Ås kommune Organisering av kulturområdet Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/01632-7 Behandlingsrekkefølge Møtedato Administrasjonsutvalget 11.05.2016 Formannskap 11.05.2016 Kommunestyret Hovedutvalg for oppvekst og kultur 09.05.2016 Arbeidsmiljøutvalget Ungdomsrådet 03.05.2016 Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonsutvalget 15.06.2016 Formannskap 15.06.2016 Rådmannens innstilling: 1. Det utlyses en 100% stilling som kulturhusleder 2. Tidligere kulturenhet endrer navn til «Kulturhuset» 3. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv/biblioteket. 4. Ungdomshusene legges organisatorisk til kulturskolen. 5. Gjeninnføring av midlene til lysansvarlig vurderes i forbindelse med budsjett 2017 Ås, 22.04.2016 Trine Christensen Rådmann Ellen M. Benestad Etatsjef oppvekst og kultur Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Ungdomsrådet Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonsutvalg Formannskap Kommunestyret Vedlegg: 1. Utkast modell organisering kultur 2. Rapportering kulturhuset 2015 3. Organisering rådmannens anbefaling 15/01632-7 Side 1 av 11
4. Notat fra rådmannen om implementering av modell 3, jf. F-sak 35/16, 11.05.2016. Vedtak i saken sendes til: Rektor kulturskolen Biblioteksjef Etatssjef oppvekst- og kultursjef SAKSUTREDNING: Sammendrag: Det er et omforent ønske om å skape en sterkere og mer samlet kulturenhet i kommunen. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturen i Ås ved å lage en organisering som i større grad vektlegger kulturhuset som samlingspunkt for kulturen i Ås. Det foreslås at det utlyses en 100% stilling som kulturhusleder når nåværende kulturleder slutter 1.7.2016. Kulturhusleder bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset, ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom kulturhuset, biblioteket, kulturskolen og andre virksomheter i Ås og ivareta enkelte av tidligere kulturleders oppgaver. Kulturhuslederen skal også utvide samarbeidet med det profesjonelle- og frivillige kulturlivet i Ås. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv. Ungdomshusene legges under kulturskolen. Fakta i saken Tidligere politisk behandling: Denne gjennomgangen av kulturområdet har bakgrunn i kommunestyresak 14/04335-1, og i handlingsprogrammet for 2015 som ble vedtatt i kommunestyret 10.12.2014. «Bestillingen» for arbeidet ble formulert slik Gjennomgang av hele kulturområdet når det gjelder organisering og innhold. Hva er det ønskelig at kulturområdet skal være i Ås? Hvilke kulturaktiviteter kan utføres av frivillige? Evaluere kulturhuset når det gjelder organisering, bruken, innholdet og det tekniske. Det opprettes en prosjektgruppe som består av 3 fra administrasjonen, 1 tillitsvalgt og 2 politikere. Prosjektet kom i gang i januar 2015 og var klart for behandling i 2015. Den 20.5.2015 ble det fremmet 2 saker for hovedutvalget for oppvekst- og kultur; Evaluering av kulturområdet sak 17/15 Evaluering av kulturhuset sak 18/15. I hovedutvalget for oppvekst- og kultur 20.05.2015 ble det følgende innstilling: 15/01632-7 Side 2 av 11
Sakene utsettes inntil ny sak med følgende fremmes: 1. Vurdering av ulike organisasjonsformer knyttet til kulturområdet. 2. De økonomiske konsekvensene av de foreslåtte organisasjonsformene belyses. 3. Kulturområdet og aktivitetene diskuteres i eget møte i hovedutvalg for oppvekst og kultur før pkt. 1 og 2 ferdigstilles. Formannskapets vedtok følgende utsettelsesvedtak 27.05.2015: Saken utsettes inntil hovedutvalg for oppvekst og kultur har ferdigbehandlet saken. Saken ble diskutert i hovedutvalget for oppvekst- og kultur den 17.2.2016. Kulturområdet i Ås kommune Kulturområdet er i dag organisert under oppvekst og kultursjefen med «Hovedutvalg for oppvekst og kultur» som politisk utvalg. Her er kultur oppdelt i 3 virksomhetsområder: Kulturskolen Biblioteket / lokalhistorisk arkiv Allmenkultur - lag og foreninger, tilskudd mm,/ kulturhuset og ungdomshusene Nåværende organisering for kulturområdet i oppvekst- og kulturetaten Rådmann Oppvekst og kultursjef Fagrådgivere Leder pedagogisk psykologisk leder Kulturleder Kulturskolerektor Biblioteksleder 9 rektorer, 6 barnehagestyrere Ungdomshusene Kultur skolen Lokalhistori sk arkiv 7 barneskoler Kulturhuset 2 biblioteksfilialer 2 ungdomsskoler inkl VO 7 barnehager Illustrasjon 1 Kulturhusets organisering i dag 15/01632-7 Side 3 av 11
