S T Y R E S A K # 37/14 Vedrørende: STYREMØTET DEN 20.09.16 FREMTIDIG STRUKTUR I UNIVERSITETS- OG HØGSKOLESEKTOREN STATUS FOR ARBEIDET I FASE 3 Forslag til vedtak: Styret tar redegjørelsen om status for strukturarbeidet i fase 3 til orientering. Vedlegg: Saksfremlegg Sak til universitetsstyret ved Universitetet i Bergen 25.08.16. Saksliste og saksfremlegg til møte i styringsgruppen 06.09.16. Tidligere dokumenter: Skriftlige og muntlige orienteringer til styret Bergen, den 09.09.16 1
Saksfremlegg Fremtidig struktur i universitets- og høgskolesektoren status for arbeidet i fase 3 Styrebehandling ved Universitetet i Bergen Styret ved Universitetet i Bergen behandlet i sitt styremøte 25. august 2016 sak om prosess for overdragelse av Kunst- og designhøgskolen i Bergen til UiB (vedlagt). Universitetsstyret fattet følgende vedtak: 1. Universitetsstyret vedtar forslaget til organisering av arbeidet med etablering av et nytt kunstnerisk fakultet ved UiB og imøteser status for arbeidet i løpet av høsten. 2. Styret ber om å få forelagt styringsgruppens anbefalinger om det nye kunstneriske fakultetet i desembermøtet. 3. Rektor Gerd Tinglum ved KHiB oppnevnes som interimsdekan i 20% stilling fra 1.9.2016 og til ny organisasjon og ledelsesstruktur er etablert for fakultetet. Status for arbeidet Styringsgruppen gjennomførte sitt første møte 6. september 2017. Opprettelse av prosjektgruppe og referansegruppe, samt mandat for disse gruppene ble vedtatt. Videre behandlet styringsgruppen forslag til omstillingsavtale for virksomhetsoverdragelsen. Denne skal sluttforhandles mellom Kunnskapsdepartementet og hovedsammenslutningene i Staten. Dokumenter til styringsgruppens første møte ligger vedlagt, sammen med referat fra møtet. Forslag til vedtak Styret tar redegjørelsen om status for strukturarbeidet i fase 3 til orientering. Bergen, 08.09.16 Cecilie Ohm høgskoledirektør Vedlegg: - Sak 86/16 til universitetsstyrets møte ved Universitetet i Bergen 25.08.16 - Sakspapirer og referat fra møte i styringsgruppen for fase 3 06.09.16 1
UNIVERSITETET I BERGEN Styre: Styresak: Møtedato: Universitetsstyret 86/16 25.08.2016 Dato: 28.06.2016 Arkivsaksnr: 2015/11379 Prosess for overdragelse av Kunst- og designhøgskolen til UiB Henvisning til bakgrunnsdokumenter Styresak 70/16, Etablering av kunstnerisk fakultet Styresak 71/16, Prioritering av større byggeprosjekt Styresak 107/15, «KHiB - UiB strukturutredning 2015 anbefaling om videre utredning av et kunstnerisk fakultet ved UiB». Saken gjelder: Kongen vedtok i statsråd den 17.juni 2016 overdragelse av virksomheten ved Kunst- og designhøgskolen i Bergen, KHiB, til Universitetet i Bergen for å etablere et nytt fakultet for kunst, design og musikk. Hovedformålet til det nye fakultetet skal være utdanning, kunstnerisk utviklingsarbeid, forsking og formidling innen kunst, design og musikk Som oppfølging av universitetsstyrets vedtak i sak 70/16 gis det i denne saken forslag til hvordan arbeidet med overdragelsen skal organiseres i høst. Prosessen vil ledes av en styringsgruppe med representanter fra faglig og administrativ ledelse fra KHiB og UiB. Det foreslås også å opprette en 20% delstilling som interimsdekan for å ivareta det faglige ansvaret for etableringen av det nye fakultetet. Rektor ved KHiB vil kunne inngå i stillingen og vil som del av funksjonen lede styringsgruppens arbeid. En prosjektgruppe vil koordinere prosessene og legge fram forslag til budsjett og organisering for styringsgruppen. Det etableres også en faglig referansegruppe bestående av vitenskapelig ansatte og studenter ved KHiB og Griegakademiet som vil gi faglige innspill underveis i arbeidet. Kunnskapsdepartementet har bevilget kr 5 mill. for å bidra til finansiering av prosessen. vedtak: 1. Universitetsstyret vedtar forslaget til organisering av arbeidet med etablering av et nytt kunstnerisk fakultet ved UiB og imøteser status for arbeidet i løpet av høsten. 2. Styret ber om å få forelagt styringsgruppens anbefalinger om det nye kunstneriske fakultetet i desembermøtet. 3. Rektor Gerd Tinglum ved KHiB oppnevnes som interimsdekan i 20% stilling fra 1.9.2016 og til ny organisasjon og ledelsesstruktur er etablert for fakultetet. Kjell Bernstrøm universitetsdirektør 178
28.06.2016/Kari Fuglseth Vedlegg 1 Saksframstilling - Prosess for overdragelse av Kunst- og designhøgskolen til UiB 179
Saksframstilling Styre: Styresak: Møtedato: Arkivsaksnr: Universitetsstyret 86/16 25.08.2016 2015/11379 Prosess for overdragelse av Kunst- og designhøgskolen til UiB Initiativet til utredning av mulig samarbeid med Kunst- og designhøgskolen i Bergen og Griegakademiet ble tatt av institusjonene selv høsten 2014. Etter utredning i to faser vedtok universitetsstyret etableringen av et nytt kunstnerisk fakultet for kunst, design- og musikk i møte 2. juni, sak 70/16. Kongen vedtok i statsråd den 17.juni overdragelse av virksomheten ved Kunst- og designhøgskolen til Universitetet i Bergen for å etablere det nye fakultetet for kunst, design og musikk. Hovedformålet til det nye fakultetet skal være utdanning, kunstnerisk utviklingsarbeid, forskning og formidling innen kunst, design og musikk. Gjennom de ulike studieprogrammene er målet å utdanne skapende kunstnere, designere og musikkutøvere. Fakultetet vil også utdanne kandidater innenfor nærliggende fagområder der kompetanse innen skapende kunst, design, og musikk inngår. Det gjelder blant annet musikkterapi, musikkvitenskap, skapende kuratorpraksis og pedagogikk for kunstnere, designere og musikere. Det nye fakultetet skal inkludere alle nåværende fagfelt ved KHiB og Griegakademiet og starte opp med tre institutter. Prosessen med overdragelse av KHiB skal ta utgangspunkt i de premisser som styret ellers har vedtatt i sak 70/16. Det legges opp til følgende organisering av arbeidet: Samlokalisering En samlokalisering med KHiB i Møllendal er blitt aktualisert i forbindelse med utredningen om å etablere et nytt kunstnerisk fakultet ved UiB. KHiB flytter i mai 2017 hele sin virksomhet inn i landets første spesialtilpassede nybygg for kunst- og design. Statsbygg eier nabotomten og det har vært dialog om mulig bygg for Griegakademiet på denne tomten. Ut fra de tilbakemeldinger som er kommet både fra brukere og Statsbygg vil tomten kunne gi plass til de arealbehov Griegakademiet har. I sak 71/16 ga styret sin tilslutning til å prioritere et slikt nybygg over statsbudsjettet. En samlokalisering vil også gi betydelige synergieffekter både på administrativ bemanning og arealbruk. Etablering av et kunstnerisk fakultet gir et momentum og en unik mulighet for samlokalisering med nybygget til Kunst- og designhøgskolen i Møllendal. Samlingen av disse fagmiljøene vil ha stor betydning for utvikling av kulturbyen Bergen. Interimsdekan Arbeidet med rammene og organisering av den faglige virksomheten ved det nye fakultetet bør komme raskt i gang og det anbefales å opprette en interimsløsning for faglig ledelse i høst for å sikre kontinuitet i dette arbeidet. Interimsdekanen vil ha et særskilt ansvar for å legge til rette for de faglige ambisjonene for det nye kunstneriske fakultetet. Det omfatter også å utvikle det tverrfaglige samarbeidet som er en klar ambisjon, og vedkommende vil kunne ha fullmakt til å nedsette faglige utvalg til støtte i arbeidet. 180
