KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL II RAMMEAVTALE BEDRIFTHELSETJENESTER Innhold: Avtalemal Avtalemalen er kun ment som en orientering til tilbyderne, og skal således ikke fylles ut ifm tilbudsinnleveringen. HMS egenerklæring HMS egenerklæringen skal fylles ut og returneres sammen med tilbudet. Mer informasjon om dette finnes i konkurransegrunnlaget del I. Del II - Konsulentbistand Versjon pr 05.07.2011 Side 1 av 11
AVTALEDOKUMENT *** BEDRIFTSHELSETJENESTER 1 ALMINNELIGE BESTEMMELSER 1.1 Partene og deres representanter Oppdragsgiver Navn: Organisasjonsnr: Staten v/forsvarsdept v/forsvarsbygg 975 950 662 Adresse: Representant:: Tlf: E-post: Konsulent Navn: Organisasjonsnr: Adresse: Representant:: Tlf: E-post: Alle henvendelser knyttet til gjennomføringen av denne kontrakten skal rettes til partenes representanter. Representantene er bemyndiget til å opptre på vegne av partene i saker som angår kontrakten. Partene er enige om at: elektronisk kommunikasjon aksepteres elektronisk kommunikasjon ikke aksepteres 1.2 Om oppdraget Konsulenten skal yte faglig bistand heretter kalt bistanden i forbindelse med: Del II - Konsulentbistand Versjon pr 05.07.2011 Side 2 av 11
Fyll inn beskrivelse oppdraget (kan evt gjøres med henvisning til vedlegg) 1.3 Kontraktsdokumenter. Tolkningsregler Følgende dokumenter inngår som en del av denne kontrakten: 1. Dette avtaledokumentet 2. Referater og annet materiale fra forhandlinger og oppklarende drøftelser, som er godkjent av begge parter 3. Konsulentens tilbud 4. Forsvarsbyggs konkurransegrunnlag Ved motstrid gjelder dokumentene i ovennevnte rekkefølge. Dersom dette ikke løser motstridssituasjonen, skal spesielle bestemmelser gjelde foran generelle. 1.4 Rammeavtalenes Varighet Rammeavtalen trer i kraft 1.mars 2012, eller ved signering av begge parter dersom sistnevnte inntrer senere. Rammeavtalen løper i to år, med opsjon på ytterligere forlengelse på inntil to år. Opsjonene iverksettes automatisk med mindre Forsvarsbygg skriftlig velger å stanse avtalen. 1.5 Utførende personell Konsulenten skal under gjennomføring av bistanden benytte seg av følgende personer: Navn Funksjon Telefon E-post Konsulenten plikter å benytte de oppgitte personene. Utskifting av personell som er angitt ovenfor, eller som fremgår av konsulentens tilbud, skal godkjennes av Forsvarsbygg. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. Konsulenten kan likevel benytte annet personell til rutinepreget arbeid. 2 ENDRINGER 2.1 Oppdragsgivers adgang til å kreve endringer i oppdraget Forsvarsbygg kan pålegge konsulenten endringer. En endring kan være arbeid i tillegg til eller i stedet for det som er avtalt. Konsulenten er forpliktet til å utføre endringen dersom den står i sammenheng med det kontrakten omfatter, og det ikke virker urimelig tyngende for ham å utføre endringen. Reduksjon av arbeidsomfanget anses som avbestilling. Del II - Konsulentbistand Versjon pr 05.07.2011 Side 3 av 11
Pålegg om endring skal være skriftlig og gi klar beskjed om at det er en endring. Dersom konsulenten pålegges ytelser som han mener ligger utenfor oppdraget uten at dette skjer ved skriftlig endringspålegg fra Forsvarsbygg, skal han varsle om at pålegget ligger utenfor oppdraget og angi hvorfor han mener det foreligger en endring. Varsler konsulenten ikke uten ugrunnet opphold, taper han retten til å påberope seg endringen. Konsulenten er forpliktet til å utføre endringen selv om det er uenighet om endringen eller konsekvenser av denne. 