MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 03/12 Dato: 26.06.12, kl 08.00 11.00. Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, nestleder Idar Tronstad, medlem Trond Birkeland, medlem Jim Toft, medlem Andre til stede: Revisjonssjef Irene Loka Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Revisor Lene Rugland Utvalgssekretær Willy Gill Forfall: Åse Lill Kimestad, møtte ikke Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: SAK 09/12 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 17.04.12 SAK 10/12 SELSKAPSKONTROLL AV BRANNVESENET SØR IKS SAK 11/12 OVERORDNET ANALYSE, DRØFTING/INNSPILL FRA KU SAK 12/12 RUTINER FOR FINANSFORVALTNING I MANDAL KOMMUNE ATTESTASJONSUTTALELSE FRA KOMMUNEREVISJONEN VEST SAK 13/12 ØKNING I LÅNEGJELD OPPDRAG FRA BYSTYRET FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær EVENTUELT REFERATER Ref. 08/12 Vedtak i bystyret 26.04.12 vedrørende økning i lånegjeld oppdrag til kontrollutvalget Ebba Farre Roksvold Fungerende leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1
SAK 09/12 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE 17.04.12 1. Møteboken godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Forslag til møtebok fra møte 17.04.12 Forslag til møtebok fra møte 17.04.12 legges frem for godkjenning. 1. Møteboken godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 10/12 SELSKAPSKONTROLL AV BRANNVESENET SØR IKS 1. Bystyret tar rapporten til etterretning og ber rådmannen fremme en sak for bystyret hvor de anbefalte forslag til endringer følges opp. 2. Bystyret ber om at kommunens representantskapsmedlem følger opp anbefalingene knyttet til selskapet. 1. Rapport etter gjennomført selskapskontroll av Brannvesenet Sør IKS datert april 2012 Kontrollutvalgene i alle ni eierkommuner bestilte i forrige valgperiode selskapskontroll av Brannvesenet Sør IKS. Selskapet var høyt prioritert i kommunens planer for selskapskontroll. Rapport fra utført selskapskontroll ble levert fra Kommunerevisjonen Vest i april. Dette er en fellesrapport for alle eierkommunene, altså Audnedal, Farsund, Hægebostad, Kvinesdal. Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal og Åseral. 2
Formålet med selskapskontrollen fremkommer i 14 i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll av forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av en slik kontroll, herunder kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskapet gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? - Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? - Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? I rapporten fremkommer følgende anbefalinger til Mandal kommune. Dette gjelder følgende forhold: 1. Vi anbefaler Brannvesenet Sør IKS å vurdere behovet for å tinglyse bruksrett til brannstasjoner i de enkelte deltakerkommunene. 2. Vi anbefaler at det gis obligatorisk opplæring av de folkevalgte representantene. Dette gjelder både for styremedlemmer og representantskapsmedlemmer. 3. Det bør vurderes en rutine for å sikre at styret innehar nødvendig kompetanse. Dette innebærer også styrets vurdering av egen kompetanse. 4. Det anbefales at det velges numeriske varamedlemmer til styret, i motsetning til personlige varamedlemmer som i dag. 5. Vi anbefaler at styremedlemmene registrerer sine styreverv i www.styrevervregisteret.no Rapporten inneholder også anbefalinger til selskapet. Dette gjelder følgende forhold: 1. Det anbefales at selskapet foretar selvkostberegning iht. krav i Brann og eksplosjonsvernloven 28 og retningslinjer i rundskriv H-2140, herunder at fond for feiing overføres bundet fond i regnskapet. 2. Det anbefales at skatteplikt løpende vurderes ut fra om virksomheten har erverv som formål. 3. Det anbefales at 4-årig Økonomiplan for drift utarbeides i henhold til Lov om IKS 20. 4. Det anbefales at styret utarbeider styreinstruks og gjennomfører egenvurderinger. 5. Det anbefales at styret utarbeider etiske retningslinjer for selskapsdriften. 6. Det anbefales at det vurderes å opprette en valgkomite ved hvert styrevalg og eventuelt vedtektsfeste dette i selskapsavtalen. 7. Det anbefales at regnskapsoppfølging formelt kommer på sakskartet på styremøtene. 8. Det anbefales at monopolet på feiertjenester konkretiseres i selskapsavtalen. Ordfører i Mandal kommune har avgitt høringsuttalelse til rapporten, se side 25 i rapporten. Selskapets styre har også behandlet denne saken og kommentert de ulike anbefalinger til selskapet, se side 26 27 i rapporten. 3
