MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget Sted: Rakkestad Kulturhus, Formannskapssalen Dato: 02.09.2015 Tid: 09:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 5/15 15/558 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN 03.06.2015. 6/15 15/1547 UTVIKLING PÅ PERSONALOMRÅDET - RAPPORT TIL ADMINISTRASJONSUTVALGET 1. HALVÅR 2015 7/15 15/1309 INNBYGGERUNDERSØKELSE 2015 - MELDING Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf. 69 22 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 26. august 2015 Ellen Solbrække (s) Ordfører
GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN 03.06.2015. Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/558 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/15 Administrasjonsutvalget 02.09.2015 Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Administrasjonsutvalget den 03.06.2015 godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget den 03.06.2015. Side 2 av 7
UTVIKLING PÅ PERSONALOMRÅDET - RAPPORT TIL ADMINISTRASJONSUTVALGET 1. HALVÅR 2015 Saksbehandler: Steffen Tjerbo Arkiv: 032 Arkivsaksnr.: 15/1547 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/15 Administrasjonsutvalget 02.09.2015 Rådmannens forslag til vedtak Administrasjonsutvalget vedtar rapport for 1. halvår 2015. Vedlegg 1. Utvikling på personalområdet rapport til Administrasjonsutvalget 1. halvår 2015 Bakgrunn for saken Arbeidsdelings- og delegasjonsreglement for politisk nivå, vedtatt i kommunestyret 16.06.2011 (sak 32/11), pkt 7.2: Administrasjonsutvalget har ansvar og myndighet som partssammensatt utvalg i hht kommuneloven 25 og hovedavtalen del B 4. Administrasjonsutvalget skal dessuten: på prinsipiell basis behandle spørsmål og saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, og herunder 2 ganger pr. år behandle kommunens status og utviklingstrekk på personalområdet (februar og september) vedta personal- og lønnspolitiske planer Administrasjonsutvalget har følgende underordnede organer: Politisk forhandlingsutvalg har 3 representanter valgt blant administrasjonsutvalgets folkevalgte representanter. Politisk forhandlingsutvalg fastsetter avlønningen av rådmannen og ramme for avlønning av administrative ledelse (jf. hovedtariffavtale kap.3). For saker behandlet i politisk forhandlingsutvalg føres egen protokoll. Administrasjonens vurderinger Strategiplan for arbeidskraft i Rakkestad kommune for perioden 2014 2017 ble vedtatt av Rakkestad kommunestyre i februar 2014. Vedtatte plan er en revidering av opprinnelig plan som ble vedtatt i 2009. Målsettinger og tiltak som fremkommer av nevnte arbeidskraftplan gir en betydelig sikkerhet på et planmessig og utviklende arbeid innen personalpolitikken i Rakkestad kommune, satt i en ramme som fordrer og sikrer medvirkning og deltagelse fra ansatte og tillitsvalgte. Arbeidet med tiltaksbildet i gjeldende arbeidskraftplan er i gang, men det gjenstår to meget arbeidskrevende tiltak ved siden av mindre enkelte tiltak. Arbeidskrevende tiltak refererer til overordnet kompetanseplan samt revisjon av Rakkestad kommune sin beskrivelse og Side 3 av 7
Sak 6/15 målsetting med inkluderende arbeidsliv. Arbeidet med dette vil gå parallelt med lønnsforhandlinger høst 2015. Medarbeiderundersøkelse er gjennomført etter årshjul, og gir nå konkret styringsinformasjon for ledere og ansatte i deres arbeid med å skape en utviklende og tillitsfull arbeidshverdag, hvor arbeidsoppgaver er i sentrum. I perioden er ny avtale på personalforsikringer på plass og implementert, hvor det partsammensatte samarbeidet er ivaretatt etter bestemmelser i avtaleverk. Endringer i Arbeidsmiljøloven med innslag både pr januar 2015 og juli 2015 er ivaretatt med utarbeidelse av retningslinjer eller endringer av eksiterende retningslinjer og prosedyrer. Det er sysselsatt fire nye lærlinger fra og med høst 2015. Dette oppleves som en meget gledelig prioritering i en periode hvor det kuttes i budsjetter. Side 4 av 7
INNBYGGERUNDERSØKELSE 2015 - MELDING Saksbehandler: Kåre Kristiansen Arkiv: 401 Arkivsaksnr.: 15/1309 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/15 Eldrerådet 24.08.2015 6/15 Rådet for funksjonshemmede 25.08.2015 7/15 Ungdomsrådet 25.08.2015 13/15 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget 01.09.2015 14/15 Kultur- og oppvekstutvalget 01.09.2015 / Helse- og omsorgsutvalget 8/15 Arbeidsmiljøutvalget 26.08.2015 7/15 Administrasjonsutvalget 02.09.2015 / Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rådmannens orientering om Innbyggerundersøkelsen 2015 tas til orientering. Vedlegg 1. Hovedrapport sammenlignet Bakgrunn Rakkestad kommune gjennomførte Innbyggerundersøkelsen for første gang i 2015. Hovedhensikten var å få tilbakemeldinger fra innbyggerne i Rakkestad i hvilken grad de er fornøyd med de tjenester og den service som ytes. Undersøkelsen ble gjennomført via systemet Bedre Kommune, et heleid datterselskap av KS (Kommunenes Sentralforbund). 