Møteprotokoll Lillesand kontrollutvalg Dato: 19.09.2016 kl. 14:00 Sted: Rådhuset, møterom v/personalkantinen Arkivsak: 15/10174 Til stede: Bjørn Melbye (AP), Lars Gunnar Nag (H), Ingebjørg Ribe Rudihagen (KRF), Astrid Schmidt (SV) Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Reidun Aamland Andersen (AP) for Eddie Røsnes (AP) Eddie Røsnes (AP) Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke Rådmann Jan Henning Windegaard (sak 19-20/16) Økonomisjef Ånon Eikeland (19/16) Kommunalsjef for skole og barnehage Arnt Jørgen Eidsaa (sak 20/16) Konst. barnevernsleder Siri Merete Johannessen (sak 22/16) Kontorleder Tove Mette Gulbrandsen (sak 22/16) Avd. leder i Lillesand og Birkenes Sverre Refsnes (sak 22/16) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 4/16 15/10174-27 Godkjenning av møteinnkalling 19.09.16 3 Møteprotokoll 4/16 15/10174-28 Godkjenning av protokoll fra møte 30.05.16 4 1
Saker til behandling 19/16 16/11605-2 Kommunens eierrolle - Eierskapsmelding og eierstrategi 5 20/16 16/11608-1 Tilsynsrapport - Elevens rett til et godt psykososialt miljø 6 21/16 16/11606-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 - Lillesand kommune 7 22/16 16/11609-1 Orientering om barnevernstjenesten for Kristiansandsregionen - Lillesand kommune 8 23/16 16/11625-1 Orientering fra revisjonen i møte 19.09.16 9 24/16 16/11626-1 Eventuelt i møte 19.09.16 10 Lillesand, 19.09.2016 Bjørn Melbye Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2
Møteinnkalling 4/16 Godkjenning av møteinnkalling 19.09.16 1 Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 4/16 Møteinnkalling 19.09.16 godkjennes. Møteinnkalling 19.09.16 godkjennes. 3
Møteprotokoll 4/16 Godkjenning av protokoll fra møte 30.05.16 1 Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 4/16 Protokoll fra møte 30.05.16 godkjennes. Protokoll fra møte 30.05.16 godkjennes. 4
Saker til behandling 19/16 Kommunens eierrolle - Eierskapsmelding og eierstrategi 1 Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 19/16 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget anmoder bystyret om å aktivt følge opp prinsippene som er vedtatt for godt kommunalt eierskap. Kontrollutvalget anmoder bystyret om å behandle eierskapsmeldingen og strategier minst en gang i hver periode, for å holde tritt med utviklingen i de selskapene kommunen eier eller er deleiere i. Rådmann Jan Henning Windegaard og økonomisjef John Ånon Jonassen redegjorde for Lillesand kommunes overordnede eierskapspolitikk og prinsipper for eierskap. Styring av interkommunale samarbeid og selskaper, samt hvordan man følger opp eierskapet i selskaper som kommunen eier var også tema. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget anmoder bystyret om å aktivt følge opp prinsippene som er vedtatt for godt kommunalt eierskap. Kontrollutvalget anmoder bystyret om å behandle eierskapsmeldingen og strategier minst en gang i hver periode, for å holde tritt med utviklingen i de selskapene kommunen eier eller er deleiere i. 5
20/16 Tilsynsrapport - Elevens rett til et godt psykososialt miljø 1 Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 20/16 Kontrollutvalget tar tilsynsrapporten fra Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, samt rådmannens redegjørelse til orientering. Rådmann Jan Henning Windegaard og kommunalsjef for skole og barnehage Arnt Jørgen Eidsaa var invitert til kontrollutvalgets møte for å redegjøre for hva kommunen vil gjøre for å rette lovbruddene som er konstatert i denne rapporten, i tillegg til å redegjøre for hvor langt kommunen har kommet i dette arbeidet. Kontrollutvalget tar tilsynsrapporten fra Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, samt rådmannens redegjørelse til orientering. 6
