Rendalen kommune Årsmelding 2013 for kontrollutvalgets virksomhet
Årsmelding 2013 Innhold Innledning... 2 Kontrollutvalgets sammensetning ( 2)... 2 Saker til behandling... 2 Innkalling av administrative ledere, evt. andre til kontrollutvalgets møter... 3 Kontrollutvalgets ansvar og oppgaver ( 4)... 3 Uttalelse om årsregnskap ( 7)... 3 Forvaltningsrevisjon ( 9)... 3 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ( 10)... 3 Selskapskontroll og rapportering til kommunestyret ( 13-15)... 4 Valg av revisjonsordning. Valg av revisor ( 16)... 4 Særlige oppgaver for kontrollutvalget ( 18)... 4 Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter ( 19)... 5 Saksbehandling og sekretariat ( 20)... 5 Opplæring/ konferanser... 6 Andre oppgaver... 6 Kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret... 6 Ressursbruk/ regnskap... 7 1
Innledning Årsmeldingen omfatter tidsrommet 01.01.2013 til 31.12.2013. Meldingen gir oversikt over medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget, møter, opplysninger om saker og utvalgets arbeid. Rammene for kontrollutvalgets arbeid er fastsatt i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften), begge fastsatt av kommunal og regionaldepartementet 15. juni 2004, med virkning fra 1. juli samme år. Årsmeldingen følger i sin oppbygging kontrollutvalgsforskriftens inndeling så langt det er praktisk mulig. Der det refereres til saksnummer er det utvalgets. Der det refereres til kapitler og paragrafer uten annen angivelse, viser disse til kontrollutvalgsforskriften. Kontrollutvalgets sammensetning ( 2) Kontrollutvalget i Rendalen har 3 medlemmer og 3 varamedlemmer. Medlemmene velges av kommunestyret, og har følgende sammensetning i valgperioden 2012 2015: Leder: Nestleder: Medlem: Varamedlem: Varamedlem: Varamedlem: Ivar Atle Fonås Ann Kristin Moen Tor Ove Midtun Hanne Mette Bekkevold Gry Lønrusten Jardar Ellevold Saker til behandling Kontrollutvalget har i 2013 avholdt 5 møter og behandlet 30 saker. Tilsvarende tall i 2012 viser 5 møter og 36 saker. I tillegg til Godkjenning av saksliste og innkalling, Godkjenning av møteprotokoll, Orienteringer og Eventuelt, er følgende saker behandlet. 03/2013 Forvaltningsrevisjon, anbud 04/2013 Årsrapport og skatteregnskap fra Skatteoppkreveren 08/2013 Årsregnskap og årsmelding for Rendalen kommune 2012 09/2013 Rendalen kommuneskogers regnskap for 2012 10/2013 Valg av leverandør - Forvaltningsrevisjon 11/2013 Plan for selskapskontroll - begrunnelse 12/2013 Endringer i kommuneloven åpne møter i Kontrollutvalget 17/2013 Forvaltningsrevisjonsrapport Iverksetting av enkeltvedtak i skolen 22/2013 Budsjett for Kontrollutvalget, 2014 23/2013 Forespørsel om deltakelse i selskapskontroll, Meskano 28/2013 Årsrapport for Kontrollutvalget 2013 29/2012 Møteplan 2014 2
Innkalling av administrative ledere, evt. andre til kontrollutvalgets møter Kontrollutvalget har i 2013 innkalt følgende til sine møter: Hege Løland, Abakus, under sak 03/2013, 10/ 2013 og 12/2013 Skatteoppkreveren i Rendalen, under sak 04/13 Økonomisjef Dagmar Lyngstad, Rendalen kommune, under sak 22/2013 Kontrollutvalgets ansvar og oppgaver ( 4) Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget mottok egenerklæring om uavhengighet fra revisor 08.11.2013. Uttalelse om årsregnskap ( 7) Etter 7 i forskrift om kontrollutvalg skal utvalget, når det blir forlangt en revisjonsberetning fra revisor, avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas i kommunestyret. Uttalelsen avgis til kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Kontrollutvalget avga sin uttalelse til kommunestyret om Rendalen kommunes årsregnskap for 2012 i møte 03.05.2013 (sak 08/2013). Forvaltningsrevisjon ( 9) Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel ( 9). Kontrollutvalget har behandlet følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2013: Iverksetting av enkeltvedtak i skolen (sak 17/2013) Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ( 10) Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevi- 3
