Til medlemmene av kontrollutvalget Jnr. 64/11 Tid: 13. april 2011 kl 18:00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen M Ø T E I N N K A L L I N G NB! Møtet holdes for åpne dører. Publikum bes ta kontakt på tlf. 959 39 656. Forslag til dagsorden: Sak 14/11 Protokoll fra utvalgets møte den 16. mars 2011 Sak 15/11 Valg av revisor for forvaltningsrevisjon 2011 Sak 16/11 Sak 17/11 Sak 18/10 Kommunens kontroll av arbeidstidsordningene i offentlige kontrakter Rådmannens oppfølging av rapporten om barnevernet ny tilbakemelding Orienteringssaker Eventuelt Paal Jargel har meldt forfall til møtet og varamedlem Bjørn Espen Opheim innkalles. Forfall og inhabilitet medles til sekretæren i god tid før møtet. 6. april 2011 Tore Hem /s./ Leder Jan T. Løkken Sekretær Kopi: Ordfører Rådmann BDO AS
Sak 14/11 Protokoll fra utvalgets møte den 16. mars 2011 Saksutredning: Et forslag til protokoll ble sendt utvalgets medlemmer via e-post den 17. mars. Pga.hast med å få sendt ut anbudsbrevet for forvaltningsrevisjonen, var svarfristen i henhold til avtale i utvalgt, satt til kl 12.00 samme dag. Det fram kom noen merknader til språket og annet. Leder og nestleder signerte til slutt vedlagte forsalg til protokoll. Ingen merkander framkom til sak 11/11 Forvaltningsrevisjon 2011 og saken ble fulgt opp med invitasjonsbrev til fire selskap. Se annen sak til dagens møte. Rådmannens svar på Eventuelt saken vedr. arbeidstidsordninger er også ført opp som egen sak Protokollen fra utvalgets møte den 16. mars 2011 godkjennes. Ås, den 6. april 2011 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Forslag til protokoll fra kontrollutvalgets møte den 16. mars 2011
KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE PROTOKOLL Fra møtet i Vestby rådhus onsdag 16. mars 2011 kl. 18.00 kl. 20.10 Til stede: Tore Hem (leder) Lars Johan Rustad Bjørg Sellevoll Gunvor Vedvik Paal Jargel Fra sekretariatet: Jan T. Løkken Fra BDO: Hovedrevisor Stein Jøraandstad Vedtak: Innkalling og dagsorden ble godkjent. Sak 10/11 Protokoll fra utvalgets møte den 26. januar 2010 Vedtak Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 26. januar 2010 godkjennes. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 11/11 Forvaltningsrevisjon 2011 Behandling: Saken ble lagt fram uten innstilling I diskusjonen ble det pekt på at kommunen nylig har fått utarbeidet en konsulentrapport om beregningsmåten for selvkost på ulike områder i kommunen. Et prosjekt om ivaretakelsen av selvkostreglene bør etter dette utstå til endringer eventuelt har fått virke en stund. Utvalget var enige om at sekretariatet innhenter konsulent rapporten til utvalget. Det ble vist til orienteringssak 3/11 til Helse- og omsorgsutvalget neste møte om bl.a. ivaretakelsen av alkoholloven og serveringsloven i kommunen. Saken gir trolig svar på mange av de problemstillingene som er aktuelle i et prosjekt om det rusforebyggende arbeidet. Utvalget var enig om å prioritere ett prosjekt om byggesaksbehandlingen i kommunen og ett om kommunens hjelp til rusmiddelmisbrukere. Mht. det siste prosjektet mente utvalget at det også er viktig å se på hvordan helheten i
Vedtak: rusarbeidet blir ivaretatt. Det var derfor enighet om å føye til et nytt punkt i forslaget: Hvordan ivaretas helheten i kommunens arbeid på rusområdet(forebyggende arbeid og rusomsorg) i arbeidsdelingen og samarbeidet mellom NAV-kontoret og kommunen? De to prosjektene har mange problemstillinger hver og utvalget er inneforstått med at gjennomføringen ikke kan være like dyptpløyende på alle områder. A. Kontrollutvalget velger følgende prosjekter for forvaltningsrevisjon i 2011: I Byggesaksbehandlingen i kommunen Formål: Undersøke hvordan kommunen sikrer god saksbehandling av byggesaker og om den gir brukerne god service i slike saker. Problemstillinger: 1. Er det lagt til rette for god saksbehandling av byggesaker i kommunen? a. Er det etablert rutiner som sikrer ensartet behandling av likeartede saker? b. Er bemanningen tilfredsstillende? 