ELMER 2 første utkast 27. juni 2005
Innledning... 3 Dokumentets status... 3 Dokumentets struktur... 3 Helhet og oppbygning... 4 Avgrensning og bruk av ELMER 2 (Utkast til elementer i innledningskapittel)... 4 Nytt kapittel 5 om System og prosess... 5 1: Skjermbildets bestanddeler... 8 1.1: Navigeringselementer... 8 1.2: Informasjonsspalten... 9 2: Struktur og rekkefølge... 12 2.1: Sporvalg og svaravhengige spørsmål... 12 2.2: Sidedeling og -rekkefølge... 12 2.3: Oppbygging av siden... 14 3: Skjemaelementer... 16 3.1: Identifikasjon og ledetekster... 16 3.2: Tabeller... 16 3.3: Tallbehandling i skjemaet... 17 3.4: Konvensjoner og symbolbruk... 19 4: Hjelp og tilbakemeldinger... 21 4.1: Forhåndsutfylling... 21 4.2: Hjelpetekster... 21 4.3: Feilmeldinger og varsler... 23 4.4: Avsluttende meldinger... 24 Begrepsdefinisjoner... 25 Presiseringer og figurer... 26 Om 1.1... 26 Om 1.2... 27 Om 2.1... 27 Om 2.2... 28 Om 2.3... 29 Om 3.1... 29 Om 3.2... 30 Om 3.3... 30 Om 3.4... 33 Om 4.1... 33 Om 4.2... 34 Om 4.3... 34 Om 4.4... 35
Innledning Dokumentets status Dette dokumentet er Første utkast til ELMER 2. Det er en bearbeiding av Grunnlagsdokumentet, som ble diskutert i Første workshop 20. juni 2005. Her er det tatt inn skisser til nye og endrede punkter på bakgrunn av tre separate referater fra workshopen og sekretariatets behandling av nesten 300 gule lapper fra gruppearbeidene. For oversiktens skyld er nummereringen fra Grunnlagsdokumentet beholdt i denne versjonen, og det redegjøres for endringene i hvert punkt. Avvik fra anbefalinger som kom sterkt fram i gruppearbeidene, begrunnes etter beste evne. Nye områder som skal tas inn etter forslag fra workshopen, er bare skissert. Punktene vil bli videre bearbeidet i løpet av sommeren, parallelt med at alle kan gi innspill via diskusjonsforumet på elmer.no. Andre utkast, som også skal ha fanget opp nettdebatten, blir distribuert i god tid før neste workshop 9. september. Dokumentets struktur Kravene er presentert i et varierende antall grupper fordelt på fire hovedområder, slik at hvert krav har en tresifret identifikasjon. Tillatte alternativer til et krav identifiseres med en bokstav i tillegg. Krav 1.1.4.a er altså et tillatt alternativ til 1.1.4. Presiseringer og figurer er presentert i et eget kapittel inndelt etter kravgruppe. Det er også tatt inn et eget kapittel med begrepsdefinisjoner. Hvert enkelt kravpunkt kan være supplert med tre ulike typer tillegg: Utdyping, forklaring eller presisering av regelen, f.eks. standardtekster for bruk i skjema ( Mer om dette i web-utgaven) Henvisning til annen regel som bør ses i sammenheng ( Se også x.x.x i web-utgaven) Forklarende figurer. (klikk for større bilde i web-utgaven) For punkter som er endret fra Grunnlagsdokumentet, gjengis først Opprinnelig tekst, etterfulgt av Nytt forslag. Punkter uten disse overskriftene er uendret fra Grunnlagsdokumentet. Der sekretariatet for egen regning vil forklare eller etterspørre debatt om et synspunkt, omtales dette under overskriften Kommentar til det enkelte punktet. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 3
Helhet og oppbygning Workshopen kom opp med mange forslag og meninger om avgrensning av ELMER 2 Nedenfor følger utkast til et avgrensningskapittel. Avgrensning og bruk av ELMER 2 (Utkast til elementer i innledningskapittel) For å fremme overgangen til elektronisk mottak av skjemadata, er det avgjørende at brukere som fyller ut skjemaer manuelt (altså ikke besvarer skjemaspørsmål gjennom ulike fagsystem), oppfatter det elektroniske alternativet som mer attraktivt enn papirversjonen. Samtidig gir elektroniske skjemaer nye pedagogiske muligheter som kan sikre bedre oppgaveforståelse og bedre kontroll av utfylte data. Hvilket igjen fører til bedre svarkvalitet og mer effektiv saksbehandling hos mottaker. ELMER skal sikre at offentlig skjemaproduksjon møter de muligheter og utfordringer som følger av elektronisk skjemabasert kommunikasjon, på en enhetlig og brukervennlig måte. Det finnes en rekke standarder og anbefalinger for nettbasert kommunikasjon generelt. ELMER har ikke bakt inn for eksempel WCAG-krav (WAI) og W3C-konvensjoner, men skal ikke inneholde anbefalinger som er uforenlige med disse. ELMER er altså ikke det eneste settet med retningslinjer man bør forholde seg til ved utforming av elektroniske skjemaer, men det eneste som konsentrerer seg om selve skjemaene. Heller ikke prinsipper for pålogging, søkerutiner, saksflyt og arkivering utenfor selve skjemaet behandles i disse retningslinjene. Det er likevel meningen å ta stilling til funksjoner i grenseflaten mellom skjema og utenforliggende systemer, der de har vesentlig betydning for brukeropplevelsen i selve skjemautfyllingen. Prinsippene er utformet med tanke på næringslivets rapporteringsplikter til det offentlige, men skjemautfyllerens generelle skjemakompetanse og personlige preferanser forandrer seg selvsagt ikke idet hun går løs på et skjema for sin private sfære. Tvert imot vil Common look and feel på tvers av rapporterings-/utfyllingssituasjoner være et ytterligere fortrinn for det elektroniske skjemaet i konkurranse med gamle papirversjoner. Det er selvsagt heller ingen ulempe om ELMER får gjennomslag for private informasjonsinnsamlere, ved kunde-/leverandørrapportering så vel som bedrifter imellom. ELMER 2 skal primært være et hjelpemiddel for å konkretisere brukskvalitetskrav i nettskjemaer overfor etater (fra brukere og politiske miljøer) overfor leverandører (fra bestillende etat) og overfor fagfolk i egen organisasjon (fra etatens ledelse). Når man refererer til ELMER 2 i kravspesifikasjoner, er det viktig å være oppmerksom på ansvars- og arbeidsdeling mellom kunde og leverandør. Siden det er skjemaeier (etat eller organisasjon) som har ansvaret for "spørrer-siden" av kommunikasjonen med "svarerne", vil det være denne som avgjør spørsmål/ledetekster, hjelpetekster, valideringsregler, feilmeldinger osv. Leverandørens innflytelse på dette er som regel ganske begrenset. Et krav til leverandører om at systemet skal følge ELMER 2, vil bety at systemet skal oppfylle ELMERS tekniske krav og gjøre det mulig å tilrettelegge skjemakommunikasjonen informasjonsfaglig slik ELMER anbefaler. Et krav til innholdsdelen av en leveranse utenfra, vil være krav om at leverandøren leverer forslag på det informasjonsfaglige området som oppfyller ELMER. Det er for øvrig verd å merke seg at ELMER 2 skiller bevisst mellom formuleringene bør og skal. Et krav om å følge ELMER 2 bør dermed også ta stilling til hvor langt man vil kreve at bør-anbefalingene skal være ivaretatt. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 4
