LOKAL BEREDSKAPSPLAN for Fransk-norsk senter for humaniora og samfunnsvitenskap i Paris Programme franco-norvégien en sciences sociales et humaines Fondation Maison des Sciences de l Homme 190, avenue de France, 75013 Paris, +33 (0) 149542216 bureau 483, www.paris.uio.no rev. 22.04.2014 Døgnbemannet vakt- og alarmsentral: Varsling av BRANN, ULYKKER OG ALVORLIGE HENDELSER ; Alarmtelefon 228 56 6 66 Andre henvendelser tlf 228 55 0 07
Lokal beredskapsplan for Fransk-norsk senter for humaniora og samfunnsvitenskap i Paris Innhold Innhold: Del 1 Generelt Del 2 Organisering og instrukser 2.1 Varsling internt 2.2 Øvrige kontaktpersoner i Paris 2.3 Varsling eksternt 2.4 Hva skjer ved iverksettelse av beredskap 2.5 Instrukser for Del 3 Tiltakskort og prosedyrer 3.1 Sjekkliste 3.2 Tiltakskort for: A Brann/vannskade B Skadeverk/innbrudd C Gasslekkasje D Vannlekkasje E Ran, vold, trusler D Personskade E Bombetrussel F Bygningsmessig/teknisk svikt G Dødsfall
Del 1. Generelt 1.0 Om beredsskapsplanen Denne planen er utarbeidet for å dekke alle typer hendelser som UiO blir involvert i og det er et behov for krisehåndtering. Det refereres til UiOs sentrale beredskapsplan for mer om hensikten med, organiseringen av, grunnlaget og prinsippene for beredskapsplan og beredskapsledelse ved UiO. Den lokale beredskapsplanen skal være en beskrivelse av ansvar, organisering og oppgaver for situasjoner som krever ekstraordinære tiltak for å unngå eller begrense skadevirkninger for mennesker, miljø, materielle verdier samt enhetens og UiO s omdømme, og inkluderer tiltakskort eller referanse til prosedyrer for aktuelle situasjoner/hendelser i Paris. Den lokale beredskapsplanen vil gi en oversikt over prosedyrer og kontaktpersoner. Del 2. Organisering og instrukser Beredskap iverksettes ved fare- og ulykkessituasjoner innenfor UiO s bygningsmasse eller aktiviteter i UiO s regi, herunder feltoperasjoner og enheter i utlandet. Eksempler på dette kan være: Brann, eksplosjon, ran/trusler, sabotasje, alvorlig ulykke, forurensning, osv. Beredskap skal iverksettes når en uforutsett hendelse kan medføre store konsekvenser UiO på kort eller lang sikt. Med iverksettelse av beredskap menes at ledelsen samles for å ivareta sitt ansvar for, tiltak og ledelse ved en fare/ulykkessituasjon. Den sentrale beredskapsgruppen (SB) skal informeres om situasjonen, og vurderer behovet for egen etablering. Kontakt med SB gjøres via Vakt- og alarmsentralen eller unntaksvis til en av representantene. 2.1.1 Varsling internt Alle ulykker, hendelser etc varsles umiddelbart til: UiOs Vakt- og Alarmsentral NØDNUMMER 22 85 6666 eller 22 855007 Vakt- og alarmsentralen varsler videre i henhold til varslingsplan, herunder: Sentral beredskapsgruppe, Offentlige instanser, Hovedsentralbordet. Lokal beredskapsgruppe varsler de instanser/personer som er aktuelle ut fra situasjonen.