2.2 Justering av honorar på grunn av endring Ved fastpris: Dersom ikke annet er avtalt, skal det ved økning av oppdragets omfang gis et forholdsmessig tillegg til den avtalte fastprisen. Ved medgått tid: De avtalte satser legges til grunn for endringen. Kontraktens priser skal benyttes for endringene så fremt ikke endringene forutsetter at konsulenten må benytte andre personer enn de som er opplistet i pkt 1.5 eller som fremgår av tilbudet. Eventuelle nye satser for endringsarbeidet skal reflektere kontraktens prisnivå for sammenlignbart personell. I alle tilfeller: Konsulenten plikter å begrense de økonomiske konsekvenser av endringer så langt det lar seg gjøre ved f eks å omdisponere ressurser til andre oppdrag. Konsulenten skal, hvis Forsvarsbygg krever det, framlegge dokumentasjon for at så er gjort. 2.3 Justering av frister på grunn av endring Medfører endringen at konsulenten blir forsinket, har han rett til fristforlengelse. Dersom ikke annet er avtalt, skal fristforlengelsen svare til den forsinkelse av oppdraget som endringen har medført. 3 MIDLERTIDIG STANSING OG AVBESTILLING AV BISTANDEN Forsvarsbygg kan kreve midlertidig stans av bistanden. Forsvarsbygg kan uten nærmere begrunnelse helt eller delvis avbestille resterende deler av bistanden. Med mindre annet fremgår av Forsvarsbyggs varsel, trer midlertidig stans eller avbestilling i kraft umiddelbart. Konsulenten har kun krav på betaling for utført bistand frem til midlertidig stans eller avbestilling skjer. Under ingen omstendighet kan det fremsettes erstatningskrav overfor Forsvarsbygg som følge av disse forholdene. 4 KONSULENTENS PLIKTER 4.1 Fagmessig utførelse Bistanden skal gjennomføres i samsvar med kravene i denne kontrakten og skal utføres profesjonelt, effektivt, og med høy faglig standard. 4.2 Etiske krav Konsulenten plikter å gjøre seg kjent med og overholde de etiske krav og retningslinjer som Forsvarsbygg har utarbeidet. De etiske kravene og retningslinjene kan leses på www.forsvarsbygg.no. 4.3 Forbud mot å påta seg andre oppdrag uavhengighet Konsulenten skal ikke påta seg andre oppgaver for andre oppdragsgivere i direkte eller indirekte tilknytning til oppdraget, med mindre Forsvarsbygg har gitt skriftlig samtykke. Del II - Konsulentbistand Versjon pr 05.07.2011 Side 4 av 11
4.4 Forsikring Forsvarsbygg, som er en statlig virksomhet, står som selvassurandør. Konsulenten plikter å tegne forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke ethvert krav fra Forsvarsbygg. Denne forpliktelsen anses oppfylt dersom konsulenten tegner ansvars- og risikoforsikring på vilkår som anses som ordinære innenfor norsk forsikringsvirksomhet. Konsulenten skal på oppfordring fremvise forsikringsbeviset. Manglende forsikring regnes som mislighold av avtalen, og medfører blant annet rett til å holde tilbake all betaling inntil forholdet er rettet. 4.5 Overdragelse av kontrakten Konsulenten kan bare overdra sine rettigheter og forpliktelser etter kontrakten med samtykke fra Forsvarsbygg. Forsvarsbygg kan kun nekte dersom det foreligger saklig grunn. 4.6 Utarbeidelse av informasjon o.a presentasjon og dokumentasjon i tilknytning til kontrakten Konsulenten er forpliktet til å bruke Forsvarsbyggs grafiske profil ved utarbeidelse av rapporter og annen skriftlig informasjon. Rapporter og annen skriftlig informasjon skal være utarbeidet og utgitt i Forsvarsbyggs navn. I forbindelse med møter med eksterne utenfor Forsvarsbygg (offentlig myndighet, leverandører med videre), skal konsulenten opptre som en representant for Forsvarsbygg og ikke profilere eget firma. 4.7 Reklame / informasjon Konsulenten forplikter seg til ikke å offentliggjøre noen form for prosjektrelatert informasjon uten på forhånd å ha innhentet skriftlig godkjennelse fra Forsvarsbygg. 