Nytt kapittel 5 om System og prosess Foreløpig antar sekretariatet at vi bør ha et eget kapittel om krav i grenselandet mellom skjema og skjemaløsning. Nedenfor kommenterer vi hvorvidt sekretariatet pr. i dag mener de ulike innspillene fra workshopen (utenom kap. 1 4) bør behandles i ELMER 2. Krav Innledning avgrensning Få fram hvem det er skrevet for, HVA det gjelder (Skjemaet og ikke systemet/løsningen rundt) Krav til omgivelser (teknisk horisontal skrolling osv) Hensyn til ulike nettlesere skal oppføre seg likt. Skjemaet eller portalen det hentes fram i bør si hvilke nettlesere som støttes og hvilken (minimum) skjermoppløsning som er anbefalt. Hente data fra tidligere utsendt skjema -> få fram opplysningene igjen (evt til neste skjema) Generelle ELMER1 må inn: Om skjema Etat/hjemmel osv. Mene noe om Toppfeltet/Veiledning. Se mer av prosessen få med kontroll av skjemaet i navigasjonsspalten, ekstern signering osv. Bekreftelse på innsending på epost osv Lage maler som man kan ta utgangspunkt i ELMER Krav til flerspråklighet Sende inn det man vet når man vet det kan så fylle ut mer etter hvert Begreper utfyller, avgiver, bruker forskjellige ord om samme betydning? Ellers forklare tydelig ulikhetene. Skal ELMER si noe om elektronisk signatur Roller i tilgangskontroll ELMER kan brukes til alle skjemaer langt utover det offentlige Hurtigtaster? (Standarder for frem og tilbake osv) Ikke faste standardtekster, men forslag til stdtekst? Få fram intensjonen bak, så kan utvikler vurdere? Bedre med standardtekster! Enklest å forstå! Kommentar Skal tas med i innledningen Tas inn. Bearbeides til Andre utkast Kan bli nytt punkt under 4.1 Forhåndsutfylling Bør med. Sannsynligvis i nytt underkapittel under 1. Skjermbildets bestanddeler Prosess generelt er utenfor ELMER. Meldinger i forb. med sluttføring (noe om vedlegg/skjemasett, innledningsside om prosess, dette trenger du?) tas inn i ELMER. Også om statuslinje. Tas inn. Bearbeides til Andre utkast Utenfor oppdraget. Kan bli aktuelt senere. Utenfor ELMER. Språkloven og andre forvaltningskrav gjelder. Uaktuelt for de fleste pålagte oppgaveplikter. Forklares i begrepslista Utenfor ELMER Utenfor ELMER OK. Se ny innledning Tas inn. Bearbeides til Andre utkast Viktige avveininger videre under drøfting av hvert enkelt krav. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 5
Skille mellom hjelpetekst til felt og generell veiledning til utfylling. Papirrettledningen bør være tilgjengelig, mens hjelpeteksten bør tilpasses utfylling av det enkelte felt. Ikke for detaljert. Etatene må uansett ha sine interne prosesser. Ikke styre bort kreativiteten. Jo færre typer skjemaer man kan klare seg med, desto bedre! Felles retningslinjer men fleksibilitet. Seid og WAI tilgjengelighet, sjekk at noe ikke kommer i veien for dem Benytte Altinn til rapportering mellom deletater osv? Distriktskontorer osv? Arbeidsflyten utenom skjemaet? Bruker bør ha egen side for påbegynte oppgaver og for sendte oppgaver Skal ELMER kunne brukes i kravspesifikasjoner? Da må den være utformet til det. Prioritering, (må og bør, nivåkrav osv) Ta med også språkmenneskene (kompetanse til å forenkle spørsmålene). Brukertest skjemaene i forhold til språk. Majoriteten av rapportering gjøres av fagsystemer! Bak inn detaljer fra skjemaet som lærte å lytte og fra den første ELMER-rapporten. La resultatet fra ELMER 2 kunne stå alene. En type referanse til: Det som er selve grunnlaget for kravet sunn fornuft, etablert praksis, forskning, statistikk ELMER må brukertestes. ELMER bør gi anbefalinger om font og farge ELMER bør ikke gi anbefalinger om font og farge, hver etat har sin egen grafiske profil. ELMER bør gi anbefalinger om fontvalg, men ikke farge GIF governmental framework standard navneformater osv. Hva med krav til arkiv og mellomlagring, bekreftelse på innsending. WAI-kravene, SEID Javascript ikke MÅ være påslått for å se informasjonen Vi tar noe om tilgang til generell utfyllingsveiledning og PDF av papirskjemaets veiledning i nytt kap. 1.3 Faste elementer i midtfeltet. Viktige avveininger videre under drøfting av hvert enkelt krav. OK. Se ny innledning Utenfor ELMER. Se ny innledning. Utenfor ELMER. Se ny innledning. OK. Se ny innledning Viktig, men: Krav om enkelt språk er tatt inn. Hvordan skjemaeier sikrer seg kompetanse/prosess for å oppfylle dem er neppe vårt bord. Slett ikke til alle etater og slett ikke for alle utfyllere. ELMER gjelder manuell utfylling på nett. Se ny innledning. Ja. Skal ivaretas. Vi kommer ikke til å bruke tid på å dokumentere kompetanse. Satser heller på å involvere kompetente folk. Ja. ELMER 1-prinsipper er brukertestet av mange workshop-deltakere. ELMER må videreutvikles kontinuerlig basert på respons. ELMER 2 er ett skritt på veien, men det må være et gjennomtenkt skritt. Dette bør drøftes mer i diskusjonsforumet før Andre utkast. Konkrete forslag mottas med takk. Utenfor ELMER. Tas inn. Bearbeides til Andre utkast Utenfor ELMER. Se ny innledning. Men vi må unngå krasj. Skal se på dette under krav til omgivelser. Bearbeides til annet utkast. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 6
Bra dokument. Bør ikke knyttes til Altinn. Viktig med tilpasning til krav.spek-bruk Logg ut må være lett tilgjengelig Innlogget brukers (utfyllers) navn, skjemaets navn og avgivers navn må være tydelig ALLTID ELMER dekker bare skjema. Hovedproblemene ligger utenfor (skjemapakker, arbeidsflyt, samarbeid, signeringssteg ) Utskriftmuligheter (underveis og til slutt) Hva med sjekkliste? Automatisk lagring eller knapp? Mulighet for å endre fontstørrelser underveis Mulighet for å dele skjema mellom ulike utfyllere. Innholdsfortegnelse med status, dato sist brukt osv på skjema hos samme mottaker Vise hvor mangt man er kommet (12 av 17 sider ferdig ) Abonnementsskjema (varsle avgiver via e-post eller SMS om at skjema er lagt ut. Innledende melding om at data kan hentes fra fagsystemer. OK. Se ny innledning. Utenfor ELMER. Se ny innledning. I grenseland. Vurderes videre. Mange problemer ligger også inni skjemaet. Men det er riktig at ELMER ikke løser det som er utenfor. Krever eget kravsett, eller overlates til konkurrerende leverandører/løsninger. I grenseland. Vurderes videre. I grenseland. Vurderes videre. Tas inn i nytt kapittel. Foreslått innhold: 1) Alle skjemasider skal ha knapp for lagring. 2) Alltid automatisk lagring ved aktive valg i navigeringsmeny eller nedre knapperad. 3) Automatisk lagring utenom dette skal bare skje hvis ikke brukeren forstyrres med ny lasting av side. Kan vi fikse det uten at det går ut over andre egenskaper (for eksempel behov for scrolling)? Bør diskuteres. Utenfor ELMER. Se ny innledning. Utenfor ELMER. Se ny innledning. Hvordan virker dette i skjemaer med ulikt lange spor? Er venstremenyen tilstrekkelig? Vurderes videre. Utenfor ELMER. Se ny innledning. I grenseland. Vurderes videre. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 7
