Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF 20.april BESØKSADRESSE: POSTADRESSE: Tlf: Org.nr.

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF 20.april 2016 SAK NR Virksomhetsrapport per mars 2016 Forslag til vedtak: 1. Styret tar virksomhetsrapporten til etterretning Gjøvik, 13.april 2016 Lars Erik Tandsæther Administrerende direktør

2 Sak Virksomhetsrapport per mars Administrerende direktørs anbefaling Administrerende direktør anbefaler at Styret tar virksomhetsrapporten til etterretning Administrerende direktør er fornøyd med den økonomiske utviklingen for Kostnader og investeringer følger budsjett og prognoser. De finansielle utfordringene relatert til innføringen og ferdigstillelsen av nødnett som HDO nå ser for er diskutert med Helse- og omsorgsdepartementet, og HDO er i prosess for å forberede videre dialog vedrørende de finansielle utfordringene med departementet (ref. sak ). Administrerende direktør mener at driftssituasjonen viser en bedring som reduserer risikoen for HDO videre. Når planverket for videre innføring av nødnett er ferdig, må risikobildet revideres. Antall nye feil registrert viser en positiv nedgang, selv om det er utfordringer med kvalitet og leveransetider fra leverandøren. Leverandøren følger ikke opp, eller retter feil, i tråd med kontrakt og forventninger HDO og HDOs brukere har, og administrerende direktør jobber for å intensivere oppfølgingen av eskalerte feil med DNK. Dette ble også diskutert i Styringsgruppen for nødnett (HSN) sammen med Helse og omsorgsdepartementet. Administrerende direktør er meget fornøyd med at innføringsprosjektet nå er startet opp igjen med «golive» av små kontrollrom i slutten av mars, og planverk og risikobildet blir nå revidert. Administrerende direktør viderefører dialogen med Helsedirektoratet og DnK for å vurdere hvilke videre tiltak som kan iverksettes for å håndtere situasjonen i drift og innføringsprosjektet på en best mulig måte videre. 2 Faktabeskrivelse Regnskapet for mars 2016 viser en kostand på 14,2 mill. mot budsjett på 15,6 mill. Innføringsprosjektet er nå startet opp igjen. Denne stansen har ført til en lavere produksjon og kostnader så langt i Forsinkelsen medfører at kostnadene videreføres ut hele året og må videreføres lengre i 2017, og er en periodeforskyving i forhold til budsjettet. Dette vil medfør at den totale prosjektkostnaden for innføringen blir større enn tidligere estimert, fordi prosjektorganisasjonen må opprettholdes over en lengre periode. Regnskapet pr mars er belastet med 3,6 mill. i kostnader fra DNK, som er relatert til 2014 og 2015, for transmisjon, support og opplæring. Det jobbes aktivt med å redusere kostnadene til innleie av konsulenter til innføringsprosjektet ved u-planlagte stopp og utsettelser, pr mars har vi en kostnadsbesparelse på 0,8 mill.

3 Sammendag og målkort Mars Økonomi Målindikator Resultat Budsjett Akk. Resultat Akk. Budsjett trend Omsetning mot budsjett Inntekt Kommunehelsetjenesten Kostander ekstern bistand Påløpte Investeringer HR Målindikator Baseline Mål Akk. Baseline Akk. Mål trend Bemanningsutvikling Turnover Sykefravær 3,30 % 5,00 % 4,20 % 5,00 % 2.1 Økonomi per Mars 2016 Denne periode Avvik Avvik Hittil i år Avvik Avvik Omsetning Virkelig Budsjett Kr % Virkelig Budsjett Kr % Sum Omsetning ( ) ( ) ( ) 8,58 ( ) ( ) ( ) 7,42 Sum Varekjøp , ,60 Sum personalkostnader , (70 599) (0,50) Sum Driftskostnader , ,51 Sum Finans (56 989) (30 000) (89,96) ( ) ( ) (37,91) Resultat 63 (2 817) (2 880) 102,25 (60 958) (28 948) Totale inntekter i ble 14,2 mill. mot budsjett på 15,6 mill. i mars, akkumulerte inntekter pr mars er kr 41,6 mill. mot budsjett på kr 45,0 mill. et avvik på 3,3 mill. Dette medfører at HDO har fakturert sine eiere for 3,3 mill. mindre enn hva som lå i budsjett. Avviket på -3,3 mill. skyldes stans i innføringsprosjektet i perioden, hvor konsulentkostnadene er tatt ned, både for teknisk innføring og forsert innføring. Stansen i innføring har også redusert reiseaktiviteten betydelig, samt lavere kostnader for IKT utstyr og vedlikehold Lønns og personalkostnad akkumulert utgjør 14,0 mill. som er i henhold til budsjett. Driftskostnader i mars utgjør 9,8 mill. mot budsjett på 10,8 mill. som er kr 1,0 mill. under budsjett for mars. Driftskostnadene pr mars er belastet med 3,6 mill. fra DNK som er kostnader relatert til 2014 og Akkumulerte kostnader pr mars er 27,5 mill. mot budsjett på 30,7 mill. - et positivt avvik på 3,2 mill. Inntektene for 2016 er basert på tjenesteprising for de enkelte oppgaver og områder. Driften av kontrollrom for kommunehelsetjenesten belastes de enkelte legevakter ut i fra vedtatt modell for brukerfinansieringen. Dog medfører stansen i innføring reduserte inntekter for HDO fra kommunehelsetjenesten all den tid færre legevaktsentraler er driftssatt enn hva budsjettet forutsatte.

