Forvaltningsrevisjon. Arbeid med etikk. i Sør-Trøndelag fylkeskommune

Forvaltningsrevisjon Arbeid med etikk i Sør-Trøndelag fylkeskommune August 2007

Forord Denne undersøkelsen er utført i tidsrommet april - august 2007, på oppdrag fra kontrollutvalget i Sør- Trøndelag fylkeskommune. Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds (NKRF) Standard for forvaltningsrevisjon (RSK001). Vi takker alle som har bidratt konstruktivt med informasjon til undersøkelsen. Trondheim, 22.08.2007 Anna Ølnes /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Torbjørn Berglann /s/ Prosjektmedarbeider - Arbeid med etikk - 3

0 Sammendrag Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK) bestilte i sak 35/2006 en forvaltningsrevisjon om etisk arbeid i STFK. Dette er et område som fylkeskommunen vil komme i befatning med de kommende årene, og det er derfor av betydning at prinsipper og retningslinjer som bidrar til likebehandling og preventiv virkning er på plass. I etterkant av en mislighetssak i fylkeskommunen for et par år siden har temaet fått økt oppmerksomhet. Etikk er ikke et område hvor enten eller gjelder eller hvor det kan settes to streker under svaret. Den enkelte ansatte i STFK har sitt personlige etiske, eller moralske ståsted. Desto viktigere er det at det at fylkeskommunen har etiske retningslinjer som er nokså utvetydige og kan gi en noenlunde felles forståelse. I det innledende kapitlet gjøres det rede for etikkbegrepet. ". I faglig sammenheng er det vanlig å skille mellom moral og etikk. Moral er et sett av forestillinger begreper, holdninger, verdier, plikter, dygder, rettigheter og verdier, som blir opprettholdt i praksiser og uformelle institusjoner. Det første kapitlet gjennomgår også en del aktiviteter i kommunesektoren på etikkområdet. Statsråden i KRD har ledet et administrativt utvalg siden august 2006, som har som mandat å kartlegge gjeldende regelverk av betydning for etiske forhold i kommunene, blant annet knyttet til rolleblanding, egenkontroll og åpenhet. KS har laget Veileder i etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid for kommunesektoren. KS har også utarbeidet en Veileder om varsling. Hovedproblemstilling for denne undersøkelsen har vært om STFK som organisasjon og de ansatte er bevisstgjort på etiske spørsmål som vedrører Sør-Trøndelag fylkeskommune virksomhet. Denne problemstillingen er belyst ved følgende delproblemstillinger: Er kjennskapen til innholdet i de etiske retningslinjene blant ledere og ansatte tilfredsstillende? Har de ansatte blitt tilstrekkelig involverte i prosessen i arbeidet med de etiske retningslinjene? Har det vært prosesser i de ulike virksomhetene for å tilpasse de etiske retningslinjene til virksomheten? På hvilket område er størst risiko for brudd på de etiske retningslinjene? Legges det til rette/stimuleres til refleksjon om etiske spørsmål som vedrører STFKs oppgaveutførelse? Hvordan sikrer STFKs internkontrollsystem at forvaltning av ressurser og saksbehandling skjer i tråd med de etiske retningslinjene? Er det lagt til rette for varsling på en systematisk og betryggende måte? Kriteriene er hentet fra arbeidsmiljølovens bestemmelser om tilrettelegging for varsling, KS veiledere etikk og om varsling, samt STFKs egne etiske retningslinjer. Resultatene og konklusjonene i denne forvaltningsrevisjonen er basert på en elektronisk spørreundersøkelse blant alle ansatte i STFK. Svarprosenten er omlag 37 %, og representerer en god bredde av ansatte i ulike typer funksjoner i STFK. Det har vært utfordrende å utføre en strukturert spørreundersøkelse om et slikt tema. Spørreundersøkelsen skulle omfatte alle, uansett virksomhet. Utfordringen har derfor vært å utforme spørsmål som gir samme mening for alle. På bakgrunn av denne undersøkelsen vil revisor konkludere generelt med at uvitenheten rundt de etiske retningslinjer, risikoforhold og rutiner for motvirke uetisk atferd er litt for stor blant ansatte i STFK, slik det framgår i denne undersøkelsen. - Arbeid med etikk - 4

Er kjennskapen til de etiske retningslinjene blant ledere og ansatte tilfredsstillende? Flertallet kjenner til at STFK har etiske retningslinjer, men andelen som ikke kjenner til det er for stor. Det er særlig blant ansatte i videregående skole og fylkestannhelsetjenesten at kjennskapen kunne vært større. Revisor mener at andelen som ikke kjenner til at STFK har etiske retningslinjer også er for stor blant lederne. De etiske retningslinjene ble utarbeidet i 1991, og svært få av de som har deltatt i denne undersøkelsen har vært delaktige i utarbeidelsen av retningslinjene. Kjennskapen til de etiske retningslinjene har de fleste fått gjennom intranett, og en god del færre har fått kjennskap til de gjennom nærmeste leder. Har det vært prosesser i de ulike virksomhetene for å tilpasse de etiske retningslinjene virksomheten? Et markant flertall vet ikke om det utarbeidet egne etiske retningslinjer for deres virksomhet, eller om STFKs generelle retningslinjer er tilpasset deres virksomhet På hvilket område er størst risiko for brudd på de etiske retningslinjene? Generelt mener de ansatte mener at risikoen for brudd på de etiske retningslinjene lav. Den er størst i forhold til bijobber som kommer i konflikt med arbeidet i fylkeskommunen, deltakelse på arrangement i regi av eksterne samarbeidspartnere og bruk av fylkeskommunale rabattordninger til private formål. Også bruk av fylkeskommunale eiendeler er det risikoområdet ansatte mener de utsettes mest for. Har ansatte kjennskap til STFKs rutiner og internkontrollsystem som sikrer at forvaltning av ressurser og saksbehandling skjer i tråd med de etiske retningslinjene? Høy vet ikke andel tyder på at de ansatte ikke har tilstrekkelig kjennskap til om STFK har rutiner og hvordan disse fungerer for å redusere risikoen for uetisk atferd. Legges det til rette/stimuleres det til tilfredsstillende etisk refleksjon om STFKs oppgaveutførelse? Undersøkelsen gir indikasjoner på at det er lite refleksjon og bevissthet rundt etiske spørsmål og oppgaveutførelse for STFK. Den gir videre indikasjoner på flertallet av de ansatte vet hvor de skal henvende seg dersom de får mistanke om ulovligheter, og om det er nærmeste leder de har mistanke om. Revisor anbefaler at fylkesrådmannen i forbindelse med eventuell utarbeiding av nye-, eller revidering av eksisterende etiske retningslinjer legger til rette for at dette gjøres kjent blant de ansatte. Det anbefales at det i den anledning legges opp til prosesser som involverer de ansatte. Det anbefales at de ansatte samtidig blir bevisstgjorte på risikoforhold, og at de blir utfordret på hvilke risikoer for uetisk atferd og ulovligheter som finnes ved deres arbeidssted, og at det gis informasjon om hva som finnes av rutiner for å motvirke dette. Revisor anbefaler til slutt at fylkesrådmannen legger til rette for kontinuerlig refleksjon rundt etiske tema i arenaer hvor ledelsen og de ansatte møtes, slik som enhetsmøter, medarbeidersamtaler, lederavtaler og medarbeiderundersøkelser. - Arbeid med etikk - 5

