk. Skulen skal bruke ein eigen læreplan for morsmålsopplæring for elevar som får slik opplæring. Organiseringa må gå klart fram av vedtaket. Kommunen kan organisere tilbodet om særskild språkopplæring i eigne grupper for nykomne elevar i inntil to år, jf. opplæringslova 2 8. Vedtak kan berre gjerast for eitt år om gongen. Det er en føresetnad at skulen vurderer at eigne grupper er det beste for eleven. Denne vurderinga må komme fram av vedtaket. I vedtaket kan skulen òg gjere avvik frå læreplanverket. På bakgrunn av omfang, val av læreplan og organisering må skulen i vedtaket ta stilling til kva for lærarkompetanse som er nødvendig for å gjennomføre opplæringa. Det må til eit enkeltvedtak om stans i særskild språkopplæring når eleven blir overført til den ordinære opplæringa. Skulen må kartleggje elevar som får særskild språkopplæring, undervegs i opplæringa, jf. opplæringslova 2 8. Dette for å vurdere om elevane har tilstrekkelege ferdigheiter i 11

norsk til å følgje ordinær opplæring på skulen. Før skulen overfører eleven til å følgje ordinær opplæring, må skulen gjere eit enkeltvedtak om stans i særskild språkopplæring. Dette gjeld rettar for ein bestemt person og er derfor eit enkeltvedtak, jf. forvaltningslova 2 og kapittel IV og V. 5.2 Fylkesmannens vurderingar Vert det gjort enkeltvedtak for elevar som har rett til særskilt språkopplæring (kontrollspørsmål 16 jf. RefLex 4.2) Skulen skriv i eigenvurderingsskjemaet at det vert enkeltvedtak om særskilt språkopplæring, og har lagt ved fem anonymiserte døme på vedtak (vedlegg 20 24). Desse er identiske, og Fylkesmannen reknar difor at det er fem eksemplar av same vedtak. Krav til innhald i vedtaket (kontrollspørsmål 17 jf. RefLex 4.3. 4.6) Av enkeltvedtaket går det fram kva omfang opplæringa skal ha. Sidan det er ikkje sagt noko om fritak frå andre fag, legg Fylkesmannen til grunn at desse elevane får det same timetalet i norsk som dei elevane som får vanleg norskopplæring. For den særskilte norskopplæringa seier vedtaket kva læreplan eleven skal følgje: Når det gjeld organisering av morsmålsopplæringa, står det at opplæringa skal skje «delvis i innføringsklasse og delvis i klasse». Dette må skulle anten vore klårare, eller så skulle fleksibiliteten vore grunngjeven. Når det gjeld kontrollspørsmålet om kompetanse, har Utdanningsdirektoratet nyleg avgjort at det likevel ikkje skal stillast krav om at dette går fram av vedtak som berre gjeld særskilt norskopplæring. Dømet på vedtak omfattar morsmålsopplæring, men seier ikkje noko om kva (språk)kompetanse dei som skal gjennomføre morsmålsopplæringa skal ha. I eigenvurderinga seier skulen at kompetansane er vist direkte til i vedtaket. Fylkesmannen kan ikkje sjå at dette er gjort I dømet på vedtak er det gjort vedtak om særskilt språkopplæring. Dette blir noko upresist. Omgrepet særskilt språkopplæring femner om både særskilt norskopplæring, tospråkleg fagopplæring og morsmålsopplæring. Fylkesmannen har likevel valt å legge til grunn at skulen her meiner særskilt norskopplæring, sidan eleven har fått morsmålsopplæring i tillegg. Opphøyr av særskilt språkopplæring (kontrollspørsmål 18 jf. RefLex 4.7) I eigenvurderingskjemaet har skulen svart ja på spørsmålet om at det vert gjort enkeltvedtak ved opphøyr av særskilt språkopplæring når eleven startar i den ordinære opplæringa. Skulen opplyser at den ikkje har døme på dette, men at det vil bli gjort dersom dei etter kartlegging får slike saker. Etter førebels tilsynsrapport har kommunen lagt fram ein mal for vedtak når eleven ikkje har behov for særskilt språkopplæring. Fylkesmannen vil her vise til at Utdanningsdirektoratet har tolka lova slik at det alltid skal gjerast enkeltvedtak når ein elev er ferdig med særskilt språkopplæring. Dette gjeld både når den tidsavgrensa perioden som eventuelt er sett i vedtaket er over, og når skulen før den tid kartlegger eleven og finn at eleven har tilstrekkeleg dugleik i norsk til å følgje den vanlege opplæringa. 12