2. Overholder Vestby kommune lovpålagte saksbehandlingstider i forbindelse med byggesaksbehandling? a. Hvor lang er gjennomsnittlig saksbehandlingstid? b. Hvordan er saksbehandlingstiden sammenlignet med lignende kommuner? 3. Hvordan sikres riktig servicenivå? a. Hvordan er egenvurderingen av servicenivået? b. Hva mener brukerne, de profesjonelle og andre, og hvordan blir tilbakemeldinger fra disse fulgt opp? c. Hvordan er omfanget av klagesaker og i hvilken grad fører disse til omgjøring av vedtak? 4. Hvordan er tilgjengeligheten for brukerne ved spørsmål, forespørsel om veiledning etc? II Kommunens hjelp til rusmiddelmisbrukere Formål:
Fungerer samarbeidet om driften av NAV- kontoret i Vestby etter intensjonen og sikres rusmiddelmisbrukerne tjenester i tråd med sosialtjenesteloven og kommunens egne vedtak Problemstillinger: 1. Har samarbeidet mellom kommunen og NAV Akershus om driften av NAVkontoret fungert i tråd med samarbeidsavtalen? 2. Hvilken rolle spiller de folkevalgte organene i kommunen i forhold til NAVkontorets drift og utviklingen av dets tjenester? 3. Hvordan er rusarbeidet organisert ved kontoret og hva slags samarbeid skjer med andre deler av kontoret og med ulike instanser i kommunen? Hva mener de ulike instansene om utviklingen av samarbeidet? 4. Hvordan ivaretas helheten i kommunens arbeid på rusområdet (forebyggende arbeid og rusomsorg) i arbeidsdelingen og samarbeidet mellom NAV-kontoret og kommunen? 5. Hvilken effekt har opprettingen av NAV-kontoret hatt på tilbudet til personer med rusmiddelproblemer? 6. Hvordan etterleves myndighetskravene om tjenester overfor rusmiddelmisbrukere? (Bl.a.: a. Plikten til å gi opplysning, råd og veiledning, b. Støttetiltakenes innretning og tilgjengelighet, c. Saksbehandlingen og rettighetssikring, d. Midlertidig husvære, e. oppfølging for tiltak etter inst. opphold). 7. Hva mener brukerne om tjenestene innen rusomsorg? 8. Sammenligning ressursbruk/behov med lignede kommuner B Innhenting av tilbud Sekretariatet bes invitere 4 selskaper til å gi et samlet tilbud om gjennomføring av begge prosjektene. Utvalget godkjenner mal for invitasjonsbrev som fulgte saksutredningen med krav og frister til selskapene og kommunens rammer og forbehold. Sak 12/11 Behandling: Vedtak: Kontrollutvalgets påse-ansvar overfor revisor Orienteringen om den dokumentasjonen som kontrollutvalget mottar fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget mener revisjonens informasjon gir et godt grunnlag for at utvalget skal kunne utøve sitt påse-ansvar. På spørsmålet fra utvalget svarte revisor at en ikke hadde fått noe endelig, skriftlig svar på revisors to brev av 28. mai 2010 vedr. regnskapsåret 2009. Revisor vil ved eventuelle lignede brev for framtida sette en svarfrist. Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Sak 13/11 Behandling: Vedtak: Orienteringssaker Orienteringssaker tas til orientering. Gunvor Vedvik og Paal Jargel orienterte fra årets kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Eventuelt Det var enighet om å be rådmannen legge fram en skriftlig redegjørelse om hvordan kommunen kontrollerer arbeidstidsordningene for de ansatte i kommunen. Utvalget ber også om å få en redegjørelse for kommunens ansvar for tilsvarende ordninger blant eventuelle vikarbyråer som kommunen benytter og hvordan kontrollen overfor disse gruppene skjer. Utvalget ber om å få opplyst hvilke vikarbyråer som benyttes og omfanget av avtalene med disse det siste året. Svaret bør foreligge før neste møte, dvs. 4. april. Vestby, den 30. mars 2011 Tore Hem Leder Lars Johan Rustad Nestleder
