Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF 22.september 2016 SAK NR 272016 Virksomhetsrapport per august 2016 Forslag til vedtak: 1. Styret tar virksomhetsrapporten til etterretning Gjøvik, 22.september 2016 Lars Erik Tandsæther Administrerende direktør
Sak 272016 Virksomhetsrapport per august 2016 1 Administrerende direktørs anbefaling Administrerende direktør anbefaler at Styret tar virksomhetsrapporten til etterretning Administrerende direktør er fornøyd med den økonomiske utviklingen for 2016. Kostnader og investeringer er lavere enn budsjettert, og kostnadsprognosene er redusert siden forrige rapportering. De finansielle utfordringene relatert til drift og ferdigstillelsen av nødnett som HDO nå ser for 201617 er diskutert med Helse og omsorgsdepartementet (ref. sak 172016) og med AD ene i de fire regionale helseforetakene. HDO avventer videre prosess mellom Helse og omsorgsdepartementet og de regionale helseforetakene vedrørende dette. Basert på regnskapet for august og de iverksatte kostnadsreduserende tiltak, gir en prognose på netto kostnad på kr 126,2 mill. mot et budsjett på kr. 140,8 mill. for 2016. Administrerende direktør er fornøyd med at den total kostnadsreduksjon for 2016 estimeres til kr. 14,7 mill. ut ifra de tiltakene og utsettelsene som foreligger. Dette vil gjøre at HDO HF ligger an til å fakturere de regionale helseforetakene for mindre enn budsjettert i 2016. Administrerende direktør viderefører de kostnadsreduserende tiltakene. Administrerende direktør mener at driftssituasjonen viser en bedring som reduserer risikoen for HDO videre. Planverket for videre innføring av nødnett er utarbeidet, og prosjektet har framdrift som planlagt. Antall nye feil registrert har en økning, men denne økningen er mindre enn prognostisert. HDO mener også å kunne se en bedring på leveranser fra leverandøren hva gjelder kvalitet og leveransetider. 2 Faktabeskrivelse Regnskapet for august 2016 viser en kostnad på kr. 13,4 mill. mot budsjett på kr. 17,4 mill. Akkumulerte kostnader er kr. 105,8 mill. mot budsjett kr. 123,2 mill. Dette gir en kostnadsreduksjon pr august på kr. 17,4 mill. Innføringsprosjektet er nå startet opp igjen etter sommeren. Denne stansen har ført til en lavere produksjon og kostnader så langt i 2016. Forsinkelsen medfører at kostnadene videreføres ut hele året og må videreføres lenger inn i 2017 en periodeforskyving i forhold til budsjettet. Dette vil medføre at den totale prosjektkostnaden for innføringen blir større enn tidligere estimert, fordi prosjektorganisasjonen må opprettholdes over en lengre periode. Regnskapet pr august er belastet med kr. 3,6 mill. i kostnader for 2014 og 2015 fra DNK, relatert til transmisjon, support og opplæring. Til tross for denne etterfaktureringen er driftskostnadene kr. 14,8 mill. under budsjett.
2.1 Målkort pr. august 2016 Økonomi August Akkumulert Målindikator Resultat Budsjett Akk. Resultat Akk. Budsjett trend Omsetning mot budsjett 13 773 17 411 105 842 122 976 Inntekt Kommunehelsetjenesten 1 636 2 000 11 937 14 200 Kostander ekstern bistand 1 217 4 231 16 226 29 304 Påløpte Investeringer 2 786 23 000 HR August Akkumulert Målindikator Baseline Mål Akk. Baseline Akk. Mål trend Bemanningsutvikling 61 71 61 71 Turnover 0 0 3 0 Sykefravær 4,20 % 5,00 % 4,30 % 5,00 % AMLbrudd 13 0 97 0 Driftsvolum August Akkumulert Målindikator Driftssatt Mål Akk. Driftssatt Totalt antall trend AMK plasser 0 0 130 134 AM plasser 0 0 56 76 Legevaktsplasser 0 2 142 217 Kommuner 0 10 276 428 Radioer 7 125 5850 7369 2.2 Økonomi pr. august 2016 Hittil i år Denne periode Avvik Avvik Omsetning Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Kr % Sum Omsetning (13 372 929) (17 411 297) (105 842 010) (123 256 532) (17 414 522) 14,13 Sum Varekjøp 79 391 100 000 247 185 800 000 552 815 69,10 Sum personalkostnader 4 927 636 5 407 207 33 699 751 34 995 382 1 295 631 3,70 Sum Driftskostnader 9 029 931 11 891 000 72 296 904 87 185 500 14 888 596 17,08 Sum Finans (33 676) 10 000 (312 949) (170 000) 142 949 (84,09) Resultat 630 353 (3 090) 88 881 (445 650) (534 531) Totale inntekter i august ble kr. 13,4 mill. mot budsjett på kr. 17,4 mill. Akkumulerte inntekter pr august er kr. 105,8 mill. mot budsjett på kr. 123,3 mill. et avvik på kr. 17,4 mill. Dette medfører at HDO har fakturert sine eiere for kr 15,1 mill. mindre enn hva som lå i budsjett. Kommunehelsetjenesten er fakturert kr. 2,2 mill. mindre enn budsjett, dette pga. stans og forsinkelser i innføringen.