1: Skjermbildets bestanddeler 1.1: Navigeringselementer En egen navigeringsmeny skal hjelpe utfylleren til å orientere seg om hovedemnene i skjemaet, vise hvor han befinner seg og gjøre det mulig å hoppe fram og tilbake mellom skjemasider. I tillegg skal egne navigeringsknapper under selve skjemaet gjøre det lett å bla en og en side framover eller bakover. Plasseringen av navigeringselementer skal sikre gjenkjennelighet mellom skjemaer som følger ELMERprinsippene. Nr Krav Referanse 1.1.1 Alle sider i skjemaet skal inneholde en navigasjonsspalte ytterst til venstre. Figur 1 Nytt Elementene i navigasjonsspalten skal følge resten av bildet ved eventuell scrolling (for å unngå for mange rullefelt) 1.1.2 Navigasjonsspalten skal inneholde en benevnelse for hver av skjemaets sider. 1.1.3 Sidebetegnelsen i navigasjonsspalten skal gi en mest mulig forståelig beskrivelse av sidens tema(er) ved bruk av så få ord som mulig. Den viktigste informasjonen plasseres først i teksten. Alle sidebetegnelser innen ett skjema skal være forskjellige. Der det er mulig å skille menyvalgene fra hverandre gjennom oversiktlige navn, skal tallkoder (nummer på poster osv.) unngås eller plasseres bakerst. 2.2.4 1.1.4 De enkelte sidebetegnelsene skal være lenket til skjemasiden for fritt valg av oppslags- /utfyllingsrekkefølge, så sant det er hensiktsmessig for brukeren. Representasjonen av den siden man befinner seg på skal framstå layoutmessig framhevet fra de andre. 1.1.4.a Opprinnelig tekst: I skjemaer der utfyllingsrekkefølgen har en betydning i seg selv for forståelse eller svarkvalitet, eller der spørsmål eller annet innhold på én side avhenger av svar fra forutgående sider, kan siderekkefølgen være låst. Blanding av sidesekvenser med låst og valgfri rekkefølge innen ett skjema bør unngås. I skjemaer der utfyllingsrekkefølgen har en betydning i seg selv for forståelse eller svarkvalitet, eller der spørsmål eller annet innhold på én side avhenger av svar fra forutgående sider, kan siderekkefølgen være låst. Siste setning fjernet. Kombinasjon av låst og valgfri kan være hensiktsmessig. 1.1.5 I skjemaer der utfylleren ikke kan styre siderekkefølgen (låst rekkefølge), skal dette framgå av standardtekst i venstrespalta over første sidereferanse. Presisering Beholder skal i standardtekster. Vurdere å lage standardtekster over venstremenyen også for skjemaer med fri utfyllingsrekkefølge og for skjemaer med kombinasjon. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 8
1.1.6 Under midtspalten på hver side skal det ligge en knapperad med blant annet de til enhver tid relevante av valgene «Forrige» og «Neste» for å bla én side framover/bakover. Skal omtale flere knapper, sannsynlilgvis i nytt underkapittel 1.3: Faste elementer i midtfeltet. Figur 1 Suppleres med krav til hurtigtaster (Lagre? Kontroller skjema? Skriv ut? Til sammendrag? Signer? Send inn skjema?) og tab-rekkefølge. Trenger innspill på dette! 1.1.7 Opprinnelig tekst: Hvis antall skjemasider blir uoversiktlig (normalt 7 9), bør det settes inn betegnelser for grupper av sider ( kapittelnavn ) over pekerne til de tilhørende enkeltsidene. Det er viktig å angi godt forståelige samlebegreper for de underliggende sidene. Gruppebetegnelsene skal framstå layoutmessig framhevet fra sidelenkene. Figur 2 Hvis antall skjemasider blir uoversiktlig (normalt 7 9), bør det settes inn betegnelser for grupper av sider ( kapittelnavn ) over pekerne til de tilhørende enkeltsidene eller som overordnet nivå i en ekspanderende meny. Det er viktig å angi godt forståelige samlebegreper for de underliggende sidene. Gruppebetegnelsene skal framstå layoutmessig framhevet fra sidelenkene. Hvis kapittelnavn og sidebetegnelser ikke får plass i skjermbildet uten scrolling, bør ekspanderende sidemeny foretrekkes. Ekspanderende meny tillatt som alternativ (nytt ledd i første setning), og foretrukket i lange sidelister (nytt avsnitt). 1.2: Informasjonsspalten En egen spalte skal være avsatt til å gi brukeren selvvalgt tilleggsinformasjon, utover det som framgår av spørsmål og ledetekster, og meldinger om utfyllingsrelaterte feil eller uklarheter. Selvvalgt hjelpetekst bidrar til å kunne gi ny, ønsket kunnskap til de ukyndige uten å overfôre de rutinerte med informasjon. Plasseringen av informasjonselementer skal sikre gjenkjennelighet mellom skjemaer som følger ELMER-prinsippene. Nr Krav Referanse 1.2.1 Alle sider i skjemaet skal inneholde en informasjonsspalte ytterst til høyre. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 9
1.2.2 Opprinnelig tekst: I informasjonsspalten presenteres selvvalgt hjelpetekst og tilbakemeldinger om feil eller mangler. De to kategoriene presenteres under hver sin fane i samme spalte. Fanene skal ha overskriftene Hjelpetekst og Feilliste. I informasjonsspalten presenteres selvvalgt hjelpetekst og tilbakemeldinger om feil eller mangler. Spalten tømmes for annen informasjon når det legges ut feilmelding(er). Ny setning som erstatning for de to siste i opprinnelig tekst. Skal ikke forutsette faneinndeling, men det er én mulig løsningsmåte slik punktet er skrevet. (Dermed utgår også krav til faneoverskrifter.) 1.2.3 Hjelpetekst presenteres når brukeren klikker på et standardisert hjelpikon i tilknytning til et spørsmål, fjernes ved nytt klikk på samme symbol og erstattes av ny tekst ved klikk for hjelp til et annet spørsmål. OBS. ny ref: 4.2.1 Tar inn henvisning til 4.2.1. Noen har foreslått automatisk hjelpetekst ved fokus på et felt. Bør unngås av mange grunner: 1) Brukerens valgmulighet skal spare eksperten for info hun ikke trenger (Noen fyller ut for hundre klienter). 2) Valgfelt får ikke fokus før man har valgt en verdi. Pussig å måtte velge en radioknapp for å få hjelp til å velge radioknapp. 3) Vi vil unngå uventede/ubedte forstyrrelser i bildet. Til forslag om fast, ubedt hjelpetekst til alle felt: Også dette irriterer eksperten. dessuten vokser den samtidige informasjonsmengden i bildet, og det kan øke dramatisk faren for at ingen ting blir lest. 1.2.4 Opprinnelig tekst: Feilmeldinger presenteres ved klikk på tilsvarende felt på en egen kontrollside og erstattes av ny tekst ved klikk på annet felt på kontrollsiden. OBS, ny ref: 4.3.2 Feilmeldinger presenteres i informasjonsspalten ved klikk på det aktuelle feltet på en egen kontrollside. Informasjonsspalten skal bare forklare én feil om gangen. Bedre formulering. Tar inn henvisning til 4.3.2 Til diskusjon: Bør vi systematisk skille mellom feilmelding (= melding om hva som er feil, dvs. kontrollsidens tekst) og rettehjelp (= den tilhørende teksten i informasjonsspalten, som har liknende formål som hjelpeteksten)? ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 10
1.2.5 Opprinnelig tekst: Hjelpetekst eller feilmelding/varsel skal være synlig i skjermbildet samtidig med det feltet informasjonen omhandler. Det vil si at høyrespalten enten ikke følger skjemaet ved scrolling eller at teksten i høyrespalten plasserer seg på linje med det relevante feltet. Hjelpetekst eller feilmelding/varsel skal være synlig i skjermbildet samtidig med det feltet informasjonen omhandler. Fjernet siste setning med beskrivelse av mulige løsningsmåter. (Stiller ikke krav til hvordan målet nås.) 1.2.6 Opprinnelig tekst: Informasjonsspalten bør være dynamisk, slik at den framkommer ved behov (gli inn fra høyre), for bedre utnytting av skjermbredden til selve skjemainnholdet. Den skal i så fall også kunne fjernes og hentes fram av brukeren. Punktet utgår. FAST hjelpemeny anbefales for å unngå å skjule feltet som kommenteres og for å tvinge fram smalte skjemaer. Det er også et mål å unngå uventet/ubedt endring i utforming underveis. 1.2.7 Opprinnelig tekst: Hvis informasjonsspalten er dynamisk kan det tillates at den dekker over feltet informasjonen omhandler. Punktet utgår. Jf. kommentar til 1.2.6 ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 11