Sak 15/11 Valg av revisor for forvaltningsrevisjon 2011 Saksutredning: Kommunestyret sluttet seg ved behandlingen av budsjettet for 2011 til kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll og tilsyn. I budsjettet er det avsatt kr 390 000,- inkl. mva til forvaltningsrevisjon. Valg av forvaltningsrevisjonsprosjekt skjer på basis av en handlingsplan for perioden 2009 2012 som ble vedtatt av kommunestyret 2. februar 2009. Vestby kommunes avtale med revisjonsselskapet BDO AS er avgrenset til regnskapsrevisjon. I henhold til kommuneloven 78 nr. 4, jf. også forskrift om revisjon 6, er det kommunestyret som velger revisor. Kontrollutvalget vedtok 16. mars 2011 (sak 11/11) byggesaksbehandlingen i kommunen og kommunens hjelp til rusmiddelmisbrukere som tema for de to prosjektene for 2011. Nærmere formål og problemstillinger for prosjektene ble også beskrevet i vedtaket. I tråd med utvalgets vedtak, del B, inviterte sekretariatet i brev av 17. mars d.å fire selskap til å gi tilbud om gjennomføringen av prosjektene: Deloitte AS, BDO AS, Follo distriktsrevisjon og Østfold kommunerevisjon IKS. Deloitte AS ba i e-post av 18. mars om tilleggsopplysninger og sekretariatet besvarte dette i e- post av 22. mars. Svaret ble også formidlet til de andre selskapa som var invitert til å gi anbud. Kopi av e-postene med spørsmål og svar følger vedlagt. Tilbud mottatt fra tre selskap. FIKS har mottatt tilbud fra tre av selskapene: Deloitte AS, BDO AS og Østfold kommunerevisjon IKS. Alle tilbud ble avgitt før den oppgitte tidsfristen. Våre krav til tilbyderne: 1. Tilbudet om forvaltningsrevisjon må leveres til FIKS innen 4. april 2011 kl 12.00 2. Dokumentere at de faglige kvalifikasjonskravene for forvaltningsrevisjon som følger av Forskriften for revisjon i kommuner oppfylles. 3. Bekrefte at dere ikke har utført tjenester for Vestby kommune som kan medføre inhabilitet i forhold til denne oppgaven. 4. Vedlegge tilbudet skatteattest, jf. Ansk.forskriftens 3-3. 5. Vedlegge tilbudet HMS-egenerklæring, jf. F 3-4. Sekretariatet har gått igjennom tilbudene og finner at alle de tre tilbyderne oppfyller alle overnevnte krav. Plan for gjennomføring av revisjonen
Alle tre selskap har levert planer for hvordan de vil gjennomføre revisjonen. Alle tre forplikter seg til å legge fram rapporter innen 1. november d.å. Pristilbud: 1. BDO AS kr 274 000 eks mva kr 342 500 inkl. mva 2. Deloitte AS kr 390 000 inkl mva 3. Østfold kommunerevisjon IKS kr 355 000 inkl mva Alle pristilbudene er faste og inkluderer alle utgifter som er beskrevet i kravspesifikasjonen, jf. invitasjonsbrevet av 17. mars d.å. og reise- og diettutgifter. Invitasjonsbrevet hadde følgende formulering vedr. tildeling: Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på laveste pris. På bakgrunn av spørsmål fra ett av selskapene, gjorde FIKS i e-post av 22. mars følgende presisering av grunnlaget for valg av selskap: Foruten de generelle krav til de som ønsker å delta og som er beskrevet i invitasjonsbrevet, vil tildelingen skje på grunnlag av det selskapet som gir et tilbud med lavest pris. Dersom valget da står mellom to eller flere selskap, skjer tildelingen på grunnlag av det selskapet som har mest erfaring med forvaltningsrevisjonsprosjekter innen begge de temaer som skal revideres. Tilbydere bør derfor opplyse om hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter de tidligere har utført på de to utlyste områdene. BDO AS har dokumentert at de oppfyller de generelle kravene som ble stilt og selskapets tilbud har laveste pris. BDO AS og Deloitte AS har bedt om at deler av deres tilbud unntas offentlighet. I medhold av forvaltningsloven 13, jf. offentleglova 13 vedr. forretningshemmeligheter, foreslår vi at disse ønskene imøtekommes. Østfold kommunerevisjon IKS ønsker ikke at noe skal unntas offentlighet. Vedlagt følger både tilbudene i sladdet versjon og i fullstendig versjon.