Det foreslås også at interimsdekanen leder styringsgruppen for prosessen med etablering av det nye fakultetet i høst. Som leder av styringsgruppen vil interimsdekanen også påse at organisering og dimensjonering av administrasjonen og forslag til budsjett støtter opp om den faglige kjernevirksomheten ved det nye fakultetet. Universitetsledelsen vil foreslå at interimsdekanen tilknyttes UiB i form av en delstilling på 20 % og at vedkommende inngår i universitetets møtearenaer for dekangruppen og for faglig ledelse når det er hensiktsmessig. I samråd med KHiB foreslås det å engasjere nåværende rektor ved KHiB, professor Gerd Tinglum, i stillingen i perioden 01.09.16 31.12.16. Styringsgruppe Prosessen skal ledes av en styringsgruppe bestående av faglig ledelse ved KHiB, Griegakademiet og representanter fra den øverste administrative ledelsen ved de to institusjonene samt fra fagforeningene. Styringsgruppen får følgende sammensetning: Rektor Gerd Tinglum, KHiB, leder Instituttleder Frode Thorsen, Griegakademiet, UiB Direktør Cecilie Ohm, KHiB Ass. universitetsdirektør Tore Tungodden, UiB Fagforeningene Prosjektgruppe For å gjennomføre arbeidet med virksomhetsoverdragelse, utrede og legge til rette for valg av ledelsesmodell, foreslå organisering av de administrative tjenestene, og utforme budsjettforslag for 2017 opprettes det en prosjektgruppe. Prosjektgruppen skal legge til grunn for sitt arbeid de premissene som er lagt gjennom fase II i utredningen og i styrets vedtak i sak 70/16. Åpningsbalansen for det nye fakultetet skal bestå av dagens budsjett ved KHiB samt dagens budsjett for GA, og husleieøkning som følge av at KHiB flytter i Møllendal dekkes innenfor KHiBs eksisterende ramme. Fakultetets administrative tjenester skal organiseres på fakultetsnivå med støtte for institutter og fagmiljøer. Tjenester knyttet til eiendomsdrift, arkiv, bibliotek og IT-drift skal flyttes til UiBs sentrale avdelinger. Prosjektgruppen vil bestå av administrativt ansatte ved KHiB, UiBs sentraladministrative avdelinger og Griegakademiet. Prosjektgruppen vil også ivareta et løpende kommunikasjonsarbeid i prosessen. Prosjektgruppen vil ledes av stabsdirektør Kari Fuglseth, Universitetsdirektørens kontor. Faglig referansegruppe For å ivareta en løpende dialog med den faglige virksomheten ved KHiB og Griegakademiet etableres det en faglig referansegruppe bestående av to representanter fra hvert av de tre instituttene som vil inngå i det nye fakultetet og med representanter fra studentene fra KHiB og Griegakademiet. Samarbeid med vernetjenesten Det etableres også et fast dialogpunkt for medvirkning fra vernetjenesten ved de to institusjonene som sikrer god involvering i saksforberedelser til styringsgruppen. Kunstnerisk Ph.d program En sentral ambisjon for opprettelse av et kunstnerisk fakultet er at det etableres et eget kunstnerisk Ph.d program. Krav til kunstnerisk kjerne står sentralt, koblet med krav til refleksjon omkring prosess, metoder og kontekst, og synliggjøring av resultat. Arbeidet med 181
etablering av dette programmet vil foregå i samarbeid mellom Forskningsadministrativ avdeling og ledelsen ved KHiB. Styret vil få til behandling forslag om et slikt program som egen styresak i løpet av høsten 2016. Disponering av tildelt bevilgning fra KD Prosessen med overdragelse av KHiB omfatter kostnader knyttet til IT-nett, overføring av driftsansvar og harmonisering av for IT-systemer. I tillegg påløper det midlertidige kostnader for å ivareta en midlertidig ledelsesfunksjon og til prosjektledelse. Kunnskapsdepartementet har bevilget kr 5 mill. til prosessen med overdragelse og midlene vil dekke kostnadene knyttet til overdragelsen og vil også benyttes til felles faglige tiltak for å videreutvikle det faglige samarbeidet mellom Kunst- og designhøgskolens fagmiljøer og Griegakademiet. Universitetsdirektørens kommentarer: Overdragelsen av virksomheten ved KHiB vil styrke Universitetet i Bergen og vil gi fagmiljøene i KHiB og UiB gode forutsetninger for å videreutvikle sine roller og profil på nasjonalt og internasjonalt nivå. Det vil tydeliggjøre kunstfagenes arbeidsformer og innhold og bidra til å heve ambisjonene for disse fagene ved UiB. En svært viktig premiss for å lykkes i det videre arbeidet med overdragelsen er å bygge videre på den faglige entusiasmen og ambisjonene som er kommet tydelig til utrykk gjennom utredningsarbeidet. Universitetsstyret har gitt tydelige premisser for overdragelsen som skal gjennomføres i høst. Strukturen som er foreslått for prosessen legger opp til et fortsatt tett samspill mellom institusjonene og med bred medvirkning blant vitenskapelige og administrativt ansatte, studentene, fagforeningene og vernetjenesten. Alle ansatte ved KHiB skal overføres med sine stillinger til universitetet etter prinsippene for virksomhetsoverdragelse. Arbeidet med denne prosessen er i gang, og universitetet har god kompetanse på gjennomføring av slike prosesser. Det er viktig å skape størst mulig forutsigbarhet og sikker drift for det nye fakultetet i første fase. Fakultetet vil få videreført dagens budsjettrammer og det skal på plass en interimsordning for styring og ledelse fra 2017 som gjør at fakultetet kommer i fase med resten av universitetet med hensyn til valg/ansettelse av faglig ledelse og fakultetsstyre. UiB er allerede godt i gang med å overta driftsansvaret for KHiB. Overføring av KHiB til universitetets datanettverk ble startet i vår for å ivareta en sikker og planmessig overflytting av alle brukere på KHiB til universitetet. I løpet av juni overtok UiB driften av KHiBs maskiner for de administrative ansatte. «UiB-nett» er nå installert i KHiBs nåværende bygg og KHiB har utrykt stor tilfredshet med prosessen. Arbeidet fortsetter med overføring av vitenskapelig ansatte og studenter og for innfasing av KHiB i UiBs administrative støttesystemer så langt det er hensiktsmessig. Arbeidet ledes av IT-avdelingen med bred deltakelse fra universitetets systemeiere og KHiB. 28.06.2016/Kari Fuglseth 182
Etablering av et fakultet for kunst, musikk og design ved UiB fase III Innkalling til møte i styringsgruppen Tirsdag 6. september kl. 12.00 15.00, Møterom 2, Muséplassen 1 Sak 1/16 Sak 2/16 Sak 3/16 Sak 4/16 Sak 5/16 Sak 6/16 Sak 7/16 Sak 8/16 Godkjenning av innkalling og dagsorden Organisering av prosessen Saksforelegg. Vedtaksforslag: Saken tas til etterretning Gjennomgang av mandat for styringsgruppen Oppnevningsbrev av 26.8.2016 Vedtaksforslag: Saken tas til etterretning Inngåelse av ny omstillingsavtale Saksforelegg ettersendes. Drøftingssak. Vedtak utarbeides i møtet. Mandat og sammensetning for prosjektgruppen Saksforelegg med utkast til mandat for prosjektgruppen. Vedtaksforslag: Styringsgruppen vedtar mandatet for prosjektgruppen. Fremdrifts- og kommunikasjonsplan Redegjørelse ved prosjektgruppens leder. Vedtaksforslag: Styringsgruppen slutter seg til forslaget om fremdrifts- og kommunikasjonsplan slik det ble lagt frem i møtet. Møteplan Tirsdag 4. oktober 12-15 Tirsdag 25. oktober 12-15 Tirsdag 8. november 12-15 Eventuelt
