PROTOKOLL FRA MØTET 10. SEPTEMBER 2009 KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 10. SEPTEMBER 2009 KL. 08.30 PÅ MØTEROM 3, RÅDHUSET I SANDNES SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 27/09 Orientering knyttet til tidligere forvaltningsrevisjonsrapport vedr. PPT - UTSATT 28/09 Budsjett for kontroll og tilsyn 2010 - kontrollutvalgets budsjettforslag 29/09 Kontrollutvalgets tilsyn med Sandnes overformynderi 30/09 Egenerklæring om oppdragsansvarlig revisors uavhengighet 31/09 Tertialrapport 2. tertial 2009 - Budsjett for kontroll og tilsyn 32/09 Status prosjekter og kontroller pr. september 2009 EVENTUELT MELDINGER 4/09 Vedr. administrasjonens behandling av sak vedr. Kanalgata 8 5/09 Kontrollutvalgsekretariatets brukerundersøkelse 2009 6/09 Skatteinngangen for juli 2009 Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51976590, som sms til mobiltlf. 98806776 eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Sandnes, 2. September 2009 Kenneth Austrått Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet
PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sandnes Møtenr.: 6-09 Møtedato: 10. september 2009 Utvalgssaksnr.: 27/09-32/09 Innkalt: Kenneth Austrått Leif O. Larsen Ellen Brunes Karen Margrethe Mjelde Alfred Frantzen Andre: Fra Rogaland Revisjon IKS: Fra RKS Forfall: Leif O. Larsen. Varamedlem var ikke innkalt. Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad Sekr.leder Wencke S. Olsen Innkallingen ble godkjent uten merknader. Protokollen fra møte 23. juni 2009 ble godkjent uten merknader. 27/09 Orientering knyttet til tidligere forvaltningsrevisjonsrapport vedr. PPT Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget utsetter orienteringssaken til møtet 15. oktober. 28/09 Budsjett for kontroll og tilsyn 2010 - kontrollutvalgets budsjettforslag Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes godkjenner det framlagte budsjettforslaget for kontrollutvalgets virksomhet i 2010, med en samlet budsjettramme på kr. 2 760 000,-. 29/09 Kontrollutvalgets tilsyn med Sandnes overformynderi Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes har ingen merknader til overformynderiets årsmelding, regnskap og revisjonsberetning for 2008. 30/09 Egenerklæring om oppdragsansvarlig revisors uavhengighet Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt.
VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar den framlagde uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor i Sandnes kommune til orientering. 31/09 Tertialrapport 2. tertial 2009 - Budsjett for kontroll og tilsyn Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget tar tertialrapporten for budsjett for kontroll og tilsyn pr. 2. tertial 2009 til orientering. 32/09 Status prosjekter og kontroller pr. september 2009 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget tar oversikt over status prosjekter og kontroller pr. september 2009 til orientering. MELDINGER 4/09 Vedr. administrasjonens behandling av sak vedr. Kanalgata 8 5/09 Kontrollutvalgssekretariatets brukerundersøkelse 2009 6/09 Skatteinngangen for juli 2009 Meldingssakene ble tatt til orientering EVENTUELT Ingen saker. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200900042 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 10.09.2009 27/09 ORIENTERING KNYTTET TIL TIDLIGERE FORVALTNINGSREVISJONS-RAPPORT VEDR. PPT/SPESIALUNDERVISNING UTSETTING AV SAK Bakgrunn: Kontrollutvalget bestilte i 2006 rapport vedr. PPT og spesialundervisning i Sandnes. Oppfølging av rapporten ble behandlet 05.09.08. Det ble da fattet følgende vedtak i kontroll-utvalget: 1. Kontrollutvalgets i Sandnes tar administrasjonens tilbakemelding til orientering. 2. Kontrollutvalget får halvårlige tilbakemeldinger fra rådmannen om utviklingen innenfor PPT: Saksutredning: Rådmannen er i brev av 09.07.09 invitert til å orientere om utviklingen innenfor PPT på møtet i september. Sekretariatet har imidlertid fått tilbakemelding fra kommunaldirektør Torill Kind at både hun og leder for PPT er bortreist den 10. september. Det er derfor inngått avtale om at orienteringen utsettes til neste møte, som er den 15. oktober. Da saken var satt på sakskartet med eget saksnr., foreslås det at saken utsettes til neste møte. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget utsetter orienteringssaken til møtet den 15. oktober. SANDNES, 16.07.2009 Wencke S. Olsen Sekr.leder