I medhold av forvaltningsloven 13, jf. offentleglova 13 unntas deler av tilbudene fra BDO AS og Deloitte AS fra offentlighet, jf. vedlagte sladdede utgaver. Kontrollutvalget innstiller om at kommunestyret gjør følgende vedtak: 1. Kommunestyret utpeker BDO AS v/oppdragsansvarlig revisor som revisor for prosjektene byggesaksbehandlingen i kommunen og kommunens hjelp til rusmiddelmisbrukere i Vestby kommune. 2. Kommunestyret slutter seg til begrunnelsen i saksutredningen som ligger til grunn for kontrollutvalgets innstilling om valg av forvaltningsrevisor for de to prosjektene. 3. Gjennomføringen skjer til fast pris innenfor det pristilbudet som BDO AS har gitt og i samarbeid med kontrollutvalget. 4. Endelig rapport oversendes innen 1. november d.å. til kontrollutvalget som avgir innstilling overfor kommunestyret. 5. Sekretæren for kontrollutvalget gis, innenfor de vedtatte rammer, fullmakt til å tegne kontrakt med BDO AS om dette prosjektet. Ås, den 6. april 2011 Jan T. Løkken Sekretær Vedlegg: 1. Kontrollutvalgets brev av 17. mars 2011 til Deloitte AS (likelydende brev ble sendt til alle inviterte selskaper 2. E-post av 18. mars d.å. fra Deloitte AS og sekretariatets svar av 22. mars. 3. Tilbudsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS av 3.4.11, 4. Tilbudsbrev unntatt offentlighet fra Deloitte AS av 4.4.11, uoff. Fvl 13, jf. offl 13. 5. Tilbudsbrev unntatt offentlighet fra BDO AS av 4.4.11, uoff. Fvl 13, jf. offl 13. 6. Tilbudsbrev med tekst unntatt offentlighet sladdet fra BDO AS av 4.4.11. 7. Tilbudsbrev med tekst unntatt offentlighet sladdet fra Deloitte AS av 4.4.11 Utrykte vedlegg: Vedlegg 6 9 fra Østfold kommunerevisjon
Sak 16/11 Kommunens kontroll av arbeidstidsordningene i offentlige kontrakter Saksutredning: Kontrollutvalget ba under eventuelt i møtet den 16. mars d.å. om rådmannens redegjørelse for hvordan kommunen kontrollerer arbeidstidsordningene for de ansatte i kommunen. Utvalget ber også om å få en redegjørelse for kommunens ansvar for tilsvarende ordninger blant eventuelle vikarbyråer som kommunen benytter og hvordan kontrollen overfor disse gruppene skjer. Utvalget ber om å få opplyst hvilke vikarbyråer som benyttes og omfanget av avtalene med disse det siste året. Svaret bør foreligge før neste møte, dvs. 4. april. Rådmannens svar forelå 30. mars, jf. vedlage kopi av e-poster: Hvert enkelt resultatområde har ansvar for egen turnus/egne arbeidsplaner. Bemanningen (stillingshjemlene) er fastsatt av kommunestyret. Løpende turnusplanlegging skjer i henhold til gjeldende regelverk og hver enkelt plan skal godkjennes av tillitsvalgt. Når det gjelder egne ansatte, har kommunen kontroll med bruk av vakter. Når det gjelder vakter utført av vikarbyråer er det vikarbyrået som er ansvarlig for at regelverket følges. Kommunen har ikke mulighet til å vite hva en ansatt i vikarbyrå har gjort før eller etter en vakt i Vestby kommune. Avtalene med vikarbyråer skjer i henhold til inngått rammeavtale. Vikarbyråene har forpliktet seg til å følge regelverket. Vestby kommune kjøpte vikartjenester i 2010 fra Oarta AS, Adecco Helse AS og Jobzone AS for henholdsvis 2,2 millioner, 104 tusen og 90 tusen (beløpene avrundet). Vi har