Styringsgruppen Sak 2/16 Organisering av prosessen Etter forutgående prosess ved KHiB og UiB vedtok Kongen i statsråd den 17.juni overdragelse av virksomheten ved Kunst- og designhøgskolen til Universitetet i Bergen for å etablere det nye fakultetet for kunst, musikk og design Det nye fakultetet skal inkludere alle nåværende fagfelt ved KHiB og Griegakademiet og starte opp med tre institutter. Prosessen med overdragelse av KHiB skal ta utgangspunkt i de premisser som styrene ved de to institusjonene har vedtatt (hhv. KHiB-sak 37/14 i møte 3.5.16 og UiB-styresak 70/16 i møte 2.6.16). Det legges opp til følgende organisering av arbeidet: Samlokalisering En samlokalisering med KHiB i Møllendal er blitt aktualisert i forbindelse med utredningen om å etablere et nytt kunstnerisk fakultet ved UiB. KHiB flytter i mai 2017 hele sin virksomhet inn i landets første spesialtilpassede nybygg for kunst- og design. Statsbygg eier nabotomten og det har vært dialog om mulig bygg for Griegakademiet på denne tomten. Styret ved UiB har gitt sin tilslutning til å prioritere et slikt nybygg over statsbudsjettet (sak 71/16). En samlokalisering vil også gi betydelige synergieffekter både på administrativ bemanning og arealbruk. Interimsdekan Universitetsstyret har vedtatt å opprette en interimsløsning for faglig ledelse i høst for å sikre kontinuitet i arbeidet med rammene og organisering av den faglige virksomheten ved det nye fakultetet (sak 86/16). I praksis er det opprettet en delstilling i 20 % som interimsdekan. I samråd med KHiB har UiB-styret vedtatt å engasjere nåværende rektor ved KHiB, professor Gerd Tinglum, i denne stillingen i perioden 01.09.16 31.12.16. Interimsdekanen vil lede styringsgruppen for prosessen (se under). Som leder av styringsgruppen vil interimsdekanen også påse at organisering og dimensjonering av administrasjonen og forslag til budsjett støtter opp om den faglige kjernevirksomheten ved det nye fakultetet. Styringsgruppe Prosessen ledes av en styringsgruppe bestående av faglig ledelse ved KHiB, Griegakademiet og representanter fra den øverste administrative ledelsen ved de to institusjonene samt fra fagforeningene. Styringsgruppens mandag og sammensetning fremkommer i sak 4/16 i dette møtet.
Prosjektgruppe Det opprettes en prosjektgruppe for å gjennomføre arbeidet med virksomhetsoverdragelse, utrede og legge til rette for valg av ledelsesmodell, foreslå organisering av de administrative tjenestene, og utforme budsjettforslag for 2017. Prosjektgruppen skal legge til grunn for sitt arbeid de premissene som er lagt gjennom fase II i utredningen og i styrets vedtak i sak 70/16. Fakultetets administrative tjenester skal organiseres på fakultetsnivå med støtte for institutter og fagmiljøer. Styringsgruppen har ansvar for å oppnevne prosjektgruppen og vedta mandat for denne. Prosjektgruppen skal bestå av administrativt ansatte ved KHiB, UiBs sentraladministrative avdelinger og Griegakademiet. Prosjektgruppen vil ivareta et løpende kommunikasjonsarbeid i prosessen. Faglig referansegruppe For å ivareta en løpende dialog med den faglige virksomheten ved KHiB og Griegakademiet etableres det en faglig referansegruppe bestående av to representanter fra gruppe A, en fra gruppe B og en student fra hvert av de tre instituttene som vil inngå i det nye fakultetet. Samarbeid med vernetjenesten Det etableres også et fast dialogpunkt i forkant av styringsgruppens møter for medvirkning fra vernetjenesten ved de to institusjonene. Kunstnerisk Ph.d program En sentral ambisjon for opprettelse av et kunstnerisk fakultet er at det etableres et eget kunstnerisk Ph.d program. Arbeidet med etablering av dette programmet vil foregå i samarbeid mellom Forskningsadministrativ avdeling og ledelsen ved KHiB. Universitetsstyret vil få til behandling forslag om et slikt program som egen sak i løpet av høsten 2016. Disponering av tildelt bevilgning fra KD Kunnskapsdepartementet har bevilget kr 5 mill. til prosessen med overdragelse og midlene vil dekke kostnadene knyttet til overdragelsen og vil også benyttes til felles faglige tiltak for å videreutvikle det faglige samarbeidet mellom Kunst- og designhøgskolens fagmiljøer og Griegakademiet. Vedtaksforslag: Saken tas til etterretning
Styringsgruppen Sak 3/16 Gjennomgang av mandat for styringsgruppen Det vises til utsendt oppnevningsbrev datert 26. august 2016 fra rektor og direktør ved UiB, med følgende ordlyd: Rektor Gerd Tinglum, KHiB Direktør Cecilie Ohm, KHiB Instituttleder Frode Thorsen, UiB Assisterende universitetsdirektør Tore Tungodden, UiB Jørgen Melve, NTL Sol Sneltvedt, Forskerforbundet, KHiB Torill Ivarsøy, Forskerforbundet, UiB Etablering av fakultet for kunst, design og musikk ved UiB. Organisering av prosessen. På bakgrunn av utredningen om et kunstnerisk fakultet ved Universitetet i Bergen og styrevedtakene ved Kunst- og designhøgskolen i Bergen (KHiB) og Universitetet i Bergen (UiB), har Kongen i statsråd vedtatt at det skal etableres et nytt fakultet for kunst, design og musikk ved UiB. Etableringen skal gjennomføres ved at KHiB overdrar sin virksomhet til UiB fra 1. januar 2017, og ved at Griegakademiets virksomhet overføres til det nye fakultetet fra Det humanistiske fakultet fra samme dato. Styret ved UiB behandlet i møte 25. august i år et forslag om den videre organisering av prosessen, og sluttet seg til at det etableres det en styringsgruppe bestående av faglig og administrativ ledelse ved de to institusjonene samt fagforeningene for å lede dette arbeidet. På denne bakgrunn oppnevner Universitetet i Bergen dere som medlemmer av styringsgruppen, og vil be Gerd Tinglum om å lede gruppen. Styringsgruppen får følgende mandat: Styringsgruppen skal se til at overdragelsen av virksomheten ved KHiB og overføringen av Griegakademiet fra Det humanistiske fakultet til det nye fakultetet gjennomføres i tråd med forutsetningene slik de er vedtatt av institusjonenes styrer i sak 70/16 til universitetsstyret og i sak 37/14 i styret ved KHiB (i møte 3.5.16). Styringsgruppen skal se til at det etableres en avtale med Kunnskapsdepartementet som gir rammer for omstillingsprosessen. Styringsgruppen skal anbefale interimløsning for styring og ledelse for ledelse for det nye fakultetet for våren 2017, og beskrive hvordan fakultetet kan legge opp en prosess for valg av endelig ledelsesmodell. Styringsgruppen skal anbefale budsjett for 2017 for det nye fakultetet basert på dagens budsjett ved KHiB og dagens budsjett for Griegakademiet.
