Ski kommunes kommunikasjonsstrategi 2015-2018
Innledning Kommunikasjonsstrategien er et viktig styringsdokument for Ski kommune. Innholdet i strategien skal gjenspeiles og preges i overordnede planarbeider, IKT-strategien og daglig kommunikasjon i organisasjonen. Rådmannen er overordnet ansvarlig for kommunikasjonen internt og eksternt i organisasjonen. Ledere og øvrige ansatte er også medansvarlige for at all kommunikasjon er forankret i denne strategien. Kommunikasjonsstrategien gjenspeiler våre overordnede verdier om åpenhet og respekt. Den gjenspeiler også vår visjon «På sporet til fremtiden». Visjonen refererer blant annet til våre muligheter om utfordringer og ambisjoner i å utvikle kommunen som tjenesteyter. Vi skal kommunisere aktivt og helhetlig. Kommunikasjon er et vesentlig virkemiddel til å nå våre mål og samtidig løse våre oppgaver på en effektiv og god måte. Ski kommune er en kommune i stor vekst og utvikling. Uavhengig av kommunestruktur vil behovet for kommunikasjonsmåter bli enda mer varierte enn vi har i dag. Befolkningsveksten vil medføre et større fokus på og forventninger til kommunikasjon fra kommunen. Vi skal alltid være på sporet til fremtiden. Det er derfor helt avgjørende at vi har og følger opp en god strategi for vår samhandling med alle våre målgrupper. Audun Fiskvik Rådmann
Innholdsfortegnelse 1. Situasjonen i dag 1 2. Fremtidige mål 2 3. Etterrettelighet, tilgjengelighet og dialog 3 4. Kommunikasjon i organisasjonen 3 5. Ytringsfrihet og samfunnsdeltakelse 3 6. Mål 3 7. Målgrupper 3 8. Kommunikasjon med målgruppene 3 9. Ansvar og roller 4 10. Prioriteringer og tidsperspektiver 4
1. Situasjonen i dag Kommunikasjon generelt: Bevissthet om nytten av kommunikasjon i Ski kommune har vært tema de siste årene. Det har vært gjennomført opplæring av virksomhetsledere og ledergruppen i kommunikasjon med pressen, og det er utarbeidet en kommunikasjonsstrategi og en tilhørende operativ plan. Det er slått fast at den som har lederansvaret for en tjeneste, også har kommunikasjonsansvaret. Nettsidene (ski.kommune.no): På bakgrunn av en brukerundersøkelse ble det gjennomført en grundig opprydding og forenkling slik at nettsidene våre nå er funksjonelle for publikum. Den enkelte virksomhet er ansvarlig for sine virksomhetssider. Det er startet et arbeid for å fornye nettsideløsningen, inkludert å få en bedre søkemotor. Sosiale medier: Ski kommune sentralt er på Instagram og Facebook. Flere virksomheter er også på Facebook. Bruken av sosiale medier er ikke koordinert. Servicetorget: Servicetorget er et kontaktpunkt for henvendelser. I dag videreformidles kontakt til andre tjenestesteder. Mulighetene som ligger i telefonsystemet (for eksempel statistikk og søkefunksjon) brukes lite. Media/presse: Ski kommune tar få initiativ med hensyn til å få ut/selge inn saker. Bruk av sentrale nettsider til å publisere medie-/pressesaker skjer i begrenset grad, og fagtidsskrifter og andre medier utnyttes for lite. Kommunestyremøtene vises direkte på nett-tv, og kan ses på i ettertid. Omdømme: Ski kommune har fokus på omdømme. Kommunen har ingen vedtatt strategi for omdømmebygging. Internkommunikasjon: Ski-boksen (intranett) er en kommunikasjonskanal for ansatte i Ski kommune. Ski-boksen brukes bedre i dag enn tidligere, spesielt med hensyn til informasjon/nyheter. Retningslinjene for bruk av e-post kan etterfølges bedre. Ansattes aktive bruk av kalender (for eksempel oppføring av ferie og annet fravær) varierer i stor grad. Krisekommunikasjon: Kommunen har en beredskapsplan med operative dokumenter. I en krisesituasjon gjelder beredskapsplanen og tilhørende operative dokumenter. Øvelser har blitt avholdt. Flere ansatte er kurset i krisehåndteringsverktøyet («CIM») fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus. 1