5.3 Fylkesmannens konklusjon Ut frå dokumenta i tilsynet oppfyller skulen berre delvis lova sine krav når det kjem til innhald i enkeltvedtaket. Det vert difor ikkje tilstrekkeleg klart for foreldra kva slags tilbod dei kan forvente at vedtaket gir rett til når det gjeld organisering. Som nemnt ovanfor i kapittel 3, saknast grunngjeving av kvifor organiseringa er gitt sopass vid. Vedtaka viser til lovheimel, men heimelen er feil. Bruk av fellesomgrepet «særskilt språkopplæring» gjer at det ikkje blir heilt klart kva eleven faktisk har fått tilbod om. 6 Frist for retting av lovbrot Fylkesmannen har i kapittel 3, 4 og 5 konstatert lovbrot. I denne rapporten får Austrheim kommune frist til å rette lovbrot, jf. kommunelova 60 d. Frist for retting er 15. november. Kommunen må innan denne datoen sende Fylkesmannen ei erklæring om at det ulovlege forholdet er retta, og ei utgreiing om korleis lovbrotet er retta. Dersom lovbrot ikkje er retta innan den fastsette fristen, vil Fylkesmannen vedta pålegg om retting. Eit eventuelt pålegg om retting vil ha status som enkeltvedtak og kan klagast på, jf. forvaltningslova kapittel VI. Følgjande pålegg er aktuelle å vedta etter utløpet av rettefristen i denne rapporten: Generelle saksbehandlingsreglar for enkeltvedtak 1. Austrheim kommune må syte for at saksbehandlinga ved Årås skule oppfyller krava til enkeltvedtak i forvaltningslova, jf. forvaltningslova 25. Austrheim kommune må i samband med dette sjå til at: a. Grunngjevinga nemner dei faktiske tilhøva vedtaket byggjer på, og kva omsyn som har vore avgjerande ved vurderingane b. Enkeltvedtak om særskilt språkundervisning inneheld informasjon om retten etter forvaltningslova til å sjå saksdokumenta. Enkeltvedtak om spesialundervisning 2. Austrheim kommune må syte for at Årås skule ved behov for spesialundervisning oppfyller opplæringslova 5 3 og 5 4, jf. forvaltningslova 2 og kapittel IV og V. Austrheim kommune må i samband med dette sjå til at: a. Enkeltvedtaka inneheld klåre opplysningar om innhaldet i den spesialundervisninga eleven vert gitt, særleg når det gjeld - fag/område og om eventuelle avvik frå LK06 i spesialundervisninga - organisering av spesialundervisninga 13

b. Det vert gjort enkeltvedtak for elevar etter at den sakkunnige vurderinga er gjennomført, uavhengig av om PPT tilrår spesialundervisning eller ikkje Enkeltvedtak om særskild språkopplæring 3. Austrheim kommune må syte for at Årås skule ved behov for og stans av behov for særskild språkopplæring oppfyller forvaltningslova 2 og kapittel IV og V og opplæringslova 2 8. Austrheim kommune må i samband med dette sjå til at: a. Enkeltvedtaket inneheld klåre opplysningar om organiseringa av den særskilte språkopplæringa kompetansekrav for dei som skal gjennomføre morsmålsopplæringa Johan Sverre Rivertz tilsynsleiar Kjetil Stavø Høvig rådgjevar 14

Vedlegg: Dokumentasjonsgrunnlaget Følgjande dokument inngår i dokumentasjonsgrunnlaget for tilsynet: Egenvurdering - Årås skule - Rektor Årås - 2015-01-23 Vedlegg 1 - Oppmelding+til+PPT+skuleborn Vedlegg 3 - Sakkunnig vurdering Vedlegg 4 - Anonymisert versjon av enkeltvedtak Vedlegg 5 - Anonymisert versjon av enkeltvedtak Vedlegg 6 - Oppmelding+til+PPT+skuleborn Vedlegg 7 - Oppmelding+til+PPT+skuleborn Vedlegg 8 - Sakkunnig vurdering Vedlegg 9 - Sakkunnig vurdering Vedlegg 10 - Anonymisert versjon av enkeltvedtak Vedlegg 11 - Anonymisert versjon av enkeltvedtak av elev fodt 2002 Vedlegg 12 - Anonymisert versjon av enkeltvedtak Vedlegg 13 - Anonymisert versjon av enkeltvedtak Vedlegg 14 - Anonymisert versjon av enkeltvedtak av elev fodt 2002 Vedlegg 15 - Anonymisert versjon av enkeltvedtak Vedlegg 16 - Anonymisert versjon av enkeltvedtak Vedlegg 17 - Anonymisert versjon av enkeltvedtak av elev fodt 2002 Vedlegg 18 - Anonymisert versjon av enkeltvedtak Vedlegg 19 - Anonymisert versjon av enkeltvedtak av elev fodt 2002 Vedlegg 20 - Anonymisert versjon av vedtak om særskild språkopplæring Vedlegg 21 - Anonymisert versjon av vedtak om særskild språkopplæring Vedlegg 22 - Anonymisert versjon av vedtak om særskild språkopplæring Vedlegg 23 - Anonymisert versjon av vedtak om særskild språkopplæring Vedlegg 24 - Anonymisert versjon av vedtak om særskild språkopplæring Tilbakemelding etter førebels tilsynsrapport Vedlegg: Foreldrekonferansar for minoritetsspråklege Kartleggingsmateriell nyankomne minoritetsspråklige ungdommer Kartleggingsmateriell, språkkompetanse i grunnleggjande norsk Registreringsskjema av nyankomne elever fra språklige minoriteter på nærskole Retningsliner for min.spr. i Austrheim kommune Samtykkeerklæring Vedtak når eleven ikkje har behov Vedtak om særskild språkopplæring, men utan tospråkleg lærar Vedtak om særskild språkopplæring Velkomstsamtalen på nærskolen 15