0 SAMMENDRAG... 4 1 BAKGRUNN FOR UNDERSØKELSEN... 7 1.1 Etikk - begrepsavklaring... 7 1.2 Etikk i kommunesektoren... 8 1.3 Problemstillinger... 10 1.4 Revisjonskriterier... 11 2 METODE FOR DATAINNSAMLING OG -ANALYSE... 11 3 RESULTATER... 14 3.1 Kjennskapen til etiske retningslinjer... 14 3.2 Prosessen med utarbeiding av etiske retningslinjer... 17 3.3 Risiko for brudd på de etiske retningslinjene... 18 3.4 Rutiner og system for å ivareta etisk atferd... 19 3.5 Etisk bevissthet i STFKs organisasjon... 20 4 REVISORS VURDERINGER... 22 4.1 Kjennskapen til etiske retningslinjer... 22 4.2 Prosessen med utarbeiding av etiske retningslinjer... 23 4.3 Risiko for brudd på de etiske retningslinjene... 23 4.4 Rutiner og system for å ivareta etisk atferd... 24 4.5 Etisk bevissthet i STFKs organisasjon... 25 5 HØRING... 25 6 KONKLUSJON OG ANBEFALINGER... 26 6.1 Konklusjon... 27 6.2 Anbefalinger... 27 KILDER... 28 VEDLEGG 1... VEDLEGG 2... - Arbeid med etikk - 6

1 Bakgrunn for undersøkelsen Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK) bestilte i sak 35/2006 en forvaltningsrevisjon om etisk arbeid i STFK. Dette er et område som fylkeskommunen vil komme i befatning med de kommende årene, og det er derfor av betydning at prinsipper og retningslinjer som bidrar til likebehandling og preventiv virkning er på plass. I etterkant av en mislighetssak i fylkeskommunen for et par år siden har temaet fått økt oppmerksomhet. Revisjon Midt-Norge mottok i brev av 21.02.2007 forespørsel om å sette i gang undersøkelse om nevnte tema. I overensstemmelse med kontrollutvalget vil denne rapporten bli behandlet i KU-møte 3. september. 1.1 Etikk - begrepsavklaring Etikkbegrepet brukes gjerne om et annet med begreper som moral, verdier, holdninger osv. Etikk har vært tema innenfor vitenskapelig, ideologisk, religiøs og humanistisk virksomhet til "alle tider". I faglig sammenheng er det vanlig å skille mellom moral og etikk. Moral er et sett av forestillinger begreper, holdninger, verdier, plikter, dygder, rettigheter og verdier, som blir opprettholdt i praksiser og uformelle institusjoner. Det finnes forskjellige moralske kodekser, som kommer til uttrykk i oppfatninger, holdninger og vurderinger som er allment akseptert innenfor en kultur. Professor i filosofi, Truls Wyller, har gitt ut en rekke lærebøker om etikk. Han definerer etikk som moralfilosofi, altså læren om moral. Mennesket er et vesen som ikke bare kjennetegnes ved sine handlinger, men ved at det også reflekterer rundt sine handlinger (Wyller, Truls: Etikkens historie: en systematisk framstilling. Cappelen akademisk forlag. Oslo 1996). Vi skiller gjerne mellom det som kalles grunnlagsetikken og det som ofte blir kalt for områdeetikk. Grunnlagsetikken er den felles teori- og forståelsesramme i samfunnet. Grunnlagsetikken både gir og henter inspirasjon til og fra områdeetikken. Områdeetikk er etikk som gjelder for bestemte områder som forskningsetikk, medisinsk etikk, profesjonsetikk, miljøetikk, samfunnsetikk/politisk etikk (Marnburg, E. Etikk i næringslivet, Tano-Aschehoug, Oslo 1998). I tillegg til å hente inspirasjon fra grunnlagsetikken må de ulike områdeetikkene forholde seg til hverandre. Forholdet mellom grunnlagsog områdeetikken er illustrert i figur 1.1. Når det gjelder de etiske retningslinjene i fylkeskommunen, så henger de først og fremst sammen med at fylkeskommunen er et offentlig organ som skal drive med samfunnsutvikling, forvaltning og velferdstjenester. Den type virksomhet hører muligens mest sammen med samfunns- og politikkområdet, men kommuniserer helt klart med alle de øvrige områdene. - Arbeid med etikk - 7

Miljø Teknologi Nærings- og arbeidsliv Grunnlagsetikk Medisin og Samfunn og politikk Forskning Figur 1.1: Grunnlagsetikk og områdeetikk. Marmburg E. (Bearbeidet av AØ) 1.2 Etikk i kommunesektoren Oppmerksomheten rundt etikk har økt mye innen offentlig virksomhet de siste årene, også i kommunesektoren. Departement, KS og andre overordna fora som har tilknytning til kommunal virksomhet har etiske spørsmål vært oppe. Spørsmålet er bare om det kun er på det teoretiske plan at etikken lever, eller om den også gjennomsyrer de handlingene som utføres til daglig. Det er det denne undersøkelsen skal gi litt innblikk i. Korrupsjonsskandalene som har blitt rullet opp den siste tiden har gitt et økt trykk på etiske spørsmål, slik en del korrupsjonsskandaler i skiftet mellom 80- og 90-tallet gjorde. Det betyr at når etiske spørsmål drøftes, så er det gjerne i tilknytning til korrupsjon og økonomisk kriminalitet. Det er her viktig å understreke at for kommunal virksomhet dreier etikk seg om veldig mye annet også, ikke minst spørsmålet om arbeid med mennesker. Nedenfor følger en oppsummering av noe av det arbeidet som for tiden skjer innen kommunesektoren på etikkområdet. - Arbeid med etikk - 8

