SULA KOMMUNE Valstyret INNKALLING MØTE NR. 2/16 Møtedato: 19.04.2016 Møtestad: Rådhuset, møterom 4.etg. Møtetid: Kl. 17:00 Eventuelt forfall skal meldast til servicetorget, tlf 70 19 91 00. Varamedlemmer møter berre etter nærare innkalling frå administrasjonen. Møtet er ope for publikum. Sula kommune 13.04.16 Jim Arve Røssevoll utvalsleiar
Sakliste Saksnr. Sakstittel Gradering 005/16 Godkjenning av møtebok nr. 1/16 006/16 Folkerøysting - opplegg for oppteljinga 007/16 Folkerøysting - Utlegging av manntal 008/16 Folkerøysting 19.mai - val av stemmestyre. 009/16 Rutine - brevrøysting
SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Åge Erstad Remvik Arkivsaksnr: 16/486 16/6238 Arkiv: Godkjenning av møtebok nr. 1/16 Utval: Møtedato: Saksnr.: Valstyret 19.04.2016 005/16 Møteprotokollen vert godkjent. Tittel Dok.ID Protokoll - Valstyret - 05.04.2016 267892 1
SULA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL 1/16 VALSTYRET Møtedato: 05.04.2016 Møtetid: Kl. 22:00-22:45 Møtestad: Rådhuset 4.etg Saksnr.: Følgjande medlem møtte Jim Arve Røssevoll Øystein Båtnes Vibeke Bjørkavåg Svein Værnes Jan Magnar Sandvik Parti AP FRP H KRF SUL Møteleiar: Jim Arve Røssevoll Frå administrasjonen: Rådmann Leon Aurdal og formannskapssekretær Åge Erstad Remvik Innkalling: Ingen merknad Sakliste: Ingen merknad Utlevert i møtet: ingen Behandla saker: 1/16-4/16 Orientering: Ingen Sp.mål/interpell.: Ingen Diverse: Ingen Underskrifter: Svein Værnes Jim Arve Røssevoll Jan Magnar Sandvik Åge Erstad Remvik referent
Saksliste Saksnr. Sakstittel Gradering 001/16 Godkjenning av møtebok nr. 7/15 002/16 Folkerøysting - utforming av stemmesetlar 003/16 Folkerøysting kommunereform - førehandsrøysting 004/16 Folkerøysting kommunereform - valdagen 19.mai Side 2
001/16: Godkjenning av møtebok nr. 7/15 Møteprotokollen vert godkjent. Behandling i Valstyret 05.04.2016 Rådmannen si innstilling vart samrøystes vedtatt. VALS- 001/16 Vedtak: Møteprotokollen vert godkjent. 002/16: Folkerøysting - utforming av stemmesetlar Ingen innstilling. Behandling i Valstyret 05.04.2016 Utforming vart drøfta, og valstyret kom fram til følgjande tekst/vedtak: "Folkerøysting om kommunereform i Sula kommune 19.mai 2016. Set kun eitt kryss: : Sula kommune bør bli ein del av regionkommunen Ålesund : Sula kommune bør halde fram som eigen kommune : Veit ikkje/ blank røyst Valsekretariatet vurderer egna løysing for blinde/svaksynte. Valstyret delegerer til ordførar og valsekretariat å bestille stemmesetlar i eit tilstrekkeleg tal." VALS- 002/16 Vedtak: Stemmesetelen ved folkerøystinga om kommunereform 19. mai 2016 skal ha følgjande tekst: "Folkerøysting om kommunereform i Sula kommune 19.mai 2016. Set kun eitt kryss: Side 3
: Sula kommune bør bli ein del av regionkommunen Ålesund : Sula kommune bør halde fram som eigen kommune : Veit ikkje/ blank røyst" Valsekretariatet vurderer egna løysing for blinde/svaksynte. Valstyret delegerer til ordførar og valsekretariat å bestille stemmesetlar i eit tilstrekkeleg tal. 003/16: Folkerøysting kommunereform - førehandsrøysting Valstyret vedtar følgjande for avviklinga av førehandsrøysting i samband med folkerøystinga om kommunereforma: 1. Periode for førehandsrøysting skal vere 29.april til 13.mai og røystestaden skal vere servicetorget på rådhuset i Sula. 2. Røystelokalet skal følgje opningstida i servicetorget (08.00-15.30) i veke 17/18, men halde ope til 18.00 i veke 19. 3. Det skal leggast til rette for førehandsrøysting på institusjon etter praksis ved ordinære val (Sloghaugvegen og Sulatunet), og i tillegg på ungdomsskulen (10.trinn). 4. Rådmannen får mynde til å oppnemne røystemottakarar for perioden. Behandling i Valstyret 05.04.2016 Rådmannen si innstilling vart samrøystes vedtatt. VALS- 003/16 Vedtak: Valstyret vedtar følgjande for avviklinga av førehandsrøysting i samband med folkerøystinga om kommunereforma: 1. Periode for førehandsrøysting skal vere 29.april til 13.mai og røystestaden skal vere servicetorget på rådhuset i Sula. 2. Røystelokalet skal følgje opningstida i servicetorget (08.00-15.30) i veke 17/18, men halde ope til 18.00 i veke 19. 3. Det skal leggast til rette for førehandsrøysting på institusjon etter praksis ved ordinære val (Sloghaugvegen og Sulatunet), og i tillegg på ungdomsskulen (10.trinn). Side 4
