Vedleggg 1 KRAVSPESIFIKASJON Åpen anbudskonkurranse over terskelverdien for anskaffelse av Design- og rådgivningstjenester, Norsk filminstitutt Anskaffelsesnr. 12/00184
Innledning Norsk filminstitutt (NFI) har en viktig oppgave når det gjelder å representere og informere om norsk film nasjonalt og internasjonalt. I den forbindelse har NFI behov for design- og rådgivningstjenester knyttet til eksponering av ulike virksomhetsområder. Dette gjelder for materiell som skal kunne brukes i trykt- og / eller elektronisk form. NFI søker en strategisk samarbeidspartner som kan levere ulike design- og rådgivningstjenester og som kan være med å videreutvikle virksomhetens synlighet og posisjon i de sammenhenger virksomheten skal og bør være representert. Leverandøren må ha kunnskap om bruk av ulike formidlingsformer og erfaring fra arbeid med trykte så vel som digitale og sosiale medier. Denne kravspesifikasjonen omfatter 6 ulike design- og rådgivningstjenester. Til sammen representerer disse bredden av de virksomhetsområder NFI har ansvaret for. Hvilke design- og rådgivningstjenester som skal omfattes av selve avtalen, avklares i forbindelse med avtaleinngåelse. Det legges vekt på at NFI skal stå som tydelig avsender for samtlige av oppdragene i denne kravspesifikasjonen. NFIs design profil skal legges til grunn for de forslagene tilbyder presenterer. For mer informasjon: http://www.nfi.no/om+nfi/om+nfi/anbud Tilbyder skal levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av denne kravspesifikasjonen. Eventuelle spørsmål og avklaringer skal skje skriftlig og sendes til mette.tharaldsen@nfi.no. Hvert av oppdragene er beskrevet for seg med tilhørende maler / skisser som utgangspunkt for de jobber som skal utføres. Tilbyder må kunne tilby tjenester i forhold til alle designoppdragene som er beskrevet i kravspesifikasjonen. Tilbyder kan komme med forslag til endringer, men disse skal være forankret i NFIs profilhåndboken. For mer informasjon om maler / skisser og profilhåndbok: http://www.nfi.no/om+nfi/om+nfi/anbud Dersom tilbyder skal benytte underleverandører til å utføre deler av tjenestene, må dette fremkomme av tilbudet. Det må oppgis navn på underleverandør, samt hvilke tjenester de skal utføre. Leverandøren skal alltid være hovedkontakt i forhold til NFI. Norsk filminstitutt (NFI) Side 2 av 15
Hvert av oppdragene skal prises hver for seg i vedlagte prisskjema, vedlegg 2. Benyttes underleverandører, skal disse prises for seg i samme pristabell. Det samme gjelder for eventuelle forslag til endringer. Hver av besvarelsene skal innholde informasjon om de ressursene som er tenkt tilbudt i forbindelse med planlegging, gjennomførings- og ferdigstillelsesfasen av et oppdrag og hvilken kompetanse disse ressursene besitter. Leverandøren må utnevne en kontaktperson som koordinerer arbeidet som skal utføres. Det legges vekt på at NFIs nye samarbeidspartner må kunne: Vise til en profesjonell og resultatorientert arbeidsprosess Arbeide under tidspress og kunne levere med korte tidsrammer Levere i henhold til avtalt budsjett og de rammer som gjelder for oppdraget Ha god forståelse for tekst og kunne kommunisere på begge målformer skriftlig og muntlig i tillegg til engelsk Vedlegg 1, Kravspesifikasjon for hvert av oppdragene Vedlegg 1.1: Sammendrag av oppdragene Vedlegg 1.2: Cinematekkatalog Vedlegg 1.3: Cinematekkatalog Barn og Ung Vedlegg 1.4: Norwegian Films katalogen Vedlegg 1.5: NFI:LAB Vedlegg 1.6: Filmfestivalen i Berlin og Cannes Vedlegg 1.7: Filmhøsten & Filmvåren.. Norsk filminstitutt (NFI) Side 3 av 15