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800103 : E: 151 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 10.09.2009 28/09 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2010 - KONTROLLUTVALGETS BUDSJETTFORSLAG Bakgrunn: Kontrollutvalget har etter 18 i forskrift om kontrollutvalg ansvar for å utarbeide budsjett-forslaget for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets budsjettvedtak skal i henhold til forskriften legges fram for bystyret i forbindelse med at kommunens samlede budsjett skal vedtas. Budsjettet skal omfatte alle utgifter forbundet med kontrollutvalgets arbeid. Kontrollutvalget blir derfor en avdeling i kommunen med budsjettansvar for eget budsjett. Dette innebærer også et ansvar for regnskap og regnskapsoppfølging. Saksutredning: Forskriften pålegger kommunen å ha en forsvarlig revisjonsordning og et uavhengig sekreta-riat. Budsjettforslaget omfatter derfor lovpålagte oppgaver. Budsjettforslaget er delt inn i 3 hovedpunkter; kontrollutvalgets utgifter, utgifter til kjøp av revisjonstjenester og utgifter til kjøp av sekretariatstjenester. Kontrollutvalgets utgifter Kontrollutvalgets utgifter skal være en del av kontrollutvalgets budsjettforslag, jfr. Forskriftens 18. Kontrollutvalgets utgifter består av møtegodtgjørelse, utgifter til kurs, reiseutgifter m.m. Det er ikke foreslått endringer for 2010. Revisors budsjettforslag: Kommunen er medeier i det interkommunale selskapet Rogaland Revisjon IKS. Sekretariatet har mottatt forslag til budsjett fra revisor. Revisors budsjettforslag er styrebehandlet 19. august 2009, og vil bli behandlet av representantskapet i løpet av høsten. Revisors budsjett omfatter i grove trekk utgifter til vanlig regnskapsrevisjon, attestasjoner, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i henhold til planer vedtatt av bystyret, samt oppmøte i kontrollutvalget. Det vises til vedlegg fra revisor for oversikt over hva som er forventet brukt til de forskjellige formålene, samt til generell budsjettoversikt. Revisor har i sitt budsjettforslag foreslått en liten reduksjon i antall timer for 2010. Det betyr at selv om timeprisen er økt for 2010 (timeprisen ble for øvrig ikke økt for 2009), er samlet budsjettforslag omtrent på samme nivå som for 2009. Revisor oppgir i sine kommentarer at budsjettet er justert som følge av kapasitet. Sekretariatets budsjettforslag:
Kommunen er medeier i det interkommunale samarbeidet Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS. Sekretariatet sitt budsjett ble godkjent av styret den 21. august 2009. Sekretariatets utfører saksutredning, sekretariatsarbeid, arkivering og alt øvrig arbeid knyttet til kontrollutvalgets virksomhet. Kommunen betaler et fast grunnbeløp for dette arbeidet. Det påløper ingen ekstrautgifter ut over grunnbeløpet til ordinær møtevirksomhet. Fast grunnebeløp er for 2010 kun økt med 1,2% for Sandnes kommune. Samlede kommentarer til budsjettforslaget Det legges fram et samlet budsjettforslag for kontroll og tilsyn, gruppert på de kontoarter som har vært benyttet i kommunens budsjett. Det er dette forskriften legger opp til når det, som nevnt innledningsvis, pålegges kontrollutvalget å utarbeide forslag til budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Utgifter til kjøp av tjenester er redusert med 20.000 kroner, og er nå på kun 10.000 kr. Denne posten har nå blitt så liten at det uansett må komme en tilleggsbevilgning her om denne posten skal benyttes. Den er derfor brukt til å saldere hovedpost vedr. kjøp av tjenester (som også inkluderer kjøp av sekretariatstjenester), slik at det totalt sett ikke blir noen økte utgifter for kommunen verken til sekretariat eller revisor for 2009 (se likevel kommentar fra revisor ovenfor). Det foreslås et samlet budsjett på kr. 2.760.000,- for kontroll og tilsyn for 2010. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes godkjenner det framlagte budsjettforslaget for kontrollutvalgets virksomhet i 2010, med en samlet budsjettramme på kr. 2.760.000,-. SANDNES, 27.08.2008 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Samlet budsjettoversikt Revisors budsjettforslag