Kommunal og regionaldepartementets arbeid med etikk Statsråden i KRD har ledet et administrativt utvalg siden august 2006, som har som mandat å kartlegge gjeldende regelverk av betydning for etiske forhold i kommunene, blant annet knyttet til rolleblanding, egenkontroll og åpenhet. Siktemålet med arbeidet er å få et grunnlag for å peke ut konkrete lovendringer som bør utredes. Utvalgets arbeid har resultert i en rapport som ble avlagt den 15. mars 2007. Gruppen legger til grunn at prinsippet om størst mulig frihet for den enkelte kommune og fylkeskommune til å organisere sin virksomhet, fortsatt skal ligge til grunn. Arbeidsgruppen foreslår likevel et tillegg i kommunelovens formålsbestemmelse om at kommuner og fylkeskommuner skal arbeide for høy etisk standard i sin virksomhet. Arbeidsgruppens forslag er til vurdering i Kommunalog regionaldepartementet. Eventuelle forslag til lovendringer vil på vanlig måte bli sendt på høring. Departementet har også etablert et forum for etikk i kommunesektoren. Forumet skal være et debattforum og bidra med innspill til departementets øvrige aktivitet. Forumet er sammensatt av organisasjoner og enkeltpersoner som er knyttet til kommunal virksomhet og til arbeid med etikk. KS arbeid med etikk Den senere tids oppmerksomhet på etikk i kommunesektoren har medført refleksjoner rundt etikkbegrepet, og en ny forståelse, som dreier seg om langt mer enn overholdelse av regler. KS har laget Veileder i etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid for kommunesektoren. Veilederen gir medlemmene råd om hvordan de skal ta tak i ulike etiske problemstillinger og dilemmaer som knytter seg til valg de står overfor i sitt daglige virke. I heftet stilles det mange spørsmål underveis spørsmål som all virksomhet i kommunen bør forholde seg til og ikke minst ta stilling til før uregelmessigheter eller feilvurderinger i ulike situasjoner oppstår. Heftet er også utformet for å sette i gang prosesser som bidrar til bevisstgjøring av handlinger på alle nivåer i kommunen handlinger som er rettet mot temaer og dilemmaer i forholdet til lover og regler, relasjonsbygging, interessekonflikter og informasjon. Det anbefales at prosessene gjentas med jevne mellomrom for å sikre kontinuitet og felles forståelse av kommunens etiske verdier. Hensikten med veilederen er også å bidra med et grunnlag som den enkelte kommune kan benytte i sin revisjon, eller utarbeidelse av egne etiske retningslinjer. Veilederen inneholder en definisjon av begrepene "etikk" og "moral". Moral oppfattes gjerne som gode, riktige og prisverdige handlinger og holdninger, mens etikk er mer teoretisk orientert, og brukes om systematisk tenkning knyttet til hva som er rett og galt. Veilederen slår fast at etiske problemstillinger i kommunene handler om å klargjøre hva som er rett og galt i gitte situasjoner, en "enighet" om et sett av verdier, hvordan verdiene skal komme til syne i praktisk handling, og om å forstå konsekvensene av egen handling. Det er de faktiske handlingene som danner grunnlaget for kommunens omdømme i befolkningen. KS veileder gis en nærmere beskrivelse under avsnitt om revisjonskriterier. Etter initiativ fra KS er det også kommunesektorens etikkutvalg opprettet. Utvalget skal bidra til å sette etiske problemstillinger på dagsorden og gi råd til kommunesektoren. Professor emeritus Lucy Smith blir utvalgets leder. Fylkesrådmann Milian Myraunet (STFK) er også med i utvalget, som teller 9 medlemmer. KS veileder om arbeid med varsling KS har utarbeidet en veileder om varsling. Veilederen reiser viktige problemstillinger som kommuner og fylkeskommuner bør ta stilling til når varslingsrutiner skal etableres, på bakgrunn av arbeidsmiljølovens nye bestemmelser om varsling. Arbeidet med å utarbeide rutiner for varsling bør gå hånd i hånd med arbeidet for å utvikle en åpen kultur i kommuner og fylkeskommuner. Å skape en god ytringskultur er arbeidsgivers ansvar. KS tror at behovet for varsling blir mindre der ledere møter kritikk og andre ytringer på en konstruktiv måte, og hvor ledere anerkjenner og drøfter etiske dilemmaer med sine medarbeidere. Veilederen blir nærmere omtalt under avsnitt om revisjonskriterier. - Arbeid med etikk - 9

Etiske retningslinjer i STFK STFK har etiske retningslinjer. Retningslinjene ble utarbeidet og vedtatt av fylkestinget i 1991. Retningslinjene er delt i seks hovedpunkt, som vektlegger politikere og medarbeideres etiske bevissthet innenfor områdene smøring og korrupsjon, habilitet i beslutninger og saksbehandling, disponering av STFKs ressurser, herunder utstyr, og personvern i saksbehandlingen. De etiske retningslinjene gis en nærmere beskrivelse under avsnittet om revisjonskriterier. Forvaltningsrevisjon om etikk Etikk har også fått økt oppmerksomhet hos kontroll- og tilsynsorganene i kommuner og fylker. Trondheim kommunerevisjon har nylig gjennomført en forvaltningsrevisjon av hvordan de etiske retningslinjene i Trondheim kommune har blitt fulgt opp og brukt. Spørsmålene de stilte var om de etiske retningslinjene er et "levende" dokument, om verdiene er gjort kjent, om det er innført kontrollrutiner som sikrer at retningslinjene følges, og om enhetene i kommunen har en bevissthet om retningslinjene og de etiske problemstillingene de ansatte til stadighet stilles overfor. Revisjonen konkluderer med at bruk av kommunens eiendeler til private formål, tilbud om deltakelse på lunsj/middag og tilbud om gaver av et omfang som går ut over kommunens retningslinjer er de største risikoområdene for brudd på de etiske retningslinjene. Videre konkluderer revisjonen med at arbeidet med de etiske retningslinjene i Trondheim kommune ikke bærer preg av kontinuitet, og at det i liten grad er etablert kontrollrutiner som sikrer at de etiske retningslinjene etterleves. I rapporten går det også fram at brudd på de etiske retningslinjene i størst grad blir avdekket gjennom varsling og at det tilfeldigvis blir avdekket. 1.3 Problemstillinger Hovedproblemstilling for denne undersøkelsen har vært om STFK som organisasjon og de ansatte er bevisstgjort på etiske spørsmål som vedrører Sør-Trøndelag fylkeskommune virksomhet. Denne problemstillingen er belyst ved følgende delproblemstillinger: Er kjennskapen til innholdet i de etiske retningslinjene blant ledere og ansatte tilfredsstillende? Har de ansatte blitt tilstrekkelig involverte i prosessen i arbeidet med de etiske retningslinjene? Har det vært prosesser i de ulike virksomhetene for å tilpasse de etiske retningslinjene til virksomheten? På hvilket område er størst risiko for brudd på de etiske retningslinjene? Legges det til rette/stimuleres til refleksjon om etiske spørsmål som vedrører STFKs oppgaveutførelse? Hvordan sikrer STFKs internkontrollsystem at forvaltning av ressurser og saksbehandling skjer i tråd med de etiske retningslinjene? Er det lagt til rette for varsling på en systematisk og betryggende måte? - Arbeid med etikk - 10