4 Tabellen viser en fordeling av inntektene pr måned ut i fra tjenesteprisingen som ligger til grunn for kostnadene i Stansen i innføringen har medført at inntektene for legevaktsentraler ligger under budsjett. Det har i mars blitt igangsatt flere akuttmottaksplasser og AMK-plasser enn budsjettert. Omsetning 2016 tall i nok Virkelig inntekt Budsjett Tabellen viser total omsetning i perioden mot budsjett gjennom HDO sitt resultat for året skal være på 0,- derfor balanseres kostnadene og inntektene tilnærmet 0,- pr måned gjennom året. Reduksjonen i kostnader vil redusere omsetningen tilsvarende, dette vil igjen gi de regionale helseforetakene en redusert kostnad for driften av HDO.

5 Fakturering av kommunehelsetjenesten ble iverksatt fra januar Omsetningen for kommunehelsetjenestene i perioden ble 1,3 mill. mot budsjett 1,6 mill. Avviket skyldes færre driftssatte legevakter enn budsjettert pga. stansen i utrullingen av kontrollrom som har vart siden november Totalt er årlig inntekt fra kommunehelsetjenesten beregnet til 26,5 mill. ved fullført innføring, budsjett 2016 er beregnet til en omsetning på 22,6 mill. Stansen i innføringen vil redusere denne omsetningen i Det vil ikke være mulig å hente inn igjen den inntekten som ligger etter budsjett, med mindre utrullingen økes betydelig etter denne stansen i innføringen. Da det ikke fulgte midler med forsert utrulling, for å øke takten av utrullingen, har innføringstakten blitt redusert, for å redusere HDO sine kostnader. Kostnadene til ekstern bistand var budsjettert til 3,7 mill. i mars. Virkelig kostnad ble 2,4 mill. Redusert kostnad til forsert utrulling og lavere ekstern bistand til drift og feltapparat har gitt en kostnadsbesparelse på 2,0 mill. hittil i år.

6 Av investeringsrammen på 23,5 mill. er 2,8 mill. forbrukt i 2016, i tillegg til de 2,2 mill. som ble belastet 2015 regnskapet. Månedlig avskriving økes ut over i 2016 i takt med planen for når investeringen er forventet ferdig levert. INVESTERINGER 2016 År Hva Kr Levering / igangkjøring Avdeling Investering i 2016 Påløpt i 2015 Påløpt i Backup Kommer i 2016 Drift og endring Radio remote Resterende i 2016 Mobileenheter SUM Av investeringsrammen for 2016 på kr 23,5 mill. gjenstår kr 18,5 mill.

7 2.2 Finansiering per Mars 2016 Akkumulert Finansiering pr Mars Adm. Kostnad Retrofit Ny teknologi Forvaltning Drift AMK Drift AM Drift LV Drift Radio Opplæring Helse Sør-Øst RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Helse Vest RHF Kommunehelsetjenesten Andre kunder Sum Drift Nødnett HDO Akkumulert Finansiering Budsjett pr Mars Adm. Kostnad Retrofit Ny teknologi Forvaltning Drift AMK Drift AM Drift LV Drift Radio Opplæring Helse Sør-Øst RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Helse Vest RHF Kommunehelsetjenesten Andre kunder Sum Drift Nødnett HDO Driftsinntekten fra de regionale helseforetakene er 8,9 mill mot budsjett på 9,4 mill. Driftsintektene for AMK- og AM plasser ble 8,2 mill mot budsjett på 7,1 mill. Det er blitt igangkjørt flere AMK- og akuttmottaks plasser i perioden enn budsjettert. Driftsinntekt på radio 2,0 mill mot budsjettet på 1,9 mill. Inntektene fra Kommunehelsetjenesten pr mars ble 4,1 mill mot budsjett 4,8 mill. Driftsinntektene for legevaktsentraler ble på 2,7 mill mot budsjett på 7,1 mill. Opplæringskonsepet ga en inntekt på 1,1 mill mot budsjett 1,1 mill. Reduserte inntekter på Legevaktsentraler, medfører at driftskostnaden økes tilsvarende, til tross for det er totale driftskostnader, belastet RHF ene under budsjett.

