Møteplass Strukturert journal, hvorfor og hvordan 16. januar 2013.
Innholdsfortegnelse 1 Om møteplassen... 1 1.1 Mål og program for møteplassen... 1 1.2 Fra foredragene... 2 2 Oppsummering... 5
1 Om møteplassen 1.1 Mål og program for møteplassen Innomed og FIKS (Felles Innføring Kliniske Systemer) programmet i Helse-Nord RHF inviterte den 16/1 til en møteplass med temaet «Strukturert journal hvorfor og hvordan?». På møteplassen var det mellom 90 og 100 personer som deltok fysisk eller pr videokonferanse. Målet med møteplassen var å bidra til å: Forstå grunnleggende konsept for strukturert journal. Gi enkel kjennskap til elementene en strukturert journal er bygget opp av og hvordan dette skiller seg fra dagens journaltyper. Styrke interesse om og fokus på arbeid med strukturert journal. Vise mulighet for enklere registrering og for bedre nytte av data i strukturert journal. Møteplassen skulle bidra til økt kunnskap og engasjement for temaet. Etter gjennomført møteplass ønsket FIKS å ha oppdaget noen viktige interessenter som kan trekkes med i det videre arbeidet. Etter gjennomført møteplass ønsket Innomed å se gode veivalg i videre utvikling av nye innovasjonsprosjekter. Program for møteplassen: Åpning, introduksjon Bengt Flygel Nilsfors, Programleder FIKS programmet Hvorfor skal Helse-Nord RHF satse på strukturert journal? Lars Vorland, Administrerende direktør Helse Nord RHF Dokumentation i vården. När, var och hur? Carina Zetterberg, Leg.läkare och utredare Socialstyrelsen Hva er arketyper, og hvilken betydning får de for fremtidens strukturerte journal? Gustav Bellika, Førsteamanuensis, Institutt for informatikk, UiT / Forsker NST, UNN Clinical governance, decision support and practical impacts of archetype based EHR systems. Rong Chen, MD, PhD CMIO, Director of Health Informatics, Cambio+ Healthcare Systems Fra kunnskap til praksis og omvendt. IKT støtte for operasjonalisering, bruk, kast og videreutvikling av medisinsk kunnskap. Arild Faxvaag, Norsk Senter for Elektronisk Pasientjournal NTNU. Tieto, Medisinsk relevant journal gjennom bedre struktur! Bjørn Myrvold, Vice President, Anders Strandh, Project Manager, Tieto DIPS. Hvordan kan man sette opp morgendagens strukturerte journal? - Et lite innblikk i arbeidet med arketyper i DIPS. Christian Johansen, Systemutvikler. Sigurd From, Utviklingsdirektør DIPS ASA. Oppsummering, avslutning Bengt Flygel Nilsfors, Programleder FIKS programmet 1
1.2 Fra foredragene Lars Vorland Adm dir i Helse-Nord RHF åpnet seminaret og brukte tid på å begrunne satsingen på FIKS programmet. FIKS er en stor satsing i Helse Nord basert på at det foreligger ett paradigmeskifte hvor fokus på kliniske systemer beveger seg bort fra å se på de kliniske systemer som ett dokumentasjonsverktøy og over til å betrakte dem som prosessverktøy som ivaretar den kliniske informasjonsprosessen som igjen skal understøtte den kliniske produksjonsprosessen. Sammen med leverandør har FIKS prosjektet fokus på å legge til rette for: Prosess- og beslutningsstøtte Planlegging og oppfølging av pasientforløp via definerte aktiviteter (eks. LEAN) Sammenstilling av informasjon i en arbeidsflate Forenkle administrative oppgaver relatert til pasientbehandling Gi en oversiktlig og god fremstilling av sykdomshistorikk Understøtte pasient-, arbeids- og informasjonsflyt Forenklet dokumentasjon basert på strukturert journal Strategi for IKT ligger bak FIKS som er det tyngste løft i Helse Nord for øyeblikket. Når FIKS prosjektet er gjennomført i 2016, skal ikke brukere kunne kjenne igjen DIPS anno januar 2013 i løsningen. De neste års investeringer i forbindelse med FIKS programmet vil kunne komme opp mot 800 Mill kr. Det er et gigantisk innovasjonsprosjekt. 