21/16 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 - Lillesand kommune 1 Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 21/16 Kontrollutvalget innstiller følgende til bystyret: Bystyret vedtar framlegg til budsjett for 2017 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Lillesand kommune med en ramme på kr.1 256 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet. Sekretær Alexander Etsy Jensen la frem budsjett for kontroll og tilsyn 2017 i Lillesand kommune. Kontrollutvalget innstiller følgende til bystyret: Bystyret vedtar framlegg til budsjett for 2017 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Lillesand kommune med en ramme på kr.1 256 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet. 7
22/16 Orientering om barnevernstjenesten for Kristiansandsregionen - Lillesand kommune 1 Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 22/16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Konst. barnevernsleder Siri Merete Johannessen var invitert til kontrollutvalgets møte for å redegjøre for de punktene sekretariatet hadde sendt inn i forkant. I tillegg til barnevernsleder møtte avdelingsleder i Birkenes og Lillesand Sverre Refsnes og kontorleder Tove Mette Guldbrandsen. Utvalgets medlemmer stilte spørsmål til saken. Leder fremsatte slikt tilleggsforslag: Redegjørelsen fra barnevernstjenesten for kristiansandsregionen tas til orientering. Enstemmig for forslag fremsatt av leder. Redegjørelsen fra barnevernstjenesten for kristiansandsregionen tas til orientering. 8
23/16 Orientering fra revisjonen i møte 19.09.16 1 Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 23/16 Saken tas til orientering. Aust-Agder revisjon IKS orienterte om følgende i møte: 1. Daglig leder Kristian Fjellheim Bakke orienterte om det løpende revisjonsarbeidet. a. Revisjonsmetodikk og kartlegging b. Plan for selskapskontroll klart til neste møte 2. Bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - revisjonen er klar for å ta imot bestilling av neste prosjekt. Tilleggsforslag fremsatt av leder i møte: Kontrollutvalget velger å foreta en omprioritering i forhold til vedtatt plan for forvaltningsrevisjon grunnet at Fylkesmannen nylig har foretatt et tilsyn på området. Neste prosjekt blir da sosialtjenesten med tema: Saksbehandlingsrutiner og internkontroll ved tildeling av økonomisk sosialhjelp. Revisjonen legger frem prosjektplan i desember møtet. Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt av leder. Saken tas til orientering. Kontrollutvalget velger å foreta en omprioritering i forhold til vedtatt plan for forvaltningsrevisjon grunnet at Fylkesmannen nylig har foretatt et tilsyn på området. Neste prosjekt blir da sosialtjenesten med tema: Saksbehandlingsrutiner og internkontroll ved tildeling av økonomisk sosialhjelp. Revisjonen legger frem prosjektplan i desember møtet. 9
24/16 Eventuelt i møte 19.09.16 1 Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 24/16 Saken tas til orientering. 1. Innkommen post a. Henvendelse fra Torleif Kvifte datert 13.09.16 Reidun Aamland Andersen ba om at utvalget vurderte hennes habilitet, utvalget fant henne habil til å behandle saken. Sekretariatet redegjorde for henvendelsen og det ble besluttet at sekretariatet sender svar på henvendelsen til Kvifte. 2. Neste møte 31.10.16 kl. 13:00 a. Leder har forfall til neste møte 3. Eventuelt a. Sekretariatet gav en kort orientering om forslag til ny kommunelov. Kontrollutvalgets medlemmer har fått tilsendt høringsinnspill fra Kontrollutvalgskomiteen NKRF. Kontrollutvalget ønsker å avgi en egen høringsuttalelse til den delen av forslag til lovendring som omhandler "valgbarhetsbestemmelsene" til kontrollutvalget (kap. 25). Sekretariatet ser til at dette blir gjort. b. Leder orienterte om bystyrets behandling av forvaltningsrevisjon teknisk sektor. Kontrollutvalget rapporterer tilbake til bystyret etter at rådmann har rapportert tilbake til kontrollutvalget. c. Medlem av Eddie Røsnes (AP) har søkt om fritak fra sitt verv i kontrollutvalget. d. Vara Reidun Aamland Andersen (AP) har bedt om å få tilsendt innkalling og sakspapirer på mail, også til de møtene hun ikke er innkalt. e. Oppfølging av kommunens prinsipper for regnskapsføring Lars Gunnar Nag stilte spørsmål til revisjonen om kommunens praksis. Revisjonen kommer tilbake til dette i neste møte. Saken tas til orientering. 10