Sakshandsamar, innvalstelefon Vibeke Herskedal, 55 57 22 44 Vår dato 23.9.2015 Dykkar dato Vår referanse 2015/10742 Dykkar referanse Rapport frå tilsyn med Nav Austrheim kommune Adressa til verksemda: Sætremarka 2, 5943 Austrheim Tidsrom for tilsynet: 15. og 17. september 2015 Kontaktperson i verksemda: Olav Mongstad, ass. rådmann Samandrag Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 15. og 17. september 2015 tilsyn med Nav Austrheim kommune. Tilsynet omfatta Nav kontoret sine tenester til unge mellom 17 og 23 år. Tenestene som blei undersøkte var opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad. Vi undersøkte om kommunen gjennom si styring og leiing sørgjer for at nemnde tenester er tilgjengelege for unge personar mellom 17 og 23 år, og at tildeling og oppfølging av tenestene er forsvarlege. Det blei avdekt manglar i styringa av tenestene og påpeikt tre avvik: Avvik 1: Nav Austrheim har ikkje utarbeidd eller sett i verk rutinar eller praksis for kva som skal gjerast av kartlegging og vurdering i søknader om økonomisk stønad frå personar mellom 17 og 23 år. Det er heller ikkje avklart kva som skal dokumenterast av dette. Avvik 2: Leiinga i kommunen har ikkje etablert rutinar eller eit system for å fange opp og handsame svikt (avvikshandtering) som kan oppstå i arbeidet med tildeling og oppfølging av tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år. Avvik 3: Leiinga i kommunen følgjer ikkje godt nok med om brukarane får forsvarleg opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad. Dato: 3. november 2015 Vibeke Herskedal revisjonsleiar Marta Havre revisor 1

Innhald Samandrag... 1 1. Innleiing... 3 2. Omtale av verksemda... 3 3. Gjennomføring... 4 4. Kva tilsynet omfatta... 4 5. Funn... 4-6 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda... 6 7. Regelverk... 6 8. Dokumentunderlag... 6 9. Deltakarar ved tilsynet... 7 2

1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Nav Austrheim kommune, 15. og 17. september 2015. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet med Nav kontora og den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året. Fylkesmannen i Hordaland er gitt mynde til å føre tilsyn med dei kommunale tenestene i Nav kontora. Det går fram av lov om sosiale tenester i Nav 9. Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje: kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte. 2. Omtale av verksemda Austrheim kommune er ein vekstkommune, og har underkant av 3000 innbyggarar. Austrheim kommune er organisert med to nivå, sentraladministrasjonen og tenestenivået. I sentraladministrasjonen er det ei rådmannsgruppe som er samansett av rådmannen, assisterande rådmann, kommunalsjef oppvekst og økonomisjef. Tenestenivået er inndelt i 10 avdelingar med ein avdelingsleiar som har det samla og overordna ansvaret for heile avdelinga / tenesteområdet. Alle tenesteytande einingar er direkte underlagt rådmannens instruksjonsmynde. Nav Austrheim har totalt 4,5 stillingar. Nav leiar er statleg tilsett, og har avgrensa delegert ansvar og mynde for tenestene, med assisterande rådmann som sin næraste overordna. Kommunen har opplyst om at fråfall i vidaregåande skule er høgt samanlikna med andre kommunar i Hordaland. Kommunen har tidlegare hatt eit samarbeid på tvers av kommunale instansar knytt til oppfølginga av ungdomsgruppa. På tidspunktet for gjennomføringa av tilsynet, var det vakante stillingar samstundes som det brått kom mange oppseiingar frå firma i oljebransjen som belasta Nav kontoret mykje. Situasjonen ved kontoret på tidspunktet for tilsynet var såleis ikkje ein normalsituasjon. 3

3. Gjennomføring Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar: Melding om tilsyn blei sendt ut 12. august 2015. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Opningsmøte blei halde 15. september 2015. Under tilsynet blei 4 personar intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte blei halde 17. september 2015. 4. Kva tilsynet omfatta Tema for tilsynet var på kva måte tenestene sikra opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørgjer for at tenestene er tilgjengelege for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tenestene er i tråd med lova, og at oppfølginga av dei unge som mottar tenestene er forsvarleg. Vi kontrollerte om det vart gitt informasjon om tenestene på nettsidene til kommunen og Nav kontoret, og om det vart gitt informasjon til eventuelle samarbeidspartnare. Vi undersøkte også om kommunen hadde vurdert å gi informasjon på andre måtar for å nå fram til sårbare unge som kan ha behov for hjelp. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det blei lagt til rette for individuell informasjon til dei som tok kontakt. For å sjå om kommunens gjennom si styring sikra at tildeling, vurdering og avgjerd av tenestene oppfylte lovas krav, gjennomgikk vi saksdokumenter og journalar for eit utval av unge brukarar mellom 17 og 23 år. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og intervjua tilsette og leiarar. Vi har undersøkt om kommunen systematisk overvaker og går gjennom styringssystemet (internkontrollen) for å sjå om den fungerer slik kommunen har planlagt og bidrar til kontinuerlig forbetring. Rapporten handlar berre om ein del av Nav Austrheim si verksemd, og er derfor ikkje ei samla vurdering av dei sosiale tenestene ved Nav-kontoret. 5. Funn Avvik 1: Nav Austrheim har ikkje utarbeidd eller sett i verk rutinar eller praksis for kva som skal gjerast av kartlegging og vurdering i søknader om økonomisk stønad frå personar mellom 17 og 23 år. Det er heller ikkje avklart kva som skal dokumenterast av dette. Avvik frå: Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga 4, 17,18 og 19, 41, jf. 5 jf. forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga 4 g), Forvaltningsloven 24 og 25. Avviket byggjer på: Leiinga i kommunen har ikkje etablert møtepunkt for å fastsetje og gjennomgå korleis Nav sine rutinar og praksis skal vera på område tilsynet omfatta Det går ikkje fram av dei 20 gjennomgåtte vedtaka kva konkrete og individuelle vurderingar som ligg til grunn for stønadens størrelse og omfang 4

