Møteinnkalling Kristiansand kontrollutvalg Dato: 24.09.2015 kl. 15:00 Møtested: Rådhuskvartalet, møterom Anna Jacobsen (kj. Etg.) Arkivsak: 15/10170 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: alexander.etsy.jensen@temark.no eller tlf. 91 82 75 45. Vara møter bare etter egen innkalling. Tommy Tolfsen (FRP) har meldt forfall og Tore Leif Nilsen (FRP) møter. Sakskart Side Møteinnkalling 1/15 15/13455-1 Godkjenning av møteinnkalling 24.09.15 3 Møteprotokoll 1/15 15/13454-1 Godkjenning av protokoll fra sist møte 11.06.15 4 Saker til behandling 35/15 15/13469-1 36/15 15/13481-1 Rutiner og retningslinjer knyttet til lukking av politiske møter og pålegg om taushetsplikt til folkevalgte Rapport fra tilsyn med Kristiansand legevakt - Fylkesmannen i Vest-Agder 5 6 37/15 15/13784-1 Selskapskontroll Nye Kristiansand Bompengeselskap AS 8 38/15 15/13466-1 Torvparkering AS 9 39/15 15/13788-1 Rapport - Byggeprosjekt "Rådhuskvartalet" 12 40/15 15/12586-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 - Kristiansand kommune 14 41/15 15/10620-1 Innspill til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 18 1
42/15 15/13492-1 Andre orienteringer i møte 24.09.15 20 43/15 15/13497-1 Referat- og drøftingssaker i møte 24.09.15 21 Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 18.09.2015 For Leder Vidar Kleppe Alexander Etsy Jensen Sekretær for kontrollutvalget 2
Møteinnkalling 1/15 Godkjenning av møteinnkalling 24.09.15 Arkivsak-dok. 15/13455-1 Arkivkode. 033 1 Kristiansand kontrollutvalg 2 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 1/15 Møteinnkalling 24.09.15 godkjennes. Vedlegg: Møteinnkalling 24.09.15 3
Møteprotokoll 1/15 Godkjenning av protokoll fra sist møte 11.06.15 Arkivsak-dok. 15/13454-1 Arkivkode. 033 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 1/15 Protokollen fra møte 11.06.15 godkjennes. Vedlegg 1: Protokoll fra møte i kontrollutvalget 11.06.15 Vedlegg til sak Protokoll 11.06.15.pdf 4
Saker til behandling 35/15 Rutiner og retningslinjer knyttet til lukking av politiske møter og pålegg om taushetsplikt til folkevalgte Arkivsak-dok. 15/13469-1 Arkivkode. 033 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 35/15 Saken legges frem uten innstilling. Bakgrunn for saken: Bakgrunnen for at kontrollutvalget ønsker å rette fokus på temaet er en undersøkelse foretatt av Aftenbladet (publisert: 17.12.2014) og senere fulgt opp av Fædrelandsvennen (publisert 12.08.15). Med den bakgrunn inviterte sekretariatet organisasjonsdirektør Eva Berglund Åsland, til kontrollutvalgets møte for å orientere om saken. Saksopplysninger: Undersøkelsen det vises til slår fast at Kristiansand kommunes regelverk for folkevalgte strider mot gjeldende lovverk når det gjelder lukking av politiske møter og pålegg om taushetsplikt til folkevalgt. I Kristiansand kommunes regelverk «Saksbehandlingsregler for folkevalgte» står følgende: «Blir det vedtatt å behandle sak for lukkede dører, plikter organets medlemmer og kommunalt ansatte som måtte være til stede, så langt ikke annet er vedtatt, å bevare taushet om forhandlingene og de vedtak som gjøres.» Kommunal- og moderniseringsdepartementet sendte i januar ut et brev til kommunene, der det gjøres oppmerksom på at kommunens regelverk strider med lovverket. Det er kun i tilfeller der det dreier seg om taushetsbelagte enkeltopplysninger at politikerne kan ilegges taushetsplikt. Departementet minner også om at loven skulle ha vært praktisert slik siden 2000. Organisasjonsdirektøren er invitert til kontrollutvalgets møte for å orientere om kommunens rutiner og retningslinjer knyttet til lukking av politiske møter og pålegg om taushetsplikt til folkevalgte i den forbindelse. Kontrollutvalget ønsker svar på hvor langt kommunen har kommet i arbeidet med å revidere disse retningslinjene, slik at kommunens retningslinjer bringes i samsvar med departementets lovforståelse. Videre er kontrollutvalget kjent med at administrasjonen jobber med et endringsforslag og at det vil bli lagt frem på et av de første bystyremøtene. Kontrollutvalget ønsker i den forbindelse en statusoppdatering. Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem uten forslag til vedtak. 5
