Strategisk plan for Blå vegenløpet 2009-2013

Strategisk plan for Blå vegenløpet 2009-2013 I. INNLEDNING II. RAMMER OG INNRETNING: Hovedmål,visjon og dagens situasjon. III. NYE UTFORDRINGER: Frivillighetens posisjon i samfunnet - Organisasjon i endring - Økonomi IV. STRATEGISKE SATSNINGER: Lavterskeltilbud Inkludering - Toppidrett - Fellesskap Anlegg - Økonomi Marked og informasjon - Organisasjon I. INNLEDNING IL Stålkameratene er et fleridrettslag med eget styre og administrasjon, og med hovedsete i Mo i Rana. Blå vegenløpet er vårt største enkeltarrangement, et turrenn på ski for både eliteutøvere og familie-/trimutøvere Om planen: Strategisk plan er, sammen med visjon og hovedmål for arrangementet, rennets overordnete styringsdokumenter. Den skal vise idrettslagets veivalg mht ressursbruk, sportslige prioriteringer, dugnadspersonell, vekst og generell utvikling. Formålet med strategisk plan er å: Kartlegge, strukturere og utvikle arrangementet styre tiltak mot prioriterte områder sikre nødvendig beredskap overfor nye utfordringer Den strategiske planen skal være et styringsredskap mot et felles mål. Den beskriver hvordan arrangementskomitéen ønsker å møte utfordringene vi står overfor de Blå vegenløpet, IL Stålkameratene, Søderlundmyra 39, 8622 Mo i Rana, tlf. 751 53 528 1

nærmeste årene. Dokumentet er i så måte et redskap for å synliggjøre hvilke områder som vil bli prioritert i perioden 2009-2013. Strategisk plan skal gi grunnlag for vedtak og aktiv styring av arrangementsorganisasjonen. Den skal følges opp av årlige handlingsplaner. Planen er utarbeidet med bakgrunn i en prosess med innspill fra både interne og eksterne bidragsytere. Arbeidet har vært koordinert av daglig leder i idrettslaget i samarbeid med hovedstyret og de enkelte funksjonærgruppene. Utfordringene i kommende planperiode er store. Økonomisk er vi midt inne i en prosess der bortfallet av automatinntekter har nødvendiggjort nytenkning både på inntekts- og utgiftssiden. Oppfølging. Planperioden er på 4 år. Arrangementskomitéen utarbeider hvert år handlingsplaner for å imøtekomme strategisk plans overordnede mål og visjoner. Disse planene må vedtas av hovedstyret før de er gjeldende. II. RAMMER OG INNRETNING. Blå vegenløpet så første gangen dagens lys i 1979 etter iherdig arbeid fra en rekke skientusiaster i løpet av hele 1978. Rennet har, helt siden starten, bestått av en 45km lang trasé fra Umbukta ved svenskegrensen ned mot Atlanterhavskysten og Mo i Rana. Frem til 2002 var målområdet i Mofjellet, men flere forhold har gjort at målgangen etter dette har vært lagt til motsatt side av dalen i Brennåsen. Etter en liten innkjøringsperiode, var første halvdel av åttitallet svært oppløftende med opp mot 1800 påmeldte og enorm popularitet. Etter hvert som skiidretten mistet oppslutning på nasjonalt plan mot slutten av åttitallet og begynnelsen av nittitallet, ble det forsøkt ulike varianter for å få folk til å komme seg ut på ski denne lørdagen før påske: 10km ungdomsklasse fra Utsikten, familieklasse fra Raudvatnet og Knøtteblåvegen under nummerutdelingen på fredags kveld. Familieklassen fra Raudvatnet og Knøtteblåvegen har vist seg levedyktige og er i dag viktige deler av arrangementet. Etter å ha vært nede i ca. 1000 deltagere i perioden 2003 2007, har trenden de siste årene vært positiv og rennet hadde i 2009 1330 deltagere. Omsetningen for rennet de siste 5 årene har lagt i området rundt 500 000 kr inkludert avis og spinoff-effekter. Blå vegenløpet, IL Stålkameratene, Søderlundmyra 39, 8622 Mo i Rana, tlf. 751 53 528 2

