Rundskriv 61/09 Fylkesmannen, kommunen Kontaktperson: Vår dato: 18.12.2009 Vår referanse: 200900001-61/046.1 Rundskrivet erstatter: Vedlegg: Kopi til: Postadresse: Postboks 8140 Dep. NO-0033 Oslo, Norway Besøksadresse: Stortingsgt. 28 Telefon: +47 24 13 10 00 Telefaks: +47 24 13 10 05 E-post: postmottak@slf.dep.no Internett: www.slf.dep.no Org.nr.: NO 981 544 315 MVA Bankkonto: 7694 05 02280 Pilotprosjektet for bruk av Husdyrregisteret ved utmåling av produksjonstilskot, ved søknadsomgangen 20. januar 2010, samt rapportering for søknadsomgangen 20. august 2009 For søknadsomgangen 20. august 2009 er pilotprosjektet for bruk av data frå Husdyrregisteret i tilskotsforvaltninga i gang i 14 kommunar 1 i Hordaland og Sogn og Fjordane. Pilotprosjektet er fastsett i jordbruksavtalen for 2009/2010 og skal også gjennomførast ved søknadsomgangen 20. januar 2010. Opplegget for januaromgangen vil i hovudsak bli som opplegget for augustomgangen som det vart informert om i rundskriv 37/2009. Rundskriv 37/2009 inneheld også informasjon om kvar ein kan finne meir informasjon om bakgrunnen for piloten. Kort samanfatta går pilotprosjektet ut på at talet på storfe i søknad om produksjonstilskot (PT) blir samanlikna med talet på søkjaren sine storfe i Husdyrregisteret (HR). Samanlikninga blir i denne omgang gjort for datoen 1. januar 2010, og blir gjort i samband med inputkontrollane for produksjonstilskot. Føretak med avvik vil motta brev med oppfordring om å rette opp feil innan ein gitt frist. Ved fortsatt avvik etter denne fristen, vil tilskotet bli redusert med 500 kroner per dyr i avvik, uavhengig av om talet på dyr i søknaden er større eller mindre enn talet registrert i Husdyrregisteret. I romjula blir det sendt ut brev med informasjon om prosjektet til dei føretaka i pilotområdet som mottek øvrig søknadsmateriell for produksjonstilskot. Brevteksten følgjer som vedlegg til dette rundskrivet. 1 Kommunane Askøy, Bergen, Fjell, Os, Osterøy, Øygarden, Sund, Austrheim, Gulen, Lindås, Masfjorden, Meland, Modalen og Radøy
Statens landbruksforvaltning Side: 2 av 6 Tidsplan Tabell 1. Tidsplan med tentative datoer Dato Aktivitet (tentativ) 24.02.10 SLF gjer uttrekk av data frå WESPA, som grunnlag for 1. samanlikning med data i Husdyrregisteret 05.03.10 Rapport som viser avvik mellom talet på storfe i PT-søknad og HR, blir tilgjengelig for fylkesmennene og kommunane via FM-sambandet/WESPA 05.03.10 Mattilsynet sender brev til søkjarane med avvik, med oppfordring om å rette feil. Brevet vil innehalde liste som viser kvart enkelt dyr 21.03.10 Frist for kommunen for retting av PT-data før 2. inputkontroll og 2. samanlikning med HR-data 22.03.10 Nytt (2.) uttrekk av data frå WESPA, som grunnlag for 2. samanlikning med data i Husdyrregisteret 29.03.10 Rapport som viser avvik mellom talet på storfe i PT-søknad og HR, blir tilgjengelig for fylkesmennene og kommunane via FM-sambandet/WESPA 29.03.10 Mattilsynet sender brev til søkjarane med avvik, med oppfordring om å rette feil. Brevet vil innehalde liste som viser kvart enkelt dyr 16.04.10 Frist for søkjarane til å melde inn rettingar av feil 25.04.10 Frist for kommunen for retting av PT-data før 3. inputkontroll og 3. samanlikning med HR-data. Også siste frist for kommunen til å stoppe søknader i WESPA 26.04.10 Nytt (3.) uttrekk av data frå WESPA, som grunnlag for 3. samanlikning med data i Husdyrregisteret 03.05.10 Rapport som viser trekk i tilskot for kvart føretak, basert på avvik mellom talet på storfe i PT-søknad og HR, blir tilgjengelig for fylkesmennene og kommunane via FM-sambandet/WESPA Handtering av meldingar frå søkjarane om samanlikninga av talet på storfe per 1. januar 2010. Som det går fram av tidsplanen ovanfor, vil samanlikninga av talet på storfe (sum av kyr, oksar og ungdyr) for datoen 1. januar bli gjort 3 gonger, i samband med inputkontrollane av PT-data. Avvik som blir avdekka ved dei 2 første samanlikningane, vil av Mattilsynet bli meddelt søkjarane i brev og med oppfordring om å rette det som måtte væra feil, anten det er i søknad om produksjonstilskot eller i Husdyrregisteret. Nedanfor er det gitt retningslinjer for korleis kommunen skal handtere meldingar som gjeld samanlikninga av talet på storfe. a) Rettingar av feil i Husdyrregisteret: Kommunen skal ikkje ta imot eller svare på meldingar som gjeld registreringane i Husdyrregisteret, men vise spørsmål og rettingar til Kukontrollen, Storfekjøttkontrollen eller Mattilsynet, avhengig av korleis føretaket normalt rapporterar.