1.4 Revisjonskriterier I denne undersøkelsen har vi forsøkt å gå bredt ut i organisasjonen, og følgelig er spørsmål og problemstillinger berørt på et generelt nivå. Etikkspørsmål berører mange lover og forskrifter som gjelder for kommunesektoren, noe ikke minst KRDs arbeidsutvalg som har gjort en kartlegging av regelverket har vist. Det lar seg ikke gjøre å bruke noe av lovverket som kriterier i en undersøkelse som dette. Fra sentralt hold blir det da KS prosessveiledere som blir mest relevant å bruke som kriterier. Denne har lavere grad av autoritet enn lover og forskrifter, all den tid det er frivillig for kommunene om de vil følge den. Likevel mener vi den er høyst relevant som kriteriegrunnlag i denne undersøkelsen, ettersom det er en kvalifisert anbefaling om hvordan arbeid med etikk bør skje. Veilederen er heller ikke en oppskrift på hvordan det skal arbeides med etikk i kommunesektoren, men inneholder ideer til hvordan en kan jobbe med temaet. Veilederen vektlegger at etikk ikke er noe som kan vedtas en gang for alltid, men at det er noe som jevnlig må tas opp over tid i all virksomhet i kommunen. Ettersom det ikke finnes andre bestemmelser når det gjelder generelle etiske spørsmål er STFK forpliktet til å følge egne retningslinjer når det gjelder etisk atferd. Her heter det at "Sør-Trøndelag fylkeskommune legger stor vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Både folkevalgte og ansatte har ansvar for å etterleve dette prinsippet. Som forvaltere av samfunnets fellesmidler stilles det spesielt høye krav til den enkelte medarbeiders etiske holdninger i sin virksomhet for fylkeskommunen. Alle plikter lojalt å overholde de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for fylkeskommunens virksomhet. Dette innebærer også at alle forholder seg lojalt til vedtak som er truffet". Det betinger at de ansatte har kjennskap til det regelverk og forutsetninger som gjelder for STFK. I tillegg til dette første innledende punktet inneholder de etiske retningslinjene fem andre punkt. Det er særlig punkt 3, med underpunkter, 4 og 5 som vil bli brukt som kriter senere i rapporten. Punkt 3 omhandler mottaking av gaver og andre fordeler som kan påvirke utfallet av saksbehandling og beslutninger, punkt 4 omhandler roller og funksjoner som kan medføre interessekonflikt i forhold til oppgavene i fylkeskommunen, og punkt 5 omhandler bruk av fylkeskommunale ressurser på en uheldig måte. De etiske retningslinjene er i sin helhet vedlagt rapporten. De etiske retningslinjene ble vedtatt av fylkestinget i 1991. Varsling reguleres av Arbeidsmiljøloven. Det er spesielt 3-6 Plikt til å legge forholdene til rette for varsling som gjelder fylkeskommunen som arbeidsgiver. Her heter det at arbeidsgiver skal utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten, dersom forhold i virksomheten tilsier det. Dette samsvarer med 2-4. Arbeidet skal finne sted som en del av det systematiske HMS-arbeidet. Også her er det utarbeidet veileder fra KS side. Veilederen tar utgangspunkt i bestemmelsene i arbeidsmiljøloven, og vil ikke bli videre berørt i denne rapporten. 2 Metode for datainnsamling og -analyse Datagrunnlaget i denne undersøkelsen bygger på en strukturert elektronisk spørreskjemaundersøkelse blant de ansatte i fylkeskommunen. Spørreskjemaet ble sendt til samtlige ansatte via e-post. E- postadressene ble hentet fra de enkelte enheters ansatteoversikter på STFKs nettsider. Det ble sendt ut spørreskjema til 2739 e-postadresser og mottatt svar fra 978 respondenter 1. Dette innebærer en svarprosent på omlag 37 %. Nedenfor presenteres en tabell som viser hvordan svarprosenten fordeler seg i forhold til ansettelsestid i STFK, alder, funksjon og arbeidssted. 1 Personer i en undersøkt populasjon som har svart på en undersøkelse, et spørsmål e.l - Arbeid med etikk - 11

Flertallet har vært ansatt i STFK i mer enn 10 år. Vi har ikke tall som viser den reelle sammensetningen, men generelt er det slik at arbeidsstokken i STFK har vært stabil og at flertallet har vært ansatt i STFK i mange år (over 10 år). Tabell 2.1 Hvor lenge har du vært ansatt i STFK? Antall og prosent. Antall Prosent Ikke svart 7 0,7 Mindre enn 1 år 82 8,4 1-2 år 74 7,6 3-5 år 84 8,6 6-10 år 147 15,0 Mer enn 10 år 584 59,7 Total 978 100,0 Tabell 2.2 viser en relativt høy andel besvarelser fra folk i aldersgruppene 40-49 og 50-59 år. Også det kan stemme med den reelle alderssammensetningen. Tabell 2.2 Hva er din alder? Antall Prosent Ikke svart 5 0,4 Under 30 år 64 6,6 30-39 år 166 17,0 40-49 år 260 26,6 50-59 år 340 34,8 60 år eller over 143 14,6 Total 978 100,0 Tabell 2.3 viser en lederandel på 15 %, som innebærer at det er 147 ledere som har svart. Det er omlag 35 enheter i STFK, i tillegg er det for tiden fire ledere i rådmannsgruppen og 7 overtannleger i tillegg til fylkestannlegen. Det betyr sannsynligvis at flertallet av de som har svart at de er ledere har en mellomleder- eller nestlederfunksjon. Tabell 2.3: Er du leder (med personal- og budsjettansvar) Antall Prosent Ikke svart 10 1,0 Ja 147 15,0 Nei 821 83,9 Total 978 100,0 - Arbeid med etikk - 12

77 % av respondentene har sitt arbeidssted i den videregående skolen. Den reelle andelen er omlag 83 %. 12 % er ansatte i fylkesadministrasjonen. Disse utgjør omlag 9 % av de ansatte i STFK. Tannhelsetjenesten utgjør omlag 5 % i vårt utvalg, og 5 % i virkeligheten. Gruppen andre er noe overrepresentert i vårt utvalg. Denne omfatter blant annet ansatte ved fylkesbiblioteket. Tabell 2.4: Hva er ditt arbeidssted i Sør-Trøndelag fylkeskommune? Antall Prosent Ikke svart 7 0,7 Videregående skole 749 76,6 Tannhelse 51 5,2 Fylkesadministrasjonen 120 12,3 Annet, spesifiser her 51 5,2 Total 978 100,0 Selv om svarprosenten kunne vært høyere mener vi utvalget representerer de ansatte i STFK på rimelig bra måte. Dersom et utvalg på 978 tilfeldige ansatte hadde blitt trukket ut i stedet for alle ville det vært fullt ut metodisk akseptabelt. Sammensetningen av utvalget avviker noe fra den reelle sammensetningen blant ansatte, men ikke mer enn at også dette er metodisk tilfredsstillende. Det er derfor grunn til å anta at resultatene av denne undersøkelsen er representativ for samtlige ansatte. Resultatene er gjengitt i tekst, frekvenstabeller og diagrammer. Frekvenstabellene gjengir jevnt over resultatene i prosent og antall. N, som er totalt antall som har svart på et spørsmål, er også gjengitt. Et utkast til rapport har vært på høring, og det er mottatt høringsuttalelse fra fylkesrådmannen. Høringsuttalelsen kommenteres i kapittel 8, og er vedlagt rapporten (vedlegg 2). - Arbeid med etikk - 13

3 Resultater I dette kapitlet presenteres resultatene fra datainnsamling. Resultatene presenteres i delkapitler, i forhold til problemstillinger og kriterier for undersøkelsen. 3.1 Kjennskapen til etiske retningslinjer STFKs etiske retningslinjer ble vedtatt i fylkestinget i 1991. Opp gjennom tidene har de vært distribuert i ulike sammenhenger, og er blant annet lagt ut på intranett blant fylkeskommunens styrende dokumenter. Tabell 3.1: Kjenner du til om STFK har etiske retningslinjer? Antall og prosent. Antall Prosent Ja 576 59 % Nei 390 40 % Ikke svart 12 1 % Total 978 100,0 Tabell 3.1 nedenfor viser at over halvparten av de som har svart har kjennskap til at fylkeskommunen har etiske retningslinjer. 40 % av respondentene har ikke kjennskap til det. Til sammenligning viste tilsvarende undersøkelse i Trondheim kommune at flertallet hadde god kjennskap til de etiske retningslinjene. Det kan forklares med at undersøkelsen i Trondheim rettet seg mot personer med leder- og økonomiansvar, og at det må forventes at disse har bedre kjennskap til regelverket enn øvrige ansatte. De som kjenner til STFKs etiske retningslinjer ble spurt om hvordan kjennskapen til de etiske retningslinjene er. Figur 3.1 Hvordan er din kjennskap til de etiske retningslinjene. Prosent. 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Svært dårlig 2 3 4 5 Svært godt Vet ikke Som vi ser av figuren over plasserer flertallet av svarene seg mellom 2 og 4 på skalaen, med andre ord moderat kjennskap til de etiske retningslinjene. - Arbeid med etikk - 14