4.8 Taushetsplikt / sikkerhetsgradert informasjon Dersom oppdraget er underlagt sikkerhetsrestriksjoner, må konsulenten og dennes personell inneha de nødvendige sikkerhetsklareringer og -autorisasjoner. Videre skal egen sikkerhetsavtale inngås, jf forskrift om sikkerhetsgraderte anskaffelser 2-5 og sikkerhetsloven kap. 7. Konsulenten og hans personell forplikter seg til å overholde denne sikkerhetsavtalen og det til en hver til gjeldende regelverk om sikkerhetsgradert informasjon. Overtredelse av sikkerhetsbestemmelser og/ eller tap av nødvendig klarering/ autorisasjon er å anse som vesentlig mislighold av konsulentens kontraktsforpliktelser. Graderte dokumenter skal ikke oppbevares av konsulenten etter oppdragets avslutning. For øvrig vises det til reglene om taushetsplikt i forvaltningsloven. 4.9 Krav til gjengs lønn og arbeidsvilkår for arbeidstakere Konsulenten skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtale (se bl.a. allmenngjøringsloven og allmenngjøringsforskriftene av 21.11.2006 nr. 1291 og 26.06.2006 nr. 704), regulativ eller det som er normalt på det stedet der arbeidet blir utført og for vedkommende yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne kontraktsbestemmelsen blir etterlevd. Alle avtaler konsulenten inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom konsulenten ikke etterlever klausulen, har Forsvarsbygg rett til å holde tilbake deler av det samlede vederlag til det er dokumentert at forholdet er i orden. Forsvarsbygg kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger besparelsen for arbeidsgiveren. Del II - Konsulentbistand Versjon pr 05.07.2011 Side 5 av 11
Konsulenten skal på oppfordring legge frem dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Konsulenten skal også fremlegge dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkårene hos underleverandørene. 4.10 Krav til etisk handel For alle kontrakter som overstiger EØS terskelverdiene, jf forskrift om offentlige anskaffelser 2-2 og 2-3, skal konsulenten etterleve følgende grunnleggende krav: a) Nasjonal lovgivning: Arbeidsretten og arbeidslovgivningen der produksjonen finner sted, skal etterleves. Av særlig relevante forhold fremheves lønns- og arbeidstidsbestemmelser, helse, miljø og sikkerhet, lovfestede forsikringer og sosiale ordninger, samt regulære ansettelsesforhold, inklusive arbeidskontrakter. b) Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjoner nr. 138 og 182): Barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid, og mot å utføre arbeid som kan svekke utdannings- og utviklingsmuligheter. Minstealderen må ikke i noe tilfelle være under 15 år (14 eller 16 år i visse land). Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid. Dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder. c) Forbud mot tvangsarbeid/ slavearbeid (ILO-konvensjoner nr. 29 og 105): Det skal ikke forekomme noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til å avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. d) Forbud mot diskriminering (ILO-konvensjoner nr. 100 og 111): Det skal ikke forekomme noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet. e) Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjoner nr. 87 og 98): Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og å forhandle kollektivt. Dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne. Brudd på disse bestemmelsene anses som vesentlig mislighold. Konsulenten identifiseres med sine underleverandører ved mislighold av kontrakten mht. de ovenfor nevnte krav. Alle avtaler konsulenten inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser nevnt i første til tredje ledd. 5 HONORAR 5.1 Honorarform: Bistanden skal honoreres: til fastpris. Fyll ut alternativ 1. etter medgått tid. Fyll ut alternativ 2. i en kombinasjon av fastpris og etter medgått tid. Fyll ut både alternativ 1 og 2. Følgende ytelser honoreres etter medgått tid: - - Del II - Konsulentbistand Versjon pr 05.07.2011 Side 6 av 11