380 medarbeidere tilsvarende bemanningen på et lokalsykehus har jobbet i forprosjektet. De har skrevet en god rapport som anbefales. FIKS prosjektet har et delprosjekt på strukturert journal og beslutningsstøtte. Carina Zetterberg hevdet at dagens dokumentasjon fra helsetjenesten er et fullstendig kaos, og når man begynner å jobbe med å rydde i kaoset blir det verre før det blir bedre. I dagens journaler er forskjeller i journalteksten mer er preget av hvem som har skrevet den enn av hva som feiler pasienten. Dokumentasjon gjøres av alle profesjoner og sementerer hierarkiet. Helsevesenet må gå bort fra båstenking og slutte med et journalnotat pr yrkesgruppe som er i kontakt med pasienten. Det skrives mye om igjen og forskjellig yrkesgrupper leser ikke de andres notater. Pga manglende struktur og notater gjemt i flere dokumenter i fritekst, er det sjelden journalen leses av andre og det kan virke som om den mest er skrevet for å forsvare at arbeidet som er gjort er riktig. Det er en stor sikkerhetsrisiko at sykehusjournaler ikke leses i og med at under 25% av møtene med helsearbeiderne er møter med noen som kjenner pasienten fra før. Noen forsøker å redusere dokumentasjonsmengde gjennom bare å dokumentere avvik fra normalforløp, dette er problematisk fordi ingen har definert hva normalforløp er.
Det har ikke høy status å jobbe med dokumentasjon. Det må få høyere status. Initiativ må styres og initieres ovenfra, men det må gjøres et stort arbeid direkte i tjenesten. All ledelse i helsesektoren må ta ansvar for å få inn mer struktur. Argumentet med at dagens praksis må opprettholdes av hensyn til pasientsikkerhet, brukes bare fordi man ikke vil forandre. Helsetjenesten må være positiv til utfordring med ny teknologi og ikke forby den. Tjenesten må ta vare på muligheter i moderne teknikk. Dette handler mest om holdninger og det er enklere å si at ting er farlig enn å være positiv til å ta i bruk nye muligheter. Vi trenger nye innfallsvinkler for å utvikle helsevesenets journalsystemer. Fremtiden er mer strukturert og vi trenger ny kompetanse. Vi trenger medisinske informatikere. Informatikere kan se struktur og de bør inn i tjenesten. Samarbeider mellom informatikere og helsearbeidere må til for å finne løsninger. Gustav Bellika Det er et problem at fagområdet medisin er stort og det utvider seg hele tiden. Det blir dypere mer finkornet og mer komplekst. Informasjonsmodellene i systemene vokser. Bruk av arketyper gjør at veksten kan struktureres. Programvare som utvikles bør være stabilt over tid mens innen helse er det ikke stabilt. Arketypene ivaretar det ustabile, den detaljerte informasjonen som stadig forandres. Bruk av arketyper vil fjerne behovet for KITH sine meldingstyper ved semantisk operabilitet, men alle må støtte arketypebaserte systemer for å få interoperabilitet. Arketyper er definert av helsearbeidere. Det er mulighet for at det utvikler seg kaos og anarki pga bruk av forskjellige arketyper på forskjellige sykehus. Det er derfor viktig å sørge for at det blir en standardisering ikke bare i Norge men en standardisering på tvers av landegrensene. Det beste er å bruke internasjonalt definerte arketyper. Rong Chen startet med å si at arketyper ikke løser alle problemer men det er mye å oppnå ved bruk av arketyper. Det tar 15 år på dagens kunnskapssirkel mellom praksis, forskning og ny læring. Dette er for lang tid og man trenger å høste kunnskap raskere. Det kan man oppnå vha mer struktur i journalene, noe man oppnår ved hjelp av arketyper. Gjennom presentasjon av et case viste han at oppdatert strukturert informasjon om behandlingsprakis kan gi indikasjoner om underbehandling og feilbehandling. Strukturert informasjon er noe du ikke kan komme bort fra. Det er enkelt å ta i bruk og forskningsbaserte skjema kan brukes som grunnlag for arketyper. Gap i klinisk praksis kan reduseres gjennom IT-støtte med strukturert journal og strukturert veiledning, og forskning. Strukturering kan være grunnlag for veiledning om hvilken behandling som skal gis når. Strukturert journal gjør det vanskeligere å gjøre gale ting. Struktur er bundet av terminologi og gjør integrasjon mot kvalitetsregistre lettere. På veien mot mer struktur og beslutningsstøtte mangler det en modell for guidelines GDL.