Styringsgruppen skal anbefale organisering av de administrative tjenestene ved fakultetet i form av en felles fakultetsadministrasjon som støtter opp om og leverer tjenester som er formålstjenlige for den faglige virksomheten ved det nye fakultetet. Til hjelp i arbeidet skal styringsgruppen oppnevne en prosjektgruppe og vedta mandat for denne. Styringsgruppen skal se til at prosjektgruppens arbeid følger tidsplanen for å overdra virksomheten til 1.1.2017. Styringsgruppen skal rapportere til Universitetsstyret underveis i arbeidet, og holde styret ved Kunst- og designhøgskolen i Bergen orientert om arbeidet. Styringsgruppen skal se til at prosjektet med samlokalisering etableres og være orientert om tidsplan og rammer for prosjektet. Styringsgruppen skal se til at til det utredes en sak til universitetsstyret om et kunstnerisk ph.d.-program ved UiB. I tillegg til prosjektgruppen vil det også bli etablert en faglig referansegruppe for å ivareta en løpende dialog med den faglige virksomheten ved KHiB og Griegakademiet. Denne vil bestå av tre representanter fra hvert av de tre instituttene som vil inngå i det nye fakultetet (to fra gruppe A og en fra gruppe B), og med tilsvarende representasjon fra studentene fra KHiB og Griegakademiet. Seniorrådgiver Lars Helge Nilsen ved Universitetsdirektørens kontor vil være sekretær for styringsgruppen, og vil sørge for innkalling og sakspapirer til første møte, som er satt til tirsdag 6. september. Styringsgruppen bes levere sine anbefalinger innen torsdag 10. november, slik at disse kan behandles av Universitetsstyret i møte 1. desember. Dag Rune Olsen Rektor UiB Kjell Bernstrøm Universitetsdirektør Mandatet legges her frem for drøfting i styringsgruppen. Forslag til vedtak: Mandatet tas til etterretning.
Styringsgruppen Sak 4/16 Inngåelse av ny omstillingsavtale Hovedavtalen i staten gjelder innad i den enkelte virksomhet. I saker hvor arbeidssituasjonen til arbeidstakerne i flere virksomheter vil bli vesentlig berørt, skal det etter Hovedavtalens 2 nr. 2 fastsettes i egen avtale hvordan medbestemmelsen skal utøves. Avtalen skal inngås mellom institusjonenes fagdepartement og de forhandlingsberettigede tjenestemannsorganisasjonene. Det er likevel partene lokalt som utarbeider utkast til avtale, og dernest vil avtalen forhandles ved departementet sentralt. Som det fremgår av sak 3/16 (mandat for styringsgruppen) skal styringsgruppen se til at det etableres en slik avtale med Kunnskapsdepartementet som gir rammer for omstillingsprosessen. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har i samråd med hovedsammenslutningene fastsatt en mal for omstillingsavtale, som skal legges til grunn. Avtalen skal klargjøre partsforholdet og angi rammene for omstillingen. Den begrenser ikke rettigheter og plikter etter annet lovverk og avtaleverk. Avtalen tar i mindre grad sikte på å lage bestemte prosessregler, som må utarbeides konkret for den enkelte omstillingssituasjon. Forslag til prosessbestemmelser følger i vedlegget til avtalemalen. Det er enighet mellom partene på begge institusjonene å bruke styringsgruppen som medbestemmelsesforum for prosessen frem mot et nytt fakultet. Informasjon, drøftinger og forhandlinger vil foregå fortløpende i styringsgruppen. Forslaget til avtale er utarbeidet av HR-avdelingen ved UiB og legges frem for styringsgruppen til drøfting sammen med forslag til informasjons- og fremdriftsplan. Vedlagt følger også den generelle omstillingsavtalen for UiB. Forslag til vedtak: Drøftingssak. Vedtak utarbeides i møtet.
Styringsgruppen Sak 5/16 Mandat og sammensetning for prosjektgruppen. Oppnevning av referansegruppe. Styringsgruppen skal i henhold til mandatet se til at overdragelsen av virksomheten ved KHiB og overføringen av Griegakademiet fra Det humanistiske fakultet til det nye fakultetet gjennomføres i tråd med forutsetningene slik det er vedtatt av institusjonenes styrer. Til hjelp i arbeidet skal styringsgruppen oppnevne en prosjektgruppe og vedta mandat for denne. Det foreslås at prosjektgruppen blir gitt følgende mandat: Med utgangspunkt i premissene som er lagt gjennom fase II i utredningen og i universitetsstyrets vedtak i sak 70/16 skal prosjektgruppen: Koordinere og gjennomføre prosessen med overdragelsen av de ansatte fra KHiB til UiB. Utrede forslag til interimsløsning for styring- og ledelse for det nye fakultetet fra 1.1.17, og beskrive hvordan prosessen for valg av ledelsesmodell kan legges opp. Utrede forslag til organisering av de administrative tjenestene i form av en felles fakultetsadministrasjon med struktur og dimensjonering av administrative tjenester. Det skal etableres en administrasjon som er formålstjenlig for den faglige aktiviteten i det nye fakultetet og som utnytter infrastrukturen og tjenestene som allerede er etablert på UiB. Foreslå bemanningsplan for en fellesadministrasjon for det nye fakultetet. Utforme forslag til budsjett for 2017 som består av dagens budsjett ved KHiB samt dagens budsjett for GA. Finansieringen av det nye fakultetet må følge de rammer som gjelder for kunstutdanning og kunstnerisk utviklingsarbeid nasjonalt. Foreslå plan som sikrer tydelig og konsistent informasjon og kommunikasjon til alle ansatte og studenter om prosessen. Prosjektgruppens forslag skal legges fram for behandling av styringsgruppen. Prosjektgruppen kan bestille delutredninger underveis i arbeidet. I tråd med forslag fra KHiB, GA og UiB sentralt gis prosjektgruppen denne sammensetningen: Kari Bjørgo Johnsen, KHiB Mia Kolbjørnsen, KHiB Kjerstin Tønseth, UiB, GA Henrik Tøndel, UiB, HR Steinar Vestad, UiB, U-dir. kontor Kari Fuglseth UiB, U-dir. kontor Kari Fuglseth bes lede gruppen, og Kjetil Utvik Harkestad, UiB vil fungere som prosjektgruppens sekretær. Vedtaksforslag: Styringsgruppen godkjenner mandat og sammensetning av prosjektgruppen i tråd med det fremlagte forslaget.