Det vises for øvrig til selve rapporten og til revisors presentasjon i kontrollutvalgets møte. Vurdering: Etter behandling i kontrollutvalget, skal rapporten videre til bystyret sammen med kontrollutvalgets innstilling. Min anbefaling er at kontrollutvalget ber bystyret om å følge opp rapportens anbefalinger. Forslag til innstilling: 1. Bystyret tar rapporten til etterretning og ber rådmannen fremme en sak for bystyret hvor de anbefalte forslag til endringer følges opp. 2. Bystyret ber om at kommunens representantskapsmedlem følger opp anbefalingene knyttet til selskapet. SAK 11/12 OVERORDNET ANALYSE, DRØFTING/INNSPILL FRA KU Konklusjon: Det ble ikke fattet et konkret vedtak i saken, men kontrollutvalget kom med innspill til mulige områder for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som revisjonen tok med seg videre i sitt arbeid med utarbeidelse av den overordnede analysen. Overordnet analyse 2008 2011, utsendt elektronisk Plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011, utsendt elektronisk Kontrollutvalget har bestilt en Overordnet analyse fra revisjonen som grunnlag for utarbeidelse av en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i inneværende periode. Planen skal vedtas av kommunestyret før nyttår etter innstilling fra kontrollutvalget. Revisjonen er i gang med sitt arbeid med å kartlegge aktuelle områder/tema. Tanken er å involvere kontrollutvalget relativt tidlig i prosessen slik at utvalget selv kan komme med innspill til mulige områder/tema for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. I tillegg kan eventuelt utvalget også komme med synspunkter på hva som revisor så langt har kommet frem til. 4
Jeg vil anbefale utvalget å se på overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for forrige periode, samt på kapitlene i Kontrollutvalgsboken som omhandler forvaltningsrevisjon for å ha et best mulig grunnlag til å kunne drøfte denne saken. SAK 12/12 RUTINER FOR FINANSFORVALTNING I MANDAL KOMMUNE ATTESTASJONSUTTALELSE FRA KOMMUNEREVISJONEN VEST 1. Kontrollutvalget tar attestasjonsuttalelsen til etterretning. 2. Rådmannen bes om å følge opp anbefalingene og rapportere skriftlig tilbake til kontrollutvalget innen utgangen av året om gjennomførte tiltak. 3. Kontrollutvalget ber om at Kommunerevisjonen Vest årlig foretar kontroll av kommunens finansforvaltning og rapporterer tilbake til utvalget. Attestasjonsuttalelse fra Kommunerevisjonen Vest datert 05.01.12 Kommunerevisjonen har som uavhengig instans vurdert kommunens rutiner for finansforvaltning. Med utgangspunkt i kommunens finansreglement, forskrift om finansforvaltning og kommunelovens krav, har revisjonen kontrollert at: Det er etablert administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og forskrift Finansforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll Det er utarbeidet rutiner for vurdering og håndtering av finansiell risiko i tråd med finansreglementet Etter gjennomgangen har revisjonen avgitt en attestasjonsuttalelse med diverse anbefalinger. Vurdering: 5
Kontrollutvalget bør påse at administrasjonen følger opp anbefalingene fra revisjonen når det gjelder rutinene. For øvrig vil jeg anbefale at revisjonen engasjeres til å foreta en årlig kontroll av selve finansforvaltningen. På denne måten vil kontrollutvalget ivareta sitt påse ansvar på finansområdet. 1. Kontrollutvalget tar attestasjonsuttalelsen til etterretning. 2. Rådmannen bes om å følge opp anbefalingene og rapportere tilbake til kontrollutvalget innen utgangen av året om gjennomførte tiltak. 3. Kontrollutvalget ber om at Kommunerevisjonen Vest årlig foretar kontroll av kommunens finansforvaltning og rapporterer tilbake til utvalget. SAK 13/12 UTVIKLINGEN AV LÅNEGJELDEN FOR MANDAL KOMMUNE Kontrollutvalget ber revisjonen om å gjennomføre nødvendige undersøkelser for å besvare bystyrets spørsmål av26.04.12. Det tenkes på hyppighet og omfang av økonomisk rapportering internt i administrasjonen og informasjon til bystyret i forbindelse med låneopptak. Stikkord for undersøkelsen er lånevekst, totalgjeld, betjeningsevne. Kontrollutvalget ber om at rapport fra undersøkelsene legges frem til utvalgets møte i september 2012. 1. Vedtak i bystyret 26.04.12 vedrørende økning i lånegjeld oppdrag til kontrollutvalget Kontrollutvalget har mottatt følgende oppdrag fra bystyret: Anmodning om behandling i Kontrollutvalget i Mandal kommune. I Lindesnes Avis 20. nov 2009 uttaler rådmannen i Mandal blant annet om budsjettet for 2010: - Vi følte ikke dette var året for å skjære ned på noe og Til sammen vil netto lånegjelden øke med omtrent 100 millioner kroner i planperioden. Dette vil føre til en betydelig økning i kapitalutgiftene i årene fremover. Lånegjelden som belaster drift vil med dette øke fra 550 millioner kroner til 650 millioner. 6
Den omtalte økonomiplanen gikk til 2013. I rådmannens forslag til økonomiplan 2012 15 er netto lånegjeld oppført med over det dobbelte av 650 millioner i 2013, nemlig 1,345 mrd økende til 1,557 mrd i 2015. Bystyret ber Kontrollutvalget belyse hva denne økningen skyldes. Vurdering: Oppdraget fra bystyret ble lagt frem kontrollutvalget til drøfting. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: REFERATER Ref. 08/12 Vedtak i bystyret 26.04.12 vedrørende økning i lånegjeld oppdrag til kontrollutvalget Konklusjon: Kontrollutvalget besluttet å behandle Ref. 08/12 - Vedtak i bystyret 26.04.12 vedrørende økning i lånegjeld oppdrag til kontrollutvalget - som sak nr. 13/12. EVENTUELT Oppfølging av vedtak; Jf. vedtak i bystyret, se e-post av 25.06.12. Kontrollutvalget bestiller fra rådmannen oversikt over fattede vedtak/status. Fra 01.01.11. 7