1.1 Sammendrag av oppdragene For nærmere beskrivelse, se vedlegg 1.2-1.6 Oppdrag Cinematekkatalog Cinematekkatalog Barn og Ung Norwegian Films katalogen Beskrivelse av leveransen NFI ser etter en samarbeidspartner som har bred erfaring fra å arbeide med magasiner og kataloger. Leverandøren skal være en støttespiller i arbeidet med å videreutvikle katalogen og ved hjelp av ulike virkemidler sørger for økt oppmerksomhet og flere besøkende til Cinematekets visninger. NFI ser etter en samarbeidspartner som har bred erfaring fra å arbeide med magasiner og kataloger rettet mot denne målgruppen. Leverandøren skal være en støttespiller i arbeidet med å videreutvikle katalogen og ved hjelp av ulike virkemidler sørger for økt oppmerksomhet og flere besøkende til Cinematekets visninger for barn og unge. NFI søker en ekstern samarbeidspartner som kan tenke strategisk rundt ulike presentasjonsformer. NFI:LAB Leverandøren må legge frem forslag til hvordan eksisterende katalog og malverk kan videreutvikles i forhold til beskrevet bruksområder og legge frem forslag til hvordan innholdet kan formidles i ulike kanaler og plattformer. NFI søker en samarbeidspartner som kan være med å tenke strategisk i forhold til ulike løsninger rettet mot aktører i filmbransjen. Målet er å få flere personer til å delta på kurs og seminarer samt gjøre denne delen av NFIs virksomhet kjent i resten av Norden og Europa. NFI i Berlin og Cannes Leverandøren må legge frem forslag til ulike løsninger som appellerer til denne målgruppen. Leverandøren skal levere forslag på profil og design som ivaretar NFIs behov når det gjelder synlighet under ulike filmfestivalen. NFI skal stå som tydelig avsender. For nærmere beskrivelse av malverk og designprofil http://www.nfi.no/om+nfi/om+nfi/anbud Norsk filminstitutt (NFI) Side 4 av 15
Vedlegg 1.2 Cinematekkatalog Cinemateket i Oslo er en del av virksomheten til NFI. Et Cinematek er en spesialisert kino som fokuserer på klassisk film og alternativ samtidsfilm. I to velutstyrte saler (med henholdsvis 195 og 70 plasser) vises rundt 20 visninger i uken hele året. Dette kan være høydepunkter fra filmhistorien, eller nyere filmer som ellers ikke blir vist i Norge. Cinematekets mål er å gjøre de sentrale verkene fra filmhistorien tilgjengelig for publikum og samtidig ta pulsen på dagens filmkultur. De siste årene har Cinemateket vist serier med sentrale filmskapere som Federico Fellini, Rainer Werner Fassbinder, Robert Bresson, Carl Theodor Dreyer, Jean-Luc Godard, Kenji Mizoguchi, Buster Keaton, Fritz Lang, Sergio Leone og mye mer. I tillegg vises film av nyere og nåtidige filmskapere som Bela Tarr, Aleksandr Sokurov, Gaspar Noé, Wong Kar-Wai, Roy Andersson, Claire Denis, Hou Hsiao-hsien, Apichatpong Weerasethakul m.m. Det presenteres også tematiske serier som for eksempel film og filosofi, swinging sixties, DDR, 3D, og 70mm), og spesielle epoker (fransk nybølge, britisk gangsterfilm, science fiction, japansk kultfilm og liknende). Cinemateket arrangerer dessuten den årlige dokumentarfilmfestivalen EURODOK og 70mmfestivalen (som går av stabelen annet hvert år), og samarbeider med Film fra Sør, Skeive Filmer og Oslo Internasjonale Filmfestival. Nytt program lanseres seks ganger årlig. Hvert program dekker to måneder. Programmet presenteres i en egen programkatalog som er gratis og kan plukkes opp på Filmens Hus. Den sendes også ut per post til aktive medlemmer. Målgruppe Cinematekets medlemmer, filminteresserte og i noen tilfeller journalister. Kanaler Utsendelse til medlemmer av Cinemateket, utplasseringssteder som Deichmann og Universitetet i Oslo. Programmet er også tilgjengelig på filmweb og nfi.no, og blir omtalt på twitter og facebook. Leveranse Cinematekkatalogen designes i dag etter en fast mal. Illustrasjon til omslag kommer fra ekstern illustratør og settes inn i fast omslagsdesign Katalogens sideomfang varierer mellom 44 52 sider + omslag. Norsk filminstitutt (NFI) Side 5 av 15