Rana kommune har pr. 2008 i overkant av 25 000 innbyggere. Mo i Rana er kommunesenteret og preges av industri- og handelsvirksomhet. Byens næringsliv har i lang tid opplevd høykonjunktur og utgjør i så måte en viktig potensiell inntektskilde for frivillig virksomhet. Idrettslagets visjon og hovedmål for arrangementet er som følger: VISJON Blå vegenløpet skal være Ranabefolkningens største turdag, nordnorske turrennløperes største festdag og et lavterskeltilbud som motiverer helgelendinger for aktivitet gjennom hele året. Hovedmål for virksomheten Stimulere ranværinger til skiaktivitet både arrangementsdagen og resten av året. Inkludere alle interesserte brukergrupper, deriblant innvandrere, fremmedarbeidere og funksjonshemmede. Tiltrekke seg et bredt spekter toppidrettsutøvere av begge kjønn. Stå frem som en ledende arrangør av turrenn i Norge. Stimulere til et sosialt og trygt miljø for våre dugnadsarbeidere. Skape en god og fleksibel organisasjon som ivaretar arrangementets fremtidige behov på en god måte. Bygge opp en trygg og forutsigbar økonomi som fundament for strategisk utvikling. Bidra til reiselivets og næringslivets totale omsetning arrangementshelgen i form av en økt mengde tilreisende fra både inn- og utland. Med bakgrunn i utfordringene vi står foran, og i tråd med idrettslagets overordnede mål, har vi definert mål og tiltak for følgende åtte hovedområder: Blå vegenløpet, IL Stålkameratene, Søderlundmyra 39, 8622 Mo i Rana, tlf. 751 53 528 3

1. Lavterskeltilbud for ranværinger og helgelendinger 2. Inkludering 3. Toppidrettsutøvere 4. Fellesskap i dugnadsapparatet 5. Anlegg og eiendeler 6. Økonomi 7. Marked og informasjon 8. Organisasjon III. NYE UTFORDRINGER Bortfallet av automatinntekter vil ha stor innvirkning på idrettslagenes muligheter til å skaffe seg inntekter. Kampen om sponsormidlene vil som en følge av dette bli stadig tøffere. Det å finne sine egne særegenheter og spesialiteter samtidig som en er nytenkende og kommer med idéer til inntektskilder som kan erstatte automatinntektene, kommer til å ha stor betydning for arrangementets fremtid. Meldingene fra sentralt hold forteller oss at det frivillige Norge gjør en fantastisk jobb og at ildsjelene og dugnadsånden fremdeles finnes. Dette opplever vi også i stor grad i forbindelse med Blå vegenløpet. Det er imidlertid et problem at utgiftene forbundet med idrett har vokst seg så store at det har vist seg vanskelig å finansiere driften gjennom dugnadsarbeid alene. Privatøkonomien i Rana er god og mange bruker store deler av sin tid til hytteliv og reising, noe som gir oss en stor utfordring når det gjelder koordinering av dugnadsarbeid. Tilpasningsdyktighet internt i organisasjonen både i forhold til myndighetenes subsidiering av aktivitet og i forhold til brukernes behov vil være avgjørende for arrangementets posisjon både lokalt,regionalt, nasjonalt og internasjonalt i fremtiden. Løypetraséens mange grunneiere, arrangementets mange eiendeler og idrettslagets mange eiendommer gir en viss usikkerhet, men også store muligheter for fremtiden. Fleksibilitet, gode kontrollrutiner og tilpasningsdyktighet i organisasjonen vil være viktig for å ivareta de ulike sidene av arrangementet. Blå vegenløpet, IL Stålkameratene, Søderlundmyra 39, 8622 Mo i Rana, tlf. 751 53 528 4