8 Akkumulert Finansiering pr Mars Grunnlag for 68% Statlige Underdekning Basiskostnad Forsert utrulling Innføringskostnad statlige midler midler Statlige midler Netto finansiering Helse Sør-Øst RHF ( ) Helse Midt-Norge RHF ( ) Helse Nord RHF ( ) Helse Vest RHF ( ) Kommunehelsetjenesten Andre kunder Sum Drift Nødnett HDO ( ) Akkumulert Finansiering Budsjett pr Mars Grunnlag for 68% Statlige Underdekning Basiskostnad Forsert utrulling Innføringskostnad statlige midler midler Statlige midler Netto finansiering Helse Sør-Øst RHF ( ) Helse Midt-Norge RHF ( ) Helse Nord RHF ( ) Helse Vest RHF ( ) Kommunehelsetjenesten Andre kunder Sum Drift Nødnett HDO ( ) Totale innføringsinntekter brutto ble 17,9 mill. mot budsjett 19,1 mill. Forbruk av statlige midler pr mars er 12,4 mill. mot budsjett på kr 13,0 mill. Omsetningen pr regionale Helseforetak og andre kunder, fordelt på tjenesteområder. Tjenesteprising ut i fra driftsvolum Akkumulert Omsetning og budsjett pr Mars Helse Sør-Øst RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Helse Vest RHF Andre kunder Sum totalt Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Drift, administrasjon Drift AMK Drift AM Drift LV Drift radio Opplæring / kurs Basiskostnad Innføringskostnad Forsert utrulling Retrofit Ny teknologi Forvaltningsoppgaver Sum brutto Statlige midler ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Sum netto

9 Likviditet Beholdningen av statlige midler for dekning av kommunehelsetjenesten er ved utgangen av mars var på kr 31,2 mill. Forbruk i mars ble kr 3,7 mill. Beholdning på driftskontoen har økt da det holdes tilbake en betaling til DNK på 4,3 mill. inntil det er avklart hvordan etterfaktureringen fra DNK for 2014 og 2015 skal håndteres. Av kr 4,8 mill. som er fakturert kommunehelsetjenesten gjenstår innbetalinger for kr ,-. Igangkjøringen av brukerbetaling for KHT har gått bedre enn forventet. Purring er sendt for resterende beløp.

10 Prognose for Helse Sør-Øst RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Helse Vest RHF Andre kunder Sum totalt Prognose Budsjett Prognose Budsjett Prognose Budsjett Prognose Budsjett Prognose Budsjett Prognose Budsjett Drift, administrasjon Drift AMK Drift AM Drift LV Drift radio Opplæring / kurs Basiskostnad Innføringskostnad Forsert utrulling Retrofit Ny teknologi Forvaltningsoppgaver Sum brutto Statlige midler ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Underdekning Sum Basert på regnskapet for mars og de tiltak som er iverksatt for kostnadsreduksjon, gir dette en prognose på netto kostnad på kr 146,4 mill. mot et budsjett på kr. 139,1 mill. ut Det vil bli foretatt kostnadsreduserende tiltak for å redusere denne økningen i Forsinkelser og forskyvninger i innføringsprosjektet vil medføre økte kostnader gjennom året, siden prosjektet må opprettholdes lenger enn planlagt. Kostnadsreduserende tiltak vil bli iverksatt for å redusere underdekningen av Statlige midler, slik at nettokostnaden i 2016 for de regionale helseforetakene kommer nærmere budsjettert finansiering for Forsert utrulling, innleide konsulenter tas ned og avsluttes. Nye arbeidsoppgaver forsøkes fordelt internt før bruk av konsulenter eller nyansettelser. Oppgaver som ikke behøver å gå parallelt forskyves. Redusere reiseaktiviteten, utnytt videokonferanseutstyr i større utstrekning.

