MØTEINNKALLING Styret i FIKS Møtetid: 03.12.2015 kl. 19:00 Møtested: Store salong i Kulturhuset i Ås Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumenter er publisert på www.follofiks.no. Saksliste Side Saker til behandling 29/15 Valg av leder og nestleder i styret 2 30/15 Styrets oppgaver, innkallinger og protokoller 3 31/15 Kontrollutvalgsledernes rolle og oppgaver 5 32/15 Regnskapsrapport pr november 2015 6 33/15 Rapport fra sekretariatet 7 34/15 Eventuell sammenslåing med annet sekretariat 8 35/15 Oppstartkonferansen 14. og 15. januar 2016 10 36/15 Gjensidig orientering om arbeidet i kontrollutvalgene 11 Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til en. Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Ås, 26.11.2015 Roar Thun /s./ leder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 58 (m): 95 93 96 56 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
29/15 Valg av leder og nestleder i styret Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 15/00391-1 1 Styret i FIKS 29/15 03.12.2015 Sakslisten >>Neste sak Saken legges fram uten innstilling Vedtekter.doc, FIKS styret 2015-2019.docx Vedtektene for FIKS, kap 7.1, bestemmer at «Styret utpeker selv styrets leder og dets nestleder.» Jeg har bedt to veteraner i styret, Odd Harald Røst og Håkon L. Henriksen, vurdere å legge fram forslag i denne saken. Ås, 23.11.2015 Vedlegg: Vedtekter for FIKS FIKS-styret adresser 2015-2019 Vedlegg til sak Side 2 av 11
30/15 Styrets oppgaver, innkallinger og protokoller Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 15/00392-1 1 Styret i FIKS 30/15 03.12.2015 Ordningen med godkjenning av protokollen videreføres. Forslaget til møteplan vedtas. Redegjørelsen tas til orientering. Styrets viktigste oppgaver framgår av vedtektene for FIKS, jf. kap 7. Styret skal påse at sekretariatet drives i samsvar med vedtatte retningslinjer. Styret skal utarbeide budsjett og økonomiplan. Styret ansetter leder av sekretariatet. De ansatte i FIKS er formelt ansatt i vertskommunen, men styret har ved opprettelsen av FIKS gitt styret fullmakt til å utøve arbeidsgiveransvaret fullt ut. Styret fastsetter lønnsoppgjøret for de ansatte i sekretariatet Styret har instruksjonsmyndighet overfor leder av sekretariatet i forhold til selve driften av sekretariatet. De enkelte kontrollutvalg fastsetter for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. Styret arrangerer årlig Faglig forum som samler alle kontrollutvalgene i Follo til et kveldsmøte for diskusjon og opplæring. Faglig forum i 2016 foreslår vi holdes 27. oktober. Styret er ansvarlig for oppstartkonferansen i januar 2016. Styret utgjøres av kontrollutvalgslederne i Follo-kommunene. Et fast innslag på møtene har vært informasjonsutveksling om arbeidet i kontrollutvalgene. I enkelte saker har også møtene vært benyttet for drøfte felles prosjekter, som for eksempel selskapskontrollen av Follo Ren IKS, men uten å gripe inn i det enkelte utvalgs myndighet til å gjøre endelig vedtak. Sekretariatslederens/kontrollsjefens oppgaver framgår av vedtektenes kap 8. Har ansvaret for den daglige driften av sekretariatet Styrets og saksforbereder. Ansetter øvrige ansatte. Skal holde styret orientert om alle forhold av betydning. Sekretariatet er kontrollutvalgenes utøvende organ. Vi saksforbereder alle saker, tar oss av de praktiske sidene ved møtene, er møteer og følger opp vedtakene i møtene. Jf. vedlagte oversikt over hovedoppgaver. Side 3 av 11
