Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Stuevika Tidspunkt: 19.05.2011 kl. 18:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon 41471166 eller på e- post: akfp@fredrikstad.kommune.no Varamedlem Bjørn Hoff innkalles til møtet på grunn av forfall fra Håkon Lorentzen. Hvaler, 12.05 2011 Håkon Lorentzen Leder Kontrollutvalget Hvalers møte 19.05.2011 Sakliste PS 11/7 Godkjenning av protokoll fra møtet 26.1 2011 1 PS 11/8 Orientering om skatteregnskapet for 2010 6 PS 11/9 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2010 for Hvaler 22 kommune PS 11/10 Rapport om utført regnskapsrevisjon for 2010 28 PS 11/11 Revisjonsbrev nr. 1/2011 - Investeringsbudsjettet 36 PS 11/12 Oppfølgingsnotat - Byggeregnskap "Skjærhalden torg brygge" 40 PS 11/13 Rapport - Eierskapskontroll for Østfold kommunerevisjon IKS 48 PS 11/14 Referater og meldinger 78 PS 11/15 Eventuelt 94
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2011/158 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 47904/2011 Klassering: 111-191 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 19.05.2011 11/7 Godkjenning av protokoll fra møtet 26.1 2011 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet 26.1 2011, godkjennes Fredrikstad, 14.4 2011 Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariat Vedlegg Protokoll fra møtet 26.1 2011 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) ingen Saksopplysninger ingen Vurdering Protokoll fra møtet 26.1 2011, godkjennes
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2011/153 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 38761/2011 Klassering: 111-187 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 19.05.2011 11/8 Orientering om skatteregnskapet for 2010 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar kemnernes redegjørelse for skatteregnskapet 2010 for Hvaler kommune, til orientering Fredrikstad, 20.04 2011 Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariat Vedlegg 1. Kemnerens årsrapport for 2010, datert 20.01 2011 2. Skatteetaten - Kontrollrapport 2010, datert 15.02 2011 3. Årsregnskap - sammendrag Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Skatteetaten har fra 1. juli 2004 i sin helhet oppgavene med kontroll av skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen er tildelt ansvaret for revisjon av skatteoppkreverfunksjonen. Det er Stortinget som foretar desisjon av Skatteetatens samlede regnskap.
Vurdering I henhold til tidligere brev fra Skattedirektoratet, skal ikke kommunestyret/kontrollutvalget behandle skatteregnskapet særskilt. Det stilles heller ikke krav til formell behandling av kontrollrapporten fra Skattefogden. I likhet med tidligere år har kemner lagt frem en årsrapport for hele kemnerkontorets område. I rapporten vises utviklingstrekk og nøkkeltall med utfyllende kommentarer. Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget kun tar kemnerens redegjørelse for skatteregnskapet for 2010, til orientering.
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2011/151 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 38927/2011 Klassering: 111-186 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 19.05.2011 11/9 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2010 for Hvaler kommune Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til kommunens årsregnskap for 2010 som vist i vedlegg 1. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2010 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet Fredrikstad, 20.04 2011 Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariat Vedlegg 1. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2010 for Hvaler kommune. 2. Revisjonsberetning for 2010 Hvaler kommune, datert 15.04 2011 3. Årsregnskapet for Hvaler kommune for 2010. (Eget vedlegg) 4. Kommunens årsmelding 2010. (Eget vedlegg) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge kommunelovens 48 skal kommunen for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15.12.2000, skal årsregnskapet inneholde driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. I årsmeldingen fra kommunen skal det blant annet skal gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme foretakets stilling og resultat.