Statens landbruksforvaltning Side: 3 av 6 b) Rettingar av feil i søknaden: Kommunen må vurdere om han vil akseptere munnlige meldingar, eller om meldingar om rettingar skal være skriftlige frå søkjar. Rettingar bør dokumenterast i merknadsfeltet i WESPA. Dersom søkjaren opprinnelig har oppgitt for høgt tal på dyr, skal kommunen vurdere om det er grunnlag for avkorting av tilskotet, jf. rundskriv 31/2009, kap. 13 (Kommentarrundskrivet). Stikkprøvedata bør ikkje endrast ut frå melding frå søkjar. c) Påstandar frå søkjar om at opplysningane i søknaden og registreringane i Husdyrregisteret er rette, sjølv om talet på dyr er forskjellig: I jordbruksavtalen er det teke høgde for at det kan finnast slike tilfelle, og at avvik i talet på dyr i slike tilfelle ikkje skal medføre redusert tilskot. Ved slike meldingar bør kommunen be om skriftlig grunngiving frå søkjar for kvifor talet på storfe i Husdyrregisteret og i produksjonstilskotssøknaden skal være forskjellige. Det er kommunen som skal fatte vedtak om produksjonstilskot og evt. reduksjon på grunn av avvik i talet på dyr. Kommunen har kompetanse til å vurdere om talet på dyr i søknaden er rett, men må innhente ei vurdering frå Mattilsynet av om talet på dyr i Husdyrregisteret er rett. Kopi av den skriftlige grunngivinga frå søkjaren skal vidaresendast til Mattilsynet DK Bergen og omland Felles postmottak. Postboks 383 2381 Brumunddal med førespurnad om ei vurdering av om talet på dyr i Husdyrregisteret per 1. januar 2010 er korrekt. På grunnlag av si eiga vurdering av talet på dyr i søknaden og vurderinga frå Mattilsynet om talet på dyr i Husdyrregisteret, må kommunen avgjera om tilskotet til føretaket skal reduserast eller ikkje. Det er ikkje lagt opp til noka maskinell spesialhandsaming av slike tilfelle. Det betyr at i den sentrale utbetalinga vil alle føretak med avvik, få redusert tilskot. For evt. å unngå reduksjon i tilskot kan kommunen be Fylkesmannen stoppe søknaden, slik at kommunen kan handsame søknaden med påfølgande manuell utbetaling frå Fylkesmannen. Alternativt kan kommunen i etterkant av den sentrale utbetalinga fatte eit korrigerande vedtak for manuell utbetaling. Rapportering for søknadsomgangen 20. august 2009 Vi viser til rundskriv 37/2009 om at kommunane rapporterer til Fylkesmannen som samlar opp og oversender til SLF innan 10. januar: Talet på tilfelle der søkjar har meldt inn retting av talet på storfe i søknaden, per kommune talet på søknader der det er godkjent avvik, og for kvar av desse søknadene den einskilde søkjar si grunngjeving, Mattilsynets si vurdering og kommunen si vurdering ein kortfatta omtale av korleis kommunen har opplevd arbeidet med pilotprosjektet.
