KONTROLLUTVALGET I RAUMA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4/12 Møtedato: 26.09.2012 Tid: kl 10.00 kl 14.40 Møtested: Åndalsnes sjukeheim / Rauma rådhus, Møterom 415 Sak nr: 25/12 31/12 Møteleder: Møtende medlemmer: Odd Ivar Røhmesmo, leder (Sv) Erling Hagen, nestleder (Sp) Rigmor Kristoffersen (Ap) Alf Roger Antonsen (H) Svanhild K. Dahle (Sp) Forfall: Ingen Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Av øvrige møtte: Marit Thorstensen, regnskapssjef (under sak 27/12-28/12) Siv-Merete Vold, enhetsleder Åndalsnes sjukeheim (Åndalsnes sjukeheim) Ann Elisabeth Fløystad, enhetsleder hjemmetjenesten Åndalsnes (Åndalsnes sjukeheim) Møtet startet med virksomhetsbesøk på Åndalsnes sjukeheim med orientering og omvisning. Deretter fortsatte møtet på Rauma rådhus i møterom 415. Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 25/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 30. MAI 2012 PS 26/12 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 27/12 RAUMA KOMMUNE. REGNSKAPSRAPPORT FOR 2. KVARTAL 2012 PS 28/12 UTVIDELSE AV EIENDOMSSKATT I RAUMA KOMMUNE EVALUERING AV PROSESSEN PS 29/12 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2012 PS 30/12 PS 31/12 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL AV RAUMA ENERGI AS OPPFØLGINGSLISTE Side 1 av 6
PS 25/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 30. MAI 2012 Protokollen fra møte 30. mai 2012 godkjennes. PS 26/12 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 08/12 RS 09/12 2011 Årsrapport, regnskap med kommentarer - saksprotokoll Rauma kommunestyre 19.06.2012, k-sak 082/12 Rauma kulturhus Årsrapport med regnskap - saksprotokoll Rauma kommunestyre 19.06.2012, k-sak 083/12 RS 10/12 Møteprotokoll fra møte i Samarbeidsforumet for kontrollutvalgene 15.06.2012 Leder og sekretær refererte fra Samarbeidsforumets møte 15.06.2012 og svarte på spørsmål fra utvalgsmedlemmene. Orienteringssaker: OS 21/12 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) - Medlemsbrev nr. 1/2012 OS 22/12 Lovendringer for styrket egenkontroll i kommunene melding fra Kommunal- og regionaldepartementet om lovproposisjon 119 L, datert 25.05.2012 OS 23/12 NIR - Protokoll fra styremøte nr 3/2012 og representantskapsmøte nr 2/2012 OS 24/12 KU sekretariatet og Samarbeidsforumet. Årsmelding for 2011 OS 25/12 Virksomhetsbesøk på Åndalsnes sjukeheim Kontrollutvalget hadde gjort avtale om et virksomhetsbesøk på Åndalsnes sjukeheim i forbindelse med utvalgets møte 26.09.2012. Hensikten med besøket var å få en omvisning på sjukeheimen og en orientering om hvordan kommunen har møtt utfordringene de har fått etter iverksetting av Samhandlingsreformen. Enhetsleder for Åndalsnes sjukeheim Siv Merete Vold og enhetsleder for hjemmetjenesten Åndalsnes Ann Elisabeth Fløystad ga kontrollutvalget ei god orientering om sjukeheimen og hjemmetjenestens daglige utfordringer. Enhetslederne redegjorde også for hvordan kommunen har handtert iverksetting av samhandlingsreformen. Leder takket for omvisninga og ei god og informativ orientering. Side 2 av 6
Kontrollutvalget hadde en evaluering av tjenestenes utfordringer etter virksomhetsbesøket og oppsummerte følgende problemstillinger: Kommunikasjon mellom kommunens stab/støtte funksjoner og enhetene innenfor pleie og omsorg bør bedres Personalpolitikk og rekruttering vanskelig å få fylt alle stillinger, samt opprettelse av nye stillinger Kan oppleve at kommunens organisering i to-nivå modellen (flat struktur) vanskeliggjør kommunikasjonen oppover i systemet Kontrollutvalget ser behovet for en evaluering av samhandlingsreformen etter en tid OS 26/12 Referat fra kurs for kontrollutvalg i Molde 17.09.2012, arr. KS Møre og Romsdal Sekretær og utvalgets leder refererte fra kurset som KS i Møre og Romsdal arrangerte på Rica Seilet i Molde 17. september. Målgruppen for kurset var ledere/nestledere av kontrollutvalg, ordførere, rådmenn og kommunestyremedlemmer. Tema for kurset var den gode samhandlinga mellom kommunestyret og kontrollutvalget. Rauma kommune var representert ved kontrollutvalgsleder Odd Ivar Røhmesmo. PS 27/12 RAUMA KOMMUNE. REGNSKAPSRAPPORT FOR 2. KVARTAL 2012 Kontrollutvalget tar regnskapsrapporten for 2. kvartal 2012, sammen med administrasjonens muntlige redegjørelse til orientering. Leder innledet og kommenterte nok en gang feil i periodiseringen av budsjettet. Kontrollutvalget stilte spørsmål til beregning av eiendomsskatten og endring av bunnfradraget. Det ble også stilt spørsmål til diverse poster i investeringsregnskapet hvor det var overskridelser i forhold til budsjett. Regnskapsansvarlig Marit Thorstensen orienterte om regnskapet og kommenterte budsjettering av eiendomsskatten og kommunens rutiner for budsjettering og periodisering. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug kommenterte regnskapsrapporten og viste til de områder som revisor er spesielt oppmerksom på. Regnskapsansvarlig og distriktsrevisor svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. PS 28/12 UTVIDELSE AV EIENDOMSSKATT I RAUMA KOMMUNE EVALUERING AV PROSESSEN Side 3 av 6