Gjeldende tidsfrister for regnskapsavleggelsen, årsrapport og revisjonsberetning er: kommunens årsregnskap skal være avlagt innen 15. februar etter regnskapsåret kommunens årsmelding utarbeides innen 31. mars revisors beretning skal avgis innen 15. april I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004, 6 - skal kontrollutvalget påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Forskriftens 7 sier videre at når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas i kommunestyret. Uttalelsen avgis til kommunestyret og kopi av uttalelsen sendes formannskapet. Vurdering Årsregnskapet, årsrapport og revisjonsberetning er avlagt innen gjeldende tidsfrister. Revisjonsberetningen for regnskapsåret 2010 inneholder ingen merknader men har to presiseringer. Følgende presisering er gitt: det er ikke avgitt pliktig note om selvkost vedrørende byggesak og oppmåling revisjonen har ikke mottatt underskrevet fullstendighetserklæring fra kommunen innen fristen for revisjonsberetningen Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8 påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskifte 2010/11. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å avgi uttalelse til årsregnskapet 2010 for Hvaler kommune som vist i vedlegg 1. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2010 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet.
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2011/151 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 44126/2011 Klassering: 111-186 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 19.05.2011 11/10 Rapport om utført regnskapsrevisjon for 2010 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rapport om utført revisjonsarbeid Regnskapsrevisjon for Hvaler kommune 2010, tas til orientering Fredrikstad, 06.05 2011 Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariat Vedlegg Rapport om utført revisjonsarbeid Regnskapsrevisjon for Hvaler kommune 2010, datert 06.05 2011. Nærmere spesifisering av utførte oppgaver ifht overordnet revisjonsstrategi 2010 (Unntatt offentlighet etter offl. 13, jf. forvl. 13) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 10/23 den 16.09 2010: Overordnet revisjonsstrategi for Hvaler kommune Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon, kap.4 om kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon - 6, og kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon - 11.
Dette betyr at kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om regnskaps- og forvaltningsrevisjonen og påse at dette foregår etter gjeldende revisjonsstrategier, og bestemmelser i lov og forskrift. Revisjonen har utarbeidet en rapport om utførte revisjonshandlinger for 2010 for regnskapsrevisjonen. Formålet med denne rapporten er å gi en samlet oppsummering av de revisjonshandlinger som er utført i løpet av revisjonsåret for oppdraget Hvaler kommune. Hovedvekten i rapporten er lagt på å omtale de lovpålagte oppgavene som er utført for å bekrefte kommunens årsregnskap. Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Hvaler kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 10/23 i kontrollutvalget den 16.09 2010. Det ble her redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget. I denne rapport gis det en oppsummert beskrivelse av de viktigste funnene revisjonen har gjort gjennom løpende revisjon av regnskapet samt årsoppgjørsrevisjon. Vurdering Østfold kommunerevisjon redegjør i sin statusrapport for revisjonshandlinger og funn i 2010. For detaljering på områdenivå viser vi til vedlagte rapport med vedlegg. Revisor vil i møte gi utvalget en orientering om rapporten. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar rapport om utført revisjonsarbeid regnskapsrevisjon for Hvaler kommune 2010, til orientering
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2011/151 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 56887/2011 Klassering: 111-186 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 19.05.2011 11/11 Revisjonsbrev nr. 1/2011 - Investeringsbudsjettet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisjonsbrev nr. 1/2011 vedrørende investeringsbudsjettet, tas til etterretning 2. Revisjonen gir kontrollutvalget tilbakemelding på administrasjonens oppfølging og praktisering av revisjonsmerknaden. Fredrikstad, 09.05 2011 Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariat Vedlegg 1. Revisjonsbrev nr. 1/2011, datert 06.05 2011 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet jmf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Bestemmelsen innebærer en plikt for kontrollutvalget til å påse at skriftlige påpekninger fra revisor blir fulgt opp. Sekretariatet har mottatt kopi av revisjonsbrev nr. 1/2011 som er sendt fra revisjonen til rådmannen den 06.05 2011 I revisjonsbrevet redegjør revisor for at Kommunal- og regionaldepartementet i brev av 7.april 2010 (jfr. Kommunelovens kapittel 8) presiserer at investeringsbudsjett og regnskap er ettårig og ikke årsuavhengig. Årsbudsjettet er i følge departementet en bindende plan for anvendelsen av kommunens midler i budsjettåret. Kommunen kan ikke foreta utbetalinger eller
pådra seg utgifter i året utover de bevilgninger som er fastsatt i årsbudsjettet for budsjettåret. Kommunestyrets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnete organer. Revisjonen redegjør i revisjonsbrevet for at Hvaler kommune i 2010 har hatt en praksis der investeringsbudsjettet var årsuavhengig og ubrukte bevilgninger overførtes til neste år. Videre så ble ikke investeringsprosjekter med budsjettavvik rebudsjettert. Revisjonen er av den oppfatning ut i fra forskriften og departementets presisering av 7. april i fjor at vedtak fra tidligere år ikke kan videreføres. Revisjonen forutsetter at fra inneværende år blir alle investeringsprosjekter som ikke er avsluttet på det enkelte år fremmet som sak for kommunestyret inkl rebudsjettering, innen utløpet av regnskapsåret. Vurdering Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonsbrev nr. 1/2011, tas til etterretning. Det anbefales videre at revisjonen gir kontrollutvalget tilbakemelding på administrasjonens oppfølging/praktisering av revisjonsmerknaden.