11 HR og merkantilt pr mars 2016 Sykefraværet i mars var totalt på 3,3 %. Fraværet i mars 2015 var 4,3 % til sammenligning. Gjennomsnittlig sykefravær siste 12 måneder er 4,2 %. Målsetning er å ligge under 5,0%. Det er registrert 7 AML-brudd i mars Samme periode i 2015 hadde 35 AML-brudd. Akkumulert har HDO 43 brudd i 2016 mot 74 på samme tid i 2015.

12 HR Antall Beskrivelse Bemanning 63 ansatte 54 faste 9 på engasjement Oppsigelser/slutter 1 En ansatt på engasjement i avdeling Endringsprosesser Nyansettelser Stillingsutlysninger Eksterne konsulenter 6 konsulenter 4 konsulenter til innføringsprosjektet 1 konsulent for Kvalitet og risikostyring. 20 % 1 konsulent, strategi fase 2 (fordelt på flere konsulenter) utgjør en 15 % stilling Sykefravær 1 sykmeldt En ansatt i 30 % stilling er 100 % sykmeldt. Permisjon 1 ansatt En i 100 % foreldrepermisjon til Hva Status Beskrivelse HelseCIM Pågår Tilslutning og avrop på rammeavtale HDO er med i et prosjekt i regi av Helse Sørøst RHF for innføringen av HelseCIM hos alle felleseide enheter. HDO har signert avtale med OneVoice. HDO følger opp videre framdrift, og avventer ytterligere framdrift fra Helse Sør-Øst RHF og One Voice AS Radioterminaler Pågår Et prosjekt er opprettet i samarbeid med HINAS for etablere en rammeavtale på anskaffelsen av ulike merker og modeller radioterminaler og tilbehør til de forskjellige fasene av nødnett prosjektet. Det pågår en dialog mellom DNK, PFT og HDO om samarbeid i denne anskaffelsen. Det har vært en rekke møter og Workshop i løpet av mars. Inventura AS deltar også. Nasjonal anskaffelse, Juridisk tjeneste Pågår Anskaffelsen kjøres via HINAS. Retrofit - datahall og kontorlokaler Pågår En utvidelse av eksisterende kontrakt med Evry om utvidelse av datahall og ev kontorlokale pågår. De merkantile prosessene er under kontroll, og har ikke noen identifisert risiko eller mangel på framdrift.

13 2.3 Drift og brukerstøtte av kontrollrom Per 31. mars 2016 hadde HDO drift av totalt 112 kontrollrom. Dette er en økning på 5 lokasjoner siden februar, og Ålesund Akuttmottak fikk den 30 mars gleden av å være først ut av de «små kontrollrommene» (legevaktsentral/akuttmottak) etter den langvarige stansen i utrullingen. I april planlegges det med hele 12 Go-live som opprinnelig var planlagt i november/desember Fra juni og utover resten av 2016 justeres Go-live takten ned til ca. 2 kontrollrom pr uke, blant annet for å gi en mindre arbeidsbelastning i driften, og redusere risiko for drift og innføringsprosjektet. Den mest ressurskrevende aktiviteten som fremdeles pågår på de kontrollrommene som er satt i drift, er oppgradering til Funksjonalitetsrelease 4 (FR4). Arbeidet gjøres som et samarbeid mellom leverandør og HDO. I tillegg til FR4 oppgraderingen gjør leverandøren en vesentlig modernisering av serverplattformen på alle AMK-sentraler. Den delen av arbeidet som utføres av leverandør er i henhold til investeringsbudsjett for 2016, og vil være avsluttet i henhold til plan medio april. Siste uken i mars ble AMK-området Innlandet (fase 1) oppgradert med sine 15 legevaktsentraler og akuttmottak som fremdeles benytter opprinnelig kontrollromsløsning. Arbeidet krevde ca. 15 dagsverk. Tilsvarende arbeid i de AMKområdene som benytter den «justerte løsningen» som er tatt i bruk fra og med fase 2 krever 1-2 dagsverk for å gjøre samme jobb, altså en vesentlig endring i ressursbehovet. Det ble i siste styremøte rapportert at HDO hadde et mål om å kunne teste ferdig funksjonalitetsrelease 5 (FR5) for kontrollrom med påfølgende installasjon i et AMK område allerede før sommeren I ettertid har leverandør varslet at feil avdekket, som en følge av de tester HDO gjennomfører, mest sannsynlig ikke vil bli rettet på denne siden av sommerferien. Dette underbygger betydningen av at HDO gjennomfører gode tester, som avdekker manglende kvalitet på leveranser fra leverandøren, slik at feilsituasjoner i størst mulig grad unngås i den operative virksomheten i AMK-sentralene.. Utviklingen av antall feilsaker innrapportert til HDO i mars fortsetter den samme positive trenden som i februar måned. 368 saker i mars er en nedgang på nesten 30% sammenlignet med januar. Kombinasjonen av fortsatt utrulling av FR4 med relativt lite feil, og den løste feilsituasjonen for legevaktsentraler/akuttmottak gjør at prognosetallene for resten av året må revideres så fort en ny og endelig utrulingsplan fra innføringsprosjektet foreligger. På tross av økt innføringsaktivitet i april forventes det en fortsatt positiv trend sammenlignet med opprinnelig prognose siden FR4 fortsatt skal rulles ut på en rekke lokasjoner i fase 0.