Lønns og personalkostnad akkumulert utgjør kr. 33,7 mill. mot budsjett på kr. 35,0 mill. Avviket skyldes ikke besatte stillinger. Driftskostnader i august utgjør kr. 9,0 mill. mot budsjett på kr. 11,9 mill. som er kr 2,8 mill. under budsjett for august til tross for at driftskostnadene pr august er belastet med kr. 3,6 mill. fra DNK som er kostnader relatert til 2014 og 2015. Akkumulerte kostnader pr august er kr. 72,3 mill. mot budsjett på kr. 87,2 mill. et positivt avvik på kr. 14,9 mill. så langt i 2016. Kostnadsreduksjonen for innleie av konsulenter er alene på kr. 12,6 mill. Inntektene for 2016 er basert på tjenesteprising for de enkelte oppgaver og områder. Driften av kontrollrom for kommunehelsetjenesten belastes de enkelte legevakter ut i fra vedtatt modell for brukerfinansieringen. Dog medførte stansen i innføring reduserte inntekter for HDO fra kommunehelsetjenesten all den tid færre legevaktsentraler er driftsatt enn hva budsjettet forutsatte. 2 500 Andel kommunefinansiering Drift nødnett Budsjett Virkelig inntekt 2 000 1 500 1 000 500 Fakturering av kommunehelsetjenesten ble iverksatt fra januar 2016. Omsetningen for kommunehelsetjenestene i august ble kr. 1,6 mill. mot budsjett kr. 2,0 mill. Avviket skyldes som tidligere beskrevet færre driftssatte legevaktsentraler enn budsjettert pga. stansen i utrullingen av kontrollrom. Totalt er årlig inntekt fra kommunehelsetjenesten beregnet til kr. 26,5 mill. ved fullført innføring. Pga. at hele landet ikke er utbygget pt, er budsjett 2016 beregnet til en omsetning på kr. 22,6 mill. Stansen i innføringen vil redusere denne omsetningen for 2016. Akkumulert inntekt for drift av legevaktsentraler pr. august er kr 11,9 mill. mot budsjett kr. 13,9 mill. Dersom utrulleringstakten ikke økes betydelig, vil det ikke være mulig å innhente inntektstapet for inneværende år. Da det ikke fulgte midler med forsert utrulling, for å øke takten av utrullingen, har innføringstakten blitt redusert, for å redusere HDO sine kostnader.
5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 Konstnader ekstern bistad 2016 1000 nok i Virkelig kostnad Budsjett Kostnadene til ekstern bistand var budsjettert til kr. 4,2 mill. i august. Virkelig kostnad ble kr. 1,2 mill. Redusert kostnad til forsert utrulling og lavere ekstern bistand til drift og feltapparat har gitt en kostnadsbesparelse på kr. 12,6 mill. hittil i år. 2.3 Finansiering pr. august 2016 Akkumulert Omsetning og budsjett pr august Helse SørØst RHF Helse MidtNorge RHF Helse Nord RHF Helse Vest RHF Andre kunder Sum totalt Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Drift, administrasjon 9 250 000 9 416 940 4 625 000 4 708 470 4 625 000 4 708 470 4 625 000 4 708 470 706 304 1 700 000 23 831 304 25 242 350 Drift AMK 8 314 750 8 295 000 3 831 500 2 528 000 2 409 500 908 500 3 969 750 3 792 000 18 525 500 15 523 500 Drift AM 3 544 219 3 880 000 650 983 514 000 351 326 186 000 1 239 971 1 562 000 5 786 499 6 142 000 Drift LV 11 936 609 14 200 000 11 936 609 14 200 000 Drift radio 735 200 730 000 490 400 315 000 141 600 360 000 348 800 332 000 622 600 800 000 2 338 600 2 537 000 Opplæring / kurs 960 000 887 000 480 000 444 000 480 000 444 000 584 000 444 000 18 129 544 333 2 522 129 2 763 333 Basiskostnad 12 664 000 11 835 760 6 332 000 5 917 880 6 332 000 5 917 880 6 332 000 5 917 880 31 660 000 29 589 400 Innføringskostnad 2 007 000 1 900 000 1 201 000 2 300 000 3 411 400 3 025 667 1 549 600 2 000 000 8 169 000 9 225 667 Forsert