Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Fusa kommune Møtestad: 157 Loftet, Kommunehuset i Fusa Dato: 01.12.2016 Tidspunkt: 10:00 13:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Ola Dale Leiar H Bergfrid Norheim Nestleiar AP Richard Markhus Medlem SP Lin Cathrin Anthun Medlem H Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Arild Heggland Medlem V Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Haldor Tuft Arild Heggland SP Merknader Andre som møtte: Navn Kjartan Haugsnes Kari Gåsemyr Stilling Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune Forvaltningsrevisor Deloitte AS Ola Dale utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.
Saksliste Utvalgssaksnr PS 46/16 PS 47/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 48/16 PS 49/16 Forvaltningsrevisjonsrapport Fusa kommune internkontroll, verksemdstyring og vedtaksoppfølging Møteplan for kontrollutvalet i Fusa kommune- fastsetting av første møte i 2017 2015/25 2015/102 PS 50/16 Tinging forvaltningsrevisjon etter ny plan 2016-2020 2015/96 PS 51/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/101 PS 52/16 RS 12/16 Referatsaker Registrering for godkjenning og kontroll - ROBEK, brev frå Fylkesmannen 2016/38 RS 13/16 Rapport Fusa kommune frå Helsetilsynet 2015/103 PS 53/16 Eventuelt PS 46/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart godkjent. PS 47/16 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 08.09.2016 Protokoll frå møte 08.09.2016 vart godkjent.
PS 48/16 Forvaltningsrevisjonsrapport Fusa kommune internkontroll, verksemdstyring og vedtaksoppfølging Forslag til innstilling På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapporten Internkontroll, verksemdstyring og vedtaksoppfølging ber kommunestyret rådmannen syta for å: 1. Setje i verk tiltak i tråd med dei 9 tilrådingane frå Deloitte som går fram av kapittel 6 i rapporten. 2. Laga ein prioritert handlingsplan innan 01.04.2017 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Kari Gåsemyr frå Deloitte presenterte rapporten. Presentasjonen vert sendt utvalet saman med møteprotokollen. Kontrollutvalet ønskjer at Deloitte presenterer rapporten i kommunestyret i februar 2017 Etter sams drøfting i utvalet vart slikt forslag til tillegg i forslag til vedtak punkt 2 samrøystes vedteke. - Handlingsplanen vert å sende kontrollutvalet med kopi til kommunestyret. Forslag til vedtak med tillegg i punkt 2 vart samrøystes vedteke. 1. Setje i verk tiltak i tråd med dei 9 tilrådingane frå Deloitte som går fram av kapittel 6 i rapporten. 2. Laga ein prioritert handlingsplan innan 01.04.2017 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Handlingsplanen vert å sende kontrollutvalet med kopi til kommunestyret. PS 49/16 Møteplan for kontrollutvalet i Fusa kommune- fastsetting av første møte i 2017 Forslag til vedtak Første møte i kontrollutvalet i Fusa kommune vert torsdag 23. februar 2017
Kontrollutvalet ber sekretariatet i forslag til møteplan for 2017 og legger inn eit møte i juni. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Første møte i kontrollutvalet i Fusa kommune vert torsdag 23. februar 2017 PS 50/16 Tinging forvaltningsrevisjon etter ny plan 2016-2020 Forslag til vedtak 1. Med atterhald om kommunestyret sitt vedtak i plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 ønskjer kontrollutvalet at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon innan internkontroll og HMT. 2. Deloitte vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar, ressursbruk og tidspunkt for levering av revisjonsrapport. 3. Forslag til prosjektplan vert å sende sekretariatet seinast innan 10.02.2017 4. Prosjektplanen skal godkjennast av kontrollutvalet i neste møte Kontrollutvalet ber revisor ha eit oppstartsmøte med administrasjonen før igangsetting av nytt forvaltningsrevisjonsprosjektet. Med bakgrunn i at rapporten verksemdstyring og oppfølging av vedtak ikkje vart handsama i kontrollutvalet før i dag 01.12.2016 (Sjå sak 48/16) vert prosjekt nummer 1 (Internkontroll) noko overlappande. Kontrollutvalet meiner at ein bør starte med prosjekt nummer 3, Forvaltningsrevisjon av sjukefråver og vikarbruk, og at ein her og tek med HMT frå prosjekt nummer 1. Forvaltningsrevisjon av internkontroll vert utsett til våren 2018. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt forslag til nytt punkt 1 samrøystes vedteke. 1. Med atterhald om kommunestyret sitt vedtak i plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 ønskjer kontrollutvalet at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon innan sjukefråver, vikarbruk og HMT. Kontrollutvalet ba revisor ha med seg slike moment/problemstillingar: Systematisk oppfølging og førebygging Arbeidsmiljøtiltak Oppfølging av sjukemeldte Kostander, rutinar og retningslinjer knytt til vikarbruk
HMT - system Vernerundar og risikovurderingar Samarbeid med tillitsvalde og verneorganisasjon Vedtak i saka var samrøystes. 1. Med atterhald om kommunestyret sitt vedtak i plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 ønskjer kontrollutvalet at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon innan sjukefråver, vikarbruk og HMT. 2. Deloitte vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar, ressursbruk og tidspunkt for levering av revisjonsrapport. 3. Forslag til prosjektplan vert å sende sekretariatet seinast innan 10.02.2017 4. Prosjektplanen skal godkjennast av kontrollutvalet i neste møte PS 51/16 Gjennomgang av møteprotokollar Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. PS 52/16 Referatsaker
RS 12/16 Registrering for godkjenning og kontroll - ROBEK, brev frå Fylkesmannen RS 13/16 Rapport Fusa kommune frå Helsetilsynet PS 53/16 Eventuelt Det vart meldt to saker til eventuelt. 1. Svarbrev frå rådmannen. 2. Revisjon av større byggeprosjekt i anleggsfasen. 1. Svarbrev frå rådmannen. Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i PS 33/16 08.09.2016: «Til neste møte i kontrollutvalet ber utvalet ei skriftleg tilbakemelding på kor langt ein er kome i arbeidet med internkontroll jfr. Punkt 5 i revisjonsrapport nr. 6 frå Deloitte.» Svaret frå rådmannen vart delt ut i starten av møtet. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt forslag til vedtak samrøystes vedteke. Informasjonen vart teken til orientering. 2. Revisjon av større byggeprosjekt i anleggsfasen. Det skal byggjast ny skule i Fusa. Sekretariatet orienterte kort om korleis revisjonen mellom anna på Voss hadde ein pågåande revisjon av kulturhuset i heile anleggsfasen. Kontrollutvalet ønskjer meir informasjon om ein slik revisjon til neste møte i kontrollutvalet. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt forslag til vedtak samrøystes vedteke. Sekretariatet orienterer om revisjon av kulturhuset på Voss i neste møte. 1. Svarbrev frå rådmannen. Informasjonen vart teken til orientering. 2. Revisjon av større byggeprosjekt i anleggsfasen Sekretariatet orienterer om revisjon av kulturhuset på Voss i neste møte.