2: Struktur og rekkefølge 2.1: Sporvalg og svaravhengige spørsmål De ulike spørsmålene i et skjema er i varierende grad aktuelle for ulike brukerkategorier. Å lede store brukergrupper utenom spørsmål som ikke gjelder deres situasjon, er kanskje det viktigste forenklingstiltaket som kan oppnås gjennom elektroniske skjemaer. Nr Krav Referanse 2.1.1 I skjemaer hvor enkelte kategorier utfyllere kan spares for et vesentlig antall spørsmål eller skal besvare svært ulike spørsmålsrekker, bør det utvikles egne samlinger av sider tilrettelagt for avgivere med ulike egenskaper (sporvalg). Ulike spor kan til dels være sammensatt av identiske sider/spørmålsekvenser. 2.2.1 OBS. Ny ref: 2.1.3 Tar inn henvisning til 2.1.3. Noen har foreslått utgråing som alternativ til separate spor under dette punktet. Det dekkes av 2.1.3 (Merk at 2.1.1 krever vesentlig antall spørsmål eller svært ulike spørsmålsrekker ) 2.1.2 Hvis papirskjemaet ikke stiller spørsmål som avklarer sporvalgskriteriene, skal det legges inn ekstra avklaringsspørsmål (silingsspørsmål) i den elektroniske versjonen. 2.1.3 Spørsmål som er relevante innenfor sporet men likevel bare angår en brøkdel av avgiverne (svaravhengige spørsmål), bør gjøres utilgjengelige for andre enn dem det angår. Tar inn henvisning til 2.1.1 2.1.4 Opprinnelig tekst: Svaravhengige spørsmål skal være «grået ut» på sidene og åpnes bare for utfylling hvis det framgår av forutgående svar at de er aktuelle. 2.1.4 OBS. Ny ref: 2.1.1 Figur 4 Både ledetekster og utfyllingsfelt for svaravhengige spørsmål skal være «grået ut» på sidene til det framgår av forutgående svar at de er aktuelle. Presiserer at ikke bare feltet med også teksten skal være grå, jf. ELMER 1. 2.1.4.a En lang sekvens av sjelden relevante spørsmål bør heller etableres som særskilt spor. 2.2: Sidedeling og -rekkefølge Når avgrensning av og rekkefølge mellom skjemasider på Internett tilpasses mediet og utfyllerens situasjon, kan det lette utfyllerens forståelse av oppgaven, navigeringen mellom sider og oversikten over sammenhengen mellom de ulike delene av utfyllingsoppgaven. Nr Krav Referanse ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 12
2.2.1 Opprinnelig tekst: Silingsspørsmål og ordinære skjemaspørsmål som er nødvendig for å avklare sporvalg presenteres i en egen side (sporvalgssiden) før selve skjemaet. Denne siden skal framkomme med blank navigeringsspalte. Silingsspørsmål og ordinære skjemaspørsmål som er nødvendig for å avklare sporvalg bør presenteres der det gir utfyllingen en naturlig, logisk rekkefølge. I tilfeller der det faller mest naturlig å presentere en egen sporvalgsside før selve skjemaet, skal denne framkomme med blank navigeringsspalte. 2.1.1 OBS. Ny ref: 2.3.1 Figur 5 Tar ut forutsetning om sporvalg først, men lar det være en mulighet der det faller naturlig. Ifølge workshop-debatten er det fullt mulig å legge inn spor hvor som helst. Til diskusjon: Hvordan skal venstremenyen (Sideoversikten) oppføre seg for skjemaer med sporvalg underveis? Tar inn henvisning til 2.3.1. 2.2.2 Opprinnelig tekst: På sporvalgssiden skal det ligge en fast standardtekst som forklarer hensikten med disse spørsmålene og advarer om at man ikke kan angre valgene uten å starte utfyllingen på nytt. Punktet utgår. Ifølge workshop-debatten er det fullt mulig å ta vare på utfylte feltverdier og presentere på nytt de av dem som fortsatt er relevante etter skifte av spor. 2.2.3 Spørsmål som angår ett og samme logiske emne bør presenteres på én side selv om det fører til loddrett scrolling. Presisering OBS: Presisering utgår. 2.2.3.a Opprinnelig tekst: Der emneinndeling vil gjøre sidene spesielt lange (som hovedregel utover fire fulle standard sidehøyder i Altinn) bør man om mulig finne fram til logiske undergrupper og presentere emnet over flere sider. Der emneinndeling vil gjøre sidene spesielt lange, bør man om mulig finne fram til logiske undergrupper og presentere emnet over flere sider. Fjernet parentes med henvisning til Altinn. Bør vi likevel antyde noe om hva som er spesielt lange sider? 2.2.4 I skjemaløsninger der teknologien tillater avvik i forhold til navigeringsmenyens tekst, kan selve navnet være mer omfattende enn i menyen. 1.1.3 ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 13
2.2.5 Opprinnelig tekst: Eventuelle spørsmål om identifikasjonsopplysninger (nummer, navn og adresse for avgiver, utfyller og/eller oppgaveenhet) bør samles på første skjemaside. Andre spørsmål bør unngås på denne siden. Siden skal ha navnet Innledning. OBS. Ny ref. 4.1.2 Eventuelle felt/spørsmål om identifikasjonsopplysninger (nummer, navn og adresse for avgiver, utfyller og/eller oppgaveenhet) bør samles på første skjemaside. Andre spørsmål bør unngås på denne siden. Siden skal ha navnet Innledning. Tar inn begrepet felt i tillegg til spørsmål, for å klargjøre at dette også gjelder forhåndsutfylte feltverdier. Tar inn henvisning til 4.1.2 av samme grunn. 2.2.6 Der spørsmål på flere sider henger nøye sammen, bør man følge utfyllerens naturlige tankerekke, dvs. normalt gå fra premisser/ingredienser til konklusjoner/summer. 2.2.7 Hvis skjemaet skal presentere et sammendrag av utfylte data på tvers av sider, legges dette til en egen side til slutt. Siden skal ha navnet Sammendrag. Det skal framgå tydelig av sammendragssiden at skjemaet ennå ikke er sendt inn. 2.3.1 3.3.6 4.4.2 Figur 6 2.2.8 Identifikasjonsopplysninger om avgiver skal gjentas som tekst (ikke utfyllingsfelt) på sammendragssiden. Dette må ses i forbindelse med hvorvidt identifikasjonsopplysninger om avgiver (+ utfyller) bør med på alle skjemasider. (Profesjonelle hjelpere fyller ut for mange klienter.) Vurderes foran Andre utkast. 2.2.9 Den enkelte siden bør avgrenses slik at man unngår urimelig lang nedlastingstid. Tiden påvirkes av grafikkbruk, mengde/type kontroller og antall felt. 2.2.10 Opprinnelig tekst: Der det ikke er i strid med disse retningslinjene, bør sideoppdeling og -rekkefølge i papirversjonen av skjemaet være førende for rekkefølgen i den elektroniske versjonen. Punktet utgår. Det er ikke nødvendigvis galt å ta hensyn til papirets rekkefølge, men det krever ingen ELMER-anbefaling. 2.3: Oppbygging av siden Hvis struktur og spørsmålsrekkefølge på Internett tilpasses mediet og utfyllerens situasjon, kan det øke forståelsen av og oversikten over den enkelte delen av utfyllingsoppgaven. Dette kan kreve store avvik fra papirversjonen av skjemaet. Nytten må avveies mot behovet for gjenkjennelighet på tvers av medier. Nr Krav Referanse 2.3.1 Feltrekkefølgen innen en side skal følge en naturlig logikk, fra det første til det siste (f.eks. fra fjorårstall til tall for i år og fra januar til desember) og fra delene til helheten (f.eks. fra kroner pr. utgiftspost til sum utgifter). 2.2.6 ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 14