utrulling 1 122 000 4 544 000 561 000 2 272 000 561 000 2 272 000 561 000 2 272 000 2 805 000 11 360 000 Retrofit 1 185 000 1 185 000 Ny teknologi 110 000 55 000 55 000 55 000 275 000 Forvaltningsoppgaver 1 822 209 911 104 911 104 911 104 4 555 522 Sum brutto 38 597 169 44 605 909 18 171 883 19 965 454 18 311 826 18 788 621 19 210 121 21 994 454 13 283 642 17 244 333 107 574 641 122 598 772 Statlige midler (10 831 720) (12 430 237) (5 550 160) (7 133 118) (7 053 232) (7 626 572) (5 787 208) (6 929 118) (29 222 320) (34 119 046) Sum netto 27 765 449 32 175 672 12 621 723 12 832 336 11 258 594 11 162 049 13 422 913 15 065 336 13 283 642 17 244 333 78 352 321 88 479 726 Drift og adminntekten fra de regionale helseforetakene er kr. 23,8 mill mot budsjett på kr. 25,2 mill. Driftsintektene for AMK og akuttmottaksplasser ble kr. 24,3 mill mot budsjett på kr. 21,6 mill. Det er blitt driftsatt flere AMK og akuttmottaksplasser i perioden enn budsjettert. Driftsinntektene på radio er på kr. 2,3 mill mot budsjettet på 2,5 mill. Inntektene fra Kommunehelsetjenesten pr. august ble på kr. 11,9 mill mot budsjett kr. 14,2 mill. Opplæringskonseptet ga en inntekt på kr. 2,5 mill mot budsjett kr. 2,7 mill. Reduserte inntekter på Legevaktsentraler medfører at driftskostnaden økes tilsvarende, til tross for det er totale driftskostnader, belastet RHF ene under budsjett. Totale innføringsinntekter brutto ble på kr. 42,6 mill. mot budsjett kr. 50,2 mill. Forbruk av statlige midler pr august er på kr. 29,2 mill. mot budsjett på kr. 34,1 mill. Redusert forbruk av statlige midler pr. august medføre at restbeholdningen av midler holder lenger ut mot slutten av året.
2.4 Likviditet Beholdningen av statlige midler for dekning av kommunehelsetjenesten er ved utgangen av august på kr. 10,6 mill. Forbruk i august ble kr. 4,1 mill. mot budsjett på kr. 4,5 mill. Beholdning på driftskontoen har økt i august pga. kvartalsvis fakturering til Kommunehelsetjenesten, samt at HDO foreløpig ikke har mottatt kostnader for investeringen i backupløsning fra DNK på kr. 17,1 mill. 2.5 Prognose 2016 Prognose / Årsbudsjett 2016 Helse SørØst RHF Helse MidtNorge RHF Helse Nord RHF Helse Vest RHF Andre kunder Sum totalt Prognose Budsjett Prognose Budsjett Prognose Budsjett Prognose Budsjett Prognose Budsjett Prognose Budsjett Drift, administrasjon 14 144 400 13 700 440 7 072 200 6 850 220 7 072 200 6 850 220 7 072 200 6 850 220 904 433 3 200 000 36 265 433 37 451 100 Drift AMK 12 580 750 11 968 500 5 964 500 5 095 500 4 147 500 3 081 000 6 102 750 6 043 500 28 795 500 26 188 500 Drift AM 5 144 219 5 310 000 1 050 983 846 000 651 326 512 000 1 439 971 994 000 8 286 499 7 662 000 Drift LV 18 735 930 22 675 000 18 735 930 22 675 000 Drift radio 735 200 730 000 490 400 315 000 141 600 360 000 348 800 332 000 742 600 1 003 000 2 458 600 2 740 000 Opplæring / kurs 1 422 446 1 367 000 752 000 684 000 684 000 684 000 856 000 684 000 181 554 844 333 3 896 000 4 263 333 Basiskostnad 20 484 000 17 915 760 10 242 000 8 957 880 10 242 000 8 957 880 10 242 000 8 957 880 51 210 000 44 789 400 Innføringskostnad 2 807 000 2 700 000 2 401 000 3 900 000 5 411 400 5 025 667 2 349 600 2 800 000 12 969 000 14 425 667 Forsert utrulling 1 122 000 6 760 000 561 000 3 380 000 561 000 3 380 000 561 000 3 380 000 2 805 000 16 900 000 Retrofit 5 090 000 5 090 000 Ny teknologi 112 000 222 000 56 000 111 000 56 000 111 000 56 000 111 000 280 000 555 000 Forvaltningsoppgaver 3 244 000 1 622 000 1 622 