Endelig rapport etter undersøkelse av Valle kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Valle kommune Saksnummer: 15/00121 Virksomhetens adresse: Kjellebergsveien, 4747 Valle Tidsrom for undersøkelsen: 11. - 12. februar 2015 Kontaktperson i kommunen: Gudrun Sagneskar Fra Kartverket: Anders Fekjær, leder Grethe Bakke Janne Johnsen Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen, belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering, belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk har avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning oppfylles ikke. Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger.
Det ble gitt følgende merknader ved dette tilsynet: 2 Ansatte i avdelingen som utfører oppgaver etter matrikkelloven har ingen virksomhetsledelse med ansvar for å følge opp og koordinere det daglige arbeidet Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Utarbeidet dato: 18. mars 2015 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Janne Johnsen
Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Omfang 3. Dokumentunderlag 4. Avvik 5. Merknad 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Valle kommune i perioden 11. 12. februar 2015. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 21 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 11. desember 2014. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: 4 - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende to avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning oppfylles ikke. Avvik fra: Matrikkelloven 33, matrikkelforskriften 34, 41 og 27. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag. Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. Matrikkelforskriften 27 andre ledd, bokstav b krever at det skal foreligge fullmakt fra part som er representert ved fullmektig, og om det går fram at fullmektigen på vegne av parten kan ta stilling til de forhold som kreves matrikkelført. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon. Dette ble bekreftet i intervjuene. Det foreligger ikke dokumentasjon på at areal- og verdigrenser er vurdert ved grensejustering Dokumentasjon av målingene og beregningene har mangler i forhold til standarden, jfr. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Her kreves det at beregningene skal være vurdert og kommentert fra landmålers side Det foreligger ikke dokumentasjon på at det er innhentet fullmakt fra hjemmelshaver i saker der dette er nødvendig
AVVIK 2 5 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I forskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming i liten grad blir ført. 5. Merknad Følgende to merknader ble gitt: Merknad 1 Ansatte i avdelingen som utfører oppgaver etter matrikkelloven har ingen virksomhetsledelse med ansvar for å følge opp og koordinere det daglige arbeidet. Kommentar Saksbehandling og saksflyt er basert på godt etablerte faglige relasjoner mellom ansatte, men det er ikke etablert noen daglig ledelse som følger opp ressursbehov og samordning. Kommunen har ikke noe formelt organisatorisk ledernivå mellom rådmannen og de ansatte som ivaretar saksflyt mellom deling etter plan- og bygningsloven og fullføring av saker etter matrikkelloven. Merknad 2 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Kommentar: Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven har få skriftlige rutiner. Innføring av formelle rutiner vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling i det daglige. Mangel på slike rutiner kan også ved nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik.
6. Gjennomføring 6 Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonsamtale og e-postutveksling. Ved intervjuer den 11. februar 2015 ble 4 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 12. februar 2015 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 7 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumentersom ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 4.7.2014 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart for Valle kommune 6. Delegeringsreglement 7. Liste over alle grensejusteringssaker og saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet i 2013 og 2014 8. Saksmapper for 5 saker. 2 av sakene gikk ut på oppretting av matrikkelenhet, og 3 saker gjelder grensejustering. 9. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter
VEDLEGG 2 8 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Valle kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Eivind Berg Rådmann Wenche Gundersen Rådmannens stedfortreder X X X Gudrun Sagneskar Marit Henriksen Saksbehandler på teknisk, Behandler delingssaker, og Matrikkelfører bygg og adresser X X X Rådgiver på GIS, fører rettingssaker og fører adresser X X X Olav Arne Haugen Oppmålingsingeniør, innleid fra Landmåler Sør AS X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Kartverket deltok Janne Johnsen, Grethe Backe og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.