Kontrollutvalget tar Rauma kommunes evalueringsrapport om eiendomsskatt for perioden 2010 2011 til etterretning. Regnskapsansvarlig Marit Thorstensen viste til rapporten og redegjorde for dagens status for klagebehandlingen. Hittil har ingen av sakene vært fremmet for kommunens klagenemnd. Det gjenstår nå 15 klagesaker som kommunen har som mål å få behandlet i løpet av inneværende år. PS 29/12 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2012 Kontrollutvalget tar revisjonsplanen for revisjonsåret 2012, sammen med revisors vurdering av uavhengighet til orientering. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for innholdet i planen og de endringer og risikofaktorer i kommunen som revisjonen vil følge opp. PS 30/12 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL AV RAUMA ENERGI AS 1. Kontrollutvalget bestiller en selskapskontroll av Rauma Energi AS og ber revisjonen gi tilbakemelding til kontrollutvalget om utførelsen og resultatet av kontrollen. 2. Kontrollen skal omfatte utøvelsen av kommunens eierskap i selskapet (eierskapskontroll) og driften av selskapet (forvaltningsrevisjon). 3. Undersøkelsen bestilles utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. Sekretær orienterte om bakgrunnen for at denne saken nå ble lagt fram for kontrollutvalget og sekretærens forslag til vedtak. Utvalgets medlemmer drøftet om de fant det tilstrekkelig med at det skulle foretas en eierskapskontroll, eller om en skulle gå inn for sekretærens forslag til vedtak hvor kontrollen også skulle omfatte driften av selskapet (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget konkluderte med at de ønsket at det skulle foretas både en eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskapet. Side 4 av 6
PS 31/12 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Personalpolitikk i Rauma kommune Utvalget ønsker oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten vedrørende Personalpolitikk i Rauma kommune. 26.09.12: Saken vil bli lagt fram for kontrollutvalget i neste møte. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Byggesaksbehandling i Rauma kommune Forvaltningsrevisjonsrapporten Byggesaksbehandling i Rauma kommune ble behandlet av kontrollutvalget i møte 28.02.2011 i sak 05/11 og i kommunestyret 21.06.2011 i sak 038/11. Kontrollutvalgets leder har etterlyst brukerundersøkelsen om publikums oppfatning av byggesaksbehandlingen i Rauma kommune. 26.09.12: Kontrollutvalget er orientert om at spørreundersøkelsen er under utarbeidelse. Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalget har i 2011 ikke fått seg forelagt status for oppfølging av politiske vedtak fattet i 2010 og 2011. Oversikt over politiske vedtak skulle fra 2011 bli presentert sammen med de kvartalsvise økonomirapportene, men kontrollutvalget kan ikke se at det har skjedd. Sekretæren har i brev av 27.03.2012 tilskrevet rådmannen og bedt om en oversikt for 2010 og 2011. 26.09.12: Saken vil bli lagt fram for kontrollutvalget i neste møte. Rapport fra fylkesmannens tilsyn med helse og omsorgstjenestene til eldre i Rauma kommune Fylkesmannen har gjennomført tilsyn med helse og omsorgstjenestene til eldre i Rauma kommune. Rapporten avdekket funn som kontrollutvalget ser alvorlig på. Kontrollutvalget vil følge opp om kommunen setter i verk tiltak for å rette opp og forebygge brudd på lovgivinga som er pekt på i rapporten. 26.09.12: Etter avtale med kst. rådmann vil saken kunne legges fram for kontrollutvalget til neste møte. Branntilsyn i Rauma kommune Det er gjennomført branntilsyn i Rauma kommune. Tilsynet avdekket bl.a 13 avvik ved Vågstranda oppvekstsenter som medførte stenging av skolens 2. etg. Rådmannen har bedt enhetsleder for Bygningsdrift sammen med bruker å gi en tilbakemelding på tilsynrapportene innen angitte tidsfrister. 26.09.12: Etter avtale med kst. rådmann vil saken kunne legges fram for kontrollutvalget til neste møte. Virksomhetsbesøk I kontrollutvalgets møteplan er det satt av tid til besøk i en kommunal virksomhet. Alternativt kan en enhetsleder inviteres til å gi informasjon om sin enhet. 26.09.12: Kontrollutvalget har avlagt et virksomhetsbesøk på Åndalsnes sjukeheim i forbindelse med dagens møte. Kontrollutvalget anser saken for avsluttet. I dette møtet var det ikke lagt opp til orientering fra administrasjonen. Til dagens møte var det til saken lagt ved et notat fra kommunens administrasjon som gjaldt informasjon til kontrollutvalget vedr. beredskap, datert 12.09.2012. Side 5 av 6
Leder orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som er på oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Odd Ivar Røhmesmo Erling Hagen Rigmor Kristoffersen leder nestleder Alf Roger Antonsen Svanhild K. Dahle Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 6 av 6