000 1 622 000 8 110 000 Sum brutto 58 552 015 69 007 700 28 590 083 31 761 600 28 967 026 30 583 767 29 028 321 31 774 600 20 564 517 27 722 333 165 701 962 190 850 000 Statlige midler (14 713 147) (14 510 957) (7 762 872) (8 377 478) (9 537 944) (8 935 969) (7 863 920) (8 053 478) (39 877 883) (39 877 883) Underdekning Statlige midler 0 0 0 0 0 Sum 43 838 868 54 496 743 20 827 211 23 384 122 19 429 082 21 647 798 21 164 401 23 721 122 20 544 517 27 722 333 125 824 079 150 972 117 Basert på regnskapet for august og de tiltak som er iverksatt for kostnadsreduksjon, gir dette en prognose på netto kostnad på kr 125,8 mill. mot et budsjett på kr. 150,9 mill. ut 2016. Total kostnadsreduksjon for 2016 er beregnet til kr. 25,1 mill. ut ifra de tiltakene og utsettelsene som foreligger. Det er iverksatt kostnadsreduserende tiltak for å redusere netto kostnad i 2016 da det ikke ble gitt nye statlige midler for dekning av Kommunehelsetjenesten i 2016. Forsinkelser og forskyvninger i innføringsprosjektet vil medføre økte kostnader totalt, siden prosjektet må opprettholdes lenger enn planlagt. De tiltak som er iverksatt omfatter: Forsert utrulling innleide konsulenter tas ned og avsluttes. Nye arbeidsoppgaver forsøkes fordelt internt før bruk av konsulenter eller nyansettelser. Oppgaver som ikke behøver å gå parallelt forskyves. Redusere reiseaktiviteten, utnytt videokonferanseutstyr i større utstrekning. Det forventes ingen kostnader for Retrofit i 2016 Forvaltningsoppgaver er ikke endelig vedtatt og det forventet ingen kostnader i 2016.
2.6 HR og merkantilt pr. august 2016 2.6.1 Sykefravær pr. august 2016 Sykefraværet i august 2016 var totalt på 4,3 %. Tilsvarende var fraværet i august 2015 på 4,8 % til sammenligning. Gjennomsnittlig sykefravær siste 12 måneder er 4,2 %. Målsetning er å ligge under 5,0%. 2.6.2 AMLbrudd pr. august 2016 Det er registrert 13 AMLbrudd i august 2016. I samme periode 2015 ble det også registrert 13 AMLbrudd. Akkumulert har HDO 92 AMLbrudd i 2016 mot 197 på samme tid i 2015.
2.6.3 Status bemanning pr. august 2016 HR Antall Beskrivelse Bemanning 61 ansatte 54 faste 7 på engasjement Oppsigelser/slutter 1 En fast ansatt sluttet 31.08 Nyansettelser Stillingsutlysninger Eksterne konsulenter 4 konsulenter 3 konsulenter til innføringsprosjektet ( 2,5 årsverk ) 1 konsulent for Kvalitet og risikostyring. Sykefravær 2 sykemeldt En ansatt 100 % En ansatt delvis sykmeldt Permisjon 0 Siden forrige rapportering er antall ansatte redusert fra 63 til 61, ved at 2 engasjement er avsluttet. 2.6.4 Merkantile prosjekter pr. august 2016 Hva Status Beskrivelse HelseCIM Pågår Ferdig installert, informasjonsmøte er gjennomført for 1 ansatt som tar dette videre internt i HDO samt oppsett tilpasset HDOs behov. Ferdigstilles høsten 2016. Anskaffelser, Radioterminaler og tilbehør Retrofit datahall og kontorlokaler Pågår Pågår Arbeidsmøter og workshop er gjennomført med PFT og DNK. Definere supportnivå, software update, teknisk support. Nytt møte med Inventura 25. mai for forberedelse av utlysning av konkurranse. Avventer avklaring rundt finansiering før videre prosess med Evry. Anskaffelse, Juridiske tjenester Pågår Arbeidet med nytt advokatanbud er i gang og ledes av HINAS. Anskaffelse av Økonomi og lønnstjenester Pågår Eksisterende avtale går ut 2016. Arbeidet med kravspesifikasjon er i gang for utlysning av konkurranse. De merkantile prosessene er under kontroll, og har ikke noen identifisert risiko eller mangel på framdrift.