2.1.2 Interne ressurser og kontaktpersoner Senteret i Paris Navn Stilling Arbeid Mobiltelefon Privat Bjarne Rogan brogan@msh-paris.fr bjarne.rogan@ikos.uio no Kirstin B. Skjelstad skjelsta@msh-paris.fr FMSH Resepsjon / Accueil Sikkerhetsvakt/ Sécurité Senterleder +33 (0) 149542216 +33 (0) 679157551 Norsk: +47 93458268 Adm. leder +33 (0) 149542216 +33(0) 623751381 Norsk: +47 93068930 +33 (0) 149542000 +33 (0) 149541818 +33 (0) 979739920 2.2. Øvrige kontaktpersoner i Paris Navn Stilling Arbeid Mobiltelefon Privat Senterleders bolig 14, av. des Gobelins, 5e IPF, Utleier av Senterleders bolig Adm. leders bolig 37, rue Censier, 5e Vaktmester Lina Da Silva Vaktmester Gilles Santos +33 (0) 145359176 +33 (0) 143315800 +33 (0) 143365288 2.3 Varsling eksternt Ved alle ulykker og alvorlige situasjoner skal Vakt- og alarmsentralen varsles. Vakt- og alarmsentralen skal informeres dersom noen er varslet direkte. Vaktsentralen varsler videre i henhold til varslingsplan. I nødstilfeller, dersom man ikke straks får tak i ansvarlige personer ved Senteret i Paris, kan det være nødvendig å varsle ekstern i Paris: Enhet/instans Evt. kontaktperson/ Telefoner avdeling Politi Police 17 Brannvesen - Pompiers 18 Ambulanse - Samu 15 Lege - SOS médecin 3624 +33(0)147077777 +33(0)820332424 Apotek - Pharmacie 24/24 +33(0)145795319 Tannlege SOS dentiste +33(0)143375100 Den norske ambassaden i Paris +33(0)53670400
Forskerleilighet i 3, rue Henri Pape, 13e Vaktmester i Henri Pape Mme Desavis M Desavis +33(0)153629811 +33(0)145881239 +33(0)683484155 mobil +33(0)672475862 mobil 2.4 Hva skjer ved iverksettelse av beredskap? 2.4.1 Politiet vil ha kommandoen på et skadested Lokal beredskapsleder etablerer kontakt med politiets operative leder og tilbyr sin bistand. Politiet er alltid involvert ved hendelser og situasjoner der personer eller store verdier er i fare. Politiets operative uteleder vil lede og koordinere offentlige ressurser. Disse vil ikke erstatte virksomhetens egen beredskap, men er avhengig av å samarbeide med en organisasjon som har forberedt seg i tilstrekkelig grad. Det lar seg ikke gjøre å lage planer som kan følges slavisk i enhver situasjon, men nedenstående er et eksempel på ansvar og oppgaver som inngår i beredskapsledelse. 2.4.2 Fra observasjon eller melding om en fare/ulykkessituasjon til situasjonen er normalisert, må beredskapsledelsen igjennom følgende faser/vurderinger: Oppgaver Momenter 1. Situasjonsvurdering Hva har skjedd, hvor, når, hvem er berørt? Iverksettelse av strakstiltak Hva er omfanget? Få oversikt over situasjonen Vurder mulig utvikling/skadepotensial. Egen representant på stedet (med samband) 2. innkalling Internt: Lokal beredskapsgruppe Vakt- og alarmsentral (varsler sentral beredskapsgruppe og HFs beredskapsleder) Innkalling av aktuelle ressurser/nøkkelpersonell Eksternt: Ambulanse, brannvesen, politi 3. Vurdering og beslutning av tiltak Akutte behov (redning, evakuering, sikring /avsperring) Ivaretakelse av berørt personell. Interne ressurser, Eksterne ressurser. Prioriteringer. Hovedfokus 4. Iverksettelse av tiltak Etablering av kommunikasjon/samband Fordeling av oppdrag, oppgaver og ansvar 5. Administrativ og operativ ledelse 6. Normalisering og Ledelse på stedet: Operativ ledelse og kommunikasjon Fortløpende situasjonsvurdering. Oversikt over situasjonen Kontakt med sentral beredskapsgruppe og operativ enheter Ivaretakelse av pårørende Intern Mediakontakt/ ekstern (Sentral beredskapsgruppe, Informasjonsdirektør) Debrief med alle involverte Ettervern Gjenopptakelse av normal drift Rehabilitering (personell, materiell, miljø) Oppsummering av årsaker og forløp