300 kommuner benytter årlig de ulike skjemaene som ligger i systemet Bedre Kommune. Innbyggerundersøkelsen gjennomføres som oftest ikke hvert år, mer vanlig er hvert 2 4 år. Rakkestad kommune har laget et løp for de ulike undersøkelsene hvor Innbyggerundersøkelsen gjennomføres hvert 4. år. Andre faktaopplysninger Undersøkelsen ble formidlet via Rakkestad kommune sin nettside og facebookside. Spredningen viralt i sosiale medier var god, og en videosnutt av ordføreren med oppfordring om å delta i undersøkelsen fikk over 600 visninger. Alle husstander i kommunen mottok hvert sitt informasjonsskriv, med en nettadresse og en unik kode. I samme brev stod det også at det var mulig for flere personer, over 18 år, i husstanden å svare. Da måtte man kontakte servicekontoret for å få tilsendt kode. Side 5 av 7
Sak 7/15 På samme måte kunne også de som ønsket å besvare manuelt, dvs på papir, også kontakte servicekontoret å få tilsendt skjema. Dette ble manuelt lagt inn av servicekonsulentene. For å forsøke å få flere innbyggere til å svare ble det lokket med 8 premier; 3 Ipader og 5 familehefter på kinoen. 462 personer besvarte undersøkelsen. Dvs om lag 14 % av husstandene. Administrasjonens vurdering Målsettingen for antall besvarelsen for denne undersøkelsen var en svarprosent på 20. Snittet i Norge ligger på omtrent 17 %. Med den bakgrunn er ikke Rakkestad kommune fornøyd med antall besvarelsen. Det betyr likevel ikke at de besvarelsene som er kommet inn ikke gir oss et grunnlag å jobbe videre med. Tvert om, det er mye god og nyttig informasjon å hente ut fra tilbakemeldingene. Like mange kvinner som menn besvarte undersøkelsen, mens det for aldersgruppene var nesten 64 % fra gruppen 40 66 år. Helt på landsgjennomsnittet Sammenlignet med de 44 kommunene som har gjennomført Innbyggerundersøkelsen siden 2013 ligger Rakkestad kommune jevnt med resten av landet i snitt på tilfredshet. Det betyr at innbyggerne i Rakkestad jevnt over er godt fornøyd med de tjenester og den service som ytes, helt på linje med mange andre kommune i Norge. Tallene viser, sammenlignet med resten av landet Hovedtrekkene viser på plussiden ift resten av landet: (større forskjell enn 0,3 prosentpoeng) Muligheter til å etablere egen virksomhet i kommunen Kommunen som bosted for eldre Tilbud av kafeer, restauranter og uteliv Muligheten for å skaffe seg leilighet Muligheten for å skaffe seg enebolig/rekkehus Muligheten for å skaffe seg tomt Næringsutviklingen Å bo i kommunen Informasjonen fra kommunen/bydelen Hovedtrekkene viser ift resten av landet, på minussiden: (større forskjell enn 0,3 prosentpoeng) Fastlegetjenesten Kollektivtilbudet innenfor kommunen Kollektivtilbudet inn og ut av kommunen Muligheten for sortering av avfall for gjenvinning Kommunens innsats for å møte klimautfordringene Muligheten for å påvirke kommunale beslutninger Høy og lav score uten å sammenligne med resten av landet Tallene viser at følgende skårer veldig bra: (5,0 eller mer av maks 6) Side 6 av 7
Sak 7/15 Hjemmesykepleietjenesten (5,0) Bibliotek/bokbussen (5,2) Henting av husholdningsavfall (5,1) Luftkvaliteten (5,2) Støynivået der du bor (5,0) Hvor trygt opplever du at det er å bo og ferdes i din kommune (5,1) Området der du bor (5,2) Tallene viser at følgende skårer ikke fullt så bra (3,4 eller mindre): Standard på veier og gater (3,0) Tilrettelegging for syklister (3,1) Kollektivtilbudet innenfor kommunen (2,1) Kollektivtilbudet inn og ut av kommunen (2,0) Hvordan folkevalgte i kommunen lytter til innbyggernes synspunkter (3,3) Hvordan folkevalgte i kommunen løser lokale utfordringer (3,3) Muligheten for å påvirke kommunale beslutninger (3,0) Hvordan kommunen følger opp det som er blitt lovet (3,1) Har du tillit til at kommunen behandler like saker likt (3,4) Tilbakemeldinger I skjemaet var det også lagt inn fritekstfelter hvor respondentene kunne gi sine egne tilbakemeldinger på hva de synes kommunen har fått til, hva kommunen ikke har fått til og om det var konkrete forslag til forbedring. Skole, barnehage, eldreomsorg og et levende sentrum var det de fleste var meget godt fornøyd med i Rakkestad, men også mange andre parametre fikk gode skussmål. Mindre fornøyd var innbyggerne med eiendomsskatten, standarden på veiene, utviklingen av sentrumsområdet, parkering i og rundt rådhuset/sentrum og manglende kollektivtilbud. Ovennevnte punkter gikk også igjen i forslag til forbedring, sammen med et ønske om bedre nett- og mobildekning i utkantstrøk. Side 7 av 7