5.2 Alternativ 1 (fastpris) Det er avtalt følgende fastpris: kr.. eks mva. 5.3 Alternativ 2 (medgått tid) Bistanden honoreres etter medgått tid og forutsettes gjennomført innenfor en økonomisk ramme på kroner eks. mva. Konsulenten skal skriftlig varsle Forsvarsbygg når 70 % av rammen er brukt opp. Unnlatelse av å fremsende slikt varsel kan resultere i at konsulenten mister krav utover den økonomiske rammen. Følgende timesatser gjelder for oppdraget, og er faste i hele kontraktens varighet: Navn Pris eks. mva 6 UTGIFTER OG KOSTNADER Fastprisen og/ eller timesatsene skal dekke konsulentens fortjeneste samt alle kostnader i forbindelse med oppdraget. Kostnader til reiser som er nødvendige for gjennomføring av oppdraget skal være inkludert i fastprisen og/ eller timesatsene. Kostnader til uforutsette reiser kan kreves dekket dersom Forsvarsbygg har godkjent reisen på forhånd. Utgiftsdekningen/ godtgjørelsen skjer i henhold til statens reiseregulativ. Kun utgifter som anses nødvendige vil bli dekket. Reisetid honoreres med 50 % av avtalt timesats. 7 FAKTURERING Alternativ 1: Honoraret forfaller til betaling når oppdraget er utført og godkjent av Forsvarsbygg. Alternativ 2: Det skal faktureres en gang pr måned. Avslutningsdag for fakturering skal være siste dag i måneden. Fakturert beløp skal omfatte gjennomført bistand frem til faktureringstidspunktet. Konsulenten skal sende sluttfaktura innen rimelig tid, og senest innen en måned etter at oppdraget er avsluttet. Krav som ikke er medtatt i sluttfakturaen kan ikke fremsettes senere med mindre det er tatt uttrykkelig og spesifisert forbehold fordi grunnlaget for beregningen av kravet ikke har foreligget i tide. Fakturaene skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Forsvarsbygg. Eventuelle reisekostnader og andre utlegg skal angis særskilt. Alle fakturaer skal merkes med og sendes til følgende adresse: Forsvarsbygg Fakturasenteret Postboks 4394 2308 Hamar Del II - Konsulentbistand Versjon pr 05.07.2011 Side 7 av 11
Feilmerkede fakturaer vil automatisk bli returnert leverandøren, med beskjed om å sende ny korrekt merket faktura. Betalingsfrist skal være 30 dager fra mottak av korrekt merket faktura. 8 OPPHAVS- OG EIENDOMSRETT Eiendomsrett, opphavsrett og andre relevante materielle og immaterielle rettigheter til resultater av bistanden tilfaller Forsvarsbygg, med de begrensninger som følger av ufravikelig lov. Rettighetene omfatter også rett til endring og videreoverdragelse, jf åndsverkslovens 39b. Konsulenten beholder rettighetene til egne verktøy og metodegrunnlag. Begge parter kan også utnytte generell kunnskap (know-how) som ikke er taushetsbelag som de har tilegnet seg i forbindelse med bistanden. 9 MISLIGHOLD Blir ikke bistanden utført som avtalt eller konsulenten for øvrig ikke overholder sine plikter, og dette ikke skyldes Forsvarsbygg eller force majeure, foreligger det mislighold av kontrakten. Forsvarsbygg kan ved mislighold holde tilbake betaling eller kreve tilbake allerede betalt honorar. Tap som skyldes merarbeid og andre kostnader eller utlegg Forsvarsbygg er påført som følge av misligholdet kan kreves erstattet. Ut over dette kan Forsvarsbygg kreve erstatning i henhold til alminnelige kontraktsrettslige regler. Konsulentens erstatningsansvar er begrenset til avtalt økonomisk ramme, eller avtalens totale utbetalte vederlag inkl mva dersom dette er høyere. Begrensningen skal likevel aldri være lavere enn 1 million kroner. Ansvarsbegrensningen gjelder ikke ved utvist forsett eller grov uaktsomhet. 