Det er ikkje bestemt korleis kommunen sin praksis skal være, ved kartlegging, journalføring, individuell vurdering, og oppfølging. Leiinga har ikkje gjeve føringar for kva praksis kommunen skal ha. Leiinga i kommunen har ikkje vurdert kva som er naudsynt av faglege vurderingar for forsvarleg oppfølging og evaluering av unge brukarar Stikkprøver i fagsystemet Acos under tilsynet viser at ein med få unntak ikkje dokumenterer kva kartlegging og kva for vurderingar som er gjort i den enkelte sak. Det er ikkje utarbeida skriftlege rutinar for kva ein minimum skal kartlegge, følgje opp og dokumentere. Det er ulik praksis for når samtale skal vere eit tilbod og kva målsettinga i samtalen mellom Nav og brukar skal vera, både der brukar tek kontakt første gong og i den vidare kontakten med Nav Det kjem fram i intervju og journalnotat at samtaler blir gjennomført, men innhaldet i desse og vurderingar er i liten grad dokumentert Stikkprøver under tilsynet viser at Nav ikkje har kartlagt brukar sin heilskaplege situasjon. Behovet for samhandling og koordinering med andre instansar kjem ikkje fram av opplysningane i sakene Avvik 2: Leiinga i kommunen har ikkje etablert rutinar eller eit system for å fange opp og handsame svikt (avvikshandtering) som kan oppstå i arbeidet med tildeling og oppfølging av tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 21 år Avvik frå: Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga 4, 17,18 og 19, 41, jf. 5 jf. forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga 4 f) og g), Forvaltningsloven 24 og 25. Avviket byggjer på: Det er ikkje avklart korleis avvik skal meldast eller korleis det skal takast opp Leiinga har ikkje fastsett praksis for melding og handsaming av avvik i tenesteytinga Leiinga har ikkje oversikt over svikt, og har ikkje følgt opp forhold som er avdekka under tilsynet, jf. avvik 1 og 3 Avvik 3: Leiinga i kommunen følgjer ikkje godt nok med om brukarane får forsvarleg opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad. Avvik frå: Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga 5 jf. forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga 4 h). Avviket byggjer på: Forventning til leiar når det gjeld standard og nivå på tenestene (til dømes råd og rettleiing og økonomisk stønad) er ikkje avklart Leiinga i kommunen etterspør ingen konkrete punkter om korleis tenestene blir ivareteke og om dei er i samsvar med lovkrav. 5

Leiar for Nav har meldt frå om stort arbeidspress og behov for meir kompetanse, utan at kommunen bidrar med å prioritera mellom oppgåvene eller har sett inn andre tiltak Leiinga følgjer ikkje med på at arbeidet tilfredsstiller faglege krav, brukarane får oppfylt sine rettar og om dokumentasjonen er tilstrekkeleg, til dømes har ikkje følgd med på om det er innhenta samtykke i den enkelte sak for å sikre samsvar med reglane om teieplikt 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiarar har fastsett kva praksis og rutinar som skal følgjast, følgjer med på at desse rutinane fungerer som føresett, fangar opp svikt og set i verk førebyggjande og korrigerande tiltak når dette er nødvendig. Det er avdekt fleire manglar ved styringssystemet i Austrheim kommune innanfor dei tema tilsynet omfatta. Kommunen ved rådmann har ikkje i tilstrekkeleg grad lagt til rette for at dei tilsette kan yte tenester som oppfyller krav i sosialtenestelova. Leiinga har ikkje vurdert kva praksis og kva rutinar som skal følgjast, dei har ikkje oversikt over svikt som kan oppstå i arbeidet med tildeling og oppfølging av tenestene, og det er ikkje sett i verk systematiske tiltak for å gjennomgå kvaliteten på tenestene. 7. Regelverk Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 nr. 131 (STL) Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.2.1967 (forvaltningsloven) Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456 (forvaltningsforskriften) Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010 nr. 1463 Rundskriv «Hovednummer 35 sosialtjenesteloven» Rettleiar til sosialtjenesteloven 17 «hvordan fatte vedtak om tjenesten opplysning, råd og veildning?» Rundskriv A1/2015- statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad 2015 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet: Organisasjonskart av den administrative styringa i Austrheim Arbeidsoppgåver lagt til Nav Austrheim Administrativ organisering, revidert august 2015 Utdrag av delegasjonsreglementet som gjeld Nav Austrheim Samarbeidsavtalen mellom Austrheim kommune og Nav Oversikt over personell Rutine for bruk av matvaregaranti, rutine for sosialhjelp, rutiner for sosiallån Informasjon om grønt arbeid lågterskeltilbod i Austrheim kommune Strategisk kompetanseplan for Austrheim kommune 2015-2020 Liste med oversikt over alle vedtak om økonomisk stønad Kopi av dei siste 20 sakene, med vedtak og søknader 6

