Renninstrukser Asker Trekkhundklubb Sist oppdatert: 9. april 2007 1. Innholdsliste: 1. Oversikt...2 2. Tidlig planlegging...2 2.1. Valg av arena...3 3. Ansvar...3 3.1. Rennleder...3 3.2....4 3.3....5 3.4....5 3.5. Sekretariat...6 3.6. Kantine...6 3.7. Premieansvarlig...7 3.8. Vektsjef...7 3.9. Alles ansvar...7 4. I god tid...7 5. Etter påmeldingsfristens utløp...8 6. Dagen før løpet...9 7. Løpsdagen før løpet...9 8. Under løpet...9 9. Etter løpet, løpsdagen...10 10. Når en kommer hjem...10 Vedlegg A: Eksempel på rennleders sjekkliste...10 Vedlegg B: Eksempel på løpsinnbydelse...10 Vedlegg C: Eksempel på program...10 1
1. Innledning. Denne veilederen er utarbeidet av rennfunksjonærer i Asker Trekkhundklubb. Hensikten med veilederen er å systematisere kunnskap og erfaring opparbeidet gjennom renn slik at kommende funksjonærer lettere får tilgang til kunnskapen. På denne måten kan vi kvalitetssikre arrangementene og gjøre det lettere for dugnadsarbeider å påta seg ansvar. Denne veilederen er et tillegg til rennreglement og konkurranseregler utarbeidet av Norges Hundkjørerforbund. Oversikt Løpskomite: Rennleder Sekretariat Teknisk delegert (TD) oppnevnes av forbundet. Tilleggsfunksjoner: Vektsjef Premieutdeling Lege og veterinær (tilgjengelig, men ikke nødvendig til stede) Startsjef m/assistenter Vekslingssjef m/assistenter (ved stafetter) Målassistenter (til tidtagersjefen) Løypevakter Parkering Servering Jury for hvert renn skal bestå av TD, rennleder, løypesjef og en lagleder fra en annen klubb (utnevnes på lagledermøte 1 tim før start). 2. Tidlig planlegging Dato og distanser meldes før sesongen til forbundet for plassering i terminlisten. Rennet får da tildelt en status, for eksempel Europacup, Verdenscup, Kretsmesterskap, Norgesmesterskap. Det oppnevnes også en teknisk delegert (TD) fra forbundet som skal se til at arrangementet går etter reglene. Styret velger en rennleder og foreslår arenaer. Rennleder eller andre delegerte undersøker mulighetene for arenaer og foretar et valg og bestilling av arena. Ved Norgesmesterskap forlanges det en reservearena. Klubben kan tegne forsikring for dekning av kostnadene ved flytting. 2
2.1. Valg av arena Ved valg av rennarena bør en tenke på følgende: Kostnader forbundet med arenaleie og løypepreparering. I Asker er det hver sesong sannsynlig at klubben får preparert løyper til ett arrangement gratis av idrettskontoret. Bakgrunnen er at kommunen i sin avtale med Skiforeningen får dekket preparering av to renn i sesongen. Preparering ut over dette subsidieres så lenge rennet holdes i Asker. Flyttes arrangementet til andre steder må klubben dekke alle kostnader selv. Snøsikkerhet Sikkerhet for løperne Mulighet for de ønskelige distansene uten for mye konflikter med andre skigåere. Minst mulig behov for assistenter Tidtagerhus, helst m/strøm og speakertjeneste. Sted å oppbevare premier og dele dem ut fra Serveringsmuligheter, helst innendørs (kan av og til drifte servering selv) Parkeringsmuligheter (kan av og til ta parkeringsgebyr) Snøscooter m/slede, Røde kors. Garderober med dusj. 3. Ansvar 3.1. Rennleder Rennleder er ansvarlig for hele arrangementet, men underlagt klubbens styre. Han tar derfor avgjørelser i samarbeid med styret. Rennleder oppnevner de andre deltagerne i løpskomiteen samt tilleggsfunksjonene. Han kan om ønskelig delegere utnevnelsene til de andre i løpskomiteen. Rennlederen leder lagledermøtet 1 time før start. Rennleder setter opp en sjekkliste for arrangementet. Sjekklisten bør dekke følgende (se eksempel i vedlegg A): Oppnevning av løpskomite. List opp alle navn med telefoner og e-post. Kontakter med grunneiere, idrettslag, skiforening o Ved bruk av vei om sommer må grunneiere forespørres. o Ved løypekjøring utenom standard traseer må grunneier forespørres o