Evaluering og dokumentasjon av beredskapsarbeidet (rapport) Hva ble gjort riktig, og fungerte bra? Hva må forbedres? Hva var vanskelig? Forslag til forebyggende tiltak og beredskap Forslag til oppdatering av dokumentasjon 2.5 Instrukser for 2.5.1 Intern (fakultet/enhet) Universitetets krise (intern del) Det interne sbehovet gjelder alle som har tilhørighet til UiO. Enten på grunn av generell interesse, eller ved at personell/enheter blir berørt. Informasjon må gis så tidlig som mulig, med angivelse av hvordan videre info vil bli gitt. Leder av lokal beredskapsgruppe kommuniserer med skadestedsleder, og er bindeledd til beredskapsleder på HF og sdirektør/sentral beredskapsgruppe. WEB-basert med telefonnumre, kontaktpersoner og nøkkelopplysninger. Informasjon i form av e-post til aktuelle fellesadresser. Avklares med sdirektør/sentral beredskapsgruppe: Lokale/møtested, Informasjon til tillitsvalgt, Informasjon til medarbeiderne Helsetjeneste/Krisepsykiatrisk bistand. 2.5.2 Ekstern og mediekontakt Universitetets krise (ekstern del) I første omgang vil politiets skadestedsleder ivareta uttalelser til media. Leder av lokal beredskapsgruppe kommuniserer med skadestedsleder og sdirektør/sentral beredskapsgruppe. Sentral beredskapsgruppe og sdirektør avgjør om mediehåndtering skal ivaretas sentralt eller lokalt, og kan gi fullmakt til lokal leder. SB/infodirektør avgjør om pressesenter skal etableres. Sentral beredskapsgruppe og savdelingen ivaretar: Fullmakter Pressemelding Infosenter for pårørende (telefon, samlingssted) Tid og sted for /uttalelser Informasjon via media
Del 3. Tiltakskort og prosedyrer 3.1 Sjekkliste Tiltak Iverksatt (tid) Ansvarlig Varsling til vakt- og alarmsentral til Lokal beredskapsgruppe Observatør, til Sentral beredskapsgruppe Områdeleder/stedfortreder for lokal beredskapsgruppe Varsling til beredskapsledelse HF Situasjonsvurdering Samling av beredskapsgruppe Iverksettelse av strakstiltak Vurdering av aktuelle tiltak ut fra situasjonen Gjennomføring av tiltak Loggføring og dokumentasjon (situasjonskart, personallister) Journalfører Informasjon internt Media Informasjonsansvarlig Informasjonsdirektør Sentral beredskapsgruppe 3.2 Tiltakskort Fare/ulykkessituasjoner som er vurdert, og som det er laget planer (tiltakskort) for: A B C D E D E F G Brann/vannskade Skadeverk/innbrudd Gasslekkasje Vannlekkasje Ran, vold, trusler Personskade Bombetrussel Bygningsmessig/teknisk svikt Dødsfall
Tiltakskort A Brann varsle: Brannvesen/Pompiers 18 og UiOs Vakt- og alarmsentral. Gi beskjed lokalt, ansatte, andre brukere Etablere kontaktperson på stedet Verifisere om skadeomfang Tiltak/instrukser Evakuering av personell fra truede områder Førstehjelp (fysisk/psykisk) Etablere oppholdsområde for evakuert personell Skadebegrensning Flytte/sikre verdifulle gjenstander/dokumenter Avsperring/vakthold Oppfølging av berørt personell Tiltakskort B Skadeverk/innbrudd/tyveri gi beskjed til Vakt- og alarmsentralen og eventuelt politi og andre relevante myndigheter. Tiltak Hindre uvedkommende adgang Sperre av åstedet (sporsikring) Sikre/notere vitner (navn/telefon) Signalement (øyenvitner) Vakthold Gjenopprett sikring av område/verdier Registrere skader Anmeldelse, rapportering