2.3.2 Rekkefølgen av alle elementer skal følge naturlig leseretning fra venstre til høyre, ovenfra og nedover. 2.3.3 Når et skjema inneholder tre eller flere felter som logisk hører sammen, skal disse grupperes på samme side og gis et beskrivende navn. Dette gjelder også for summeringer og kalkyler. 3.4.1 Figur 7 2.3.4 Opprinnelig tekst: Der en feltgruppe ikke vil være synlig innenfor én standard sidehøyde i Altinn bør man om mulig finne fram til logiske undergrupper og presentere dem hver for seg. Der en feltgruppe ikke vil være synlig innenfor ett skjermbilde, bør man om mulig finne fram til logiske undergrupper og presentere dem hver for seg. Fjernet henvisning til Altinn. Skjermbilde må defineres i forhold til skjermstørrelse og oppløsning. 2.3.5 Opprinnelig tekst: Spørsmål som er utslagsgivende for svaravhengige spørsmål, bør plasseres rett før dette hvis det ikke bryter med logikk og emneinndeling for øvrig. Spørsmål som er utslagsgivende for sporvalg eller svaravhengige spørsmål, bør plasseres rett før dette hvis det ikke bryter med logikk og emneinndeling for øvrig. 2.1.3 OBS. Ny ref: 2.1.1 Tilpasning til endret 2.1.1 2.3.6 Sideelementer bør plasseres under hverandre heller enn side om side, der dette kan spare brukeren for vannrett scrolling. 3.2.3 2.3.7 Opprinnelig tekst: Der det ikke er i strid med disse retningslinjene bør feltenes gruppering og rekkefølge i papirversjonen av skjemaet være førende for den elektroniske versjonen. Punktet utgår. Jf. kommentar til 2.2.10 ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 15
3: Skjemaelementer 3.1: Identifikasjon og ledetekster Ledeteksten er den primære beskrivelsen eller definisjonen av hva som forventes utfylt i hvert enkelt felt. I tillegg tjener identifiserende navn/nummer og ledetekster som referanse i kommunikasjon med brukeren om det enkelte skjemaet, emnet eller feltet. Det er en utfordring å finne fram til korte, sammenfattende betegnelser som gir god oversikt og mening innenfor brukerens begrepsapparat og samtidig er dekkende for innholdet. Nr Krav Referanse 3.1.1 Opprinnelig tekst: Skjemaer med lange sammensatte navn bør utstyres med et ekstra kortnavn, slik det gjøres med en rekke lovtitler. Kortformen av skjemanavnet settes i parentes bak det formelle navnet i skjemaets tittelfelt, slik at det kan benyttes som særskilt søkebegrep. Skjemaer med lange sammensatte navn bør utstyres med et ekstra, forståelig kortnavn, slik det gjøres med en rekke lovtitler. Kortformen av skjemanavnet settes i parentes bak det formelle navnet i skjemaets tittelfelt, slik at det kan benyttes som særskilt søkebegrep. Presiserer at kortnavnet skal være forståelig, f.eks. ikke bare en kryptisk forkortelse for formelt navn. Kunne vært utbrodert mer, men dette bør holde. Punktet bør også ha referanse til søkbarhets-krav i nytt kapittel om skjemaets omgivelser (System og prosess). 3.1.2 Postens nummer tas med i ledeteksten der den er viktig for veiledning/kommunikasjon om feltet og unngås der det ikke trengs. Presisering 3.4.9 3.1.3 Med unntak av eventuell nummerering, skal ledeteksten til et felt i elektronisk skjema være identisk med papirskjemaets, så sant selve feltet skal ha identisk betydning med papirversjonens. Selve spørsmålsformuleringen/ledeteksten er helt grunnleggende for den kontrakten som inngås mellom den som spør og den som svarer. Det gir liten mening å la den variere mellom ulike skjemaformater for samme rapportering. 3.1.4 Der det er viktig for brukerens forståelse av feltet, bør benevning (f. eks. prosent), grenseverdier (f. eks. maks fradrag) og/eller format (f. eks. datoformat) beskrives i tilknytning til feltet og ikke henvises til selvvalgt hjelpetekst. 4.2.5 3.4.9 3.2: Tabeller Mange skjemaer inneholder omfattende informasjonssett som må fylles inn i tabellform. Dette byr tradisjonelt på særskilte pedagogiske og utformingsmessige utfordringer i elektroniske skjemaer så vel som på papir. Nr Krav Referanse ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 16
3.2.1 I tabeller med ledetekst på hver enkelt linje (radoverskrift) bør man unngå vannrett scrolling som bevirker at ledeteksten forsvinner fra skjermbildet ved utfylling av de ytterste feltene. Noen har foreslått at dette skal være et skal -krav. Foreslår fortsatt bør, siden man neppe alltid kan unngå scrolling som skjuler overskrift. Forslag om å avhjelpe problemet med mouse-over for overskrifter, eller scrollbar for bare utfyllingsfeltene (statisk overskrift) er også foreløpig avvist. Det gir forstyrrelser i bildet og kan friste til lange/brede tabeller. 3.2.2 I tabeller med ledetekst over cellene (kolonneoverskrift) bør man unngå loddrett scrolling som bevirker at ledeteksten forsvinner fra skjermbildet ved utfylling av de nederste feltene. Se kommentar til 3.2.1. 3.2.3 Tabeller som krever både loddrett og vannrett scrolling skal ikke forekomme. 2.3.6 3.2.4 Hvis en tabell fra papirversjonen av skjemaet deles i flere for å unngå scrolling, skal de enkelte delene grupperes logisk og gis forståelige overskrifter som skiller mellom dem. 3.2.5 Der det skal fylles ut et likeartet sett med data for et ukjent og varierende antall enheter, bør skjemaet presentere en dynamisk tabell der brukeren kan klikke fram nye rader etter behov. Figur 9 Figur 10 Noen har bemerket at dynamisk tabell ikke alltid er egnet. Merk ukjent og varierende antall. 3.3: Tallbehandling i skjemaet Mange skjemaspørsmål er pedagogiske hjelpemidler for å lede utfylleren fram til svaret på kompliserte beregninger, gjennom et resonnement basert på mer kjente tallstørrelser. Ensartet notasjon og informasjon om tallstørrelser og -behandling letter utfyllerens forståelse på et område av kritisk betydning for oppgavekvaliteten. Nr Krav Referanse 3.3.1 Et felt som mottar verdi(er) maskinelt fra andre felt(er) som ikke er synlig for brukeren samtidig, skal være utstyrt med selvvalgt hjelpetekst som forklarer hvor tallet kommer fra. Sammenhengen bør også forklares i selvvalgt hjelpetekst til de(t) feltet/ene opplysningene overføres fra.. 4.2.3 Vi har valgt selvvalgt fordi overføringen går av seg sjøl, og behovet for info er lite. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 17
3.3.2 Opprinnelig tekst: Der utfylleren selv må overføre en verdi fra ett felt til et annet manuelt, skal dette forklares i framskutt hjelpetekst både ved avgivende og mottakende felt. 4.2.1 Presisering Manuell overføring av tekst eller kopiering/summering av tall til et annet felt i samme eller annet skjema bør unngås. Der utfylleren likevel må overføre en verdi fra ett felt til et annet manuelt, skal dette forklares i framskutt hjelpetekst både ved avgivende og mottakende felt. Presiserer at dette ikke er hensiktsmessig, men vi kan ikke underslå at det noen ganger vil være nødvendig, f.eks. mellom skjemaer eller der det ikke er entydig (=programmerbart) hvilke verdier som skal inngå i overføringen. Vi har valgt framskutt siden informasjonsbehovet er stort og allment, jf. kommentar til 3.3.1 3.3.3 Så sant det ikke bryter med logikk og emneinndeling for øvrig, bør tall som inngår i summeringer og kalkyler samles innenfor én side for å redusere behovet for beregning og verdioverføring på tvers av sider. 3.3.3.a Der regnestykket må gå over flere sider, bør det legges inn mellomsummer nederst på hver side. Figur 11 3.3.4 Hvis det finnes flere mellomsummer som ikke er synlig for brukeren samtidig, bør man lage en egen summeringsgruppe nederst på siden. Hvis mellomsummene finnes på ulike sider, bør de samles i en sammendragsside. 3.3.5 For felter hvor det kan angis både positive og negative tallstørrelser, skal ikke dette uttrykkes i forhåndstrykt fortegn, men feltet skal tilordnes en standardisert framskutt hjelpetekst. 3.3.6 I skjemaer med beregninger på flere sider som ender opp i resultater av betydning for avgiver, bør resultatene legges inn en sammendragsside. 3.3.7 Der det kan være spesielt uklart hvor et beregnet tall kommer fra, bør beregningsformel eller -grunnlag beskrives i framskutt hjelpetekst. Mindre viktige formler kan tas inn i selvvalgt hjelpetekst. Figur 12 Presisering 4.3.6 2.2.7 4.2.1 4.2.3 3.3.8 Der det ikke er i strid med disse retningslinjene skal nåværende helhetlige prinsipper for papirutgaven på det aktuelle skjemaområdet ligge til grunn. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 18