Ved bruk av lysløyper og lignende må kommunen kontaktes dersom de er ansvarlig for anlegget. o Det må avtales leie av arena, arenahus, klubbhus, garderobe, løypekjøring. Det utarbeides løpsinnbydelse (se eksempel i vedlegg B) som sendes til forbundet og eventuelt til de andre klubbene minst 4 uker før rennet (ofte tar forbundet seg av videresendingen). Hjelpere: Navn, telefon, e-post, deres funksjoner. Helst skal hjelperne få skriftlige instrukser. Gjøre avtale med lege og veterinær som kan stå til disposisjon under arrangementet (behøver ikke være tilstede) Behov for materiell kan være: o Mat/drikke, drikkebeger, hundeskåler (kan bruke poser i isbokser), bord til drikkestasjon 3
o Løypeskilt, sperrebånd, pinner til å montere sperrebånd, små flagg. o Nummerskilt, start/mål-markering, vekslingmarkering (ved stafett) o Tidtagerutstyr, PC, skriver, tape, tegnestifter. o Veieutstyr for hund/pulk o Snøscooter m/førstehjelpsutstyr o Premier/premiebord o Kafeteriautstyr o Hundeposer/søppelsekker. Husk hammer/spiker til å feste sekkene til et tre. 3.2. en har ansvaret for å velge traseer og organisere preparering av løypene. Trasevalget foretas i samarbeid med løypekjører som ofte er lokalkjent. Ved løypevalg må det tas hensyn til følgende: Start og mål bør være så nær hverandre som mulig da personellet kan avhjelpe hverandre. Det må likevel være såpass avstand at det ikke blir konflikter. Oppløpet og målpassering må være synlig fra tidtagerhuset. Sperr av for publikum om nødvendig. Ved varving/vending er det viktig å unngå at dette skjer inne ved mål, men godt utenfor synsvidde. Arranger vendingen slik at det er naturlig for hunden å fortsette inn i ny runde, mens løperen må kommandere avkjøring til mål. Hundene er mentalt ferdig med løpet når de kjenner igjen mål. Det må være rikelig plass etter målpassering for å unngå at hunder bakfra stopper opp. Det må være plass til publikum ved start og mål. I umiddelbar nærhet bør det være garderobe med dusjmuligheter. Løypene må ikke krysse hverandre. Ved løp over 20 km skal det være drikkestasjon omtrent midtveis i løypa. Det skal være drikke til både løpere og hunder. Løypene skal legges slik at de blir en prøve på spannets styrke, utholdenhet, teknikk og taktiske evner. Helst bør den ha en lett utgang med stigende vanskelighetsgrad. Det må prioriteres sikkerhet for løper og hund. Det bør i størst mulig grad unngås partier hvor løypene møter hverandre parallelt. Da må det sperres av mellom sporene. ens ansvar: Preparering: en er ansvarlig for å avtale preparering av løypene i samarbeide med maskinkjører. Det er viktig å preparere i overensstemmelse med værmeldingen. Godt preparerte løyper er viktigste grunnlag for et vellykket renn sammen med riktig tidtaking. Løperne har krav på gode løyper, da de betaler for denne tjenesten gjennom påmeldingsavgiften. Er det tørrsnø bør løypene prepareres dagen før, slik at de fester seg. Ved våtsnø som fryser til is om natta, må løypene freses på morgenen før rennet. Det er viktig å unngå scootertrafikk i løypene etter preparering før rennet, da dette lett setter langsgående spor eller roter opp snøklomper som kan fryse. Må det kjøres scooter, så kjør sakte, og langs kanten. Skrive en løypebeskrivelse, helst med et løypekart og en løypeprofil til bruk i programmet. 4
