UNIVERSITETS- OG HØGSKOLERÅDET The Norwegian Association of Higher Education Institutions Kunnskapsdepartementet Postboks 8119 Dep. 0032 OSLO Deres referanse: Vår releranse: 201000993-/END 09/378-4 Vår dato: 16.03.2010 ABM-utviklings oppgaver knyttet til universitets- og høyskolesektoren Vi viser til brev fra Kunnskapsdepartementet av 16. februar 2010, der departementet ber om innspill til hvordan oppgavene for UH-sektorens bibliotek best kan organiseres videre. Henvendelsen ses i lys av brev fra 12. februar 2010 fra Kulturdepartementet til ABMutvikling der det foreslås at bibliotekoppgavene i hovedsak skal overføres til Nasjonalbiblioteket. Vedtaket om å flytte ut bibliotekoppgavene av ABM-utvikling gir statlige myndigheter med ansvar for bibliotek (Kunnskapsdepartementet og Kulturdepartementet) anledning til å stoppe opp og tenke over hva som vil være en god arbeidsfordeling for organisering i forhold til statlig ansvar for bibliotekoppgaver. Når det gjelder de bibliotekoppgavene som spesielt angår universiteter og høgskoler, må disse sees i sammenheng med UH-institusjonenes kjerneoppgaver innen forskning, utdanning og formidling. Det betyr kobling til arbeidet med Norsk vitenskapsindeks, BIBSYS og nytt biblioteksystem for fag- og forskningsbibliotekene, Open Access og ikke minst det som skjer innenfor e-læring og e-science. For å få dette til, bør noen av de mest sentrale oppgavene for UH-bibliotekene løftes ut av Kulturdepartementets område og organiseres sammen med eksisterende og planlagte organisasjoner for forskning og utdanning under Kunnskapsdepartementet. Andre oppgaver kan gjerne løses i tettere samarbeid med Nasjonalbiblioteket enn det som er tilfelle i dag (f.eks utvikling av kompetanse på digitalisering, opphavsrett på ABM-feltet etc). Nedenfor redegjør vi for hvordan UHR mener sentrale oppgaver for UH-institusjonene på bibliotekområdet bør ivaretas videre. UHR har valgt å se på de oppgaver og behov institusjonene og UH-bibliotekene har. Det vil i praksis si at vi har løsrevet oss noe fra de oppgavene som har blitt utført i ABM-utvikling fram til i dag. Dette har vært nødvendig fordi mange av oppgavene og utfordringene UH-bibliotekene har og står overfor - er lite ivaretatt i ABM-utvikling. Derfor er det riktigere å fokusere på ressursene som gikk fra Kunnskapsdepartementets område ved etableringen av ABM-utvikling enn å se på oppgavene som utføres der i dag. Vi har i hovedsak konsentrert oss om de kjerneoppgavene vi mener må ivaretas av UH-sektoren selv gjennom Kunnskapsdepartementet nå når bibliotekoppgavene likevel skal omorganiseres. Vi understreker imidlertid igjen at det vil være viktig med et godt samarbeid mellom UH-bibliotekene og Nasjonalbiblioteket. Sett fra UHRs side vil dette lettere kunne ivaretas om UH-bibliotekenes kjerneoppgaver plasseres i en renere linje gjennom KDs egne institusjoner og organer. Bakgrunn ABM-utvikling ble etablert 1. januar 2003 for å fremme en helhetlig tenkning rundt arkiv, bibliotek og museum. Opprettelsen ble varslet utredet i den såkalte ABM-meldingen St.meld. nr. 22 (1999-2000) Kjelder til kunnskap og oppleving. Meldingen foreslo opprinnelig å slå Postadresse: Telefon: +47 22 45 39 50 Saksbehandler: Pilestredet 46 B postmottak@uhr.no Sigrid Tollefsen NO-0167 Oslo www.uhr.no Sigrid.Tollefsen@uhr.no Org.no: 974 652 323 Telefon: 22 45 39 62