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800257 : E: 219 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 10.09.2009 29/09 KONTROLLUTVALGETS TILSYN MED SANDNES OVERFORMYNDERI Bakgrunn: Overformynderiets ansvar og roller er regulert i Vergemålsloven. Reglene i vergemålsloven indikerer at kommunestyret verken har instruksjonsmyndighet eller omgjøringsadgang ved avgjørelse av overformynderiets saker. Det åpnes imidlertid for en viss kontrollfunksjon etter vergemålsloven 27 tredje ledd: Kommunen kan ved et oppnevnt medlem når som helst holde eftersyn av overformyndernes registrerte regnskapsopplysninger og regnskapsmateriale, bøker, verdipapirer og dokumenter. Bystyret i Sandnes fattet følgende vedtak på møte 12.09.2000: Kommunens tilsynsmyndighet etter vergemålslovens 27 3. ledd delegeres til kontrollutvalget. Saksutredning: Sekretariatet og revisor har i forbindelse med saken kommet over uttalelser i Håndbok om overformynderiet og en uttale fra KRD i rundskriv H 13/98 som kommer med noe motstridende informasjon om kontrollutvalget kan ha en rolle som tilsynsmyndighet. Vi er likevel inntil videre av den oppfatning at det ikke er noe i veien for at kontrollutvalget har et kontrollansvar overfor overformynderiets for så vidt gjelder at regnskaper og nødvendige dokumenter er levert og i orden. Revisor har for øvrig oversendt saken til NKRF for uttale. Det anbefales derfor at saken behandles i kontrollutvalget i tråd med vedtaket i bystyret fra 2000. Overformynderiets balanserapport, årsmelding, revisjonsberetning og årsoppgjørsnotat legges derfor fram for kontrollutvalget i henhold til bystyrets vedtak. Revisor har i sin revisjonsberetning innstil på at årsregnskapet for 2008 godkjennes uten presiseringer. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes har ingen merknader til overformynderiets årsmelding, regnskap og revisjonsberetning for 2008.
Sandnes, 1/9-2009 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Regnskap m/revisjonsberetning Årsmelding
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800163 : E: 026 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 10.09.2009 30/09 EGENERKLÆRING OM OPPDRAGSANSVARLIG REVISORS UAVHENGIGHET Bakgrunn Som det går fram av vedlagte brev fra revisor, skal det årlig og ellers ved behov gis en skriftlig egenvurdering til kontrollutvalget når det gjelder oppdragsansvarlig revisors uavhengighet (Forskrift om revisjon 15). Det skal også iflg. 12 i samme forskrift rapporteres til kontrollutvalget at oppdragsansvarlig revisor skal: 1. ha ført en hederlig vandel 2. være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller 3. være myndig. Saksutredning Sekretariatet har mottatt vedlagte erklæring fra revisor, som er en egenerklæring om revisors uavhengighet ( 15) i forhold til Sandnes kommune. Iflg. kommentarer til forskrift om revisjon 1 gjelder kravet til uavhengighet og objektivitet både revisor og revisors medarbeidere, men bestemmelsene om dokumentasjon gjelder som nevnt i erklæringen bare oppdragsansvarlig revisor. Det er også nevnt i samme vedlegg til rundskrivet at oppdragsansvarlig revisor som et minimum skal gi en årlig skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet. Erklæringen gis på revisors eget ansvar og skal ikke godkjennes av kontrollutvalget, men tas til orientering. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar den framlagde uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor i Sandnes kommune til orientering. SANDNES, 15.07.2009 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Revisors uavhengighetserklæring 1 Jfr vedl. 2 til Rskr. H-15/04