Skaffe oversikt over kritiske punkter i løypenettet, og dermed behovet for skilting, avsperring og løypevakter. en skaffer løypevakter i samråd med rennlederen. en instruerer løypevaktene i god tid, helst skriftlig. Ved løp over 20 km organiserer løypesjefen en drikkestasjon omtrent halvveis i løypa. Husk drikkebeger til både løper og hund. Drikke er kun vann. Løypa bør være merket dagen før løpet, for mesterskap egne bestemmelser. Merking ved start/mål er arenasjefens ansvar. en er med på lagledermøtet før start og beskriver løypene. en er ansvarlig for innsamling av skilter, avsperringer og eventuell drikkestasjon i løypa. Han organiserer også sjekk av løypa etterpå for fjerning av hundemøkk i sporene. 3.3. Tidtagersjefen har ansvaret for tidtaking og resultatservice: Skaffe tidtakerutstyr, frakte og installere det i tidtakerhuset. Ta med PC og skriver. Leie av startklokke eller målklokker eller annet tidtakerutstyr kontakt: EMIT v/ Bjarte Dyngesland 22 91 03 00, Tollbugata 6, Oslo (inngang Skippergata, 625 kr). Tar med ark/blokk og nok blyanter samt tape og tegnestifter til å henge opp resultatlister. En del av dette finnes i eske på Frydendal. Skaffe medhjelpere i samråd med rennlederen. Medhjelpere ved start og målpassering som noterer startnummer på løpere er også under tidtakersjefens ansvar. Motta påmeldingslister og overføre til tidtakersystemet. Foreta trekning til start (PC-program gjør jobben). Lage startliste til programmet (PC-program gjør jobben). Lage lister over startnumrene til de enkelte klubbene. Et (eller flere) ark pr. klubb. (PC-program gjør jobben) Listene overleveres sekretariatet som pakker listen i plastposer sammen med klubbens startnumre. Foretar tidtaking under løpet. Lage resultatlister (PC-program gjør jobben), skrive ut og henge opp på et synlig sted. Levere resultatlister til sekretariatet for premiering og senere publisering på internett og i aviser. 3.4. en har ansvaret for organiseringen av arenaområdet og kafeteriaen: Merke tilfartsveiene (om nødvendig) Skaffe vakter til å organisere parkeringen og eventuelt ta parkeringsgebyr. Programmet selges samtidig med ilagt hundepose og startliste (evt. resultatliste fra dagen før). Merke lufteløype for hunder både med skilt og sperrebånd. Merke vei til toaletter, garderober og kafeteria med skilt. Også til arena dersom det ikke er innen synsfelt fra parkeringen. Avgrense målområdet og startområdet for publikum med merkebånd. Sette opp start og målmarkering med skilt eller banner. Sørge for ekstra hundeposer i tidtakerbua og ved lufteløypa. Sørge for tilstrekkelig med søppelsekker spredd rundt i arenaområdet. 5
Sørge for drikke etter målpassering. Løpere får varm/lunken sportsdrikk. Tilgang på vann til både løper og hund. Det forventes at løperne har med vannfat, men det skader ikke å ha noen i reserve. Ordne med bord til drikkestasjon samt beger. Ta med noen ekstra toalettruller i tilfelle det blir tomt på toalettene. Ta med spade til å fjerne hundmøkk. Ansvar for rydding på arenaområdet. 3.5. Sekretariat har ansvaret for utarbeiding og trykking av programmet samt kontakt med pressen. Han har ansvaret for utdeling av startnumrene samt å hjelpe til ved utdeling av premier. Mottar startlister av tidtakersjefen samt løypebeskrivelser av løypesjefen for trykking i programmet. Innhenter reklame og utarbeider programmet. Eksempel på et program er vist i vedlegg. Opplag ca 100-150 stk ved 2-dagers renn. C. I følge reglementet skal det inneholde: o Navn på de viktigste funksjonærer og Teknisk Delegert (TD) o Når og hvor konkurransen finner sted o Oppgave over løperne i hvert løp ordnet i startrekkefølge med angivelse av løperens startnummer, lag, navn, klasse, evt. hundens navn. o Ved løp hvor det brukes fast starttid skal denne oppgis. o Tid og sted for premieutdeling. o Profil og kartskisse av løypa. o Hvilke farger de forskjellige løypene er merket med. o Andre opplysninger av interesse, om spesielle premier og konkurranseregler for disse. Ha kontakt med presse/media. I følge reglementet: o Det skal sendes omtale av løpet til lokalpressen senest 1 uke før løpet. o Det skal sendes resultatliste til lokalpressen og NTB umiddelbart etter løpet. Det bør også være med en kort omtale om løpet. o Ved henvendelse til presse/media skal