sammen Statens bibliotektilsyn (SB) og Norsk museumsutvikling (NMU) til Kulturdepartementets nye kompetanse- og samordningsorgan for arkiv, bibliotek og museer. Stortingsbehandlingen i familie-, kultur- og administrasjonskomiteen førte imidlertid til at også Riksbibliotektjenesten (RBT), som hadde sortert under Kirke- utdannings- og forskningsdepartementet (KUF), ble innlemmet i ABM-utvikling. ABM-utvikling ble dermed både et tverrdepartementalt og tverrsektorielt organ, men i ettertid kan man stille spørsmålstegn ved om alle sider ved innlemme1sen av oppgaver for fag- og forskningsbibliotekene var tilstrekkelig utredet på forhånd og om det var den rette løsningen som ble valgt. RBT var ikke bare et rådgivende organ, men tok også initiativ til konkrete tiltak til fellesløsninger for fagbibliotekene uavhengig av departementstilknytning som: fellesavtaler (konsortieavtaler) for tilgang til elektroniske ressurser, utredningsarbeid, kurs og faglige møter, samt videreutdanning for bibliotekarer ansatt i fag- og forskningsbibliotek. Det ble overført rundt 17 årsverk/9.451 000 kr. i 2003 til Kulturdepartementets budsjett og det nye ABM-utvikling. Noen oppgaver knyttet til koordinering av UH-bibliotekoppgaver og ett årsverk ble overtatt av UHR og ivaretas nå gjennom UHRs bibliotekutvalg (UHR B). UHR B er det viktigste treffpunktet for UH-bibliotekene og fungerer i henhold til mandatet som et bindeledd mellom medlemsinstitusjonenes biblioteker og eierinstitusjonene, og fremmer nasjonalt samarbeid og faglig koordinering mellom dem. UHR har i tiden etter etableringen av ABM-utvikling stort sett overtatt rollen som premissleverandør for viktige saker av betydning for UH-bibliotekene. UH-bibliotekenes kjerneoppgaver UH-bibliotekenes oppgaver blir mer og mer knyttet til universitetene og høgskolenes kjernevirksomhet: forskning, undervisning og formidling. Den digitale utviklingen de siste 10 årene har gått i retning av sterkere integrering mellom UH-bibliotekenes virksomhet og moderorganisasjonen på alle disse områdene. UH-bibliotekene knyttes tettere sammen etter hvert som universitetene og høgskolene samarbeider mer på tvers både faglig og administrativt. I tillegg er mange av de nye oppgavene bibliotekene står ovenfor, koblet tett sammen med utfordringer innenfor forskning og utdanning generelt. UH-bibliotekenes hovedoppdrag er kunnskapsforvaltning og kunnskapsformidling. Faglitteratur - og andre typer kunnskapskilder - er en av de viktigste forutsetningene for å kunne drive forskning og høyere utdanning av god kvalitet. Dersom man ikke har tilgang til de viktigste publiseringskanalene innenfor sitt eget fagområde, vil forskningsmiljøene sannsynligvis aldri kunne nå forskningsfronten på sitt område. Videre vil heller ikke undervisningen kunne bli forskningsbasert. For de institusjonene som tar mål av seg til å bli internasjonalt anerkj ente forskningsuniversiteter, er det avgjørende at man har tilgang til samme type faglitteratur som de institusjonene man ønsker å sammenligne seg med. På denne måten kan tilgang til relevant faglitteratur ses på som en nødvendig infrastruktur på linje med vitenskapelig utstyr for å kunne drive forskning og utdanning på høyt internasjonalt nivå. Norge er en liten nasjon med et begrenset miljø for høyere utdanning og forskning. UHR mener at det derfor er på tide at man i større grad enn vi har gjort til nå, vurderer nasjonale løsninger (lisenser) som kan omfatte hele forsknings- og utdanningssektoren og som kan gi tilfredsstillende tilgang til fornuftige priser og akseptabel kostnadsfordeling. Fra bibliotekene ser UHR det som avgjørende at brukermiljøene sine behov og kravspesifikasjoner er i fokus når lisensavtaler med leverandører forhandles frem. I tillegg til de 3-4 stillingene som har arbeid med lisenser og konsortieavtaler som arbeidsoppgaver i ABM-utvikling, investerer institusjonene også en god del egeninnsats i forhandlings- og koordineringsprosessen. UHR mener også at det er et økende behov for kompetanseutvikling og koordinering på dette området i forhold til problemstillinger som rettighetsproblematikk og informasjonsarbeid,