3.4: Konvensjoner og symbolbruk Etter hvert er rutinerte brukere blitt vant til en rekke standard symboler og beskrivelsesformer på Internett. Å holde seg til konvensjonene letter brukernes forståelse av nettskjemaets funksjoner og bruksmåter. Nr Krav Referanse 3.4.1 Opprinnelig tekst: En gruppe med tre eller flere felter som hører logisk sammen, skal innrammes og alle felt i gruppen skal holdes innenfor rammen. 2.3.3 Figur 13 En gruppe med mange felter som hører logisk sammen, normalt tre eller flere, skal innrammes og alle felt i gruppen skal holdes innenfor rammen. Hvis en side inneholder bare én feltgruppe skal den ikke innrammes. Alternativ til rammer er bruk av ekstra luft (uttrykke svakere sammenhenger) mellom rader i bildet. Dempet ned presisering av antall og flyttet siste setning fra 3.4.1.a for å gjøre kravet mindre absolutt. (Dermed gjenstår så lite av 3.4.1.a at den like gjerne kan tas inn her) 3.4.1.a Opprinnelig tekst: Hvis en side inneholder bare én feltgruppe skal den ikke innrammes. Alternativ til rammer er bruk av ekstra luft (uttrykke svakere sammenhenger) mellom rader i bildet. Punktet utgår. Tatt inn i 3.4.1. 3.4.2 For felter som er tilordnet selvvalgt hjelpetekst skal det settes inn et standardisert klikkbart ikon som leder til den aktuelle hjelpeteksten. Ikonet plasseres rett foran det enkelte feltet. Hjelpeikonet for grupper plasseres bak gruppens ledetekst. 1.2.3 3.4.3 Hjelpetekstsymbolet skal endre utseende for (aktiv) valgt hjelpetekst. 3.4.4 Avkrysningsbokser brukes til besvarelse av spørsmål med adgang til å treffe flere samtidige valg, mens nedtrekkslister eller radioknapper brukes der det bare kan velges ett svaralternativ. 3.4.5 Det bør ikke legges inn forhåndsvalgt verdi i avkrysningsbokser eller radioknapper. Noen har ønsket en defaultverdi når ett alternativ er klart det vanligste. Stikkordet her er aktiv handling. Man skal ikke ha besvart et spørsmål til det offentlige ved en ren forglemmelse. Noen ønsker en mulighet for å avvelge i énvalgslister, for å tillate at et spørsmål ikke besvares. Det offentlige skal normalt ikke stille spørsmål man ikke plikter å svare på. I frivillige skjemaer/spørsmål kan det løses med et Vet ikke - eller ikke besvart - alternativ. (I det siste tilfellet vil man samtidig framheve at besvarelsen er frivillig, hvilket i hvert fall svareren vil sette pris på.) ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 19
3.4.6 Avkrysningsbokser, radioknapper eller nedtrekkslister bør brukes framfor åpne svarfelt der det kan støtte utfyllerens forståelse av feltet. 3.4.7 Verdier i avkrysningsbokser, radioknapper og nedtrekkslister skal ha tilstrekkelig tekst til å gi mening for brukeren. 3.4.8 Opprinnelig tekst: Verdier i lister med mange valg skal sorteres i en rekkefølge som gir mening for brukeren. Verdier i lister med mange valg skal sorteres i en rekkefølge som gir mening for brukeren. Hvis valgalternativene er ukjent for aktuelle utfyllere og rekkefølgen samtidig ikke kan forutses logisk, bør lange flervalgslister deles opp og énvalgslister presenteres i to trinn. Føyd til oppdelte lister. Totrinnslister kan f.eks. være først fylke, deretter kommune. Eksempel på ukjente valgalternativer kan for eksempel være bransjekategorier. Et annet eksempel er det enkelte skjemaets inndeling av aldersgrupper, men her kan rekkefølgen forutses logisk (fra lav til høyere alder) og én liste kan aksepteres. Totrinnslister kan lages på ulike vis; hierarkisk eller f.eks. med vanlige kategorier synlig i trinn én og sære kategorier under radioknappen Annet (Se illustrasjon i Skjemaet som lærte å lytte, side 11.) Bør ta inn noe om dette i Andre utkast. 3.4.9 Elementene knyttet til et felt skal presenteres i følgende rekkefølge: <ev. feltnummer><ledetekst><?-ikon><ev. fortegn><felt/radioknapp, nedtrekksliste, etc> <benevning, format, grenseverdi> (på linja under:)<referanse eller annen umiddelbar forklaring (framskutt hjelpetekst)> 3.1.2 Rekkefølgen her bør revurderes i forhold til WAI-krav. Det kan være viktig med benevning før utfyllingsfelt ved bruk av leselist. 3.4.10 Opprinnelig tekst: Ved flere enn tre gjensidig utelukkende svaralternativer, skal nedtrekksliste foretrekkes framfor radioknapper. I tabeller er radioknapper ikke et alternativ. Av plasshensyn bør nedtrekksliste foretrekkes framfor radioknapper ved flere enn tre gjensidig utelukkende svaralternativer. I tabeller er radioknapper ikke et alternativ. Noen har ment at radioknapper fungerer greitt ved flere valg. Framhever hensynet til plass. Nytt Der utfylleren må velge verdi fra et omfattende kodeverk, skal han gis enkel tilgang til alternativene gjennom innebygd søkefunksjon eller annen hensiktsmessig dialog. Valgt kode bør legges automatisk inn i feltet. Det finnes kodelister med tusenvis av valg. Søkefunksjon behøver ikke nødvendigvis ligge i selve skjemaet. Ved lenke til eksisterende klassifikasjonsstandarder annet sted, kan det bli problematisk eller urimelig dyrt å få til automatisk overføring. Folk kjenner Klipp ut/lim inn. Derfor bør. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 20
4: Hjelp og tilbakemeldinger 4.1: Forhåndsutfylling Riktig brukt kan forhåndsutfylling lette utfyllerens arbeid. Men også kontroll av forhåndsutfylte data kan være en tidkrevende oppgave. Og forhåndsutfylling, i skjema fra én oppgaveinnhenter, av opplysninger som må korrigeres i melding til en annen, kan lett bli mer forvirrende enn forenklende. Hensiktsmessig bruk av forhåndsutfylling krever noen kjøreregler. Nr Krav Referanse 4.1.1 Informasjon som oppgaveinnhenter har tilgang til internt eller fra andre kilder, bør bare tas inn i skjemaet der det har betydning for utfylleren. 4.1.2 Der det er nødvendig å kontrollere om kjente opplysninger (fortsatt) er riktige, bør de være forhåndsutfylt i skjemaet. Det samme gjelder faste fradragssatser og andre konstanter i beregninger som det er ønskelig å presentere for brukeren. 4.1.3 Opprinnelig tekst: Forhåndsutfylt informasjon, for eksempel fra offentlige registre, som utfylleren ikke kan endre, bør framkomme som tekst, mens redigerbar forhåndsutfylt verdi og forhåndsutfylte (mellom)summer skal presenteres i feltet. OBS. Ny ref: 2.2.5 Figur 14 Forhåndsutfylt informasjon, for eksempel fra offentlige registre eller automatisk kalkulerte summer, som utfylleren ikke kan endre, bør framkomme som tekst, mens redigerbar forhåndsutfylt verdi skal presenteres i feltet. Der registerdata ikke kan endres i skjemaet, skal det opplyses i framskutt hjelpetekst hvordan man går fram for å endre. Tatt inn automatisk kalkulerte summer blant informasjon som skal presenteres utenom felt. Tekst i inntastingsfelt som man likevel ikke kan forandre, er forvirrende. Dessuten lagt til krav om info der annen etat/annet skjema må ha ajourføringsdata. Noen har foreslått utgråing istedenfor tekst utenom felt. Vi mener det gir feil assosiasjon med andre utgråede felt, som jo ikke angår denne avgiveren. Nytt Vurderer eget punkt om automatisk tolking av datoformat. (Erstatte det utfylte med systemets tolkning i et og samme utvetydige format, dvs. måned med bokstaver) I så fall bør tolkes automatisk, skal presentere i ett og samme format. 4.2: Hjelpetekster I papirbasert oppgaveinnhenting er det et problem å sikre tilstrekkelig informasjon til den ukyndige uten å belaste eksperten med unødvendige detaljer. Riktig bruk av selvvalgt (klikkbar) hjelpetekst, i bevisst kombinasjon med informasjon som alle eksponeres for, er en god løsning på dette dilemmaet. Selvvalgte, klikkbare informasjonselementer på ulike trinn i utfyllingen bidrar til at informasjonen kommer på riktig tid, og bare til den som trenger det. Nr Krav Referanse ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 21
