Oslo kommune Instruks Vedtatt av: Byrådet Vedtatt: 24.03.1995 Erstatter: Saksnr: Brv 1126/1995 Eier/ Byrådsavdeling for finans og utvikling Ikrafttredelse: 24.03.1995 ansvarlig: Versjon: 1 Bemyndiget: Dok.nr: A-0176 RETNINGSLINJER FOR SAKSBEHANDLING I SAKER OM ØKONOMISKE UREGELMESSIGHETER OG MISLIGHETER I OSLO KOMMUNE I. For at en sak skal behandles etter disse retningslinjer legges følgende kriterier til grunn: 1. Oslo kommune har lidt eller kan lide et økonomisk tap. 2. Tapet må skyldes brudd på lover, regler, retningslinjer eller rutiner a. ved handling b. ved unnlatelse dersom unnlatelsen kan tilskrives uaktsomhet. Det er etatsjefens ansvar snarest mulig å ta opp og gjennomføre oppfølgingen av økonomiske misligheter som avdekkes i virksomheten i tråd med lover, herunder gjeldende foreldelsesfrister, forskrifter, reglementer og øvrige retningslinjer. Retningslinjene skal anvendes i alle økonomiske misligheter uavhengig av om mislighetene knytter seg til forvaltning av penger, verdipapirer, materiell, fast eiendom etc. Retningslinjene skal gjelde alle kommunale virksomheter. 1. Ansvars- og arbeidsdeling, rutiner. a. Så snart det foreligger begrunnet mistanke om økonomiske misligheter mot Oslo kommune eller bruker(e) av Oslo kommunes omsorgstjenester, og uavhengig av at videre undersøkelser gjennomføres, underrettes vedkommende byrådsavdeling, kommunerevisjonen, byrådsavdeling for finans og plan og byrådslederens avdeling, seksjon for internrevisjon.
2 Forutsatt at saken betinger inngripen fra byrådsavdelingene, ligger det koordinerende ansvaret hos vedkommende byrådsavdeling. For bydelsforvaltningene har vedkommende byrådsavdeling med ansvaret for vedkommende virksomhetskategori der misligheten er eller antas å være begått (slik dette ansvaret fremkommer av budsjettdokumentene) ansvaret for koordineringen av saken. For bydelsforvaltningenes sentrale administrasjoner tilligger ansvaret byrådsavdeling for finans og plan. Underretning i henhold til dette punkt skal gis av den virksomhet hvor mislighetene er eller antas å være begått. 2. Egne undersøkelser, kommunerevisjonens undersøkelser. a. Virksomhetene plikter, eventuelt med bistand fra kommunerevisjonen og/eller byrådslederens avdeling, seksjon for internrevisjon, å foreta de regnskapsmessige undersøkelser og andre undersøkelser som skal til for å avdekke ulike typer økonomiske misligheter. I de tilfelle etatsjef finner det formålstjenlig, kan virksomheten henvende seg til kommunerevisjonen eller kommuneadvokaten for bistand til ytterligere undersøkelser og/eller utredninger med sikte på å få avklart hvorvidt forholdene tilsier politianmeldelse og straffeforfølging, jfr. nedenstående pkt. 3. b. I de tilfelle byrådsavdelingene bistår ved videre undersøkelser eller utredninger, har vedkommende byrådsavdeling det koordinerende ansvaret, jfr. ovenstående punkt 1. 3. Politianmeldelse, påtalebegjæring. a. Ved mistanke om mislige forhold i tjenesten, bør virksomheten som hovedregel anmelde forholdet og begjære påtale når virksomheten på grunnlag av undersøkelser anser at forholdene vil kunne lede til straffeforfølging. Kopi av slik anmeldelse sendes vedkommende byrådsavdeling, byrådslederens avdeling, seksjon for internrevisjon og kommunerevisjonen. Det er etatsjefen som har fullmakt til å foreta anmeldelse med begjæring om påtale hvor kommunen er fornærmet part. Saker av viktighet herunder saker vedrørende ledere, saker som har fått stor publisitet eller som antas å kunne få det og saker der etatsjefen ikke ønsker å begjære påtale, skal likevel forelegges vedkommende byrådsavdeling til avgjørelse, kfr. ovenstående punkt 1. Det samme gjelder saker som ikke sorterer under etatsjef. b. Ved mistanke om mislige forhold i tjenesten bør den mistenkte arbeidstaker få anledning til å uttale seg før anmeldelse med begjæring om påtale gjennomføres. Dersom det foreligger fare for bevisforspillelse i henhold til dette punkt, skal arbeidstakerens uttalelse ikke innhentes. c. Anmeldelse med begjæring om påtale skal inneholde disse punkter i følgende rekkefølge:
3 - Hvem som anmelder. - Hva anmeldelsen gjelder og når de(t) straffbare forhold antas å ha funnet sted. - Mistenktes navn, fødselsnummer, adresse, stilling med eventuell stillingsinstruks. - Påtalebegjæring. Fullmakt til å begjære denne vedlegges. - Oslo kommunes kontaktperson med navn, stilling, kontoradresse og telefonnummer. - Navn på eventuelle vitner og en kort redegjørelse for hvilke forhold som disse kan forklare seg om. - Begjæring av eventuelt erstatningskrav på vegne av kommunen med forbehold om å komme tilbake til endelig størrelse på erstatningsbeløpet dersom dette ennå ikke er avklart. d. Anmeldelsen med begjæring om påtale skal inneholde en kronologisk beskrivelse av det antatte straffbare forhold med tilhørende dokumentasjon. Det bør også vises til den straffebestemmelse som er eller antas å være overtrådt. Dersom kommunens regelverk eller praksis på området antas å ha betydning for den strafferettslige vurdering, skal denne praksis beskrives og det aktuelle regelverket vedlegges anmeldelsen. e. Når anmeldelse med begjæring om påtale er inngitt, må virksomheten på anmodning bistå politiet slik at etterforskningen kan bli mest mulig effektiv. Opplysninger kan normalt gis uten hinder av taushetsplikt, jfr. forvaltningslovens 13b, første ledd, nr. 6. f. Virksomhetene plikter å prioritere arbeid knyttet til nødvendig bistand til politiet. g. Virksomhetene plikter å holde seg ajour med politisaken og rapportere dom eller påtalemessig avgjørelse til vedkommende byrådsavdeling, kommunerevisjonen, byrådsavdeling for finans og plan og byrådslederens avdeling, seksjon for internrevisjon. 4. Erstatningskrav. a. Eventuelle erstatningskrav på vegne av kommunen begjæres i forbindelse med anmeldelse og begjæring om påtale, jfr. straffeprosesslovens 3 og kapittel 29. Dokumentasjon for kravet vedlegges anmeldelse med begjæring om påtale. I de tilfeller saken gjelder misligheter rettet mot personer under kommunens omsorg, skal spørsmålet om erstatning vurderes i et samarbeid med skadelidte og kommuneadvokaten.
4 b. Dersom tapets størrelse ikke er klarlagt på dette tidspunkt, bør man i anmeldelsen og påtalebegjæringen forbeholde seg retten til å komme tilbake til erstatningsbeløpet. Erstatningskrav bør som regel også inneholde krav om morarenter, jfr. morarenteloven av 17. desember 1976. c. Virksomheten bør, uavhengig av eventuell anmeldelse og påtalebegjæring, alltid vurdere å reise sivilt søksmål med krav om erstatning for eventuelle tap. Spørsmålet om sivilt søksmål skal forelegges kommuneadvokaten så snart som mulig. Foreldelseslovens bestemmelser for foreldelse av krav mot andre gjelder også ved kommunens erstatningskrav ved mislighetssaker. Når de faktiske forhold er tilstrekkelig avklart, bør det fremmes erstatningskrav for dekning av kommunens tap. Kravet behandles uavhengig av en eventuell straffesak. Ved en eventuell avtale om tilbakebetaling, bør det søkes oppnådd tvangsgrunnlag ved panteobligasjon eller med gjeldsbrev etter tvangsfullbyrdelsesloven 7-2, bkst.a. 5. Ansattes ansvar ved uaktsomhet. a. Dersom det som følge av ansattes uaktsomhet/skjødesløshet er påført kommunen tap, bør det i utgangspunktet kreves erstatning. b. På grunnlag av en konkret vurdering fra sak til sak, vil uaktsomhet medførende økonomisk tap for kommunen også kunne medføre personalmessige forføyninger, jfr. personalreglementets 12-14. Hver enkelt sak legges frem for byrådsavdeling for finans og plan til vurdering. c. Virksomhetene innhenter kommuneadvokatens vurdering av et eventuelt grunnlag for krav mot arbeidstakeren i hvert enkelt tilfelle. 6. Personalmessige forføyninger. a. Når det faktiske forhold er tilstrekkelig avklart, bør eventuelle personalmessige forføyninger rettet mot arbeidstakeren behandles uavhengig av en eventuell straffesak. b. I tilfelle der det foreligger tilstrekkelig dokumentasjon på at en arbeidstaker har gjort seg skyldig i økonomiske misligheter, skal vedkommende som hovedregel gis avskjed, jfr. personalreglementets 13. Før et evt. varsel om personalmessige reaksjoner i saker vedr. økonomiske misligheter sendes, legges saken frem for byrådsavdeling for finans og plan til uttalelse, jfr. personalreglementets 13. c. Virksomheten skal underrette vedkommende byrådsavdeling om den personalmessige oppfølgingen av saken. Vedkommende byrådsavdeling underretter byrådsavdeling for finans og plan.
5 d. I saker hvor den personalmessige avgjørelse er avhengig av politiets behandling, har virksomheten plikt til å søke innsyn i politidokumentene for å tilstrebe en så rask personalmessig behandling som mulig. 7. Forsikringsmessig dekning Etatsjef plikter å følge opp mislighetssaker i tråd med de vilkår som gjelder for Oslo kommunes underslagsforsikring og de krav til saksbehandling som følger av disse. I de tilfeller der virksomheten antas å være påført et økonomisk tap på grunn av mislige forhold, skal krav om dekning av tapet omgående meldes til det skadebehandlingsselskap som kommunen har avtale med og etter gjeldende forsikringsvilkår. Krav om forsikringsmessig dekning skal dokumenteres ved kopi av politianmeldelse. 8. Kopi av korrespondanse sendes kommunerevisjonen All korrespondanse i saker omhandlet i dette reglement skal fortløpende sendes med kopi til kommunerevisjonen.