sjon. Planen vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko og vesentlighetsvurdering, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalget behandlet overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2015 i møte 17.09.2012 (sak 25/2012). Planen ble vedtatt av kommunestyret 25.10.2012. Planen er fulgt i 2013. Selskapskontroll og rapportering til kommunestyret ( 13-15) Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll 13.12.2012, sak 33/2012. Kontrollutvalget vedtok å gjennomføre en eierskapskontroll av SR produkter AS i samarbeid med kontrollutvalget i Stor-Elvdal. Kommunestyret ba i møte 28.02.2013, kommunestyresak 1/2013 om en ytterligere begrunnelse for dette forslaget, og fikk dette i sak 11/2013. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor ( 16) Kommunestyret avgjør selv om kommunen skal ansette egen revisor, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. I kommunestyresak 33/12 (kontrollutvalgssak 16/12) ble valg av revisjonsordning for Rendalen kommune fra 01.01.2013 behandlet. Det ble gjort vedtak i kommunestyret 31.05.2012 om å konkurranseutsette regnskapsrevisjonen for 2 + 1 + 1 år, med hjelp fra Abakus AS. Dette ble fulgt opp i Kontrollutvalgssak 21/12, i møte 18. juni, 2012, hvor Kontrollutvalget ga føringer for Abakus arbeid med konkurransen, og i møte 17. september 2012 (sak 26/2012), hvor KPMG AS ble innstilt som leverandør av regnskapsrevisjon for 2 + 1 +1 år fra 01.01.2013. Særlige oppgaver for kontrollutvalget ( 18) 4
Kontrollutvalget skal etter 18 utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Der kommunen har egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Kontrollutvalget behandlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen i møte 20.09.2013, sak 22/2013. Kontrollutvalget gjorde, i elektronisk brev av 17.12.2014, kommunestyret oppmerksom på at budsjettforslag fra kontrollutvalget bare kan endres av kommunestyret. Utvalget pekte på det uheldige i at administrasjonen eller et organ som tilsynet skal kontrollere og ha tilsyn med, for eksempel formannskapet eller administrasjonsutvalget, får innvirkning på tilsynets budsjettramme (jfr Rundskriv H-03/00 fra KRD). Kontrollutvalget ba også kommunestyret om å være spesifikke på hvilke poster i kontrollutvalgets budsjettforslag man ønsket å kutte i. Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter ( 19) Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører. Dørene skal likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommuneloven 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordfører og kommunens oppdragsansvarlig revisor. Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Oppdragsansvarlig revisor, eller dens stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en revisors tilsettingsforhold behandles. Med hjemmel i kommunelovens 77, nr 8 og kontrollutvalgsforskriftens 19 (Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører, dersom ikke kontrollutvalget selv har bestemt noe annet) har kontrollutvalget holdt sine møter for lukkede dører. Disse reglene ble endret med virkning fra 01.07.2013, slik at hovedregelen nå er åpne møter. Overgangen til nye regler ble behandlet av kontrollutvalget i møte 03.05.2013, sak 12/2013. Innkalling til møter og saker sendes ut elektronisk èn uke før ordinære møter, og legges i tillegg ut på kommunens hjemmeside. Kopi av innkallingen sendes elektronisk til ordfører og revisor. Ingen av disse har deltatt på møter i kontrollutvalget i 2013. Saksbehandling og sekretariat ( 20) Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som skal behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt 5