arrangørens kontaktansvarlig (her sekretariatet) opplyses med navn, adresse og telefonnummer. o Det bør sendes med løypebeskrivelse osv. til lokalpressen. Motta lister over startende i hver klubb fra tidtakersjef og fordele startnumrene i poser for hver klubb. Listen over klubbens startende skal også ligge i posen. Ved stafetter kan startnumre lånes/leies av Nittedal. Kontaktperson Sverre Johansen (mobil 908 91 958). Overlevere programmer for salg til arenasjefen eller en han har delegert som parkeringsvakt. I god tid før løpsstart være tilgjengelig i sekretariatet og dele ut startnummer og bidra med annen informasjon til deltagerne, mottar etteranmeldinger og startkontingent fra disse Samle inn startnumrene og organisere dem etter løpet. Etter løpet sørge for innsending av resultatlister til presse/media. 3.6. Kantine Det utnevnes en ansvarlig som sorterer under arenasjefen. Kantina er ofte viktigste inntektskilde ved renn. Dersom andre holder kantine bortfaller denne funksjonen. 6
Forberedelse: Innkjøp av salgsvarer Organisering av kakebaking. De aktive leverer kake ved oppmøte som godtgjørelse for startkontigenten. Bemanning. Gjennomføring: Møt opp i god tid. Sett i gang med kaffekoking, steking og matlaging. Sørg for nok betjening perioden før premieutdeling, slik at det unngås for mye køer og omsetningen optimaliseres. Rydde og ta var på overskuddsvarer. Gjøre opp regnskap for driften. 3.7. Premieansvarlig Premieansvarlig er ansvarlig for å kjøpe inn premier til løpet ut fra antatt deltakermengde. I rekruttklassene skal alle ha lik premie. I øvrige klasser skal 1/3 av løperne som stiller til start premieres. I tillegg må han sørge for: Bestille premier i god tid. Supplering av premier dersom deltagerantallet blir større enn antatt. Egnet sted å oppbevare premiene før og under løpet. Egnet sted for premieutdeling. Innendørs ved kantinen er absolutt å foretrekke. Sørge for bord og premieduk. Duk finnes på Frydendal i egen stor pappeske. Mottar resultatlistene fra tidtakersjefen. Gir premiene til formannen som deler ut. Sørger for trekning av gavepremier (PC-program gjør jobben). 3.8. Vektsjef Transporterer, monterer og demonterer vekten for å veie hund og pulk. Er tilstede eller lærer opp en medhjelper til selve veiingen. Leie av vekt fra Nittedal. Kontaktperson Sverre Johansen (mobil 908 91 958). Vekta bør lades opp ett døgn i forkant av bruk. Planker slik at vekta kan vatres om terrenget er ulendt. Spade Skjøteledning (25 m). Ved bruk av elektronisk vekt som sikkerhet om batteriet går ut. Skjema for vektberegning av pulk. Tape Singel. Minimum 15 kg. Vekta bør stå til disposisjon for løpere min 75 min før start. 3.9. Alles ansvar Skaffe sponsete gaver til premier og utlodning. 4. I god tid Befarer anlegget og bestemmer løyper Skriver løpsinnbydelse og sender til forbundet minst 4 uker før rennet Rennleder/ Rennleder 7
Utarbeide løypebeskrivelse til programmet. Avtale grunnpreparering av løypene Utarbeide behov for antall løypevakter/drikkestasjoner og skaffe dem. Planlegge arenaområdet/lufteområdet/parkering. Skaffe hjelpere. Skaffe hundeposer og søppelsekker Sørge for beger/sportsdrikk/termokanner/hundedrikkebeger Sørge for nødvendig merkeutstyr (skilt/bånd/pinner/gjerder) Utarbeide løypebeskrivelse/profil/kart til programmet Utarbeide beskrivelse for løypevakter og drikkestasjoner Skaffe tidtakerutstyr, PC og skriver. Lære seg bruken. Skaffe medhjelpere til start og mål Sjekke at startnumrene er OK Forbereder reklame til programmet Eventuelt befare kantinen for å finne behov for utstyr og mat/drikke Kjøpe inn antatt antall premier. Planlegge eventuelle supplementer Sjekke at premieduken er OK. Sørge for bord til utdeling. Kan nok skaffes på stedet. Ser over vektutstyret og lærer seg bruken. Eventuelt låner utstyr. Skaffe