Møteinnkalling Songdalen kontrollutvalg Dato: 29.09.2015 kl. 18:00 Møtested: Kommunehuset, kommunestyresalen Arkivsak: 15/10173 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: alexander.etsy.jensen@temark.no eller tlf. 91 82 75 45 Vara møter bare etter egen innkalling. Sakskart Side Møteinnkalling 1/15 15/13881-1 Godkjenning av innkalling 29.09.15 3 Møteprotokoll 1/15 15/13882-1 Godkjenning av protokoll fra møte 05.05.15 4 Saker til behandling 16/15 15/12584-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 - Songdalen 5 17/15 15/13884-1 Innspill til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 8 18/15 15/13887-1 Andre orienteringer i møte 29.09.15 10 19/15 15/13888-1 Referat og drøftingssaker i møte 29.09.15 11 Sakene legges også ut på www.temark.no 1
Arendal, 22.09.2015 For leder Jostein Mellemstrand Alexander Etsy Jensen Sekretær for kontrollutvalget 2
Møteinnkalling 1/15 Godkjenning av innkalling 29.09.15 Arkivsak-dok. 15/13881-1 Arkivkode. 033 1 Songdalen kontrollutvalg 29.09.2015 1/15 Innkallingen godkjennes. 3
Møteprotokoll 1/15 Godkjenning av protokoll fra møte 05.05.15 Arkivsak-dok. 15/13882-1 Arkivkode. 033 1 Songdalen kontrollutvalg 29.09.2015 1/15 Protokoll fra møte 05.05.15 godkjennes. Vedlegg: Protokoll fra møte 05.05.15 4
Saker til behandling 16/15 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 - Songdalen Arkivsak-dok. 15/12584-1 Arkivkode. 151 1 Songdalen kontrollutvalg 29.09.2015 16/15 Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2015 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Songdalen kommune med en ramme på kr. 934 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget fremmer med dette en sak for bystyret (via formannskapet) om budsjett for kontrollutvalget sin virksomhet, samt kjøp av revisjons- og sekretariats tjenester for 2016 i Songdalen kommune. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til bystyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Songdalen kommune for 2016. Kontrollutvalget sitt budsjett omfatter utgifter til selve driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester. Budsjettfremlegget er basert på erfaringstall (regnskapstall 2014) og delvis på anslag. Det er viktig at det settes av tilstrekkelig med midler til kontrollutvalgets virksomhet, slik at det ikke blir store svingninger om aktiviteten/kostnadene varierer fra et år til et annet. Sekretariatet har i vårt forslag omfordelt noe mellom de ulike budsjettpostene sammenlignet med budsjettfremlegget for 2015. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 5
Kurs og opplæring Det er viktig med tilstrekkelig ressurser til at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom Kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale, fylkesvise og regionale samlinger er viktig i den sammenheng. Det er lokalvalg i år, og nytt kontrollutvalg skal velges i løpet av oktober 2015. Det er viktig at det nye kontrollutvalget kommer raskt i gang med arbeidet og at skolering, opplæring og nettverksbygging blir prioritert i 2015/2016. Sekretariatet foreslår å legge til rette økonomisk slik at alle medlemmene i kontrollutvalget får anledning til å delta på de viktigste opplæringstilbudene i 2016. Sekretariatet arrangerer to årlige konferanser i eigenregi. I tillegg har spesielt NKRF sin årlige konferanse i februar blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er forholdsvis kostbar å delta på, men er likevel en svært viktig faglig arena og som nettverksskaper. I tillegg arrangerer Forum for kontroll og tilsyn en tilsvarende fagkonferanser. Møtegodtgjørelse Regnskapstallene for 2014 viser at det har blitt brukt mindre enn budsjettert. Sekretariatet foreslår å justert posten for møtegodtgjørelse basert på anslag for 2016. I anslagene har sekretariatet tatt høyde for de varslede endringene i Songdalen kommunes godtgjørelsesreglement. Dette innebærer en styrking i godtgjørelsen til kontrollutvalgets medlemmer der de nå skal få kr. 1000 pr møte og leder gis en fast godtgjørelse på 4 % av ordførers årslønn. Dette vil medføre en økning i budsjettposten for møtegodtgjørelse. Det er tatt høyde for 5 kontrollutvalgsmøter i året. Sekretariatstjenester Songdalen kommune er medeier i Agder- og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnadene i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/kommunestørrelse. Representantskapet har vedtatt en ny fordelingsnøkkel for kostnadene til selskapet med virkning fra 2016, dette for å fordele kostnadene mest mulig rettferdig. Dette vil medføre endringer utover forventet prisvekst for den enkelte kommune. Budsjettet for Temark vedtas først av representantskapet i november, sekretariatet tar derfor forbehold om at det kan bli endringer i anslaget vi har tatt høyde for i budsjettoppsettet. Revisjonstjenester Songdalen kommune er medeier i Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS. Kostnader i selskapet blir fordelt etter en egen fordelingsnøkkel, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av selskapets representantskap. For detaljert delbudsjett fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS, samt forklaringer se vedlegg: Del-budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Songdalen kommune for 2016. 6