36/15 Rapport fra tilsyn med Kristiansand legevakt - Fylkesmannen i Vest- Agder Arkivsak-dok. 15/13481-1 Arkivkode. 210 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 36/15 Kontrollutvalget tar tilsynsrapporten fra Fylkesmannen i Vest-Agder, samt rådmannens redegjørelse til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har tidligere bedt om å få forelagt enhver tilsynsrapport som kan være av interesse for utvalgets arbeid. I kontrollutvalgets møte 11.06.15 under sak 34/15-2 (Eventuelt), orienterte sekretariatet utvalget om at Fylkesmannen i Vest-Agder har gjennomført et tilsyn med Kristiansand legevakt og at det er avlagt rapport datert 06.05.15. Sekretæren gjorde videre oppmerksom på at rapporten ikke var videresendt sekretariatet for behandling i kontrollutvalget, som avtalt med Fylkesmannen. Sekretariatet foreslo derfor å sette opp en orienteringssak i neste møte, der helse- og sosialdirektør Wenche P Dehli inviteres for å redegjøre for saken. Saksopplysninger: Fylkesmannen i Vest-Agder har gjennomført et tilsyn med Kristiansand legevakt i tidsrommet 17.12.14-29.05.15 og har utarbeidet en rapport datert 06.05.15. Rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen det reviderte området, samt vurdering av det arbeidet som er gjort. Tilsynets vurderingstema var om Kristiansand kommune sikrer at de som bor eller oppholder seg i kommunen, og innbyggere fra kommuner som Legevakten har avtale med, får forsvarlige legevakttjenester. Tilsynet hadde særlig fokus på disse områdene: Kompetanse og ressurser Kommunikasjon og samhandling Tilgjengelighet, responstider og prioritering Journalføring og dokumentasjon Taushetsplikt Avvikssystem og internkontroll Det fremkommer av rapporten at det var grunnlag for å gi to avvik: Avvik 1 Kristiansand kommune sikrer ikke at pasienter som har krav på legevakttjenester fra Kristiansand legevakt får forsvarlig helsehjelp 6
Avvik 2 Kristiansand legevakt har ikke lagt til rette for å hindre at uvedkommende får tilgang til pasientopplysninger For øvrig vises det til rapporten som ligger vedlagt saken. Helse- og sosialdirektør Wenche P Dehli er invitert til kontrollutvalgets møte 24.09.15 for å redegjøre for hva kommunen vil gjøre for å følge opp Fylkesmannens avvik og hvor langt kommunen har kommet i arbeidet med å sikrer at de som bor eller oppholder seg i kommunen, og innbyggere fra kommuner som Legevakten har avtale med, får forsvarlige legevakttjenester. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta tilsynsrapporten fra Fylkesmannen i Vest-Agder, samt rådmannens redegjørelse v/ Helse- og sosialdirektør til orientering. Vedlegg 2: Rapport fra tilsyn med Kristiansand legevakt - Fylkesmannen i Vest-Agder datert 06.05.15 7
37/15 Selskapskontroll Nye Kristiansand Bompengeselskap AS Arkivsak-dok. 15/13784-1 Arkivkode. 216 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 37/15 Innstilling til bystyret: Bystyret tar selskapskontrollrapporten Nye Kristiansand Bompengeselskap AS til orientering. Rådmannen bes om å følge opp rapportens anbefalinger og rapportere tilbake til kontrollutvalget innen 31.03.16. Rapporten oversendes Nye Kristiansand Bompengeselskap AS med anbefaling å følge opp rapportens merknader og anbefalinger til selskapet. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har vedtatt gjennomføring av selskapskontroll i Nye Kristiansand Bompengeselskap AS ihht. plan for selskapskontroll for Kristiansand kommune for valgperioden 2011-2015. Saksopplysninger: Formålet med selskapskontrollen fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. I følge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteresser i de selskapene som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskapet gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontroll kan også omfatte forvaltningsrevisjon. På oppdrag fra kontrollutvalget har Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS gjennomført selskapskontroll av Nye Kristiansand Bompengeselskap AS. I tillegg til den obligatoriske eierskapskontrollen omfatter kontrollen også en utvidet kontroll av tjenestekjøp i forhold til anskaffelsesregelverket og investering i et felles driftsselskap for bompengeselskapene på Agder. Revisjonen legger frem rapporten i møtet. Rapporten er på tidspunkt for utsendelse av sakspapirene ikke ferdig, derfor blir rapporten ettersendt utvalgets medlemmer direkte fra revisjonen. Vedlegg 3: Selskapskontroll Nye Kristiansand Bompengeselskap AS (ettersendes direkte fra revisjonen) 8
38/15 Torvparkering AS Arkivsak-dok. 15/13466-1 Arkivkode. 210 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 38/15 Kontrollutvalget avventer videre behandling av saken frem til avgjørelse foreligger fra ESA. Bakgrunn for saken: Saken har bakgrunn i en henvendelser til kontrollutvalget som følge av behandlingen i kommunalutvalgets møte 11.06.15, der de vedtok å inngå en festeavtale med Torvparkering AS om bygging av parkeringsanlegg under torvet. Saksopplysninger: Saken i korte trekk Parkeringsanlegg under Torvet Saken er omfattende og kompleks og har sin opprinnelse fra 80-tallet, da en prosjektgruppe i 1986 fra Kristiansand kommune fremmet forslag om å etablere parkeringshus under Øvre Torv. Bystyret vedtok den endelige reguleringsplanen for parkeringsanlegg under Torvet høsten 2013 (34 mot 18 stemmer). I juni vedtok kommunalutvalget å gå inn for en festeavtale med Torvparkering AS om bygging av parkeringshus med kapasitet til 400-450 biler. Avtalen går i korte trekk ut på at Torvparkering AS innvilges en 50 års festeavtale (med opsjon på ytterligere 10 år). Etter 50 år kan parkeringshuset tilfalle kommunen. Etter 60 år vil anlegget havne i kommunens eie - uten vederlag. Anlegget, som skal bygges av Veidekke AS, vil koste om lag 210 millioner kroner. Byggestart er ventet september 2015 og utbygger håper det er ferdig innen jul 2016. Motstanden mot Parkeringsanlegg under Torvet Motstanden mot etablering av parkeringshus kan sies å være todelt, på den ene siden er motstanden politisk motivert, og på den andre siden er motstanden begrunnet med at det er begått formelle feil iht. Kommuneloven (Koml.) 59. Når det gjelder den delen som er politisk motivert er det viktig å presisere at kontrollutvalget ikke er et organ for politisk omkamp og av den grunn ikke skal gå inn i den delen av saken. Når det gjelder den andre delen av saken, hvorvidt det er begått formelle feil i denne enkeltsaken, er det opp til fylkesmannen å vurdere lovligheten av vedtaket fattet av kommunalutvalget 11.06.15 jf. Koml. 59. Ved lovlighetskontroll skal det tas stilling til om avgjørelsen er innholdsmessig lovlig, er truffet av noen som har myndighet til å treffe slik avgjørelse, og er blitt til på lovlig måte. 9
Påstander om at det er begått formelle feil Leder i Vest-Agder SV, Alf Holmelid har henvendt seg formelt til kontrollutvalget via revisjonen 12.07.15. Holmelid reiser følgende spørsmål: - I forbindelse med utlysningen på DOFFIN, ble det satt en rimelig frist (26 dager)? - Tilfredsstiller Torvparkering AS kriteriene i utlysningen? - Er tjenesteavtalen i samsvar med vedtatt reguleringsplan? I tillegg er vi gjort kjent med at motstanderne har stilt spørsmål ved flere sider av saksbehandlingen gjennom media, samt henvendelser pr. e-post og telefon. Følgende problemstillinger/spørsmål er blitt reist: - Iht. Plan og bygningsloven, er Torvparkering AS pålagt å utarbeide en konsekvens/sårbarhets analyse? - Har det skjedd en "forfordeling" av en anbyder? - Var det riktig å utlyse dette som en Tjenestekonsesjon - Eller var det