Faglig referansegruppe For å ivareta en løpende dialog med den faglige virksomheten ved KHiB og Griegakademiet etableres det i tillegg en faglig referansegruppe bestående av to representanter fra gruppe A, en fra gruppe B og en student fra hvert av de tre instituttene som vil inngå i det nye fakultetet. Referansegruppen gis følgende mandat: «Referansegruppen skal gi innspill og anbefalinger til prosjektgruppen og styringsgruppen for å sikre at anbefalingene ivaretar behov knyttet til primæroppgavene innen kunstnerisk utviklingsarbeid og forskning, forskerutdanning, utdanning og formidling.» Refeansegruppen vil bestå at følgende medlemmer: Fra KHiB: Dekan Mona Larsen Professor Ashley Booth Dekan Aashild Grana Professor Eamon o Kane Student Sarah Lesziniski Student Arild Våge Berge Stipendiat NN Stipendiater YY Fra Griegakademiet: Førsteamanuensis Jill Halstead Hjørnevik Førsteamanuensis Magne Thormodsæter Forsker og vikar - førsteamanuensis Jostein Gundersen (gruppe B) Student NN Vedtaksforslag: Styringsgruppen godkjenner mandat og sammensetning av referansegruppen i tråd med det fremlagte forslaget.
Mal for omstillingsavtale Denne malen er bindende og det skal ikke gjøres endringer eller tilføyelser i malen. Unntatt er punkt 1.1 hvor bakgrunnen skal skrives inn, punkt 1.3 hvor man skal ta ut henvisninger til særavtaler som ikke kommer til anvendelse i prosessen og punkt 1.4 om partsforholdet. Dersom det ikke er aktuelt med nedbemanning eller geografisk flytting skal det under punkt 2.3 skrives "ikke aktuell. Dersom det ikke skal skje oppsigelser i prosessen skal det under punkt 2.4 skrives "ikke aktuell". KMD har i samråd med hovedsammenslutningene fastsatt følgende reviderte mal for omstillingsavtale med virkning fra 1. januar 2015. Innledning: Formålet med malen er å få klargjort hvem som skal utøve partsrettighetene i omstillingsprosessen, og å angi rammene for omstillingen. Denne avtalen begrenser ikke de rettigheter eller plikter som er forankret i lover, forskrifter, kollektive og individuelle avtaler. Avtalen er ment som en utdyping av en del rettigheter og plikter som påhviler arbeidsgiver, de tillitsvalgte og den enkelte ansatte i forbindelse med omstillingsprosessen. Avtalen tar i mindre grad sikte på å lage bestemte prosessregler. Disse må utarbeides konkret for den enkelte omstillingssituasjon. Som vedlegg til avtalemalen følger en kort oversikt over relevante personalpolitiske hjelpemidler ved omstilling. Virkeområde for malen: omstillinger i/mellom ordinære forvaltningsorganer, forvaltningsorganer med særskilte fullmakter og forvaltningsbedrifter. Hvem har inngått denne avtalen (3 alternativer): Avtalemalen skal alltid benyttes i alternativ 2 og 3, og kan benyttes i alternativ 1 dersom en av partene ønsker det. Omstillingsavtale 1. Denne avtalen er inngått mellom.. (virksomheten) og..(de forhandlingsberettigede organisasjoner etter. HA 9). (Dette gjelder tilfelle hvor bare én virksomhet er omfattet). 2. Denne avtalen er inngått mellom det aktuelle (fagdepartement)..og..(de forhandlingsberettigede tjenestemannsorganisasjonene), jf. Hovedavtalen i staten 2 nr 2. (Dette gjelder hvis omstillingen omfatter to eller flere virksomheter under samme departement). 3. Denne avtalen er inngått mellom FAD og hovedsammenslutningene jf. Hovedavtalen i staten 2 nr 2. (Dette gjelder hvis omstillingen omfatter flere virksomheter under flere departementer). 1
Del 1 1.1. Bakgrunn Her gis en kort redegjørelse for beslutninger/politiske vedtak som ligger til grunn for de omstillinger som skal gjennomføres: På bakgrunn av regjeringens Strukturmelding om høyere utdanning og forskning tok Kunst- og designhøgskolen i Bergen (KHiB) og Universitetet i Bergen (UiB) høsten 2014 initiativ til samtaler om et mulig samarbeid. I brev av 07.06.16 ba institusjonene Kunnskapsdepartementet om å legge frem et forslag om virksomhetsoverdragelse for Kongen i statsråd. Ved kongelig resolusjon av 17.06.16 er det bestemt at Kunsthøyskolen i Bergen og Universitetet i Bergen skal slås sammen og organiseres som én institusjon fra 01.01.17 under navnet Universitetet i Bergen. Sammenslåingen gjennomføres som en virksomhetsoverdragelse av KHiB, og det skal opprettes et nytt fakultet for kunst, design og musikk slik at fakultetet inkluderer alle nåværende fagfelt ved KHiB og Griegakademiet (UiB). Merknader: Dersom en politisk beslutning vil kunne berøre de ansattes arbeidssituasjon i vesentlig grad, skal arbeidsgiver sørge for at de tillitsvalgte får anledning til å uttale seg, jf. Hovedavtalens 2 nr. 4. Denne avtalens regler om medbestemmelse gjelder for de deler av omorganiseringsprosessen som ikke er underlagt politiske beslutninger. 1.2. Formål Avtalens formål er å sikre de ansattes medbestemmelsesrett og rettigheter i henhold til lov og kollektive og individuelle avtaler og sentrale personalpolitiske retningslinjer for omstillingsarbeidet i statlig sektor, se pkt 1.3. Avtalen skal: informere om hvordan omstillingsprosessene skal gjennomføres skal gi den enkelte ansatte trygghet i arbeidsforholdet under omstillingsarbeidet skal skape best mulig forutsigbarhet og et godt arbeidsmiljø Den enkelte ansatte har selv et ansvar for å bidra til gode løsninger, bl.a. ved å delta aktivt i både omorganiseringsprosessen og gjennomføringen av tiltakene som skal iverksettes. 1.3. Lov- og avtaleverk Omstillingsavtalen bygger bl.a. på følgende lover, avtaler og retningslinjer for omstilling: Tjenestemannsloven og arbeidsmiljøloven Hovedavtalen i staten 2