Dokumentasjon som vart gjennomgått i samband med tilsynet: Liste med oversikt over alle vedtak for unge mellom 17 og 23 år i 2015 Gjennomgang av saker i fagsystemet i Nav Austrheim Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland: E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, program for tilsynet. 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen gir oversikt over deltakarane på opnings- og sluttmøte, og over intervjuar. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Olav Mongstad Ass. rådmann X X Torill Heldal Hansen Leiar Nav X X Veronica Bergstrøm Sakshandsamar X X X Ingeborg Sætre Sakshandsamar X X X Frå Fylkesmannen deltok: Marta Havre, Øystein Breirem Jacobsen og Vibeke Herskedal 7

Sakspapir Saksnr Utvalg Type Dato 068/16 Kommunestyret PS 22.06.2016 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Jan Olav Osen FE - 233, TI - &01 16/613 Utplanering i Breidvik eiendom AS sitt sjøområde og geoteknisk undersøkelse- Fordeling av kostnadene kr. 749.041,- Vedlegg Avtale mellom Austrheim kommune og Breidvik Eiendom AS 23.12.09 + faktura Møtereferat av 28.05.13 Oppfølging av sak 73-14 Oppsummering av saker vedrørande kommunen sine rutinar for fakturering Særutskrift frå kontrollutvalet si sak 05-15 Framlegg til vedtak: I samsvar med referat frå møte den 28.05.13 mellom Austrheim kommune og Breidvik Eigedom AS avventer Austrheim kommune å krevja inn Breidvik eigedom si del av det forskutterte beløpet på kr. 749.041,- til utplanering, prosjektkostnader og geotekniske undersøkingar til detaljplanlegginga er gjennomført for å avklare kva som er offentleg og kva som skal vera Breidvik Eigedom AS sitt ansvar. Det forutsettast då at partane vert samd om fordelinga. Faktura datert 31.12.14 vert soleis trukket i påventa av endelege fordelinga. Kommunestyret - 068/16-22.06.2016 KS - behandling: Framlegg frå H v/ Jorund Stellberg: Faktura 5003973 frå Austrheim kommune til Kystlandsbyen AS, skal betalast innan 31.07.16, då leveransane knytt til faktura er levert. Nødvendige korreksjonar gjerast opp etter at detaljplanlegging er ferdig handsama. Rådmannen sitt framlegg vart vedteke med 11 røyster mot 6 røyster(h + V). KS - vedtak:

I samsvar med referat frå møte den 28.05.13 mellom Austrheim kommune og Breidvik Eigedom AS avventer Austrheim kommune å krevja inn Breidvik eigedom si del av det forskutterte beløpet på kr. 749.041,- til utplanering, prosjektkostnader og geotekniske undersøkingar til detaljplanlegginga er gjennomført for å avklare kva som er offentleg og kva som skal vera Breidvik Eigedom AS sitt ansvar. Det forutsettast då at partane vert samd om fordelinga. Faktura datert 31.12.14 vert soleis trukket i påventa av endelege fordelinga. Saksopplysninger: Bakgrunn Vedlagt er avtale av 23.12.09 mellom Austrheim kommune og Breidvik eiendom AS om utplanering i Breidvik eigedom sitt sjøområde og geotekniske undersøkelse til totalt kr. 749.041,- inklusive mva. Etter avtalen vert kostnadene forskuttert av Austrheim kommune og fordelt mellom partane etter nærare avtale. Vidare er vedlagt kopi av møtereferat av 28.05.2013 for møte mellom Austrheim kommune og Breidvik eigedom AS der det var semje om fylgjande med omsyn til steinmassene i Åråsvågen og Multikonsult: Denne detaljplanlegginga er pr. dato enno ikkje avklart. Austrheim kommunestyre gjorde i K-sak 054/14 fyljande vedtak: Kommunestyret har ingen kommentarer til dei ordinære rutinane for fakturering og innkrevjing. Overfor selskapet Breidvik eigedom AS har ikkje kommunen følgt dei ordinære rutinane. Den forskjellsbehandlinga som er gjort bygger ikkje på eit sakleg grunnlag og er difor ikkje i samsvar med dei krav som ein må kunne stille til god offentleg forvaltning. Kommunestyret ber om at rådmann snarast fakturerer Kystlandsbyen AS restbeløpet som ikkje er fakturert med heimel i avtalen frå 23.12.09. Med utgangspunkt i kommunestyret sitt vedtak vart det sendt faktura til Kystlandsbyen AS datert 30.01.15 på kr. 374.041,-.