2.7 Drift og brukerstøtte av kontrollrom Per 31. august 2016 hadde HDO driftsansvaret for totalt 135 kontrollrom. Dette er en økning på 12 kontrollrom siden april. På grunn av ferieavvikling i HDO og hos kundene har det ikke blitt driftsatt nye kontrollrom i juni, juli eller august. De siste 12 måneder (juni 15 juni 16) har HDO hatt en økning på i overkant av 80% målt i antall kontrollrom i drift. Som rapportert i sist styremøte avsluttet HDO arbeidet med oppgradering til funksjonalitetsrelease 4 (FR4) medio april. Programvaren inneholder fremdeles et antall større og mindre feil og mangler som det jobbes tett med leverandør for å løse. HDO mener at kvaliteten på leveransene fra leverandøren har bedret seg, sammenlignet med situasjonen for 12 måneder siden. På tross av at antall kontrollrom i drift er tilnærmet doblet siden juni 2015, har antall innmeldte feilsaker gjennom sommeren ligget på samme nivå som sommeren 2015. Antallet innkommende telefonsamtaler til HDO sin 1. linje support (08915) følger nøyaktig samme trend. Grunnen til den forbedrede situasjonen er sammensatt, men de antatt viktigste bidragsyterne er: Den store feilen knyttet til datakommunikasjon i løsningen for legevaktssentraler og akuttmottak som stoppet hele innføringsprosjektet en lengre periode vinteren 2015/2016 er rettet (golive ble gjenopptatt 30. mars 16 etter nesten 4 måneders utsettelse) Alt arbeid som HDO har lagt ned i test og godkjenning av FR4 materialiserer seg i en mer stabil programvare. Test og godkjenningsprosessen av FR4 tok over 1,5 år og leverandør måtte komme med en rekke oppdateringer av sin programvare før den ble godkjent. Dette har påført HDO økte kostander, men resultatet sett fra sluttbruker sitt ståsted er langt bedre enn tidligere. HDO har videreutviklet og optimalisert overvåkningen av hele kontrollromløsningen slik at flere feilsituasjoner avverges før det oppleves som feil hos sluttbruker HDO avventer rettelser på ytterligere feil avdekket gjennom interne tester på Funksjonalitetsrelease 5 (FR5). Det foreligger ingen nærmere plan for når oppgradering kan starte. Antallet innmeldte feilsaker til HDO har gjennom sommeren fulgt samme trend som tidligere sommeren med en kraftig nedgang. Dette kombinert med lav aktivitet i innføringsprosjektet har gjort at ressurssituasjonen i drift har vært tilfredsstillende gjennom hele sommerperioden. Basert på de siste erfaringer som er gjort med feilsituasjonen i leveransen, er det gjort justeringer av prognosene for uønskede hendelser gjeldende resten av 2016 og første halvår 2017. Dagens prognose strekker seg til juni 2017 tidspunktet for planlagt avslutning av innføringsprosjektet (fase 5 Finnmark). HDO forventer at mengden hendelser etter dette reduseres, og deretter stabiliseres som en følge av at alle innføringsaktiviteter avsluttes. Ved prosjektslutt sommeren 2017 vil antall kontroll som HDO drifter ha økt med ca. 25% sammenlignet med dagens volum (august 2016), og den oppdaterte prognosen benytter samme forholdstall.
Antall åpne feilsaker ved månedsslutt viser en positiv utvikling gjennom sommeren, men nedgangen i antall åpne saker er likevel ikke så stor som forventet, sammenlignet med utviklingen av nye saker. Årsakene er blant annet en økende saksmengde som først vil rettes ved installasjon av FR5 på kontrollrom, og en økning i backlog knyttet til radio dekningssaker. HDO har iverksatt tiltak internt for å få bedre kontroll med sakene relatert til radiodekning. Samtidig som det er enighet med DNK om prosess utover høsten for å forbedre sakshåndteringen. Det forventes en justering av antall uønskede hendelser knyttet til dekning ved at en del saker sannsynligvis gjøres om fra å være rene feil i nettet til heller å være ønske om dekning i områder utenfor dagens kontrakt.
Antall henvendelser på telefon til HDO (08915) viser samme utvikling som for antall uønskede hendelser, og har i sommermånedene ligget på ca. 1000 henvendelser pr måned. I forhold til SLA kravet om å besvare samtaler innen 30 sekunder fortsetter HDO å ligge godt an, som vist i grafen under. SL1 (Alvorlighetsgrad 1) saker For å være samstem med Nødnett kontrakten operer HDO med 3 alvorlighetsgrader (severity levels SL) på innmeldte feilsaker grad 1 er mest alvorlig og grad 3 er lavest. Alvorlighetsgraden er primært relatert til tilgjengeligheten av tekniske tjenester på en enkelt operasjonssentral, og tar i liten grad hensyn til størrelse på sentralen og faktisk operativ konsekvens. Som eksempel vil kortvarige feil hos leverandør på dataforbindelsen ut til et lite akuttmottak med 1 operatørplass medføre tap av all ICCS funksjonalitet og bli klassifisert som SL1. Dette er samme klassifisering som gis en sak hvor f.eks. en stor AMK sentral mister muligheten til å besvare 113 på ICCS. HDO vil primært rapportere på de sakene som har hatt størst operativ betydning for kundene, og/eller der HDO har forbedringspotensialer i sin håndtering av hendelsene. Det ble i juni registrert 6 hendelser med høyeste alvorlighetsgrad, i juli 1 sak og i august 4 saker. Med unntak av en sak i juni som påvirket alle AMK er, legevaktsentraler og akuttmottak i over 1 time samtidig, er de resterende sakene knyttet til enkelthendelser med relativt kort varighet. Ingen saker har innvirkning på 113. INM015890 22 juni 2016 Som tidligere rapportert er det en kjent feil i løsningen for kontrollrom som medfører utfall av funksjonalitet i forbindelse med overgangen fra sommer til vintertid. Det alvorligste konsekvensen av dette er at funksjonaliteten «ambulansealarm» blir utilgjengelig i over en time.. Feilsituasjonen løser seg vanligvis i løpet av 12 timer. Feilen er forventet rettet i FR5, men vil igjen oppleves for alle landets kommunikasjonssentraler når klokka skal stilles 30 oktober i år. HDO planlegger med informasjon i forkant og økt bemanning den aktuelle natten.