I tilknytning til katalogen produseres det en annonse og to flyere. Størrelse og uttrykk utarbeides i samarbeid med redaksjon og markedssjef. Slik arbeidet er lagt opp i dag, må leverandøren som får oppdraget påregne å sitte i NFIs lokaler og benytte NFIs Mc den tiden det tar å produsere katalogen. Dette er fordi vedkommende må ha tilgang til NFIs nettverk og arkiver, og fordi korrekturarbeidet foregår i InCopy. Overlevering av tekst, bilder og spesifikasjoner for den enkelte katalog vil skje i møter med markedssjef og katalogens redaksjon. Det videre samarbeidet vil foregå dels via InCopy og dels i møter med representanter fra redaksjonen. Leverandøren foretar selvstendige kreative valg og vurderinger når det gjelder bruk av illustrasjoner og ombrekking av stoff. Avklaringer knyttet til innhold og visningstider kan foregå helt frem til trykkstart Leverandøren må også påregne kontakt med annonseselgere og i tillegg ha kontakt med trykkeri og ansvaret for at jobben leveres trykkeriet i riktig versjon og format og til fastsatt deadline. NFI ser etter en samarbeidspartner som har bred erfaring fra å arbeide med magasiner og kataloger. Leverandøren skal være en støttespiller i arbeidet med å videreutvikle katalogen og ved hjelp av ulike virkemidler sørger for økt oppmerksomhet og flere besøkende til Cinematekets visninger. For nærmere beskrivelse av malverk og designprofil http://www.nfi.no/om+nfi/om+nfi/anbud Norsk filminstitutt (NFI) Side 6 av 15
Vedlegg 1.3 Cinematek Barn Cinematek Ung Arrangementer og visninger for barn og unge Norsk filminstitutt har et særlig ansvar for å gi barn og unge tilgang til et mangfold av filmopplevelser, og stimulere til egenaktivitet. Hvert år har vi flere tusen besøkende i regi av skoler og barnehager. I tillegg gir vi tilbud på fritiden til barn og unge i regionen. NFI arrangerer muséum- og utstillinger i tillegg til filmvisninger og arrangementer ofte i samarbeid med barnehager og skoler. Alle aktiviteter skjer på Filmens Hus. En viktig satsing i forhold til denne målgruppen er Cinematek Barn og Cinematek Ung, som begge har visninger og arrangementer hver helg på Filmens Hus. Målgruppe Foreldre og lærere i tillegg til filminteresserte unge voksne. Kanaler Nyhetsbrev og katalog som sendes medlemmene av Cinemateket Barn & Unge. Profilering på nfi.no. Leveranse Dagens designtjenester: Katalog med program, presentasjon av filmer og spesialarrangementer for Cinematek Barn og Cinematek Ung. Annonse til dagspresse Plakater Invitasjon barnebursdag Andre forslag Innhold til katalogen produseres av en egen redaksjon. Overlevering av tekst, bilder og spesifikasjoner vil skje i møte med katalogens redaksjon og markedskonsulent. I tillegg til det redaksjonelle innholdet skal det tilpasses annonser i forhold til eksterne samarbeidspartnere. Leverandør vil ha kontakt med trykkeri og vil ha ansvar for at katalog og øvrig markedsmateriell leveres trykkeri og andre formidlingskanaler i riktig versjon og format og til fastsatte deadlines. Norsk filminstitutt (NFI) Side 7 av 15