Vurdering Viser til avtale av 23.12.09 vedrørande forskuttering av kr. 749.041,-. Etter avtalen skal det gjerast endeleg oppgjer etter nærare avtale. I møte mellom partane den 28.05.13 var det semje om å vente med denne fordelinga til detaljplanlegginga er gjennomført for å avklare kva som er offentleg og kva som er privat. Denne detaljplanlegginga er pr. dato ikkje ferdig. Difor er det også naturleg å avventa kostnadsfordeling. Etter innstilling frå kontrollutvalet har kommunestyret vedteke å fakturere for 50% av kostnad. Dette bør revurderast. Eg Konklusjon Eg rår til fylgjande: I samsvar med referat frå møte den 28.05.13 mellom Austrheim kommune og Breidvik Eigedom AS avventer Austrheim kommune å krevja inn Breidvik eigedom si del av det forskutterte beløpet på kr. 749.041,- til utplanering, prosjektkostnader og geotekniske undersøkingar til detaljplanlegginga er gjennomført for å avklare kva som er offentleg og kva som skal vera Breidvik Eigedom AS sitt ansvar. Det forutsettast då at partane vert samd om fordelinga. Faktura datert 31.12.14 vert soleis trukket i påventa av endelege fordelinga.

Kvassnesv. 23, Pb. 16 5902 Isdalstø Telefon 99 58 98 55 nhr@nhr.no - www.nhr.no Føretaksregisteret NO 971 361 433 MVA PROSJEKTPLAN: INTERNKONTROLL OG OPPFØLGING AV BARN I FOSTERHEIM. AUSTRHEIM KOMMUNE 2016 Heimel Kommuneloven 77.4 pålegg kontrollutvalet å sjå til at det årleg vert gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunane. Forvaltningsrevisjon inneber mellom anna systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader. 1 Bakgrunn Alle kommunar er pålagt og ha ei barnevernsteneste. Barnevernstenesta har ansvar for at alle barn som treng bistand frå barnevernet, får nødvendig hjelp. Oppgåver som er lagt til den kommunale barnevernstenesta er m.a. meldingar og undersøking av desse, vedtak og iverksetting av frivillige hjelpetiltak og akuttvedtak, oppfølging av born og familiar, og førebuing av saker for Fylkesnemda for barnevern og sosiale saker. Barnevernet er fyrst og fremst ei hjelpeteneste. Meir enn 80 % av hjelpa som vert gjeve av barnevernet, skjer som frivillige tiltak i heimen. Frivillige tiltak kan også bli gjeve utanfor heimen i institusjon eller fosterheim. Tiltak utanfor heimen kan også vera i form av omsorgsovertaking som inneber at barnevernstenesta overtek omsorga for barnet og at barnet må flytta frå foreldra, ofte imot foreldra sin vilje. Alle omsorgsovertakingar er i utgangspunktet midlertidige og foreldre kan få omsorga for barnet tilbake. I samband med ei omsorgsovertaking overtek kommunen omsorgsansvaret for eit barn, medan barnevernstenesta vanlegvis utøver ansvaret på vegne av kommunen. Å overta omsorgsansvaret for eit barn, inneber ansvaret for å gje barnet den hjelpa og omsorga det har behov for. I praksis vert ansvaret delt med fosterheimen som i varetar ansvaret gjennom den daglege omsorga. Fosterheimar ligg ikkje alltid i kommunen som har omsorgsansvaret, den såkalla omsorgskommunen, men snarare i ein fosterheimskommune, som er kommunen der fosterheimen ligg. I samband med oppfølginga av fosterbarn kan såleis barnevernstenesta i omsorgskommunen, i tillegg til å dela omsorgsansvaret med fosterheimen, samarbeide med fosterheimskommunen om oppfølgings- og tilsynsansvaret med barn sin situasjon og utvikling i fosterheim. Føremål Føremålet med forvaltningsprosjektet er å undersøkja kva styringssystem Austrheim kommune har for å ivareta omsorgsansvaret barnevernstenesta har for barn i fosterheim. Etablert styringssystem og praksis vert vurdert oppimot sentrale lovkrav i barnevernstenesta. Avgrensing Prosjektet er avgrensa til systemnivå, og vil fokusera på kommunen sin internkontroll i høve til å etterleva sentrale lovkrav i barnevernstenesta i arbeidet med å ivareta omsorgsansvaret for barn plasserte i fosterheim etter vedtak jf. barnevernslova 4.12 og 4.8. Dette inneber å kartlegga kva system som er etablert i høve til rutinar, etterleving av rutinar, dokumentasjon, og avvikshandsaming. Gode system vil kunne bidra til å sikra kvaliteten på tenestene og til at føremålet med lova vert oppfylt. 1 Sjå kap. 3 i Revisjonsforskriften og kap. 5 i kontrollutvalgs forskriften for utfyllande informasjon.

