Møte nr. 05/16 Dato: 09.11.16 kl. 13.00 15.00 Sted: Rådhuset, Grønne salong FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Johnny Deisz, leder Martin Reinertsen, medlem Osmund Viken, møtte for Eik Forfall: Richard Ivar Buch, medlem Randi Eik, medlem Elisabeth Stølen, nestleder Andre til stede (hele eller deler av møtet): Administrasjonen v/ Vidar Torsøe, Tore Hals Kommunerevisjonen Vest v/ Irene Loka, Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill SAKSLISTE ORIENTERINGER Generell presentasjon av Oppvekstsektoren kl. 14.00. Stikkord: Generell presentasjon av sektoren, organisering, planverk, måloppnåelse, resultater, psykososialt miljø etc., forskjell elever Farsund/Lista, utfordringer + tema som administrasjonen selv ønsker å orientere om. SAK 15/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 21.09.16 SAK 16/16 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON/SELSKAPSKONTROLL SAK 17/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2017 Nytt fra revisor: Planlegging Nytt fra sekretær: Kontrollutvalgskonferansen EVENTUELT REFERATER Underskrift Johnny Deisz Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1
ORIENTERINGER v/ rådmannen: Generell presentasjon av Oppvekstsektoren. Stikkord: Generell presentasjon av sektoren, organisering, planverk, måloppnåelse, resultater, psykososialt miljø etc., forskjell elever Farsund/Lista, utfordringer + tema som administrasjonen selv ønsker å orientere om. Konklusjon: Kontrollutvalget takket for en grundig og interessant orientering. SAK 15/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 21.09.16 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 21.09.16 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 21.09.16 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 21.09.16 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 21.09.16 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 16/16 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL OG FORVALTNINGSREVISJON 2016/2017 Kontrollutvalget drøftet saken og kom med innspill til revisor som grunnlag for å lage prosjektplan. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 2
1. Kontrollutvalget bestiller gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Psykososialt miljø i ungdomsskolen» i 2017. 2. Forslag til prosjektplan for prosjektet fremlegges for kontrollutvalget til godkjenning. 3. Det bestilles ikke gjennomføring av selskapskontroll på nåværende tidspunkt. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Vedtatt plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Saksopplysninger: Selskapskontroll. Kommunestyret behandlet Plan for selskapskontroll 2016 2019 i møte den 08.09.16 og fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Farsund kommune 2016 2019 der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: DDV Drift DDV Strategi 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2019 ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 21.09.16, sak 13 og utvalget vedtok følgende innstilling: «Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Farsund kommune 2016-2019» der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjekt Tema/sektor Aktuelt for forvaltningsrevisjon 1. 19 Oppvekst Psykososialt miljø i ungdomsskolen 2. 17 Helse Kommunikasjon og informasjon til alvorlig syke 3. 9 Konflikthåndtering Se på hvordan konflikter håndteres i utvalgte enheter 4. NAV Får klienter de tjenestene de har krav på i forhold økonomisk sosialhjelp m.m. (kommunal del av NAV). 5. Rusforebygging Rusforebygging ungdom 3
Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det.» Kommunestyret behandlet saken i møte den 20.10.16 og vedtok kontrollutvalgets innstilling med tillegg av prosjekt nr.16. Pleie- og omsorg Samhandlingsreformen som prioritet nr. 6. Kommunestyrets vedtak lyder da som følger: «Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Farsund kommune 2016-2019» der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjekt Tema/sektor Aktuelt for forvaltningsrevisjon 1. 19 Oppvekst Psykososialt miljø i ungdomsskolen 2. 17 Helse Kommunikasjon og informasjon til alvorlig syke 3. 9 Konflikthåndtering Se på hvordan konflikter håndteres i utvalgte enheter 4. NAV Får klienter de tjenestene de har krav på i forhold økonomisk sosialhjelp m.m. (kommunal del av NAV). 5. Rusforebygging Rusforebygging ungdom 6. 