IV. STRATEGISKE SATSNINGER 1. Lavterskeltilbud for ranværinger og helgelendinger Blå vegenløpet skal være et aktivitetstilbud til hele Ranas befolkning, uavhengig av alder, fysiske eller psykiske forutsetninger, ambisjonsnivå. og eventuelle andre faktorer. Blå vegen skal være et merkevarenavn som fremkaller engasjement og glede året rundt. Prioriterte mål for perioden 2009-2013: Blå vegenløpet skal favne bredt blant barnefamilier, trimløpere og folk som ønsker seg en fin tur i skog og mark. Trim Raudvatnet skal i løpet av perioden telle minst 1500 deltagere. Blå vegentrimmen skal i løpet av perioden telle minst 8 treningsgrupper. Skoleutfordringen skal i løpet av perioden telle minst 200 elever. Bedriftsutfordringen skal i løpet av perioden telle minst 300 arbeidstakere. For å nå disse målene skal vi i planperioden: Fokusere på tilrettelegging av trasé og løyper for trimmere og barnefamilier. Øke premieringen for trim- og familieklassene. Øke medie- og bildefokuset på trim og familieklassene. Øke premieringen, forhåndsomtalen og det generelle fokuset på skole- og bedriftsutfordringen. 2. Inkludering: Alle skal kunne delta i Blå vegenløpet enten det er Knøtteblåvegen for de minste, det fullstendige Blå vegenløpet for de aller fleste eller et tilpasset renn for spesielle brukergrupper Prioriterte mål for perioden 2009-2013: Spre skiglede og få med innvandrere ut i skiløypene. Inkludere funksjonshemmede som aktive deltagere. Inkludere alle brukergrupper i arrangementsstaben Blå vegenløpet, IL Stålkameratene, Søderlundmyra 39, 8622 Mo i Rana, tlf. 751 53 528 5

For å nå disse målene skal vi i planperioden: Etablere og videreføre samarbeid med friomsorgen, rett bemanning (fremmedarbeidere), pensjonister, vanskeligstilt ungdom, innvandrere og funksjonshemmede rundt dugnadsarbeidet foran, under og etter rennet. Etablere eller samarbeide med andre om nybegynnerkurs og faste treninger for innvandrere og fremmedarbeidere med liten eller ingen langrennserfaring. Etablere egen klasse for funksjonshemmede i samarbeid med brukerne. 3. Toppidrettsutøvere: Blå vegenløpet er et skirenn for alle. For at både trimklassen og publikum skal føle at de er en del av noe stort, en større helhet, er det viktig også å legge til rette for besøk fra nasjonale og internasjonale toppidrettsutøvere. Dette øker antall tilskuere langs løypene og gir alle mosjonistene en god følelse på vei nedover mot Brennåsen. Toppidrettsutøvere står frem som eksempler og forbilder for barn og unge og er i kraft av sin tilstedeværelse med på å øke rekrutteringen inn mot rennet. Prioriterte mål for perioden 2009-2013 : Minimum 3 nasjonalt eller internasjonalt profilerte løpere på startstreken for hvert kjønn. Minimum 4 regionalt profilerte løpere på startstreken for hvert kjønn. Blå vegenløpet prioriteres av de aktive, lokale løperne. For å nå disse målene skal vi i planperioden: Øke pengepremiene i konkurranseklassene. Utvide pengepremiene til å gjelde de 6 beste for hvert kjønn Leie inn utvalgte toppidrettsutøvere til foredrag/andre aktiviteter der deltagelse inngår i avtalen. Utvide deltagerpremiene også i konkurranseklassene. Samarbeide med andre renn lokalt,regionalt og nasjonalt for å kunne gi utøverne et mest mulig attraktivt tilbud. Blå vegenløpet, IL Stålkameratene, Søderlundmyra 39, 8622 Mo i Rana, tlf. 751 53 528 6

4. Fellesskap i dugnadsapparatet: Mennesket er et sosialt vesen. Blå vegenløpet erkjenner at summen av 1+1 av og til blir 2, av og til 3 og av og til 4,5 eller 6 avhengig av samarbeid og hvilke arbeidsoppgaver som skal gjennomføres. Vi ønsker å være et arrangement der den enkelte dugnadsarbeider føler seg ivaretatt og gleder seg til neste års arrangement, hvor den enkelte ønsker at dugnadsfolket samles oftere enn nødvendig og der folk føler eierskap til produktet Blå vegenløpet. Vi tror engasjerte og tilfredse dugnadsfolk gir brukerne en god følelse av at alle involverte i arrangementet bryr seg om hverandre og vil hverandre vel. Prioriterte mål for perioden 2009-2013: Alle dugnadsarbeidere skal være trygge på egne oppgaver Dugnadsarbeidere skal føle eierskap til arrangementet Dugnadsarbeidere skal vite at deres innsats er viktig for det totale resultatet For å nå disse målene skal vi i planperioden: Skriftliggjøre alle stillings og vervbeskrivelser Skriftliggjøre et organisasjonskart der alle vet hvem de rapporterer til Legge til rette for gruppemøter der den enkelte blir hørt. Gruppesjefer representerer det enkelte gruppemedlem i styringsgruppemøter. Evaluere de ulike sidene ved arrangementene i fora der alle blir hørt. Ta de ulike dugnadsgruppene med på planlegging og videreutvikling av de områdene som ligger under deres eget ansvarsområde. Skriftliggjøre evalueringene av hver enkelt dugnadsgruppe etter arrangementsslutt. 5. Anlegg og eiendeler: Løypetraséen vår går over mange private grunneieres landområder, noe som tilsier at den langsiktige forutsigbarheten ikke alltid er optimal. For å kunne investere store summer i utbedringer som innebærer vesentlige naturinngrep, er det viktig å vite at en kommer til å ha nytte av de samme fasilitetene i mange år Blå vegenløpet, IL Stålkameratene, Søderlundmyra 39, 8622 Mo i Rana, tlf. 751 53 528 7