Tilpasningsavtalen (e) for virksomheten (e) Hovedtariffavtalens pkt 5.6 om retningslinjer for omstilling Hovedtariffavtalen vedlegg 3 om intensjonserklæring om omstilling under trygghet Sentrale særavtaler: Særavtale om permisjon og økonomiske vilkår ved etter- og videreutdanning, kurs m.v. av 6. november 2013. Avtalen gjelder fra 1. januar 2014 til og med 31.desember 2016. Denne avtalen begrenser ikke de rettigheter eller plikter som er forankret i lover, forskrifter, kollektive og individuelle avtaler. Avtalen er ment som en utdyping av en del rettigheter og plikter som påhviler arbeidsgiver, de tillitsvalgte og den enkelte ansatte i forbindelse med omstillingsprosessen. 1.4. Partsforholdet under omstillingsprosessen For prosessen med sammenslåingen av Kunst- og designhøgskolen i Bergen og Universitetet i Bergen, og opprettelsen av et nytt kunstnerisk fakultet, er det etablert en styringsgruppe der arbeidsgiverrepresentanter og representanter fra tjenestemannsorganisasjonene ved begge institusjonene er med. Informasjon, drøftinger og forhandlinger i prosessen vil skje fortløpende mellom partene i styringsgruppen. Arbeidsgiverrepresentanter i styringsgruppen: Rektor Gerd Tinglum (KHiB) Instituttleder Frode Thorsen (UiB) Assisterende universitetsdirektør Tore Tungodden (UiB) Høgskoledirektør Cecilie Ohm (KHiB) Arbeidstakerrepresentanter i styringsgruppen: Jørgen Melve, Norsk Tjenestemannslag UiB Toril Ivarsøy, Forskerforbundet UiB Sol Sneltvedt, Forskerforbundet KHiB Del 2 2.1. Informasjon Det er viktig at organisasjonenes tillitsvalgte og den enkelte ansatte trekkes inn i omstillingsprosessen så tidlig som mulig. Det vises til Hovedavtalen 11 og tilpasningsavtalen for virksomheten(e). Det skal utarbeides informasjonsrutiner i forbindelse med omstillingsprosessen. Informasjonen skal foregå regelmessig, for eksempel i form av møter, referater, e-post og intranett. Informasjonsrutinene drøftes mellom partene. Det vises til Hovedavtalens 11 og tilpasningsavtalen for virksomheten(e). Arbeidsgiver har ansvaret for å utarbeide forslag til informasjonsopplegg ved omstilling. Slike orienteringer planlegges sammen med de tillitsvalgte. 3
Arbeidsgiver har et ansvar for å gi nødvendig informasjon til de ansatte om deres rettigheter etter lov og avtaler (individuelle og kollektive). Arbeidsgiver plikter å sørge for at informasjonen gis alle ansatte, også de som er i permisjon. Virksomhetens leder skal sørge for at alle ansatte som vil kunne bli berørt av omstillingsprosessen får et tilbud om medarbeidersamtale vedrørende omstillingen med sin nærmeste overordnede. 2.2. Medbestemmelse (drøfting og forhandling) Dersom det i løpet av omstillingsprosessen oppstår forhold som skal drøftes eller forhandles under prosessen, skal dette skje fortløpende mellom partene, jf. HA 2 nr. 5. Resultatet nedfelles skriftlig som referat eller protokoll. Dersom omstillingsprosessen omfatter flere virksomheter, skal virksomhetene hver for seg fortløpende behandle og avgjøre de saker som ikke er omfattet av omstillingsprosessen, jf. Hovedavtalen. 2.3. Virkemidler ved nedbemanning og geografisk flytting av statlig virksomhet Ikke aktuell. 2.4. Nedbemanning med oppsigelse Ikke aktuell. Del 3 3.1. Tvisteløsning Dersom ikke omstilingsavtalen inngås av KMD og hovedsammenslutningene, og de lokale parter er uenige om hvordan omstillingsavtalen skal utformes, avgjør KMDsaken i samråd med hovedsammenslutningene. Hvis forhandlinger mellom KMD og hovedsammenslutningene ikke fører frem, avgjøres dette etter Hovedavtalen 17. 3.2. Varighet Avtalen er begrenset til å gjelde omstillingsprosessen i forbindelse med sammenslåingen av Kunst- og designhøgskolen i Bergen og Universitetet i Bergen og opprettelsen av et nytt kunstnerisk fakultet, som forutsettes å være avsluttet 4
01.01.2017. Avtalen faller da bort uten oppsigelse. Partene kan dog forlenge avtalen hvis prosessen fortsatt pågår på dette tidspunkt. Hver av partene kan i ovennevnte periode si opp avtalen med tre måneders varsel. Vedlegg til avtalen: Som ledd i gjennomføringen av sammenslåingen foreslås følgende: Informasjons- og fremdriftsplan I henhold til avtalens pkt 2.1 skal det utarbeides en informasjons- og fremdriftsplan. Planen skal sikre at informasjon blir gitt regelmessig og vise hvordan informasjon er planlagt kommunisert, f.eks i form av møter, referater, e-post eller på web- sider. Videre skal den skissere den planlagte fremdriften av omstillingsprosessen. Informasjons- og fremdriftsplanen drøftes i styringsgruppen. Arbeidsgiver må påse at arbeidstakerorganisasjonene blir invitert til aktuelle informasjonsmøter og gitt øvrig nødvendig informasjon vedrørende omstillingen. Arbeidsgiver har et spesielt ansvar for at alle ansatte som blir berørt av organisasjonsendringene blir særlig godt orientert, herunder de som er i permisjon. Slike orienteringer planlegges sammen med de tillitsvalgte. Bemanningsplan Det utarbeides en bemanningsplan for den nye virksomheten i samarbeid med organisasjonene, jf Hovedavtalens 12 d) og 12 nr 2. Denne skal ikke være mer omfattende enn nødvendig. Bemanningsplanen skal beskrive organiseringen og behov for ressurser ut fra de oppgavene enheten skal løse. Den skal angi hvor mange og hvilke stillinger, angitt med stillingskode og stillingsbetegnelse etter Hovedavtalen, som arbeidsgiver mener det er behov for innenfor de ulike områdene. Bemanningsplanen skal drøftes i styringsgruppen. Kartlegging av ansattes rettigheter og ønsker mv. Ved omstilling, omorganisering m.v. er utgangspunktet at den ansatte både har rett og plikt til å følge sine arbeidsoppgaver også for dem som må skifte tjenestested. Kompetansekartlegging: for dem som vil få endrede arbeidsoppgaver eller som på annen måte blir direkte berørt av omstillingsprosessen, utarbeides det så tidlig som mulig en oversikt over arbeidsoppgaver og kompetanse i nåværende og fremtidig virksomhet. Samtale i forbindelse med omstillingen: fremtidige arbeidsoppgaver og/eller plassering i organisasjonen skal normalt ikke fastlegges før samtaler er gjennomført med de ansatte som er berørt. Ansatte kan velge å ha med tillitsvalgt til slike samtaler. Så langt råd er 5