2. Fremtidige mål Kommunikasjon generelt: Alle ledere og ansatte skal være motiverte til å informere aktivt om informasjon fra kommunen. Lederne må ha tett dialog med sine publisister. Rådmannens ledergruppe skal gå foran som et godt eksempel. Målet er at lederne inspirerer hverandre, ved å dele erfaringer. Nettsidene (ski.kommune.no): Virksomhetene skal sørge for å ha oppdatert informasjon om seg og sine tjenester. Vi skal ha en moderne og brukervennlig publiseringsløsning. Nettsidene skal være funksjonelle for både publikum og publisister. Søkemotoren skal være et velfungerende hjelpemiddel for publikum og et nyttig analyseverktøy for kommunikasjonsrådgiverne. Nettsidene skal være oppdaterte og politiske saker lett tilgjengelige. Kommunen skal aktivt informere om møteinnkallinger, protokoller og nett-tv sendinger fra kommunestyremøter. Postlistene skal være oppdaterte, oversiktlige og brukervennlige. Sosiale medier: Virksomhetene og rådmannens ledergruppe skal utnytte mulighetene som ligger i sosiale medier. Vi skal aktivt opprette flere kanaler og bruke disse profesjonelt. En totaloversikt over bruk av sosiale medier i kommunen skal foreligge og bruken skal være koordinert. Sosiale medier er et virkemiddel for å praktisere kommunens verdi om åpenhet. Sosiale medier skal brukes til å engasjere målgruppene våre, slik som å involvere innbyggerne i aktuelle politiske saker. Servicetorget: Servicetorget skal være et fagkompetent informasjonssenter, herunder også IKT, arkiv og posttjenesten, som både håndterer informasjon og andre tjenester i kommunen. Flere oppgaver skal løses på førstelinjen. Henvendelser som må videreformidles innad i kommunen, skal raskt håndteres av den aktuelle virksomhet. Virksomhetene skal ha tett dialog med informasjonssenteret. Informasjonssenterets telefonsystem utnyttes effektivt. Media/presse: Virksomhetslederne og rådmannens ledergruppe skal ha aktiv kontakt med mediene for å bli mer synlige i mediebildet. Vi skal være gode og trygge på mediehåndtering slik at det lett tas initiativ til mediesaker. Saker fra kommunen skal primært først publiseres på nettsidene. Kommunikasjonssjef skal være informert om mulige medie-/pressesaker. Virksomhetene skal utnytte fagtidsskrifter og andre medier. Omdømme: Arbeid med omdømme står sentralt i kommunen. Kommunen skal ha en egen strategi for omdømmearbeid. Internkommunikasjon: Ski-boksen skal være ansattes førstevalg for informasjon og nyheter. Ski-boksen skal videreutvikles. Felles informasjon skal bare legges på Ski-boksen. Ansattes kalendre i Outlook skal være oppdaterte. Alle virksomheter skal ha løsninger som gir alle ansatte enkel tilgang til informasjon elektronisk. Krisekommunikasjon: Både beredskapsplanen og de operative dokumentene skal være oppdaterte og aktuelle. I en krisesituasjon gjelder beredskapsplanen og tilhørende operative dokumenter. Øvelser skal avholdes regelmessig. Tilstrekkelig mange skal beherske krisehåndteringsverktøyet godt slik at vi til en hver tid har operativ kompetanse. 2
3. Etterrettelighet, tilgjengelighet og dialog Vi skal arbeide etter meroffentlighetsprinsippet, ivareta ytringsfriheten, holde svarfrister og arbeide for økt tilgjengelighet og service. Vi skal tilstrebe å imøtekomme økte ønsker og forventninger fra publikum. 4. Kommunikasjon i organisasjonen Våre ledere er ansvarlige for å kommunisere godt og relevant gjennom de plattformene vi har, både internt og eksternt. Arbeidet med å kommunisere aktivt skal gjenspeiles i våre virksomheters planer. Ansatte i Ski kommune er ansvarlige for å kommunisere faktiske forhold rundt egne ansvars- og fagområder. 