sponsete gaver til premier og utlodning. /Rennleder /Rennleder / / Kantine Premieansvarlig Premieansvarlig Vektsjef Alles ansvar 5. Etter påmeldingsfristens utløp Avholder funksjonærmøte for siste finpuss Overfører påmeldingslista til tidtagersystemet Foretar trekning og genererer startliste til programmet Genererer lister over startnumre for hver klubb Fordeler startnumrene til hver klubb i poser sammen med liste over klubbens deltagere og startnumre (får fra tidtakersjefen) Utarbeider programmet og trykker opp. Overleverer til en eller salgsansvarlig/parkeringsvakt. Skaffe vekslepenger for salg av programmet Supplere premiene om nødvendig Rennleder Premieansvarlig 8
6. Dagen før løpet Merke løypetraseene med sperresnorer og evnt. Bånd Sjekke værmeldingen og avtale preparering med maskinfører Merke kjøreveien (om nødvendig) Merke lufteområde for hunder Sette opp skilter til toaletter, garderobe og kantine. Også til arena dersom det ikke er innen synsfelt fra parkeringen. Avgrense start/målområdet med merkebånd Sette opp start og målmarkering med skilt eller banner. Ta med drikkebeholdere hjem for siste rengjøring 7. Løpsdagen før løpet Kontrollere/forbedre løypeprepareringen gjennom avtaler med maskinfører Fylle varmt drikke hjemmefra på termosene. Ta også med kaldt vann. Ikke bland sportsdrikk i alt med en gang da det kan bli mye til overs. Ta med tidtakerutstyr, frakte og installere det i tidtakerhuset. Ta med PC og skriver. Ta med ark/blokk og nok blyanter samt tape og tegnestifter til å henge opp resultatlister Ta med vekt, monter og veie hund og pulk. Informere løypevaktene, helst skriftlig. Dette kan gjerne gjøres før. Etablere drikkestasjon for hunder/løpere ved lange løp Ta med noen ekstra toalettruller i tilfelle det blir tomt på toalettene. Ta med to spader til å fjerne hundmøkk. Sørge for tilstrekkelig med søppelsekker spredd rundt i arenaområdet. Sørge for ekstra hundeposer i tidtakerbua og ved lufteløypa. Sørge for drikke etter målpassering. Løpere får varm/lunken sportsdrikk. Tilgang på vann til både løper og hund. Det forventes at løperne har med vannfat, men det skader ikke å ha noen i reserve. Ordne med bord til drikkestasjon samt beger og drikke. I god tid før løpsstart være tilgjengelig i sekretariatet og dele ut startnummer og bidra med annen informasjon til deltagerne, mottar etteranmeldinger og startkontingent fra disse Bære inn varer og koke opp kaffe Avholde Lagledermøte 1 time før start. Oppnevne jury Under løpet Ta tiden Samle inn startnumrene. Lage resultatlister (PC-program gjør jobben), skrive ut fortløpende og henge opp på et synlig sted. Bære premiene til et trygt sted der utdelingen skal skje. Sette opp premiebordet og klargjøre premiene. / / Vektsjef Kantine Rennleder/løypesjef Premieansvarlig 9
Dirigere løperne og eventuelt endre sperringer etter plan fra løypesjefen. Starte kantinesalget Løypevakter Kantine 8. Etter løpet, løpsdagen Fullføre resultatlistene Forberede premieutdelingen Dele ut premier Trekke gavepremier vha. PC Rydde sekretariatet, fjerne plakater i området Rydde opp i kantina Gjøre rent i garderoben Rydde på arenaområdet, parkeringen og i lufteområdet Rydde løypene for merking, drikkestasjon og hundemøkk. 9. Når en kommer hjem Sende omtale av løpet med resultater til presse/media Rydde opp i startnumrene og legge på plass Rengjøre termoser Rydde opp i startnumrene og legge startnumrene pent på plass i esker Legg utstyr på plass eller lever tilbake til de som det er lånt fra Skriv rapport om hva som gikk galt/godt. Legge ved innbydelse, program, sjekkliste og lignende relevant informasjon. Premieansvarlig Klubbformann Kantine Sekretariat / Alle Rennleder Vedlegg A: Eksempel på rennleders sjekkliste Vedlegg B: Eksempel på løpsinnbydelse Vedlegg C: Eksempel på program 10