bør det tas hensyn til den enkeltes ønsker ved endring/overgang til fremtidige arbeidsoppgaver eller fremtidig arbeidssted. Samtidig må den enkelte ansatte innenfor sin arbeidsavtale, finne seg i endring av oppgaver, opplæring og/eller omplassering til annet arbeid og/eller arbeidssted. Karriereplanlegging: ved omstillinger vil ansatte kunne oppleve at de har kompetanse som ikke lenger er relevant, at de har kompetanse som må suppleres, eller får et behov for helt ny kompetanse i forhold til arbeidsoppgavene de tilbys. I slike tilfeller skal arbeidsgiver legge til rette for at den enkelte kan opparbeide seg kompetanse i forhold til oppgavene som skal utføres. Arbeidsgiver skal legge til rette for kompetanseutvikling og faglig oppdatering. Innplassering av arbeidstakere i den nye organisasjonen Arbeidsgiver har ansvaret for å innplassere arbeidstakerne i den nye organisasjonen og foretar den konkrete innplassering. Innplassering av arbeidstakere som blir overført til UiB ved virksomhetsoverdragelsen fra KHiB, skal skje i tråd med bestemmelser om individuelle rettigheter og plikter i arbeidsmiljølovens kap. 16. Innplassering av ansatte fra Griegakademiet skal skje med grunnlag i tjml. 12, og vil følge bestemmelser for omstilling i staten og prinsippene i UiBs generelle omstillingsavtale pkt. 11, vedlagt. Den tilsatte gis anledning til å vurdere arbeidsgivers forslag til innplassering. Denne vurderingen vektlegges før endelig beslutning tas. Den tilsatte kan i hele prosessen la seg bistå av en tillitsvalgt. Etter at det er tatt beslutning om innplassering, orienteres styringsgruppen om resultatet. Offentlig kunngjøring av nyopprettede ledige stillinger Dersom det i den nye virksomheten er nyopprettede stillinger som ingen har krav på, skal kunngjøring foretas først etter at arbeidsgiver har vurdert om det er overtallige som har intern fortrinnsrett, jf. tjml. 13 nr 5. Intern kunngjøring kan foretas dersom dette har hjemmel i tjml 2. Lederstillinger bør som hovedregel kunngjøres eksternt også i disse tilfellene. Dersom det under tilsettingsprosessen viser seg at det er ansatte i virksomheten som mener å ha krav på en stilling som er kunngjort, skal arbeidstaker få avklart om arbeidsgiver mener det foreligger slikt krav. 6
Avdeling / enhet Framdrifts- og kommunikasjonsplan Periode > styresak 1.12.16 - nytt fakultet 1.1.17. Delprosesser i prosjektet: Administrativ organisering; felles fakultetsadministrasjon Interimsmodell for ledelse Budsjett 2017 og budsjettmodell Overdragelse av de ansatte Kommunikasjon uib.no
Avdeling / enhet Kommunikasjon - forutsetning for god prosess Mål eksterne målgrupper: «Gjøre det nye fakultet for kunst, musikk og design ved UiB kjent for eksterne målgrupper lokalt, nasjonalt og internasjonalt gjennom åpen, aktiv og målrettet kommunikasjon rundt aktuelle milepæler og arrangement 2016 2017.» Mål interne målgrupper: «Konsistent og tydelig kommunikasjon til alle ansatte og studenter ved Kunst- og designhøgskolen i Bergen (KHiB) og Griegakademiet (GA) ved UiB i og rundt sammenslåingsprosessen høsten 2016.» uib.no
Avdeling / enhet Kommunikasjon Fokusområder - Kommunikasjon i linjen og fra prosjektet - Mellomledere - Informasjonsmøter med ansatte - Ekstern kommunikasjon uib.no
Framdrifts- og kommunikasjonsplan Avdeling / enhet Sept Styringsgruppen 6. september: Mandater, omstillingsavtale, framdrifts- og kommunikasjonsplan Kunnskapsdepartementet: Godkjenner omstillingsavtale Administrativ organisering: Workshop administrativt ansatte 13.9 og 14.9; skisser til mulig organisering Faglig referansegruppe: Innspill til administrativ organisering Budsjettprosess: Arbeid med budsjett-forslag for 2017 Overdragelse av ansatte: Møter med grupper ansatte, tilbud om individuelle samtaler: KHIB vitenskapelig ansatte 12.9, KHiB, adm.ansatte som skal tilsettes sentralt, 16.9, Teknisk adm. ansatte 19.9 KHIB, Møter for engelsktalende. Vitenskapelig og teknisk administrativt ansatte ved GA i uke 38. Modell for interimsledelse: Utredes av kollegiesekretariatet. Intern kommunikasjon: Allmøte 31.08, Informasjon i linjen/møte med mellomledere, Møte med verneombudene, Gruppemøter med ansatte, workshops for administrativt ansatte, nettsider etableres på UiB, nyhetsbrev etter 6.9. uib.no
Avdeling / enhet Okt Styringsgruppen 4. oktober: behandler første skisse til administrativ organisering, forslag til budsjett for 2017, forslag til interimsløsning for ledelse ved nytt fakultet. Administrativ organisering: Nye workshops for å konkretisere forslag til organisering. Prosjektgruppen ferdigstiller forslag. Budsjett: Forslag til budsjett for 2017 behandles av universitetsstyret 20. oktober, arbeid fortsetter med budsjettmodell for nytt fakultet. Overdragelse av ansatte: Individuelle samtaler, innpassering og arbeidskontrakter for vitenskapelig ansatte. Faglig referansegruppe: Innspill til endelig organisering av administrative tjenester Styringsgruppen 25. oktober: Skisse til budsjettmodell (budsjett vedtatt av styret), avklaringer knyttet til administrativ organisering, status prosess for overdragelse av ansatte. Intern kommunikasjon: Informasjon i linjen, Faglig seminar for alle ansatte KHiB og GA 13.oktober, møter med verneombudene, individuelle samtaler med ansatte etter ønske, workshops for administrativt ansatte, nettsider, nyhetsbrev, Allmøte etter styringsgruppens møte 25.10? Ekstern kommunikasjon fra 13. oktober? uib.no
Avdeling / enhet Nov og des Styringsgruppen 8. november: Endelig forslag til administrativ organisering,bemanningsplan, forslag til budsjettmodell for nytt fakultet, status overdragelse. Administrasjonsgruppen: Ferdigstiller bemanningsplan for fellesadministrasjonen Budsjett: Oppfølging av budsjettekniske forhold, ferdigstille forslag til budsjettmodell Overdragelse: Registrering i lønns- og personalsystem ferdigstiller innplassering av administrativt ansatte med arbeidskontrakter des-januar. U.Styret 1. desember: Behandler organisering av nytt fakultet fra 1.1.2017; Løsning interimsledelse, administrativ organisering, budsjettmodell. Intern kommunikasjon: Informasjon i linjen, nettsider, nyhetsbrev etter styremøtet, Juleavslutning 8.12. Åpningsfest i januar? Ekstern kommunikasjon i forbindelse med styremøtet. Åpningsmarkering? uib.no