Kulturleder Rudolf Lyd 50% - ledighet i stilling Kino 50% 100% Ungdomshusene Kulturhuskoordinator Kulturhuskonsulent Ansvar for utleie - 100% Lys 50% - - ikke inne i budsjettet for 2016 Midgard Illustrasjon 2 Kulturleder går av med pensjon fra 1.7.2016. Det vil si at det blir ledig 100% stilling. Lydansvarlig, 50% stilling, som har vært i permisjon fra høsten 2015, har sagt opp sin stilling. Lysansvarlig, 50% stilling, har sluttet. Midlene til denne stillingen ble trukket inn i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2016. Leder for ungdomshusene, kino, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent opprettholdes. Vurderinger Alternative organiseringsformer Ut fra prosjektgruppens anbefalinger og rådmannens ønske om en sterkere kulturenhet, tilbakemeldinger fra HOK-møtet 17.2.2016 samt samtaler med lederne innenfor kulturfeltet og tillitsvalgte er det utarbeidet 3 alternativer til organisering av kulturfeltet. 1. Modell 1 Rådmannens forslag Det er ønske om å skape en sterkere kulturenhet i kommunen. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturen i Ås ved å lage en organisering som styrker kulturfeltet og spesielt innholdet i kulturhuset og andre kulturarenaer. Det er ønskelig med en leder som har kunnskap om drift og innhold i et kulturhus og kapasitet til å utvikle, lede, koordinere og organisere kulturhuset. Nåværende kulturlederstillingen får navnet kulturhusleder. Enheten får navnet Kulturhuset. Stillingen lyses ut. Se vedlagte organisasjonskart. I forbindelse med nytilsetting så bør stillingens arbeidsoppgaver vurderes. Kulturhuslederen bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom forskjellige virksomheter i Ås som driver med kulturarbeid, for en større synergieffekt. Behovet for å styrke kommunens samarbeid med det profesjonelle kulturlivet og fritidskulturlivet kan utvikles ved at kulturhusleder finner naturlige samarbeidspunkter med disse. 15/01632-7 Side 4 av 11
Kulturhuslederens hovedarbeidsoppgaver vil være: ansvar for utviklingen av kulturhuset som kultur- og samfunnshus pådriver for utvikling av innholdet i kulturhuset ansvar for samordning med andre kulturarenaer i Ås samarbeide med interne og eksterne aktører planlegge, organisere og gjennomføre planer innenfor kulturfeltet søke kulturmidler diverse andre mindre oppgaver som i dag ivaretas av kulturleder. Oppvekst- og kultursjefen vil fortsatt ha det overordnede strategiske ansvaret for hele kulturområdet. Andre stillinger Det foreslås at kulturdelen av kulturminner og navnesaker overføres til lokalhistorisk arkiv og at arkivaren øker stillingen fra 50% til 60%. Arkivaren har god kunnskap om kulturminner og navnesaker og vil kunne ivareta dette feltet. Lokalhistorisk arkiv er en avdeling under biblioteket. Midlene til denne økningen tas i inneværende år innenfor kulturbudsjettet. Ungdomshusene foreslås lagt under kulturskolen som er den virksomheten innen kulturområdet som spesifikt arbeider med barn og unge. På den måten tydeliggjør man at kulturhuslederen skal konsentrere sin virksomhet om utvikling og drift av kulturhuset og tilsvarende arbeidsoppgaver. Stillingene som kinoansvarlig, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent med ansvar for utleie, beholdes som i dag. 50% lydstilling har sagt opp stillingen sin. 50% lysstilling de økonomiske midlene - ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for 2016. Det foreslås at lydstillingen ikke besettes, men at midlene til lydstillingen beholdes og at midlene til lys tilbakeføres i forbindelse med budsjett 2017. Det gjøres en avtale (etter en anbudsprosess) med et firma/person som kan ta ansvar for vedlikehold av det tekniske utstyret og som etter avtale kan brukes til lyd og lys på arrangementer. Tilsvarende modell har f.eks. Askim kommune for sitt kulturhus. 