14 Antall åpne feilsaker ved månedsslutt fortsetter å vise en svak økning på tross av det lave antallet nye saker. Dette kan forklares blant annet med et økende antall feilsaker knyttet til Tetra radiodekning som har svært lang løsningstid hos leverandør, og som derfor ligger som åpne hos HDO. I tillegg opparbeides det nye saker med lav prioritet avdekket i FR4 som vil bli liggende som «backlog» helt til de løses i FR5. Trenden forventes derfor å fortsette, uten at dette anses som kritisk for den tekniske driften pt.

15 Henvendelser på telefon til HDO (08915) fortsetter å følge samme positive trend som antall registrerte hendelser også i mars. Gjennomsnittlig svartid har som et resultat gått ned fra ca. 9 sekunder de foregående 3 månedene til ca. 7,5 i mars. I forhold til SLA kravet til å besvare innen 30 sekunder fortsetter HDO å ligge godt an, noe grafen under viser. SL1 (Alvorlighetsgrad 1) saker Det ble i mars måned registrert 5 hendelser med høyeste alvorlighetsgrad (SL 1). AMK Trondheim rapporterte en feil, men der årsaken viste seg å ligge i at innringer «la på» (for eksempel som følge av brudd i mobilnettet) før AMK rakk å svare, hvorpå dette ble rapportert feil i kontrollromsløsningen. Feilen har ingen operativ konsekvens for innringer til AMK, eller for AMK-sentralenes funksjon. Feil i rapporteringen blir håndtert som ikke kritisk feil. De 4 øvrige SL1 saker hadde årsak i henholdsvis Telenor og leverandør av nødnett, og hadde ingen direkte konsekvens for 113 eller innringer til legevakter. AMKsentralene har opplevd forstyrrelser i bla utalarmeringsfunksjon. Sakene følges opp. ID Kunde Forklaring INM Eidsvoll legevakt Feil på lokalt installert server krevde full reinstallasjon med støtte fra leverandør. Kunde kunne benytte løsningen under hele forløpet, men manglet noe funksjonalitet som for eksempel statistikk. Rutiner for hvordan leverandør skal involveres i denne typen saker skal gjennomgås for å sikre raskere rettetid og dermed mindre påvirkning på sluttbruker INM Alle INM AMK Trondheim Felles feil hos Telenor på 5-og 6-sifrede nummer samt nummer i 800-serien. Medførte problemer over en periode på 2-3 timer for blant annet og feilmelding til HDO (08915) Følges opp av HDO Telefoni, møte med Telenor planlegg. Feilen hadde ingen konsekvens for 113 AMK Trondheim rapporterte at de hadde mistet 113 samtaler fra en innringer. Når HDO startet sine undersøkelser tydet innholdet i rapportdatabasen på at omfanget av mistede 113 samtaler var langt mer omfattende enn det som var innrapportert. Feilen ble meldt med høyeste prioritet til leverandør, men etter feilsøking viste det seg at datagrunnlaget i databasen var feil. Opprinnelig feil fra Trondheim antas å være «brukerfeil» av innringer eller f.eks. problem med mobildekning. Kritikaliteten i saken ble nedgradert og behandlet videre som en generell feil i databasen til FR4 som berører alle kunder.