Leverandøren skal levere forslag til hvordan katalogen kan videreutvikles på en måte som skaper oppmerksomhet og oppslutning rundt de aktivitetene NFI tilbyr denne målgruppen. For nærmere beskrivelse av malverk og designprofil http://www.nfi.no/om+nfi/om+nfi/anbud Norsk filminstitutt (NFI) Side 8 av 15
Vedlegg 1.4 Norwegian Films katalogen Norsk filminstitutt (NFI) har et særlig ansvar for å støtte opp under og gjøre norske filmer kjent i utlandet. Mye av dette arbeidet foregår på ulike festivaler over hele verden. I disse sammenhengene utarbeides det en samlet presentasjon av årets filmer og eldre filmer som fortsatt har appell utenfor Norge. Katalogen, Norwegian Films, presenterer alle norske nye filmer, regissørene bak filmene i tillegg til et utvalg av fjorårets filmer, TV-serier, helaftens dokumentarfilmer og et utvalg kortfilmer. Det er laget et fast oppsett over hvilken informasjon som skal være med å presentere filmene. I samme katalog presenteres i tillegg alle norske filmer fra de siste 10 år med regissør, produksjonsselskap og premieredato frem til det året katalogen gjelder for. Katalogen inneholder også informasjon om de viktigste filminstitusjonene samt adresser til norske bransjeinstitusjoner, distributører og produsenter. Målgruppe Representanter fra filmfestivaler, salgsagenter, distributører, folk i filmbransjen, internasjonal og norsk presse. Kanaler Katalogen deles ut på filmfestivaler og distribueres via nfi.no og som vedlegg til digitale invitasjoner, pressemeldinger og e-post. Leveranse Norwegian Films er et viktig arbeidsverktøy for de som arbeider i filmbransjen. Antall sider vil variere med antall filmer, men erfaringer fra de siste årene tilsier ca 70 sider. Det er mange avsjekk som skal gjøres og oppdraget innebærer at man jobber med stramme tidsfrister. Leverandøren må mestre å jobbe strukturert med en stor mengde informasjon og bildemateriell. Overlevering av innhold vil skje i møte med NFIs kontaktperson og markedssjef. Gjennomføring og ferdigstillelse skjer i nært samarbeid med informasjons- og fagavdelingen. Leverandør vil ha kontakt med trykkeri og ha ansvar for at katalogen leveres trykkeri og andre formidlingskanaler i riktig versjon og format og til fastsatte frister. Norsk filminstitutt (NFI) Side 9 av 15
NFI søker en ekstern samarbeidspartner som kan tenke strategisk rundt ulike muligheter for presentasjon og distribusjon. Leverandøren må legge frem forslag til hvordan eksisterende katalog kan videreutvikles i forhold til beskrevet bruksområder, og legge frem forslag til hvordan innholdet kan formidles i ulike kanaler og plattform. For nærmere beskrivelse av malverk og designprofil http://www.nfi.no/om+nfi/om+nfi/anbud Norsk filminstitutt (NFI) Side 10 av 15
Vedlegg 1.5 NFI:LAB Norsk filminstitutt (NF) tilbyr den profesjonelle filmbransjen kurs og kompetanseutvikling i form av seminarer, verksteder og mesterklasser, samt ulike stipend til filmfaglig etter- og videreutdanning. Denne delen av NFIs virksomhet er samlet i seksjonen NFI:LAB. Det holdes en rekke kurs og seminarer i året, der faglig fordypning, profesjonalisering, inspirasjon, styrket kompetanse og internasjonalisering er noen av stikkordene. Instituttet forsøker å sette sammen et variert program, fra mesterklasser der deltagerne får innsikt i forskjellige arbeidsmetoder til større inspirasjonsseminarer. Målgruppe - Hovedvekten av NFIs kurs er rettet mot regissører, manusforfattere og produsenter, men nær sagt alle