fremover. Det er også viktig å ha en forutsigbar situasjon hva gjelder større eiendeler som tråkkemaskiner, snøscootere, inngjerding, tribuner, toaletter, stadionfasiliteter, utsalgssteder og tidtakerbuer, lagerplass, sekretariat osv. Det er imidlertid viktig at vi ikke skaffer oss vedlikeholdsansvar som gjør oss sårbare for sykdom, frafall eller uhell. Prioriterte mål for perioden 2009-2013: Etablere forutsigbarhet mht trasé Etablere forutsigbarhet og legge til rette for investeringer i start og målområdene. Etablere forutsigbarhet mht.utstyr og kvalitet på eiendeler. Oppgradere stadionområdet for deltagere og publikum. Oppgradere startområdene for deltagere og publikum. Oppgradere Utsikten for deltagere og publikum. Videreutvikle Gruben samfunnshus som base, premieringslokale og utsalgssted. For å nå disse målene skal vi i planperioden: Skaffe oss minimum 10-årsavtaler på bruk av alle områdene vi ferdes gjennom. Skaffe oss langsiktige avtaler på bruk av stadionområdet,gruben samfunnshus og startområdene Fremskaffe langsiktige leieavtaler mht. tråkkemaskiner, snøscootere, toaletter, gjerder og tribuner. Tegne opp nytt stadionkart dimensjonert for 4000 deltagere. Planere, kviste og utvide stadionområdet til også å gjelde nedre stadionjorde. Skaffe oss langsiktige avtaler på leie av lydanlegg til startområdene, Utsikten, mål og Gruben samfunnshus. Etablere utsalgssted på Utsikten. Etablere fast underholdning på Utsikten. Blå vegenløpet, IL Stålkameratene, Søderlundmyra 39, 8622 Mo i Rana, tlf. 751 53 528 8

6. Økonomi: Blå vegenløpet har på det økonomiske området vært en sovende storhet helt siden oppstarten i 1979. Arrangementet har vært selvfinansierende og driften har vært holdt på et svært nøktenrt nivå, men rennet har ikke gitt noe stort utbytte verken til arrangørene eller de innleide dugnadsgruppene. Rennet har heller ikke lagt til side noen økonomisk buffer som gjør det mulig å ta tunge investeringer uten at disse må prosjektbeskrives og søkes støtte til eksternt. Oppbyggingen av en selvstendig økonomi vil være en nødvendighet for å skape forutsigbarhet og gode vekstvilkår for rennet. Prioriterte mål: Etablere en sunn økonomisk plattform som buffer for konjunktursvingninger. Øke inntjeningen knyttet til deltageravgifter. Optimalisere inntjeningen knyttet til varesalg Optimalisere inntjeningen knyttet til reklame og sponsorstøtte. Holde kostnadene til drift så lave som mulig uten at det går ut over kvalitet. For å nå disse målene vi i løpet av planperioden: Øke deltageravgiftene for konkurranseløpere opp mot det lavere sjiktet av øvrige internasjonale turrenn i Norge. Etablere budsjetteringsrutiner som sikrer god økonomistyring Legge til rette for varesalg på Utsikten Utvikle nye sponsor- og salgsprodukter Etablere gode, langsiktige kjøpsavtaler med våre leverandører Utarbeide en ny fordelingsnøkkel av resultatet mellom arrangør, dugnadsgrupper og avsetninger til buffer/fond. 7. Marked og informasjon Siden ultimo 2007 er det brukt mye tid på økt profesjonalisering, etablering av rutiner, retningslinjer og systemer for markedsarbeidet. Samarbeidsavtaler med næringslivet bør i fremtiden være bærebjelken i Blå vegenløpets økonomi. Arrangementsstaben bør fremover fokusere på bruk av informasjon og kommunikasjon som verktøy i Blå vegenløpet, IL Stålkameratene, Søderlundmyra 39, 8622 Mo i Rana, tlf. 751 53 528 9