Førebels problemstillingar 2 Overordna problemstilling: Har barnevernstenesta i Austrheim kommune eit internkontrollsystem som sikrar barn i fosterheim nødvendig hjelp og omsorg til rett tid? 1. På kva måte legg barnevernstenesta til rette for at fosterheimsplasseringa skal fungera etter sitt formål? 2. Innhentar barnevernstenesta systematisk informasjon om barnet sin situasjon og utvikling, og korleis vert informasjonen vurdert i forhold til omsorgsplanen? 3. Kva rutinar har barnevernstenesta for å samarbeide med instansar som kan bidra i tenesteytinga, og fører samarbeidet til ei systematisk oppfølging av barn i fosterheim? Revisjonskriterium Omgrepet revisjonskriterium viser til dei krav og forventningar ein kan stilla til den funksjonen, aktiviteten eller prosedyren som er gjenstand for forvaltningsrevisjon, jf. RSK 001. Innafor ramma av eit kommunalt forvaltningsrevisjonsprosjekt, vil det vera føremålsteneleg å avgrensa prosjektet til å sjå på eit utval av slike revisjonskriterium. I dette prosjektet vil revisjonskriterier verta utleia med grunnlag i m.a.: Barnevernslova Aktuelle forskrifter Aktuelle rundskriv og veiledarar Metode Prosjektet vert lagt opp etter RSK 001: Forvaltningsrevisjon organisert som prosjekt. Revisjonen vil nytta både intervju og dokumentanalyse for å svara på problemstillingane i prosjektet. Det kan og vera aktuelt med spørjeskjema og gjennomgang av brukarmapper for å innhenta informasjon. Det vil vera aktuelt å intervjua barnevernsleiaren og tilsette i barnevernstenesta. Det kan og verta aktuelt og intervjua kommunalsjefen, rådmannen og eventuelt andre administrativt tilsette med koordinerande oppgåver knytt til barnevernstenesta. Alle intervjua vert verifiserte. Det betyr at intervjuobjektet les igjennom og godkjenner innhaldet i referatet frå intervjuet. Førebels rapport vert sendt rådmannen for uttale, og svarbrevet vil følgja endeleg rapport. Organisering og ansvar Revisjonen tek initiativ til oppstartsmøte med rådmannen. Rapporten vert oversendt kontrollutvalet som handsamar og avgjer om rapporten skal leggast fram for kommunestyret. Tidsplan Prosjektet vil truleg starta opp siste halvår 2016, og prosjektet kan handsamast i kontrollutvalet i løpet av vinteren 2017. 2 Problemstillingane kan bli endra om det syner seg hensiktsmessig, og det kan ha betyding for revisjonskriteria.

AUSTRHEIM KOMMUNE Plan for selskapskontroll 2016-2019 19.08.2016

1 Plan for selskapskontroll Austrheim kommune 2016-2019 1. Bakgrunn Kommunesektoren har sidan slutten av 90-talet vore prega av ei auka fragmentering der delar av verksemda har blitt skilt ut i føretak, interkommunale samarbeid, interkommunale selskap, aksjeselskap o.l., og ofte i form av eigne rettssubjekt utanfor kommunelova sine rammer. Val av organisasjonsform legg rammene for kommunestyret sine styringsmoglegheiter overfor fristilte selskap, ettersom desse har eigne selskapsorgan og er regulert av særskilt lovgjeving, som bl.a. fastsett forholdet mellom eigarane (kommunen) og selskapsorgana. Dette medfører utfordringar når det gjeld demokratisk, folkevalt styring og kontroll av verksemder. Eigarstyring og selskapskontroll er kommunesektoren sine verktøy for å møta disse utfordringane. 2. Innhaldet i selskapskontrollen Heimelen for selskapskontroll følgjer av kommunelova (koml.) 77 nr. 5, som seier at kontrollutvalet skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper m.m., jf. tilsvarande formulering i 13 første ledd i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar. Etter 13 andre ledd skal det minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert.. Tredje ledd fastsett at kommunestyret vedtar planen. Kontrollutvalforskrifta 13 må også sjåast i samanheng med koml. 80, som direkte regulerer innsynsretten til kontrollutvalet og den som utfører selskapskontrollen i selskapa, som er fullt eigd direkte eller indirekte av kommunar/fylkeskommunar. Følgjande figur syner selskapskontrollen sitt omfang og innhald. Selskapskontroll Kommuneloven 77 nr. 5 (hjemmel) og 80 (innsynsrett) Forskrift om kontrollutvalg kap. 6 Eierskapskontroll Obligatorisk Forvaltningsrevisjon Frivillig Utfører: Sekretariatet, revisjonen eller andre Utfører: Kvalifisert og uavhengig revisor Omfatter kommunalt eierskap i: IKS er, aksjeselskaper og interkommunalt samarbeid som er egne rettssubjekter MEN innsynsretten i 80 kan kun benyttes overfor selskaper som fullt ut direkte eller indirekte er eid av kommuner/fylkeskommuner Figur: Selskapskontroll overordna skisse Selskapskontroll kan delast i to delar, eigarskapskontroll (obligatorisk) og forvaltningsrevisjon (frivillig). Eigarskapskontrollen kan utførast av kontrollutvalet sitt sekretariat, kommunen sin revisor eller andre som kontrollutvalet sjølv måtte velja.