Kontrollutvalget i Rendalen har avtale med Vingelen Utvikling AS om sekretariatstjenester til kommunen i henhold til kontrollutvalgsforskriften. Avtalen er på 2 + 1+ 1 år fra 27.04.2012. Opplæring/ konferanser Kontrollutvalget har siden valget ikke hatt budsjett til å delta på noen form for opplæring eller konferanser. Kontrollutvalget har heller ikke fått tilbud om å delta i den ordinære folkevalgtopplæringen ved starten av hver valgperiode. Andre oppgaver Kontrollutvalget er ikke forpliktet til å behandle andre enn de saker det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av revisjonsforskriften. Når det gjelder henvendelser fra andre enn kommunestyret eller revisjon, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under utvalgets kompetanseområde og om det vil prioritere saken. Kontrollutvalget har behandlet følgende saker i tillegg til de oppgaver som er nedfelt i direkte i forskriften: 04/2013 Årsrapport og skatteregnskap fra Skatteoppkreveren 09/2013 Rendalen kommuneskogers regnskap for 2012 11/2013 Plan for selskapskontroll - begrunnelse 12/2013 Endringer i kommuneloven åpne møter i Kontrollutvalget 28/2013 Årsrapport for Kontrollutvalget 2013 29/2012 Møteplan 2014 Diverse oppfølgings- og orienteringssaker Kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret, jfr kommunelovens 77, pkt 6. Kontrollutvalget har løpende rapportert resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. Selv om det ikke er krav om årsrapport, har likevel en summarisk årsrapport vært oversendt kommunestyret til orientering/referatsak. For å synliggjøre kontrollutvalgets rolle og øke kommunestyrets kunnskap om kontrollutvalgets arbeid innføres det en mer fyldig rapportering fra 2013. 6
Ressursbruk/ regnskap Regnskap for kontrollutvalget 2013 Konto Konto(T) Prosjekt Prosjekt(T) Regnskapsført hittil Revidert budsjett Avvik bud/regn % forbruk 10803 Godtgjørelse folkevalgte 18 972,14 20 000,00 1 027,86 94,86 10990 Arbeidsgiveravgift 1 214,22 1 000,00-214,22 121,42 11151 Mat til ansatte og besøkende 941,00 2 000,00 1 059,00 47,05 11201 Annet forbr.matr./råvarer 0,00 1 000,00 1 000,00 0,00 11500 Faglig oppdatering 0,00 18 000,00 18 000,00 0,00 11600 Skyss- og kostgodtgjørelse 1 279,80 3 000,00 1 720,20 42,66 11650 Telefongodtgjørelse 0,00 1 000,00 1 000,00 0,00 12700 Konsulenttjenester Sekretariat 85 711,60 92 000,00 6 288,40 93,16 12700 Konsulenttjenester 2001 Forvaltningsrevisjon 16 491,20 0,00-16 491,20 0,00 12702 Revisjonstjenester 203 500,00 267 000,00 63 500,00 76,22 12702 Revisjonstjenester 2000 Regnskapsrevisjon 40 250,00 0,00-40 250,00 0,00 13702 Kjøp av tjeneste fra andre (private) 0,00 0,00 0,00 0,00 14290 Merverdiavgift som gir rett til kompensasjon 72 302,90 90 000,00 17 697,10 80,34 14290 Merverdiavgift som gir rett til kompensasjon 2000 Regnskapsrevisjon 8 750,00 0,00-8 750,00 0,00 14290 Merverdiavgift som gir rett til kompensasjon 2001 Forvaltningsrevisjon 4 122,80 0,00-4 122,80 0,00 17290 Komp. merv.avg. ansk. drift -72 302,90-90 000,00-17 697,10 80,34 17290 Komp. merv.avg. ansk. drift 2000 Regnskapsrevisjon -8 750,00 0,00 8 750,00 0,00 17290 Komp. merv.avg. ansk. drift 2001 Forvaltningsrevisjon -4 122,80 0,00 4 122,80 0,00 368 359,96 405 000,00 36 640,04 636,05 368 359,96 405 000,00 36 640,04 636,05 368 359,96 405 000,00 36 640,04 636,05 Rendalen 03.03.2014.. Ivar Atle Fonås (leder) Tor Ove Midtun (medlem) Ann Kristin Moen (medlem) 7