2. Modell 2 leder av kulturskolen som leder av kulturområdet I denne modellen foreslås det at leder for kulturskolen blir kultursjef og har i samarbeid med biblioteksleder ansvar for hele kulturområdet. Kulturlederen går av med pensjon 1.7.2016. Han har ansvar for kulturhuset og allmennkulturlivet. Stillingen er 100%. I stedet for å lyse ut stillingen foreslås det at rektor for kulturskolen også får ansvaret for kulturhuset og ungdomshusene i en 2-års prøveperiode. Han blir virksomhetsleder for kultur, fritid og kulturskole, i det daglige kalt kultursjef. Virksomheten får navnet Kultur og fritid. I denne enheten ligger kulturskolen med ressurssenter, ungdomshusene og allment kulturliv 15/01632-7 Side 5 av 11
Biblioteksjef vil være en viktig samarbeidspartner. Etatsjef, kultursjef og biblioteksjef vil ha et felles ansvar for strategisk utvikling av kulturområdet i Ås gjennom jevnlige koordinerings- og planleggingsmøter. Biblioteksleder Lokalhistorisk arkiv 2 biblioteksfilialer Kulturskolen Rådmann Oppvekst- og kultursjef Fagrådgivere Pedagogisk psykologisk tjeneste Kultursjef/ Kulturskolerektor Kulturhuset Ungdomshusene 9 rektorer 2 ungdomsskoler + VO 7 barneskoler 6 barnehagestyrere 7 barnehager Illustrasjon 3 Se også vedlagte organisasjonskart som viser hvordan virksomheten er tenkt sammensatt og som beskriver bredden i kommunens tjenesteytelse innenfor kulturområdet. Den nåværende kulturleders stillingsressurs foreslås ved denne modellen fordelt på følgende måte: 10% av kulturlederstillingen brukes til å øke stillingen til arkivaren i lokalhistorisk arkiv for å ivareta kulturminner og navnesaker (fra 50% til 60% stilling). Lokalhistorisk arkiv er en avdeling under biblioteket. 50% av kulturlederstilling brukes til å øke inspektørstillingen (fra 50% til 100%) i kulturskolen. Vedkommende skal ivareta fag- og personalansvaret i kulturskolen når rektor i kulturskolen også får ansvaret for kulturhuset. Som inspektør er det er i dag ansatt en i 50% engasjement. 40% av kulturlederstillingen brukes til å øke administrativ hjelp på kulturområdet for å ivareta den økte mengden med administrative oppgaver samt koordineringen av fritidskulturlivet som bør være et satsningsområde. Andre stillinger Stillingene som leder for ungdomshusene, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent med ansvar for utleie beholdes som i dag. 50% lydstilling besettes ikke. I stedet gjøres avtale med et firma/person som kan ta ansvar for vedlikehold av det tekniske utstyret og som brukes til lyd og lys på 15/01632-7 Side 6 av 11
arrangementer etter avtale. 50% lysstilling som ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for 2016 bør tilføres kultur og fritid fra 2017. 3. Modell 3 - Prosjektgruppens anbefaling: Prosjektgruppen som ble nedsatt etter kommunestyrevedtak i desember 2014, bestod av Ellen Benestad, oppvekst og kultursjef, Alexander Krohg Plur, kulturskolerektor, Emil Schmidt, økonomisjef, Sverre Strand Teigen, HOK, Laila P. Nordsveen, HOK, Linda Rasten, tillitsvalgt. Arbeidet ble ledet av innleid prosjektkonsulent Nils Gunnerud. Gruppen arbeidet våren 2015 med spørsmålet om framtidig organisering av kulturområdet i Ås kommune. De gjennomførte en samlet vurdering av kommunens utfordringer på kulturområdet, økonomien samt ønsket om å bruke kultur som et verktøy for vellykket samfunnsutvikling. På denne bakgrunn er det prosjektgruppens anbefaling å samle kulturområdet i en kulturenhet ledet av kultursjef. Denne enheten mener gruppen bør få navnet Kultur, frivillighet og fritid. Hensikten med organiseringen Hensikten med den nye organiseringen er å etablere en robust og synlig kulturvirksomhet