betydningen av å sikre rett til bruk i forskning og undervisning, deponering i institusjonelle arkiv (Open Access) osv. Det er derfor naturlig å søke enda sterkere nasjonal/departemental og forankring sammen med tett brukermedvirkning fra UH-sektoren av disse spørsmålene for å oppnå større forhandlingsmakt. Det nye felles systemet for forskningsinformasjon vil omfatte både helse-, institutt- og UHsektoren. På helseområdet er Helsebiblioteket etablert allerede, og tettere samarbeid på forskningsdokumentasjonsområdet vil kunne gi synergier og godt samarbeid som nasjonale fellesavtaler og informasjonsystemer. Det arbeides også p.t. for å få på plass et nytt biblioteksystem i regi av BIBSYS. I den forbindelse er det viktig at biblioteksystemet fungerer sammen med institusjonenes øvrige systemer som for eksempel læringsplattformer, økonomisystemer og forskningsdokumentasjonssystem. Videre er det nødvendig at også biblioteksystemet er godt tilpasset UH-institusjonenes fremtidige behov. I den forbindelse ser vi at mange av de utfordringer man forsøker å imøtekomme i kravspesifikasjonen for det nye systemet er felles med de man nå står ovenfor når det gjelder etableringen av NVI og det foreslåtte informasjonssystemet for norsk forskning (Cristin). Det er derfor viktig at disse prosessene, og de totale ressursene inn mot bibliotek/forskningsdokumentasjon /informasjonsystemer, sees i sammenheng. Som UHR påpekte i sitt høringssvar til evalueringen av ABM-utvikling, har UHinstitusjonene lenge sett behovet for sterkere styring og tettere integrering av arbeidsoppgaver knyttet til arbeidet med å sikre tilgang til informasjonsressurser, forskningsdokumentasjon og forskningsformidling. UH- institusjonene representerer hovedtyngden av sluttbrukere i forskning, utdanning og formidling. Det er også deltakerinstitusjonene selv som finansierer konsortieavtalene, mens det er behov for administrative ressurser knyttet til forhandling og forvaltning av avtalene. Øvrige oppgaver for UH-bibliotekene supplerer kjerneoppgavene Andre oppgaver for UH-bibliotekene er knyttet til institusjonenes satsing på ulike undervisningsformer og undervisningsopplegg, samt til å sikre at studentene utvikler nødvendige informasjonsferdigheter. Bibliotekets rolle som innholdsleverandør i institusjonenes virtuelle læringsinfrastruktur synliggjøres gjennom å koble opp informasjonsressurser og e-læringsverktøy/digitale læremidler i institusjonenes læringsplattformer. Dette gir et økende behov for samhandling med institusjonenes fagavdelinger i forhold til arbeid med kildebruk- og kritikk. Det krever også grunnleggende kjennskap til rettighetsforvaltning og vederlagsavtaler med opphavsrettsorganisasjonene (som Kopinor og Norwaco). For UH-bibliotekene er det også viktig å ha gode styringsdata som kan inngå i institusjonenes sentrale rapportering. Derfor er arbeidet med statistikk og utvikling av indikatorer for måling av ulike aktiviteter sentralt. Dette vil også kunne danne bakgrunn for relevante sammenlikninger av de