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800199 : E: 212 : Wencke Sissel Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 10.09.2009 31/09 TERTIALRAPPORT 2. TERTIAL 2009 - BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN Bakgrunn: Kontrollutvalget har et lovpålagt ansvar for å legge fram årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Som en konsekvens av dette følger også ansvar for budsjettoppfølging. Rapporten baserer seg på mottatte opplysninger fra Sandnes kommune pr. 31.08.09, (vedlegg), revisors tertialrapport pr. 31.07.09 (vedlegg) og sekretariatets regnskap pr. 31.08.09. Saksutredning: Skjematisk sett bør forbruket ligge på ca. 66% ved 1. tertial. Revisor rapporterer denne gangen pr. 31.07., slik at gjennomsnittsforbruket her er på 59%. For revisor vil forbruket variere i løpet av året, da noen perioder er mer arbeidsintensive enn andre. Sekretariatet fakturer et fast beløp i 3 terminer, og skal derfor ligge på normalforbruke. Når det gjelder kontrollutvalgets utgifter, er det kun forbrukt ca. 26% pr. 1. tertial. Det er ennå ikke postert utgifter til lønn og godtgjørelse til kontrollutvalgets medlemmer. Dersom en periodiserer disse utgiftene, vil en likevel komme under normalforbruket. Ifølge sekretariatets egne tall pr. 2. tertial ligger sekretariatet denne gangen litt under normalforbruket. Dette skyldes tilbakeføring til kommunen av deler av regnskapsoverskudd for 2008 i 2. termin. Revisor har forbrukt ca. 36% i forhold til kommunens regnskapstall, og ca. 45% i forhold til revisors egne tall. Revisor fakturerer etterskuddsvis, slik at kommuneregnskapet ikke alltid inneholder alle medgåtte utgifter pr. rapporteringsdato. Dette kan forklare eventuelle forskjeller i regnskapstallene. Revisor har knyttet følgende merknader til sin tertialrapport: Årsoppgjøret 2008 er sluttført og interimsrevisjon såvidt startet. Det er utført 3 av 6 mva komp attestasjoner. Det er fortsatt stort etterslep på oppgjør sluttregnskap. På forvaltningsrevisjon er rusvern og vedlikehold rapport ferdig, tilskudd/statlige midler er på høring l mens tilskudd til lag og organisasjoner er i sluttfasen. Kvalitet i skole er godt i gang mens personopplysningsloven er i startfasen. Selskapskontroll i Ivar IKS er i sluttfasen mens Forus Næringspark AS blir utført i september-oktober. Hele årsbudsjett er benyttet til bestilte prosjekt 2009. Budsjett 2010 er foreslått justert noe som følge av kapasitet. Når det gjelder regnskapet pr. 2. tertial er det samlet sett godt innenfor normalforbruket. Sekretariatet har ut fra kommunens regnskapsoversikt en mistanke om at enkelte utgifter ikke blir ført under kontroll- og tilsyn sitt ansvarsområde. Dette vil vi få fullstendig oversikt over når regnskapet for 2009 foreligger.
Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar tertialrapporten for budsjett for kontroll og tilsyn pr. 2. tertial 2009 til orientering. SANDNES, 01.09.2009 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Regnskapsoversikt Revisors oversikt
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800005 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 10.09.2009 32/09 STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER PR. SEPTEMBER 2009 Bakgrunn: Sekretariatet orienterer kontrollutvalget til hvert møte om status for bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, samt om status for behandlede rapporter i kontrollutvalget, se vedlegg. Saksutredning: Den vedlagte oversikten inneholder prosjekter som er bestilt med anslått dato for ferdigstilling gitt av Rogaland Revisjon IKS. Det er tatt med en egen kolonne for beregnet kostnad fra revisors side for det enkelte prosjekt. Skjemaet inneholder også en oversikt over når lovpålagt tilbakemelding på oppfølging av rapporter skal finne sted. For å gi kontrollutvalget oversikt over hvilke prosjekter som etter hvert vil være ferdig utført, er det til slutt laget en liste over ferdigbehandlede prosjekter i denne perioden. Det foreligger ingen nye rapporter til behandling på dette møtet. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar oversikt over status prosjekter og kontroller pr. september 2009 til orientering. Sandnes, 14.08.09 Wencke S. Olsen Sekr. leder Vedlegg: Statusoversikt pr. september 09
MELDINGSSAKER 10. september 2009 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 4/09 200800287-6 Vedr. administrasjonens behandling av sak vedr. Kanalgata 8 5/09 200800003-15 Kontrollutvalgsekretariatets brukerundersøkelse 2009 6/09 200800243-13 Skatteinngangen for juli 2009