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2011/151 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 56981/2011 Klassering: 111-186 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 19.05.2011 11/12 Oppfølgingsnotat - Byggeregnskap "Skjærhalden torg brygge" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar oppfølgingsnotat om byggeregnskap Skjærhalden torg brygge, til etterretning. 2. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret ber rådmann om å følge opp revisjonens anbefalinger i rapporten: Kommunen bør sørge for å få med alle sine ønsker og anbudenes kompleksitet ved utarbeidelse av anbudsgrunnlag. Hvis det oppstår endringer og tillegg i f.t. opprinnelig anbud bør dette følges opp med skriftlige tilleggskontrakter med leverandører. Skriftlige rutiner for kvalitetskontroll av regnskap, skriftliggjøring av avtaler, føring av objektregnskap og oppfølging, finansiering og sluttbehandling av investeringsprosjekter bør komme på plass. Fredrikstad, 09.05 2011 Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariat Vedlegg Oppfølgingsnotat Hvaler kommune Byggeregnskap Skjærhalden torg brygge, datert 06.05 2011. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kontrollutvalget den 24.09 2009 i sak 09/20: Rapport: Vurdering av anbudsprosess og byggesak på Skjærhallen.
Kommunestyret den 28.10 2009 i sak 59/09: Vurdering av anbudsprosess og byggesak på Skjærhallen Kontrollutvalget den 18.02 2010 i sak 10/2; Notat Hvaler kommune Byggeregnskap Skjærhalden torg brygge Saksopplysninger Kontrollutvalget har den 24/9-2009 innstilt til kommunestyret at revisjonen skal revidere byggeregnskapet i f.b.m. forvaltningsrevisjonsrapport Vurdering av anbudsprosess og byggesak på Skjærhallen. Kommunestyret vedtok kontrollutvalgets innstilling den 28/10-2009 i sak PS 59/09 Vurdering av anbudsprosess og byggesak på Skjærhallen. Punkt 4 i vedtaket lyder: Kommunestyret ber om at revidert regnskap for bygging av offentlig brygge, legges fram for kontrollutvalget. I kontrollutvalgets møte den 18.02 2010 la revisjonen frem en statusrapport for prosjektet som utvalget tok til foreløpig orientering. I revisjonens oppfølingsnotat av 6. mai 2011 er byggeregnskapet nå endelig avlagt for behandling i kommunestyret. Revisor har i notat som forelå til behandling 18.02 2010 redegjort for hvilke kontroller som er gjennomført: Finansiering/bevilgning Beregning av totalkostnad Bilagskontroll Sluttbehandling av byggeregnskapet Revisor konkluderte i notatet til kontrollutvalget den 18/2-2010 også i f.t. at kommunen manglet rutiner for kvalitetskontroll av regnskap, skriftliggjøring av avtaler, føring av objektregnskap og oppfølging, finansiering og sluttbehandling av investeringsprosjekter. Revisjonen redegjør for at i møte med administrasjon den 3/5-2011 at det fortsatt ikke er utarbeidet skriftlige rutiner. Utarbeidelsen er satt på vent i f.b.m. etablering av eiendomsavdelingen, da det er denne avdelingen som er satt til å utarbeide rutinene. Byggeregnskapet Skjærhalden torg brygge, inkl Lilleputtdsenteret/krabbeakvaiet har kostet kr 3.895.160,66, som er kr 1.645.160,66 mer enn først antatt. Det er i midlertidig tilleggsbevilget kr.1 107 900 (i 2008 og 2010), slik at manglende finansiering beløper seg til kr. 537 260,66. Restfinansieringen skal behandles i kommunestyret i juni. Revisjonen har i oppfølgingsnotatet konkludert med følgende: Kommunen bør sørge for å få med alle sine ønsker og anbudenes kompleksitet ved utarbeidelse av anbudsgrunnlag. Hvis det oppstår endringer og tillegg i f.t. opprinnelig anbud bør dette følges opp med skriftlige tilleggskontrakter med leverandører. Skriftlige rutiner for kvalitetskontroll av regnskap, skriftliggjøring av avtaler, føring av objektregnskap og oppfølging, finansiering og sluttbehandling av investeringsprosjekter bør komme på plass. Dette vil etter revisjonens mening bidra til at kommunen unngår konflikter med leverandører og budsjettavvik.
Vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om at revisjonens notat tas til etterretning. Videre anbefales det at kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber rådmann om å følge opp revisjonens anbefalinger i rapporten: Kommunen bør sørge for å få med alle sine ønsker og anbudenes kompleksitet ved utarbeidelse av anbudsgrunnlag. Hvis det oppstår endringer og tillegg i f.t. opprinnelig anbud bør dette følges opp med skriftlige tilleggskontrakter med leverandører. Skriftlige rutiner for kvalitetskontroll av regnskap, skriftliggjøring av avtaler, føring av objektregnskap og oppfølging, finansiering og sluttbehandling av investeringsprosjekter bør komme på plass.
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2011/156 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 41808/2011 Klassering: 111-189 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 19.05.2011 11/13 Rapport - Eierskapskontroll for Østfold kommunerevisjon IKS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar vedlagte rapport - Eierskapskontroll for Østfold kommunerevisjon IKS- til etterretning, og slutter seg til anbefalingene i rapporten. Kontrollutvalget har merket seg at avlagt eierskapskontrollrapport for Unikom AS i 2009 ennå ikke er fremlagt for kommunestyret. 2. Begge rapportene oversendes kommunestyret som inviteres til å fatte følgende vedtak: Kommunestyret ber rådmannen om å etablere eiermelding for kommunens selskapsinteresser. Sak fremmes for kommunestyret i løpet av 2011. Fredrikstad, 20.04 2011 Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariat Vedlegg Rapport - Eierskapskontroll for Østfold kommunerevisjon IKS, datert 20.04 2011 (eget vedlegg) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Plan for selskapskontroll for perioden 2008-2011 Saksopplysninger Kommunestyret vedtok den 11.03 2009 i sak 11/09 Plan for gjennomgang av selskapskontroll for perioden 2008 2011. Østfold kommunerevisjon IKS er i henhold til planen prioritert blant de selskap det skal gjennomføres eierskapskontroll for. Østfold kommunerevisjon IKS eies av
følgende syv kommuner, Råde, Hvaler, Rygge, Moss, Sarpsborg, Halden og Fredrikstad. Hvaler kommunes eierandel er 2 %. Formålet med selskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunen eierinteresser utøver denne myndighet på den måten som er fastsatt i virksomhetens lovverk, og at kommunens valgte representant ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunes vedtak og forutsetninger. Med bakgrunn i formålet med eierskapskontrollen, er følgende problemstillinger vurdert: Har kommunen etablert eiermelding/strategi for sine selskaper? Er selskapets formålsparagraf klart definert, og er driften i tråd med formålsparagrafen? Utøver representantskapet sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet i henhold til lover og regler? Rapporteres det fra selskapet til kommunens politiske organer? Har kommunen etablert rutiner for opplæring i styrearbeid? Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? Kontrollen er gjennomført ved gjennomgang av aktuelle politiske saker i bystyret, kontrollspørsmål til selskapets administrasjon og gjennomgang av dokumenter mottatt fra selskapet (blant annet styre- og representantskapsprotokoller, årsberetninger og årsregnskap m.m). Den framlagte rapport om eierskapskontroll for Østfold kommunerevisjon IKS har vært til høring hos selskapet og kommunen. Selskapets uttalelse til rapporten vises i vedlegg 4. Hvaler kommune har ikke gitt tilsvar på rapportutkastet. Vedrørende rapportens vurderinger og konklusjoner, vises det i sin helhet til rapportens kapittel 5. Vurdering Sekretariatet har vurdert og konkludert i henhold til problemstillinger som fremgår i rapporten. Vurderingene er gjort i lys av aktuelle lover og styringsdokumenter. Sekretariatet konkluderer med at selskapet drives i tråd med formålsparagrafen og at styret og representantskapet sørger for en forsvarlig forvaltning i henhold til aktuell lov samt selskapets vedtekter. Lovkravet om kjønnsrepresentasjon (40/60) i styret er ivaretatt. Videre har Hvaler kommune fremdeles ikke vurdert eller utarbeidet/behandlet eiermelding for sine eierinteresser i kommunale aksjeselskaper eller i interkommunale selskaper. Sekretariatet viser til kontrollutvalgets tidligere behandling (i 2009) av eierskapsrapport for Unikom AS, der kontrollutvalget oversendte rapporten til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber rådmannen om å vurdere behovet for å etablere eiermelding for kommunens selskapsinteresser. Sak fremmes for kommunestyret i løpet av 2010. Saken fra kontrollutvalget (2009) er per 20.04 2011 ikke blitt satt opp på kommunestyrets dagsorden. Det blir ikke rapportert/orientert fra selskapene til kommunestyret. Opplæring av kommunens folkevalgte til styreposisjoner har ikke vært vurdert. Begge disse problemstillinger kan med fordel innarbeides i en eiermelding. Til representantskapsmøtene i 2009 og for 2010 var kommunen representert på kun et av tre møter med varamedlem.
Rådmannen har i brev til sekretariatet datert 07.02 2011 beklaget at administrasjonen ikke har hatt kapasitet til å følge opp kontrollutvalgets anbefalinger til tiltak. Rådmann nevner i brevet at kommunestyret har i 2011 avsatt dedikerte ressurser til utvikling av systemer og rutiner for overordnet internkontroll. På bakgrunn av overnevnte anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget fatter følgende vedtak. Kontrollutvalget tar vedlagte rapport - Eierskapskontroll for Østfold kommunerevisjon IKS til etterretning. Sekretariatet anbefaler også at utvalget synliggjør at avlagt eierskapskontrollrapport for Unikom AS i 2009 ennå ikke er fremlagt for kommunestyret. Begge rapportene bør også oversendes bystyret som inviteres til å fatte følgende vedtak: Kommunestyret ber rådmannen om å etablere eiermelding for kommunens selskapsinteresser. Sak fremmes for kommunestyret i løpet av 2011.
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2011/158 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 47909/2011 Klassering: 111-191 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 19.05.2011 11/14 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Vedlagte referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, 14.4 2011 Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariat Vedlegg Fylkesmannens tilsynskalender for 2011 Referat fra samordningsmøte med Fylkesmannen 10.2 2011 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) ingen Saksopplysninger ingen Vurdering Vedlagte referater og meldinger tas til orientering
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2011/159 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 47918/2011 Klassering: 111-192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 19.05.2011 11/15 Eventuelt