ulike bibliotekenes kvalitet/prestasjon. Som depotbibliotek har NB ansvar for f.jernlån og mottak av materiale fra andre bibliotek. UH-bibliotekene bør i minst mulig grad ha egne depot med mindre det er faglige grunner til det. Fag- og forskningsbibliotekene er ved et paradigmeskifte i overgangen mellom papirbaserte og digitale samlinger. Nasjonalbibliotekets store digitaliseringsprosjekt Bokhylla.no skal vise fram et tverrsnitt av den norske litteraturen, ved å gjøre tilgjengelig alle bøker som ble utgitt i Norge på 1690-, 1790-, 1890- og 1990-tallet i fulltekst på Internett. Dette prosjektet er av stor interesse for UH-institusjonene da det også inkluderer litteratur som er relevant i forsknings- og undervisningsøyemed. Nasjonalbiblioteket har inngått en avtale med Kopinor om godtgjøring for de verkene som ikke er falt i det fri. Parallelt forhandler UHR med Kopinor om en ny mønsteravtale for bruk av opphavsrettsbeskyttet materiale. Opphavsmennene har krav på kompensasjon, men det er også viktig å sikre at det ikke inngås avtalelisenser som er overlappende. UHR mener det vil være fornuftig å etablere en dialog
med Nasjonalbiblioteket og videre satsing på Bokhylla.no hvor grenseflatene inn mot bl. a. mønsteravtalen som UHR forvalter blir nærmere avklart. På digitaliseringsområdet har Nasjonalbibliotekets digitaliseringsprosjekt vært en viktig pilot. UHR vil foreslå at videre skalering bør være mer behovsrettet hvor kost vs nytte-perspektiv i større grad ivaretas og at kriteriene for utvelgelse for digitalisering også sees i sammenheng med UH-sektorens egne digitaliseringsprosjekter. Dette vil være et viktig arbeid hvor ansvaret og oppgavene vil ligge i Nasjonalbiblioteket videre, men det bør legges til rette for et mer åpent samarbeid og arbeidsdeling med UH-bibliotekene. Nasjonalbiblioteket er også et operativt fagbibliotek med en politikk for fagutvikling og forskning. Ifølge Nasjonalbibliotekets strategi skal Nasjonalbiblioteket være en del av den nasjonale forskningsinfrastrukturen. På dette området er det gode muligheter for samarbeid og UHR ønsker at det legges opp til en god dialog om hvordan vi i fellesskap kan identifisere aktuelle samarbeidsområder mellom UHinstitusjonene og deres bibliotek (inkl, de ressursene som overføres fra Kulturdepartementet til Kunnskapsdepartementet) og Nasjonalbiblioteket. Anbefaling UHR mener at 12-14 stillinger med tilhørende budsjett bør overføres fra Kulturdepartementets budsjett (fra ABM-utvikling) til Kunnskapsdepartementet. Det er to hoveddeler av denne overføringen: A: Det vil være vesentlig at arbeidet som knytter seg til UH-bibliotekenes arbeid med konsortieavtaler og nasjonale lisenser overføres med minimum 4 årsverk fra ABM-utvikling tilbake til en organisasjon under Kunnskapsdepartementet. Erfaringene de siste årene har vist behovet for tettere kobling mellom disse oppgavene og universitetene og høgskolene. B: UHR mener at i tillegg må minst 8-10 årsverk også overføres fra ABM-utvikling til arbeid med supplerende kjerneoppgaver knyttet til Open Access, økonomiske modeller for publisering, rettighetsproblematikk for UH-sektoren, informasjonsferdigheter, analyser og data etc. Vi viser også til kravspesifikasjonen for funksjonalitet i NVI som vektlegger det nye systemet som verktøy for kobling til fulltekst og verktøy for å øke andelen åpent tilgjengelige artikler. Disse stillingene bør også legges inn sammen med oppgavene for forhandlinger og konsortier. En slik arbeidsfordeling vil kunne gi det