4. Rådmannen får mynde til å oppnemne røystemottakarar for perioden. 004/16: Folkerøysting kommunereform - valdagen 19.mai Valstyret vedtar at røystinga på dagen for folkerøysting 19.mai skal gå føre seg som følgjer: 1. Valkrinsar og vallokale skal vere som ved sist kommunestyre- og fylkestingsval (Solevågshallen, Mauseidvåg bedehus, Fiskarstrand bedehus og Langevåg bedehus). 2. Opningstida på valdagen skal vere frå 12.00 til 20.00. Behandling i Valstyret 05.04.2016 Valstyret vart samde om at vallokala skal opne kl. 10.00 valdagen 19.mai, elles vart rådmannen si innstilling samrøystes vedtatt.. VALS- 004/16 Vedtak: Valstyret vedtar at røystinga på dagen for folkerøysting 19.mai skal gå føre seg som følgjer: 1. Valkrinsar og vallokale skal vere som ved sist kommunestyre- og fylkestingsval (Solevågshallen, Mauseidvåg bedehus, Fiskarstrand bedehus og Langevåg bedehus). 2. Opningstida på valdagen skal vere frå 10.00 til 20.00. Side 5
SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Åge Erstad Remvik Arkiv: K1-002 Arkivsaksnr: 16/336 16/6249 Folkerøysting - opplegg for oppteljinga Utval: Møtedato: Saksnr.: Valstyret 19.04.2016 006/16 Valstyret godkjenner opplegget for oppteljing av røyster etter folkerøysting om kommunereform 19.mai, slik det er skissert i saka. Valsekretariatet utarbeidar detaljert instruks til stemmestyra og teljekorps. Bakgrunn of forslag til gjennomføring av oppteljing. Ettersom avvikling av rådgjevande folkerøysting ikkje er nærare regulert i lovverket, har kommunestyret vedtatt at vallova skal følgjast så langt denne passar. Vallova 10-4 til 10-6 teiknar opp enkelte hovudprinsipp for oppteljing, og desse bør følgast så langt det går. Det er ikkje lagt til rette for å gjennomføre maskinell oppteljing av setlar, og vi må ty til gamlemåten og telje manuelt. Valsekretariatet foreslår følgjande prinsipp og opplegg for oppteljinga: 1) Som i vallova vert det lagt til grunn at alle setlar skal teljast to gongar, førebels og endeleg. 2) Førehandsrøystene vert tald opp valdagen 19.mai for seg sjølv, og lagt til sides. Resultat og eventuelle tvilstilfelle vert lagt fram for valstyret. Resultatet vert ikkje offentleggjort før etter vallokala er stengt. Valsekretariatet og den/dei rådmannen peiker ut gjennomfører oppteljinga. 3) Eventuelle brevstemmer som kjem inn på sjølve valdagen vert lagt til side og kontrollert mot manntala når desse kjem tilbake frå krinsane (såkalla seint innkomne førehandsstemmer). 4) Kurante stemmer mottatt valdagen vert sortert og tald opp førebels på røystestaden (krinsvis), i samarbeid mellom stemmestyret og eit teljekorps frå rådhuset. Resultatet skal rapporterast inn til valsekretariatet per telefon. Når resultata frå alle krinsane er rapportert inn vert førebels oppteljingsresultat offentleggjort. 5) Framandstemmer (stemmer levert i annan krins enn der vedkomande er manntalsført) skal leggast i konvolutt etter mottak på røystestaden, samlast i samlekonvolutt og leverast rådhuset saman med resten av valmateriellet. Valsekretariatet kontrollerer desse opp mot avkryssingsmanntala etter at vallokala stengjer. Dei stemmesetlane som vert godkjende, skal takast med under endeleg teljing. Same prosedyre gjeld for tvilsame stemmesetlar (i praksis 1
setlar der det ikkje går fram kva for alternativ det er stemt på). 6) Endeleg oppteljing vert gjennomført på rådhuset, men kvar krins for seg. Når endeleg oppteljing er klar og godkjend at valstyret vert denne gjort offentleg. 7) Hovudkanal for publisering av resultat skal vere Sula kommune si heimeside. Vurdering: Sjølve oppteljinga vil vere enklare enn ved ordinære val, men det er venta eit høgare tal setlar å telje. Det er difor vanskeleg å anslå kor mykje tid vi vil bruke før endeleg resultat er klart, men det er god grunn til å håpe på at førebels resultat (som vil inkludere flesteparten av setlane) kan vere klart innan eit par timar etter at vallokala stenger. 2
SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Åge Erstad Remvik Arkiv: K1-002 Arkivsaksnr: 16/336 16/6243 Folkerøysting - Utlegging av manntal Utval: Møtedato: Saksnr.: Valstyret 19.04.2016 007/16 Valstyret vedtar at manntalet skal ligge ute til offentleg ettersyn på rådhuset i perioden 19.april til 19.mai. Bakgrunn for saka: Det er bestilt og mottatt manntal til folkerøystinga 19.mai. Skjæringsdatoen for manntalet er 29.februar, det vil seie at dei som var registrert busett i Sula kommune fram til denne datoen er dei som har stemmerett ved folkerøystinga. Manntalet vi har mottatt syner at det er 6822 røysteføre til folkerøystinga, irekna 16 og 17- åringane. Vallova seier at valstyret skal syte for at manntalet vert lagt ut til offentleg ettersyn så raskt det lar seg gjere, og fram til valdagen. Manntalet vert berre lagt ut i papirversjon. Manglande oppføring eller andre feil i manntalet kan påklagast til valstyret. 1
SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Åge Erstad Remvik Arkiv: K1-002 Arkivsaksnr: 16/336 16/6189 Folkerøysting 19.mai - val av stemmestyre. Utval: Møtedato: Saksnr.: Valstyret 19.04.2016 008/16 1. Valstyret vel slike stemmestyre for aviklinga av folkerøystinga 19.mai: Solevåg krins: Måseide krins: Fiskarstrand krins: Langevåg krins: Bakgrunn for saka: Til den praktiske gjennomføringa av folkerøystinga 19.mai må det settast ned eit stemmestyre i kvar krins. Stemmestyret har ansvaret for sine respektive vallokale, og røystemottak med tilhøyrande for- og etterarbeid. Erfaringane frå valet i fjor haust tilseier at det bør vere minst like mange i kvart stemmestyre som då, helst 1-2 ekstra og då særskilt i Langevåg krins. I fjor var stemmestyra slik samansett: Solevåg: 6 Måseide: 7 Fiskarstrand: 7 Langevåg: 10 Valsekretæren vurderer at det bør vere minst 7 i Solevåg, 8 kvar i Måseide og Fiskarstrand krins og 12 i Langevåg, dvs. til saman 35 personar. 13 av dei som sat i stemmestyra i fjor har sagt seg villige til å stille opp 19.mai, og det er 1
sendt ut førespurnad til alle gruppeleiarane om å forespørje og foreslå namn frå partia. Liste med forslag til endelege stemmestyre vert lagt fram i møtet. 2
SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Åge Erstad Remvik Arkiv: K1-002 Arkivsaksnr: 16/336 16/6182 Rutine - brevrøysting Utval: Møtedato: Saksnr.: Valstyret 19.04.2016 009/16 Valstyret vedtar rutine for brevrøysting slik denne går fram av punkt 1.- 4. i saksframlegget. Bakgrunn for saka: Kommunestyret har vedtatt at det skal vere mogleg å avlegge stemme per brevpost ved folkerøystinga om kommunereform 19.mai. Saksopplysningar: Til forskjell frå ordinære val er det ikkje mogleg å levere førehandsrøyster til røystemottak i andre kommuner eller utanriksstasjonar. Dersom dei som er folkeregistrerte i Sula kommune, men ikkje har høve til å røyste ved ordinær røystestad (førehand eller valdag) skal få avgitt si stemme, må det opnast for å sende inn si stemme per post. Dette inneber ei oppmjuking av dei vanlege kontrollrutinene, då det ikkje er mogleg å verifisere røystaren med sikkerheit. Følgjande rutine vert foreslått for best mogleg ivaretaking av anomymitet for den einskilde: Dei som ikkje kan røyste i førehandsperioden frå 29. april til 13. mai eller på sjølve dagen 19. mai, kan sende inn si røyst per brevpost. Det er viktig at brevrøysta vert sendt så tidleg som mogleg slik at Sula kommune har motteke denne innan 19. mai kl. 20.00. Framgangsmåte ved røysting pr. brev, jf. valforskrifta 28: 1. Nytt enten ein røystesetel skrive ut frå heimesida eller eit blankt ark der du skriv på alternativet du ynskjer. 2. Legg røystesetelen/arket i ein tom konvolutt og lim igjen. 3. Legg deretter den blanke konvolutten i ein ny konvolutt og påfør følgjande opplysningar: Folkerøysting Sula kommune 19.05.2016 Namn og adresse Fødselsnummer Skriv under med namn og dato Om mogleg bør eit vitne bekrefte at det som er påført konvolutten er rett 1
4. Legg konvolutten i ein oversendingskonvolutt til: Valstyret i Sula kommune Postboks 280 6039 Langevåg Vurdering: Det er eit mål at valdeltakinga skal bli høgast mogleg, og fordelen ved å opne for brevrøysting vert vurdert som høgare enn risikoen for juks. Brevrøysting vil vere aktuelt for ungdomar som studerer ute, men også andre som av ulike årsaker ikkje kan gjere nytte av det ordinære tilbodet. Det er valstyret si oppgåve å vurdere om tvilsame røyster skal godkjennast, og valsekretariatet vil leggje til side røyster/røystegjevingar det er tvil om. 2