Innkallinger med saksutredninger sendes styret via e-post en uke før møtet. Styrets leder setter opp dagsorden etter innstilling fra kontrollsjefen. Praksis har vært at forslag til protokoll sendes etter møtet på en kort høring til medlemmene og godkjennes deretter av styrets leder og nestleder. Protokollen underskrives i forbindelse med neste møte. Styret har hatt møter ca. fire ganger pr år. Vi forslår at dette antallet videreføres, men forslår at møtene normalt holdes på mandager fra kl 18.30 og normalt innenfor en tidsramme på to timer. Vi foreslår følgende møteplan i 2016, alle møter på mandager fra kl 18.30: - 18.1 el 19.1 fellesmøte med Romerike kontrollutvalgssekretariat - 2.3-8.6-21.9-27.10 Faglig forum - 23.11 + event ekstramøte, etter fellesmøtet med ROKUS Møtegodtgjøring I henhold til vedtektene skal medlemmene ha godtgjøring tilsvarende lignende verv i vertskommunen. Møtegodtgjøringen i 2015 i Ås er kr 1050 per møte. Lederen skal ha dobbel godtgjøring. Follorådet har innstilt om en harmonisering av møtegodtgjøringen for de interkommunale selskapene, jf. styresak 15/145. De nye satsene er bakt inn i FIKS sitt budsjettforslag for 2016. Planen var at det skulle lages en felles sak for kommunestyrene om vedtektsendringer i alle selskapene, men dette har vi ikke sett er blitt fulgt opp. Ås, 25.11.2015 Vedlegg: Sekretariatets hovedoppgaver Vedlegg til sak Side 4 av 11
31/15 Kontrollutvalgsledernes rolle og oppgaver Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 15/00397-1 1 Styret i FIKS 31/15 03.12.2015 Dialogen om kontrollutvalgsledernes oppgaver og rolle tas til orientering. Styret i FIKS samler mye ledelseserfaring og fartstid i kontrollutvalg. Enkelte er nye i kontrollutvalgssammenheng. Sekretariatet mener det ved starten av en ny valgperiode kan være nyttig for alle å utveksle noen erfaringer om kontrollutvalgsledernes oppgaver og rolle. Sekretariatet vil peke på noen stikkord: - Innstiller om dagsorden - Leder møtene - Representerer utvalget i kommunestyret - Står for utvalgets kontakt med media - Styremedlem i FIKS - Særskilt ansvar for at utvalgets uavhengighet blir ivaretatt - Sørge for at kontrollutvalget har fokus på kontrollperspektivet - Bindeledd mellom utvalget og sekretariatet mellom møtene - Motivere medlemmene til medvirkning/innsats - Sekretariatet tar seg av saksforberedelsene Styret bør vurdere å sette lederoppgavene jevnlig på dagsorden i møtene Ås, 25.11.2015 Side 5 av 11
32/15 Regnskapsrapport pr november 2015 Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 15/00404-1 1 Styret i FIKS 32/15 03.12.2015 Kr 20 000 omdisponeres fra budsjettets Kjøp av varer og tjenester til Lønn og sosiale utgifter. For øvrig tas regnskapsrapporten pr 26.11.15 til orientering. Vedlegg: Regnskapsrapport FIKS pr 26 11 2015.xlsx Regnskapsrapporten pr 26.11 viser at husleien og godtgjøring til styret ikke er utgiftsført ennå. Når disse utgiftene medregnes ligger det an til at driften totalt sett vil gå med et lite overskudd. Budsjettet til lønn og sosiale utgifter vil trolig overskrides med ca kr 20 000,-. Det største merforbruket i prosent gjelder bevertning ved møter/utvalg. Dette skyldes at styrets avslutningsmiddag ikke var budsjettert og noe merforbruk fra sekretariatets side. Styrets vedtak om budsjett for 2015 gjelder hovedpostene lønn og sosiale utgifter, godtgjøring til styret, øvrige driftsutgifter/kjøp av varer og tjenester og refusjonskrav til kommunene. Til styrets orientering har FIKS kr 213 507 avsatt på disposisjonsfond pr. 31.12.14. Jeg foreslår at kr 20 000 omdisponeres fra kjøp av varer og tjenester til Lønn og sosiale utgifter og at sekretariatslederen fordeler mellom postene. 26.11.2015 Vedlegg: FIKS regnskapsrapport pr 26.11.15 Vedlegg til sak Side 6 av 11