også rammeavtale med Manpower, men kjøpet derfra var på under 2 tusen kroner i fjor. Etter konferanse med utvalgets leder oversendte sekretariatet følgende tilleggsspørsmål til rådmannen: Vi vil gjerne også få din redegjørelse for hvordan kommunen oppfyller kontrollkravet i 7 i Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Dersom dere mener det er forhold ved de aktuelle bransjene som påvirker graden av kontroll, ber vi om å få dette beskrevet nærmere. Rådmannen svarte samme dag at status er bra og viste til en e-post om saken av samme dato fra RO-leder sykehjem, Torild Kongshaug:
Vestby sykehjem og hjemmetjenesten i Vestby hadde møte med Jobzone AS i dag, 30.03.11. Jobzone AS kjøpte opp Aorta i 2010 slik at vi nå forholder oss til ett firma. Vi fikk følgende opplysninger: De lønner sine ansatte i henhold til hovedtariffavtalen i KS-området. Vi har skriftlig fått oppgitt timesatsene som de betaler sine ansatte. De betaler tillegg for kveld/natt, lørdag/søndag, helge-/høytidsdager og overtid jfr. hovedtariffavtalen. Fra 2011 lager de turnus i et datasystem for den enkelte ansatte, og alle dennes oppdrag, slik at det blir lettere å følge opp den enkelte. De planlegger ikke for dobbeltvakter, men det kan også hos dem, så vel som hos oss, oppstå kriser som medfølger dobbeltvakter. Da betales det for overtid slik det gjøres for våre egne ansatte. Vi kan få opplysninger om arbeidstakerne har hatt, eller skal på vakt etter at de har vært hos oss, jfr. om det oppstår en krise Til utvalgets orientering vedlegger vi Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, jf. vårt spørsmål til rådmannen ovenfor Rådmannens redegjørelse vedr. kommunens kontroll med arbeidstidsordningene i vikarbyråene det benytter tas til orientering. Ås, den 6. april 2011 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: E-post korrespondansen med rådmannen i saken vedr. arbeidstidsordningene. Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
Sak 17/11 Rådmannens oppfølging av rapporten om barnevernet ny tilbakemelding Saksutredning: Kontrollutvalget behandlet den 23. oktober 2010, jf. sak 23/10, rådmannens rapport om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om barnevernet hjelpetiltak i hjemmet. Utvalget innstilte overfor kommunestyret om å ta rapporten til orientering, og ba om en ny rapport om administrasjonens oppfølging pr. april 2011. Forvaltningsrevisjonsrapporten kan leses på FIKS sine internettsider: www.follofiks.no. Administrasjonens rapport om den videre oppfølgingen forelå i brev av 1. april d.å. Anbefaling 1. Det bør vurderes tiltak som kan bedre rapporteringspraksisen fra barnehagene i tråd med den nasjonale satsingen på dette området. Administrasjonens oppfølging pr. 1. april 2011: Det er gjennomført tiltak for å forbedre rapporteringspraksisen fra barnehagene. 