Tabell 3.2 Kjenner du til at STFK har etiske retningslinjer? Antall og prosent for de ulike virksomhetene. Ja Nei Videregående skole 419 57 % 315 42 % Tannhelse 30 59 % 21 41 % Fylkesadministrasjonen 78 73 % 20 27 % Annet, spesifiser her 44 57 % 34 37 % Total 576 59 % 390 40 % Tabell 3.2 viser forskjellene mellom virksomhetene i kjennskapen til de etiske retningslinjene blant de ansatte. Vi ser at kjennskapen varierer fra 57 % - 73 %, og at fylkesadministrasjonen skiller seg relativt mye ut ved at de ansatte der i større grad kjenner til de etiske retningslinjene enn ansatte andre steder. Tabell 3.3: Kjenner du til at STFK har etiske retningslinjer? Ledere og øvrige ansatte. Antall og prosent. Funksjon Ja Nei Total Leder med personal- og budsjettansvar 128 87 % 18 12 % 146 99 % Ikke leder med personal og budsjett 443 54 % 370 45 % 813 99 % ansvar Ikke svart 12 1 % Vi har også sett på om det er forskjell på ledere og øvrige medarbeidere når det gjelder kjennskap til etiske retningslinjer, og tabell 3.3 viser at det er tilfelle. 87 % av lederne sier de har kjennskap til de etiske retningslinjene, mens 54 % av de øvrige ansatte har kjennskap til dem. 18 av de 147 respondentene som har svart at de har en lederfunksjon med personal- og budsjettansvar har ikke kjennskap til at STFK har etiske retningslinjer. Tabell 3.4: Hvordan fikk du informasjon om STFKs etiske retningslinjer. Flervalg. Antall. Fikk informasjon om etiske retningslinjer fra: Antall % av 576 1 På STFKs intranett 219 38 % 2 Av nærmeste leder 175 30 % 3 I post/e-post 86 15 % 4 Av kollega 76 13 % 5 Via tillitsvalgte 42 7 % 6 Annet, hva 98 17 % De som har svart at de har kjennskap til STFKs etiske retningslinjer fikk også spørsmål om hvor de fikk informasjonen fra. Her var det mulig å krysse av for flere informasjonskilder. Vi ser av tabell 3.4 at STFKs intranett er den informasjonskilden som har fått flest treff. 219 respondenter har krysset av for at de har fått informasjon om de etiske retningslinjene via intranett. Vi ser videre at nærmeste leder som informasjonskilde har nest flest treff, 175 respondenter har svart at de har fått informasjon om de etiske retningslinjene nærmeste leder. Ellers har mange, 98 respondenter, svart andre kilder enn de som var foreslått i spørreskjemaet. Møter, kurs, og ledersamlinger er sammenhenger som trekkes fram av mange, hvor det har blitt informert om de etiske retningslinjene. Noen har kommentert at de tar for gitt at STFK har etiske retningslinjer, uten at de kan oppgi noe konkret informasjonskilde. - Arbeid med etikk - 15

Figur 3.2 Hvordan etiske retningslinjer har blitt gjort kjent. N=567 100,0 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 Svært dårlig 2 3 4 5 Svært godt Vet ikke Vi har også spurt om respondentenes vurdering av kvaliteten på den informasjonen som er blitt gitt om de etiske retningslinjene. Ca 40 % av de spurte har svart at de etiske retningslinjene har blitt gjort relativt dårlig kjent, mens i overkant av 30 % mener de har blitt gjort rimelig godt kjent. Også her er det rundt 30 % som har svart vet ikke. Figur 3.3 Hvordan de etiske retningslinjene fungerer for respektive virksomhet. Prosent. 100,0 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 Svært dårlig 2 3 4 5 Svært godt Vet ikke Figur 3.3 gir en framstilling av respondentenes oppfatning av hvordan STFKs etiske retningslinjer fungerer for den virksomheten de jobber ved. Som figuren viser har omlag en tredel har ingen formening om (vet ikke) dette. Over 40 % mener at det etiske retningslinjene fungerer rimelig godt ved deres virksomhet, mens de øvrige har en oppfatning om at de ikke fungerer så godt. I dette avsnittet har vi sett hvordan kjennskapen til STFKs etiske retningslinjer er, om det er forskjeller virksomhetene i mellom, mellom ledere og øvrige ansatte og fra hvilke kilder man har fått kjennskap til retningslinjene. I neste avsnitt går vi nærmere inn på prosessen rundt utarbeiding og revidering av de etiske retningslinjene. - Arbeid med etikk - 16

3.2 Prosessen med utarbeiding av etiske retningslinjer I dette avsnittet belyses prosessen med utvikling av de etiske retningslinjene, og i hvilken grad de ansatte har vært involverte i dette arbeidet. Her ser vi også på om de etiske retningslinjene har blitt tilpasset de ulike virksomhetene, og om det er utarbeidet egne retningslinjer ved noen av virksomhetene. Disse spørsmålene ble stilt til de som i tabell 3.2 svarte at de kjente til de etiske retningslinjene, 576 personer. Tabell 3.5 Har du deltatt i prosessen med utarbeiding av STFKs etiske retningslinjer? Alle Ledere Antall Prosent Antall Prosent Ja 10 1,7 4 3,1 Nei 566 98,3 124 96,9 Total 576 100,0 128 100,0 Tabell 3.5 viser at fåtall har deltatt i prosessen med utarbeiding av etiske retningslinjer. 10 av de som har svart sier de har deltatt, de øvrige har ikke det. Av de ti som har deltatt i prosessen med utarbeiding av etiske retningslinjer er 4 ledere. Av de 124 lederne som har svart er det 4 som har deltatt i utarbeidingen av etiske retningslinjer. Videre har 4 fylkesadministrasjonen som arbeidssted, mens de øvrige 6 har videregående skole som arbeidssted. Figur 3.3: Er det foretatt spesielle tilpasninger av de etiske retningslinjene for din virksomhet (skole, bygge- og eiendom, osv). N=571 100,0 Vet ikke 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 63,2 21,4 10,0 5,4 Nei Ja, STFKs etiske retningslinjer er tilpasset min virksomhet Ja, det er utarbeidet egne retningslinjer Figur 3.3 viser at 63 % av de 576 som svarte at de kjente til STFKs etiske retningslinjer har svart at de ikke vet om det er foretatt tilpasninger av de etiske retningslinjene for egen virksomhet. 10 % svarer at det er foretatt spesielle tilpasninger av retningslinjer for deres virksomhet, og 5,5 % har svart at det er utarbeidet egne etiske retningslinjer for deres virksomhet. En nærmere gjennomgang av materialet viser at de som svarer at det er utarbeidet egne etiske retningslinjer for deres virksomhet fordeler seg på alle virksomhetene. Det er høyest andel blant de fra tannhelsetjenesten (5 av 30) som har svart at det er egne retningslinjer for deres virksomhet. Ved alle virksomhetene er det flest vet ikke-svar. I Trondheim kommune var det også høy andel vet ikke svar. Andelen er likevel høyere for STFK. - Arbeid med etikk - 17