33/15 Rapport fra sekretariatet Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 15/00393-1 1 Styret i FIKS 33/15 03.12.2015 Redegjørelsen tas til orientering Vedlegg: Sekretariatet vil gi en muntlig orientering i møtet. Ås, 23.11.2015 Side 7 av 11
34/15 Eventuell sammenslåing med annet sekretariat Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 15/00396-1 1 Styret i FIKS 34/15 03.12.2015 Styret deltar i et fellesmøte med styret for ROKUS for å drøfte ønskeligheten av en fusjon av FIKS og ROKUS. Styret i FIKS har gjennom årene sett et behov for å styrke sekretariatet gjennom utvidelser til flere kommuner, sammenslåinger eller utvidet samarbeid med andre sekretariat. Senest i vår var vi i kontakt med kontrollsekretariatet i indre Østfold om en sammenslåing, men dialogen med dem førte ikke til noe. Sekretariatet deltar i faglige samlinger med de fleste kontrollsekretariata i fylka rundt Oslo-fjorden to ganger pr år. I sommer fikk FIKS en henvendelse fra ROKUS (Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS) om vi var interessert i å drøfte nytten av et nærmere samarbeid og en eventuell fusjon med dem. Sekretariatet orienterte om invitasjonen i styremøtet den 2. september d.å. og styret stilte seg positiv til at slike drøftinger fant sted. Sekretariatslederen for ROKUS, Mona Moengen, og Jan T. Løkken hadde senere et møte om saken og dette resulterte i vedlagte fellesnotat: «ROKUS og FIKS sterkere sammen?» med våre foreløpige vurderinger. I notatet foreslår vi at neste skritt bør være et felles drøftingsmøte mellom de to styrene om saken. Vi foreslår at dette møtet holdes 18. eller 19. januar. ROKUS har invitert til å holde møtet i Lørenskog. Deretter bør styrene ta standpunkt til om de ønsker å gå videre med et utredningsarbeid og vedta en fremdriftsplan for hele prosessen. Det bør da vurderes et ekstra styremøte rett etter fellesmøtet. De to sekretariatslederne er eventuelt innstilt på å gjøre utredningsarbeidet i fellesskap. Ås, 23.11.2015 Vedlegg: Notat fra Mona Moengen og Jan T. Løkken av 23.9.15 vedr. «ROKUS og FIKS sterkere sammen?» Side 8 av 11
Vedlegg til sak Side 9 av 11
35/15 Oppstartkonferansen 14. og 15. januar 2016 Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 15/00395-1 1 Styret i FIKS 35/15 03.12.2015 Styret slutter seg til programmet for oppstartkonferansen. Oppstartkonferansen arrangeres 14. og 15. januar 2016 i Strømstad og har som mål å samle alle kontrollutvalgsmedlemmene i Follo-kommunene til opplæring og for å bli bedre kjent med hverandre. Programmet og opplegget for øvrig for oppstartkonferansen har vært diskutert i flere styremøter. Programmet er nå klart, jf. vedlegg. Ordstyrer under konferansen blir styrelederen i FIKS. De fleste utvalga har nå behandlet saken og påmeldingen er god. Vi foreslår at revisorene inviteres til konferansen, to fra FDR og en hver fra de øvrige. De betaler selv deltakeravgiften. Ved slutten av konferansen vil deltakerne bli gitt anledning til å gi en skriftlig kursvurdering. Ås, 20.11.2015 Vedlegg: Program for oppstartkonferansen 14. og 15. januar 2016 i Strømstad Vedlegg til sak Side 10 av 11
36/15 Gjensidig orientering om arbeidet i kontrollutvalgene Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 15/00398-1 1 Styret i FIKS 36/15 03.12.2015 <<Gå til forrige sak Sakslisten Informasjonen om arbeidet i utvalgene tas til orientering. Vedlegg: Styremøtene har hatt en fast post der medlemmene informerer om status arbeidet i egne utvalg. Ås, 20.11.2015 EVENTUELT Sakslisten Side 11 av 11