22 juni 2016 ble det foretatt planlagt vedlikehold på en sentral domenekontroller i regi av leverandør. På grunn av feil konfigurasjon i en brannmur fikk den aktuelle serveren feil systemklokke etter en planlagt omstart. Siden den aktuelle serveren er master klokke for alle servere i hele helse sin kontrollromløsning oppsto en feilsituasjon tilsvarende den som oppstår ved overgang fra sommer til vintertid. Dette hadde en umiddelbar påvirkning på alle AMK`er som mistet muligheten til å sende ambulansealarm. HDO informerte alle kunder både mens hendelsen pågikk og i ettertid. Feilkonfigurasjonen i den aktuelle brannmuren er rettet slik at sannsynligheten for tilsvarende ikke planlagte hendelser er redusert. Feilen er eskalert til høyeste nivå i den normale driftsmodellen. I tillegg er saken brakt frem i flere driftssamarbeidsmøter med DNK og til sist tatt opp i samarbeidsrådet. Begge disse foraene er eskaleringsnivåer utover de normale driftslinjene. DNK har, mot HDOs anbefalinger, akseptert at leverandør ikke retter feil i henhold til SLA. 2.8 Drift av datasenter For å understøtte driften av de tekniske løsningene for legevakter og akuttmottak har HDO installert teknisk utstyr i tre datasentre geografisk fordelt rundt i Norge. I tillegg til å ha utstyr på Gjøvik er det etablert ett datasenter i Stavangerområdet og ett i Tromsø gjennom et samarbeid med Universitetet og Helse Nord IKT. Lokasjonene på Gjøvik og i Stavanger viser gjennom sommeren god driftsstabilitet. For lokasjonen i Tromsø ble første kunde driftssatt uke 21 2016. Som en del av forberedelsene til driftsetting ble det avdekket en del feil og mangler ved utleiers infrastruktur som de har jobbet sammen med HDO for å utbedre. HDO har i brevs form uttrykt misnøye med deler av leveransen og fremdrift med å få kontroll på utestående aktiviteter. Det ses positivt på at utleier etter påtrykk har tatt initiativ til å sette ned et prosjekt med eksterne ressurser for å bygge opp gode prosesser og prosedyrer for hvordan et datasenter med Helses krav til tilgjengelighet må forvaltes og driftes. HDO følger opp utleier vedrørende dette slik at avtalt leveransekvalitet oppnås.
2.9 116117 Nasjonalt Legevaktsnummer Feilmottak for Nasjonalt Legevaktsnummer (116117) generer et lavt antall henvendelser til HDO som håndteres innenfor de avtaler for driftstjenester og finansiering som er gjort med Helsedirektoratet. Flest feilmeldinger kommer av samtaler som rutes til feil legevaktsentral. Man kommer ikke utenom disse feilrutingene, da systemet hos Telenor ikke klarer å posisjonere alle samtaler nøyaktig. Telenor kalkulerer med 12 % feilrutinger, og dette ble av Helsedirektoratet tydelig kommunisert ut til alle legevaktsentraler i forkant av nasjonal bruk av 116117. 2.10 Kunde og brukerforvalting Avtaleinngåelse Som følge av at HDO nå er i full gang med å driftsette de gjenstående akuttmottak og legevaktsentraler er det inngått flere tjenesteavtaler med kommuner/legevaktsentraler. Akuttmottakene inngår i avtaler inngått med Helseforetakene som ble signert i forkant av golive for AMKsentralene. Totalt har HDO nå 83 tjenesteavtaler ifht kontrollromsløsningen og ca. 300 tjenesteavtaler knyttet til radioterminaler i kommunehelsetjenesten (som en følge av innføring av brukerbetaling): Diagramtittel 300 250 200 150 100 50 0 Tjensteavtale CR (SHT) Tjenesteavtale CR (KHT) Tjenesteavtale RT Databehandleravtale 01.03.2016 01.04.2016 01.09.2016 Kundeklager /avviksmeldinger Ingen klager eller avviksmeldinger mottatt siden forrige rapportering. Opplæringskonseptet (ref. styresak 412015) De innleide ressursene (3 så langt) har sammen med HDO kommet godt i gang. Kursdokumentasjon er revidert bl.a. ifht nyere versjoner. Det jobbes med å sette opp en kursplan, og HDO har satt priser på kursene som antas å kunne være akseptable for helsetjenesten. HDO planlegger med flere ulike typer kurs utover høsten.