Budsjettet kan spesifiseres som følger: Beskrivelse Budsjett 2014 Regnskap 2014 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Møtegodtgjørelse m.v. 40 000 13 969 40 000 50 000 Kurs og andre utgifter 600 30 000 Kjøp fra IKS a. Revisjon (revisjonshonorar, 653 000 637 800 678 000 697 000 møtedeltagelse og forberedelse) b. Selskapskontroll 55000 55 000 57 000 59 000 c. Sekretariat (Temark fra 103 700 82 680 111 000 100 000 01.07.14) Totalutgifter 851 700 790 049 886 000 934 000 Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet foreslår en budsjettramme på kr. 934 000,- for kontrollutvalget for 2016, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariattjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. Skulle det oppstå uforutsette situasjoner/hendelser hvor det blir behov for ekstraordinære granskninger/rapporter fra revisjonen eller det skulle være behov for å innhente ekstern kompetanse, kan behovet for tilleggsbevilgninger til kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for kommunestyret. Vedlegg: Del-budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Songdalen kommune for 2016 Vedlegg til sak Revisjonens budsjett 2016 - Song 7
17/15 Innspill til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Arkivsak-dok. 15/13884-1 Arkivkode. 217 1 Songdalen kontrollutvalg 29.09.2015 17/15 Saken legges frem uten innstilling. Bakgrunn for saken: Sittende kontrollutvalg skal gis anledning til å komme med innspill til neste planperiode ut i fra deres kjennskap og kunnskap til kommunen. Saksopplysninger: Saken ble fremmet for kontrollutvalget i møte 05.05.15 sak 20/15, men ble da vedtatt utsatt til neste møte. Bestemmelsene om planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er hjemlet både i Kommuneloven, Forskrift om kontrollutvalg og Forskrift om revisjon. Forskrift om kontrollutvalg 10 og 13 gir nærmere bestemmelser om planarbeidet. For å sikre at kommunestyret velger ut de mest relevante prosjektene, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon og en plan for selskapskontroll. Planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er i utgangspunktet uavhengige av hverandre, men det kan være en fordel å samordne planarbeidet. Det nye kontrollutvalget og kommunestyret vil behandle plan for forvaltningsrevisjon for neste valgperiode i løpet av våren 2016. For å utarbeide gode planer som får frem hvilke områder i kommunen som bør kontrolleres, må det gjennomføres en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. En slik analyse er planlagt gjennomført vinteren/våren 2015/2016 og det er tradisjonelt revisjonen som gjennomfører den overordnede analysen i samarbeid med kontrollutvalget og sekretariatet. Det er viktig at kontrollutvalget er aktivt involvert i prosessen, spesielt når det gjelder vurdering og prioritering av prosjekt som skal gjennomføres i planperioden. Det kommer også frem av «Kontrollutvalgsboken» at kontrollutvalget selv er en viktig informasjonskilde i analysearbeidet. Det er derfor en fordel at kontrollutvalget selv er aktivt involvert i analysearbeidet. Kontrollutvalgsmedlemmene sitter på viktig kunnskap om kommunen med bakgrunn i sitt politiske engasjement og arbeidet i utvalget. Også revisjonen og sekretariatet vil ha erfaringer fra gjennomførte revisjoner, kontroller og behandlede saker som kan være viktige informasjonskilder. 8
Det er en fordel om det blir lagt til rette for en god prosess som sikrer at alle kontrollutvalgsmedlemmene deltar og får uttrykt sin mening. Det sittende kontrollutvalget har god kjennskap til kommunens virksomhetsområder og eierinteresser, derfor er det viktig at det sittende kontrollutvalget involveres i arbeidet med den overordnede analysen. Et erfarent kontrollutvalg på tampen av sin periode kan bidra med viktig informasjon, og oversikt over, kommunens virksomhet og kontrollutvalgets arbeid i perioden som har vært. Det er derfor viktig at denne prosessen blir vektlagt i kontrollutvalget, og det er bakgrunnen for at kontrollutvalget får forelagt denne saken på tampen av deres periode. Det legges med dette opp til at det sittende kontrollutvalget får en anledning til gi innspill i forkant av prosessen med analysearbeidet. Denne prosessen er ofte basert på innsamlet informasjon som, sammen med kontrollutvalgets egne erfaringer, danner grunnlag for å vurdere kommunens ulike tjenesteområder og eierstyring. Revisjonen vil legge frem et notat for kontrollutvalget som redegjør for hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som er prioritert i planperioden 2012-2015, i tillegg til å redegjøre for eventuelle restanser. Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem til drøfting i kontrollutvalget uten forslag til vedtak. Kontrollutvalgets medlemmer gis anledning til å komme med innspill til planarbeidet i møte. Vedlegg: Songdalen Utført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i valgperioden 2011-2015 9
18/15 Andre orienteringer i møte 29.09.15 Arkivsak-dok. 15/13887-1 Arkivkode. 033 1 Songdalen kontrollutvalg 29.09.2015 18/15 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Orienteringer fra revisjonen a. Løpende revisjon b. Pågående prosjekter c. Returkraft AS 2. Orientering fra sekretariatet a. Nytt saks og arkivsystem b. Opplæring av nytt kontrollutvalg 3. Orientering fra leder Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 10
19/15 Referat og drøftingssaker i møte 29.09.15 Arkivsak-dok. 15/13888-1 Arkivkode. 033 1 Songdalen kontrollutvalg 29.09.2015 19/15 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling i barneverntjenesten i Søgne kommune 2. Innkommen post 3. Neste møte 24.11.15 4. Eventuelt Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling i barneverntjenesten i Søgne kommune Vedlegg til sak Forvaltningsrevisjo nsrapport - saksbeh 11