Statens landbruksforvaltning Side: 4 av 6 I tillegg ber vi om at kommunane rapporterer til Fylkesmannen som innan 15. mars sender oversikt til SLF over: Klagar som gjeld reduksjon i produksjonstilskot som følgje av avvik andre sakstilfelle som gjeld reduksjon i produksjonstilskot som følgje av avvik, og som har kome til etter forrige rapportering (10. januar). Med helsing for Statens landbruksforvaltning Håvard Gulliksen seksjonssjef Jon Løyland seniorrådgivar
Statens landbruksforvaltning Side: 5 av 6 Vedlegg: Tekst i brev til søkjarar om produksjonstilskot Pilotprosjektet for bruk av Husdyrregisteret ved utmåling av produksjonstilskot, ved søknadsomgangen 20. januar 2010, Denne informasjonen gjeld føretak som søkjer produksjonstilskot og som anten har storfe eller er ansvarleg for registreringar av storfe i Husdyrregisteret. For søknadsomgangen 20. august 2009 er pilotprosjektet for bruk av data frå Husdyrregisteret i tilskotsforvaltninga i gang i 14 kommunar 2 i Hordaland og Sogn og Fjordane. Både søkjarane og forvaltninga har gjort ein stor jobb som har gitt gode resultat så langt. Pilotprosjektet er fastsett i jordbruksavtalen for 2009/2010 og skal også gjennomførast ved søknadsomgangen 20. januar 2010 i dei same kommunane. Opplegget for januaromgangen vil i hovudsak bli som opplegget for augustomgangen. I søknad om produksjonstilskot er det talet på dyr føretaket disponerer per 1. januar som skal førast opp. Ved handsaming av søknaden vil tal storfe (sum av kyr, oksar og ungdyr) bli samanlikna med opplysningane i Mattilsynet sitt Husdyrregister om føretaket sine storfe for same dato (1. januar). Den første samanlikninga vil bli gjort i siste del av februar, og føretak med avvik vil deretter bli nærare informert i brev, slik at feil kan rettast opp. Dersom det viser seg at talet storfe er forskjellig og dette ikkje er retta innan 16. april, vil produksjonstilskotet bli redusert med 500 kroner per dyr i differanse, anten talet i Husdyrregisteret er større eller mindre enn i søknaden. Det skal vera samsvar mellom tal storfe i søknaden om produksjonstilskot og i Husdyrregisteret per 31.7. Det kan tenkast unntakstilfelle der talet på storfe blir forskjellig sjølv om føretaket som søker produksjonstilskot har oppfylt pliktene sine til registreringar både i Husdyrregisteret og i søknad om produksjonstilskot. I slike tilfelle gjeld ikkje regelen om reduksjon i tilskotet for avvik i talet på storfe. Føretaket må i slike høve sende ei skriftleg forklaring på avviket til kommunen. Vedtak om reduksjon i tilskotet på grunn av avvik i talet på storfe i søknaden og i Husdyrregisteret, kan klagast på innanfor vanleg klagefrist på 3 veker etter at vedtaket er motteke. For å unngå redusert tilskot bør søkjarane sørgje for at eventuelle feil i Husdyrregisteret blir retta så fort som råd og at fortløpande innrapportering av hendingar (fødslar, kjøp/salg, slakting) i dyrehaldet skjer innanfor dei fristane som gjeld for rapportering. 2 Kommunane Askøy, Bergen, Fjell, Os, Osterøy, Øygarden, Sund, Austrheim, Gulen, Lindås, Masfjorden, Meland, Modalen og Radøy
Statens landbruksforvaltning Side: 6 av 6 Rettingar av feil i Husdyrregisteret gjerast via Kukontrollen, Storfekjøttkontrollen eller Mattilsynet, avhengig av korleis føretaket normalt rapporterer. Spørsmål som gjeld registreringane i Husdyrregisteret skal rettast til same stad. Dersom søkjar oppdagar at det er ført opp feil tal storfe (mjølkekyr, ammekyr eller andre storfe) i søknaden om produksjonstilskot, skal søkjaren ta kontakt med kommunen for å rette feilen. Spørsmål som gjeld søknaden for produksjonstilskot skal rettast til landbrukskontoret i kommunen. Med helsing for Statens landbruksforvaltning Håvard Gulliksen seksjonssjef sign. Jon Løyland seniorrådgivar sign.