BERGEN KOMMUNE Sosial, bolig og områdesatsing/grønn etat Fagnotat Til: Fra: Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing Grønn etat Saksnr.: 201216740-13 Emnekode: ESARK-5650 Saksbeh: EKNO Kopi til: Dato: 7. mai 2013 Tilrettelegging i byrommene for valgkamp i forbindelse med Storingsvalget 2013. Disponering av Torgallmenningen, valgboder og den mobile scene. Hva saken gjelder: Grønn etat foreslår at Bergen kommune legger til rette for avvikling av valgkampen ved Storingsvalget 2013 i tråd med tidligere års praksis, og «Regelverk for bruk av kommunale parker, friområder og sentrale byrom til kulturarrangement m.m.» I henhold til valgdato fastsatt til mandag 9. september og nevnte regelverk 7, 11. ledd, er Torgallmenningen og den mobile scenen reservert for de politiske partier til Stortingsvalget 3 uker og 4 helger før selve valgdagen. I byrådets møte 14.02.13 sak 1061-13 ble følgende vedtak fattet: «Harmoniens konsert på Torgallmenningen skal holdes den 15. august. Valgbodene skal være klare til bruk lørdag 17. august kl. 12.00. Perioden for valgkampen, ved Stortingsvalget 2013, blir fra 17. august kl. 12.00 og frem til selve valgdagen. Rigging av valgbodene starter etter at Harmoniens konsert er avsluttet 15. august. Byrådet må ta stilling til om praksis med subsidiering skal videreføres i 2013, eller om partiene skal betale reell leie. Anbefalt forslag fra Grønn etat 1. Byrådet tar sak om «Tilrettelgging for valgkampen ved stortingsvalget i 2013 i byrommene, disponering av Torgallmenningen, valgboder og den mobile scene» til etterretning. 2. Grønn etat legger til rette for valgkamp på Torgallmenningen 2013 som nevnt i sakens pkt. 3 1
3. Grønn etat inviterer de politiske partiene til orienteringsmøte i juni måned 2013. 4. Leiepris for valgboder i 2013 blir kr. 12.000. 5. Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsning dekker restkostnader pr bod, anslagsvis kr 38.000 pr bod, totalt kr 570.000. ****** Ikke skriv eller endre det som står ******* ****** på de 4 linjene. ******* ****** Elektronisk godkjenning ******* ****** flettes inn her ******* 2
1. Regelverk m.m I «Regelverk for bruk av kommunale parker, friområder og sentrale byrom til kulturarrangementer med mer», 4, 2. ledd heter det: «Før hvert valg skal mulighetene for leie av valgboder og mobil scene på Torgallmenningen annonseres i kommunetorget med opplysninger om leieperioden, leiepris og søknadsfrist.» Torgallmenningen har vært den sentrale arena for valgkampen i Bergen ved stortings- og kommunevalg i flere årtier, og det kommunale utleiekontoret ved Grønn etat har tildelt plass til valgboder og valgkamparrangementer i dette byrommet. Grønn etat formidler utleie av både boder og scene. Ettersom Grønn etat ikke har egen driftsenhet, blir dette arbeidet (lagring, transport, montering/demontering m.m.) bestilt fra Byggvedlikehold. Erfaringene med avvikling av valgkampen på Torgallmenningen de siste gangene har vært generelt gode. Grønn etat vil legge til rette for avviklingen av valgkampen ved Stortingsvalget 2013, i tråd med foreslått praksis i pkt. 3. 2. Priser på leie av valgboder Pris tidligere år Det har vært praksis at Grønn etat stiller valgboder til disposisjon for de registrerte politiske partier ved kommune- og stortingsvalg. Bodene har vært plassert på Torgallmenningen og har vært montert ca 3 uker og 4 helger før selve valgdagen. Partiene har betalt leie for bodene. Ved stortingsvalget i 2009 var leieprisen partiene betalte kr. 12.000,- subsidiert fra Byrådsavdeling for klima, miljø og byutvikling med kr. 14.429,-, reell pris pr bod var kr. 26.429,- inkl. mva. Ved kommunevalget i 2011 var leieprisen partiene betalte kr. 12.000,- subsidiert fra Byrådsavdeling for klima, miljø og byutvikling med kr. 10.500,-, reell pris pr bod var kr. 22.500,- eks mva. Pris 2013 Innhentet pris pr. bod fra Byggvedlikehold i 2013 er anslagsvis kr 50.000. Den høyere prisen i 2013 skyldes Harmoniens konsert 15. august, j.fr byrådsvedtak 1061-13. Som følge av denne konserten må monteringsarbeidet skje som overtids- og nattarbeid. Subsidiering Byrådet må ta stilling til om praksis med subsidiering skal videreføres i 2013, eller om partiene skal betale reell leie. Dersom leien skal subsidieres også for 2013, må det finnes dekning. Subsidiering foretas av selve byrådsavdelingen (BSOB). 3. Forsalg til praksis ved valgkampen 2013. Valgstyret behandlet sak om «Forslag til retningslinjer for tildeling av valgboder ved stortings- og kommunevalg i møte 200313 som sak 19-13, hvor følgende vedtak ble fattet: «1. Ansvaret for tildeling av valgboder til listestillere/partier ved storings- og kommunevalg ivaretas av Grønn etat 2. Retningslinjene som følger saken legges til grunn.» 3