4.2.1 Hjelpetekster som antas å være nødvendig for en stor andel av utfyllerne, skal presenteres kortfattet i selve skjemaområdet (midtspalten) som framskutt hjelpetekst. Ved behov for lengre tekstlig framstilling kan informasjonen suppleres med mer detaljert selvvalgt hjelpetekst. Tar inn henvisning til 1.2.3. Hvorvidt hjelpetekst skal være selvvalgt eller automatisk drøftes i kommentar til punkt 1.2.3. 3.3.2 OBS. Ny ref: 1.2.3 4.2.2 Unngå hjelpetekst der den ikke kan tilføre merinformasjon av betydning for noen gruppe av brukerne 4.2.3 Det bør være forklarende, selvvalgt hjelpetekst i tilknytning til alle felt som erfaringsmessig gir forespørsler fra utfyllerne. 3.1.4 4.2.4 Forklaringer i selvvalgt hjelpetekst skal tilpasses de minst skolerte respondentene som ikke bruker profesjonelle rådgivere og ikke fyller ut skjema via fagsystemer. 4.2.5 Der det er nødvendig å gi en lengre framstilling i selvvalgt hjelpetekst, bør den presenteres i to lag, slik at en grunnleggende overordnet beskrivelse peker til en egen fordypningstekst. Noen har foreslått ulike nivåer for hjelp (ekspert/nybegynner). Vi mener de tre nivåene Ikke klikke fram selvvalgt, grunnleggende selvvalgt og (evt.) 2selvvalgt fordypning dekker behovet. 4.2.6 Der det er nyttig for brukeren bør det legges inn lenker i hjelpeteksten til andre steder i skjemaet. Det kan også lenkes til ekstern informasjon for spesielt interesserte eller spesielle grupper, hvis det gjøres tydelig i teksten hva lenken leder til og hvem den angår. Pekere til informasjon som er irrelevant i utfyllingssituasjonen bør unngås. Der det er nyttig for brukeren bør det legges inn lenker i hjelpeteksten til andre steder i skjemaet. Det kan også lenkes til ekstern informasjon for spesielt interesserte eller spesielle grupper, hvis det gjøres tydelig i teksten hva lenken leder til og hvem den angår. Eksterne lenker krever løpende ajourføring. Pekere til informasjon som er irrelevant i utfyllingssituasjonen bør unngås. Minner om at man har lite kontroll over endringer i eksterne lenker. 4.2.7 Viktig, overordnet informasjon som ikke er knyttet til det enkelte feltet eller feltgruppen, bør gis i en egen hjelpeside for skjemaet generelt, hvor det også legges peker til elektronisk versjon av papirskjemaets totale veiledning. Figur 15 4.2.8 Det bør legges betydelig arbeid i å skreddersy tekster for elektroniske medier. Hjelpetekstene bør generelt være kortere, mer strukturert og oppdelt i mindre biter enn det som er akseptabelt i en veiledning på papir. 4.2.9 Lesbarheten i hjelpetekster på nett bør økes gjennom bruk av grafiske virkemidler. Med unntak av helt korte fraser, bør tekstene brytes opp med overskrifter og nøkkelord som framstår layoutmessig framhevet. Nytt Skal ta inn noe om at skjemaet skal oppgi hvor man kan få ytterligere hjelp. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 22
4.3: Feilmeldinger og varsler I nettskjemaer er det mulig å gi utfyllerne tilbakemelding om feil og mangler før innsending. Dette er en stor besparelse for både avgiver og mottaker. Der utfylleren stanses av maskinelle kontroller, er det viktig å informere tydelig om hva som skal til for å komme ut av feilsituasjonen. Nr Krav Referanse 4.3.1 Melding om feil utfylling av enkeltfelt bør komme så raskt som mulig etter at feilen er oppstått. 4.3.2 Opprinnelig tekst: Meldinger om manglende utfylling av obligatoriske felt og om feil etter kryssvalidering skal komme samlet i en egen kontrollside på brukerens forespørsel og/eller i forkant av signering/innsending. Klikk på (en av) feilbeskrivelsen(e) på kontrollsiden leder til riktig sted i skjemaet, der feltverdien med feil er merket og feilen er beskrevet under fanen Feilliste i hjelpespalten. Figur 16 1.2.4 Meldinger om manglende utfylling av obligatoriske felt og om feil etter kryssvalidering skal komme samlet i en egen kontrollside på brukerens forespørsel og/eller i forkant av signering/innsending. Klikk på (en av) feilbeskrivelsen(e) på kontrollsiden leder til riktig sted i skjemaet, der feltverdien med feil er merket og feilen beskrevet i informasjonsspalten. Fjernet henvisning til faner, jf. endring i punkt 1.2.2. Og rettet feil begrep hjelpespalte. Antar foreløpig at vi skal ha et punkt i nytt 1.3 (Faste elementer i midtfeltet) om at alle skjemasider skal ha en knapp for å kontrollere skjema. Men vi bør diskutere om det er ønskelig å legge til rette for at utfylleren enkelt kan initiere kontroll av hele skjemaet når som helst. Det kan gi urimelig mange feilmeldinger. ELMER 1 hadde automatisk kontroll ved klikk på knappen Sammendrag, som erstattet Neste -knappen på siste side. Dette har også ulemper; det er jo ikke noe krav at man skal fylle ut sistesiden til slutt. Hva med automatisk kontroll i én kontroller og send inn hvis alt er OK -knapp? Noen har bemerket at alle feil bør oppklares så raskt som mulig. Vi mener kontroll av ikke-besvart og kryssvalidering vanskelig kan gjøres, før utfylleren selv mener hun er klar til å sende inn, så lenge vi tillater tilfeldig utfyllingsrekkefølge. 4.3.3 Feilbeskrivelsen etter kryssvalidering bør inkludere en standard tekst som forklarer at feilen kan være i hvilket som helst av feltene som inngår i valideringen. Alle felt som inngår i valideringen skal være merket som feil. Presisering 4.3.4 Målet med feilmeldingen er å hjelpe utfylleren videre. En feilmelding skal ikke primært fortelle hva som er gjort galt men peke på hva som skal til for å fylle ut riktig. (Heller Oppgi et gyldig postnummer enn Postnummeret er ugyldig ) Figur 16 gir dårlig eksempel. Se også kommentar til 1.2.4 om skillet feilmelding / rettehjelp. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 23