16 Pleie og omsorg Samhandlingsreformen Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det.» Gjennomføring av prosjekter. Når det gjelder selskapskontroll er de foreslåtte selskaper eid sammen med øvrige kommuner. Selskapene er også relativt nyetablerte. Det antas at kontroll av disse selskapene vil være fornuftig å gjennomføre i samarbeid med øvrige eierkommuner tidligst høsten 2017. Når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon, er det prosjektet «Psykososialt miljø i ungdomsskolen» som er øverst på prioriteringslisten. Dette prosjektet vil sannsynligvis kreve endel ressurser å gjennomføre. Vurderinger: Det foreslås ikke bestilling av selskapskontroller på nåværende tidspunkt. Kontroll av de foreslåtte selskapene bør skje i samarbeid med øvrige eierkommuner. Selskapene er også relativt nyetablerte og bør gis litt tid til å «gå seg til». Det foreslås bestilling av prosjektet «Psykososialt miljø i ungdomsskolen». I første omgang må det bestilles en prosjektplan for gjennomføring av prosjektet der problemstillinger (hvilke spørsmål som ønskes besvart), revisjonskriterier, ressurser, tidsplan etc. er sentrale elementer. Kontrollutvalget bør allerede nå gi signaler til revisjonen om hva som kan være aktuelle problemstillinger/hva som ønskes undersøkt i prosjektet. Revisjonen vil være tilstede i møtet. 4
Prosjektplanen skal godkjennes av kontrollutvalget før selve prosjektet kan påbegynnes. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Psykososialt miljø i ungdomsskolen» i 2017. 2. Forslag til prosjektplan for prosjektet fremlegges for kontrollutvalget til godkjenning. 3. Det bestilles ikke gjennomføring av selskapskontroll på nåværende tidspunkt. SAK 17/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2017 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Forslag til årsplan 2017 for kontrollutvalget vedtas med følgende møtedatoer: 15.2, 26.4, 31.5, 27.9, 22.11 Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Bakgrunn for saken: Normalt sett er det behov for rundt 5 møter i kontrollutvalget årlig. Min anbefaling er at det settes opp 3 møter våren 2017 og to møter høsten 2017. Ved behov kan det selvfølgelig avholdes flere møter. Tidspunkt for behandling av årsregnskapet 2016 er ennå ikke avklart. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet skal foreligge før formannskapets behandling. Det vil kunne bli behov for å endre på kontrollutvalgets møte i mai for å få det til å passe med formannskapets og kommunestyrets behandling av årsregnskapet. Årsplanen angir planlagt aktivitet i kontrollutvalget med saker og orienteringer gjennom året. Det er tanken at årsplanen skal være et arbeidsdokument som endres etter behov. For øvrig anbefaler jeg at det allerede nå tenkes på hvilke tema det ønskes orientering om på møtene. Den overordnede analysen kan brukes som grunnlag for å velge tema for orienteringer. Øvrige temaer som kontrollutvalget er opptatt av kan selvfølgelig også settes opp. Basert på tidligere erfaringer foreslås følgende som kontrollutvalgets årsplan for 2017: Dag/tidspunkt Saker Onsdag Interimrevisjon, Prosjektplan FR, Interimrevisjon Orienteringer 5
Onsdag Årsmelding KU Onsdag Årsregnskap 2016 Årsmelding/årsregnskap Onsdag Budsjett 2018 Planlegging av revisjonen Onsdag Oppfølging årsregnskap 2016, årsplan KU 2018, Forvaltningsrevisjon Forslag til vedtak: Forslag til årsplan 2017 for kontrollutvalget vedtas. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Revisor orienterte om forhold knyttet momskompensasjon med utgangspunkt i nummerert brev knyttet til 2015 regnskapet, samt notat til rådmannen. I tillegg kommer nytt nummerert brev datert november 2016 med forbehold knyttet til termin 4 mva. kompensasjon. Brevet omhandler også skriftlig beskrivelse/rutiner for attestasjon og anvisning. Konklusjon: Kontrollutvalget ønsker en skriftlig tilbakemelding fra rådmannen på nummerert brev nr. 19 av 08.11.16. Nytt fra sekretær: Kontrollutvalgskonferansen 2017: Sekretær sender ut invitasjon til medlemmene så snart det åpnes for påmelding til konferansen som avholdes 1 2. februar 2017. EVENTUELT Oppfølging av ulovlige byggetiltak. Nestleder tok opp dette forholdet og utvalget diskuterte saken. Konklusjon: Kontrollutvalget ønsker at rådmannen i neste møte orienterer om hvordan kommunen følger opp ulovlige/ikke godkjente byggetiltak. REFERATER 6