Eksempel standard kontoplan for statlige virksomheter - Overføring av balansekontoer til nytt år Dette eksempelet er ment til hjelp for virksomhetene ved implementering av nye krav til S-rapport. Fra 1.1.2014 skal S-rapporten inneholde kapittel, post og artskonto etter standard kontoplan. Eksempelet viser hvordan en bruttobudsjettert virksomhet kan innrette bokføringen ved overføring av utgående balanse per 31. 12.2013 til inngående balanse per 1.1.2014. Først viser vi bokføringer i virksomhetens i år 20x1. Deretter viser vi hvordan virksomheten foretar årsavslutningspostering for 20x1. Tilslutt viser vi trigging/overføring av balansekontoer fra år 20x1 til år 20x2 som skal foretas i periode 13 eller liknende, og da spesielt trigging/overføring av underkonto 1980 og 1990 til nytt år. 1) Forutsetninger Eksempelet er en bruttobudsjettert virksomhet som fører regnskapet etter kontantprinsippet. For å forenkle eksempelet har vi ingen inngående balanse. 2) Transaksjoner i virksomhetens regnskap i år 20x1 1 Utgifter til husleie kr 50. Utbetalt over bank. 2 Kjøp av datamaskiner kr 30. Finansiert av leverandørgjeld per 31.12.20x1. 3 Lønnsutgifter kr 70, ubetalt skattetrekk per 31.12.20x1 kr 25. Lønnsutgifter utbetalt over bank. 4 Arbeidsgiveravgift ( 14,1%) av lønnsutgiftene utgjør kr 10. Virksomheten betaler ikke arbeidsgiveravgift, men belaster sentralt kapittel 5700.72 som motpost til utgiftsføringen.
3) Bokføring av årets transaksjoner Transaksjon Rapportering i S- rapport Rapportering på kapittel/post 1 6310 Leie lokaler fra Statsbygg 50 50 1xxx.01 1 virksomheter) -50-50 2 4980 Datamaskiner (PCer, servere m.m.) 30 2 2400 Leverandørgjeld -30 3 5000 Lønn fast ansatte 70 70 1xxx.01 3 virksomheter) -45-45 3 2600 Forskuddstrekk -25-25 (mellomværende) 4 5400 Arbeidsgiveravgift innberettede ytelser 1xxx.01 10 10 4 1986 Arbeidsgiveravgift -10-10 5700.72 Sum 0 0
4) Gruppering etter kontonummer Nedenfor har vi gruppert kontoene i stigende rekkefølge etter kontonummer. To transaksjoner er ført mot konto 1940 og rapportert i S-rapporten på statskonto. Nedenfor viser vi i egen kolonne hva som blir endelig saldo på henholdsvis konto 1940 i virksomhetens og hva som rapporteres som endelig saldo på statskonto. Nedenfor viser vi hvordan vi finner det beløpet som skal benyttes ved årsavslutningsposteringen. Vi ser at summen av alle resultatkontoer er kr 160 (debet) og summen av balansekontoene er kr 160 (kredit). Følgelig skal det foretas en årsavslutningspostering med kr 160. Sum per konto i virksomhetens Rapportering i S-rapport Sum per Rapportering kap/post i S- på rapport kapittel/post virksomheter) -50-50 virksomheter) -45-95 -45-95 1986 Arbeidsgiveravgift -10-10 Sum -10-10 5700.72 2400 Leverandørgjeld -30-30 2600 Forskuddstrekk balansekontoer -160 (mellomværende) -25-25 -25-25 4980 Datamaskiner (PCer, servere m.m.) 30 30 5000 Lønn fast ansatte 70 70 70 70 1xxx.01 5400 Arbeidsgiveravgift innberettede ytelser 1xxx.01 10 10 Sum 10 10 6310 Leie lokaler fra Statsbygg 50 50 resultatkontoer 50 50 1xxx.01 Sum 0 0 160 0 0
5) Årsavslutningspostering Det skal gjøres en årsavslutningspostering i en. Nettosummen av kontoklasse 3 til 7 og kontogruppe 80 og 81 (her kr 160) skal føres på konto 895 Avregning med statskassen, med motpost på underkonto 1999 Avregning - resultatet av periodens aktiviteter. Dette bør være den siste føringen i en for det aktuelle regnskapsåret. I endelig skal summen av alle resultatkontoer, inklusive årsavslutningsposteringen, være null. Sum eiendeler skal være lik sum virksomhetskapital og gjeld. Konto 193, 194, 195, 197, 198 og 199 klassifiseres som gjeld, det er med andre ord ingen eiendelskontoer i eksempelvirksomhetens. Sum balansekontoer er null. Årsregnskapet utarbeides før saldo på balansekontoene overføres til nytt år. Rapportering i S-rapport Rapportering på kapittel/post 1999 Avregning - resultat av periodens aktiviteter (bruttobudsjetterte virksomheter) 160 8950 Avregning med statskassen (bruttobudsjetterte virksomheter) -160
6) Fullstendig inkludert årsavslutningspostering Rapportering i S- rapport virksomheter) -95-95 1980 Mellomværende med statskassen - kontant (IB) 0 0 Rapportering på kapittel/post (mellomværende) 1986 Arbeidsgiveravgift -10-10 5700.72 1990 Avregning med statskassen - andre tidsavgrensningsposter (IB) 0 1999 Avregning - resultat av periodens aktiviteter (bruttobudsjetterte virksomheter) 160 2400 Leverandørgjeld -30 2600 Forskuddstrekk Sum balansekontoer 0 (mellomværende) -25-25 4980 Datamaskiner (PCer, servere m.m.) 30 5000 Lønn fast ansatte 70 70 1xxx.01 5400 Arbeidsgiveravgift innberettede ytelser 1xxx.01 10 Sum 10 6310 Leie lokaler fra Statsbygg 50 resultatkontoer 50 1xxx.01 8950 Avregning med statskassen 0 (bruttobudsjetterte virksomheter) -160 Sum 0 0 0 Mellomværende med statskassen i S-rapporten IB 1.1.20x1 0 Årets endring i mellomværende () -25 UB 31.12.20x1-25