75 ansatte fra barnehagesektoren har hatt opplæring i barnevern i 2010. Det har vært avholdt møte mellom styrere og barneverntjenesten. Samarbeidsavtalen mellom barnehage og barneverntjenesten er revidert. Anbefaling 2. Barneverntjenesten bør følger opp at den halvårlige innrapporteringen til Fylkesmannen er korrekt. Administrasjonens oppfølging pr. 1. april 2011: Innrapporteringen til Fylkesmannen er korrekt etter innføring av nytt fagsystem. Anbefaling 3. Saksbehandlingen av meldinger, undersøkelser og tiltaksplaner bør dokumenteres ved å la sjekklistene som barneverntjenesten benytter, inngå som et dokument i den enkelte saksmappe. Administrasjonens oppfølging pr. 1. april 2011: Undersøkelser gjennomgås hver 14. dag på fagmøtet. Barneverntjenesten har laget en undersøkelsesplan for undersøkelsen. Tilbakemeldingen fra brukere er at de opplever planen som omfattende og byråkratisk. Som følge av dette er vi i ferd med å endre praksisen der vi litt ut i undersøkelsesfasen sender ut et brev til familien med oversikt over fremdrift i saken. Anbefaling 4. Kommunen bør sikre at alle barn har gyldig tiltaksplan. Administrasjonens oppfølging pr. 1. april 2011: Alle barn med hjelpetiltak har gyldig tiltaksplan pr. dags dato.
Anbefaling 5. Barneverntjenesten bør sikre at tiltaksplaner blir utformet i henhold til tjenestens egne retningslinjer, herunder også legge vekt på gode målformuleringer. Administrasjonens oppfølging pr. 1. april 2011: Det arbeides fremdeles aktivt med å utarbeide gode målformuleringer i samarbeid med familien, samt å få til nyttig operasjonalisering av målene som familiene er enige i. Anbefaling 6. Barneverntjenesten bør følge opp den gjennomførte brukerundersøkelsen. Dette gjelder spesielt i forhold til tilbakemeldingene om manglende bedring av barnets situasjon i saker hvor tiltak er avsluttet eller saken henlagt Administrasjonens oppfølging pr. 1. april 2011: Det har vært foretatt brukerundersøkelse i løpet av en tre måneders periode i 2010. 20 familier og ungdommer har fått utlevert undersøkelsen etter møte på kontoret eller vi har sendt undersøkelsen pr. post. Det er få som svarer på undersøkelsen. 5 av 6 brukere gir svært god tilbakemelding på respekt, tilgjengelighet og opplever hjelp i stor grad. En bruker gir barneverntjenesten dårlig skår på nesten alle områder, unntatt at barneverntjenesten holder hva de lover. Det er positivt at de fleste som svarer opplever tjenesten som god, men det er en utfordring å få tilbakemelding på brukerundersøkelsen fra barnevernets brukere. Sekretariatets konklusjon: Administrasjonens brev av 1. april d.å. viser at det arbeides aktivt med å sette anbefalingene ut i livet. Kontrollutvalget tar administrasjonens nye tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten om barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet til orientering. Ås, den 6. april 2011 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: 1. Vestby kommunes brev av 1. 4 2011 vedr. oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportens anbefalinger. 2. Kopi av utv.sak 23/10 Rådmannens oppfølging av rapporten om barnevernet hjelpetiltak i hjemmet
Sak 18/11 Orienteringssaker Vedlegg: 1. Datatilsynets kommuneundersøkelse 2010 2011 vedr. Internkontroll og informasjonssikkerhet + Utklipp fra kommunal rapport 2. Helsetilsynets landsomfattende tilsyn i 2010 med sosiale tjenester i NAV.(Omfattet ikke NAV-kontoret i Vestby). + Utklipp fra Aftenposten 3. Aktivitetsplanen pr. 6.4 2011 Orienteringssakene tas til orientering. Ås, den 6. april 2011 Jan T. Løkken /s./ Sekretær