16 INM Alle Etter reinstallasjon av sentral domenekontroller utført av leverandør ble den ved en feil startet opp med feil tidsinnstillinger. Dette medførte at alle 37 kontrollrom som benytter «justert teknisk løsning» måtte logge seg inn på nytt på ICCS. Fra et brukerståsted ble hendelsen oppfattet lik den de over lengre tid har opplevd med ustabil dataforbindelse slik at alle brukere raskt gjorde nødvendige tiltak for å gjenopprette normal drift. Et antall pågående samtaler ble likevel avbrutt og innringer måtte ringe inn på nytt. Feilen følges opp videre, men antas å være et engangstilfelle som følge av feil i forbindelse med oppgradering. INM Alle Etter reinstallasjon av sentral domenekontroller utført av leverandør ble den ved en feil startet opp med feil tidsinnstillinger. Dette førte til at samtlige AMK-sentraler opplevde problemer med blant annet utalarmering i ca. 90 minutter. Dette er samme type feil som HDO er kjent med at dukker opp ved overgang fra sommer til vintertid. Leverandør arbeider med å løse utfordringen for å forhindre at det skjer på nytt. Utalarmering virker ikke HDO problem referanse PRM Utalarmering (ambulansealarm) er en funksjonalitet som det over tid har vært utfordringer med å få til å fungere 100% stabilt. I flere programvareoppgradering fra leverandør har det kommet feilrettinger som skal stabilisere funksjonaliteten, men like ofte har det dukket opp nye varianter av feil som fører til at utalarmering slutter å virke, og dette krever inngripen fra HDO. Den konkrete feilen som nå medfører feil i utalarmering ble registrert 2. oktober 2015 med frist i henhold til kontrakt for levering av endelig løsning 30 oktober. Som rapportert i styremøtet 3. februar og 17. mars 2016 var saken eskalert til nivå 3 (nest høyeste nivå) for å sikre fremdrift med feilsøking og feilretting hos leverandør. På tross av dette foreligger fremdeles ikke en fullverdig løsning og saken er eskalert til nivå 4 (høyeste nivå). Drift av datasenter For å understøtte driften av «justert teknisk løsning» for legevakt og akuttmottak har HDO installert teknisk utstyr i 3 datasentre geografisk fordelt rundt i Norge. I tillegg til å ha utstyr på Gjøvik er det etablert ett datasenter i Stavangerområdet og ett i Tromsø gjennom et samarbeid med universitetet og Helse Nord IKT. Lokasjonene på Gjøvik og i Stavanger viser god driftsstabilitet, og har begge kontrollrom i skarp drift. For lokasjonen i Tromsø er første kunde i drift planlagt uke HDO jobber i disse dager tett opp mot halleier for å sikre at utestående feil og mangler knyttet til leveransen rettes før første kontrollrom går i drift. I tillegg arbeides det med å sikre at halleier har nødvendige rutiner og prosedyrer knyttet til sin drift for å understøtte HDO sine krav til tilgjengelighet. HDO opplever at de valgte kommersielle aktørene på Gjøvik og i Stavanger har bedre kvalitet i sine leveranser enn det nyetablerte anlegget i Tromsø. HDO jobber proaktivt sammen med halleier i Tromsø for å forbedre dette.

17 2.4 Radioterminaler Ved utgangen av mars har HDO ca radioterminaler aktivert i Nødnett (uendret siden desember 2015). Det gjenstår aktivering og utlevering av et lite antall terminaler i byggefase 5 i På tross av at antall radioterminaler er høyt utgjør feil på radioterminaler en liten del av den totale saksmengden til HDO og håndteres fortløpende. Det er et antall mindre, men kjente feil på flere av terminalene som det jobbes sammen med leverandør for å løse. Det planlegges en større oppgraderingsjobb med oppstart første halvår 2016 for å håndtere dette. I forkant av oppgraderingsjobben planlegger HDO med at fjernprogrammeringsløsningen for radioterminaler implementeres over store deler av landet. Pilot for løsningen er kjørt i AMK område Innlandet med godt resultat, og planleggingsarbeidet for videre utrulling av løsningen pågår. Det er i økende grad etterspørsel etter radioterminaler som er mindre og lettere enn de som benyttes av ambulansetjenesten. Dette gjelder i første rekke brukere som opererer innendørs på sykehus Nasjonalt Legevaktsnummer Feilmottak for Nasjonalt Legevaktsnummer (116117) generer et lavt antall henvendelser til HDO som håndteres innenfor de avtaler som er gjort med Helsedirektoratet. 29. februar oppsto en landsdekkende feil hos Telenor som gjorde at blant annet ikke fungerte i en periode midt på dagen. HDO varslet sine samarbeidsparter, og venter på ytterligere analyser og rapport fra Telenor på hendelsen og vil komme tilbake med rapportering til Styret.