sentrale informasjonssystemet et godt utgangspunkt for arbeidet videre i tillegg til at man får et momentum (og ressurser) til å gripe tak i en del av de utfordringene UH-institusjonene står ovenfor når det gjelder bibliotek/dokumentasjonsområdet. For å støtte arbeidet over vil det også være behov for midler til strategiske utredninger og analyser og støtte til pilotarbeid som vil kunne gi effekt for hele sektoren. I 2010 gikk rundt 2,5 til 3 mill. av ABM-utviklings prosjektmidler til UH-sektoren på bibliotekområdet og det er videre behov for strategiske utredninger og analyser og støtte til pilotarbeid som vil kunne gi effekt for hele sektoren. Av midlene som ved innlemmelsen av RBT gikk over til Kulturdepartementets budsjett er det ikke urimelig å se for seg at en del av disse overføres til Kunnskapsdepartementet og benyttes inn på arbeidet med nasjonale lisenser, Open Access og andre strategiske utviklingsområder. Nasjonalbiblioteket forvalter pliktavleveringsloven og har jurister som følger opp åndsverksloven med særlig ansvar for bibliotek. UHR ønsker et sterkt fagmiljø på opphavsrett i Nasjonalbiblioteket. UH-sektoren har imidlertid spesifikke interesser som ivaretas gjennom UHR (bl.a forhandlingene om vederlagsavtaler for bruk i forskning og undervisning med Kopinor). Det ville etter UHRs mening styrket UH-sektorens arbeid med avtalelisensiering om det kunne knyttes juridisk kompetanse til feltet.
Når det gjelder plassering av oppgaver og ressurser er det tre særlig alternativer som peker seg ut: 1) Cristin (Current Research Information Systems in Norway). Den nye organisasjonen for Norsk Vitenskapsindeks 2) BIBSYS 3) UNINETT Det er rasjonelle argumenter for å plassere oppgavene alle disse stedene, så vel som argumenter for hvorfor det kan være vanskelig å plassere dem der. Det viktigste for UHsektoren er å koble oppgavene tett til eksisterende eller kommende organisasjoner der de mest naturlig hører hjemme. Det mest naturlige stedet for plassering vil etter UHRs syn være Cristin, men dette forutsetter nødvendige avklaringer mht strategisk ledelse av den nye organisasjonen. Se for øvrig vedlagte illustrasjon på oppgaver og kobling til arbeidet med forskningsdokumentasjonssystemer og bibliotekoppgaver. UHR forutsetter imidlertid at Kunnskapsdepartementet nøye vurderer de ulike alternativene for plassering av oppgavene. Oppsummert: Som nevnt innledningsvis har UHR konsentrert seg om oppgaver som er lett identifiserbare og har åpenbare synergier av flytting tilbake til UH-sektoren. Av rundt 17 årsverk som gikk over fra Riksbibliotektjenesten til ABM-utvikling, mener UHR at UHsektoren og Kunnskapsdepartementet vil være tjent med tilbakeføring av rundt 12-14 årsverk til Kunnskapsdepartementet. Noen av disse årsverkene kan også være administrative ressurser. Budsjettet som overføres fra Kulturdepartementet til Kunnskapsdepartementet må inneholde lønn, arbeidsgiveravgift, pensjon etc, samt driftskostnader til lokaler, utstyr, reiser, kompetanseutvikling etc. Ressursene bør vurderes knyttet til den nye organisasjonen for NVI (Cristin) eller en annen eksisterende organisasjon for UH-sektoren. I tillegg bør en passende sum til utvikling og prosjektoppgaver overføres. UHR vil etter omorganiseringen legge til rette for et godt samarbeid med Nasjonalbiblioteket til det beste for en god og helhetlig bibliotekpolitikk i Norge. Vennlig hilsen Ola Stave generalsekretær c.{ Sigrid Tollefsen seniorrådgiver Vedlegg: Skisse sentrale oppgaver for UH.docx