Tiltakskort C Gasslekkasje Varsle leder eller ansatte ved Senteret som videre vil varsle Brannvesen/Pompiers 18 og Tiltak UiOs Vakt- og alarmsentral. Dersom det oppstår gasslekkasje er det viktig å få skrudd av gasstilførselen. Forsøk først og fremst å gi beskjed internt (ansatte ved Senteret) og eksternt (Brannvesen/Pompiers 18). Rapportering av forløp: o Lokalt ansvarlige Tiltakskort D Vannlekkasje gi beskjed til Vakt- og alarmsentralen og eventuelt politi og andre relevante myndigheter. Rapportering av forløp: o Lokalt ansvarlige Tiltakskort E Ran/vold/trusler varsle Politi/Police 17, andre relevante myndigheter og UiOs Vakt- og alarmsentral Iverksett førstehjelp ved behov Tiltak Hindre uvedkommende adgang Sperre av åstedet (sporsikring) Sikre/notere vitner (navn/telefon) Skjerme berørte personer Signalement (øyenvitner) Mottak av politi Ettervern (samle berørte, debrief, psykisk støtte) Anmeldelse Rapportering Oppfølging av berørt personell
Tiltakskort F Personskade Iverksett førstehjelp Ring Ambulanse/Samu 15 varsle UiOs Vakt- og alarmsentral Tiltak Mottak av ambulanse (informere om hendelsesforløp) Sperre av åstedet (sporsikring) Sikre/notere vitner (navn/telefon) Skjerme berørte personer Ta vare på pårørende Ettervern: samle berørte, debrief, psykisk støtte Rapportering av skade: o Politi og arbeidstilsyn og HMS-ledelse o Skademeldingsskjema til: HMS-seksjonen Trygdekontor Statens Pensjonskasse Oppfølging av berørt personell Bombetrussel Tiltakskort G varsle Politi/Police17 og UiOs Vakt- og alarmsentral meldings- Tiltak Vurdere trusselen: Uspesifikk eller spesifikk? Er trusselen underbygd med krav, motiv, sted/tidsangivelse? Uspesifikk: Spesifikk: Unngå evakuering Evakuere angitt område hvis ingen andre Evakuere tilstøtende arealer indikasjoner Gjennomfør søk Konferer politi (lokalkjent+politi) Stille søk Spredning av evakuert personell Evakuér ved funn Info til evakuert personell Ved telefonisk/muntlig trussel: Meldingsmottaker må notere:hva som ble sagt. Stemme, tonefall, aksent, bakgrunnsstøy Skriftlig/elektronisk (eller annet) Sikre bevis/spor (kfr politi) mottaker
Tiltakskort H Bygningsmessig/teknisk svikt varsle relevante myndigheter (Brannvesen/Pompiers 18) og UiOs Vakt- og alarmsentral Tiltak Verifisere skadeomfang Prioritering i forhold til: Personer - Miljø Materiell Vurdere skadebegrensende tiltak Evakuering av personell fra truede områder Etablere oppholdsområde for evakuert personell Avsperring/vakthold Rapportering av skade: o Politi o Arbeidstilsyn o HMS-ledelse Oppfølging av berørt personell Tiltakskort I Dødsfall varsle relevante myndigheter (politi) og UiOs Vakt- og alarmsentral (Varsling av pårørende blir ivaretatt av politi, evt gjennom prest/trossamfunn) Tiltak Skjerme person og åsted mot uvedkommende og media Unngå spekulasjoner om årsak Forbered mottak av pårørende Rapportering av forløp: o Politi o Arbeidstilsyn o HMS-ledelse Ettervern og oppfølging av berørt personell