18 2.6 Kunde- og brukerforvalting Kundeklager /-avviksmeldinger HDO har ikke mottatt noen formelle klager/avviksmeldinger pr. mars Opplæring HDO planlegger å gjennomføre instruktørkurs april. 2.7 Teknologiforvaltning Rammeavtaler radioterminaler og tilleggsutstyr Denne saken ble belyst virksomhetsrapporten til styremøtene 3. februar og 17.mars 2016 HDO er nå i en prosess hvor prosjektleder er valgt og det skal gjennomføres workshop mellom Direktoratet for nødkommunikasjon og Politiets fellestjenester. Plan for videre fremdrift vil bli utarbeidet i etterkant av dette. HDOs vurdering av risiko er at den fortsatt er lav i forhold til re-anskaffelse av radioterminaler, men dette forutsetter ingen ytterligere forsinkelser i prosessen. Ny rammeavtale for Kontrollrom Dagens rammeavtale som er inngått av Direktoratet for nødkommunikasjon (DNK), går ut i 2016 og det er behov for ny avtale fra Rammeavtalen omhandler blant annet hvordan service og support skal leveres fra leverandøren (Motorola med sine underleverandører). Det er Direktoratet for Nødkommunikasjon(DNK) som forvalter avtalen på vegne av staten, og som har fått i oppdrag av Justisdepartementet å igangsette forhandling om ny avtale. DNK har nedsatt et prosjekt hvor de tar utgangspunkt i dagens avtaleverk og har som mål å fremforhandle en ny signert avtale innen november HDO er i dialog med DNK for avklare videre involvering i forhandlingene. Per i dag mener HDO at det er for stor avstand mellom HDO og DNK som ansvarlig for forhandlingene, noe som kan redusere mulighetene for å ta ut gode effekter i helsesektoren videre.

19 Sannsynlighet 1=Usannsynlig, 2=Mindre sannsynlig, 3=Mulig, 4=Sannsynlig 2.8 Nødnett innføring Prosjektet kom i gang med innføringen av de første små kontrollrommene 29. mars 2016, etter en stans på 21 uker. Rot-årsaken til feilen som har stoppet videre framdrift i innføringsprosjektet siden 2015 ble funnet, og de nødvendige tiltakene for å rette opp avvikene ble iverksatt. Saken ble lukket i uke 11, og prosjektet startet opp igjen i uke 13. Det er ikke avdekket andre alvorlige feil ved leveransen, så HDO forventer nå at den vedtatte planen vil være mulig å følge. Det er fortsatt knyttet visse usikkerheter til tidspunktet for installasjonen av AMK Finnmark, noe som også berører alle små kontrollrom i Finnmark. HDO er i tett dialog med prosjektledelsen for Nye Kirkenes sykehus, og får all tilgjengelig informasjon vedrørende framdrift. HDO vil opprettholde fokus på kostnader og kvalitet, slik at den videre utrullingen er så kosteffektiv som mulig. Verktøyet («ASK») som HDO stilte krav om for å kunne ha en effektiv drift og overvåkning av kontrollrommene, er implementert, og virker tilfredsstillende. Før utrullingsplanen nå godkjennes, vil det være en gjennomgang av aktivitetene i den hensikt å optimalisere arbeidsoppgavene på et kontrollrom. Dette medfører at en del aktiviteter blir samlet til de ukene teknisk personell er i området, slik at reiseaktiviteten minimeres. Disse avvikene, i forhold til tidligere planverk, er diskutert og akseptert av HDO. Risikoen i den nye planen er fortsatt knyttet til kvaliteten på leveransene fra leverandørene, inklusive installasjonsarbeidet. Det er ikke gjort noen oppdatering av risikobildet pr uke 9/16, dette vil komme som følge av etablering av ny plan for fortsatt utrulling. 4 Risikokart Konsekvensvurdering 1=Ubetydelig, 2=Moderat, 3=Alvorlig, 4=Svært alvorlig