forbindelse med markedsarbeidet i langt større grad enn i dag. Nye informasjonskanaler gjør det mulig å drive markedsføring direkte mot brukergruppene, publisere informasjon og reklame for et bredt publikum og selge produkter på en hel rekke arenaer. Markeds- og informasjonsbiten vil i så måte representere en av hoveddelene i grunnlaget for videre vekst. Prioriterte mål i perioden 2009-2013: Blå vegenløpet skal i løpet av perioden passere 700 000kr. i reklameinntekter Blå vegenløpet skal utvikle flere gode arenaer og konsepter for relasjonsbygging. Blå vegenløpet skal være i forkant på utvikling av nye løsninger for profilering. Blå vegenløpet skal utvikle en mediestrategi og etablere verktøy, rutiner og bevisstgjøring for større bruk av media i perioden. Blå vegenløpet skal styrke sin markedsposisjon nasjonalt og internasjonalt For å nå disse målene skal vi i planperioden: Være bevisst på måloppnåelse og evaluering av innhold i samarbeidsavtaler minst en gang pr. år. Presentere minst ett nytt tiltak for profilering pr. år. Utvikle og etablere forståelsen for meny-tankegang. Gjennomføre minst to relasjonsbyggende arrangementer pr. år. Etablere systemer og mediekontakt som sikrer at Blå vegenløpet er omtalt i ulike medier hele året. 8. Organisering Blå vegenløpet har bare delvis en egen organisering. Arrangementet er underlagt IL Stålkameratene og oppgavene fordeles broderlig mellom dugnadsarbeidere og idrettslagets administrasjon. Arrangementets planlagte vekst både i antall deltagere og i omfang hva gjelder spinoff-effekter fremtvinger nye stillingsbeskrivelser, tydeligere kommando- og rapporteringslinjer og skriftliggjøring av alle stillinger og verv knyttet til arrangementet. Utgangspunktet for mlene i strategisk plan er en fleksibel organisering som tar høyde for 5000 deltagere og 3000 tilskuere fordelt på løypa, stadion, startområdene og Utsikten. Blå vegenløpet, IL Stålkameratene, Søderlundmyra 39, 8622 Mo i Rana, tlf. 751 53 528 10

Prioriterte mål: Etablere klare kommandolinjer og rapporteringslinjer internt i arrangementsstaben Etablere gode kommunikasjonslinjer mellom administrasjonen, styret i idrettslaget og gruppelederne Etablere gode kommunikasjonslinjer mellom gruppelederne og de menige dugnadsarbeiderne Heve kompetansen og øke den enkeltes trygghetsfølelse mht egne arbeidsoppgaver. Etablere gode rutiner knyttet til rekruttering og opplæring av nye dugnadsarbeidere og gruppeledere. Utvikle verktøy for fastsetting av mål og måling av måloppnåelse. For å nå disse målene skal vi i løpet av planperioden: Utarbeide stillingsbeskrivelser for alle verv tilknyttet arrangementet. Avholde ledermøter månedlig f.o.m. november t.o.m. rennet palmelørdag. Utvikle rekrutterings- og opplæringsplaner i samråd med gruppelederne. Utarbeide strategisk plan for hele fireårsperioden. Utarbeide virksomhetsplaner med utgangspunkt i strategisk plan for hvert enkelt år i planperioden. Gjennomføre årlig evaluering av virksomhetsplanene mht. måloppnåelse. Vurdere alternativ organisering av arrangementet Utarbeide tydelige organisasjonskart for arrangementet. Sørge for at hver enkelt gruppeleder kjenner til strategisk plan og er i stand til å iverksette denne innenfor sitt eget fagområde. Blå vegenløpet, IL Stålkameratene, Søderlundmyra 39, 8622 Mo i Rana, tlf. 751 53 528 11