2.11 Teknologiforvaltning Rammeavtaler radioterminaler og tilleggsutstyr HDO har, i samarbeid med de andre nødetatene og DNK, avklart at hver enkelt etat skal gjennomføre egne anskaffelsesprosesser for radioterminaler og tilleggsutstyr. HDO har skissert en plan for gjennomføring som legger opp til kontraktsignering innen utgangen av 2016. Dette er imidlertid avhengig av en klar rolle og ansvarsfordeling mellom DNK og HDO, og at det oppnås enighet om grunnleggende krav til radioterminalene. HDO er i dialog med DNK for å avklare dette. HDOs vurdering av risiko er at den fortsatt er lav i forhold til reanskaffelse av radioterminaler. Ny rammeavtale for Kontrollrom Dagens rammeavtale som er inngått av Direktoratet for nødkommunikasjon (DNK) i 2013, går ut 31.desember 2016, og en ny avtale må inngås gjeldende fra 1.januar 2017. Rammeavtalen omhandler blant annet hvordan service og support skal leveres fra dagens leverandør. Direktoratet for Nødkommunikasjon(DNK) eier og forvalter rammeavtalen på vegne av staten, og har fått i oppdrag av Justisdepartementet å igangsette forhandling om ny avtale. DNK har iverksatt arbeid for å fremforhandle en ny avtale for perioden 20172026. HDO er i dialog med DNK for å avklare videre involvering i forhandlingene. Per i dag mener HDO at det er for stor avstand mellom HDO og DNK som ansvarlig for forhandlingene, noe som kan redusere helses muligheter til å for å skape forutsigbare og riktige tjenestenivåer for helseforetakene og kommunene videre. 2.12 Nødnett innføring Prosjektet er nå i gang med innføringen og golive etter sommerturnusen. Ny plan er utarbeidet og godkjent planen strekker seg fram til sommeren 2017. Planen har hensyntatt de økonomiske rammer som er lagt til grunn i økonomisk langtidsplan 20172020 for HDO. Tidligere forsinkelser i prosjektet gjør at det nå er sammenhengende golive aktivitet fram til uke 25/17. Prosjektet har ikke planlagt med noe ekstra tid, og alle ressurser er fullt planlagt. Dette innebærer at prosjektet er på kritisk linje med tanke på tid, slik at eventuelle utsettelser og uforutsette hendelser fort vil påvirke det planlagte avslutningstidspunktet. Prosjektet jobber fortløpende med å redusere kostnader, for å holde seg innenfor de økonomiske rammene gitt. Prosjektet har sammen med Finnmarkssykehuset HF funnet løsninger for plassering av ICCS og materiell til akuttmottaket og legevaktsentralen som aksepteres av leverandøren. Det vil si at denne installasjonen vil følge planen, og vil ikke medføre ekstra kostnader for HDO. Det er ikke avdekket andre alvorlige feil som forsinker innføringen pr. i dag. Ny opplæringsplan er under utarbeidelse, og vil bli forankret lokalt og regionalt, både med hensyn til gjennomføring og kostnader.