4.3.5 Opprinnelig tekst: Feilmeldinger bør fungere på to nivåer: Det bør være et klart skille mellom varsler (f. eks. ved uvanlige verdier/kombinasjoner) og melding om absolutte feil som ikke kan aksepteres. Feilmeldinger bør fungere på to nivåer: Det bør være et klart skille mellom varsler (f. eks. ved uvanlige, men tillatte, verdier/kombinasjoner) og melding om absolutte feil som ikke kan aksepteres. Liten presisering om varsler. Vi vil også utarbeide forslag til standardtekst i kontrollside med hhv. varsler og/eller absolutte feil. Nytt Vi bør jobbe mer med ulike kombinasjoner av validering. Her trenger sekretariatet innspill. 4.3.6 Hvis negativt fortegn fylles inn i felt som bare skal ha positive verdier, skal fortegnsbruken gi feilmelding og ikke bare ignoreres i beregningene. 3.3.5 4.4: Avsluttende meldinger Mange er mer usikre på om en elektronisk sending når fram til mottakeren enn når de sender skjemaer i posten. Det er viktig at mottaker gir klar tilbakemelding om at skjemaet er mottatt og om hva som eventuelt ventes av videre aktivitet mellom partene. Nr Krav Referanse 4.4.1 Etter innsending skal brukeren få fram en kvitteringsside hvor det framgår at skjemaet er mottatt. Kvitteringen skal angi mottakende virksomhet og gi identifikasjonsopplysninger om avgiver. Kvitteringssiden skal også gi et referansenummer for kommunikasjon med avgiver/utfyller i ettertid. 4.4.2 Opprinnelig tekst: For skjemaer med sammendragsside skal ikke denne sidens informasjon gjentas på kvitteringssiden ute at det har spesiell verdi for brukeren. 2.2.7 For skjemaer med sammendragsside skal denne sidens informasjon gjentas på kvitteringssiden i den grad det har verdi for brukeren. Setningen er snudd, siden flere har foreslått at sammendrag skal med på kvitteringssiden. 4.4.3 I kvitteringen skal det tas forbehold om at det kan bli oppdaget nye feil under saksbehandlingen. Presisering 4.4.4 Hvis rapporteringen er knyttet opp mot betalingstransaksjon skal beløp, mottakskonto, kid og eventuelle andre opplysninger av betydning for betaleren tas med på kvitteringssiden. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 24
Begrepsdefinisjoner Begrep Avgiver Avgivende felt Framskutt hjelpetekst Ledetekst Mottakende felt Oppgaveenhet Oppgaveinnhenter Sekvens Selvvalgt hjelpetekst Side Skjermbilde Forklaring Den som etter lov eller forskrift har plikt eller adgang til å inngi opplysninger til det offentlige og står ansvarlig for oppgaven, uavhengig av om vedkommende fyller ut skjema selv eller bemyndiger andre (for eksempel regnskapsfører, revisor) på sine vegne. I vår sammenheng er det personer, næringsdrivende (enkeltpersonforetak), organisasjoner, aksjeselskaper og andre juridiske personer. Datafelt hvor verdien (som regel et beløp) skal overføres maskinelt eller manuelt til et annet felt i samme eller et annet skjema. Kortfattet veiledning som presenteres uoppfordret i selve skjemaområdet. Selve spørsmålet som skal besvares eller den primære beskrivelsen av hva som skal oppgis i et felt. Datafelt hvor verdien (som regel et beløp) er overført maskinelt eller manuelt fra ett eller flere andre felt i samme eller et annet skjema. Den som oppgaven eller spørsmålene omhandler. Ofte den samme som avgiveren, men en avgiver kan også gi opplysninger om andre oppgaveenheter. (F.eks. et aksjeselskap om aksjonærene eller en boligeier om en eiendom.) Den myndighet eller private virksomhet som stiller spørsmålene og mottar og bruker svarene fra et skjema. Der en myndighet etterspør opplysninger som også skal brukes av andre, skiller vi mellom primær og sekundære oppgaveinnhentere. Samling av elementer (sider, spørsmål eller spørsmålsgrupper) som danner en tematisk helhet. Veiledning som utfylleren kan hente fram etter eget ønske. I e-skjemaet er dette den samlingen av informasjonselementer som er tilgjengelig fra ett menyvalg eller én forrige/nesteknapp. Den delen av en webside m. ev. tilleggsvinduer, som er synlig samtidig på en dataskjerm. Hvis vi tar inn krav til skjermoppløsning, bør vi føye til noe om synllig samtidig på en xx tommers dataskjerm med oppløsning y * z punkter. Spor Samling av sider som følger av en bestemt svarkombinasjon fra sporvalgsiden. Sporene kan delvis, men ikke utelukkende, være satt sammen av identiske sider. Utfyller Den (fysiske) personen som gjennomgår og besvarer spørsmålene på et skjema, eller tilrettelegger data fra en eller flere filer, for innsending til oppgaveinnhenter. Dette kan være avgiveren selv når oppgaveplikten ligger hos en fysisk person. Ellers er utfylleren som regel en ansatt hos avgiver eller hos avgiverens regnskapsfører, revisor, advokat o.l. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 25
Presiseringer og figurer Om 1.1 Presisering 1.1.5 Standardtekst: I dette skjemaet kan du ikke velge side ved å klikke i menyen. Figur 1 Navigeringselementer Navigasjonsspalten Knapperad Figur 2 Gruppering av sider ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 26
Om 1.2 Figur 3 Informasjonsspalten Faner Informasjonsspalten Om 2.1 Figur 4 Svaravhengige spørsmål ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 27
Om 2.2 Presisering 2.2.2 Standardtekst: Dette er spørsmål som vil avklare hvilke deler av skjemaet som er aktuelt for deg. Vær klar over at du ikke kan endre disse valgene uten å starte utfyllingen på nytt. velg riktig alternativ for deg og trykk på Neste -knappen for å hente ditt tilpassede skjema. Figur 5 Silingsspørsmål Figur 6 Sammendragsside ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 28
Om 2.3 Figur 7 Gruppering Om 3.1 Presisering 3.1.2 Postenes nummer (feltidentifikasjonen) gir i utgangspunktet liten mening for utfyllere som bruker webutgaven av det elektroniske skjemaet. Der det er spesielt vanskelig å finne enkle, dekkende ord og uttrykk, kan det likevel være riktig å bruke slike tallkoder som referanse. Dette er særlig aktuelt for å kunne referere til felt som utfylleren skal overføre manuelt og for å forklare summer/sammendrag der deler av regnestykket kommer fra andre steder i skjemaet eller fra andre skjemaer. Figur 8 Benevning til felt ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 29
Om 3.2 Figur 9 Deling av tabell Figur 10 Dynamisk tabell Om 3.3 Presisering 3.3.2 Manuell overføring av felt er først og fremst aktuelt ved overføring mellom skjemaer. Standard framskutt tekst ved avgivende felt: Overfør til <skjema-/feltbeskrivelse>. Standard framskutt tekst ved mottakende felt: Sett inn fra <skjema-/feltbeskrivelse>. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 30
Presisering 3.3.5 Standardtekst (til høyre for feltet eller på linjen under feltet): Sett minustegn foran tallet ved negativ verdi. Varianter (etter sammenhengen): Sett minustegn foran tallet ved negativ(t) inntekt/utbytte/utgift. Figur 11 Mellomsummer ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 31
Figur 12 Mellomsummer på side med scrolling ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 32
Om 3.4 Figur 13 Innramming Om 4.1 Figur 14 Forhåndsutfylling Uredigerbare feltverdier Redigerbare feltverdier ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 33
Om 4.2 Figur 15 Hjelpeside om skjemaet/oppgaveplikten Om 4.3 Presisering 4.3.3 Standardtekst: Det er avdekket feil i sammenhengen mellom noen av feltene i skjemaet. Vennligst kontroller hvilket av de merkede feltene som er feil utfylt. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 34
Figur 16 Feilmelding Umiddelbar feilmelding vist direkte i skjermbildet Umiddelbar feilmelding vist ved pop-up dialog Figuren gir dårlig eksempel på opplysende feilmelding (rettehjelp). Om 4.4 Presisering 4.4.3 Standardtekst: Det er gjennomført en maskinell kontroll under utfylling, men vi tar forbehold om at det kan bli oppdaget feil under saksbehandlingen og at annen dokumentasjon kan være nødvendig. Vennligst oppgi organisasjonsnummer og referansenummer ved eventuelle henvendelser. Takk for samarbeidet. ELMER Enklere og mer effektiv rapportering Side 35