7) Overføring til nytt år etter at årsregnskapet er utarbeidet (periode 13 eller liknende) Avregning med statskassen i virksomhetens er todelt og består av konto 198 Avregning mellomværende med statskassen kontantrelatert og konto 199 Avregning med statskassen andre tidsavgrensningsposter. Konto 198 benyttes til å bokføre enkelte transaksjoner som skal rapporteres til statsregnskapet. Konto 199 benyttes til å bokføre enkelte transaksjoner som ikke inngår i rapporteringen til statsregnskapet. Ved rapportering av transaksjoner som inngår i mellomværende med statskassen (S-rapporten) skal virksomheten spesifisere totalt (akkumulert) mellomværende fordelt på artskontoene i standard kontoplan. Det innebærer at det for eksempel er skyldig skattetrekk på rapporteringstidspunktet som rapporteres på konto 260 Forskuddstrekk med kobling til statskonto, ikke endring skyldig skattetrekk. Når virksomhetene tar i bruk standard kontoplan for første gang, må de sørge for at inngående saldo (IB) på underkonto 1980 Avregning mellomværende med statskassen- kontant (IB) viser samme saldo som mellomværende med statskassen per 31.12 året før, men med motsatt fortegn. Årets endring i mellomværende med statskassen rapportert til statsregnskapet på statskonto i eksemplet er kr -25 og gjelder i dette enkle eksempelet forskuddstrekk. Siden virksomheten i dette eksempelet ikke har noen inngående balanse betyr det at beløpet som skal føres på konto 1980 er kr 25 (debet). Saldoen på underkonto 1980 står som en konstant gjennom året og oppdateres kun ved overføring av (IB) til nytt regnskapsår (periode 13 eller liknende). For å få S-rapporten til å gå i null må virksomheten koble underkonto 1980 til statskonto ved rapportering til statsregnskapet (S-rapport). mellomværende med statskassen vil i S-rapporten bestå av flere artskontoer i standard kontoplan, for eksempel balansekonto for skattetrekk og lønnslån til ansatte. Summen av alle artskontoer som er koblet mot statskonto for mellomværende med statskassen (), inklusive underkonto 1980, vil i S-rapporten vise endring i mellomværende med statskassen. Summen av alle artskontoer som er koblet mot statskonto for mellomværende med statskassen (), eksklusive underkonto 1980, vil i S-rapporten vise mellomværende med statskassen på rapporteringstidspunktet. Underkonto 1990 Avregning med statskassen andre tidsavgrensningsposter (IB) viser motposten til nettobeløpet av alle balanseposter som ikke inngår i mellomværende med statskassen. Saldoen på underkonto 1990 skal være konstant gjennom året. Saldoen endres kun i forbindelse med overføring av utgående balanse til nytt regnskapsår (periode 13 eller lignende). Andre tidsavgrensningsposter oppstår når det balanseføres transaksjoner i en som ikke skal rapporteres som mellomværende med statskassen. Eksempler på slike balansekontoer er kundefordringer og leverandørgjeld. Ved overføring til nytt regnskapsår overføres saldoen på alle balansekontoer, dvs. kontoklasse 1 og 2. Saldo på resultatkontoene overføres ikke til nytt regnskapsår. Saldoen på konto 193, 194, 195, 198 og 199 skal overføres til underkonto 1980 og 1990. Først endres saldoen på underkonto 1980 slik at den blir lik mellomværende med statskassen, men med motsatt fortegn (kolonne n Overføring av endring i mellomværende med statskassen til underkonto 1980 nedenfor). Dette kan eventuelt gjøres ved å benytte underkonto 1990 som motpost. Deretter overføres saldo på konto 193, 194, 195, 198 og 199 til underkonto 1990 (kolonnen Overføring av konto 193, 194, 195, 198 og 199 til underkonto 1990 nedenfor).
Trigger/overfører mot underkonto 1980 og 1990 i periode 13 eller liknende i forbindelse med overføring av balansekontoer til nytt år UB 31.12.20x1 Overføring av endring i mellomværende med statskassen til underkonto 1980 Overføring av konto 193, 194, 195, 198 og 199 til underkonto 1990 Inngående balanse 1.1.20x2 virksomheter) -95 95 0 1980 Mellomværende med statskassen - kontant (IB) 0 25 25 1986 Arbeidsgiveravgift -10 10 0 1990 Avregning med statskassen - andre tidsavgrensningsposter (IB) 0-25 55 30 1999 Avregning - resultat av periodens aktiviteter (bruttobudsjetterte virksomheter) 160-160 0 2400 Leverandørgjeld -30-30 2600 Forskuddstrekk -25-25 Sum 0 0 0 0 55 = -95-10 + 160 Konto 1990 er motpost til nettosummen av andre tidsavgrensningsposter som ikke rapporters til statsregnskapet.