uten friske midler inn. Denne enheten skal videreføre arbeidet med dagens oppgaver. I tillegg skal de arbeide med strategiske oppgaver i henhold til kommuneplanens mål. Det er et ønske om å legge flere enheter inn i kulturenheten for å skape en enhet som kan levere de kommunale tjenestene på en måte som er lett tilgjengelig for innbyggerne og som på en rasjonell måte kan løse de utfordringer som kommer på kulturområdet og gjør kommunen best mulig forberedt Organisasjonskartet I en situasjon der en ikke kan forvente vesentlig vekst i budsjettrammene er det viktig å bruke midlene på beste og mest effektive måte. Av den grunn vil prosjektgruppen anbefale å etablere en kulturvirksomhet under en felles overbygning: 15/01632-7 Side 7 av 11
Kultursjef Kulturskole Idrett Bibliotek Anlegg Kulturhus, kino, samfunnshus Frivillig arbeid Lag og foreninger Frivillighet, Fritid, Nærmiljø Barn og unge integrering Illustrasjon 4 Områder som i dag ikke er organisert i denne enheten, er idrett, anlegg, frivilligsentral, forebyggende arbeid, integrering m fl. Dette er tjenester som i mange kommuner hører inn under kulturområdet, men som Ås kommune har organisert i andre enheter. Personell i en slik «felles paraply» vil ha mellom 37 og 50 årsverk, avhengig av hva som legges til enheten. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av personer i kulturenheten, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted. En slik flytting vil også fordre en bredere høring i organisasjonen. Det er ikke gjort økonomiske beregninger i forhold til denne modellen. Rådmannens vurdering: Modell 1 Organiseringen beholdes i store trekk som i dag, men tydeliggjør kulturhusets viktige rolle som samfunns- og kulturarena, ved at man ansetter en leder for kulturhuset. I tillegg legges ungdomsklubbene under kulturskolen for å samle kulturtilbud for barn og unge under en enhet. Navnesaker og kulturdelen av kulturminner foreslås lagt til lokalhistorisk arkiv. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturfeltet i Ås ved å lage en organisering som tydeliggjør kulturhuset som et samlingspunkt for kulturen i Ås. Kulturskolen og biblioteket har i dag mange arrangementer og oppgaver som det ville være naturlig å samarbeide med leder for kulturhuset om. Med denne modellen vil kommunen ha en kulturhusleder som kan konsentrere seg helt om virksomheten og ikke dele tiden sin på flere virksomheter. Denne modellen gir også biblioteket og kulturskolen tid og kapasitet til å fortsette sin gode utvikling uten å måtte konsentrere seg om flere felt. 15/01632-7 Side 8 av 11
Kulturhuslederen skal i tillegg til å lede og utvikle kulturhuset ivareta noen av tidligere kulturleders oppgaver. Det bør ansettes en kulturhusleder som har kunnskap om drift og innhold i et kulturhus og kapasitet til å utvikle, lede, koordinere og organisere kulturhuset. Kulturhuslederen bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom forskjellige virksomheter i Ås som driver med kulturarbeid samt styrke kommunens samarbeid med det profesjonelle kulturlivet og fritidskulturlivet. Det er i dag avsatt lite midler til å igangsette arrangementer i kulturhuset. For å få til en god utvikling må man trekke på lokale krefter. Kulturhuslederen må aktivt jobbe mot både det lokale og profesjonelle kulturlivet. Modell 2 Det er viktig med en samordning av kulturfeltet for å få ut synergieffektene og samtidig ha et godt driv framover. Både biblioteket og kulturskolen er velfungerende institusjoner som ligger langt framme i utviklingen innen sine områder. Lederne i begge disse enhetene har arbeidet mange år i Ås kommune, har god lokalkunnskap og kjenner brukernes behov. Mange av kulturtilbudene springer ut fra deres virksomheter. Rådmannen ser at denne modellen har både fordeler og ulemper. Fordelen er at lokalkunnskapen ivaretas. Ulempen er at organisasjonen ikke tilføres noe nytt og at modellen kan være krevende å drive. Rektor på kulturskolen blir også kultursjef og skal ivareta både hele kulturområdet og kulturskolen. Det er stort, variert og sprikende område å være daglig leder for. Modell 3 Rådmannen støtter mange av prosjektgruppens vurderinger, men deler ikke samme oppfatning av at alt skal samles i samme enhet. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av personer i kulturenheten, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted. Ellers ligner modellen mye på modell 1. Økonomiske konsekvenser: Det er i denne saken ikke lagt fram noen endrede økonomiske forutsetninger. Det er heller ikke tatt høyde for innsparinger. Det er i dag god aktivitet i kulturhuset. Se vedlagte årsrapport for 2015. 15/01632-7 Side 9 av 11
Det er i inneværende budsjett avsatt lite midler til lyd og lys i forbindelse med arrangementer. Midlene på kr 260.000 til lys ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for 2016. Lydmannen er i permisjon, men har nå sagt opp stillingen sin i Ås kommune. Fritidskulturlivet drives av enkeltpersoner, både profesjonelle og amatører, og organisasjoner uten særlige økonomiske midler. Hvis de skal betale både for leie av lokaler og lyd og lys, er det mange som ikke vil kunne bruke kulturhuset. Ønsker kommunen et aktivt kulturhus så må det være mulig å bruke huset uten altfor store kostnader for brukerne. I forbindelse med budsjettet for 2017 foreslås det at lønnsmidlene på kr 260.000 til lys tilbakeføres (slik budsjettet for 2015 var) og at midlene til lyd opprettholdes. I tillegg forslås det å sette av midler til underskuddsgaranti i forbindelse med store arrangementer med nasjonalt kjente artister. Det vil medføre at det vil være litt lettere å booke inn dyre artister. Tillitsvalgtes uttalelser Saken er lagt fram for MFO, Musikernes fellesorganisasjon, UDF, Utdanningsforbundet og Fagforbundet. De ønsker en egen leder for kulturområdet, og MFO ønsker i utgangspunktet at både kulturskolen og biblioteket ligger under en kultursjef som ivaretar hele feltet. Modell 2 mener fagforeningene vil tilføre rektor på kulturskolen for mange nye oppgaver. Det kan føre til at han blir perifer som leder av kulturskolen og føre til at det kan bli mangel på faglig ledelse og utvikling av kulturskolen og for liten tid til ivaretakelse av de ansatte både på kulturskolen og kulturhuset. De er av den oppfatning at det blir for mange arbeidsoppgaver på en person med en slik modell. De mener at modell 1 vil best ivareta de ansatte.. Konklusjon med begrunnelse: Det har vært mange runder for å komme fram til et forslag om organisering av kulturområdet. Ås kommune har særlig to områder innen kulturfeltet som gjennom flere år har pekt seg ut i positiv retning innen sitt felt; kulturskolen og biblioteket. Når kulturlederen i Ås nå går av med pensjon, så åpner det seg muligheter for å gjøre endringer innen kulturfeltet. Det foreslås i saken at oppvekst- og kulturetaten opprettholdes som i dag og at det ansettes en kulturhusleder som har ansvar for kulturhuset. Kulturhuslederens hovedarbeidsoppgaver vil være å ha ansvar for utviklingen av kulturhuset som kultur- og samfunnshus, pådriver for utvikling av innholdet i kulturhuset og ansvar for samordning med andre kulturarenaer i Ås. Det foreslås imidlertid at kulturdelen av kulturminner og navnesaker overføres til lokalhistorisk arkiv og at arkivaren øker stillingen fra 50% til 60%. Dette ivaretas innenfor budsjettet i 2016. 15/01632-7 Side 10 av 11
For å sikre at kulturhuset har tilstrekkelige ressurser til ivaretagelse av teknisk utstyr, må budsjettet tilføres kr 280.000 for lys. Disse midlene ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for 2016. I tillegg må midlene til lyd, kr 280.000, opprettholdes. Det foreslås at man gjennom anbud gjør en avtale med et firma som kan påta seg oppdrag med ivaretagelse av teknisk utstyr i kulturhuset og ivareta lyd og lys. Kan vedtaket påklages: Nei Ikrafttredelse av vedtaket: 15.5.2016 15/01632-7 Side 11 av 11