3.3 Risiko for brudd på de etiske retningslinjene En av problemstillingene har vært hvilke brudd på de etiske retningslinjene respondentene mener at det er størst risiko for. Respondentene har blitt bedt om å ta stilling til en rekke områder som kan tenkes å være utsatt for uregelmessigheter. På skalaen 1-6 er 1 svært lav risiko og 6 svært høy risiko. Tabell 3.6: Hvordan er risikoen for uregelmessigheter? Prosent og N. På en skala fra 1-6.der 1 2 3 4 5 6 Vet ikke N 1 er svært lav risiko og 6 er svært høy risiko, hvordan er risikoen for uregelmessigheter innenfor: Tilbud om gaver 60,5 14,0 6,0 3,5 2,5 1,5 12,0 972 Deltakelse på arrangement i regi av eksterne samarbeidspartnere 44,0 20,0 10,5 7,0 4,0 2,5 11,7 Private reiser på fylkeskommunens Bekostning 80,0 9,0 3,0 2,0 1,0 3,0 11,0 Bruk av fylkeskommunale rabattordninger til private innkjøp 53,5 15,5 8,5 4,5 2,5 3,0 12,5 Utførelse av bijobb som kommer i konflikt med jobben i fylkeskommunen 49,0 15,0 10,0 5,5 2,5 3,0 14,0 Kontakt mellom ansatte og brukere som ikke er forenlig med jobben i fylkeskommunen 53,5 14,5 7,5 3,0 2,0 2,0 17,5 972 973 974 972 971 Generelt er det å si om tabell 3.6 at den viser at et flertall av respondentene anser risikoen for å være lav innenfor de fleste områdene. Unntaket var deltakelse på arrangement i regi av fylkeskommunen, der risikoen vurderes som høyere av respondentene. Tar vi utgangspunkt i gjennomsnittet mener respondentene at deltakelse på arrangement i regi av eksterne samarbeidspartner, utførelse av bijobb som kommer i konflikt med arbeidet i fylkeskommunen og bruk av fylkeskommunens rabattordninger til private formål er der risikoen for uregelmessigheter vurderes som høyest. Interessant er det også å merke seg at svært mange anser risikoen for å være svært lav år det gjelder private reiser på fylkeskommunens bekostning. Likeledes vurderes risikoen for tilbud om gaver som lav. Mens tabell 3.6 belyser hva ansatte i STFK ser på som risiko for uregelmessigheter for organisasjonen som helhet viser tabell 3.7 om de ansatte selv utsettes for disse risikoene. - Arbeid med etikk - 18

Tabell 3.7 De ansattes vurdering av risikoer for uregelmessigheter i forbindelse med eget arbeid. Prosent og N. På en skala fra 1-6, der 1 er helt uenig og 6 er helt enig: 1 2 3 4 5 6 Vet ikke N Gjennom mitt arbeid hender det at jeg får tilbud om gaver som kan være i strid med regelverket Ved mitt arbeidssted hender det at vi får tilbud om å delta på arrangement som kan være i strid med regelverket På mitt arbeidssted hender det vi bruker fylkeskommunens eiendeler til private formål Jeg kjenner til at ansatte har fått private reiser dekket av fylkeskommunen Ved mitt arbeidssted hender det fylkeskommunale rabattordninger brukes ved private innkjøp Jeg vet om tilfeller der kollegaer utfører bijobb som er i strid med jobben i fylkeskommunen Ved mitt arbeidssted er det tilfeller av kontakt mellom ansatte og brukere som ikke er forenlig med arbeidet som skal utføres i fylkeskommunen 84,0 7,0 2,0 1,5 0,5 1,0 3,0 974 73,5 10,0 4,0 2,0 0,5 1,0 9,0 973 44,0 24,0 13,0 5,0 2,0 4,0 7,5 972 83,0 2,0 1,0 0,5 0,0 05 12,0 972 57,5 11,0 5,5 1,5 1,0 1,5 20,5 971 64,0 8,0 4,0 2,0 2,0 3,0 16,0 968 65,5 8,0 2,5 0,5 0,5 1,0 22,0 Vi ser av tabell 3.7 at flertallet innenfor de fleste områdene mener at de ikke utsettes for uregelmessigheter. Over 90 % er mer eller mindre uenige i at de en og annen gang får tilbud gaver gjennom jobben. Dette er også den påstanden som har lavest vet ikke-andel. Tar vi utgangspunkt i andelen som er mer eller mindre enige i påstandene nedenfor, er det bruk av fylkeskommunens eiendeler til private formål og påstanden om bijobb som kommer i konflikt med jobben i fylkeskommunen som har høyest andel enige. Påstandene om uheldig kontakt mellom ansatte og brukere og bruk av fylkeskommunale rabattordninger til private formål har høyest andel i vet ikke-kategorien. I dette avsnittet har vi sett på hvordan de ansatte i STFK ivaretar risikoen for uetisk atferd innenfor ulike områder. Resultatene er nokså like de som kom fram i undersøkelsen i Trondheim. Bruk av kommunale eiendeler eller rabattordninger i privat sammenheng var også der blant de risikofaktorene som ble vurdert som høyest. Det samme med bijobb som kommer i konflikt med arbeidet i kommunen. Undersøkelsen i Trondheim avvek fra denne med tanke på tilbud om gaver, som kom ganske langt opp som risikoområde. Det kan ha sammenheng med den undersøkelsen rettet seg i stor grad mot ansatte som jobbet innenfor områder der dette utgjør en risiko. Revisor tror ikke tilbud om gaver utgjør en lavere risiko for denne type funksjoner i fylkeskommunen enn i Trondheim kommune. I neste avsnitt belyser vi rutinene for å i vareta etisk atferd i STFK. 3.4 Rutiner og system for å ivareta etisk atferd I dette avsnittet er de ansattes vurdering av rutiner for hindre uetisk atferd som belyses. Det første en kan merke seg er en nokså stor andel som har svart vet ikke. - Arbeid med etikk - 19