5. Ytringsfrihet og samfunnsdeltakelse Å ytre seg fritt er en grunnleggende rettighet i Norge. Som samfunnsborgere, har ansatte både rett til å ytre seg fritt og anledning til å delta i samfunnsdebatten. Vi oppmuntrer våre ansatte til å ta del i den offentlige debatten, ut fra egne faglige forutsetninger og interesser. Den enkelte ansatte plikter å gi klart til kjenne sin rolle med hensyn til gjeldende sak, eventuelt ved å presisere at dette er personlige synspunkter og ikke en uttalelse på vegne av kommunen. Rådmannens ledergruppe har rett til å beslutte hvilke ansatte som uttaler seg på vegne av kommunen. Ansatte som opptrer på kommunens vegne, skal følge kommunikasjonsstrategien og etiske retningslinjer. Å varsle er å kunne kommunisere kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Arbeidstakers rett til å varsle er lovregulert. Ansatte oppfordres til å være bevisste rundt varsling, spesielt fordi disse bestemmelsene skal bidra til å styrke den reelle ytringsfriheten i et ansettelsesforhold. I noen tilfeller plikter arbeidstaker å melde fra. Mer om hvordan ansatte går frem for å varsle forsvarlig, finnes i vårt kvalitets- og internkontrollsystem («Kvalitetslosen»). 6. Mål Kommunikasjon skal brukes som et strategisk virkemiddel i Ski kommune. Det betyr at beslutninger og handlinger skal kommuniseres. Kommunikasjon er et virkemiddel for å nå kommunens mål og løse oppgaver på en effektiv og god måte. For å oppnå dette, må kommunikasjon integreres tidlig i alle prosesser og være en naturlig del av planlegging i Ski kommune. 7. Målgrupper Ski kommune har flere målgrupper. Forskjellige målgrupper krever ulike former for kommunikasjon. Vi skal sikre at målgruppene informeres både helhetlig og riktig: om muligheter, rettigheter og tjenester. Vi skal også kommunisere aktivt med målgruppene slik at alle opplever dialog og medvirkning. De viktigste målgruppene er: Innbyggere og brukere. Næringsliv. Lag og foreninger. Ansatte og tillitsvalgte. Medier og presse. Kommunens folkevalgte. Kommuner og stat. 8. Kommunikasjon med målgruppene Vi vil tilstrebe å kommunisere så enkelt og forståelig som mulig med våre målgrupper. Hovedsakelig betyr dette at vi skal: Informere forståelig, riktig og tydelig gjennom et klart språk. Være til stede og synlige på digitale og analoge arenaer. 3
Fokusere på mottakerne. Tilbakemelde på innspill og kommentarer. Være tilgjengelige for brukere. Praktisere åpenhet på innsyn i dokumenter og informasjon. Gjøre kommunens offentlige data tilgjengelig på en forståelig måte. Bruke vår grafiske design og visjon digitalt og i papirs form aktivt. 9. Ansvar og roller Kommunikasjon er et lederansvar. Alle ledere er ansvarlige for å kommunisere og informere profesjonelt og etisk forsvarlig både internt og eksternt. Rådmannen er leder for kommunens administrasjon. Han er hovedansvarlig for kommunikasjon i kommunen. Rådmannen er ansvarlig for å iverksette kommunikasjonsstrategien og at kommunikasjon brukes som et strategisk virkemiddel i vår organisasjon. Kommunen har opprettet en kommunikasjonssjef-stilling, som skal være en ressurs for kommunikasjonsarbeidet. Rådmannens ledergruppe er ansvarlig for at strategien følges opp innenfor egne ansvarsområder. Virksomhetslederne er ansvarlige for all kommunikasjon i forbindelse med sin virksomhet. Øvrige ansatte er ansvarlige for å kommunisere godt og relevant gjennom de plattformene vi har, både internt og eksternt. Kommunens administrasjon vil fornye den operative planen i løpet av høsten 2015, i forbindelse med denne kommunikasjonsstrategien. 10. Prioriteringer og tidsperspektiver Prioriterte områder i perioden: Nettsidene. Nettsidene skal være mer moderne, brukervennlige og funksjonelle. Sidene videreutvikles fortløpende og omtales i operativ plan. Omdømme. Kommunen skal ha en egen strategi for omdømmearbeid. Denne skal ferdigstilles høst 2016. Informasjon. All sentral håndtering av informasjon til og fra kommunen skal ha høy faglig kompetanse. Organisering av dette arbeidet påbegynnes 2015 og skal ferdigstilles 2017. Sosiale medier. Dette er et virkemiddel for å praktisere kommunens verdi om åpenhet, og brukes til å engasjere målgruppene våre. Dette videreutvikles fortløpende og omtales i operativ plan. 4