20 2.9 Øvrige prosjekter og aktiviteter Fjerndrift v2: Gjennomføre tiltak fra ROS-analyse datert Tiltak gjennomføres for å lukke identifiserte risiko punkter. Det jobbes med å utrede alternative konsepter og velge det mest hensiktsmessige for utestående punkter. Det er ikke identifisert noen avvik i framdrift, men det er nødvendige å sikre gjennomføring av tiltak for å håndtere funnene i ROS-analysen fra Fjernprogrammering radioterminaler Sepura: Prosjektet er i videreføring etter vellykket pilot for radioprogrammering. Prosjektet er i Planfase og har tilfredsstillende fremdrift. Helse CIM: Enhetlig krisestøtteverktøy for helsesektoren. HDO har signert avtalene for programvaren med One Voice AS i henhold til retningslinjer fra Helse Sør-Øst RHF. Plan for ibruktakelse er under utarbeidelse. Retrofit Fase 0+1. Roller og ansvar avklart med HDIR. Prosjektet er satt på vent grunnet usikkerhet rundt finansiering. Dette ble diskutert i Styringsgruppen for nødnett Helse (HSN) med Helse- og omsorgsdepartementet, og HDO avventer videre behandling i departementet. Lydlogg: Lydlogg til alle legevaktsentraler. Prosjektet er stoppet inntil videre, på grunn av manglende finansiering, Dette ble diskutert i Styringsgruppen for nødnett Helse (HSN) med Helse- og omsorgsdepartementet, og HDO avventer videre behandling i departementet. Det er eksplisitte krav om bruk av lydlogg i Akuttmedisinforskriften, og Hdir har utviklet løsningen for lydlogg i samarbeid med DnK. NAKOS: Etablere nasjonal database for hjertestartere. HDO deltar på forberedende workshop for oppstart av prosjektet. HDOs bidrag dekkes på timebasis. Robust mobilt helsenett: Norsk Helsenett SF har igangsatt en konseptfase som går fra januar til mars Arbeidet skal vurdere muligheten for en løsning som tilbyr mobildatakommunikasjon til ambulanser, basert på å utnytte de, til enhver tid, tilgjengelige datanett i aktuelle område. HDO er involvert med fagressurser i arbeidet. Ny teknologi for AMK sentralene i Norge: Gjennom anskaffelse av ny teknologi, gis AMK-sentralene et bedre tilpasset, integrert verktøy for å effektivt håndtere nødsamtaler, utnytte ressurser på beste måte, tilordne rett respons og få tilgjengelig beslutningsstøtte for medisinske og operative beslutninger. Dette arbeidet ledes av Nasjonal IKT HF. Det er iverksatt arbeid internt i HDO for å koordinere og etablere nødvendige rammer og føringer for HDOs engasjement i prosjektet. HDO jobber med å avklare prinsipper som grunnlag for nasjonal drifts og innføringsmodell av ny amk-teknologi i Norge.

21 Optimal organisering av AMK sentralene i Norge: Helse- og Omsorgsdepartementet har iverksatt en utredning av optimal organisering av den medisinske nødmeldetjenesten med vekt på AMK-sentralene. Utredningen skal framskaffe et tilstrekkelig grunnlag for de regionale helseforetakene til å treffe beslutninger om framtidig organisering av nødmeldetjenesten innen sine ansvarsområder. HDO deltar i utredningen for å ivareta teknologiområdet, sammen med de regionale helseforetakene og nasjonale kompetansemiljøer innen nødmeldetjensten. Utredningen skal levere sin rapport i august Program for forbedring av nødmeldetjensten teknologivurdering. Regjeringen har konkludert med at anbefalingene fra Nasjonalt nødmeldingsprosjekt skal følges opp gjennom Program for forbedring av nødmeldingstjenesten (PFN). En viktig del av dette forbedringsarbeidet er knyttet til området teknologi. Fase 1 i 2016 skal utrede følgende tiltak: 1. Beskrive de felles prosessene som inngår i samvirke mellom nødetatene, hvordan disse er regulert og hvilken informasjonsutveksling som foregår. 2. Tiltak som sikrer effektiv innhenting og deling av informasjon, samt effektiv varsling av ressurser på tvers av nødetatene i nødsituasjoner. 3. Tiltak for synliggjøring av andre etaters relevante ressurser og anmodning om bruk av disse, med utgangspunkt i grensesnitt mellom etatene 4. Tiltak for å forbedre kommunikasjon med hørselshemmede 5. Tiltak for forbedret posisjonering av innringer 6. Tiltak som sikrer at sentraler innenfor en etat kan utnytte hverandres ressurser 7. Teknologitiltak i politiet for å redusere antall feilmeldinger til 112 HDO deltar i arbeidet sammen med Nasjonal IKT HF og Helsedirektoratet, som helsetjenestens representanter sammen med aktører fra justissektoren. HDO har innført en standardisert prosjekt gjennomføringsmodell, og jobber nå med å sikre hensiktmessige beslutninger og kometansebygging i egen organisasjon. HDO har igangsatt planlegging av en strategirevisjonsprosess. Styret og HDOs organisasjon vil bli involvert i dette arbeidet, og målet er å kunne vedta en revidert strategi i løpet av For å følge opp oppdrag gitt i Oppdragsdokumentet for 2016 har HDO gjennomført et første møte med alle de regionale helseforetakene for å utarbeide en plan for nasjonal koordinering av aktørene innen det prehospitale området. Planen skal forankres med alle de regionale helseforetakene og interrregionalt fagdirektørmøtet før framleggelse i AD-møtet.