Tabell 3.8 Synspunkt på rutiner for å unngå ulovligheter ved STFK. Prosent og N. På en skala fra 1-6, der 1 er svært dårlige og 6 er svært gode, hvordan er de formelle rutinene ved ditt arbeidssted for å motvirke ulovlige handlinger innenfor følgende områder: 1 2 3 4 5 6 Vet ikke N Tilbud om gaver 17,0 6,0 5,5 5,0 8,5 10,0 47,0 965 Utførelse av bijobb som kommer i konflikt med jobben i fylkeskommunen 17,5 5,5 6,5 6,0 8,5 10,0 45,0 968 Deltakelse på arrangement 15,5 5,0 7,0 6,5 9,0 10,5 45,0 967 Bruk av fylkeskommunens eiendeler til private formål 14,5 7,5 9,0 8,0 10,5 10,5 39,0 966 Private reiser på fylkeskommunens bekostning 18,0 3,5 3,0 4,0 7,5 21,0 41,0 963 Bruk av fylkeskommunale rabattordninger til private innkjøp 16,0 5,5 6,0 5,0 8,0 15,0 43,5 966 Kontakt mellom ansatte og brukere som ikke er forenlig med jobben i fylkeskommunen 17,5 4,0 5,0 4,5 6,0 14,0 48,0 965 Tabell 3.8 viser at mellom 39 og 47 % har svart vet ikke på spørsmålene. 10-10,5 % har svart at det er svært gode rutiner ved arbeidsstedet innenfor alle områdene, mens 14,5-18,0 % har svart at det er svært dårlige rutiner ved deres arbeidssted innenfor de angitte områdene. Dersom vi tar utgangspunkt i hva gjennomsnittet har svart på de ulike områdene er det tilbud om gaver og bruk av fylkeskommunens eiendeler til private formål som har lavest svarandel - altså de to områdene hvor respondentene mener at rutinene er svakest. Den høye andelen vet ikke-svar samsvarer til dels med resultatene i forvaltningsrevisjonen i Trondheim kommune. På spørsmål om kjennskapen til kontrollrutinene var det omlag 45 % som ikke visste om det var kontrollrutiner ved enheten. Blant de som kjente til at det var kontrollrutiner var imidlertid tilliten stor til at de kunne avdekke brudd på de etiske retningslinjene. I dette kapitlet har vi belyst rutiner i STFK, og om disse oppleves tilstrekkelige for motvirke ulovlige handlinger. I neste avsnitt ser vi på den etiske bevisstheten i STFK, med tanke på om det i organisasjonen er lagt til rette for at ansatte, enkeltvis, eller i felleskap, kan drøfte og reflektere over spørsmål som har etisk relevans. 3.5 Etisk bevissthet i STFKs organisasjon Det siste avsnittet omfatter problemstillingene om det legges til rette for etisk atferd og varsling i STFK. En teknisk "blunder" har medført at kun 389 personer har svart på disse spørsmålene. Representativitet og muligheten for å generalisere er derfor svakere enn for de andre spørsmålene. Påstandene behandles enkeltvis, ettersom de tematisk ikke henger sammen. - Arbeid med etikk - 20

Tabell 3.9: Synspunkt på etiske spørsmål i STFK I. Prosent og N. På en skala fra 1-6, der 1 er helt uenig og 6 er helt enig: 1 2 3 4 5 6 Vet ikke N Jeg har selv ansvar for å gjøre meg kjent med om STFK har etiske retninger eller ikke Jeg har selv ansvar for å gjøre meg kjent med innholdet i de etiske retningslinjene Det hender jeg bryter fylkeskommunens regler når jeg vurderer det som hensiktsmessig Dersom jeg, eller noen av mine kollegaer begår ulovlige handlinger i jobben vil det lett bli oppdaget STFK har gode rutiner for å motvirke at ansatte begår ulovlige handlinger Det er større risiko for at ledere begår ulovlige handlinger enn at ansatte gjør det Jeg synes det er lett å si fra om klandreverdige ting i STFK Jeg vet hvor jeg skal si fra dersom min nærmeste leder har begått ulovligheter 18,0 9,0 19,0 13,0 10,0 7,0 24,0 389 9,0 7,5 14,5 16,0 16,0 15,0 22,0 388 31,5 10,5 5,0 2,5 1,0 3,5 45,5 389 6,0 7,5 10,0 12,5 15,5 15,5 33,0 388 5,0 8,0 8,0 7,0 3,5 4,0 64,5 389 9,0 8,0 10,0 10,5 8,0 9,5 44,5 388 11,0 15,0 13,5 12,0 12,5 3,5 32,0 388 18,0 9,0 6,5 9,0 11,0 25,0 22,0 389 Det første spørsmålet i tabell 3.9 handler om ansvaret for at hver enkelt i STFK er kjent med at STFK har etiske retningslinjer. Flertallet av de som har gjort seg opp en mening om dette (38 %) er uenige i at de selv er ansvarlige for å gjøre seg kjent med om STFK har etiske retningslinjer eller ikke. Omlag 30 % er enige at det er deres eget ansvar, mens 24 % vet ikke. Det andre spørsmålet omhandler innholdet i de etiske retningslinjene. Nesten halvparten, og et stort flertall av de som har en formening, er enige i at de selv har ansvaret for å gjøre seg kjent med innholdet i de etiske retningslinjene. 30 % er ikke enige i det, mens 22 % vet ikke. Det tredje spørsmålet handler om å bryte fylkeskommunens regler. 47 % er uenige i at det hender at de bryter fylkeskommunens regler når de vurderer det som hensiktsmessig. 45 % vet ikke, mens 7 % er enige i denne påstanden. Så til mulighetene for å oppdage ulovligheter i STFK. Her mener 43 % at det lett vil bli oppdaget dersom de eller kollegaene begår ulovlige handlinger i jobben. 23 % er uenig i at det lett vil bli oppdaget, mens 33 % vet ikke. Neste spørsmål handler om rutinene i STFK for å motvirke ulovlige handlinger. Her svarer et stort flertall at de ikke vet om STFK har gode rutiner for det. Blant de øvrige er det et lite flertall som er enige i at STFK har gode rutiner for å motvirke ulovligheter. Er det større risiko for at ledere begår ulovlige handlinger enn andre ansatte? De som har en formening om spørsmålet er delt likt i forhold til om de er enige eller uenige i det. 44 % har svart vet ikke på dette spørsmålet. De to siste spørsmålene handler om varsling. 32 % har svart "vet ikke" på dette spørsmålet. Av de som har en formening er det omlag 40 % som er uenige i at det er lett å si fra om klandreverdige ting i STFK, mens 28 % mener det er lett å si fra. Dersom nærmeste leder begår ulovligheter vet 45 % hvor de skal si fra. Her er det ytterlighetene som har høyest oppslutning, dersom vi ser bort i fra vet ikke gruppen. 25 % er helt enige i at de vet hvor de skal vi og 18 % er helt uenige i at de vet hvor de skal si fra. - Arbeid med etikk - 21