«Forslag til retningslinjer ved tildeling av valgboder m.m. Torgalmenningen og den mobile scene reserveres for valgkamp 3 uker og 4 helger før selve valgdagen. Mulighet for å leie valgbod og mobil scene annonseres i kommunetorget i april måned, med søknadsfrist i slutten av mai måned. Annonsen inneholder leiepriser, søknadsfrist, samt at leieprisen for scenen kan fordeles på flere arrangører dersom det avvikles flere arrangementer på samme dag. For å sikre at alle mottar informasjonen vil likelydende brev med samme informasjon som fremkommer i annonsen bli sendt til listestillerne. Det fremlegges et byrådsavdelingsnotat om valgboder m.m.» Med bakgrunn i sykdom hos saksbehandler i Grønn etat, er den nærværende saken en måned forsinket. Søknadsfristen er satt til 13. juni. Dette blir annonsert på kommunetorget 2. juni. 4. Plassering av valgboder m.m Alle partier som er registrert ved valget skal ha anledning til å leie bod. Bodene har innlagt strøm, og mulighet for tilknytning av internett. Bodene plasseres på Torgalmenningen like øst for krysset mellom allmenningen og Valkendorfsgaten/Rådhusgaten. 5. Nytt forslag til retningslinjer ved tildeling av valgboder m. m i 2013 1. Plassering av valgbodene blir som tidligere, på Torgallmenningen like øst for krysset mellom allmenningen og Valkendorfsgaten/Rådhusgaten. 2. Tildeling av valgbod skjer ved loddtrekning. 3. Bodene har innlagt strøm og mulighet for internettilkobling. 4. Det er ikke innlagt vann i bodene. 5. Det vil ikke være mulighet for innbyrdes bytting av boder etter at loddtrekning er foretatt. 6. Det åpnes ikke for at partiene skal ha anledning til å flytte til eventuelt ledige boder. (Flytting i ettertid har tidligere medført stor uro mellom partiene.) 7. Leie av bod gjelder for hele valgkampperioden. 8. Maling av boder er ikke tillatt. 9. Utlevering og tilbakelevering av nøkler skjer hos Grønn etat, Neumannsgt. 1, 5. et. Det vil bli utlevert 2 nøkler til hver bod. Det påløper gebyr dersom nøkler forsvinner. 10. Når bodene fraflyttes skal de være ryddet for boss. 4
11. Åpningstider Bergen kommunes regelverk for bruk av kommunale parker, friområder og sentrale byrom til kulturarrangementer m.m. gir adgang til å ha aktiviteter i tidsrommet kl. 08.00 til kl. 22.00. Avtale mellom partiene innen dette tidsrommet er administrasjonen udvedkommende. 12. Det vil være tilsyn med bodene om natten. Til tross for dette oppfordres det til ikke å ha verdigjenstander liggende i boden. 13. Forarealet ved egen bod er disponibelt for det partiet som leier boden. Bord og stoler kan plasseres der, når dette ikke er til ulempe for leietaker av nabobod. 6. Mobil scene I forbindelse med valgkampen har de politiske partiene også tradisjon for å bruke den mobile scene på Torgallmenningen. I «Regelverket for bruk av kommunale parker, friområder og sentrale byrom til kulturarrangement m.m.», 7 heter det: «Torgallmenningen og den mobile scenen skal reserveres for de politiske partiene til kommune- og storingsvalg 3 uker og 4 helger før selve valgdagen. I denne perioden har partiene 1. prioritet til bruk av plassen og scenen. Er plassen ledig kan det gis tillatelse til andre søkere.» Leie blir bestilt og avtalt med Grønn etat. Scenen vil bli plassert på Torgalmenningen i krysset mellom Valkendorfsgaten/Rådhusgaten. Scenen skal ha åpning mot vest, slik at den virker minst mulig forstyrrende på aktiviteten i valgbodene. Søknader som kommer inn etter søknadsfristens utløp vil bli behandlet fortløpende etter hvert som de kommer inn. Ved leie av scenen betales den vanlige leietaksten på kr. 9.450,- pr. dag eks. m.v.a. Dersom det er flere søkere på samme dag, vil Grønn etat tilstrebe å organisere det slik at alle vil kunne få minimum 1 time hver til å profilere seg på scenen. Grønn etat vil da fordele leieprisen på de arrangører som benytter scenen. 5
6