i realiteten en Bygg og anleggskonsesjon? - Er dette en tomtefeste avtale, eller i realiteten en eiendomsoverdragelse? - Er her en konkurransevridning overfor andre private aktører på markedet? Subsidiering via lav leie, tilskudd til heiser? - Hva er opplyst i konkurransegrunnlaget? Er prisen på leien og subsidiering av heis og trapp tatt med? - Rolleblanding/habilitet? Eftas overvåkningsorgan ESA Motstanderne mener det er begått feil da saken ble lyst ut på anbud. De mener det dreier seg om en direkte offentlig anskaffelse, noe som er i strid med EUs regler om fri konkurranse. Norge er forpliktet til å følge disse reglene gjennom EØS-avtalen. ESA overvåker at Norge ikke bryter reglene. Ellen Rudnes sendte en klage til ESA 13.08.15. ESA har nå saken til behandling og Kristiansand kommune arbeider med å utarbeide et svar til ESA. Det er formelt Næringsdepartementet som skal sende inn dette og har fått frist til 25.09.15. Midlertidig forføyning Motstanderne har også sendt inn en Begjæring om midlertidig forføyning. Den ble sendt tingretten 09.09.15 fra foreningen «Torvets venner» ved Per Holter-Andersen. Formålet med den midlertidige forføyningen var å stanse arbeidene med planleggingen og gjennomføringen av parkeringsprosjektet på torvet inntil de formelle forholdene omkring kommunens saksbehandling og beslutninger enten er akseptert av saksøker eller vurdert av retten i en ordinær rettssak. 15.09.15 traff Kristiansand tingrett slutning om at saken avvises. «Retten finner at Torvets venner ikke har den nødvendige tilknytning søksmålsgjenstanden, og viser til foreningens lave medlemstall, og at foreningen har hatt en svært kort levetid og således ikke har hatt nevneverdig høy virksomhet rettet mot å ivareta sitt formål» Fra Kristiansand kommune er rådmann Tor Sommerseth invitert til kontrollutvalgets møte for å redegjøre for kommunens svar til ESA. I tillegg er Leder for Vest-Agder SV Alf Holmelid invitert til kontrollutvalget for å redegjøre for sin henvendelse til utvalget. 10
Vurdering fra sekretariatet: Det er kun bystyret som kan pålegge kontrollutvalget oppgaver. Når det gjelder henvendelser fra andre parter, må kontrollutvalget selv vurdere om utvalget vil behandle forespørselen eller ikke. Om kontrollutvalget skal behandle en sak, vil være avhengig av om saken ligger innenfor kontrollutvalgets mandat. Påstandene som omhandler anskaffelsesregelverket mener sekretariatet blir ivaretatt av EFTAs overvåkningsorgans (ESA) undersøkelse av saken. Med tanke på at det er en pågående klageprosess hos ESA mener sekretariatet videre at det er hensiktsmessig at kontrollutvalget avventer ESA sin avgjørelse i saken, før kontrollutvalget vurderer om det bør iverksette nærmere undersøkelser. Vedlegg 4: Henvendelse fra Alf Holmelid datert 12.07.15 11
39/15 Rapport - Byggeprosjekt "Rådhuskvartalet" Arkivsak-dok. 15/13788-1 Arkivkode. 210 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 39/15 Kontrollutvalget tar rapport Byggeprosjekt «Rådhuskvartalet» til etterretning. Kontrollutvalget innstiller bystyret til å gjøre følgende vedtak: Bystyret tar rapport Byggeprosjekt «Rådhuskvartalet» til etterretning. Bystyret ber rådmann følge opp revisjonens anbefalinger og rapportere tilbake til kontrollutvalget innen 31.03.16 hvordan anbefalingene blir fulgt opp. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget i Kristiansand kommune har anmodet Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS om å foreta en gjennomgang av kommunens byggeprosjekt «Rådhuskvartalet». Utvalget vedtok på denne bakgrunn en prosjektplan for prosjektet, sak 29/2014. Saksopplysninger: I henhold til prosjektplanen har revisjonen forsøkt å besvare ulike problemstillinger. For det første har revisjonen forsøkt å gi en beskrivelse av prosjektets utvikling fra oppstartstidspunkt til ferdigstillelse. Videre har revisjonen redegjort for prosjektets organisering, bakgrunnen for valg av prosjektform, samt hvilke avtalerettslige reguleringer som utgjør kontrakts grunnlaget. Jamfør vedtatt prosjektplanen har ikke revisjonens rapport vurdert hvorvidt tekniske, bygg faglige og planmessige løsninger og funksjoner som det ble lagt opp til i forprosjektet er gode og hensiktsmessige, eller om de kostnadsrammene som forprosjektet skisserte har vært sannsynlige og realistiske. Rådmannens uttalelse datert 16.09.15 fremkommer av rapportens kapittel 8. Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS vil legge frem rapporten for kontrollutvalget i møte og svare på eventuelle spørsmål. Vurdering fra sekretariatet: Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS har levert en grundig rapport som tar for seg prosjektets utvikling fra oppstartstidspunkt til ferdigstillelse, i tillegg til å peke på konkrete punkter til forbedring. 12
Videre er det etter sekretariatets vurdering viktig at rådmann følger opp anbefalingene som fremkommer av rapporten. Vedlegg 5: Rapport Byggeprosjekt «Rådhuskvartalet» (sendes direkte fra revisjonen) 13
40/15 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 - Kristiansand kommune Arkivsak-dok. 15/12586-1 Arkivkode. 151 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 40/15 Kontrollutvalget innstiller følgende til bystyret: Bystyret vedtar framlegg til budsjett for 2015 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Kristiansand kommune med en ramme på kr. 8 066 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget fremmer med dette en sak for bystyret (via formannskapet) om budsjett for kontrollutvalget sin virksomhet, samt kjøp av revisjons- og sekretariats tjenester for 2016 i Kristiansand kommune. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til bystyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Kristiansand kommune for 2016. Kontrollutvalget sitt budsjett omfatter utgifter til selve driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester. Budsjettfremlegget er basert på erfaringstall (regnskapstall 2014) og delvis på anslag. Det er viktig at det settes av tilstrekkelig med midler til kontrollutvalgets virksomhet, slik at det ikke blir store svingninger om aktiviteten/kostnadene varierer fra et år til et annet. Sekretariatet har i vårt forslag omfordelt noe mellom de ulike budsjettpostene sammenlignet med budsjettfremlegget for 2015. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: Kurs og opplæring Det er viktig med tilstrekkelig ressurser til at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom 14
Kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale, fylkesvise og regionale samlinger er viktig i den sammenheng. Det er lokalvalg i år, og nytt kontrollutvalg skal velges i løpet av oktober 2015. Det er viktig at det nye kontrollutvalget kommer raskt i gang med arbeidet og at skolering, opplæring og nettverksbygging blir prioritert i 2015/2016. Sekretariatet foreslår å legge til rette økonomisk slik at alle medlemmene i kontrollutvalget får anledning til å delta på de viktigste opplæringstilbudene i 2016. Sekretariatet arrangerer to årlige konferanser i eigenregi. I tillegg har spesielt NKRF sin årlige konferanse i februar blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er forholdsvis kostbar å delta på, men er likevel en svært viktig faglig arena og som nettverksskaper. I tillegg arrangerer Forum for kontroll og tilsyn en tilsvarende fagkonferanser. Møtegodtgjørelse Regnskapstallene viser at denne posten har vært budsjettert noe for høyt, derfor har sekretariatet foreslått å justert posten for møtegodtgjørelse i tråd med regnskapstallene og anslag for 2016. En post som godtgjøring/tapt arbeidsfortjeneste avhenger både av aktiviteten i utvalget og hvilket godtgjøringsnivå kommunen ligger på Sekretariatstjenester Kristiansand kommune er medeier i Agder- og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/kommunestørrelse. Representantskapet