Avdeling / enhet Forslag til vedtak: Styringsgruppen vedtar kommunikasjons- og framdriftsplanen slik den ble lagt fram i møtet. Styringsgruppen imøteser status for framdrift og kommunikasjon i alle møter. uib.no
Avdeling / enhet
Kommunikasjonsplan, nytt fakultet for kunst, musikk og design ved UiB - eksterne målgrupper Mål: Gjøre det nye fakultet for kunst, musikk og design ved UiB kjent for eksterne målgrupper lokalt, nasjonalt og internasjonalt gjennom åpen, aktiv og målrettet kommunikasjon rundt aktuelle milepæler og arrangement 2016-2017 Målgrupper: Samarbeidspartnere, media, kultur- og samfunnsaktører, politikere, allmennheten, potensielle studenter Arbeidet mot eksterne målgrupper påbegynnes høsten 2016, men pågår utover hele 2017. Planen må revideres, detaljeres og konkretiseres etterhvert. Høsten 2016 prioriteres interne målgrupper. (Se egen kommunikasjonsplan for dette.) Tiltak/kanal Mer info Frist Ansvarlig Status Arrangement/ milepæler/ events Identifisere hvilke milepæler, arrangement og events, som kan være gode knagger for ekstern kommunikasjon rundt det nye fakultetet. Høsten 2016 Interimsledelsen/ kommunikasjon Eks. Skal der være en åpningsmarkering for det nye fakultetet?, KHiBs flytting inn i det nye bygget, konserter, utstillinger, Eksterne medier Medieinnsalg ved aktuelle milepæler/arrangement Aktuelle medier: På Høyden og andre universitetsmedier, BT, Morgenbladet, Klassekampen, kunstfaglige tidsskrift og nettsteder, nasjonalt og internasjonalt. Når det er aktuelle hendelser Kommunikasjon
Bilder/illustrasjoner Skal det tas nye pressebilder, lages illustrasjoner til interne og eksterne kanaler Høsten 2016 Interimsdekan/ kommunikasjon KHiB/UiB Pressemeldinger/ nyhetsbrev Kronikker og innlegg Ved større hendelser av ekstern interesse Kronikk fra rektorene ved KHiB og UiB om visjonene for det nye fakultetet. Når aktuelt Kommunikasjon KHiB/UiB Identifisere om der er andre aktuelle interne/eksterne personer som kan oppfordres til å skrive - være ambassadører for det nye fakultetet. Nettverksbygging/ møter Nettverksmøter med sentrale politikere/ samarbeidspartnere/ redaktører/journalister Høsten 2016 - våren 2017 Interimsdekan/ kommunikasjon KHiB/UiB Nye nettsider og ny visuell identitet for fakultetet Arbeid med å ferdigstille KHiB sitt pågående profileringsprosjekt er i full gang og vil samordnes med utviklingen av hele fakultetets synlighet, identitet og kommunikasjon. Våren 2017 Kommunikasjon KHiB/UiB Sosiale medier Bruke KHiB og UiBs sosiale medierkanaler når det er aktuelt. Kontinuerlig Kommunikasjon KHiB/UiB Få etablert en hashtag for det nye
fakultetet? Kan brukes på twittermeldinger, instagram, facebook. Møter med/besøk hos aktuelle forskoler/videregående skoler Gjøre overgangen fra KHiB til UiB kjent for potensielle studenter ved forskoler i kunst etc. gjennom besøk og møter. Brosjyrer eller annet profileringsmateriell rettet mot ulike eksterne målgrupper Annonsering/ pr-kampanjer Få laget en profileringsfilm Til bruk i egne kanaler, på nett, i sosiale medier
Kommunikasjonsplan, nytt fakultet for kunst, musikk og design ved UiBinterne målgrupper - høsten 2016 Mål: Konsistent og tydelig kommunikasjon med alle ansatte og studenter ved Kunst- og designhøgskolen (KHiB) og Griegakademiet (GA) ved UiB om etableringen av et nytt fakultet. (Justert etter møte i styringsgruppen 6.9.2016.) Målgrupper: Ansatte og studenter ved KHiB og GA Kanaler i prioritert rekkefølge: Nærmeste leder for ansatte, programkoordinatorer og hovedveiledere for studentene Gruppemøter og individuelle samtaler Allmøter Nyhetsbrev (avsender interimsdekan) Samleside på nett Høsten 2016 prioriteres interne målgrupper. At ansatte og studenter ved KHiB og GA opplever åpen og god kommunikasjon rundt sammenslåingsprosessen er avgjørende for å få til vellykket ekstern profilering av det nye fakultet for kunst, musikk og design. (Se egen kommunikasjonsplan for eksterne målgrupper). Denne planen må revideres og detaljeres underveis. Tiltak/kanal Mer info Frist Ansvarlig Status Regelmessig, god og åpen kommunikasjon med ledere på alle nivå ved KHiB og GA, inkludert programkoordinatorer og hovedveiledere, som har ansvar for kommunikasjon med studentene. Nytt fra prosessen må kommuniseres ekstra tydelig til alle ledere/mellomledere ved KHiB/GA- Bevisstgjøre om at det er et lederansvar å informere videre i linjen. Forslag: Kalle de aktuelle lederne inn til Så tidlig som mulig i september - jevnlig utover høsten 2016. Informasjon og oppfølging må følges opp i linjen i etterkant av alle styringsgruppemøter. Overordnet ansvar: Interimsledelsen (Gerd Tinglum, interimsdekan, Mona Larsen, dekan ved Avdeling for design,
et eget møte om prosessen og gi dem infoen/verktøyene de trenger. Gjerne følge dem opp underveis, slik at det fanges opp eventuelle problemstillinger. Lederne er nøkkelpersoner for å sørge for god dialog, åpenhet og trygghet rundt prosessen på sine avdelinger og enheter. KHiB, Aashild Grana, dekan ved Avdeling for kunst, KHiB, Frode Thorsen, instituttleder GA, Johan Sandborg, leder interims forskningsutvalg, Hans Knut Sveen, leder av interims utdanningsutvalg) Operativt ansvar: Prosjektgruppen Gruppemøter og individuelle samtaler om virksomhetsoverdragelse, omstilling og prosess. Etter omstillingsavtalens bestemmelser vil det avholdes informasjonsmøter for ulike grupper ansatte, og det vil tilbys individuelle samtaler etter behov i løpet av høsten September - oktober Ledere ved KHiB og GA i samarbeid med HR-avdelingen ved UiB Informasjonsmøter for alle ansatte ved KHiB og Griegakademiet Allmøter er en viktig kanal der man når de ansatte på en god og direkte måte og kan ta imot spørsmål og innspill til prosessen Faglig seminar 13. oktober - her kan det også informeres om resultater fra styringsgruppens anbefalinger 4. oktober. Interimsledelsen Prosjektgruppen Ett allmøte etter 25. oktober før styringsgruppens siste møte 8.11 Samling 8. desember