funksjoner kan omfattes av tilbudet. Dette vil avhenge av innspill fra bransjen. Kanaler - Oversikten over kurs, seminarer, verksted og mesterklasser oppdateres kontinuerlig på NFIs nettsider. Det blir også benyttet facebooksider og twitter. Forrige sesong ble det laget en brosjyre med en samlet presentasjon av samtlige kurs og foredragsholdere. Leveranse Store deler av målgruppen jobber som freelancere. Planlagte kurs må derfor ofte vike for oppdrag. Det kan derfor være en utfordring minne om disse aktivitetene uten at dette blir oppfattet som unødig støy, men snarere en hyggelig påminnelse om faglig påfyll og utveksling av erfaringer og kunnskap. NFI søker en samarbeidspartner som kan bidra til å tenke strategisk i forhold til ulike løsninger rettet mot denne målgruppen. Målet er å få flere personer til å delta på kurs og seminarer samt gjøre denne delen av NFIs virksomhet kjent i resten av Norden og Europa. Leverandøren må legge frem forslag til ulike løsninger som imøtekommer disse behovene. For nærmere beskrivelse av malverk og designprofil http://www.nfi.no/om+nfi/om+nfi/anbud Norsk filminstitutt (NFI) Side 11 av 15
Vedlegg 1.6 NFIs deltakelse under filmfestivalen i Berlin og Cannes Norsk spillefilmer, dokumentar- og kortfilmer er etterspurte på internasjonale filmfestivaler. De siste årene har interessen rundt norske filmer til festivaler og konkurranser økt. Norsk filminstitutt har et særlig ansvar for å bidra til å fremme interessen for norske filmer på festivaler og markeder nasjonalt og internasjonal. Det er særlig knyttet store forventningene til norsk deltakelse på filmfestivalene og markedene i Berlin (februar) og Cannes (mai). Dette er prestisjefylte festivaler som får mye oppmerksomhet over hele verden. Norske filmer har vært representert i hovedprogrammet flere ganger. Både i Berlin og Cannes deler NFI stand/kontor med Sverige, Danmark, Finland og Island. Hvert land har sin plass med mulighet for eksponering av filmer fra respektive land. Dette skjer blant annet ved bruk av flyere og plakater. NFI skal i disse sammenhengene tilrettelegge for festivaldeltakelse og ikke fungere som salgsagent eller distributør for filmene. NFIs primære ansvar er å benytte festivalene til å presentere norske filmer for andre internasjonale festivaler, kjøpere og presse og ivareta norsk deltakelse blant annet ved å introdusere norsk filmbransje for NFIs internasjonale nettverk. Målgruppe Andre filmfestivaler, distributører, salgsagenter, bransjefolk, norske og internasjonale journalister Kanaler Pressemeldinger, nettside på nfi.no, twitter og facebook. Kontakt med NFIs nettverk før under og etter festivalen. Katalogen Norwegian Films, som presenterer årets premierefilmer og utvalgte norske filmer fra året før. Norwegian Films har egen kravspesifikasjon. Flyer med informasjon om filmene og visningene av de filmene som er tatt ut til å være med på festivalen og filmer som vises på markedet, mottakelser og middager. Plakater til bruk på standen og plakater til ulike arrangementer der NFI skal være synlig. Annonser i festivalutgaver av internasjonale bransjemagasiner som Variety og Screen. NFI utarbeider også en egen festivalside på nfi.no. Norsk filminstitutt (NFI) Side 12 av 15