har vedtatt en ny fordelingsnøkkel for kostnadene til selskapet med virkning fra 2016, dette for å fordele kostnadene mest mulig rettferdig. Dette vil medføre endringer utover forventet prisvekst for den enkelte kommune. Budsjettet for Temark vedtas først av representantskapet i november, sekretariatet tar derfor forbehold om at det kan bli endringer i anslaget vi har tatt høyde for i budsjettoppsettet. Revisjonstjenester Kristiansand kommune er medeier i Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS. Kostnader i selskapet blir fordelt etter en egen fordelingsnøkkel, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av selskapets representantskap. For detaljert delbudsjett fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS, samt forklaringer se vedlegg: Del-budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Songdalen kommune for 2016. Budsjettet kan spesifiseres som følger: 15
Alle tall er ekskl. mva. Budsjett Regnskap Budsjett Budsjett Tekst 2014 2014 2015 2016 Fast godtgjørelse folkevalgte 165 000 151 247 170 000 165 000 Møtegodtgjørelse 100 000 85 318 110 000 100 000 Tapt arbeidsfortjeneste 5 000-5 000 15 000 Arbeidsgiveravgift 35 000 35 390 36 500 37 000 Pensjonsinnskudd KKP 42 000 14 430 44 000 46 000 Delsum lønn og sosiale utgifter KU 347 000 286 385 365 500 363 000 Annonser, kunngjøringer mm 7 000 7 486-8 000 Bevertning, møtemat 35 000 40 135 35 000 40 000 Opplæring, kurs, fagmøter 25 000 10 070 25 000 50 000 Transportutgifter 6 000 14 255 6 000 15 000 Andre utgifter 10 000 7 110 17 000 10 000 Kjøp av ekstra tjenester 110 000-140 000 110 000 Delsum annet for KU 193 000 79 056 223 000 233 000 SUM DRIFT KONTROLLUTVALGET 540 000 365 441 588 500 596 000 Honorar sekretariat (Temark fra 01.07.14) 410 900 418 386 452 100 430 000 Honorar Kr.sand revisjonsdistr. vedr. møter 240 000 189 750 250 000 255 000 Selskapskontroll Kr.sand revisjonsdistr. 785 000 785 000 815 000 825 000 SUM KJØP EKSTERNE TJENESTER 1 435 900 1 393 136 1 517 100 1 510 000 TOTALT BUDSJETT Kontrollfunksjon 1 975 900 1 758 577 2 105 600 2 106 000 Revisjonen: Regnskaps- og forvaltningsrevisjon 5 590 000 5 523 900 5 800 000 5 960 000 Kommunens utgifter tilsyn og kontroll 7 565 900 7 282 477 7 905 600 8 066 000 Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet foreslår en budsjettramme på kr. 8 066 000,- for kontrollutvalget for 2016, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariattjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. Skulle det oppstå uforutsette situasjoner/hendelser hvor det blir behov for ekstraordinære granskninger/rapporter fra revisjonen eller det skulle være behov for å innhente ekstern kompetanse, kan behovet for tilleggsbevilgninger til kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for bystyret. Vedlegg 6: Del-budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Kristiansand kommune for 2016 16
Vedlegg til sak Revisjonens budsjett 2016 - Krist 17
41/15 Innspill til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Arkivsak-dok. 15/10620-1 Arkivkode. 217 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 41/15 Saken legges frem uten innstilling. Bakgrunn for saken: Sittende kontrollutvalg gis anledning til å komme med innspill til neste planperiode ut i fra deres kjennskap og kunnskap til kommunen. Saksopplysninger: Saken ble fremmet for kontrollutvalget i møte 05.05.15 sak 20/15, men ble da vedtatt utsatt til neste møte. Bestemmelsene om planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er hjemlet både i Kommuneloven, Forskrift om kontrollutvalg og Forskrift om revisjon. Forskrift om kontrollutvalg 10 og 13 gir nærmere bestemmelser om planarbeidet. For å sikre at bystyret velger ut de mest relevante prosjektene, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon og en plan for selskapskontroll. Planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er i utgangspunktet uavhengige