Arild Faxvaag snakket om syklus for kunnskap. Kunnskap samles, brukes, evalueres og videreutvikles. Helsetjenesten gjør mer enn bare å yte helsehjelp, de utvikler også kunnskap og de utdanner fagfolk. Innsikt og praksisforståelse kan ikke oppnås uten tilgang på strukturerte data og man kan ikke oppnå det ved å utvikle et nytt register for et hvert helseproblem. Da spiller arketyper en rolle. Arketyper kommer til å bli en nyttig teknologi i Norge. Data i dag er uforståelig for applikasjoner men med arketyper kan forskjellige applikasjoner forstå data innhentet i fremmede systemer. En del av dagens fagsystemer har en del funksjoner for kunnskapsbasert praksis og de har også en viss grad av struktur. Det er ikke tilfelle med tekstbaserte EPJ systemer som er mye brukt på sykehus. KDOK handler om støtte for å påføre struktur for dokumentasjon, gjennom å etablere tilgang til en tjeneste for deponering, lagring, søk og uthenting av skjema. Tieto har vært store på journal i Norge og satser på å komme tilbake. 1500 personer jobber med helse og velferd i Tieto. Helse og velferd ses i et helhetsperspektiv. Informasjon samles i et livsløp på tvers av de som yter helse og omsorg. Pasienten er den eneste konstanten i et behandlingsforløp. Tieto jobber med kjernejournal i Sverige for deling av pasientdata på tvers. Det Nordiske marked er Tieto sitt marked. Tieto ønsker et system brukeren er stolt av. Registreringer skal være et naturlig steg i behandlingsforløpet. Det skal ikke kjennes som et ekstraarbeid. Det hevdes at det antagelig er mulig å strukturere 50-75% av dataene i journalen. Alt som er normalt bør kunne struktureres. DIPS. Flere team jobber med DIPS arena. DIPS vil ha fokus rundt strukturert journal. Skjema settes opp som BDS (Brukerdefinert system). Når flere skal bygge må det lages felles oppsett, oppskrift om bruk og begrensing. (defineres i arketypetemplate). Vha arketyper lages selve skjema. Sykehuset kan selv lage arketypene og oppsett, det gir raskere vei fra modellering til bruk og trenger ikke bestilles hos DIPS. Klinikeren settes i førersete sammen med noen som forstår verktøyet. Det diskuteres hvor mange skjema det blir bruk for. Det kommer til å bli viktig med et nasjonalt arketyperegister. Enkle arketyper krever lite å ta inn i DIPS. Det er enkelt for sykehus å sette opp skjema og ta i bruk umiddelbart. Det er stor fleksibilitet for å lage eller bruke arketyper uten å gå om systemleverandør.
2 Oppsummering På veien mot mer struktur er det et stort problem at medisinen er i stadig endring og diagnostikk og behandling blir stadig mer avansert. Dette gjør at man ikke kan utvikle en gang for alle og man må finne en plattform som gjør at man tåler endringer som følger av den faglige utviklingen. Svaret er strukturert journal og bruk av arketyper. Møteplassen forklarte hva arketyper er og demonstrerte hvordan de utvikles og brukes. Det må arbeides med kultur, rutiner og holdninger på alle nivå i tjenesten. Det må stilles spørsmål til hva som må dokumenteres for at pasienten skal få god omsorg i dag og i fremtiden. Vi må gå fra fritekstbasert til sterkt strukturert informasjon og helsearbeidere må tvinges til å gjøre ting likt i mye større grad. Kompetanse i forvaltningen må endres og helsearbeidere må også ha kunnskap om informasjon og strukturering av denne. Det må også etableres nasjonale informasjonsstrukturer. Strukturert informasjon innrettet mot prosessen vil gi økt pasientsikkerhet gjennom lettere gjenfinning, enhetlig dokumentasjon og mindre rom for (feil-) tolkning. Arrangørene føler seg sikre på at strukturering og bruk av arketyper er tema som må være på agendaen i forbindelse med alle nye prosjekter med relasjoner til pasientprosesser og pasientdokumentasjon i helsevesenet fremover. Alle foredrag finnes på www.innomed.no/møteplasser.