2.13 Øvrige prosjekter og aktiviteter HDO har innført en standardisert prosjekt gjennomføringsmodell, og viderefører nå arbeidet med å sikre hensiktmessige beslutninger og kompetansebygging i egen organisasjon. Det er etablert en intern styringsgruppe i HDO for å bidra til kontrollert gjennomføring av interne prosjekter i HDO, og for å sikre koordinering av HDOs bidrag i eksterne prosjekter ( prosjekter der HDO bidrar med kompetanse og ressurser). Som en del av dette arbeidet samler HDO nå styringsinformasjon i en «prosjektportal». Portalen gir en oversikt over status på det enkelte prosjekt, aksjoner knyttet til prosjekt og vil på sikt også kunne gi en samlet risikovurdering av prosjektporteføljen. Maler og hjelpemidler til prosjektledelse og prosjektstyring ligger også på denne portalen. Denne prosjektportalen vil videreutvikles, og vil bli integrert med HDOs øvrige prosesser for virksomhetsstyring. Pt har HDO følgende prosjekter definert: Prosjektnavn og beskrivelse Rolle/ansvar Status Fjerndrift v2: Gjennomføre tiltak fra ROSanalyse datert 20.12.2014 Fjernprogrammering radioterminaler Sepura: Prosjektet er nå i gjennomføring og utsending av utstyr er i gang. Internprosjekt Internprosjekt Godkjent prosjekt, og i gjennomføringsfasen Prosjektet skal være gjennomført innen utgangen av 2016. Godkjent prosjekt Det tar lenger tid en antatt for kunde å fastsette og forberede lokasjon
Helse CIM: Enhetlig krisestøtteverktøy for helsesektoren HDO har signert avtale for programvaren Retrofit Fase 0+1: Oppgradering av radiotilknyttede kontrollrom til sentral løsning, som for fase 25 Må sees i sammenheng med valg som gjøres i prosjektet «Ny teknologi AMK» Konsekvens ved ingen gjennomføring knyttet til videre software utrulling. FR5 støttes ikke for radiotilknyttede kontrollrom. Lydlogg: Lydlogg til alle legevaktsentraler NAKOS: Etablere nasjonal database for hjertestartere HDO deltar på forberedende workshop for oppstart av prosjektet. HDOs bidrag dekkes på timebasis av NAKOS. Robust mobilt helsenett: Arbeidet skal vurdere muligheten for en løsning som tilbyr mobildatakommunikasjon til ambulanser, basert på å utnytte de, til enhver tid, tilgjengelige datanett i aktuelle område Dokumentforvaltning i HDO Det er et potensiale for å kunne levere bedre kvalitet og mer robust dokumentforvaltning enn hva dagens dokumentstruktur tilbyr for de ansatte i HDO Reserveløsning AMK HDO vurdere å kunne tilby en reserveløsning for AMK. Prosjektforslag er godkjent og planleggingsfasen har startet i september 2016. Ny teknologi for AMK sentralene i Norge Anskaffelsesprosjekt i Nasjonal IKT. Skal gi AMKsentralene et bedre tilpasset, integrert verktøy for å effektivt håndtere nødsamtaler, utnytte ressurser på beste måte, tilordne rett respons og få tilgjengelig beslutningsstøtte for medisinske og operative beslutninger Internprosjekt Internprosjekt Internprosjekt Eksternt prosjekt Eksternt prosjekt Internprosjekt Internprosjekt Eksternt prosjekt for mottak. Slutt dato er derfor noe forsinket i forhold til plan. Godkjent prosjekt Avsluttes i 2016 Planlagt prosjekt. Prosjektstart er utsatt grunnet finansieringsutfordringer. Dette er eskalert til eierne. Mulig prosjekt. Prosjekt stoppet grunnet manglende finansiering. Dette er eskalert til eierne HDO deltar med kompetanse for å bistå NAKOS HDO deltar med kompetanse for å bistå NHN og RHF ene med fagkompetanse Mulig prosjekt. Konseptfase er iverksatt august 2016 Planlagt prosjekt. Arbeid for å etablere grunnlag for et eventuelt prosjekt pågår. HDO bidrar i prosjektet med fagressurser
Optimal organisering av AMK sentralene i Norge: HOD har iverksatt en utredning av optimal organisering av den medisinske nødmeldetjenesten med vekt på AMKsentralene. Utredningen skal framskaffe et tilstrekkelig grunnlag for de regionale helseforetakene til å treffe beslutninger om framtidig organisering av nødmeldetjenesten innen sine ansvarsområder. Eksternt prosjekt HDO deltar i utredningen for å ivareta teknologiområdet, sammen med de regionale helseforetakene og nasjonale kompetansemiljøer innen nødmeldetjensten. Program for forbedring av nødmeldetjenesten teknologi: Tverretatlig arbeidsgruppe som skal utrede følgende tiltak i 2016 (fase 1): 1. Beskrive de felles prosessene som inngår i samvirke mellom nødetatene, hvordan disse er regulert og hvilken informasjonsutveksling som foregår. 2. Tiltak som sikrer effektiv innhenting og deling av informasjon, samt effektiv varsling av ressurser på tvers av nødetatene i nødsituasjoner. 3. Tiltak for synliggjøring av andre etaters relevante ressurser og anmodning om bruk av disse, med utgangspunkt i grensesnitt mellom etatene 4. Tiltak for å forbedre kommunikasjon med hørselshemmede 5. Tiltak for forbedret posisjonering av innringer 6. Tiltak som sikrer at sentraler innenfor en etat kan utnytte hverandres ressurser 7. Teknologitiltak i politiet for å redusere antall feilmeldinger til 112 Eksternt prosjekt HDO deltar med fagressurser.