2 Plan for selskapskontroll Austrheim kommune 2016-2019 Forvaltningsrevisjon skal utførast i samsvar til kap. 3 i forskrift om revisjon og i samsvar til god kommunal revisjonsskikk, og den må utførast av ein kvalifisert og uavhengig revisor. Selskapskontrollen omfattar både heileigde og deleigde selskap, her inngår også selskap med private eigarar. På grunn av at innsynsretten etter 80 er avgrensa til heileigde, kommunale selskap, vil det vera forskjellar med omsyn til korleis selskapskontrollen kan utførast i heleigde kontra deleigde selskap. 3. Formålet med selskapskontrollen Selskapskontrollen er eit middel for å ha tilsyn med at forvaltninga av kommunen sine eigarinteresser fungerer tilfredsstillande i høve til kommunestyret sine vedtak og føresetnadar og i samsvar med aktuelle lover og reglar. Formålet med eigarskapskontrollen er å kontrollera om den som utøver kommunen sine eigarinteresser, utøver myndigheita slik det er fastsett i den aktuelle verksemdslova samt ivareteke kommunen sine interesser i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnadar. Eigarskapskontrollen er avgrensa til ei vurdering av om eigaren har etablert tilfredsstillande rammer for styring, og at verksemda faktisk opererer i tråd med formålet. Ei materiell vurdering av selskapet si organisering, drift og funksjon fell difor utanfor denne kontrollen. Ved behov kan det også gjennomførast forvaltningsrevisjon av selskap. I selskap med statlege eller private eigarinteresser må dette, om ikkje anna er avtalt mellom eigarane, skje med utgangspunkt i opne kjelder, då innsynsretten etter 80 ikkje gjeld. Formålet med forvaltningsrevisjonen vil vera å gjennomføra systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknadar av kommunestyret sine vedtak og føresetnadar. Ein slik revisjon vil dermed ha fokus på sjølve aktiviteten og resultat i selskapet. 4. Gjennomføring og rapportering av kontrollen Gjennomføring Kontrollutvalet vurderer årleg omfanget av selskapskontrollar og kva kontrollar som skal gjennomførast med utgangspunkt i plan for selskapskontroll. I den grad det er vurdert som nødvendig, kan kontrollutvalet be om innsyn i relevante dokument. Kontrollutvalet kan gjera endringar i planen, dersom føresetnadane endrar seg. Selskapskontrollen vert gjennomført av revisjonen, sekretariatet (eigarskapskontroll) eller andre som kontrollutvalet bestemm. Kontrollar i selskap som har fleire eigarkommunar bør i den grad det er mogleg, koordinerast.

3 Plan for selskapskontroll Austrheim kommune 2016-2019 Rapportering Rapport etter gjennomført selskapskontroll vert sendt frå den som har utført kontrollen, til kontrollutvalet. Etter kontrollutvalet si handsaming vert rapporten sendt til kommunestyret 1. Kontrollutvalet rapporterer om gjennomførte selskapskontrollar og resultatet av desse i årsmeldinga si, som vert lagt fram for kommunestyret. Dersom kontrollutvalet har gjort endringar i plan for selskapskontroll, jf. punktet om Gjennomføring, som nemnt ovanfor, skal dette kome fram i årsmeldinga. 5. Prioriteringar i denne planperioden Generelt På side 4 er det lista opp selskap som kommunen har eigarinteresser i, både heileigde og deleigde. Ved prioritering av selskapskontroll kan følgjande kriterier vera relevante i samband med ei vurdering av risikoar og vesentlegheit: Selskapet sitt tenestetilbod til kommunen sine innbyggjarar Selskapet sitt samfunnsmessige ansvar Kommunen sine eigarandelar Økonomisk gevinst- og tapspotensial Kommunen sitt motiv for eigarskapet Prioritering av selskapskontroller I oversikta nedanfor er det foreslått kontrollar ut frå dei opplysningane som føreligg. Der det er fleire kommunar som har eigarinteresser i same selskapa, bør gjennomføringa av kontrollar i desse selskapa som hovudregel koordinerast. I NGIR vart det gjennomført eigarkontroll for alle eigarkommunane i 2009. Ernst & Young AS gjennomførte i 2015 ein selskapskontroll av AS Austrheim Næringsselskap. På planen for perioden 2012-2015 var det og sett opp selskapskontroll av AUFERA AS. Denne vart ikkje gjennomført i Austrheim, og kan vidareførast om dette vert vurdert som hensiktsmessig. 1 Oversendelse av rapport etter gjennomført selskapskontroll til kommunestyret er ikke obligatorisk, men er anbefalt som god praksis.

Oversikt over Austrheim kommune sitt eigarskap i selskap: Informasjonen i oversikta er henta frå kommunen sin årsrekneskap for 2015 samt registrerte opplysningar i Brønnøysund registra. Aksjeselskap (AS) AS Austrheim Næringsselskap 100% eigarandel AUFERA AS 36,67% eigarandel BKK AS 0,43% eigarandel Nordhordland Industriservice AS Sambandet Vest AS 13,75% eigarandel Visit Fjordkysten AS 1,66% eigarandel Interkommunale selskap (IKS) Helsehuset IKS 7,5% eigarandel Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS 1,97% eigarandel Nordhordland og Gulen Interkommunale Renovasjonsselskap IKS (NGIR) 8,1% eigarandel Nordhordland Utviklingsselskap IKS 6,47% eigarandel Nordhordland Revisjon IKS 10,8% eigarandel Andre KLP Nordhordland bioenergi BA D/S Aaskaas Biblioteksentralen