av hverandre, men det kan være en fordel å samordne planarbeidet. Det nye kontrollutvalget og bystyret vil behandle plan for forvaltningsrevisjon for neste valgperiode i løpet av våren 2016. For å utarbeide gode planer som får frem hvilke områder i kommunen som bør kontrolleres, må det gjennomføres en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. En slik analyse er planlagt gjennomført vinteren/våren 2015/2016 og det er tradisjonelt revisjonen som gjennomfører den overordnede analysen i samarbeid med kontrollutvalget og sekretariatet. Det er viktig at kontrollutvalget er aktivt involvert i prosessen, spesielt når det gjelder vurdering og prioritering av prosjekt som skal gjennomføres i planperioden. Det kommer også frem av «Kontrollutvalgsboken» at kontrollutvalget selv er en viktig informasjonskilde i analysearbeidet. Det er derfor en fordel at kontrollutvalget selv er aktivt involvert i analysearbeidet. Kontrollutvalgsmedlemmene sitter på viktig kunnskap om kommunen med bakgrunn i sitt politiske engasjement og arbeidet i utvalget. Også revisjonen og sekretariatet vil ha erfaringer fra gjennomførte revisjoner, kontroller og behandlede saker som kan være viktige informasjonskilder. 18
Det er en fordel om det blir lagt til rette for en god prosess som sikrer at alle kontrollutvalgsmedlemmene deltar og får uttrykt sin mening. Det sittende kontrollutvalget har god kjennskap til kommunens virksomhetsområder og eierinteresser, derfor er det viktig at det sittende kontrollutvalget involveres i arbeidet med den overordnede analysen. Et erfarent kontrollutvalg på tampen av sin periode kan bidra med viktig informasjon, og oversikt over, kommunens virksomhet og kontrollutvalgets arbeid i perioden som har vært. Det er derfor viktig at denne prosessen blir vektlagt i kontrollutvalget, og det er bakgrunnen for at kontrollutvalget får forelagt denne saken på tampen av deres periode. Det legges med dette opp til at det sittende kontrollutvalget får en anledning til gi innspill i forkant av prosessen med analysearbeidet. Denne prosessen er ofte basert på innsamlet informasjon som, sammen med kontrollutvalgets egne erfaringer, danner grunnlag for å vurdere kommunens ulike tjenesteområder og eierstyring. Revisjonen vil legge frem et notat for kontrollutvalget som redegjør for hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som er prioritert i planperioden 2012-2015, i tillegg til å redegjøre for eventuelle restanser. Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem til drøfting i kontrollutvalget uten forslag til vedtak. Kontrollutvalgets medlemmer gis anledning til å komme med innspill til planarbeidet i møte. Vedlegg 7: Kristiansand - utført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i valgperioden 2011-2015 19
42/15 Andre orienteringer i møte 24.09.15 Arkivsak-dok. 15/13492-1 Arkivkode. 033 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 42/15 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Orienteringer fra revisjonen a. Løpende revisjon b. Pågående prosjekter c. Returkraft AS d. Uttalelser byggeregnskap Kristiansand kommune e. Sivilombudsmannen Gebyrforskrift for 2015 f. Narviga 15 Rekkefølgekrav/støyskjerm g. Gislemyrveien 2-4 brl. Klage på byggesak 2. Orienteringer fra sekretariatet a. Nytt saks og arkivsystem b. Opplæring av nytt kontrollutvalg 3. Orienteringer fra leder Vurdering fra sekretariatet: Vedlegg 8: Uttalelse Skytebane Farvannet Uttalelse Forurensning Bredalsholmen Uttalelse Forprosjekt svømmehall Uttalelse Aktivitetssenter Aquarama 20
43/15 Referat- og drøftingssaker i møte 24.09.15 Arkivsak-dok. 15/13497-1 Arkivkode. 033 1 Kristiansand kontrollutvalg 24.09.2015 43/15 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Innkommen post a. Miljøledelse/forvaltningsrevisjon henvendelse fra Miljøfyrtårn 2. Neste møte 29.10.15 kl. 15:00? 3. Eventuelt Vedlegg 9: Henvendelse fra Miljøfyrtårn datert 18.06.15 21