Tabell 3.10: Synspunkt på etiske spørsmål i STFK II. Prosent og N. På en skala fra 1-6, der 1 er helt uenig og 6 er helt enig: 1 2 3 4 5 6 Vet ikke N I min siste medarbeidersamtale ble det snakket om tema som vedrører etikk 53,5 10,5 8,0 6,0 4,5 5,5 10,5 965 På min arbeidsplass har etiske spørsmål blitt tatt opp på avdelingsmøter o.l. 35,5 13,5 14,0 11,0 5,5 8,0 11,0 968 På den siste medarbeiderundersøkelsen var det gitt anledning til å svare på spørsmål om 33,0 10,5 7,5 4,5 5,0 5,0 33,5 964 etiske temaer Jeg vet hvor jeg skal henvende meg for å si fra, dersom jeg har mistanke om ulovlige forhold 13,5 4,0 7,0 8,5 11,5 42,5 12,0 967 Tabell 3.10 fortsetter med spørsmål om etisk bevissthet og varsling i STFK, og denne omfatter alle respondentene. Første spørsmål handler om hvorvidt etiske spørsmål blir ivaretatt i medarbeidersamtaler. Her svarer et stort flertall (72 %) at det ikke var tilfelle ved siste medarbeidersamtale. 15 % mener at det i større eller mindre grad gjør det, mens ca 10 % ikke vet om det gjorde det. Neste spørsmål vedrører møter i enheter, avdelinger o.l. 63 % mener at etiske spørsmål ikke har blitt tatt opp på avdelingsmøter o.l., 23 % mener at det har blitt tatt opp, mens 11 % vet ikke. Spørsmål nummer tre handler om medarbeiderundersøkelser. Omlag 40 % av de som har svart mener at det ikke ble lagt særlig til rette for å svare på spørsmål om etiske temaer. 33 % vet ikke om det ble lagt til rette for det, mens ca 15 % mener at det ble lagt til rette for det. Det siste spørsmålet omhandler igjen varsling. 62 % mener at de vet hvor de skal henvende meg for å si fra, dersom de har mistanke om ulovlige forhold. 24,5 % er uenige i denne påstanden, 12 % vet ikke. I dette avsnittet har vi belyst hvorvidt det er lagt til rette for diskusjoner og samtaler rundt etiske spørsmål i STFK. Vi har videre belyst en del spørsmål som vedrører tilretteleggelsen for varsling. Kapitlet som helhet har belyst resultatene fra spørreundersøkelsen om etisk arbeid i STFK. I neste kapittel vil vi med utgangspunkt i kriteriene vurdere hva resultatene sier om status for etisk arbeid i STFK. 4 Revisors vurderinger På bakgrunn av resultatene som ble lagt fram i kapittel 3 drøftes og vurderes resultatene i dette kapitlet opp mot det som finnes av krav og anbefalinger innenfor området. Som vi nevnte i kapittel 1.4 er etikk implementert i en rekke lover og forskrifter som gjelder for kommuner og fylkeskommuner, men ikke i noen enkeltlov. Derfor er ikke funnene absolutte i den forstand at vi kan snakke om at noe er korrekt eller avviker fra et krav. 4.1 Kjennskapen til etiske retningslinjer STFK har etiske retningslinjer. På samme måte som med andre typer styrende dokument i en organisasjon er det viktig at de er kjent blant de ansatte. Selv om de etiske retningslinjene i seg selv ikke er noen garanti for god etisk atferd har de en viktig signalverdi. STFKs retningslinjer inneholder også noen konkrete bestemmelser, som det er viktig at ansatte vet om. Tabell 3.1 viste at omlag 60 % kjente til at STFK hadde etiske retningslinjer, mens 40 % kjente ikke til det. Utfra at slike retningslinjer bør være kjent blant alle i organisasjonen er det en for høy andel som ikke kjenner til at det finnes etiske retningslinjer. Når det gjelder graden av kjennskap viste figur 3.1 at flertallet nokså dårlig kjennskap til retningslinjene. Tabell 3.3 viser også at andelen som har kjennskap til de etiske - Arbeid med etikk - 22

retningslinjene er høyere (nesten 90 %) blant lederne enn for utvalget som helhet. Tabell 3.2 i vår undersøkelse viser dessuten at rundt 3/4 av de ansatte i fylkesadministrasjonen har kjennskap til at STFK har etiske retningslinjer, noe som er positivt. Likevel er det viktig at slike retningslinjer er kjent i alle deler av organisasjonen, så at bare rundt halvparten av de øvrige ansatte kjenner til dem er utilfredsstillende. Det er ledelsen som er ansvarlig for at styrende dokumenter gjøres kjent i organisasjonen. Øverste leder, som i dette tilfellet er fylkesrådmannen, har ansvar for å utvikle og effektuere de etiske retningslinjene i organisasjonen. Det er enhetsleder, eller den lederen som har personalansvar, sitt ansvar å sørge for at de etiske retningslinjene blir gjort kjent for de ansatte. Tabell 3.4 viste at intranett var den kilden som flest hadde fått kjennskap til de etiske retningslinjene gjennom. 175 av de 576 som har svart på dette spørsmålet har krysset av for nærmeste leder. Fylkesrådmannen har gjennom publiseringen på intranett lagt til rette for at de etiske retningslinjene er tilgjengelige. Med tanke på at halvparten av de ansatte ikke vet at STFK har etiske retningslinjer, og at kun 175 av de 576 som vet at STFK har etiske retningslinjer har fått vite det gjennom nærmeste leder, ser det ikke ut til at det er gitt systematisk informasjon fra ledelsen om de etiske retningslinjene. Dette bekreftes av en høy andel vet ikke svar i figur 3.2. på spørsmål om hvordan de etiske retningslinjene er gjort kjent. På skala fra svært dårlig (1) til svært godt (6) har flertallet svart nokså dårlig eller vet ikke. De etiske retningslinjene som ble utformet i 1991 gjelder også i 2007. Etiske spørsmål er grunnleggende og relativt tidløse, og slike retningslinjer trenger ikke oppdateres jevnlig som mange andre retningslinjer. Likevel har mye forandret seg i en organisasjon som STFK siden 1991, ikke minst forutsetningene rundt offentlig virksomhet endret seg betydelig. De etiske retningslinjene er grunnleggende og gyldige for et vidt spekter av virksomheter. Derfor er det relevant å spørre om retningslinjene fungerer for ansatte og ledere ved de ulike virksomhetene. Figur 3.3 viste at også her var det en høy andel vet ikke svar (over 30 %). Disse og de som mente de fungerte dårlig for deres virksomhet utgjorde over halvparten. Dette tilsier de etiske retningslinjene bør gjøres bedre kjent. 4.2 Prosessen med utarbeiding av etiske retningslinjer KS veileder understreker at en vellykket prosess i (fylkes-)kommunens arbeid med etikk forutsetter at alle i virksomheten deltar og får komme med egne bidrag. Alles mening må telle like mye. Prosessen må legges opp på en slik måte at den preges av åpenhet og trygghet, og at den stimulerer til ærlighet og respekt. De etiske retningslinjene i STFK ble utarbeidet og vedtatt i 1991. Som tabell 3.5 viste var det svært få (10) av de som svarte på undersøkelsen som deltok i dette arbeidet. Dersom dette hadde vært antallet hvis de etiske retningslinjene var utarbeidet i det siste, ville det vært en dårlig prosess. En stor andel av dagens ansatte har vært ansatt i over ti år og sannsynligvis mange av dem helt tilbake til 1991. Ideelt sett skulle nok andelen som deltok i prosessen vært høyere. De etiske retningslinjene er såpass gamle at det ikke er riktig gjøre vurderinger av prosessen etter dagens prinsipper. Det er heller ikke riktig å kritisere dagens ledelse i STFK for manglende involvering, ettersom få om noen av dem var i ledelsen i 1991. Fylkeskommunen omfatter en rekke ulike virksomheter, som hver for seg stilles overfor helt ulike etiske utfordringer. Kanskje ville det være naturlig å tilpasse STFKs generelle retningslinjer, eller utarbeide egne etiske retningslinjer for enkelte virksomheter. Her så vi i figur 3.3 at det var et markant flertall som ikke visste om de etiske retningslinjene var tilpasset deres virksomhet, eller om det var laget egne retningslinjene. Dersom det indikerer at de ansatte ikke vet om det finnes egne etiske retningslinjer for deres virksomhet er det svakt. Jo nærmere egen oppgaveutførelse slike retningslinjer er jo viktigere er det å kjenne til dem. 4.3 Risiko for brudd på de etiske retningslinjene De etiske retningslinjene lister opp en rekke områder som folkevalgte og ansatte må forholde seg til. Folkevalgte og ansatte i fylkeskommunen skal unngå personlige fordeler av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak. Dette gjelder likevel ikke gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster o.l. Gaver omfatter ikke bare materielle - Arbeid med etikk - 23