MØTEPROTOKOLL Ski kontrollutvalg Møtetid: 24.11.2015 kl. 18:30 21:10 Sted: Formannskapssalen 6 etg Ski rådhus Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 7 av 7 Møtende medlemmer: André Kvakkestad, Roar Thun, Karl M. Johnsen, Bente Njøs Paulshus, Svein Kamfjord, Anne Marit Holene Møtende varamedlemmer: Rune Sletner møtte for Janne Brit Myrmo Forfall: Janne Brit Myrmo Fra Follo distriktsrevisjon møtte: Steinar Neby, revisjonssjef Didrik Hjort, avdelingsleder Fra administrasjonen møtte: Audun Fiskvik, rådmann Møtesekretær: Lene H. Lilleheier (FIKS) Møteprotokoll godkjent i møtet 24.11.2015 André Kvakkestad Leder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 59 (m): 920 16 409 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
Saksliste Side Saker til behandling 35/15 Presentasjon av utvalgets medlemmer, sekretær og revisor 3 36/15 Kontrollutvalgets rolle og oppgaver 3 37/15 Revisjonens oppgaver 3 38/15 Sekretariatets oppgaver 4 39/15 Rutiner for innkalling, protokoll og møteplan 4 40/15 Kontrollutvalgets internettsider 4 41/15 Oppstartskonferansen 14. - 15. januar 2016 5 42/15 Deltakelse på konferanser/opplæring 2016 5 43/15 Revisjonens rapport til kontrollutvalget per 31.10.2015 6 44/15 Mål og problemstillinger forvaltningsrevisjon 2016 6 45/15 Høringer i kontrollutvalget 7 46/15 Orienteringssaker 7 Eventuelt Ski kontrollutvalg 24.11.2015 Side 2 av 7
Ski KU-35/15 Presentasjon av utvalgets medlemmer, sekretær og revisor Kontrollutvalget tar presentasjonen til orientering. Kontrollutvalget tar presentasjonen til orientering. Ski KU-36/15 Kontrollutvalgets rolle og oppgaver Redegjørelsen tas til orientering. Utvalget viderefører ordningen med aktivitetsplan. Redegjørelsen tas til orientering. Utvalget viderefører ordningen med aktivitetsplan. Ski KU-37/15 Revisjonens oppgaver Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Ski kontrollutvalg 24.11.2015 Side 3 av 7
Ski KU-38/15 Sekretariatets oppgaver Ski KU-39/15 Rutiner for innkalling, protokoll og møteplan Ordningene vedrørende innkalling og protokoll videreføres. Forslaget til møteplan i 2016 vedtas. Innkommet forslag fra Kvakkestad: Protokollen godkjennes i møtet. Votering: Innstillingen med tillegg av endringsforslaget om protokoll, ble enstemmig vedtatt. Ordningen vedrørende innkalling videreføres. Protokollen godkjennes i møtet. Forslaget til møteplan i 2016 vedtas med møtestart kl.1800. Ski KU-40/15 Kontrollutvalgets internettsider Ski kontrollutvalg 24.11.2015 Side 4 av 7
Ski KU-41/15 Oppstartkonferansen 14. - 15. januar 2016 Hele kontrollutvalget melder seg på oppstartkonferansen 14. 15. januar 2016. Innkommet forslag fra Kvakkestad: 1. vararepresentantene deltar også på konferansen. Votering: Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt. Alle kontrollutvalgets medlemmer deltar på oppstartkonferansen 14. 15. januar 2016. 1 vararepresentantene deltar også på konferansen. Ski KU-42/15 Deltakelse på konferanser/opplæring 2016 Saken ble lagt frem uten innstilling. Innkommet forslag fra Kvakkestad: Kontrollutvalget deltar med inntil tre medlemmer på hver av de to konferansene. Votering: Innkommet forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget deltar med inntil tre medlemmer på hver av de to konferansene. Ski kontrollutvalg 24.11.2015 Side 5 av 7
Ski KU-43/15 Revisjonens rapport til kontrollutvalget per 31.10.2015 Rapporten fra Follo distriktsrevisjon pr. 31.10.15 tas til orientering. Rapporten fra Follo distriktsrevisjon pr. 31.10.15 tas til orientering. Ski KU-44/15 Mål og problemstillinger forvaltningsrevisjon 2016 Kontrollutvalget slutter seg til forslaget til mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjoner av «Psykisk helsearbeid for unge» og «Internkontroll». Utvalget ber, i tråd med dette, revisjonen legge fram forslag til prosjektplaner. Kontrollutvalget slutter seg til forslaget til mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjoner av «Psykisk helsearbeid for unge» og «Internkontroll». Utvalget ber, i tråd med dette, revisjonen legge fram forslag til prosjektplaner. Ski kontrollutvalg 24.11.2015 Side 6 av 7
Ski KU-45/15 Høringer i kontrollutvalget Kontrollutvalget ber sekretariatet utarbeide et forslag til reglement for høringer. For øvrig tas saken til orientering. Innkommet forslag fra Thun: Kontrollutvalget ber sekretariatet om å utarbeide en sak hvor høring som verktøy for kontrollutvalget blir vurdert. Sekretariatet bør se til andre kommuner som har utarbeidet reglement for høringer, og gi en vurdering på hva sekretariatet anser som hensiktsmessig tilnærming. Votering: Innkommet forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å utarbeide en sak hvor høring som verktøy for kontrollutvalget blir vurdert. Sekretariatet bør se til andre kommuner som har utarbeidet reglement for høringer, og gi en vurdering på hva sekretariatet anser som hensiktsmessig tilnærming. Ski KU-46/15 Orienteringssaker Sakene tas til orientering. Sakene tas til orientering. Ski kontrollutvalg 24.11.2015 Side 7 av 7