Leveranse NFI søker en strategisk samarbeidspartner som kan være med å videreutvikle profilen som er benyttet så langt. Til standen og arrangementene under disse festivalene har vi behov for følgende: Plakater - nåværende mål er 50 x 70 og 140 x 200. Flyere som presenterer filmene som festivalen har valgt ut digitalt og print Invitasjoner til arrangementer i regi av NFI digitalt og print Annonser som fremhever filmene som er representert på festivalen/markedet Andre forslag Utfordringen for NFI i disse sammenhengene er å etablere en profil og et uttrykk som sørger for at NFI skiller seg ut og som skaper oppmerksomhet og gjenkjennelse blant dem vi ønsker å tiltrekke oss under festivalen. Leverandøren skal levere forslag på profil og design som ivaretar NFIs behov når det gjelder synlighet og som kan fungere på ulike festivaler. I alle disse sammenhengene er det viktig at NFI står som tydelig avsender. For nærmere beskrivelse av malverk og designprofil http://www.nfi.no/om+nfi/om+nfi/anbud Norsk filminstitutt (NFI) Side 13 av 15
Vedlegg 1.7 Filmvåren & Filmhøsten Filmvåren & Filmhøsten er et halvårlig pressearrangement i regi av Norsk filminstitutt (NFI). Sesongens spillefilmpremierer presenteres under en bredt anlagt pressekonferanse på Filmens Hus. Hver filmproduksjon stiller med sine fremste representanter. Regissør og produsent er gjerne til stede og blir presentert med et kort intervju i forbindelse med visning av trailer eller klipp fra filmen. I noen tilfeller er også skuespillere til stede. Målgruppe Journalister og filmbransje Kanaler Invitasjoner til arrangementet sendes per e-post. Arrangementet oppsummeres med publisering av intervjuer og foto fra arrangementet på nfi.no. Arrangementet blir også omtalt på twitter og facebook. Leveranse I forbindelse med disse arrangementene har NFI behov for en katalog eller annet trykt materiell som inneholder program for arrangementet, informasjon om hver enkelt film og kontaktopplysninger til sentrale personer i filmbransjen og NFI. Katalogen skal videre inneholde: En introduksjonstekst som presenterer kommende filmsesong En presentasjon av hver film med bilde, kort om filmen og teamet bak filmen Oversikt over sesongens aktuelle produsenter En takk til samarbeidspartnere og bidragsytere Antall sider vil variere med antallet filmer og eventuelt annen informasjon det er naturlig å formidle i katalogen. I tillegg til katalogen skal det designes: Invitasjon til arrangementet Roll Up og plakat Bakgrunnsbilde til kinolerret Eksponering på nfi.no Eventuelt andre forslag Utfordringene i denne sammenheng er å balansere filmens eksponering under dette arrangementet med det som skal skje når filmen har premiere. Norsk filminstitutt (NFI) Side 14 av 15
Prosjektleder for Filmvåren/Filmhøsten fra NFI vil være ansvarlig for å innhente og rettighetsklarere bildemateriell og tekster for bruk i katalogen. Leverandøren vil få overlevert en brief med disposisjon, tekst og bilder i et møte med prosjektleder og markedssjef. Fremdriftsplanen utarbeides i samarbeid med prosjektleder og markedssjef fra NFI. Leverandør av tjenesten vil ha kontakt med trykkeri og ha ansvar for at jobben leveres i riktig format og versjon til fastsatt deadline. NFI søker en leverandør som kan videreføre profilen arrangementet har i dag, og som understreker NFI som arrangør. Leverandøren skal levere forslag til hvordan Filmvåren og Filmhøsten design kan videreutvikles og presenteres i ulike kanaler. For nærmere beskrivelse av malverk og designprofil http://www.nfi.no/om+nfi/om+nfi/anbud 2.0 Utstyr Det er en forutsetning at leverandøren disponerer eget utstyr, og benytter egne maskiner, programvare og lignende. Unntaket er eventuelt arbeidet med Cinematekkatalogen. Se punkt 1.2 over. Norsk filminstitutt (NFI) Side 15 av 15