10 TVISTELØSNING Dersom ikke annet er avtalt eller avtales, skal tvister som oppstår som følge av kontraktsforholdet avgjøres ved rettergang for de ordinære domstoler. For kontrakter med utenlandske leverandører avtales Oslo som verneting. Tvisten behandles etter norske prosessuelle og materielle regler. 11 SÆRSKILTE BESTEMMELSER FOR DET ENKELTE OPPDRAG Fyll inn hvis aktuelt. 12 UNDERTEGNELSE Dette avtaledokumentet er utferdiget i 2 eksemplarer, ett til hver av partene. Dato: Sted: Dato: Sted: Del II - Konsulentbistand Versjon pr 05.07.2011 Side 8 av 11
Forsvarsbyggs underskrift Konsulentens underskrift Navn Stilling Navn Stilling Del II - Konsulentbistand Versjon pr 05.07.2011 Side 9 av 11
HMS-erklæring (egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn: Organisasjonsnr. / Fødselsnr: Adresse: Postnr: Poststed: Land:* Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen. Dato Representant for de ansatte Ingen ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.
ETISK EGENERKLÆRING FOR LEVERANDØRER TIL FORSVARSDEPARTEMENTET MED UNDERLIGGENDE ETATER Som leverandør til Forsvarsdepartementet (FD) eller underliggende etater erklæres det herved samvittighetsfullt: 1. At virksomheten har satt seg inn i de etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater. De etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater finnes på http://www.regjeringen.no/nb/dep/fd. 2. At kontakten med FD og underliggende etater skal være utelukkende profesjonell og være basert på god forretningsskikk. Dette innebærer blant annet at det ikke er tillatt å tilby en fordel til en ansatt eller andre som utfører arbeid for FD eller underliggende etater, og som kan være egnet til å påvirke deres tjenestehandlinger. Dette gjelder uavhengig av om fordelen tilbys direkte eller gjennom en mellommann. 3. I forbindelse med innlevering av tilbud, skal det sammen med tilbudet opplyses om hvorvidt: a) virksomheten, eller andre som kan identifiseres med virksomheten, har vært med på å utarbeide spesifikasjoner for denne anskaffelsen, b) virksomheten har ansatt, eller tilknyttet seg noen, som i løpet av de siste to årene regnet fra opprinnelig tilbudsfrist, har vært ansatt i FD eller underliggende etater, c) virksomheten er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har blitt innstilt, eller om virksomheten befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, d) virksomheten er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, e) virksomheten, ansatte eller andre som kan identifiseres med virksomheten, ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, eksempelvis kan nevnes overtredelse av nasjonale og internasjonale bestemmelser om eksport av forsvars- og sikkerhetsmateriell, f) virksomheten, ansatte eller andre som kan identifiseres med virksomheten, er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger, terrorhandling eller finansiering av terrorhandling, g) virksomheten, ansatte eller andre som kan identifiseres med virksomheten, i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje, eksempelvis ved at forpliktelser i forbindelse med informasjonssikkerhet eller forsyningssikkerhet i en forutgående kontrakt har blitt misligholdt, 4. Opptreden i strid med punkt 2 i denne etiske egenerklæringen, eller grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller unnlatelse av å gi opplysninger i henhold til punkt 3 i denne etiske egenerklæringen, kan medføre avvisning fra å levere tilbud til FD og underliggende etater. Dato:. Underskrift og tittel.. Del II - Konsulentbistand Versjon pr 05.07.2011 Side 2 av 11